EL CAMBIO DE IVA, SOLUCIONADO

El día 1 de julio de 2010 se incrementan los porcentajes de IVA para los tipos ordinario y reducido. Con independencia de las consecuencias económicas que pueda representar esta normativa, indudablemente también tiene repercusiones en la "gestión administrativa" de las empresas.

En este ámbito, los trastornos más notables están motivados por la inevitable coexistencia simultánea de dos porcentajes durante un período de transición, siendo las situaciones más frecuentes:

• En la recepción de facturas se gestionan facturas expedidas en los dos períodos impositivos, debido a retrasos en envíos y tiempo de tránsito. Esta situación puede ocurrir incluso para el mismo proveedor. En general no es aceptable retrasar la contabilización de las facturas del nuevo período hasta haber recibido todas las emitidas en el período anterior, sin descartar que nunca tendremos seguridad de haber alcanzado esta situación.
  
• En la expedición de facturas, si bien este evento es mucho más controlable, con frecuencia hay que demorar algunos días la expedición de facturas con las entregas y servicios efectuados durante el mes hasta haber recibido y verificado todos los albaranes y sus condiciones comerciales, sin que por ello se pueda retrasar la emisión de facturas de contado.
  
• En la modificación de facturas para introducir correcciones, cuando este acción sea posible, hay que seguir utilizando los porcentaje de IVA que corresponden al periodo de emisión, independientemente de la fecha de corrección. 
  
• En las operaciones de rectificación de facturas hay que aplicar el porcentaje de impuestos imputado en la factura original. Este hecho -inevitable- es impredecible en el tiempo. 
  
• En la obtención de duplicados de facturas expedidas es imprescindible mantener inalterados todos los valores mostrados, incluyendo los tipos y cuotas de IVA. 
  
• En la generación de declaraciones (autoliquidaciones y resumen anual) hay que soportar los dos porcentajes, tanto para IVA ordinario como para reducido.

  NECESIDADES DE GESTIÓN

Dado el impacto administrativo que ocasionan las labores de expedición de facturas, de registro de facturas recibidas, y su contabilización, y las numerosas situaciones no excepcionales en las que es imprescindible operar concurrentemente con varios porcentajes de impuestos para los mismos clientes, proveedores y conceptos, se hace indispensable disponer de una plataforma de aplicaciones informáticas que proporcione a los usuarios un método de trabajo completamente automático y seguro, y que permita despreocuparse de este obstáculo para mantener una alta eficiencia en estas labores. 


  LA SOLUCIÓN DE DATISA

En las aplicaciones de las Series 32 y 64, la determinación de impuestos (IVA e IGIC) y de retenciones en los distintos documentos (facturas, albaranes, pedidos, presupuestos, etc.) se efectúa automáticamente en función del tercero (cliente o proveedor), del concepto (o artículo) y de la fecha del documento (1). Este criterio, que actúa de forma mecánica, se basa en los datos contenidos en las fichas de los elementos citados y en los documentos tratados.

En las facturas rectificativas, tanto expedidas como recibidas, la determinación de impuestos y retenciones se realiza basándose en la fecha del documento que rectifica.

En la devolución de tiques (GESDA TPV) el programa aplica automáticamente los porcentajes de IVA que corresponden a la fecha del tique original.

Las tarifas con precios IVA incluido se pueden preparar mecánicamente mediante las opciones de Modificación de precios Automática "Añadir impuestos" y "Adaptar impuesto incluido".


(1) A partir de las versiones 5.6.1 de la Serie 32 y 6.2.1 de la Serie 64


 COMO PREPARAR EL CAMBIO DE PORCENTAJES DE IMPUESTOS

Puesto que la aplicación de los porcentajes de impuestos se basa en la fecha del documento, es recomendable definir las nuevas fichas de impuestos con antelación suficiente, y comprobar minuciosamente que se han creado las de todos los casos activos con los porcentajes adecuados. De esta forma, en el momento oportuno el sistema estará listo para operar automáticamente.

La forma más sencilla para crear las nuevas fichas es utilizar la función de consulta relación de tipos de impuestos, ir recorriendo sucesivamente los casos, y cuando la barra de selección señale una ficha activa con porcentaje 7% o 16% pulsar F10 (o marcar con el ratón la opción de la barra menú superior Funciones Multinivel) y seleccionar la acción "Nueva fecha", y en la pantalla que se muestra introducir como fecha "0107", sustituir el porcentaje por 8 ó 18 respectivamente, y validar los cambios pulsando F2. Como en esta consulta solo se muestra para cada tipo de impuestos (con el mismo código) la alternativa de fecha posterior, la tarea es muy sencilla ya que quedan muy destacados los porcentajes pendientes de cambio.

En esta consulta de relación de tipos de impuestos se dispone de otras ayudas, como la posibilidad de ordenar por la columna de porcentajes (escogiendo en Herramientas la opción "Ordenar área de deslizamiento") que permite comprobar rápidamente si se han añadido los nuevos porcentajes para todos los casos necesarios (solo deben quedar fichas con porcentajes 16 y 7 para casos obsoletos), y la Funciones multinivel "Consulta última (fecha)" y "Modificar".

También es posible hacer ensayos duplicando la empresa después de haber definido los nuevos porcentajes. Esta acción es especialmente recomendable en los casos en que se efectúen conexiones con otras aplicaciones.

Puesto que la aplicación de los porcentajes adecuados es automática, no espere hasta el último momento para definir y comprobar los nuevos casos.


  FORMA DE OPERAR

Una vez definidas las nuevas fichas de Tipos de IVA, no es necesario introducir ningún cambio en el protocolo de trabajo, exceptuando la introducción de documentos de carácter rectificativo.

Cuando se trate de una factura rectificativa no olvide introducir en la segunda pantalla la identificación de la factura a la que rectifica. Esto puede efectuarlo, indistintamente, antes o después de haber rellenado los datos del "cuerpo" (en el segundo caso, si procede, el programa le avisará de que se van a recalcular las cuotas).

Si la fecha de devengo y la fecha de emisión de la factura corresponden a períodos con diferentes porcentajes de IVA, indique la fecha de devengo en el campo de Fecha de factura de rectificación (sin otros datos) para aplicar los porcentajes que correspondan a esta fecha.

Cuando introduzca albaranes de devolución (tanto de compra como de venta) de bienes o servicios entregados en un período con distinta imposición, indique los datos de la factura rectificada mediante las Funciones Multinivel (F10). Recuerde que en la facturación automática, en una factura expedida solo se incluirán los albaranes de una única factura rectificada, y que en la recepción de facturas el programa le avisará si captura albaranes que rectifican a varias facturas.

En la Consulta de albaranes puede conocer la identificación de la factura rectificada mediante la Función multinivel (F10) Valoración.

Si opera con tarifas "IVA incluido" utilice la función de Modificación de precios Automática para obtener los nuevos precios. Las opciones "Añadir impuestos" y "Adaptar impuesto incluido" están diseñadas para este propósito. Si dispone de una tarifa "sin impuestos" es preferible utilizar esta como base con la primera opción (no es importante, pero puede haber alguna pequeña diferencia por redondeo). Puede generar con antelación tarifas provisionales, introducir en ellas los ajustes que considere convenientes mediante las funciones de Modificación de precios, y Copiar a la tarifas de aplicación el día uno de julio antes de iniciar las tareas de venta.


  FORMACIÓN

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