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La solución de DATISA |
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La presentación mensual de los Libros de Registro de Facturas -Modelo 340- con un plazo máximo de veinte días y de forma continuada es, indudablemente, un reto para los contribuyentes.
Dos condiciones son imprescindibles para cumplir esta obligación: contabilizar puntualmente, por lo menos las facturas expedidas y las recibidas, y disponer de los medios necesarios para obtener la declaración con rapidez.
La solución informática juega un papel primordial para este menester. La captura de datos de las facturas expedidas para la generación del fichero digital -única forma de presentación de esta declaración- no tiene que ofrecer ninguna dificultad.
Otra cuestión es la concerniente a las facturas recibidas. La recepción de facturas en formato digital -factura electrónica- ofrece una ayuda incuestionable, pero hoy por hoy, esta práctica está muy poco extendida. Otra ayuda puede ser la digitalización de las facturas presentadas en papel y la utilización de técnicas OCR para su interpretación, que da resultados satisfactorios con las facturas sencillas y repetitivas. Y en todos los casos, el tratamiento manual de otras facturas (si no todas), es inevitable, y contar con un sistema eficiente para registrar estas se convierte en una cuestión de máxima importancia.
CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS
Con DATISA usted puede disponer:
- Sistema de expedición de facturas integrado con presupuestos, pedidos, control de almacén, contabilidad, registro de facturas y tesorería. Las facturas se pueden obtener -según autorización del cliente- en papel, fichero PDF con firma digital, y fichero XML en varios formatos incluyendo facturae versiones 3.1 y 3.2 (1) y UBL versión 2.0 (2)
- Proceso de registro y contabilización automática de facturas recibidas en ficheros XML formatos facturae versiones 3.1 y 3.2 y UBL versión 2.0, con conciliación automática de albaranes (2)
- Sistema de digitalización certificada de facturas recibidas en papel (1), con reconocimiento automático de facturas, sistema rápido de chequeo y corrección, e incorporación al gestor documental (2)
- Procedimiento manual de incorporación de facturas de alto rendimiento integrado con contabilidad, registro de facturas, tesorería, y conciliación de albaranes de compra.
- Obtención automática e inmediata del Modelo 340 con funciones de chequeo de incidencias, obtención del fichero según normativa EHA/3787/2008 apto para enviar por internet o grabación de un CD, acceso directo a la página de la declaración en la web de la AEAT y anotación en histórico de declaraciones para control (3).
Para el sector de las asesorías contables DATISA cuenta con herramientas de alta productividad para la entrada de facturas con la aplicación ASESDA 32 que incluye altas rápidas especializadas de facturas habituales, de facturas de centros de ventas y desde hojas de cálculo que pueden rellenar los propios clientes.
Para estas últimas, contamos con un funcional sistema de "Gestión de Facturas Pendientes de Registro" (3) que permite incorporar facturas expedidas, facturas cobradas, ingresos, cobros de facturas, facturas recibidas, facturas pagadas, gastos sin factura, pagos de facturas, y anticipos, con un nivel de calidad desconocido (peculiaridad imprescindible cuando se ha generado por terceros), chequear incidencias (que se clasifican en graves y aviso), editar su información visualizando en todo momento los datos originales, y dar alta definitiva en el Registro de facturas generando los asientos que le corresponden, permitiendo obtener las declaraciones en tiempos espectacularmente breves.
(1) En fase de homologación por la AEAT
(2) Disponible en el cuarto trimestre de 2009
(3) Disponible en la versión 5.5.1 de la Serie 32, y en la versión 6.1.1 de la Serie 64
OBTENCIÓN DE LAS DECLARACIONES 303 Y 340
Una vez contabilizadas todas las facturas expedidas y recibidas del período a declarar efectúe los siguientes pasos:
1.- Cierre el período de declaración de facturas para impedir que otros usuarios puedan modificar cualquier factura
2.- Invoque la declaración 303 "Liquidación de IVA" o 411 "Liquidación de IGIC", indique el período y solicite el "Borrador" y compruebe que los acumulados de cuotas coinciden con los saldos contables de las cuentas correspondientes
3.- Seleccione la opción "Obtener fichero AEAT", y responda a las preguntas para generarlo
4.- Si dispone del Certificado de firma digital ejecute la función "Declarar ahora", y "suba" el fichero en la página de la AEAT, e introduzca el "NRC" suministrado por el banco (amplíe información sobre esta operatoria en nuestra sección Impuestos por internet). Cuando aparezca el justificante (puede imprimirlo en papel o en PDF para su archivo) marque con el ratón el "código electrónico" y con el botón derecho marque "copiar"
5.- Ejecute las funciones "Asiento de liquidación" y "Asiento de pago"
6.- Escoja la opción "Grabar declaración", marque con el ratón el campo "código electrónico" y con el botón derecho marque "pegar"
La declaración 303 debe efectuarse antes que la 340, ya que para esta última se requiere conocer el código electrónico de la primera
7.- Invoque la declaración 340 "Libros de registro de facturas", indique el período y solicite la opción "Testear incidencias". Es posible que tenga que corregir algún NIF u otra incidencia
8.- Ejecute la función "Obtener fichero AEAT" (si no ha indicado el código electrónico al grabar la declaración 303, indíquelo en la pantalla que aparece
9.- Si dispone del Certificado de firma digital ejecute la función "Declarar ahora", y "suba" el fichero en la página de la AEAT. Cuando aparezca el justificante (puede imprimirlo en papel o en PDF para su archivo) marque con el ratón el "código electrónico" y con el botón derecho marque "copiar"
10.- Escoja la opción "Grabar declaración", marque con el ratón el campo "código electrónico" y con el botón derecho marque "pegar" (este último paso no es imprescindible)
Como se indica en el propio justificante, a partir de cuatro días deberá consultar el resultado de la declaración en la página Consulta y modificación del modelo 340 para Empresas y profesionales o para Colaboradores. En caso de contener errores deberá subsanar las anomalías antes de diez días, y de no hacerlo recibirá una notificación (de momento aun no se ha habilitado la DEU).
Si no se detectan errores, aparecerá esta información:
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