Universo ERP, el Blog DATISA

Las organizaciones deben mentalizarse para profesionalizar al máximo todas las actividades relacionadas con su gestión. Contar con la información adecuada resulta vital a la hora de tomar decisiones y de establecer un plan de retribución variable, rentable para la compañía y atractivo para el equipo comercial. La transparencia y el respeto son algunos otros factores clave.

La dirección de la empresa debe disponer de información integrada que le permita conocer cómo evolucionan las distintas áreas del negocio: financiera, de compras, producción, facturación… y los distintos centros de coste. Poder tener el control y analizar la evolución de la compañía, facilitando la posibilidad de contemplar varios escenarios posibles, resulta primordial. Hoy, más que nunca, la obtención de informes que ahorren tiempo y disminuyan los posibles errores tiene que ser algo muy ágil, ya que nos movemos en un escenario que cambia constantemente y que nos obliga a adaptarnos a nuevas situaciones a gran velocidad. Las soluciones ERP son los grandes aliados para automatizar estas funciones.

En todo caso, cada compañía tiene que encontrar su propio plan de incentivos de acuerdo a su actividad y a sus necesidades. Sin embargo, hay ciertos elementos a considerar que pueden resultar de gran ayuda para garantizar el éxito de la iniciativa y evitar algún que otro disgusto por no haber tenido en cuenta detalles que, en un primer momento, pudieran parecen insignificantes.

1.    No perder dinero. El desconocimiento en el ámbito contable hace que muchos gestores, con la mejor intención, pongan en marcha planes de incentivos dirigidos a su fuerza de ventas sin tener en cuenta el margen con lo que, al final, lo único que logran es estrangular sus beneficios. Venderán más o menos, pero el negocio siempre será ruinoso. Para evitarlo, antes de institucionalizar cualquier tipo de plan de incentivos es necesario realizar un presupuesto de la empresa enfrentando ingresos y gastos.

2.    Cada empresa es un mundo. La gestión de cada empresa es única y cada una deberá desarrollar su plan en base a la rentabilidad que desee conseguir. Cada una decide sus márgenes y sus reglas.

3.    El incentivo debe ser eficaz.  La comisión debe ser proporcional al esfuerzo requerido para alcanzar las cuotas establecidas.

4.    La comisión debe ser justa. A cada uno hay que pagarle lo que le corresponde por sus ventas, ni más, ni menos. Todas las compañías deberían asegurarse de que esta regla se cumple a rajatabla.

5.    La comisión debe ser fácil de calcular. El sistema puede incorporar todas las variables que la empresa requiera de acuerdo a su tipo de actividad, sin embargo, el método para calcular las comisiones debe ser sencillo y fácilmente entendible.

6.    La comisión puede marcar el camino a seguir. Una buena táctica puede ser que a través de la retribución de comisiones se marque la estrategia comercial. Potenciar cierto tipo de clientes, zonas, productos, se puede llevar a cabo a través de la retribución variable.

7.    Conocer a fondo la fuerza de ventas de la empresa. Dentro de cada equipo comercial hay figuras distintas: directores, profesionales seniors, juniors…. Es necesario establecer si el plan de incentivos debe ser el mismo para todos o no, porque seguramente la cuota de ventas que tiene asignado cada uno de ellos, la responsabilidad en cada operación y el porcentaje asignado en relación al global del negocio será también diferente.

8.    Conocer el funcionamiento del mercado. Cada mercado funciona con reglas propias. Los ciclos de venta, por ejemplo. Hay sectores en los que una venta puede cerrarse en semanas y otros en los que una operación puede tardar más de un año en firmarse. El plan de incentivos debe tener este factor en cuenta a la hora de establecer el variable, porque seguramente ningún comercial podrá mantener su motivación intacta durante largos periodos de tiempo con retribuciones variables muy altas.

9.    Las cartas sobre la mesa. Ante todo, claridad. Cada empresa debe establecer sus reglas de juego y comunicarlas con transparencia. Todas las variables pueden ser válidas, pero siempre hay que asegurarse de que todos los que participan en el negocio jueguen con las mismas cartas.

10.    El cambio es bueno.  Las comisiones no tienen por qué ser fijas. El establecimiento de las comisiones es subjetivo y los métodos de comisionado también deben ser flexibles, pudiéndose cambiar fácilmente. En este sentido, cabe decir que lo más adecuado es mantener un sistema de incentivos siempre en movimiento con el objetivo de evitar que el comercial se asiente.

En las aplicaciones de DATISA hay múltiples informes, ya predefinidos,  para visualizar, los diferentes  datos registrados en la aplicación.

Estos ya están diseñados, y nosotros como usuarios, no podemos modificar la estructura  y filtros de ejecución.

Son muchos los listados a visualizar, un ejemplo puede ser, consultar los artículos de un almacén determinado, entre un periodo de fechas, agrupado por clientes.

Para nuestra autonomía, la aplicación de DATISA AGE, ofrece la posibilidad de diseñar nuestros propios  informes según nuestro gusto y necesidades. Desde esta función la información se obtiene del fichero de históricos, estos son todos los movimientos de almacén, albaranes de entrada, albaranes de salida, salidas por inventario, paso entre almacenes, regularización de existencias, TPV y depósitos.

Como se configuran

 La definición de informes se realiza en dos partes:

• Conjuntos

En este apartado se seleccionan que movimientos de almacén vamos a visualizar, utilizando los filtros de tipo de movimiento, grupos de artículos, clientes/proveedores o representante.

• Informes

Esta opción es para realizar el diseño del documento.

Este se compone de un conjunto de líneas, numeradas correlativamente, contienen un texto, una condición de impresión (imprimir siempre, no imprimir, o imprimir si el resultado es distinto de cero) y una fórmula.

En las  fórmulas, se indica la función a utilizar seguida de los conjuntos previamente definidos, permitiendo realizar cálculos, como sumas, restas, multiplicación, división, evaluar operaciones que pueden ser verdaderas o falsas.

Las funciones definidas pueden ser acumular, cantidad, bultos, importe neto, importe del margen, importe del coste, líneas, etc.

Obtención del informe

Una vez configurados los informes, los resultados se pueden visualizar por empresa o consolidar la información de varias empresas, dando opción de filtrar  por serie o almacén, indicando hasta tres periodos comparativos.

Ejemplo de utilización

 Para poder entender su funcionamiento, vamos a poner un ejemplo.

Supongamos que una empresa tenemos diferentes representantes, y estos se agrupan en tres grupos diferentes, comerciales, distribuidores y agentes.

Mensualmente necesitamos obtener el acumulado de venta por grupo de representante, comparando con los dos meses anteriores.

En nuestra base de datos se dan de alta los representantes, asignando a cada uno a que familia pertenece.

Para diseñar este informe, se crean los tres conjuntos con las familias de representantes.

• REP1. Incluye la familia del representante 01-Comerciales, de todos los movimientos de salida

• REP2. Incluye la familia del representante 02-Agentes, de todos los movimientos de salida

• REP3. Incluye la familia del representante 03-Distribuidor, de todos los movimientos de salida

Y como último paso hay que crear el informe, generando las diferentes líneas que se van a visualizar.

• Comerciales, AIN(REP1) – Calcula el acumulado del importe neto de los movimientos de salida de la familia de representante 01.

• Agentes, AIN(REP2) – Calcula el acumulado del importe neto de los movimientos de salida de la familia de representante 02.

• Distribuidores, AIN(REP3) – Calcula el acumulado del importe neto de los movimientos de salida de la familia de representante 03

• ACU(1/3) – Calcula el acumulado de los resultados de las líneas anteriores.

Una vez más Fundetec presenta la quinta edición del “Informe ePyme 2012: Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española”. Un estudio del que nos solemos hacer eco en este blog, ya que ofrece una información muy interesante sobre el comportamiento de las pymes, respecto a la implantación de las nuevas tecnologías.

La metodología ha cambiado en algunos aspectos, pero el informe mantiene su análisis sectorial, que es su valor diferencial.

Nosotros echamos de menos el enfoque anterior sobre los resultados de este estudio sobre las aplicaciones informáticas más utilizadas. Este ahora tiene un nuevo punto de vista más amplio.  En lo que si coincidimos, es en lo que señalan en el Informe todos los expertos entrevistados de cada uno de los sectores, destacando la criticidad de las TIC en el nuevo escenario económico.

Os destacamos a continuación lo que nos parece más interesante…

Brecha digital entre grandes y pequeños

La primera conclusión a la que se llega tras el análisis cuantitativo es la existencia de una brecha digital en gran parte de los sectores analizados, en clara relación con el tamaño de empresa

Así, mientras la implantación de las TIC entre las pymes y grandes empresas alcanza niveles elevados (superiores al 90% en cuanto a infraestructuras básicas como el ordenador, el teléfono móvil o el acceso a Internet), en el caso de las microempresas es considerablemente inferior, con la excepción del sector de informática, telecomunicaciones y servicios audiovisuales y el de actividades profesionales, científicas y técnicas. Esta brecha digital es más acusada cuanto más avanzadas son las herramientas o servicios TIC analizados.

La crisis económica influye en la inversión TIC

Según los empresarios entrevistados para la realización del informe, no cabe duda de que la crisis económica está impactando negativamente en el capital disponible para realizar cualquier tipo de inversión. Este hecho es especialmente relevante en el caso de las TIC, ya que a la reducción global de la inversión se une una percepción de falta de retorno de este tipo de inversiones en el corto plazo, periodo en el que la mayoría del tejido empresarial está planificando sus asignaciones, dado el alto grado de incertidumbre económica. Ambos aspectos contribuyen a que los empresarios releguen las inversiones en TIC frente a otras áreas del negocio.

En este punto las tecnologías cloud están llamadas a jugar un papel muy destacado como forma de acceso a servicios TIC avanzados con un coste adecuado al entorno económico adverso, tal y como apunta la Agenda Digital para España.

La movilidad también avanza

Merece la pena destacar el impacto que las herramientas en movilidad están produciendo en la gestión del negocio. La cada vez mayor penetración de los dispositivos móviles avanzados (smartphones y tablets) en nuestro país, junto con la adecuación de los sistemas y servicios de gestión empresarial para su uso a través de estos dispositivos, está abriendo nuevas oportunidades a los empresarios españoles,

facilitando la gestión y el acceso a la información de la empresa con independencia del lugar de trabajo, y favoreciendo, por ejemplo, la prestación de un mejor servicio de atención al cliente o la internacionalización de la empresa.

 Consideraciones legales

Podemos considerar que los plazos de pago como “el tiempo que transcurre desde la recepción de la mercancía o prestación del servicio, hasta el abono del mismo”. Sin importar que la factura se haya recibido con anterioridad o no.

Estos plazos de tiempo fueron regulados mediante la Ley 15/2010, de 5 de julio, y posteriormente modificados mediante el Real Decreto-ley 4/2013, de 22 de febrero.

Según la Resolución del 29 de diciembre del 2010 de ICAC, los importes pagados dentro o fuera de los plazos legales,  tienen que quedar reflejados en la Memoria.

La funcionalidad incluida en las aplicaciones SPPED CODA y ASESDA, denominada “Plazos de pago” nos permitirá obtener, de forma automática, la información que debe contener la Memoria en  la presentación de las Cuentas anuales.

Plazos de pago

Los plazos máximos legales de pago aplicables desde la fecha de entrega del bien o prestación del servicio tendrán que ser:

Datos a incluir

Se reflejaran en el siguiente cuadro, separando los importes pagados dentro del plazo legal, los importes pagados fuera del plazo legal, la suma de ambos  y los pagos pendientes de realizar a la finalización de ejercicio.

 Obtención de la Información

Elaborar este tipo de informes puede resultar una tarea compleja para cualquier departamento. Los plazos de pago varían en función del tipo de empresa y pueden existir distintas circunstancias de pago que pueden darse con varios proveedores e incluso con el mismo proveedor.

Con las aplicaciones de DATISA podremos disponer de esta documentación de forma automática, permitiéndonos seleccionar tanto el tipo de empresa, como un rango de proveedores, ya que quizá resulte más cómodo realizar un estudio individual de los mismos.

Puesto que cada empresa gestiona los pagos de forma distinta, el programa posibilita obtener la información mediante dos formas distintas: desde los datos reflejados en la contabilidad, o los datos reflejados en la Previsión de Cobros y Pagos.

Datos Contabilidad

La aplicación conoce si el pago se ha realizado dentro del plazo legal o fuera del plazo legal, apoyándose en las fechas de los asientos contables de compra y pagos. De esta forma si la diferencia entre dichas fechas es inferior al plazo legal, se consideraran dentro del plazo legal y viceversa.

Como es lógico para un solo proveedor, habrá varios asientos contables de las distintas compras realizadas en un periodo y tendremos contabilizados distintos asientos de pagos de dichas facturas en función de cuando se vayan realizando.

Para casar cada factura con su pago, es preciso puntear ambos movimientos, de la cuenta del proveedor, con el mismo código de punteo. De esta forma el programa conoce la fecha de la compra de la mercancía o prestación de servicio y la fecha del pago. Aquellas facturas no punteadas con sus correspondientes pagos se consideraran no pagadas.

Puesto que la aplicación permite distintos punteos de forma manual o de forma automáticas (por concepto, por importe, por tipo de movimiento o entre fechas), el proceso de punteo resulta rápido y fiable.

Las posibilidades de poder comprobar los punteos realizados son varias. Cabe destacar el listado denominado Justificación de Saldos, el cual permite la agrupación de aquellos movimientos que se han punteado con el mismo código.

Datos Previsión de Cobros y Pagos

Con esa opción los datos son recogidos de la aplicación Previsión de Cobros y Pagos. Sera necesario por lo tanto haber gestionado con precisión los pagos desde dicha aplicación.

Para clasificar los pagos que se han realizado dentro del plazo legal o fuera del mismo, el programa nuevamente, estudiara la diferencia entre la fecha de la factura y la fecha de vencimiento (que se actualiza al ejecutar la acción de pago).

Independientemente del Tipo de Documento, se consideraran pagados aquellos documentos que se encuentren en las situaciones de Aceptado (24), Pendiente de pago (25) y Pagado (26). En distintas situaciones se suponen no pagados.

Resultados

Independientemente del método seleccionado, los resultados se muestran por pantalla, pudiendo generar la información, además, en un fichero en hoja de cálculo o en un listado.

El arrendamiento financiero o contrato de leasing, consiste en una práctica habitual de las empresas, para la compra de un bien. Formalizando el contrato, el arrendador concede, durante un tiempo especificado, el derecho de uso del bien a un arrendatario. En contraprestación éste paga unas cuotas hasta la finalización del contrato y en dicho momento se permite renovarlo, adquirir el bien o  devolverlo.

Con las aplicaciones de DATISA tendrá acceso a los datos económicos más importantes del contrato (cuotas, intereses y periodos de amortización), posibilitando la modificación de las condiciones en función de tiempo. Los arrendamientos financieros se comparten entre la aplicación Gestión de Tesorería y la aplicación Gestión de Inmovilizados, obteniendo de forma independiente en cada una de ellas importantes ventajas.

Gestión de Arrendamientos

La gestión de los arrendamientos la podremos realizar desde ambas aplicaciones, TESDA e INMDA. Podremos conocer la fecha de finalización del arrendamiento introduciendo la fecha de disposición y la duración total el mismo.

El programa es capaz de controlar distintos tipos de contratos financieros ya que cuenta con la posibilidad de seleccionar distintas condiciones y formas de amortización. Esta versatilidad nos permitirá tramitar contratos de leasing y/o préstamos bancarios.

Con el resto de los datos, como el tipo nominal o TAE, importe nominal e impuestos, la aplicación calculara el importe de la cuota a pagar, total de intereses, total de impuestos y el total de todas las cuotas del préstamo.

Además existe la posibilidad de poder indicar la Cuenta Bancaria asociada al préstamo. La inclusión de esta información puede resultar muy útil, ya que nos permitirá efectuar las previsiones de saldos (Saldos previstos) por banco y poder tomar decisiones apoyándonos en dichos datos.

Datos Económicos

El cuadro de amortización del préstamo se genera de forma automática con los datos introducidos. Podremos modificar las condiciones del préstamo cuando se produzca un cambio en el tipo nominal, o se realice una Amortización Anticipada en Plazo, Cuota o Capital. De esta forma la información referente a estos contratos la tendremos siempre actualizada.

Activos adquiridos mediante arrendamiento.

 Cuando una empresa adquiere sus activos mediante contratos de arrendamiento, ambos datos se pueden relacionar. Mediante la aplicación Gestión de Inmovilizado (INMDA) podremos obtener una relación de cada elemento de inmovilizado asociado a cada contrato.

Esta consulta puede resultar de utilidad, cuando la fecha del fin del contrato esté cerca, y podremos valorar si a la empresa le conviene adquirir los inmovilizados o renovar los contratos de leasing.

Asientos contables:

La adquisición de un arrendamientos financiero, obliga al departamento de contabilidad a generar ciertos asientos contables, que la aplicación Gestión de Inmovilizado (INMDA), permite automatizar.

• Gastos por los intereses diferidos, cargando el importe de los intereses sobre el capital pendiente a la cuenta de “Gastos financieros” y abonando en la de “Gastos por intereses diferidos”, de forma automática.
• La recalificación de largo  a corto plazo, trasladando la deuda y cargando el importe en la cuneta contable indicada al corto plazo y abonándola en la cuenta a largo plazo.

 Obtención de Información:

Conocer los importes que se han pagado de los préstamos, la deuda que aún queda pendiente o en qué fecha finaliza un préstamo, son datos muy importantes en las áreas de Tesorería de las distintas empresas.

Podremos obtener este tipo de información desde la aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), mediante consultas o listados. Entre ellos destacamos:

• Intereses devengados: Listado muy recomendable para la evaluación de periodificaciones, ya que incluye los intereses brutos generados, estén o no pagados de los prestamos seleccionados.
• Intereses pagados: Listado similar al anterior indicando en este caso los intereses pagados en el período solicitado y el importe ya amortizado.

• Deuda pendiente: Información que nos permitirá sopesar el futuro de nuestras necesidades de Tesorería, puesto que nos informa de los importes que tenemos pendientes de pago tanto de la amortización, intereses y las cuotas.

 
Previsiones de Tesorería:

Con la aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), podremos incluir la información de estos préstamos en el informe de los Saldos Previstos. La información que nos proporciona, en un rango de fechas y para cada uno de los bancos con los que trabajemos, serán los importes que se ponen a nuestra disposición de los prestamos y el pago de cuotas que tendremos que hacer frente.

Para ello es necesario incluir también la cuenta de abono o cargo relacionada con el préstamo en su ficha.

Simulaciones:

Por último mencionar que podremos efectuar cálculos y comprobaciones de varios arrendamientos financieros mediante la función de Simulación. La aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), contempla una función que permitirá introducir los datos de distintos préstamos.  De esta forma podremos realizar estudios que nos permitan seleccionar el mejor contrato sin necesidad de darlos de alta.