Universo ERP, el Blog DATISA

El CCC es el acrónimo de Código Cuenta Cliente, denominación que da la banca española al código normalizado de cuenta bancaria. Actualmente este término ya es muy conocido, ya que se introdujo a finales de la década de los 80 para desarrollar el EDI (Intercambio Electrónico de Datos) bancario, por cierto, con el que hemos sido pioneros y estamos disfrutando de una amplia normativa (cuadernos) desarrollada por el extinto Consejo Superior Bancario.

Este código, numérico, consta de veinte dígitos que corresponden sucesivamente, cuatro al Número de Registro de Entidades del Banco de España, cuatro que señalan a la oficina, dos dígitos de control, y diez que identifican unívocamente a la cuenta. Los dos dígitos de control se calculan mediante un algoritmo matemático, el primero a partir de la identificación de banco y sucursal, y el segundo en función de la cuenta. Inicialmente se permitía sustituir estos dígitos si no se conocían por asteriscos, tal como figura en la normativa, para desencadenar una comprobación manual.

Los dígitos de control permiten comprobar en los procesos de entrada de datos la validez del código introducido, avisando en el acto si no es correcto, lo que aumenta de forma extraordinaria la seguridad.

La representación visual del CCC es en cuatro grupos de caracteres, sucesivamente de cuatro, cuatro, dos y diez dígitos, y el formato electrónico (el utilizado en los ficheros EDI) es compacto de 20 dígitos.

La mayoría de los países europeos han adoptado criterios semejantes para identificar las cuentas bancarias, así nuestros vecinos portugueses han creado el código NIB de 21 dígitos (4+4+2+11) y los franceses el RIB de 24 (5+5+12+2).

Por lo comentado hasta aquí, el CCC y los códigos de otros países europeos solo son utilizables en su territorio, y por tanto no son aptos para facilitar los cobros y pagos no domésticos. Para resolver este inconveniente en Europa se ha desarrollado una normativa de codificación de cuentas bancarias adecuadas para su identificación en todo el mundo:

El IBAN, International Bank Account Number, es el estándar EBS204 del Comité Europeo de Estándares Bancarios, que a su vez cumple con el estándar ISO 13616. Es alfanumérico (puede estar compuesto por letras y por dígitos), la longitud puede llegar a un máximo de 34 caracteres, y está formado por los dos letras del código ISO 3166-1 alfa-2 del país (ES para España), dos dígitos de control, y la identificación de la cuenta dependiendo del territorio (en España mediante el CCC, y por tanto la longitud para nuestro país es de 24 caracteres).

La representación visual del IBAN se efectúa en grupos de cuatro caracteres (el último puede ser de menor longitud), y en el formato electrónico (lógicamente) en un solo bloque.

Ejemplo, CCC:  2077 0024 00 3102575766
IBAN correspondiente: ES76 2077 0024 0031 0257 5766

Los países europeos han adoptado el IBAN para identificar cuentas bancarias, pero desafortunadamente no ha sido así para la mayoría de las restantes naciones.

El BIC, Código Internacional de identificación Bancaria, identifica a las entidades financieras, sin descender a la cuenta concreta. Está regulado por la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, que asigna estos códigos.

La composición del código BIC está reglada por la norma ISO 9362. El código consta de 11 caracteres, los cuatro primeros identifican el banco, los dos siguientes al país (usando el código ISO 3166-1 alpha-2), los dos siguientes a la localidad, y los tres últimos caracteres (opcionales) identifican la oficina (se puede utilizar ‘XXX’ para referirse a la principal). La versión abreviada de ocho caracteres se puede emplear para referirse a la oficina principal.

Como es fácil deducir, para cobros y pagos internacionales es necesario indicar el BIC y el código de cuenta IBAN. Para cobros y pagos en el territorio europeo, hoy por hoy, hay que indicar el IBAN… y el BIC.

SWIFT es el acrónimo de la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, que como acabamos de citar concede el BIC a las entidades bancarias asociadas. Por esta razón también se denomina código SWIFT al código BIC.

Si desea conocer el código IBAN o el código BIC que corresponde a un CCC puede invocar el conversor, gentileza de SEPA.

Las operaciones comerciales entre operarios intracomunitarios están exentas de IVA, tanto si corresponden a bienes corrientes, a bienes de inversión, o a servicios. Según las Directivas de la Comunidad Europea, la repercusión del impuesto se realizará por el propio destinatario del bien o servicio de acuerdo a la legislación del país de destino.

Los operadores intracomunitarios están registrados en el Censo VIES. Se identifican mediante un código denominado NOI (Número de Operador Intracomunitario) que está formado por los dos caracteres del código ISO 3166-1 alfa-2 del país (excepto para Grecia que es HE) seguido de su código de identificación fiscal (sin espacios ni guiones). Para España este código comienza por ES y se completa con los nueve caracteres del NIF.

El NOI debe figurar en las facturas, pero no estará de más comprobar para evitar sorpresas que pueden resultar caras, espacialmente en las exportaciones, que el operador está inscrito en el VIES. ¿Cómo se confirma la validez del NOI de un empresario o profesional con el que va a realizar operaciones intracomunitarias?

• Los operadores españoles, directamente en la Agencia Tributaria. Los empresarios o profesionales establecidos en España podrán solicitar directamente ante cualquier Delegación o Administración de la Agencia Tributaria, por escrito o personalmente, la confirmación de la validez del NOI que el adquirente de los bienes al que han efectuado entregas intracomunitarias exentas, les facilita en la operación.

• Los operadores comunitarios, a través de la Administración Fiscal del Estado miembro desde el que operan. Los empresarios o profesionales comunitarios que realicen operaciones intracomunitarias con operadores establecidos en España, solicitarán a través de su Administración Fiscal la confirmación de la validez del NOI español que el adquirente les ha facilitado. Las Administraciones Fiscales comunitarias obtendrán directamente esta información de la Administración Tributaria española.

No obstante, si posee un Certificado de usuario de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la forma inmediata para obtener esta información es a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria. Para ello acceda mediante el navegador en el que tenga instalado el Certificado a la pagina web Procedimiento VIES (o navegue por la web www.aeat.es, pinche en el botón “Sede electrónica”, seleccione sucesivamente “Otros servicios” (último apartado de Procedimientos, Servicios y Trámites), VIES, Trámites y Consulta de operadores intracomunitarios (españoles o No españoles, según su necesidad), y complete el formulario:

MUY IMPORTANTE: Si su cliente no figura en el Censo VIES, la operación no está exenta y Usted deberá repercutir el IVA español.

Según el Barómetro Mundial del Hurto en la Distribución 2009 realizado por el Centre for Retail Research, con la colaboración de Checkpoint Systems, Inc, el hurto en el retail alcanzó durante el 2009 2.805 M € en España (no hemos conseguido los resultados del estudio de este año).

El 50,2% de las pérdidas provinieron de hurtos de clientes, mientras que el 28,4% fueron hurtos de los propios empleados. El resto de las causas se repartieron entre hurtos de proveedores (7,7%) y errores internos (13,7%). Los minoristas atribuyeron un tercio del incremento de los hurtos de ese año con respecto al anterior a la recesión económica. Tomar acciones y ser precavidos se hace ahora más imprescindible que nunca.

La mayoría de los comercios minoristas toman medidas para intentar prevenir en lo posible los hurtos con sistemas de vigilancia como cámaras, alarmas, puertas blindadas, etc. y estos evitan en mayor o menor medida los hurtos externos. Pero, ¿qué pasa cuando el problema esta dentro? ¿Cómo podemos protegernos de los pequeños hurtos de empleados dentro del propio negocio?. Al ser un tema tan delicado, lo mejor es disponer de herramientas que nos ayuden a evitar disgustos y malos entendidos.

Contar con herramientas para el Punto de Venta que nos ayuden, no sólo a agilizar la facturación, sino que además controlen otros aspectos como la gestión de caja o el almacén  pueden contribuir a detectar pequeñas fugas de artículos o de efectivo de una manera muy sencilla. Por eso es necesario contar con aplicaciones que gestionen el negocio con una perspectiva global.

Dentro de los hurtos internos se suelen dar tres casos característicos: falta de dinero en caja, la modificación indebida de tickets y los hurtos de almacén.

Cómo evitar que falte dinero en caja

Para evitar que esto se produzca o para detectar que el hecho se ha realizado, algunos programas incorporan una función denominada “Cierre a ciegas”. Se trata de un cierre de caja en el que el empleado no puede ver ni manipular el importe del TPV (Terminal Punto de Venta) de acuerdo a las ventas del día.

Con este cierre el dependiente sólo tiene que contar el efectivo disponible en caja e indicar el importe que retira de la misma al cerrar el día, así como el que deja en la caja para que más tarde, la persona encargada, que tendrá configurados los permisos de acceso, podrá ver si existe diferencia entre el importe que ha indicado el empleado y el que en el programa ha facturado, pudiendo así detectar cualquier irregularidad.

Modificaciones en tickets controladas

Esta estafa tiene como fin eliminar o modificar artículos del ticket antes de cobrar el total, lo que hace que en el total del día se contabilice menos importe y sea posible llevarse la diferencia. ¿Cómo se puede evitar? Nuestro software debe tener funcionalidad específica para la elaboración de informes en los que se observen todas las modificaciones realizadas sobre cada ticket, ya sea de precio o de unidades. En este listado se registran además qué persona ha efectuado los cambios, a qué hora y para qué ticket.

Que no falte nada en el almacén

Para detectar este tipo de acciones por parte del personal, es indispensable disponer de herramientas que controlen el almacén y cotejen estos datos con el Punto de Venta. La persona encargada deberá comprobar que las cantidades coinciden y que los productos que salen del almacén son los mismos que los que se venden.

Para ello es necesario contar con una potente herramienta de control de stock integrada con nuestro software de facturación.

Las pérdidas por este tipo de hechos pueden provocar en las organizaciones graves pérdidas, además de una serie de situaciones poco deseadas. Dejemos que las nuevas tecnologías nos ayuden en la prevención.


Hace un par de semanas se publicaba en la prensa: La OCDE advierte a España que es “peligroso” frenar la inversión en TIC.

La OCDE emitió un informe analizado el Plan Avanza y dando a conocer los resultados en la sociedad, la economía y la Administración Pública.

El balance del estudio fué bastante positivo. Según palabras de Rolf Alter “El Plan Avanza es la política más completa puesta en marcha en España hasta la fecha para el desarrollo de la sociedad del conocimiento” y ha conseguido frenar la brecha digital que existía entre España y otros países de la UE.

El representante de la OCDE destacó también que el Plan Avanza puede consolidarse como una estrategia clave para nuestro país: a corto plazo para que contribuya en la recuperación económica, y a largo plazo para que se convierta en un apoyo determinante para la fundación de un nuevo modelo económico sostenible.

A los pocos días se aprobaba en Consejo de Ministros la Estrategia 2011-2015 de dicho Plan con el objetivo de “situar a España en una posición de liderazgo en el desarrollo y uso de productos y servicios TIC avanzados”.

Idea que inspiró el Plan avanza: Impulso a la Convergencia en TI con el resto de Europa

El Plan Avanza formó parte de la iniciativa europea “2010: Una Sociedad de Información Europea para el crecimiento y el empleo”

La primera fase del Plan fue para el periodo 2005-2009 y estaba estructurado en cinco áreas de actuación: hogar e inclusión de ciudadanos, educación en la era digital, servicios públicos digitales, el contexto digital y la competitividad e innovación – esta última dirigida a impulsar el desarrollo de las TIC en España, así como su adopción en el uso de las tecnologías por parte de las PYMEs.

Se estableció una segunda fase del plan para el periodo 2009-2011 que continuó con las mismas áreas de actuación.

La nueva fase del Plan 2011-2015

Mientras que la primera fase del Plan Avanza perseguía recuperar el retraso de España respecto de la Unión Europea, especialmente en cobertura y conectividad, la estrategia propuesta para el periodo 2011-2015 pretende situar a España en una posición de liderazgo en el desarrollo y uso de productos y servicios TIC avanzados. Para lograr estos objetivos, se han propuesto las siguientes acciones de gran alcance de cara al periodo 2011-2015:

• Avance hacia una Administración sin papeles en 2015.

• Fomento de recursos como el Cloud Computing en la Administración General del Estado para lograr ahorros en recursos informáticos.

• Uso de redes y edificios inteligentes para conseguir ahorros en la Administración.

• Impulso de sectores estratégicos. Plan Integral de Industria PIN 2020, contenidos digitales, TIC ecológicas y TDT interactiva.

Respecto al modelo de ejecución para la puesta en marcha de estas medidas, se mantiene el modelo anterior de colaboración en especial con las comunidades autónomas y las entidades locales, así como con las entidades sin fines de lucro y las empresas privadas.

No vamos a valorar estas medidas que el tiempo dirá si son o no eficaces.

Nuestro balance, desde la primera línea de fuego

Estamos de acuerdo en que iniciativas como el Plan Avanza representan un paso importante para apoyar a las empresas en la puesta en marcha de herramientas que incrementen su competitividad. Y que estas han ayudado a la convergencia de nuestro país con el resto de los países de la UE respecto a la implantación TIC.

Lo que nosotros hemos detectado ha sido falta de información en general de las pymes sobre la existencia de este Plan y sus beneficios y más concretamente del “Préstamo TIC” que es el que más les beneficia directamente.

Bien es cierto, que a medida de que el tiempo ha ido avanzando las pymes se han ido enterando un poco más de la existencia del Plan gracias a las distintas campañas de comunicación que se han realizado tanto por parte de las instituciones, industria TI, como de los Bancos, Cajas de Ahorros y Cajas Rurales que se han ido adhiriendo a esta iniciativa. Aún así, estas campañas han sido insuficientes porque a día de hoy muchas de estas empresas desconocen su existencia.

Consideramos que la tramitación del préstamo es bastante sencilla sobretodo  con la paulatina incorporación de prácticamente todos los Bancos, Cajas de Ahorros y Cajas Rurales que han facilitado la presentación de la documentación.

Conclusiones

Es necesario que todos los actores del mercado TI apoyemos a las pymes y les informemos de que la adopción de las nuevas Tecnologías es fundamental para aumentar nuestra productividad por tres motivos fundamentalmente:

1. porque nos ayudan a reducir los tiempos de ciertas tareas a través de la automatización
2. disminuyen drásticamente los errores
3. nos aportan información de valor para la toma de decisiones

Por esa razón, si Ud. trabaja en una pyme o conoce a alguien que lo hace, por favor, pinche aquí e infórmese como beneficiarse de estos prestamos del Plan Avanza y corra la voz.

Si además es Ud. de una pyme de la Comunidad Canaria o conoce a alguna, le recomendamos que además, se informe sobre los Bonos Tecnológicos de su Comunidad son unas ayudas destinadas a mejorar la innovación en las empresas canarias y aportan una parte del dinero a fondo perdido.

A punto de agotarse el plazo de presentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil para la mayoría de las empresas españolas (cuyo ejercicio contable coincide con el año natural y que celebran su Junta de accionistas ordinaria “universal”) surge la necesidad de conocer como podemos hacer el seguimiento de los trámites del depósito de forma cómoda y sencilla.

Esta prestación puede evitar que, de haber alguna incidencia en la documentación entregada, que casi siempre nos comunican en agosto y casi nunca -no se porque- nos enteramos, nos cierren la inscripción en el Registro.

El Registro Mercantil de Madrid dispone en su página web de un servicio gratuito de “Seguimiento de”: Documentos Mercantiles, Estados contables, Legalización de Libros y Publicidad formal. Indique el número de entrada (que figura en una etiqueta pegada en el justificante de “solicitud de presentación”), el año de entrada y el NIF. Inmediatamente aparecerá el informe con la situación.

El Registro Mercantil de Barcelona también incluye en su web de un Nuevo servicio Situación de depósito de cuentas (ver parte derecha de la primera página), también gratuito, pero es necesario registrarse como cliente.

No hemos encontrado esta utilidad en otros Registros Mercantiles (si conocéis otros casos agradeceremos que informéis con un comentario).



Es indudable que las presentaciones digitales en el Registro Mercantil respecto a las clásicas en libros y papel, tanto para la Legalización de libros como para el Depósito de cuentas anuales, supone un extraordinario avance para los declarantes (y también para el Registro Mercantil), por la comodidad (un CD sustituye a pesados libros), economía (en papel, manipulación, encuadernación, transporte, archivo…), simplificación de su emisión, etc.

No obstante, y al igual que ocurre en los procesos de EDI (Intercambio Electrónico de Datos), los datos que contienen los ficheros, y a diferencia de la información que incluyen los documentos en papel, no son directamente comprobables por el ser humano. Este pequeño “detalle” acarrea en alguna ocasión más de una sorpresa.

El inconveniente se puede evitar disponiendo de un programa informático que permita visualizar y comprobar el contenido del fichero “digital”.

Refiriéndonos a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil, el CD (o sea, los ficheros) debe ir acompañado de la Solicitud en la que figuran los datos de la empresa y del contenido de los ficheros, y de la Certificación de huella digital. Por tanto, las comprobaciones cuya forma de realizar es el objetivo de este post, consisten en cerciorarse que los documentos que se adjuntan son los que corresponden, y en otros casos, el examen de la información contenida.

Comprobación y examen de los Libros oficiales

El CD que contiene los Libros incluye el fichero DATOS.TXT en el que figuran nombre, dirección, teléfonos y datos de inscripción de la empresa, y de los libros, las fechas y firmas digitales. La lectura de este archivo (con el Bloc de notas u otro editor de textos) nos informa de su contenido y atestigua inmediatamente si el CD es el que corresponde a la certificación de firmas.

Para examinar la información de un libro suele ser suficiente clicar dos veces sobre su nombre (los distintos libros, forzosamente, están en alguno los formatos siguientes (identificados por la extensión del nombre): de hoja de cálculo Excel (.xls), CuatroPro (.wq1) o Lotus 1-2-3 (.wk1), o de documentos Word (.doc), Rich Text Format (.rtf), Acrobat Reader (.pdf) o texto (.txt)).

Aunque el método descrito suele ser suficiente, existe la posibilidad de realizar un test más drástico mediante el programa Validación de legalización de Libros (RLegalia) del Registro Mercantil (suponemos que creado para los propios registradores), y que puede descargar de la página web del Colegio de Registradores. Proceda así: Ejecute el programa y seleccione la función Formulario, Abrir (o pulse el icono “Abrir carpeta”), indique la situación de los ficheros del los libros seguida de la denominación NOMBRES.TXT (por ejemplo D:\nombres.txt), para cada libro especifique en la ventana que aparece la huella digital y pulse Intro. Una vez completadas clique el botón Salir (o pulse Esc), y aparecerá otra ventana informando si son correctas, para cada libro, las huellas digitales y la visualización. Para introducir la huella digital puede escanearla del certificado, teclearla (no recomendado), o cortar y pegar del certificado en PDF.

Comprobación y examen de las cuentas anuales

La estructura que contiene las cuentas anuales es más compleja que la de los libros, y está formada por un fichero comprimido (.zip) que contiene dos ficheros, uno según el estándar mundial XBRL que contiene la información financiera y otro de tipo XML con datos complementarios para el registro. La forma más sencilla de proceder es utilizar el mismo programa D2 facilitado por el Registro Mercantil. Opere de la siguiente forma: Ejecute el programa, clique el botón “Importar y validar huella”, indique como tipo de fichero D2.zip, seleccione el fichero a comprobar (se dispone de un explorador para buscarlo), y se mostrará la huella digital calculada en ese momento. El contenido completo del depósito está visible. Al finalizar, salga del programa sin grabar datos.

Enlaces de interés

Descarga del programa RLegalia
Descarga del programa D2-2009
Presentaciones en el Registro Mercantil (web de DATISA)

Si bien es cierto que en cualquier sector empresarial se experimenta la necesidad de adaptarse a los tiempos, esto se convierte en algo vital en el mundo de la restauración. Y de hecho, esta actividad ha protagonizado una transformación espectacular en nuestro país durante la última década.

Sin lugar a dudas, el mundo de la restauración se nos muestra siempre como un espejo fiel de los tiempos que corren. Pocas actividades como ésta ponen rostro a una sociedad. Visitando los restaurantes y bares de nuestras ciudades, reconoceremos con facilidad rasgos que nos permiten identificar nuestros gustos, deseos, necesidades,… Se trata de una actividad que siempre está presente en nuestras vidas: en los momentos de ocio y placer, los de negocios, en las celebraciones, etc.

Por ello, a medida que nuestros hábitos y formas de vida cambian, también las propuestas de restauración se transforman. Uno de los rasgos que más caracteriza estos tiempos es el cambio en los modelos de comercialización en este mercado. De la misma forma que en el comercio en general nos encontramos con cadenas de tiendas y franquicias, estos modelos cada vez están más presentes en el ámbito de la hostelería. Por otra parte, también es cada vez más intensa la presencia de grupos de restauración, que a través de diferentes empresas y proyectos cubren distintas actividades del sector.

En la actualidad, asimismo, existe un segmento del sector muy específico y en clara expansión, impulsado por la generalización en estos nuevos modelos de comercialización, que son las cocinas centrales.

Cocinas centrales: visión general de necesidades

La relevancia que hoy en día están adquiriendo estos modernos obradores, tiene que ver en gran medida con dos fenómenos que se dan en la economía actual: la externalización y la especialización.

Con el fin de optimizar los recursos, muchas empresas que operan en el sector han decidido externalizar toda o parte de su cocina: restaurantes, bares, centros de venta de comida preparada, salones de celebraciones, hoteles, estaciones de servicio, colectividades, etc. Por tanto, las cocinas centrales no sólo atienden a restaurantes, sino que orientan su actividad a diferentes tipos de establecimientos.

También es cada vez más común encontrar grupos de restauración que optan por abrir una cocina central o centro de producción muy bien dotado desde donde se producen determinados platos o salsas, y se distribuyen al resto de los restaurantes del grupo, y que además pueden ejercer las labores productivas necesarias para la prestación de servicios de catering.

¿Cuál es la problemática específica que se le plantea a las cocinas centrales?

Podríamos señalar dos casos muy claros que nos servirán como puntos de referencia: un restaurante o sistema de restaurantes que operan bajo el mismo CIF establece una cocina central como centro de producción (también bajo el mismo CIF), o bien, compañías, que o bien para dar servicio a un grupo de empresas al que pertenecen, o bien de forma independiente y con vocación comercial, establecen la labor de cocina central como actividad principal.

En las primeras fases de su ciclo de actividad, ambos casos comparten la misma problemática, que esquemáticamente podríamos describir de la siguiente forma:

Compra de materias primas ==> Control de stock de materias primas ==> Producción/Transformación/Cocina  ==> Control de stock de productos terminados/platos.

Las diferencias empiezan con la distribución de los productos terminados, ya que en el primer caso hablamos de movimientos internos desde la cocina central hasta los puntos de venta, y en el segundo caso nos encontramos con una problemática de ventas, salida de mercancía y facturación.

La realidad que hay detrás de este esquema es compleja, por lo que estos procesos requieren de soluciones software específicas para la gestión comercial y de producción. Este tipo de soluciones permiten poner en marcha todos los procedimientos necesarios para una gestión óptima de las fases de compra y del control de almacén, además de ofrecer funciones específicas para la planificación de la compra, permitiendo la automatización de procesos clave en la cocina central.

Gestión de Compras y Preparación en Cocinas

A través de una aplicación informática para la gestión comercial se pueden gestionar las distintas fases del proceso de compra, como los pedidos a proveedores, las entradas de mercancía o el registro de facturas. Asimismo, en los diferentes movimientos que se produzcan en el almacén (entradas, salidas, producción, traspasos entre almacenes, regularizaciones), es posible controlar los lotes y caducidades implicados en cada artículo.

Una vez terminado el proceso de compra y dispuesto el stock de ingredientes en el almacén, las soluciones para la gestión de la producción ofrecen una serie de ventajas a la hora de producir los platos. En primer lugar, permiten definir el proceso de producción de cada plato o alimento preparado, indicando los ingredientes de los que se compone, así como otros costes que influyen en su elaboración (preparación de máquinas, servicios contratados, mano de obra, envases, etc.).

Asimismo, estas aplicaciones permiten controlar procesos como:

• Escandallos: es posible hacer estudios de costes para producciones simuladas. Por ejemplo, podríamos ver el coste unitario de producción de un plato de almejas a la marinera, cuando quisiéramos cocinar simultáneamente 100 platos.

• Previsiones de Consumo, para analizar y planificar las compras y contrataciones de servicios necesarios para poner en marcha una producción prevista. Por ejemplo se podrían hacer simulaciones para atender servicios de catering, o directamente hacer el estudio a partir de los pedidos registrados de clientes.

• Ordenes de fabricación, poniendo en marcha las diferentes órdenes de preparación de platos y productos terminados. La producción se podrá hacer por fases, para tener controlado el estado de la orden, y al mismo tiempo actualizado el almacén.

En definitiva, estas aplicaciones específicas permiten, a través de una parametrización sencilla, dar solución estándar a esta parcela del sector tan concreta, claramente en expansión, y por ello mismo cada vez más sujeta a requerimientos de todo tipo (de demanda, de servicio, sanitarios, calidad, de análisis,…) que le obligan a una mecanización de su gestión.

Autores fotos: Daquella manera y inforeco.es

En las asesorías fiscales, al final de cada período impositivo es necesario registrar con urgencia la información contable recibida en el último momento para presentar en plazo las distintas declaraciones que exige la administración.

Una herramienta de gestión específica se hace imprescindible para mejorar la productividad, proporcionándonos la rapidez que necesitamos en la introducción de datos, ayudándonos a detectar posibles errores y agilizando en definitiva la elaboración de las declaraciones. Una buena herramienta, además de mejorar nuestra rentabilidad nos permitirá mejorar la atención al cliente y para disponer de tiempo para ofrecer servicios que realmente le den valor como la asesoría o consultoría, fundamentales en los tiempos que corren.

Pero, ¿cuál es la herramienta más adecuada?. Desde nuestra experiencia, estas 10 funciones resultan fundamentales para conseguir los objetivos citados:

1. Funciones de alta rápida de facturas que faculten la contabilización de cada documento en pocos segundos. La mayoría de las facturas son muy sencillas y muchos de sus datos son pronosticables por el proveedor, lo que permite cumplimentar muchos campos automáticamente. En todos los casos, los datos capturados tienen que ser suficientes para generar el asiento de compra/venta y posteriormente las declaraciones implicadas. Si las facturas ya están pagadas o la forma de pago está determinada con gran verosimilitud, la creación del asiento de pago/cobro debe ser automática.
2. Funciones de alta rápida de asientos de ventas y cobros de comercios y restaurantes a partir de resúmenes diarios reportados por registradoras, programas de punto de venta o semielaborados en hojas de cálculo, en general con periodicidad mensual. Deben contemplar posibilidades de cuentas por puntos de facturación, varios porcentajes de impuestos, impuestos incluidos o no, etc. De la información aportada se generarán todas las declaraciones (sin olvidar el modelo 340 Registro de facturas, obligatorio para todas las empresas a partir de 2012).
3. Funciones de alta rápida de asientos desde extractos que permitan contabilizar diligentemente los asientos a partir de los datos contenidos en una relación (extractos bancarios, diario de caja, gastos tarjetas, etc. El proceso se debe apoyar en un conjunto de conceptos predefinidos (y definibles en el transcurso de la propia operación).
4. Funciones de alta rápida de asientos desde ficheros AEB 43. Los ficheros AEB 43, proporcionados por las entidades financieras, contienen información normalizada sobre los movimientos en cuentas bancarias en un período determinado. El contenido de estos ficheros, entre otros usos, permiten la contabilización automática de un altísimo porcentaje de sus movimientos basándose en patrones que contienen conceptos configurables y cuentas contrapartidas. Debe incluir funciones de corrección de los asientos generados y de mantenimiento de patrones.
5. Tratamiento de Hojas de cálculo y ficheros planos que faciliten la captación automática de información suministrada por los clientes, especialmente sobre facturas expedidas y recibidas, cobros, pagos y anticipos, incluyendo sistemas avanzados de detección de errores y avisos, correcciones e importación en la base de datos.
6. Funciones de chequeo que rastreen los datos de las empresas seleccionadas para anticipar la detección de incidencias que puedan retrasar la obtención de las declaraciones, especialmente las informativas, tales como NIF, distrito postal, etc.
7. Funciones para la obtención de las declaraciones más habituales de empresas y profesionales a los organismos Agencia Tributaria, Gobierno de Canarias y Registro Mercantil de forma automática a partir de la información introducida para contabilidad. Con la posibilidad de generar las declaraciones, según modelo, en papel blanco, fichero PDF, fichero AEAT y fichero R.M., y creación de los asientos de liquidación y de pago cuando proceda. Las declaraciones se deberían poder preparar de forma individual o masivamente.
8. Gestión de un histórico de declaraciones realizadas que permita en cualquier momento conocer el estado, de cualquier declaración y de cualquier empresa, así como la posibilidad de visualizarlas y de volverlas a obtener.
9. “Estado de declaraciones”, documento que permita conocer de un vistazo, para el mes deseado, las declaraciones a preparar para cada empresa, fecha tope de presentación, y la  situación actual (pendiente recibir datos, pendiente de comprobar… entregada, etc.), con filtros por declaraciones, empresas y estados.
10. La gestión contable concebida para operar sin discontinuidades entre ejercicios, permitiendo la entrada de asientos y facturas de cualquier período nos puede ofrecer gran flexibilidad. Un sistema de bloqueos, a cualquier fecha permite la protección de la información comprobada y definitiva.

En resumen existen en el mercado herramientas que nos ayudan a mejorar nuestra productividad automatizando al máximo la introducción de datos en el sistema, comprobaciones, correcciones, y la obtención de declaraciones, estados financieros, documentos oficiales y otra información de interés.

En el actual mundo globalizado, las operaciones de importación son, indudablemente, cada vez más frecuentes, incluso en pequeñas empresas. Como consecuencia se hace imprescindible conocer a fondo los trámites que conllevan, y entre ellos los contables.

Ampliando el término a la gestión contable de las facturas recibidas con origen en otros Estados y refiriéndonos a los casos más habituales, desde el punto de vista fiscal tenemos que distinguir, por un lado si se trata de “adquisición de bienes” (que pueden ser corrientes o de inversión) o de “servicios prestados por entes establecidos en otro Estado”, y por otro, si el Estado origen es un miembro de la UE o que no pertenezca a esta.

Analizamos en primer lugar las importaciones desde la Península, y después las de la Comunidad Canaria.

Adquisiciones intracomunitarias de bienes

Los bienes se adquieren a un operador intracomunitario que debe estar dado de alta en el VIES. Puede consultar su pertenencia a través de la Sede Electrónica de la A.T.

Importación de bienes

Servicios prestados por entes residentes fuera del territorio español y en Canarias

Entidades establecidas en la Comunidad  Canaria