Universo ERP, el Blog DATISA

Tal y como venimos comentando las soluciones en Cloud Computing cobran cada día más fuerza. El Cloud a día de hoy no sólo se plantea como una solución tecnológica para abaratar costes para las empresas en general, sino también como solución para mejorar la competitividad de las empresas europeas.

La semana pasada Neelie Kroes, vicepresidenta de la Comisión Europea y responsable de la Agenda Digital para Europa anunció en el Foro Económico Mundial de Davos, la creación de la alianza “European Cloud Partnership” cuyo objetivo principal será buscar términos comunes de contratación de servicios Cloud y desarrollar estándares que garanticen la seguridad y la competencia.

Según las palabras textuales de Kroes, “El cloud computing cambiará nuestra economía. Puede traer beneficios productivos a todos, desde los pequeños empresarios hasta los particulares. Promete escalabilidad, servicios más seguros y eficientes flexibilidad y costes más bajos”.

En este blog siempre hemos defendido la tecnología como una herramienta para mejorar la competitividad de las empresas por lo que no podríamos estar más de acuerdo con el planteamiento. Aunque el tiempo dirá si este tiene un reflejo real a corto plazo en la economía y sobretodo si las pymes se podrán beneficiar de estos programas.

 Las aplicaciones ERP en la Nube

 El Cloud Computing es una solución flexible que contribuye a mejorar los recursos disponibles en las organizaciones, incluídos, lógicamente, los informáticos. Por eso, nos encontramos con que, cada vez hay más aplicaciones adaptadas a este entorno. Los ERP, por supuesto, no son ajenos a esta tecnología.

La propuesta de muchos fabricantes, en el mercado del Cloud Computing, contempla tres fórmulas básicas de comercialización de licencias y de servicio.

•  El modelo de comercialización en modo SaaS, del que ya hablábamos en este blog, en el que se ofrece a los clientes el uso de la solución ERP en plataforma Cloud en ‘alquiler’, o pago por uso por la explotación del software y que conlleva unos servicios ligados a su implantación y evolución que la convierten en una oferta muy atractiva.

• La venta de licencias del ERP en propiedad, que se utilizarán alojadas en el CPD del cliente. Aunque esta opción no representa una reducción directa de la inversión necesaria en software y hardware, se trata de una opción muy interesante para las compañías con múltiples localizaciones o con un importante número de usuarios móviles.

• Venta de licencias del ERP en propiedad y su uso alojado en el CPD del fabricante. Se trata de un modelo de comercialización diseñado para las empresas que quieran introducirse en el mundo Cloud pero que todavía no confían en el concepto de “alquiler” de aplicaciones. Dicho modelo ofrece una reducción de la inversión en hardware inicial para el cliente y la posibilidad de ampliar el abanico de servicios con aquellos ligados a la consultoría.

Ventajas de los ERP´s en la nube

Aunque ya comentamos en su momento las ventajas del Saas, los beneficios que ofrece el Cloud Computing, independientemente de su forma de comercialización, son fundamentalmente:

•  Acceso a la información desde cualquier lugar siempre y cuando se tenga una conexión a Internet.
• Se minimiza el tiempo de implantación del sistema. En un breve periodo de tiempo el usuario puede estar funcionando con el nuevo software.
• Posibilidad de trabajar en entornos mutiplataforma lo que nos ayuda a un mejor aprovechamiento de nuestro sistema informático.
• Seguridad, puesto que la aplicación puede funcionar en redes poco seguras, como Internet, se emplean modernas tecnologías de cifrado para las conexiones, asegurando la confidencialidad de las mismas.
• Además, muchos fabricantes ofrecen las mismas soluciones ERP, con las mismas capacidades, independientemente de que el entorno sea Cloud o no.

Las mejoras que ofrece el Cloud están claras. Ahora sólo falta que las pymes lo contemplen como una opción. El tiempo dirá… ¿Serán las pymes capaces de subirse al barco de las nuevas tecnologías?

El periodo anual en el que nos encontramos, concentra el mayor número de obligaciones tributarias y declaraciones del año. Para que esta tarea no resulte tan ardua, las aplicaciones de DASTISA, en función de los módulos que tenga el usuario, permiten a través de un solo click de ratón, su elaboración y presentación.

Con nuestro post de hoy, queremos mencionaros cuales son las Declaraciones que contemplamos:

111       Nóminas, Profesionales
115       Arrendamientos Urbanos
123       Rendimientos capital
216       No residentes
130       Pagos fraccionados E.D.
180       Informativa Arrend Urbanos
190       Informativa Nóm, Profesionales
193       Informativa Rend capital
296       Informativa No residentes

200       Impuesto Sociedades
202       Pagos fraccionados

303       Régimen General
322       Grupo entidades, individual
340       Libros registro facturas
347       Informativa Oper con terceros
349       Informativa Oper intracomunit
353       Grupo entidades, agregado
390       Resumen anual

410       Régimen General G.E.
411       Exportadores
415       Informativa Oper con terceros
420       Régimen General P.D.
425       Resumen anual

y para el Registro Mercantil:
Papel: Libro diario resumido
Papel: Libro diario detallado
Papel: Libro Invent y Cuentas
Papel: Libro balances

Digital: Libros oficiales
Digital: Cuentas anuales

Configuraciones previas

Es importante que en la automatización de las declaraciones se tengan bien definidos todos elementos que intervienen en la declaración: Series de Facturas, Tipos de Impuestos y los datos propios de la declaración, alguno de ellos obvios, como el NIF de la empresa, Titular de la declaración, Administrador o apoderado,…

En nuestro post de Utilización de subclases en las Declaraciones ya os introducimos la importancia de estas configuraciones.

Elaboración de la Declaración

El proceso de obtención de declaraciones individual dispone de un “cuadro de acciones” que resuelve las necesidades de cada modelo (Modificar datos declaración, Distribuir bienes de inversión, Modificar forma de pago, Imprimir borrador, Testear incidencias AEAT, Papel blanco, Generar fichero AEAT, Declarar ahora, Asiento de liquidación, Asiento de pago, Registrar en histórico…).

Destacamos la función “Declarar ahora” que abre directamente la Página web de la AEAT concreta para la declaración, ahorrando un tiempo importante. En el borrador se comparan los datos de la declaración con los saldos de las cuentas contables que intervienen. Así mismo se generan directamente los asientos contables de liquidación y pago.

Registro histórico de declaraciones

Las declaraciones se graban en un fichero “histórico”, desde el que se pueden Consultar, o incluso “obtener nuevamente”. Esta última opción es especialmente útil, y permite obtener la declaración definitiva una vez recibida la conformidad del cliente o la cuenta bancaria concreta para domiciliar. También se dispone de una gestión de “estados” de las declaraciones (Pendiente de comprobación, Pendiente de aprobación, Pendiente de envío… Entregada en mano, Enviada por e-mail…).

Algunas excepciones

Si bien es verdad que hay algunos modelos que DATISA cubre, no tenemos toda la información disponible, y por ello es necesario un trabajo adicional. Por ejemplo  el modelo informativo 190 es una declaración un tanto anómala, ya que una parte de la información procede de facturas, y otra de “nóminas”, siendo el proceso informático de cada parte muy distinto.

En este caso, muchos de nuestros usuarios procesan las nóminas con otro programa, y la declaración definitiva se obtiene añadiendo en el Programa de Ayuda de la AEAT dos ficheros parciales, uno generado por el programa de nóminas y otro con el nuestro.

Otros clientes introducen el recibo mensual de cada trabajador como si fuese una factura (identificando que es de este tipo), y nuestras aplicaciones permiten generar el recibo, hacer las previsiones de pago, generar el fichero AEB 34 para domiciliar el pago, imprimir cheques, las cartas de envío correspondientes y los certificados de las retenciones practicadas. En este último caso, al declarar hay que añadir los datos personales mediante el programa de ayuda.

Ya hemos hablado en este blog sobre que es la factura electrónica y sus ventajas sobre todo cuando esta integrada con el ERP. En esta ocasión queremos centrarnos en el ahorro de costes que consiguen las empresas que utilizan la factura electrónica y continuar profundizando en los beneficios de la misma.

Recordemos, la factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el rechazo de la factura por su emisor. Analicemos sus ventajas…

Para la pyme

Aunque cada vez esta más implantada, todavía hay muchas empresas que no han apostado por la adopción de la factura electrónica. Hemos buscado algunas cifras que nos ayuden a visualizar las ventajas de utilizar esta.

Según los datos facilitados por la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), se pueden obtener unos ahorros de media por factura electrónica recibida de 0,70 euros, mientras que la empresa emisora evita gastar 1,85 euros gracias al formato digital. Para calcular estos importes, no sólo hay que tener en cuenta, el ahorro en papel, toner, sobre y sello  sino también el de manipulación de las personas que gestionan el mismo y de archivo, tanto del espacio físico como el de los archivadores.

El ahorro de gastos que proporciona la factura electrónica, facilita mejoras importantes en la productividad de las empresas. Una de las más destacables, es que gracias a la integración con el ERP, permite eliminar ciertas tareas dentro de los procesos de gestión de facturas, como son la introducción manual de datos, ya sean de emisión, recepción, gestión de rechazos, etc., disminuyendo el número de errores provocados por el “factor humano”.

Una de las pegas que más se ponen habitualmente para incorporar la facturación electrónica, es que no todos los clientes o proveedores están dispuestos a asumir esta. A nivel organizativo, no hay problema en un sistema mixto de facturación electrónica y en papel. No obstante, habría que hacer balance del beneficio esperado y de convivencia de un sistema mixto, así como una previsión de aquellos que podrían ir adhiriéndose en el futuro, aunque la tendencia es que poco a poco vayan desapareciendo las facturas en papel.

Para la Administración Pública

Desde hace tiempo, el gobierno trato de impulsar el uso de la misma tanto en las empresas privadas como en la relación de estas con las entidades públicas. El objetivo ahorrar costes y mejorar la eficiencia de las administraciones públicas.

El año pasado en el Foro TIC y Sostenibilidad celebrado en Sevilla , el secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, Juan Junquera, afirmó que “si en España sólo hubiera factura electrónica, se ahorraría 15.000 millones de euros“.

También durante esas fechas se propuso la creación de un punto único para recibir todas las facturas electrónicas dirigidas a la Administración General del Estado buscando la optimización en la eficiencia en la gestión administrativa y contable, consiguiendo ahorros de costes tanto de los emisores como de los receptores de facturas electrónicas.
Según algunos expertos se estima que sólo el 30% de las administraciones públicas han implantado la facturación electrónica por lo que en este sentido queda todavía mucho por hacer.

Conocer el ‘qué’ y el ‘por qué’ de los resultados financieros, para acertar

Dedicaremos el post de esta semana, de nuevo, a la Cocina Industrial y a las herramientas informáticas disponibles en el mercado para mejorar su rentabilidad. Se trata de un ámbito en el que las modernas herramientas de Contabilidad Analítica son aplicables a los más diversos escenarios. En uno de ellos, en concreto, dichas soluciones no sólo son útiles, sino además imprescindibles. Nos referimos, como no, a la Restauración Colectiva.

Este es el término con el que designaremos, a partir de ahora, a todos aquellos negocios que tienen por objeto elaborar y suministrar platos precocinados o servidos en el día a los comedores de distintos centros (docentes, hospitalarios, penitenciarios, etc.). En algunos casos, la empresa de restauración se ocupa sólo de suministrar los alimentos preparados, mientras que en otros se hace cargo de toda la gestión del comedor, incluyendo la contratación y el control del personal, del control mobiliario y de la maquinaria necesaria para conservar y dispensar los platos, etc.

Muchos gerentes en el ámbito de la Restauración Colectiva consideran, hoy, que sus necesidades de gestión financiera están suficientemente cubiertas con un programa contable al uso.

Este tipo de programas, sin embargo, facilitan la situación financiera y patrimonial del CIF en su conjunto, sin la posibilidad de “bucear” en los resultados, por ejemplo, por línea de negocio, por cliente o por comedor.

Siempre y cuando el total del resultado permanezca inalterado, para las cuentas de pérdidas y ganancias importa poco si, por ejemplo, de los cuatro comedores gestionados: tres son rentables y el cuarto se ‘come’ las ganancias de los demás; todos son rentables o tres son deficitarios y el cuarto, con una rentabilidad excepcional, ‘aguanta la vela’. Desde el punto de vista de la gestión empresarial, sin embargo, se trata de una información fundamental, para que la compañía pueda decidir si invertir más en la promoción de un determinado comedor, si tratar de mejorar sus precios, de reducir sus costes o simplemente de cesar la actividad, cuando no existen más alternativas para reflotarla.

Las herramientas de contabilidad analítica avanzada resultan claves para este tipo de análisis. Con ellas, cualquier empresa de Restauración Colectiva podrá configurar fácilmente los diferentes comedores atendidos como centros de coste independientes, y realizar un seguimiento de sus resultados detallados. Para ello, lo único que necesita la empresa es configurar el sistema y tener la disciplina de imputar los gastos correspondientes a cada centro de coste, en la recepción de las facturas.

En el mercado también existen otros sistemas de gestión que proporcionan información de los ingresos y gastos por líneas de negocio. Dichos sistemas, sin embargo, se fijan únicamente en las compras y ventas de materiales y productos (en el caso de la Restauración Colectiva, en el coste de los productos empleados en la preparación de los distintos platos y en sus volúmenes de venta), sin tomar en cuenta otras variables claves para conocer la rentabilidad, como los gastos de marketing, de personal o la parte proporcional de los gastos administrativos de servicios centrales, que se corresponden a cada centro de coste.

El análisis de pérdidas y ganancias por centro, en las empresas de Restauración Colectiva, también se puede acompañar de un segundo nivel de desglose por familias o subfamilias de platos (por ejemplo, platos calientes, platos fríos y repostería), también configuradas como centros de coste independientes para evaluar los beneficios o las pérdidas obtenidas en su producción y comercialización.

“Cortar por lo sano” no siempre es la mejor opción

La aplicación de la contabilidad analítica al ámbito de la Restauración Colectiva es, hoy, más necesaria que nunca por razones obvias. El difícil momento económico ha sido la causa para que muchos gerentes se sientan tentados de aplicar un recorte generalizado, para todas sus líneas de negocio y en todos sus centros. Un recorte proporcional, sin tomar en cuenta la estructura de beneficios de la organización, por otro lado, podría comprometer seriamente no sólo el desempeño actual de la empresa, sino también su capacidad futura de salir a flote.

La toma de decisiones, en un entorno como el actual, podría ser aún más acertada, si además la herramienta de contabilidad analítica de la empresa de Restauración Colectiva se enlaza con su contabilidad presupuestaria. Dicha integración, al nivel de los sistemas de gestión, permitirá que tanto la elaboración de presupuestos, como el control de sus realizaciones se puedan llevar a cabo por centros de coste, vigilando todas las variables a considerar.

De este modo, la organización podrá organizar mejor su estructura financiera de cara al ejercicio en curso y reconfigurarla rápidamente, en caso de cualquier desviación. De este modo, se podrá asegurar, no sólo la obtención de mejores condiciones en la solicitud de préstamos, líneas de descuento, etc. sino también la propia solvencia de su negocio.

El pasado 20 de diciembre los países de la UE y el Parlamento Europeo acordaban la hoja de ruta para poner en marcha luna zona única de pagos (SEPA, en sus siglas en inglés), un proyecto que ya empezó hace tiempo como ya comentamos en este blog.

El objetivo es que cualquier transacción de cobro y pago realizada dentro de la UE tenga las mismas condiciones de seguridad, los mismos derechos y obligaciones que las que aplican a las nacionales de los estados miembros, desapareciendo la distinción entre pagos nacionales y transfronterizos.

La UE ha dado de plazo a la banca hasta febrero de 2014 para completar la zona única de pagos en euros. Hasta ahora no se había fijado una fecha jurídicamente vinculante para completar la zona única de pagos en euros, lo que supone un paso muy importante para que finalmente este proyecto se haga realidad.

El acuerdo también prevé que se retiren las tasas multilaterales de intercambio a partir del 1 de febrero de 2017 para pagos internacionales y desde el 1 de noviembre de 2012 para pagos transfronterizos.

Impacto en los medios de pago

En su momento ya analizamos las ventajas que aportaba esta área única de pagos dentro de la UE. Ahora analizaremos los sistemas de pago que se han visto impactados basandonso en la información del Banco de España:

• Tarjetas: desde enero de 2008 las tarjetas se están adaptando a los estándares propuestos por SEPA. Una de las tecnologías que se ha implementado es el  Chip EMV ya en la mayoría de las tarjetas y el uso del PIN de seguridad. Las tarjetas van a permitir pagar y disponer de efectivo en toda la zona SEPA de la misma forma a la que se permite en cada país
• Transferencias: también desde enero de 2008 están disponibles Se ha definido como estándar único de identificación el IBAN (International Bank Account Number) a cada cuenta le corresponde un único código que permite identificar el país, la entidad, la oficina y la cuenta.
• Adeudos directos o Domiciliaciones bancarias: A parte de la firma, como ya se venía haciendo hasta ahora para aceptar la misma. Lo que más cambia es la devolución de los adeudos en varios puntos:

1.  El mencionado plazo máximo de 13 meses para solicitar la rectificación de operaciones incorrectas o no autorizadas.
2.  El consumidor dispone de 8 semanas para devolver recibos autorizados,  siempre que, cuando se dio la autorización, esta no especificase el importe exacto y dicho importe supere el que el ordenante podía esperar razonablemente.

El plazo para que su entidad le devuelva los cargos o rechace la devolución es de 10 días hábiles.

Concluyendo

Muchos expertos, han interpretado la aprobación de esta última normativa, como un apoyo explicito al euro por parte de la UE, en estos momentos tan complicados.

Desde nuestro punto de vista, su puesta en marcha nos parece positiva, ya que facilitará las transacciones entre estados, no sólo a los particulares, sino también a las pymes lo que les posibilitará ampliar su mercado dentro de la Unión.

Por otro lado, reapecto a las implicaciones en  los módulos financieros de los ERP´s, los fabricantes, estaremos atentos a cualquier modificación que surja y que afecte a los programas, para que los usuarios se puedan beneficiar de estas cuanto antes.