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El inmovilizado de la empresa está formado por el conjunto de bienes materiales o inmateriales consignados en los balances de las empresas y creados o adquiridos por ellas para ser utilizados de forma duradera.

Maquinaria, aplicaciones y equipos informáticos, edificios, elementos de transporte, patentes, etc., son ejemplos de activos inmovilizados que las organizaciones incorporan como inversiones permanentes con la intención de que aporten rentabilidad futura a la compañía. Su gestión y control es por ello vital, dado que la proyección de una empresa dependerá siempre de la eficacia en la gestión de sus recursos, para lo que se hace necesario el uso de una aplicación específica.

Una buena solución de gestión del inmovilizado debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos: dar solución contable a la problemática de los activos fijos, la optimización del beneficio financiero-fiscal, y la gestión de localizaciones y ubicaciones.

Cómo realizar la contabilización de los activos

Sin duda, una de las labores fundamentales a resolver en la gestión de inmovilizados es la contabilización de la amortización de la inversión realizada en la adquisición de activos.

Una gran parte de las empresas españolas no tiene mecanizada esta labor con una solución específica, y normalmente la realizan de forma manual o con hojas de cálculo, cuyas formulaciones y resultados tienen que ser actualizados y revisados cada vez que se usan. Por ello, la confección de este tipo de asientos es muy laboriosa, y normalmente la dejan aparcada hasta el final del ejercicio. Además, las hojas de cálculo presentan un alto grado de dificultad a la hora de hacer un reparto equilibrado del gasto a los centros de coste.

Una buena solución de gestión de inmovilizados resuelve este problema, permitiendo amortizar según las necesidades de la empresa, y de forma completamente automática, los asientos de amortizaciones del periodo indicado.

Optimización del beneficio financiero-fiscal

Una de las principales ventajas que aporta un aplicativo específico a la gestión de los inmovilizados es la posibilidad de optimizar el beneficio financiero-fiscal, consistente en la adecuación (adelantando o retrasando) de los gastos de amortizaciones a las estimaciones de los beneficios de las empresas, para obtener así el beneficio fiscal más conveniente, siempre dentro de los límites de la legalidad y de las posibilidades fiscales. La adecuada gestión del inmovilizado permite que, en función de sus previsiones de beneficio, la empresa repercuta más o menos del gasto del bien en los resultados finales, con el fin de reducir el importe concreto del impuesto de sociedades a pagar en un año concreto.

La gestión de localizaciones y ubicaciones

Una aplicación de gestión de los inmovilizados también debe facilitar la identificación física de cada activo a través de la emisión de etiquetas, en las que aparecerá la información que el usuario haya predefinido a partir de las posibilidades que ofrece su parametrización, por ejemplo, en forma de código de barras. Estas aplicaciones posibilitan, además, la clasificación o agrupación de activos bajo diferentes criterios a disposición del usuario (departamentos, localizaciones, tipos de inmovilizado, motivos de baja de un inmovilizados, etc.). Estos criterios funcionarán como filtros a la hora de emitir inventarios, estadísticas, o incluso cuando queramos generar los asientos contables de amortizaciones.

El objetivo de una buena gestión tesorera en cualquier empresa debe ser siempre el de conseguir el equilibrio, garantizando, por un lado, el rendimiento financiero del dinero sobrante y, por el otro, evitando el pago de penalizaciones o comisiones innecesarias, en préstamos y descubierto.

Una cuestión de gran importancia dentro de la gestión de tesorería es, asimismo, el control de la situación con las entidades bancarias. Uno de los principales problemas de las empresas, y sobre todo de las PYMEs hoy en relación con su gestión tesorera y contable, es que las mismas se apoyan en exceso en los datos facilitados por las entidades bancarias, confiando plenamente en su corrección, cuando lo óptimo sería que la empresa controle ella misma sus recursos financieros. Para ello, la compañía sin embargo necesitaría llevar a cabo una buena gestión de su tesorería.

La falta de una herramienta adecuada para la gestión de la tesorería supone para las PYMEs  múltiples dificultades. Entre las carencias generalizadas se encuentra la información de saldos integrados disponibles de las diferentes cuentas bancarias contratadas con una o con varias entidades financieras. Esto obliga a la empresa a tener que depender de la información proporcionada por su banco, sin tener en cuenta las previsiones de cobros y pagos, evitando que tengamos una visión real y global del estado de nuestra tesorería y la consiguiente dificultad para corregir los errores a tiempo. Esta es una de las principales dificultades a las que deben hacer frente este tipo de organizaciones.

A pesar de la disponibilidad en el mercado de herramientas de tesorería adaptadas a las necesidades de la PYME, muchas de estas compañías siguen desaprovechando su potencial por desconocimiento, por considerar que sus procesos no revisten la complejidad suficiente como para recurrir a la tecnología o por no haber seleccionado la solución apropiada, para que la automatización de sus procesos de tesorería les resulte realmente rentable.

Soluciones ad hoc para las PYMEs

Las soluciones de tesorería, adaptadas a la PYME, facilitan en la actualidad un amplio conjunto de procesos, como: conocer el activo del que la empresa dispone, estudiar las mejores condiciones a la hora de pedir un crédito o saber el tiempo durante el que se debe invertir un activo financiero, en función de cuándo lo vaya a necesitar la compañía. Estas soluciones también ayudan a hacer los cálculos necesarios para saber qué activo financiero es el más rentable, viendo diferentes condiciones según la contratación dentro del mismo banco o en diferentes entidades bancarias, todas estas funcionalidades orientadas a dotar de argumentos a las PYMEs a la hora de negociar con las entidades bancarias y de mejorar su imagen frente a ellas.

Por otra parte, una vez definidos los productos financieros con los que se va a trabajar, la aplicación de tesorería también ayuda a controlar y conocer con anterioridad a su vencimiento los diferentes plazos e intereses. Permite, asimismo, hacer simulaciones, proporcionando mayor seguridad a las PYMEs ante los bancos o entidades financieras, pudiendo evaluar mejor las condiciones de cada cuenta o crédito. El control de riesgo por línea de negociación, préstamos e inversiones financieras facilita la comprobación de los datos calculados (TAE, amortizaciones, cuotas, etc.), la previsión de pagos de cuotas y de finalizaciones, y el cálculo de intereses devengados y pagados y de deuda pendiente. Se trata de unas funcionalidades que ayudan a las PYMEs a gestionar sus préstamos e inversiones de una manera más sencilla, proporcionando toda la información necesaria para la toma de decisiones. Asimismo, introduciendo en el programa las condiciones pactadas, éste calcula las comisiones, pudiendo comprobar si la entidad bancaria las está realizando correctamente.