Universo ERP, el Blog DATISA

Muchas veces, nos preguntan que factores hay que tener en cuenta, para elegir el mejor ERP que se adapte a una organización concreta. Elegir un ERP o una herramienta de gestión, no es una cuestión baladí, ya que si lo hacemos correctamente conseguiremos aumentar la productividad de nuestra empresa y si nos equivocamos, puede ser una herramienta que entorpezca, más que ayudarnos a conseguir nuestros objetivos.

No debemos perder de vista cuales son los objetivos de una herramienta de Gestión: Por un lado, la automatización y protocolización de tareas y por otro, la obtención de información de valor para la toma de decisiones.

Nosotros creemos que lo fundamental, es elegir una herramienta que se adapte lo más posible a nuestra organización. Para ello, es muy importante que valoremos, sobre todo la funcionalidad que nos esta ofreciendo el mismo. Hay herramientas que se adaptan muy bien a un sector pero puede que no a nuestras necesidades. Tenemos que saber que es lo que necesitamos y evaluar si esta cumple con lo que necesitamos.

Pero además, podemos tener en cuenta otros factores. Vamos a destacar algunos puntos que creemos que son importantes y que no siempre entran en consideración.

Modulable y Escalable

El ERP por definición es una herramienta modulable y escalable. ¿Esto que quiere decir?

Es modulable por que el ERP esta dividido en diferentes módulos que pueden trabajar por separado o íntimamente integrados es decir que intercambian información. Cada empresa debe elegir los módulos en función de sus necesidades.

La forma de modular o dividir el ERP depende del fabricante, cada uno lo hace según su criterio. Por eso, hay que tener mucho cuidado a la hora de comparar entre unos y otros y debemos de ver que funcionalidad incluye cada uno. A veces, un módulo de un fabricante puede ser equiparable a dos o tres de otro. Esto es muy importante para ver que es lo que estoy pagando realmente. Es como comprar latas de atún, cada una tiene un peso diferente por lo que al final tengo que mirar a cuanto me sale el peso para saber cual tiene realmente le mejor precio y poder comparar.

También debe ser escalable, esto quiere decir que debe permitir crecer tanto en módulos como en puestos de trabajo, según los requisitos de mi organización. Inicialmente, puedo tener unas necesidades concretas que vayan cambiando a medida que me voy mecanizando y se hayan organizado ciertas áreas de la empresa. Por lo que es necesario que el ERP me permita ir introduciendo nuevos módulos.

Plataforma, ¿qué va antes el huevo o la gallina?

Aquí se nos plantea la eterna pregunta ¿debemos adaptar nuestra plataforma (sistema operativo, comunicaciones, capacidad del ordenador, etc.) a nuestro software o debe ser al revés?

Nosotros creemos que debe ser una mezcla de ambos. Por un lado, debemos cumplir unos mínimos si queremos que nuestro programa tenga un rendimiento óptimo. Si nos compramos un coche con cinco marchas no tiene sentido que vayamos todo el camino en segunda. Tenemos que tener un sistema que nos permita obtener el mejor rendimiento.

Por otro lado, nosotros creemos que un ERP puede ser compatible con todas las plataformas y sistemas operativos actuales, asegurando la inversión para el futuro.

Formación y Servicio de calidad

Este es un tema que siempre se deja para el último momento, casi siempre, cuando ya hemos decidido con que programa vamos a trabajar. Sin embargo, si elegimos bien podemos incrementar mucho el retorno a la inversión.

El fabricante ya sea directamente o a través de un distribuidor debe de tener la capacidad de ofrecer un buen servicio de atención al cliente, tanto para la resolución de dudas como en la implantación. Muchos proyectos ERP fracasan porque no ha habido una correcta implantación. Tener en cuenta que servicios y la calidad de los mismos nos están ofreciendo puede garantizar una implantación exitosa.

Por otro lado, y continuando con el símil de los coches, de nada nos sirve tener el mejor coche del mundo si no sabemos conducir. La formación es fundamental para que se pueda sacar el máximo partido a la herramienta por sencilla que sea su utilización. El conocimiento de la herramienta nos ayuda a incrementar el ROI más rápidamente y aumenta la satisfacción del usuario.

La planificación y el control son dos rasgos fundamentales que deben estar presentes en cualquier empresa que quiera llevar una gestión moderna y eficaz. De esta forma, nos aseguramos de que la toma de decisiones estratégicas y tácticas estará bien fundamentada.

Esa planificación y ese control son los objetivos de la actividad presupuestaria. En este contexto, la contabilidad presupuestaria se nos muestra como una herramienta económica que permite proyectar los resultados de una organización, y su explicación a través de las estimaciones de las diferentes partidas de gastos e ingresos.

Al mismo tiempo, la contabilidad presupuestaria nos permitirá utilizar los presupuestos como puntos de referencia para el análisis de los resultados reales. Los utilizaremos como  herramientas de control que nos facilitarán la comprensión en cada momento de las desviaciones  respecto de lo que habíamos previsto.

Por ello, la actividad presupuestaria es ya una disciplina clásica, imprescindible para las grandes empresas, y cada vez más deseada por las PYMES. Decimos deseada porque lo cierto es que a día de hoy, son todavía pocas las que disfrutan de los beneficios que aporta.

¿Por qué no se ha convertido todavía la contabilidad presupuestaria en una rutina de gestión en las PYMES?

¿Dónde está la dificultad? Las razones son variadas:

Por un lado, esta situación tiene mucho que ver con algo que ya hemos señalado en esta blog, y es que muchas empresas pasan de puntillas por el control contable, y entienden la Contabilidad más como un conjunto de obligaciones y trámites, que como una fuente de información valiosa. Esta falta de conciencia sobre el valor práctico de la disciplina contable, es causante directa de que muchos empresarios no imaginan siquiera las posibilidades de explotación que ofrece. Este desinterés en la dirección de tantas PYMES, crea hábitos difíciles de romper en los departamentos financieros de muchas empresas.

Aunque sería injusto decir que el párrafo anterior establece un diagnóstico general. En realidad, muchas empresas sí son conscientes de los beneficios que les aportaría un control presupuestario. Sin embargo, la puesta en marcha de ese control la perciben como algo extremadamente complicado.

El primer obstáculo serio es la propia confección de los presupuestos: cómo hacer una planificación fiable, realista, y detallada. Efectivamente, esta tarea no es sencilla si no se dispone de una herramienta diseñada para estos fines.

Por otro lado, está la explotación útil de esos presupuestos: el análisis de las desviaciones; la comparación de las partidas presupuestadas con sus realizaciones efectivas a medida que se van produciendo. Es decir, no se trata solo de confeccionar los presupuestos, sino además de disponer de información comparada y actualizada que nos permita el control de los resultados reales respecto de los presupuestados. Un acceso cómodo, rápido, y con información relevante y detallada, es el segundo gran obstáculo que encuentran las empresas.

Cuando el control presupuestario ha de ser no solo a nivel contable, sino además a nivel analítico (de centro de coste), más complicado se le plantea al interesado la puesta en marcha del sistema.

Finalmente, es importante señalar que hay un gran número de empresas que sí llevan un control presupuestario, pero lo hacen a través de herramientas externas a su sistema general de gestión: hojas de cálculo, bases de datos,… Esto conlleva normalmente problemas como la duplicación de datos, la fragilidad de la información disponible, el mantenimiento de desarrollos de interfaces, la dependencia de listados no diseñados por especialistas financieros,…

La Contabilidad Presupuestaria completamente integrada en nuestro sistema general de gestión, proporciona al usuario un alto grado de automatización en la confección de los presupuestos, y le da la información relevante, aquella que es fundamental para un control de los resultados de la empresa, facilitándole una adecuada toma de decisiones.

Primeros pasos

La primera decisión que tenemos que tomar para poner en marcha el sistema de control presupuestario es qué es lo que queremos presupuestar. En contabilidad los elementos de referencia son las cuentas contables, y por ello indicaremos en la aplicación cuáles son las cuentas de las que queremos hacer seguimiento.

Habitualmente, son los gastos e ingresos lo que nos interesará controlar, y por ello dejaremos marcadas las cuentas que los representan con la característica de que están sujetas a control presupuestario.

Sin embargo, a veces puede ser interesante someter a control presupuestario también otro tipo de cuentas. Por ejemplo, podríamos hacerlo para las cuentas de clientes, de forma que podamos hacer un seguimiento de las compras de nuestros clientes, comparando nuestras previsiones contra las realizaciones.

En consecuencia una aplicación con contabilidad presupuestaria permite trabajar tanto sobre las cuentas de gastos e ingresos, como sobre las cuentas de balance que consideremos relevantes, y para cada caso presenta métodos adecuados.

Confección de los presupuestos

Cada cuenta contable sujeta a control presupuestario tendrá su propio presupuesto, y el detalle será mensual. De esta forma podríamos presupuestar nuestro gasto en compra de mercaderías mes a mes (enero, febrero, marzo,… es decir, un importe previsto para cada mes), y anualmente. Los presupuestos se asignan a las cuentas de último nivel, y el programa los recalcula automáticamente para las cuentas de nivel superior.

Para la creación de los presupuestos existen diferentes métodos, cada uno con un diferente grado de automatización.

El método más básico consistiría en una asignación manual de los importes correspondientes para cada mes, a la cuenta deseada.

Sin embargo, los métodos más interesantes son los automáticos, no solo porque facilitan enormemente la entrada de datos, sino porque además los presupuestos generados están hechos racionalmente en base a criterios lógicos.

Para ilustrar esto, pongamos un ejemplo. Si seleccionamos como método de confección el llamado “por realizaciones”, entonces podríamos crear de forma completamente automática y de una sola vez los presupuestos de gastos del ejercicio en curso (o de solo un grupo de gastos), tomando como referencia las realizaciones efectivas de esos gastos en un año anterior, y corregidas por una opción de cálculo (por ejemplo, en un porcentaje que represente el IPC). De esta forma, hemos creado los presupuestos sin esfuerzo, aprovechando la información disponible, y atendiendo a un criterio lógico.

Existen otros métodos de confección, que permiten atender a otros criterios. Una vez generados, el contable podrá repasar cada presupuesto creado, aplicando las correcciones que estime oportunas.

Análisis presupuestario

Una vez tenemos los presupuestos, la aplicación empezará a ejercer el control presupuestario. Es decir, nos proporciona funciones de observación que permiten al usuario estar informado en todo momento, y siempre con la información actualizada, sobre en que grado estamos avanzando en relación a la senda presupuestada.

Para ello, la herramienta utilizada es el análisis de desviaciones. Es decir, para cada cuenta de gastos podremos ver mes a mes, lo presupuestado, lo realizado, y las desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos. El dato de realizaciones se actualiza cada vez que metemos un apunte contable para esa cuenta concreta.

Sin embargo, las posibilidades de análisis van más allá del simple control de cuentas. En realidad, cuando proyectamos nuestros gastos e ingresos, estamos presupuestando indirectamente unos resultados para el ejercicio en consideración.

Por tanto, contar con herramientas avanzadas de gestión nos proporciona la información necesaria para la correcta toma de decisiones, una información imprescindible para los tiempos que corren.

Todas las PYMEs son conscientes de la necesidad de optimizar sus procesos de facturación y cobro, ya que las consideran como el pilar de su negocio. Pocas son, sin embargo, las que dedican la misma atención a la gestión de proveedores y compras: un proceso cuya automatización con frecuencia se pasa por alto. La adecuada gestión de compras, sin embargo, puede incidir de manera muy positiva en los resultados globales de estas compañías, dado que sus resultados de explotación no dependen únicamente de lo que se ingresa, sino de una óptima relación gastos-ingresos.

La apropiada gestión de proveedores y compras exige la interrelación y la colaboración de tres áreas de la empresa: el propio departamento de Compras (que estudia las necesidades de reposición de la mercancía, la selección de los proveedores o la negociación del precio); Almacén (que regula todas las entradas y salidas de la mercancía) y Administración (que se encarga del registro de facturas, la contabilidad o control de pagos).

Especialización y trabajo en conjunto

Cada una de estas áreas de la PYME requiere especialización en la ejecución de sus tareas, pero las tres necesitan, al mismo tiempo, poder funcionar de manera integrada, para lo que deben estar coordinadas entre sí garantizando que no se pierde información.

A modo de ejemplo, cuando el almacén recibe la mercancía solicitada, es conveniente comprobar si la misma cumple los requisitos del pedido. De igual manera, al recibir una factura de un proveedor, el departamento de administración deberá comprobar que se está facturando acorde a la mercancía recibida.

La gestión del proceso de compra, de este modo, pasa por varias fases y por estos tres departamentos, donde cada área necesita información de la fase anterior y, a su vez, deja información acerca del resultado de sus gestiones para la fase siguiente. El inadecuado control del proceso de compras puede generar importantes costes adicionales para las empresas. Su control manual, por otro lado, implica un esfuerzo considerable, además del peligro de cometer errores.

Las soluciones ERP, una ayuda para la PYME

Como herramientas en apoyo a la gestión de las compras en la PYME, las soluciones ERP permiten optimizar la gestión de este proceso desde cada uno de los departamentos mencionados, a través de dos niveles:

Por un lado, estas soluciones facilitan a cada departamento las herramientas necesarias para su especialización, permitiendo la seguridad en la toma de decisiones y en la ejecución de las acciones. Así, el departamento de compras podrá efectuar un control de existencias, estudios de previsión de consumos de materias primas o un análisis de históricos de artículos y proveedores. Por otro lado, en el almacén se podrán gestionar los albaranes, depósitos o las devoluciones, mientras que el departamento de administración podrá llevar a cabo un registro de las facturas recibidas, la conformación de las facturas de compra con los albaranes de entrada o las previsiones de pago.

En segundo lugar, estas soluciones permiten el máximo aprovechamiento de la información registrada, coordinando las distintas fases de la compra. Así, estas fases se encadenan, controlando el estado de los pedidos a proveedores, los albaranes de entrada o las facturas recibidas con sus previsiones de pago. Además, las soluciones ERP permiten la trazabilidad de estas acciones, permitiendo saber en todo momento el estado de cada una de las fases del proceso de compra de manera relacionada.

Además, las nuevas tecnologías de comunicación permiten de forma económica y segura el trabajo en tiempo real de empresas cuyos departamentos o delegaciones se encuentren en diferentes entornos físicos. Existen soluciones ERP que, con la adecuada estructura de red y de sistemas de seguridad, hacen posible la centralización administrativa de los procesos de compra y de la toma de decisiones, además de la plena coordinación con todos los centros de trabajo.

Por otro lado, es importante destacar que el interés del control de compras no se reduce sólo al ámbito de las empresas industriales o comercializadoras de mercancías, sino que también aparece en las empresas de servicios. Si bien es cierto que estas empresas no suelen tener necesidades de control y reposición de almacén, también lo es que en entornos con varios centros de trabajo se hace necesario llevar un control de lo que cada departamento o delegación pide y compra, para poder llevar una gestión administrativa centralizada con plenitud de control.

Las mejoras en la productividad alcanzadas con las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) han sido objeto de estudios, desde el mismo inicio de la llamada “Era Tecnológica”. Sus defensores más acérrimos, como el antiguo presidente de la Reserva Federal norteamericana, Alan Greenspan, consideraban que la Economía basada en las TIC, representa un nuevo modelo que permite combinar ritmos moderados de crecimiento, manteniendo unas tasas bajas de paro y de inflación.

Aún y cuando no se es partidario de esta defensa a ultranza, hoy ha quedado más que demostrado que la inversión inteligente en las nuevas tecnologías causa mejoras sustanciales en la capacidad y desempeño de las empresas y los empleados. Las TIC han sido un factor fundamental para los rápidos crecimientos en la productividad, desde mediados de los ‘90 hasta nuestros días, (período en el que la productividad general del mercado pasó, del 1.5% anual en años anteriores, al 2% anual en el período 1996-2000, para seguir creciendo).

Las mejoras alcanzadas por las organizaciones con la inversión en PCs, programas informáticos y formación en TIC, propiciaron el buen recibimiento del Plan Avanza que, como parte de la iniciativa europea “2010: Una Sociedad de Información Europea para el crecimiento y el empleo”, planteó en su primera fase 2005-2009, el objetivo de impulsar el desarrollo TIC en España, así como la adopción y el uso de las tecnologías por parte de la PYME.

El Plan fue también objeto de una valoración positiva por parte de la OCDE, cuyo representante Rolf Alter le definió como una política completa, que ha conseguido frenar la brecha digital entre España y otros países de la CE (no olvidemos que, según el informe de DMR Consulting y SEDISI, en el año 2002, España ocupaba los últimos lugares en el nivel de penetración de los PCs en las empresas, de todos los países de la Unión). Para el representante de la OCDE, el Plan Avanza también tenía posibilidades para consolidarse como una estrategia clave para España, contribuyendo a la recuperación económica en el corto plazo y a la fundación de un nuevo modelo económico sostenible, en el medio y largo plazo.

La segunda fase del Plan Avanza, para el período 2009-2011, continuaba las mismas áreas de actuación y, en cuanto a su tercera etapa, para el período 2011-2015, tuvo una acogida igual de positiva por parte del mercado, planteando objetivos incluso más ambiciosos, como situar a España en una posición de liderazgo en el desarrollo y uso de productos y servicios TIC avanzados.

Alarmas y desilusión

Aunque antes de verano expresábamos en este blog nuestras dudas acerca de si, dada la situación económica, habría fondos suficientes para desarrollar el Plan en toda su plenitud, pusimos todo nuestro empeño en divulgar las oportunidades que abría, y en especial el aprovechamiento del llamado Préstamos Tecnológico, para la informatización de las PYMEs.

En aquel entonces, para el Plan Avanza, ya estaba “colgado” en la página del ICO el Aviso: Fondos Agotados Temporalmente, e ingenuamente pensamos que lo de “temporalmente” era eso, temporal y la situación pronto se solventaría, y más, después de que el Gobierno anunciara su Plan 2011, en el cual se quería apostar por el sector tecnológico.

Dos meses después, sin embargo, en la página Web del ICO hoy continúa el mismo aviso, que reza que los fondos destinados para el 2010 ya están agotados y que hasta el 2011 no habrá más. Este retraso y la sensación general de que los recursos destinados son en general insuficientes, ha disparado las alarmas.

A finales de agosto, en declaraciones a Europa Press, el presidente de AETIC, Jesús Banegas, indicaba que: “En la encrucijada actual de España, la salida sostenida y sostenible de la crisis y su solución pasan necesaria y felizmente por la TIC”, añadiendo que, a pesar de que el Gobierno haya manifestado en su día la importancia de apoyar al sector de las telecomunicaciones, la “intención, se ha desvanecido”. Según este responsable, y después de que las TIC y la I+D hayan sido los protagonistas de la política del Gobierno en el período 2005 – 2008, es un dato muy preocupante que, en el 2009, por primera vez en la historia, la actividad del sector de las telecomunicaciones se ha reducido en un 9% y, paralelamente, los recursos públicos destinados al I+D han bajado en un 15%.

Esta política de inversión choca frontalmente no sólo con las aspiraciones de miles de empresas, que confían en las nuevas tecnologías para mejorar sus resultados y competitividad, sino también con las recomendaciones de la propia OCDE, que en el informe antes citado definían como “peligroso” el que en España se frene la inversión en TIC.

Por supuesto que el actual momento económico exige sacrificios y la reducción de importantes partidas presupuestarias. Nada más lejos de nuestra intención, anteponer el impulso de las TIC a otras medidas más urgentes, en una economía ahogada por la crisis, pero aún así nos queda el gusanillo y la duda de si los recortes anunciados se han planteado separando bien “el grano de la paja”, o a través de una reducción proporcional sin más…Y es que, de darse este último caso, tendremos en el futuro problemas importantes, pues le estamos poniendo freno a una de las principales vías no sólo para salir del “atolladero”, sino para seguir creciendo y mejorando la posición de la economía española en el mercado global.

El CCC es el acrónimo de Código Cuenta Cliente, denominación que da la banca española al código normalizado de cuenta bancaria. Actualmente este término ya es muy conocido, ya que se introdujo a finales de la década de los 80 para desarrollar el EDI (Intercambio Electrónico de Datos) bancario, por cierto, con el que hemos sido pioneros y estamos disfrutando de una amplia normativa (cuadernos) desarrollada por el extinto Consejo Superior Bancario.

Este código, numérico, consta de veinte dígitos que corresponden sucesivamente, cuatro al Número de Registro de Entidades del Banco de España, cuatro que señalan a la oficina, dos dígitos de control, y diez que identifican unívocamente a la cuenta. Los dos dígitos de control se calculan mediante un algoritmo matemático, el primero a partir de la identificación de banco y sucursal, y el segundo en función de la cuenta. Inicialmente se permitía sustituir estos dígitos si no se conocían por asteriscos, tal como figura en la normativa, para desencadenar una comprobación manual.

Los dígitos de control permiten comprobar en los procesos de entrada de datos la validez del código introducido, avisando en el acto si no es correcto, lo que aumenta de forma extraordinaria la seguridad.

La representación visual del CCC es en cuatro grupos de caracteres, sucesivamente de cuatro, cuatro, dos y diez dígitos, y el formato electrónico (el utilizado en los ficheros EDI) es compacto de 20 dígitos.

La mayoría de los países europeos han adoptado criterios semejantes para identificar las cuentas bancarias, así nuestros vecinos portugueses han creado el código NIB de 21 dígitos (4+4+2+11) y los franceses el RIB de 24 (5+5+12+2).

Por lo comentado hasta aquí, el CCC y los códigos de otros países europeos solo son utilizables en su territorio, y por tanto no son aptos para facilitar los cobros y pagos no domésticos. Para resolver este inconveniente en Europa se ha desarrollado una normativa de codificación de cuentas bancarias adecuadas para su identificación en todo el mundo:

El IBAN, International Bank Account Number, es el estándar EBS204 del Comité Europeo de Estándares Bancarios, que a su vez cumple con el estándar ISO 13616. Es alfanumérico (puede estar compuesto por letras y por dígitos), la longitud puede llegar a un máximo de 34 caracteres, y está formado por las dos letras del código ISO 3166-1 alfa-2 del país (ES para España), dos dígitos de control, y la identificación de la cuenta dependiendo del territorio (en España mediante el CCC, y por tanto la longitud para nuestro país es de 24 caracteres).

La representación visual del IBAN se efectúa en grupos de cuatro caracteres (el último puede ser de menor longitud), y en el formato electrónico (lógicamente) en un solo bloque.

Ejemplo, CCC:  2077 0024 00 3102575766
IBAN correspondiente: ES76 2077 0024 0031 0257 5766

Los países europeos han adoptado el IBAN para identificar cuentas bancarias, pero desafortunadamente no ha sido así para la mayoría de las restantes naciones.

El BIC, Código Internacional de identificación Bancaria, identifica a las entidades financieras, sin descender a la cuenta concreta. Está regulado por la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, que asigna estos códigos.

La composición del código BIC está reglada por la norma ISO 9362. El código consta de 11 caracteres, los cuatro primeros identifican el banco, los dos siguientes al país (usando el código ISO 3166-1 alpha-2), los dos siguientes a la localidad, y los tres últimos caracteres (opcionales) identifican la oficina (se puede utilizar ‘XXX’ para referirse a la principal). La versión abreviada de ocho caracteres se puede emplear para referirse a la oficina principal.

Como es fácil deducir, para cobros y pagos internacionales es necesario indicar el BIC y el código de cuenta IBAN. Para cobros y pagos en el territorio europeo, hoy por hoy, hay que indicar el IBAN… y el BIC.

SWIFT es el acrónimo de la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, que como acabamos de citar concede el BIC a las entidades bancarias asociadas. Por esta razón también se denomina código SWIFT al código BIC.

Si desea conocer el código IBAN o el código BIC que corresponde a un CCC puede invocar el conversor, gentileza de SEPA.