Universo ERP, el Blog DATISA

Al tratar las implicaciones propias de la gestión de los recursos líquidos de las empresas, invariablemente aparece como figura principal la de bancos y cajas (tema que ya tratamos en un post anterior y en el que ahora profundizaremos más).

Los intermediarios financieros juegan un papel fundamental en el cumplimiento de nuestros objetivos de tesorería, y la relación tan intensa que con ellos mantenemos es causa de un gran volumen de trabajo administrativo.

Por ello, no se puede hablar de una gestión de tesorería si no llevamos en conciencia una gestión de bancos.

A través de un programa de tesorería, la gestión bancaria se desarrollará en dos grandes niveles:

• La realización/ confirmación de acciones ejecutadas a través de cuentas bancarias.

• El control de la situación de las cuentas bancarias de la empresa, y de su evolución prevista.

Para poder trabajar en estos dos frentes, un software específico de tesorería se apoya en dos elementos de control fundamentales: las cuentas bancarias y las previsiones.

Las cuentas bancarias

El programa tesorería introduce dentro del sistema general de gestión una nueva unidad de control: la cuenta bancaria.

En la aplicación definimos cada una de las cuentas bancarias con que trabajamos, y establecemos sus características generales: si es de crédito o de depósito, código IBAN, personas de contacto, etc. Pero además vamos a reflejar también las condiciones pactadas para esa cuenta:

• Las condiciones de liquidación de intereses (porcentajes por tramos de saldo, comisiones por descubiertos,…).

• Las condiciones de negociación de documentos (por remesas para gestión de cobro, remesas para descuento, AEB 19, AEB 58, AEB 34,…).

• Intereses por descuento de documentos (porcentajes de descuento que el banco aplicará).

¿Qué uso vamos a darle a estas condiciones grabadas? Efectivamente, reflejamos todo esto para poner en marcha unos mecanismos de previsión y control.

Gracias a estas condiciones maestras, siempre que queramos y de forma automática, podremos hacer simulaciones, controles o previsiones de las liquidaciones de intereses correspondientes a una cuenta.

Por ejemplo, automatizar el cálculo de los gastos bancarios por llevar una remesa de documentos al descuento. Esta información es de gran utilidad, ya que nos permitirá adelantarnos al reporte bancario, y automatizar todos los registros contables a partir de nuestra información de condiciones pactadas, aplicadas sobre cada remesa concreta. De esta forma, podremos hacer un seguimiento de los costes bancarios en tiempo real, sumándolos al resto de costes de la compañía, y gracias a ello y a las funciones de conciliación tendremos siempre nuestra contabilidad al día.

Las previsiones de cobros y pagos

Los recursos líquidos de las empresas, y por tanto su gestión, dependen en gran medida de las operaciones comerciales de compra y venta. Por ello, una aplicación para la gestión de los activos financieros debe ofrecer al usuario un completo desarrollo funcional orientado a la gestión de los cobros y pagos, y al control de sus previsiones.

Es importante subrayar este aspecto, porque el tesorero necesita trabajar a dos niveles, el de la gestión, y el de la previsión. Es decir, por un lado necesita administrar y tomar decisiones concretas sobre los recursos financieros (llevar efectos y pagarés al descuento, hacer una inversión financiera,…); pero por otra parte, para tomar sus decisiones necesita conocer esos recursos, y por ello la capacidad de estimar con antelación y de forma fiable lo que va a ocurrir en las cuentas bancarias de la compañía a consecuencia de las operaciones comprometidas con terceros se convierte en algo  fundamental.

Por todo esto introducimos otro elemento de control clave: las previsiones de cobros y pagos, que se va a concretar en los documentos de cobro/pago.

Es importante entender la posición que ocupan las previsiones dentro del sistema ERP.

En el plano real, nos encontramos con que una operación comercial pasará por diferentes fases, y cada fase quedará documentada: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, asientos contables,…

Cuando en nuestro ERP registramos una factura, ésta irá con una forma de pago concreta, por ejemplo “50% a 30 días, y el resto a 60 días fecha factura mediante pagaré”. En ese momento del registro, de forma automática, se crearán también en el módulo de Tesorería las previsiones de cobro correspondientes; dos documentos de previsión relacionados con esa factura: uno a 30 días fecha factura por el 50% del importe facturado, y el otro a 60 días por el resto. Estos documentos serán materia prima fundamental en nuestra gestión de la tesorería.

El programa tesorería se encargará de proporcionar un seguimiento muy vertical y detallado de la vida de las previsiones. Para ello los documentos reflejan una doble característica: se concretan en un tipo (pagaré, transferencia, AEB 34,…), y en función de esa naturaleza irán pasando por una serie de situaciones (en gestión de cobro, en descuento, devuelto, cobrado,…).

A través de este, y de su sistema de consultas y listados, podremos estudiar las previsiones con diferentes objetivos de control, y automatizaremos los cambios de situación.

Siempre podremos definir nuestras consultas a partir de diferentes criterios de estudio (por bancos, por vencimientos, por deudores, por representantes,…), y filtrando por tipo/ situación (ver todo, solo lo cobrado, las transferencias pendientes de recibir,…) tendremos accesible la información concreta de cada previsión, y su histórico de situaciones.

Las previsiones se utilizan como un instrumento que permitirá cubrir los siguientes objetivos:

• Realizar todos los documentos necesarios para las acciones de cobro y de pago (emisión de pagarés, cheques, AEB 19,…).

• Efectuar previsiones a corto y medio plazo de los estados de la tesorería: análisis de situación de cuentas.

• Gestionar el riesgo bancario por descuento de efectos.

• Controlar las desviaciones entre presupuestos, previsiones, y realizaciones.

Por tanto, tomando como referencia las previsiones y las condiciones de trabajo registradas para cada cuenta bancaria, nos permitirán cubrir estos objetivos que nos hemos marcado.

Sobre este tema recomendamos la lectura adicional del post ¿Compruebas las liquidaciones bancarias? y ¿Te da buen servicio tu banco? de Mario Cantalapiedra

Los sistemas de franquicias y las cadenas de centros propios tienen una vocación por el crecimiento que es quizás el rasgo más esencial de estas compañías.

Para el buen desarrollo de este proyecto de crecimiento se hace fundamental que las empresas se doten de herramientas de gestión completas y con vocación corporativa. Programas que no descuiden el control de ninguno de los órganos vitales del sistema, y permitan así que ese crecimiento sea saludable y rentable.

Sin embargo, la realidad suele ser distinta. La mayoría de los proyectos de franquicias o de cadenas, suelen prestar gran importancia a la mecanización del punto de venta, y no dedicar en cambio la atención necesaria a la centralización y resto de necesidades corporativas. Esto es especialmente cierto en las primeras fases de los proyectos.

Normalmente, los emprendedores que han tenido más éxito son aquellos que desde un principio han entendido el punto de venta como una parte integral de un sistema mucho más amplio. Los casos de éxito vienen claramente marcados por la visión del empresario a la hora de dimensionar correctamente no sólo el punto de venta, sino también la centralización necesaria que sirva como plataforma para ese crecimiento.

No disponer de las herramientas necesarias para la gestión global del negocio, suele ser una de las razones que explican el fracaso de muchos proyectos de estas características, y el grado de descontrol de las inversiones y gastos.

Aunque evidentemente no es lo mismo un sistema de franquicias que una cadena de centros propios, y cada modelo tiene sus características propias, en este post vamos a simplificar con el fin de aportar una primera visión que nos ayude a introducir la problemática común a ambos casos.

Una solución contable para sistemas de centros propios y franquicias

Podemos introducir nuestra exposición a través de la formulación de la siguiente pregunta:

Desde el punto de vista de un franquiciador, o a partir de las necesidades propias de la  central de una cadena, ¿cuáles son las funcionalidades específicas de gestión y control que un sistema contable puede aportar de forma exclusiva, no siendo por tanto tratadas  por otras herramientas de software?

La respuesta vale para ambos casos, y parte del hecho de que un programa contable proporciona una visión económica completa de la compañía; al contrario que otros tipos de aplicaciones, como los sistemas TPV o de gestión comercial, que aportan una visión detallada y complementaria de la actividad comercial de la empresa, pero no un estudio completo desde una perspectiva económica y financiera.

Vamos a desarrollar esta respuesta a través de la relación y explicación de bloques funcionales claramente distinguidos en el departamento financiero.

Contabilidad Financiera y Contabilidad Analítica

La problemática general de gestión en este tipo de modelos de negocio siempre se nos plantea en dos frentes:

• Por un lado, la centralización: disponer de información integrada que aporte una visión general de la empresa,

• y por otro, el control del punto de venta (propio o franquicia).

También a nivel contable nos encontramos con esa misma necesidad, y se resuelve a través de herramientas específicas que aportan al usuario una doble visión financiera y analítica de la realidad de la empresa.

• La visión financiera y de la estructura económica global de la compañía nos la proporciona la Contabilidad Financiera, que centra su atención en la explotación de los datos contables a un nivel global.

• La Contabilidad Analítica añade la característica fundamental de proporcionar un análisis económico de la rentabilidad y de los resultados de cada centro concreto (o de los flujos de ingresos y gastos que genera cada franquicia al franquiciador). Este análisis es económicamente completo en sí mismo, ya que  no sólo considera las ventas de la tienda, o sus gastos de aprovisionamiento, sino que considera toda la corriente de ingresos y gastos que le afectan.

La vocación por el crecimiento a través del número de establecimientos es el rasgo que mejor define la personalidad de los sistemas de franquicias y de centros propios. A medida que el sistema crece, el control contable analítico de cada punto de facturación se va convirtiendo en algo fundamental.

Contabilidad Presupuestaria

Con ese mismo crecimiento nace además una nueva prioridad, la de la planificación y el control presupuestario. Es decir, no solo es preciso analizar y sacar conclusiones a partir de los hechos económicos ya realizados, sino también de controlar la proyección futura de cada centro.

La Contabilidad Presupuestaria facilita ese control. A través del bloque de funciones que proporciona, podremos planificar o prever la evolución de cada tipo de gasto para cada tienda (de modo que el gasto en la tienda 1 en publicidad será de xxx,xx Euros para este año, con una distribución mensual determinada).

Esta planificación podrá ser comparada además con las realizaciones efectivas, y a partir del estudio de las desviaciones, podremos tomar las correspondientes decisiones de gestión.

Conclusiones

Además, el nivel de control se puede ver potenciado enormemente con la incorporación en licencia de las aplicaciones de Gestión de Tesorería, y de Gestión de Inmovilizado.

La implantación de un sistema contable-financiero que alcance este nivel de cobertura es una necesidad que tarde o temprano se manifiesta en cualquier sistema de franquicias, o de centros propios (o mixto). Muchas empresas, conscientes de la ventaja competitiva que aporta, asumen esta inversión desde el comienzo de su actividad, lo cual les permite un alto grado de control y seguridad en todo su proceso de crecimiento; y otras deciden implantarlo más adelante, cuando el tamaño alcanzado impide ya aplazarlo más.

Además os dejamos aquí un video con una entrevista a Ignacio Pomar sobre franquicias.

Hace tiempo escribíamos en este blog la importancia de invertir en formación para mejorar el retorno a la inversión en la implantación de un ERP.

El entorno del usuario y la facilidad de manejo de estas soluciones ha cambiando en los últimos años de manera espectacular. Los ERPs son cada vez más visuales y esto ha revolucionando el mismo modelo de comunicación entre el sistema informático y el usuario. Aún así, incluso el ERP más intuitivo necesita inversión en formación para el aprovechamiento de sus capacidades y, en este sentido, una firme apuesta por la formación de los usuarios es el garante más sólido para la recuperación de la inversión realizada en el aplicativo.

La formación constituye un aspecto esencial para el desarrollo de la Sociedad de la Información, que redunda de forma directa en los procesos productivos de la organización y de hecho en la propia competitividad de las compañías. Conocer a fondo las herramientas, sacarles el máximo partido y hacer que la información fluya entre los departamentos es sólo mérito de la formación de los usuarios.

¿Cómo financiar la formación?

La mayoría de las veces las empresas que se plantean afrontar una formación del tipo que sea, piensan en asumir todo el gasto de la misma directamente. Esto les supone muchas veces un coste adicional que no siempre pueden o quieren hacer frente. Pero, actualmente existen herramientas a disposición de las empresas que permiten “subvencionar” toda o parte de la formación destinada a aprender el funcionamiento del aplicativo. Estas ayudas nos permitirán obtener el máximo partido a la inversión realizada en una herramienta ERP.

Existen algunas específicas como el Plan Avanza Formación en la que la cantidad bruta máxima de ayuda en forma de subvención será hasta el 70% del coste subvencionable. Esta está previsto que se renueven en el año 2011.

Y otras más generales, como los fondos de la Fundación Tripartita, que algunas empresas desconocen que pueden utilizar para cualquier curso, siempre y cuando, se cumpla con unas determinadas características y teniendo en cuenta que la temática del curso debe estar relacionado con su actividad o suponer una mejora en la capacitación del trabajador. Estos fondos están a disposición de cualquier compañía, ya que, una parte de las cotizaciones de la Seguridad Social por parte de las empresas va a destinado a un Fondo para la Formación que gestiona la Fundación Tripartita.

¿Qué es la fundación tripartita?

La Fundación Tripartita, es un organismo estatal español encargado de impulsar y coordinar la ejecución de las políticas públicas en materia de formación profesional, en el ámbito del empleo y las relaciones laborales (RD 395/2007 de 23 de marzo). Esta entidad gestiona los fondos que las empresas abonan a la Seguridad Social en concepto de formación, que varían según el número de trabajadores de la organización. De esta manera, las empresas que deseen desempeñar actividades de formación pueden solicitar bonificaciones a la Fundación Tripartita.

Esta entidad para la formación en el empleo, cuenta con un patronato constituido por la Administración Pública (con representación del Ministerio de Trabajo e Inmigración y las Comunidades Autónomas) y por las organizaciones empresariales y sindicales más representativas. En definitiva, la razón de ser de esta institución es contribuir al impulso y difusión de la formación profesional para el empleo entre las empresas, incluidas las Pymes y trabajadores.

Según los últimos datos de esta entidad, el número de trabajadores que realizaron actividades de formación en 2009 aumentó en un 21% frente a 2008, lo que supuso un total de 2.420.000 participantes en todo el territorio nacional. De este modo, la tasa de cobertura de formación a través de esta iniciativa de formación en las empresas ascendió al 19,1%.

Para el año 2010, la Fundación Tripartita prevé que se mantenga la tendencia de crecimiento en la participación de las empresas formadoras. Estas previsiones tan optimistas  son posibles gracias a diversos factores, como la posibilidad de que las empresas puedan costear los gastos de formación a través del sistema de bonificaciones aplicables a sus cuotas sociales, o la agilidad del proceso de gestión, gracias a una sencilla aplicación telemática que la fundación Tripartita pone a disposición de las empresas que lo deseen.

¿Cómo utilizar estos créditos?

Los créditos de los que dispone la empresa, para la realización de cualquier actividad formativa, se deciden en función del número de trabajadores y las cantidades aportadas a la Seguridad Social en el concepto de Formación Profesional durante el año anterior. Si no se consumen en esa anualidad, se pierden ya que estos créditos no son acumulables para años posteriores.

En este enlace puede encontrar un simulador del crédito que le correspondería.

Cada organización puede optar por utilizar los créditos según su criterio ya sea en un solo curso, para un trabajador, o repartirlo en varios cursos o para varios trabajadores. En el caso de que el o los cursos tenga un coste mayor al crédito del que la empresa dispone, la empresa asume el pago de la diferencia.

Les recomendamos este enlace de la Fundación Tripartita en la que la misma orienta de cómo bonificar la formación de los trabajadores.

La estructura financiera de una empresa conforma uno de los pilares básicos de su organización. De su fortaleza o debilidad dependen en gran medida su estabilidad y sus posibilidades de proyección a medio y largo plazo.

La tesorería es una de las disciplinas fundamentales dentro de la gestión financiera de las empresas. Centra su atención en la gestión de las disponibilidades líquidas. Los elementos naturales con que trabaja el tesorero son el dinero en caja, los saldos disponibles y previstos en las cuentas bancarias, las inversiones financieras, los préstamos, y el control de los gastos e ingresos financieros. Su labor es por tanto la realización de una buena gestión del dinero y de sus movimientos; en definitiva, una optimización en la gestión de los recursos líquidos de la compañía.

La tesorería, junto con la contabilidad, y la gestión de los inmovilizados, constituyen el cuerpo teórico y el marco de trabajo principal en la gestión financiera. Es por ello fundamental que en las compañías haya una especialización en cada una de estas áreas, pero siempre trabajando dentro de un marco conciliador que permita que la información se integre y complemente, facilitando así su análisis más completo.

Por tanto, si queremos acometer una gestión moderna y eficaz, es necesario que recurramos a una herramienta adecuada que permita tanto un tratamiento vertical en las labores propias de la tesorería, como su integración dentro del sistema general de gestión.

La madurez que se está alcanzando en los últimos años en las técnicas de gestión aplicadas por las PYMES, cada vez más cercanas conceptualmente a las de las grandes organizaciones, hace que la demanda de soluciones financieras sea cada vez más exigente.

Gestión para tesorería: la gestión de dos grandes objetivos

Dos son los principales objetivos hacia cuya cobertura se orienta todo el desarrollo funcional de una aplicación para tesorería:

• La gestión de la tesorería propiamente dicha.

• La gestión de las implicaciones contables, administrativas e informativas relacionadas con la tesorería.

En el cumplimiento de ambos objetivos, se aplica continuamente una lógica de automatización que hace posible que a partir de una acción concreta, se generen simultáneamente un conjunto de datos relacionados, optimizando así la seguridad de los registros y la gestión del tiempo del usuario.

Uno de los grandes problemas que afecta a los departamentos financieros de las PYMES, y por tanto a todos los que en la empresa tienen que manejar la información que desde él se genera, es el desorden en la ejecución y naturaleza de sus tareas. En su trabajo diario se mezclan tareas administrativas de todo tipo, junto con labores de análisis y reporte a la Dirección General y otros departamentos. Al no contar con herramientas específicas e integradas dentro del sistema general de gestión, no existe fluidez en la información y por tanto no es compartida por todos los interesados.

Por ello, un beneficio clave que a través de un programa de tesorería obtiene el Departamento Financiero, es la protocolización de su trabajo. A través de la herramienta, y de los esquemas funcionales en que se basa su uso, el departamento y cada usuario se mueven dentro de un marco aplicativo muy desarrollado, y que se ha creado a partir de un análisis profundo de las necesidades de las PYMES españolas.

Al mismo tiempo, toda la organización de la empresa gana. Al estar el programa integrado en tiempo real en el sistema ERP de DATISA, pone a disposición de otros departamentos y de la Dirección General, información clave para el buen desarrollo de sus funciones.

Para entender bien la importancia de los beneficios que aporta, es además fundamental que comprendamos su relación con el resto del sistema ERP: la forma en que proporciona de forma automática información financiera al resto de usuarios, en el formato que cada uno necesita, y en tiempo real.

Integración y conciliación

La información financiera debe estar disponible para quien la necesite, y en el momento que la precise. Por ello, es fundamental que todas las fuentes de información disponibles en la empresa estén coordinadas.

Nos encontramos con tres grandes registros de información, cada uno de ellos diseñado atendiendo a las necesidades de las disciplinas que representan: la Gestión Comercial, la Contabilidad General, y la Tesorería.

Hay operaciones económicas (fundamentalmente las comerciales), que aparecen reflejadas en todos estos registros. No se trata de una duplicación de datos, sino de que las operaciones tienen vida, y atraviesan diferentes fases. Estas fases las gestionan diferentes departamentos y personas. Al mismo tiempo, existen unas obligaciones de registro que las empresas deben cumplir atendiendo a los requerimientos legales.

Por ejemplo, si ponemos nuestra atención en una operación de venta, veremos cómo ésta irá pasando por diferentes estadios, y cómo profesionales de diferente categoría intervienen sucesivamente en su gestión:

Como primera acción comercial podrá haber un presupuesto; éste se transformará en pedido; el pedido se irá sirviendo al cliente, y este servicio se documentará a través de albaranes; en algún momento se expedirá la factura por la operación; a su vez la empresa tiene unas obligaciones contables que se instrumentan a través de los asientos; podrá haber también imputaciones analíticas a centros de coste; y finalmente, se habrá acordado con el cliente una forma de pago determinada que dará lugar a unas previsiones de cobro, que se concretarán en forma y plazos (transferencia, pagaré, cheque, AEB 19,…; contado, 30, 60, 90 días,…), y en unas previsiones de saldos en cuentas bancarias.

Cada departamento debe tener por tanto la herramienta más adecuada para sus cometidos, pero estas herramientas deben estar integradas de forma que no se pierda la perspectiva de la operación. Por ello, cada programa se especializa en dar servicio a sus usuarios naturales, al mismo tiempo que su concepción ERP garantiza la integración de los datos, y la trazabilidad de las operaciones comerciales a través de todas sus fases.

Por otro lado, hay otra fuente de información de gran valor: la que nos proporciona los bancos en soporte informático. El banco nos informa de lo que está pasando en nuestra cuenta: movimientos comerciales, gastos bancarios, ingresos financieros,…, y esta información la podemos obtener en un formato fichero normalizado, la AEB 43.

La conciliación es la disciplina que nos permitirá comparar nuestra contabilidad de una cuenta bancaria, contra la que nos presenta el banco. Esta conciliación deberá hacerla  nuestro software financiero de forma completamente automática. Este es un trabajo imprescindible para cualquier empresa, que requiere de mucho tiempo y concentración si no se mecaniza, especialmente cuanto mayor sea el número de cuentas abiertas. Con lo cual, solo por esto su automatización aporta un gran beneficio.

En realidad, si partimos de una buena metodología de trabajo, y gracias a los automatismos que proporciona el software, lo que estamos haciendo a través de la AEB 43 es conciliar nuestra información operacional (la que está documentada en nuestro sistema ERP) con las corrientes reales de movimientos en cuenta.

Por tanto, integración y conciliación son dos conceptos de gran relevancia en nuestra propuesta de software, y de acuerdo con ello el programa de tesorería va a estar recibiendo de forma constante información del resto del sistema ERP, así como de los bancos, y continuamente estará generando información al sistema general de gestión, para su análisis en otros departamentos, y para agilizar las relaciones de la empresa con los bancos.