Universo ERP, el Blog DATISA

En nuestro anterior post hablábamos de la necesidad que tienen las pymes de invertir en TI para aumentar su productividad. Uno de los problemas de la situación actual es encontrar financiación para poder acceder a esa tecnología. Una de las posibilidades que barajan cada vez más empresas es utilizar el renting tecnológico como una herramienta de financiación.
El renting es un modo de mantener actualizada la tecnología de las empresas y al mismo tiempo que reducir costes y no tiener un impacto negativo en su capital.
Los datos de mercado, en cuanto al crecimiento del número de operaciones de renting al año, se sitúan  entorno al 18%, según IT Renting. Conforme a sus cifras, los productos más solicitados para la adquisición mediante renting continúan siendo los ordenadores 60% (Pcs, Portátiles y servidores), así como los servicios de mantenimiento. Pero se está experimentando un avance importante en licencias y aplicaciones (ERP, CRM), así como los servicios de implantación, parametrización y desarrollos.

¿Qué es el renting tecnológico?
El renting se resume en un contrato mercantil, en virtud del cual, el arrendador (entidad financiera, una empresa especializada en renting, o bien con la propia empresa fabricante), siguiendo las instrucciones expresas del arrendatario, adquiere en nombre propio determinados bienes con el fin de alquilárselos para que éste los utilice por el tiempo que se determine en el contrato, pudiendo ser sustituidos, reemplazados por otros o  ampliarlos durante el período contractual normalmente de uno a tres años.
Los contratos de renting tecnológico suelen incluir equipos informáticos y además servicios asociados complementarios que aseguren dicho bien. Lo que mucha gente no sabe es que el software también se puede financiar a través de esta figura.
En el caso del renting tecnológico se puede incluir en la cuota el seguro de daños propios y robo, asesoramiento, asistencia técnica, actualizaciones y un nivel de mantenimiento a elegir por el usuario.
El renting se suele confundir con el leasing. La diferencia fundamental con el leasing es que con el renting no se pretende que ese bien acabe siendo propiedad de la empresa, sino más bien que una empresa especializada en renting lo adquiera, arriende y permita el cambio del mismo o su actualización en el momento que se precise.

Ventajas
La principal ventaja es de tipo económica y financiera, ya que nos permite acceder a la tecnología que necesita nuestra empresa sin realizar grandes desembolsos de dinero por lo que al realizarse el pago en forma de alquiler, facilita las previsiones de Tesorería. No estamos pagando en ningún momento carga financiera, aunque como un alquiler, también está sujeto a IVA. Y lo más importante la renta de alquiler es un gasto deducible al 100% al igual que el IVA.

Por otro lado mejora los ratios de endeudamiento ya que las operaciones de renting no figuran en el Balance: al ser un alquiler, los bienes arrendados no figuran en el activo de la compañía, lo cual permite mantener la capacidad de endeudamiento con su banco y aumentar la rentabilidad sobre los activos.

Admite una mayor flexibilidad antes los avances tecnológicos y las necesidades de la empresa ya que permite la posibilidad de actualización o ampliación de los productos contratados.

Aunque en los últimos tiempos hemos avanzado muchísimo en la adopción de nuevas tecnologías en las pymes españolas, como así los confirma ‘‘Informe ePyme 2010. Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española”, presentado ayer por La Dirección General de Política de la PYME (DGPYME) y Fundetec, nuestra opinión es que queda todavía mucho que hacer. Destacamos algunos datos, aunque aquí se puede descargar el informe completo.

Según los datos publicados por el Observatorio Nacional de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), en 2010 el 66% de las microempresas disponía de ordenador, lo que supone un 1,6% más que en 2009, mientras las pymes ascendieron al 98%, 0,8 puntos más que el año anterior. También ha aumentado la penetración de la telefonía móvil.

Respecto a la presencia en Internet, destacan los sectores hotelero (94%), turismo rural (88%) y logístico (85%), para los que la Red es el principal instrumento de marketing y comercialización de su oferta, junto a la presentación de la entidad. Mientras que el uso del comercio electrónico ha descendido respecto al año anterior.

¿Y las herramientas de gestión?

En cuanto a las aplicaciones informáticas utilizadas, según el citado informe, las más comunes son las ofimáticas, las de facturación y contabilidad. Así, logística, hotelero y textil y confección son los sectores que más utilizan estas herramientas, produciéndose un incremento respecto a la pasada edición.

En el caso del sector hotelero, las aplicaciones más utilizadas son la gestión de reservas (89%); en el de textil y confección es la facturación online (94%); mientras en el logístico son los sistemas de gestión informatizada de entrega a clientes finales (77%).

Y aunque es verdad que ha habido avances en la adopción de estas herramientas todavía quedan áreas del negocio críticas sin informatizar y que podría aumentar significativamente la productividad de las pymes.

En el área financiera las pymes pueden contar con herramientas más avanzadas y que nos permitan obtener información adicional para la toma de decisiones, herramientas que ya hemos ido analizando en este blog como, la contabilidad analítica o de costes y el seguimiento presupuestario con análisis de desviaciones.

También la gestión de tesorería diseñada para gestionar la planificación y el control de los activos financieros de la empresa y que permite obtener previsiones del flujo de tesorería, posibilitándonos tener una posición proactiva sobre la liquidez de la compañía y mejorando la optimización de la gestión de sus recursos financieros.

Mejoras en los procesos de ciclo de ventas

Respecto a los procesos de facturación el gran reto de las pymes es ir introduciéndose en la facturación electrónica.

Pero además existe la posibilidad de forma integrada planificar y gestionar el ciclo de compras y consumos de una forma completa (gestión de clientes, proveedores y representantes, control de almacén, gamas, pedidos, presupuestos, albaranes, facturación, histórico de movimientos, estadísticas etc.) y que nos proporcionan información fundamental para la toma de decisiones. No sólo hay que aumentar las ventas también hay que ir hacia la búsqueda de negocios eficientes que maximicen la rentabilidad y eso se vea reflejado en los beneficios.

En este aparatado hay que tener en cuenta las distintas herramientas sectoriales y que dan respuesta a necesidades concretas de nuestro sector.

En esta área de negocio también se ha ido introduciendo la tecnología móvil. Las ventajas de estas aplicaciones son muy numerosas y aplicables a diferentes ámbitos empresariales. En el mercado español ya existe una oferta real de aplicativos móviles integrados con los sistemas ERP y especialmente diseñados para la pyme Áreas como la atención al cliente, el transporte, el control del inmovilizado, de almacenes y stocks, o la restauración, la preventa o autoventa son algunas de las posibilidades de estas aplicaciones.

Sin embargo, para la inmensa mayoría de las pymes, no se plantea el uso de las tecnologías móviles en el área de gestión, debido en gran parte al desconocimiento de las ventajas que estas herramientas pueden ofrecer.

E-administración y ERP

Otro de los puntos a tener en cuenta es la e-administración. En los últimos años, nuestro país ha hecho un esfuerzo importantísimo en materia de eAdministración, efectuando un cambio a la “española” para situarse como uno de los países europeos y mundiales más avanzados en este aspecto. La Agencia Tributaria está llevando la delantera en este proceso de telematización, y gracias a ello hoy la mayoría de las declaraciones más utilizadas pueden y deben presentarse a través de Internet.

Este esfuerzo también se ha visto reflejado en el uso que hacen las pymes de la Administración electrónica tal y como se desprende del informe presentado por Fundetec. Su utilización depende, principalmente, del tamaño de la empresa, pues existe una importante diferencia entre las microempresas (38,8%) y las pymes (67,8%).

Esta variación también se aprecia entre los sectores analizados, dado que, en aquellos que cuentan con mayor número de pymes (logística, hotelero y textil y confección), utilizan la Administración electrónica mucho más que los sectores con mayor porcentaje de microempresas y autónomos (comercio minorista, transporte, turismo rural y artesanía).

La tributación por Internet es mucho más fácil de lo que parece. La misma aporta a las empresas ventajas importantísimas en la eliminación de errores y en el ahorro de tiempo y esfuerzo, pero cuando estas ventajas realmente se multiplican, es con el uso de sistemas de gestión ERP.

Y es que, dichos sistemas no sólo permiten la generación y presentación de las declaraciones con un solo clic del ratón, sino que también automatizan todos los procesos de verificación, históricos y contabilización para integrar los datos en el flujo de gestión general.

Conclusiones

Aunque el avance tecnológico de la pyme va aumentando, desde nuestro punto de vista, es necesario todavía un cambio de mentalidad en general. Todavía hay mucho desconocimiento sobre los beneficios que las TIC nos pueden aportar y en todas las áreas donde pueden intervenir.

Sin embargo, las nuevas tecnologías por si mismas no hacen milagros.  Debemos de tener en cuenta que son eso: herramientas, y de cómo se utilicen dependerá el retorno a la inversión. No basta con adquirir una herramienta hay que implantarla y aprender a utilizarla.

En el ciclo económico actual la adopción de las nuevas tecnologías va ser fundamental si queremos aumentar nuestra productividad sin aumentar nuestros recursos y poder competir. La única vía para hacerlo es a través de la automatización de procesos que mejoren nuestra competitividad. En esta ocasión no podemos permitir el lujo de llegar tarde. Algunos ya lo tienen claro.

¿Qué os parece? ¿Serán las pymes capaces  de subirse al tren de las nuevas tecnologías?

En ocasiones se tiende a olvidar que las aplicaciones informáticas forman parte del activo permanente de la empresa. La adquisición de una licencia de un programa informático es una decisión de inversión, y por tanto el buen uso de la aplicación repercutirá necesariamente en la rentabilidad y resultados de la compañía; y al contrario, un uso deficiente del mismo genera importantes costes de oportunidad.

Aunque decir esto puede parecer una obviedad, creemos que es especialmente importante recordarlo en el caso de una aplicación de contabilidad, dado que muchas veces el comprador la ve, tan solo, como una herramienta necesaria para la obligada presentación de cuentas anuales y declaraciones. Sin embargo, si consideramos que “la información es oro”, convendremos que una inteligente explotación de los datos contables, efectivamente creará valor y calidad en la gestión.

Por tanto, se hace fundamental conocer la verdadera talla de una implantación contable de calidad, y la forma en que contribuye a la consecución de los objetivos generales de la empresa.

¿Qué funcionalidad debe comprender un programa de Contabilidad?

El objetivo de una aplicación de contabilidad es poder realizar un tratamiento y explotación  del dato a distintos niveles. Primando dos intereses fundamentales:

• Proporcionar una solución administrativa ágil, a través de la propuesta de un marco de trabajo muy desarrollado, ordenado y claro.

• Dotar a la dirección general y financiera de amplias opciones de análisis de la información. La aplicación despliega un desarrollo funcional que conforma un amplio marco de análisis, presentando la información desde distintos ángulos, y al tiempo bajo una perspectiva integradora y conciliadora.

Es importante señalar la relación directamente proporcional que existe entre estos dos puntos. Cuanto mejor clasificada y ordenada esté la información, más fácil, clara y potente será su explotación.

Vamos por ello a centrar nuestra atención en los distintos niveles de trabajo, la forma en que se interrelacionan, y las posibilidades de explotación y análisis del dato:

Tratamiento Fiscal
Las facturas recibidas y expedidas conforman el principal soporte documental de nuestras operaciones con terceros (clientes, proveedores,…), y son el origen de los datos que a través de las Declaraciones hay que presentar a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Es objetivo de la aplicación  el registro y clasificación de los datos de las facturas de forma clara y ordenada, para la posterior obtención de las mencionadas Declaraciones, y también para el análisis de la información con otros fines administrativos y de gestión.

Además del tratamiento propiamente fiscal, a partir del registro de facturas debería existir un completo paquete de listados y consultas diseñados para la gestión diaria de las relaciones con terceros.

Tratamiento Contable Financiero

Desde nuestro punto de vista, la aplicación debe estar diseñada para que la generación de los asientos contables sea tan automática como sea posible, y de forma que la información que presentan las consultas y listados tenga entidad contable, analítica, y administrativa.

La generación automática de asientos podrá tener origen en operaciones administrativas de distinta naturaleza: registro de una factura de compra, cambio de la situación de una obligación de pago, confirmación de un cobro,… Estas operaciones se notificarán en las funciones correspondientes, y a partir de ese dato se generarán de forma automática y relacionada sus registros contables.

Por supuesto, también es posible el alta aislada de asientos contables, y se podrá hacer por métodos manuales, o asistidos (asientos semiautomáticos).

A partir de la información contable, el programa desarrollaría el análisis de la información. Presentarnos listados de estudio de antigüedad de la deuda, de justificación de saldos, de períodos de cobro, ABC´s comparativos (estadísticas que comparan la información de grupos de cuentas. Por ejemplo, una comparativa de gastos), etc.

La aplicación debería disponer además de un generador de informes parametrizable por el usuario, de forma que se podrían confeccionar informes de origen y aplicación de fondos, de ayuda a la confección de la memoria, informes de ratios financieros, de ratios de rentabilidad, de ratios de gestión, informes analíticos,…

Finalmente, a partir de la Contabilidad podremos presentar las Cuentas Anuales en formato digital, o en formato papel.

Tratamiento Contable Analítico

A través de la Contabilidad Analítica, como ya hemos comentado en otros post, podremos obtener una visión global y plena de los centros de coste (delegaciones, departamentos, tiendas,…) de la empresa. Tendremos un control de la totalidad de gastos e ingresos que fluyen en cada centro, e indicadores de la rentabilidad de los mismos.

Por tanto, el programa justificará contablemente los resultados de los distintos centros de coste, proporcionando a los mandos de la empresa la información detallada que le permitirá el control de los mismos, y la toma de decisiones de gestión.

El dato analítico se generará automáticamente o de forma asistida, a partir de los registros de facturas y contables.

Tratamiento Contable Presupuestario

La aplicación puede incorporar un sistema de control presupuestario, de forma que se puede planificar o prever  la evolución de los elementos representados por las cuentas contables, controlarla, y tomar decisiones de gestión en función del análisis de desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos.

Normalmente las empresas ejercen el control presupuestario a nivel de gastos e ingresos, pero con un programa que incluya contabilidad presupuestaria, podrán hacerlo a un nivel global por cuenta (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios), o a un nivel analítico (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios en el Departamento Comercial)

La generación de los presupuestos podrá ser manual, o automática (por ejemplo, en función de las realizaciones efectivas de otros años en las cuentas a valorar).

Tratamiento en Cartera

Las operaciones de terceros (compra, venta,…) representadas a través del registro de facturas, generarán automáticamente en el módulo de cartera las correspondientes previsiones de cobro/pago, a partir de las formas de pago empleadas.

Estas previsiones serán de un tipo determinado (cheque, pagaré, transferencia, AEB 19,…) y pasarán por una serie de situaciones (pendiente de recibir, en negociación, cobrado,…). A través del tratamiento en cartera podremos gestionar los cambios de situación y generar de forma asistida los asientos contables correspondientes.

La aplicación nos permitirá controlar además nuestro estado de cartera, a través de un amplio sistema de consultas y listados.

Tratamiento Administrativo

Siempre ha sido nuestra prioridad dotar al Departamento de Administración de las herramientas necesarias que le ayuden a mecanizar otras tareas del día a día, que sin tener un contenido puramente contable, la gestión manual de las mismas genera una gran carga de trabajo.

Con este objetivo, habitualmente las aplicaciones de contabilidad presentan un gran gama de funciones de naturaleza administrativa: punteos automáticos, manuales, emisión de cartas/certificados, conciliaciones automáticas entre el Registro de Facturas y la Contabilidad,…

Indicadores de la calidad de una aplicación contable

El principal indicador de calidad de una aplicación de contabilidad lo encontramos en sus posibilidades de automatización de los registros, y en su capacidad de organizar y explotar la información; de interrelacionarla, y evitar la duplicidad de datos. Todo ello traerá consigo una gran reducción de tiempos y esfuerzo.

Conformando un cuerpo funcional que da cobertura a muchas áreas de trabajo de un Departamento de Administración, y además lo hace de forma integrada y evitando errores.

La presentación de los listados y consultas contemplará esta trazabilidad operativa, generando por ello un análisis de la información en múltiples dimensiones.

Normalmente el módulo de contabilidad está plenamente integrado con el resto del ERP, de forma que las posibilidades de automatización y control crecen todavía más, amplificándose a otras áreas de la empresa ya sean financieras o de gestión comercial.

Mucho se habla últimamente sobre Cloud Computing y virtualización. Pero mientras que los responsables de TI del resto del mundo parecen apostar por este tipo de tecnología buscando reducir los costes y mejorar la eficiencia, según Gartner, en España parece que no terminamos de fiarnos.

Según los últimos datos, el 86% de las empresas españolas se encuentran indecisas a la hora de adoptar esta tecnología. El 79% de los españoles destaca la seguridad como la principal barrera a la hora de adoptar servicios en la nube. Sin embargo, todo parece indicar que aquí será solo cuestión de tiempo vencer las barreras de entrada.

Uno de los conceptos que incorpora la informática en la nube es el software como servicio o Saas, una nueva forma de comercializar el software que ha venido para quedarse.

¿Qué es el Saas y como funciona?

Saas, del inglés Software como Servicio es un modelo de distribución de software en donde la compañía de TI provee de soluciones de gestión empresarial mediante un servicio de pago por uso de cuotas, cuyo acceso se realiza a través de Internet.

Las aplicaciones se encuentran alojadas en un servidor remoto de las instalaciones del proveedor brindando la posibilidad de acceder y trabajar con aplicaciones on-line desde cualquier ordenador que disponga de Internet. Y ofreciéndonos todas las ventajas de trabajar en este entorno.

La gran diferencia, es que el usuario deja de tener la propiedad de la licencia, que pertenece al proveedor de soluciones y accede al uso de las aplicaciones a través de un contrato de alquiler. Habitualmente el pago se realiza en función de los módulos de las aplicaciones del ERP que se utilizan y el número de usuarios. Generalmente las prestaciones y las funcionalidades son las mismas se tenga la licencia del ERP en propiedad o en Saas.

La forma de acceder al servicio es muy sencilla, basta entrar en Internet y conectar con la aplicación que tenemos contratada. En ese momento accedemos a un entorno seguro que nos permite entrar en la aplicación, normalmente mediante un sistema de usuarios y contraseñas que identifican al usuario.

El software esta alojado en servidores seguros que garantizan la seguridad,  la confidencialidad y la integridad de los datos.

Ventajas del entorno Saas para la pyme

Disponibilidad absoluta en tiempo real las 24 horas del día y desde cualquier lugar siempre que haya una conexión a Internet.

Máxima seguridad y confidencialidad de los datos. Muchas pymes no disponen de una política apropiada de seguridad de sus datos en caso de pérdida de información o de fallo del hardware. Sin embargo, todas las empresas que ofrecen software como servicio incluyen un servicio de backup, restore y planes de contingencia. Además que los servidores en el que está alojado el software cuentan con las máximas garantías de seguridad en caso de ataques.

Reducción de costes TI, fundamental en los tiempos que corren. No es necesario realizar una inversión inicial en máquinas, Sistemas Operativos, software adicional, etc. para garantizar el buen funcionamiento de la aplicación. Y tampoco es necesario el mantenimiento de la plataforma, del software, ni del hardware.

Actualizaciones y nuevas funcionalidades inmediatas, el proveedor se encarga de mantener la aplicación constantemente actualizada asegurando la evolución del software a las ultimas novedades tecnológicas, legislativas y funcionales.

Reducción del tiempo de implantación. Otra de las ventajas que ofrece el Saas es la que se miniminiza el tiempo de implantación del sistema. En un breve periodo de tiempo el usuario puede estar funcionando con el nuevo software

¿Qué debemos tener en cuanta a la hora de elegir un ERP en Saas?

A la hora del elegir cual es la solución que más se adapta a nuestra empresa deberíamos de tener en cuenta dos puntos fundamentales:

Estamos eligiendo una solución ERP, por tanto debemos seguir los mismos parámetros que tendríamos en cuenta al decidir cual es la solución que más se adapta a nuestras necesidades cuando optamos por la propiedad de la licencia. Actualmente existen soluciones de software en la nube muy completas a un precio muy competitivo y no tenemos porque renunciar a prestaciones. Ya hemos tratado este tema en este blog y os recomendamos la lectura de cómo elegir un ERP.

Otro punto a tener en cuenta son las garantías de seguridad que ofrecen los proveedores, aunque actualmente estas suelen ser mucho más altas que las que puede tener cualquier pyme hoy en día. Estas son: gestión de riesgos frente ataques externos, seguridad física en los centros de datos con acceso sólo a personal autorizado, control de las condiciones ambientales necesarias para el mantenimiento de las máquinas. En España además el sistema debe velar por la posibilidad del cumplir con los requisitos de la LOPD.

¿Qué opináis terminarán cumpliéndose las previsiones y las pymes se beneficiarán de esta nueva tecnología?