Universo ERP, el Blog DATISA

El día 6 de julio de 2010 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la “Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales”, y entró en vigor al día siguiente.

Esta Ley aparece en un momento crucial, en el que cada mes cierran un número importante de empresas y autónomos ahogados por la situación económica “insostenible”, y en muchos casos con negocios perfectamente viables y con carteras de pedidos destacadas pero que no pueden continuar al no poder hacer frente a sus pagos, y esto motivado por no haber podido cobrar sus anteriores trabajos.

En resumen, la Ley trata de desvincular las operaciones comerciales de las necesidades financieras de los clientes, de forma que cada sociedad disponga de los recursos financieros que necesite para el desarrollo de su actividad productiva y comercial. Se implanta de forma gradual.

A grandes rasgos, la Ley distingue dos grandes grupos de deudores, las administraciones públicas y las empresas en general. Respecto a los primeros, y a pesar de la influencia que tiene en la evolución económica, nadie espera que se cumpla. Nos referiremos en lo que sigue de este post a lo concerniente para el segundo colectivo, en los casos más frecuentes.

El Artículo 4 trata de la “Determinación del plazo (máximo) de pago”, que será el siguiente:

• Sesenta días desde la fecha de recepción de la mercancía o servicio. No podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes. La Disposición transitoria segunda establece una aplicación paulatina, fijando el plazo máximo en 85 días para las entregas y prestaciones realizadas entre el 7 de julio de 2010 y el 31 de diciembre de 2011, 75 días para las recibidas durante el año 2012, y 60 días para las entregadas a partir del 1 de enero de 2013.

• Si el deudor recibe la factura antes que los bienes y servicios, el plazo de 60 días se establece a contar desde la fecha de la entrega de bienes o prestación de los servicios.

• Si legalmente o por contrato se ha dispuesto un procedimiento de aceptación o comprobación para verificar la conformidad de los bienes o servicios, y si el deudor recibe la factura antes de finalizar el período para realizar dicha aceptación, los sesenta días se computarán a partir de la fecha de entrega.

• Podrán agruparse facturas (albaranes) a lo largo de un período determinado no superior a 15 días, mediante una factura comprensiva de todas las entregas realizadas en dicho período, factura resumen periódica, o agrupándolas en un único documento a efectos de facilitar la gestión de su pago, agrupación periódica de facturas, y siempre que se tome como fecha de inicio del cómputo del plazo, la fecha correspondiente a la mitad del período de la factura resumen periódica o de la agrupación periódica de facturas de que se trate, según el caso, y el plazo de pago no supere los 60 días desde esa fecha.»

Según la Disposición adicional primera, los aplazamientos de pago de productos de alimentación frescos y perecederos no excederán en ningún caso de 30 días a partir de la fecha de la entrega de las mercancías.

Por otro lado, la disposición adicional tercera señala: «Las sociedades deberán publicar de forma expresa las informaciones sobre plazos de pago a sus proveedores en la Memoria de sus cuentas anuales, habilitando el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) para resolver sobre la información oportuna a incorporar en la Memoria de Cuentas Anuales de las empresas para que, a partir de las correspondientes al ejercicio 2010, la Auditoría Contable contenga la información necesaria que acredite si los aplazamientos de pago efectuados se encuentren dentro de los límites indicados en esta Ley.

Sobre la inclusión en la memoria de la citada información, el BOE del día 31 de diciembre de 2010 publicó la Resolución de 29 de diciembre de 2010, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales.

Por la anterior, la información se suministrará en una nota de la memoria con la denominación «Información sobre los aplazamientos de pago efectuados a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.», y estará contenida en el siguiente cuadro:

Como es habitual en las cuentas anuales, la información corresponderá al ejercicio que se declara y al anterior, aunque para los que se inician en el año 2010 solo será necesario el primero.

Para los importes y porcentajes “dentro del plazo legal” hay que tener en cuenta que para las entregas anteriores al 7 de julio de 2010, fecha en la que entró en vigor la Ley 15/2010, todos los pagos están en plazo, para las entregas efectuadas desde esa fecha y el 31 de diciembre de 2011 los pagos en plazo son los que no exceden de 85 días, para las efectuadas durante el 2012 están en plazo los pagos que no sobrepasen los 75 días, y de las entregas efectuadas a partir del uno de enero de 2013 cuando el pago no sobrepasen los 60 días.

Los importes de los pagos que no están en plazo se acumularán en las casillas “Resto”. También se incluyen los Totales de pagos en el ejercicio (de las entregas del ejercicio).

Cuando la memoria corresponde al modelo normal (es decir, no es obligatorio en los modelos abreviado y pymes) hay que incluir el PMPE de pagos (Período Medio Ponderado de pagos Excedidos) en días. Esta ratio, como su nombre sugiere, no tiene en cuenta los pagos en plazo, y en al cálculo tienen más influencia los de mayor importe.

Completan el cuadro los importes de los “Aplazamientos que a la fecha de cierre sobrepasen el plazo máximo legal”, o dicho de otra forma, los que ya no se pagarán en plazo. Nótese que es a la fecha del cierre, aunque es probable que en la fecha de preparación de la memoria se disponga de mayor información sobre los pagos de operaciones “entregadas” en el ejercicio y no pagadas en el mismo.

Para rematar la saga legislativa sobre información de plazos de pago, en el BOE del día 14 de marzo se publica la “Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, modifica la Resolución de 6 de abril de 2010, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma”.

En la web del Ministerio de Justicia, página de Registros Mercantiles, están disponibles los distintos modelos e instrucciones, en castellano y lenguas cooficiales, para preparar las cuentas anuales que corresponden a los ejercicios iniciados en 2010.

Una vez conocida la información a incluir en la memoria de las cuentas anuales, solo queda decidir el origen de la información y los algoritmos de cálculo a utilizar. Salvo casos particulares en los que los pagos con plazos excedidos sean cuantitativamente pocos, la obtención manual resultará extraordinariamente laboriosa debido a que hay que calcular el plazo de pago de cada factura con fecha de operación en el ejercicio que se declara, y acumular por separado los que estén en plazo y los que no, haciendo imposible el cálculo global por proveedor. En esta ocasión, la información integrada de facturación y cobros que ofrecen las aplicaciones ERP vuelven a ofrecer una ayuda inestimable en la elaboración de este cuadro por procedimientos automáticos.

Antes de entrar en materia sobre las ventajas de utilizar herramientas ERP para la confección de las cuentas anuales y libros oficiales, queríamos comentaros los últimos cambios legislativos en esta área.

Este año hay novedades para la presentación de cuentas, el 14 de marzo se publicó en el BOE la Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. En esta, se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales normales, abreviados y para pymes, de los sujetos obligados a su publicación, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma.

Esta resolución recoge los cambios en las cuentas anuales motivados por las últimas modificaciones legislativas incluyendo el nuevo cuadro para añadir a la memoria en el que se informa de los plazos de pago a proveedores (Ley de lucha contra la morosidad).

Será obligatorio para las sociedades que aprueben sus cuentas anuales con posterioridad a la publicación de esta resolución en el BOE, es decir después del 14 de marzo de 2011.

Os recomendamos el resumen de cambios principales en el blog de Antonio Esteban 2.0. Se puede consultar y descargar los nuevos modelos e instrucciones para del Depósito de cuentas en la web del Ministerio de Justicia.

Desde ayer también está disponible en la página del Registro Mercantil el programa D2 para el ejercicio 2010 (así como dos nuevas versiones para los dos años anteriores). En nuestra página web podréis encontrar como realizar la Presentación de los Libros. Y también os puede ser útil como realizar las Comprobaciones previas a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil y su seguimiento, que ya publicamos anteriormente en este blog.

Automatismos de los ERPs de cara al Registro Mercantil

La tributación por Internet no es el único ámbito de procesos, cuya tramitación facilitan los modernos sistemas ERP para aprovechar todas las ventajas que aporta la e-administración. Otra área donde estas herramientas resultan especialmente útiles, es en la presentación de los Libros al Registro Mercantil, procedimiento en el que todavía existe la posibilidad de la presentación en papel, en el llamado formato digital y/o por Internet.

Aunque en este caso el procedimiento para la presentación vía Web resulte menos logrado que el utilizado por la AEAT, sobre todo por la complejidad en la obtención del certificado de usuario, la sola presentación de los Libros en fichero digital ya supone una facilidad añadida importante para la empresa.

La generación de este fichero, se realiza por los sistemas de gestión ERP de forma totalmente automática. Aunque se recomienda unas pequeñas comprobaciones previas como comprobar si están disponibles los Patrones de Estados Financieros adecuados para este propósito. Para después, generar el fichero que podemos importar directamente en el programa D2 del Registro Mercantil y a través de Internet presentar las cuentas y libros oficiales.

Lo único que no se puede realizar de forma automática es la memoria, aunque la utilización de un ERP también nos facilita la tarea, ya que casi toda la información la podemos obtener de los datos introducidos en la Contabilidad de forma rápida y sencilla.

La principal ventaja de la presentación en formato digital por Internet, es el ahorro de tiempo y los costes que suponen el desplazamiento al Registro.

Conclusiones

En definitiva, y aunque sea a regañadientes, estamos avanzando hacia una Administración totalmente telemática, y cuanto antes entiendan las empresas esta realidad, antes tendrán la capacidad de prepararse y aprovecharla.

Sin distraerse de lo que es el foco de nuestro negocio, no debemos olvidar que los beneficios se incrementan, no sólo mejorando las ventas y la producción, sino también reduciendo los costes. Y los costes administrativos en una compañía poco automatizada no son para nada insignificantes.

El principal beneficio de las herramientas de gestión, y la utilización de Internet para cumplir nuestras obligaciones con el Registro Mercantil, es el ahorro del tiempo en la búsqueda, introducción y comprobación de la información, al igual que en la eliminación de los errores. Y hoy, en todos los ámbitos y sectores, y en todos los lenguajes, el ahorro de tiempo significa dinero.

Nos quejamos muchas veces de las trabas administrativas que tienen las pymes para poder realizar su actividad diaria, lo que supone un carga que disminuye nuestra competitividad al tenerle que dedicar tiempo a estas tareas que no aportan valor al negocio. Sin embrago, como ya comentábamos hace un mes en este blog, se está haciendo un gran esfuerzo por hacer accesible la e-administración a empresas y ciudadanos, sobre todo en el área tributaria. De hecho, la AEAT, ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

Marchamos lenta e inexorablemente hacia una tributación 100% telemática que, al principio, fue obligatoria sólo para las grandes compañías y que, desde el año 2008, también se hizo extensible a los contribuyentes con forma de sociedad anónima o limitada, en cumplimiento de la Orden EHA/3435/2007, aprobada el 23 de noviembre de 2007.

Hoy, todavía quedan algunos colectivos, como las cooperativas o las sociedades laborales, etc. que no están obligadas a tributar por Internet, pero que sin lugar a dudas, se irán incorporando paulatinamente a este modelo, hasta la plena implantación de la tributación telemática, con Internet como el principal canal de comunicación.

Hasta hace poco, esta evolución se había llevado a cabo únicamente en el ámbito de la Administración Central. Últimamente, sin embargo, a la misma se han empezado a sumar las Comunidades Autónomas con regímenes recaudatorios especiales. A modo de ejemplo, desde el pasado 1 de enero, las empresas canarias también pueden realizar vía Internet la presentación del modelo 411, referente a la devolución del IGIC y a su pago a través de una pasarela de pago, en caso de que salga positivo. Las empresas de esta Comunidad, de este modo, ya podrán presentar por la Red las declaraciones correspondientes al último período del año 2010.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones ya pueden y deben presentarse a través de la Red.

Más fácil de lo que parece

Todas aquellas pymes que todavía no se hayan puesto al día en materia de eAdministración, deben saber que la tributación de impuestos a través de Internet es una tarea mucho más sencilla de lo que puede parecer a priori. Sólo se necesita:

• Disponer de conexión a Internet y de un navegador (Explorer, Netscape, Crome, Mozilla Firefox…)

• Disponer de un certificado de usuario facilitado por la AEAT, aunque éste no es necesario para autoliquidaciones de aduanas e impuestos especiales o si la empresa está inscrita en el Registro de Grandes Empresas.

El miedo a la seguridad, en este tipo de procesos, es infundado. Este ha sido uno de los aspectos en los que más se ha avanzado en los últimos años, a nivel general, y el procedimiento de tributación telemática, al igual que otras muchas operaciones por Internet, es tanto o más seguro que el anterior procedimiento “manual”.

Beneficios de la tributación a través de un sistema ERP

Después de todas estas facilidades por parte de la Administración y de las entidades bancarias, el siguiente paso lógico para facilitar la tributación por Internet era sin duda que este proceso se integrara en los sistemas de gestión empresariales y que se pudiera realizar de forma automática a través de los mismos.

A partir de este momento, en las herramientas de gestión más populares, se han ido incorporando toda una serie de automatismos, pensados para facilitar estos procesos.

De este modo, con una herramienta ERP con funcionalidades para la tributación por Internet, las declaraciones se obtienen automáticamente a partir de la información introducida para las tareas de gestión, sin la necesidad de ningún trabajo adicional. (En el caso de las autoliquidaciones, por ejemplo, el sistema ERP captura automáticamente los datos de contabilidad y de las facturas o del origen que proceda).

Estos sistemas de gestión son capaces de generar los ficheros automáticamente y estos ficheros de declaración se pueden importar en la Web de la Agencia Tributaria, realizando previamente un chequeo de la declaración con un programa facilitado por la propia AEAT. Una vez importados los datos desde el  sistema ERP, la declaración se puede realizar en este mismo momento.

Las soluciones ERP también facilitan la gestión de las declaraciones con varias funciones que incluyen la verificación de concordancia entre la información contable y los valores acumulados de las facturas, la conciliación para detectar las causas de posibles incidencias, el calendario de presentaciones, etc. y también proporcionan la simulación previa para las previsiones de pago.

Al declarar con la ayuda de un ERP, también se pueden generar automáticamente los correspondientes asientos de liquidación y los asientos de pago, para facilitar la gestión posterior. Las declaraciones realizadas, por otro lado, se registran en un histórico dentro del programa de gestión, que permite cualquier comprobación en cualquier momento, el chequeo de las autoliquidaciones periódicas, la captura de datos para las declaraciones anuales o la extracción de información para otros procesos de control (como la obtención del importe pagado, las bases y cuotas de inversiones, etc.).

Las capacidades para la tributación por Internet en los modernos sistemas ERP han tenido una calurosa bienvenida por todas las empresas que presentan sus declaraciones de manera directa, ya que les ahorran muchos esfuerzos y quebraderos de cabeza, además de posibles penalizaciones.

Para llevar a cabo este proceso con un sistema de gestión, las compañías sin embargo, siguen necesitando un certificado de usuario, que muchas empresas todavía no han obtenido de la AEAT. Según datos extraoficiales, hoy más del 60% de las empresas españolas todavía no disponen de este certificado digital, para presentar sus declaraciones a través de Internet, y supuestamente delegan esta labor en las gestorías especializadas, que operan a través de certificados colectivos.

Aunque la obtención de este certificado podría resultar un tanto compleja para una compañía no acostumbrada a efectuar estos trámites, el esfuerzo desde luego vale la pena ya que, una vez conseguido y si no se deja caducar, el mismo tendrá una validez del apoderado desde  la empresa.

Pero incluso para las compañías que prefieren operar a través de un asesor, el uso de un programa ERP con capacidades para la tributación por Internet, sigue aportando beneficios importantes en todas las tareas de comprobación, para cuadrar los datos de distintas fuentes y para todo el control posterior de los valores tributados, a través de históricos, mejorando los tiempos y la fiabilidad de los procesos.

?Para ampliar la información sobre este tema os recomendamos la lectura del blog de Bartolome Borrego, Procedimientos telemáticos.

Uno de los temas estrellas de este blog son las herramientas de gestión financiera. Por eso, en esta ocasión queremos recomendaros un evento. Esta semana comenzó el Congreso Nacional Pymes, organizado por Interban Network y que tiene como objetivo ofrecer a las PYMEs nuevos enfoques en lo que se refiere a la gestión financiera, así como alternativas para optimizar los recursos económicos. En el Congreso se presentarán soluciones de ahorro, herramientas de tesorería, y en definitiva, todas las claves para que las PYMEs puedan transformarse en empresas competitivas.

Nosotros somos patrocinadores de esta iniciativa y pensamos que os puede resultar muy interesante. En estos encuentros, nuestro compañero, Pablo Couso, consultor senior de desarrollo de negocio en DATISA, ofrecerá una ponencia titulada “Herramientas de tesorería, la clave para mejorar la liquidez de la PYME”. A través de esta charla, se mostrará a los asistentes las ventajas que ofrecen a las PYMEs las soluciones informáticas para gestionar la tesorería.

Control de riesgos y ayuda en la toma de decisiones

La gestión de la tesorería se presenta como una disciplina cuyo principal objetivo es la optimización de los recursos financieros, aportando información suficiente como para poder tomar decisiones planificadas, a diferencia de la contabilidad convencional que sólo analiza datos económicos presentes y pasados de la compañía.

En las grandes empresas, la tesorería se presenta como una disciplina diferenciada que cuenta con unos claros objetivos. Sin embargo, no ocurre lo mismo en las PYMES, donde la tesorería suele ser una gran desconocida o se confunde con la contabilidad. En la mayoría de los casos, estas empresas no cuentan con sistemas informáticos adecuados, lo que implica incrementar las deficiencias y el escaso control sobre aspectos como la conciliación bancaria, la posibilidad de contrastar fechas, el cálculo de intereses de cuentas bancarias o la previsión y control de gastos de transacciones.

La tesorería se mueve en el terreno de la relación con los bancos, los clientes y los proveedores. En cuanto a la relación con los bancos, muchas empresas confían en los datos que éstos les proporcionan, cuando lo óptimo sería que cada compañía controlara por sí misma sus estados financieros. De esta manera, las empresas podrían tomar decisiones para optimizar el rendimiento financiero de sus activos, para asegurarse de que el banco está aplicando las comisiones correctamente, para poder elegir los productos financieros más rentables y para mejorar, a través del conocimiento y la previsión, su capacidad de negociación en la contratación de un amplio conjunto de productos financieros.

Por otro lado, una buena gestión de tesorería permite a las empresas conocer anticipadamente las posiciones en todas las cuentas financieras, tanto en fecha de operación como en fecha de valor, con antelación a la información que proporciona el banco, permitiendo así tomar decisiones pro-activas sobre su liquidez.

Estas soluciones ayudan, asimismo, a llevar a cabo una planificación presupuestaria, definiendo libremente las partidas sujetas a control presupuestario y manejarlas a un nivel de planificación, comparándolas con las previsiones conocidas y con las realizaciones.

También facilitan el control del riesgo de impagos de clientes, evitando que su número crezca por el descontrol, y proporcionando información fiable acerca de qué cliente debe dinero, desde cuándo y en qué cuantía, además de automatizar las reclamaciones de cobro. Asimismo, estas herramientas permiten un adecuado control presupuestario al servicio de las decisiones estratégicas y tácticas.

Un evento cerca de ti

El Tour 2011 recorrerá un gran número de ciudades españolas:

Zaragoza: 8 de marzo
Murcia: 15 de marzo
Vigo: 24 de marzo
Madrid: 29 de marzo
Valladolid: 5 de mayo
Valencia: 17 de mayo
Santander: 2 de junio
Pamplona: 7 de junio
San Sebastián: 9 de junio
Málaga: 29 de septiembre
Barcelona: 4 de octubre
Alicante: 6 de octubre
Las Palmas: 27 de octubre
Palma de Mallorca: 8 de noviembre
Castellón: 16 de noviembre
Oviedo: 23 de noviembre

Si estáis interesados en asistir en este enlace podréis suscribiros gratuitamente y ampliar la información.

Si Shakespeare levantara la cabeza se quedaría cuanto menos sorprendido, al observar cómo la famosa frase “Ser o no Ser”, con la que su Hamlet cuestionaba la existencia humana, ha quedado reducida al simple y pragmático “Cobraré o no cobraré”.

No hace falta consultar los últimos estudios oficiales, para intuir que la morosidad es una de las lacras de nuestro mercado. Han sido pocas las empresas que, en los últimos años, no han tenido que doblar sus esfuerzos y costes, para conseguir cobrar.  La excusa de la crisis y los retrasos en los procedimientos judiciales han permitido que los impagos en España se extiendan cada vez más, alcanzando niveles preocupantes incluso en un contexto internacional. Pero, ¿de qué herramientas disponen las pequeñas y medianas empresas para defenderse de este mal?

Aunque cobrar seguirá dependiendo, en última instancia, de la buena fe y voluntad de nuestros clientes, la previsión y el control, una adecuada gestión del riesgo y la reclamación oportuna por parte de la organización, son acciones que evitan en muchos casos los impagos o que consiguen transformar un impago seguro en un retraso, sin más. En la ejecución y automatización de todos estos procesos, las nuevas tecnologías de gestión tienen mucho que decir.

Conocer la deuda de un solo vistazo

La gestión de impagos o de los retrasos en el pago puede resultar sencilla si manejamos un reducido número de clientes y operaciones. Las compañías cuyo financiero puede permitirse tener los datos “en la cabeza”, sin embargo, son una minoría. Con el incremento del número de transacciones, la gestión del riesgo y de la deuda se complica y exige un mayor esfuerzo para conocer en cada momento, lo que nos deben, diferenciar entre retraso e impago y cómo reclamar la deuda de forma efectiva.

En la gestión de la deuda de una empresa se plantean dos áreas claramente diferenciadas: la deuda vencida, pero no cobrada y, también, la deuda cobrada a través de documentos como cheques, letras, pagarés, etc. que nos han devuelto y que, encima, nos genera unos gastos de gestión adicionales.

Las modernas soluciones de gestión de tesorería resuelven estas necesidades, permitiendo conocer los diferentes conceptos de deuda a través de un informe que cada compañía puede ordenar como más cómodo le resulte (por antigüedad de la deuda, por volumen, por cliente, etc.) y aplicar los más diversos filtros. Dicho informe también se puede generar automáticamente, por ejemplo, una vez al día, para que el responsable financiero de la firma tenga la información de un solo vistazo al inicio de su jornada laboral.

Otra de las funcionalidades útiles de estas soluciones es la transformación de los documentos de cobro devueltos en impagados y su consideración como deuda en los procesos de gestión. Con esto, se facilita la obtención de estadísticos sobre la deuda global, por cliente, período, etc., se identifican los impagos reiterados por parte de algunos clientes y se evita que estas devoluciones queden fuera de la estimación.

Algunas de estas soluciones van más allá, incorporando los ficheros de devolución de documentos que facilita el banco, automáticamente a los programas de gestión. Se trata de una funcionalidad especialmente útil para las compañías que registran varias de estas devoluciones al día, ya que facilita su gestión. Pero, más importante aún, las soluciones informáticas financieras y contables también calculan los intereses de demora y los gastos administrativos que debe soportar la organización, debido a la devolución de estos documentos, para su asignación a los costes de operación con cada cliente.

A estas, también se suma la capacidad de comparar los datos de tesorería y de contabilidad, para comprobar que en la estimación de la deuda no existe ningún desfase. Otro beneficio clave, y más en un momento como el actual, es el apoyo prestado para el control del riesgo con la capacidad de bloquear los nuevos pedidos de un cliente, cuando el mismo está incurriendo en un impago, lo que evita incrementar la deuda al margen de otras actuaciones legales.

Reclamar el cobro, una tarea ingrata….

Reclamar los pagos es una tarea harto ingrata. Los retrasos o impagos, sin embargo, se producen por diferentes razones, algunos de los cuales quizás se podrían solventar o negociar. En este sentido, el control y una deuda reclamada a tiempo y de forma adecuada son cruciales para resolver el problema y no tener que ir “a mayores”.

Las capacidades de gestión de deuda en los programas financieros para PYMEs también ayudan en estas tareas. Dichas soluciones ofrecen varios modelos de carta de reclamación, con grados de intensidad que oscilan, desde un amable recordatorio, hasta un aviso como último recurso antes de emprender acciones legales. La solución informática revisa automáticamente el histórico de cartas enviadas y genera “la que toca” para su envío vía email, por correo o por fax. Algunas de estas soluciones también admiten la incorporación de ficheros con documentación y comentarios del seguimiento de la deuda de cada cliente, lo que facilita enormemente el control de las acciones emprendidas y pone este conocimiento a disponibilidad de toda la organización.

Saber buscar…

La adecuada gestión de la deuda impacta fuertemente en el desempeño empresarial y más, en un entorno como el actual, donde la falta de liquidez está siendo la causa para el cierre de muchas empresas. En este ámbito, los sistemas contables y tesoreros aportan ventajas muy claras, como son: mayor facilidad en la gestión de cobros; la reducción del número de impagados, una mejor gestión del riesgo para no incurrir en más deuda con clientes “poco formales” y, cómo no, una clara reducción en la carga administrativa y, por tanto, en los costes para cobrar que debe soportar la organización.

Estas capacidades, hoy por hoy, no están disponibles en cualquier sistema de gestión para PYMEs, pero esto no quiere decir que se trate de utilidades exclusivas para las grandes compañías. Según dicen, “encuentra aquel que sabe buscar” y sólo nos falta esperar que el uso de estas capacidades se generalice aún más, en el futuro, entre las medianas y pequeñas empresas, para mejorar su deuda y liquidez.
Para ampliar la información sobre el área de cobros y recobros os recomendamos la lectura del blog Gestores del Cobro y la Morosidad?