Universo ERP, el Blog DATISA

Hace poco saltaba la noticia “Merkel exige jubilación y vacaciones comunes en la UE”. En su opinión, tras los rescates de Grecia, Irlanda y Portugal resulta agravante que los trabajadores del sur de Europa trabajen menos que los alemanes (en los que incluía España).

La respuesta, evidentemente, no se hizo esperar y hubo declaraciones en defensa del honor nacional por parte de todos: políticos, medios de comunicación, etc. Ejemplo la  respuesta de Cinco Días: “Las estadísticas, correspondientes a 2009, demuestran lo contrario: los trabajadores alemanes se retiran antes que los españoles. Si en la Península la edad real de abandono del mercado laboral está en los 62,3 años, en el país germano se sitúa en los 62,2. Otros países, como Francia, sí que podrían ser caso de agravio, ya que allí los trabajadores se retiran a los 60 años. Por otra parte, tanto en España como en Alemania se ha extendido recientemente la edad legal de jubilación hasta los 67 años”

Nuestra intención no es hacer ninguna valoración sobre este asunto, porque creemos que lo realmente importante no son los días de vacaciones, o si trabajamos más o menos horas que los alemanes o los franceses. Lo realmente importante es si ese tiempo nos cunde más o menos, es decir, si realmente somos más o menos productivos.

Pero ¿Qué es la productividad? ¿Existe un problema de mentalidad?

Si consultamos la Wikipedia, la competitividad [de calidad y de precios] se define como la capacidad de generar la mayor satisfacción de los consumidores al menor precio, o sea con producción al menor costo posible. Está claro que uno de los factores que influyen es la productividad.

La productividad es definida en la Wikipedia en el ámbito de desarrollo profesional al índice económico que relaciona la producción con los recursos empleados para obtener dicha producción, expresado matemáticamente como: P = producción/recursos

En nuestra opinión, en un mercado de competencia global la única forma de que los mismos recursos puedan hacer más cosas en el mismo tiempo, sólo es posible apoyándose en la tecnología y en la calidad de la formación de los trabajadores. Cualquier automatización conlleva por sí misma una reducción de tiempo y de errores (que la mayoría de las veces suponen un incremento de los costes) y por tanto, mejoran la productividad. Una mayor productividad redunda en una mayor capacidad de producción a igualdad de costes, o un menor coste a igualdad de producto.

Sin embargo, como empresa tecnológica nos damos cuenta que para muchas empresas conseguir mejorar la competitividad, es a menudo un problema de mentalidad. Centrándonos en la utilización de las herramientas ERP que es lo que nosotros conocemos en profundidad, nos podemos encontrar con varios perfiles diferentes en el uso de la tecnología:

Empresas que no tienen claro que beneficios pueden aportarles las TI, prefieren hacer ciertos procesos a mano porque el esfuerzo que tienen que hacer para elegir una herramienta, su implantación y formación creen que no les compensa los beneficios. Resultado, en muchos procesos que se llevan a mano es más frecuente que se produzcan errores y además se tarda más tiempo y consecuentemente pérdida de productividad. Hoy en día estas son las menos pero todavía existen casos.

Compañías que piensan que todas las herramientas son iguales, por tanto, la única diferencia es el precio. Estas no siempre cuentan con las herramientas más adecuadas para su organización y muchos de sus procesos se podrían automatizar más, mejorando ampliamente muchos de sus procesos productivos.

Organizaciones que aunque cuentan con las herramientas adecuadas no invierten en formación. Esto, conlleva una infrautilización de las mismas y muchas veces los resultados son muy parecidos a los del perfil anterior aunque en menor medida.

Y por último, las empresas que tienen claro que apoyarse en TI es fundamental para la automatización de sus procesos para ello tienen en cuenta que la calidad y la mejora continua pasa por la formación y aplicar las mejoras tecnológicas que van surgiendo en el mercado. Normalmente en estas el índice de productividad es mayor.

La tecnología como herramienta de mejora para la competitividad

Desde nuestro punto de vista, el tan comentado Pacto para la Competitividad en Europa, no está teniendo en cuenta un factor primordial para la mejora de la competitividad y es promover el uso de las TI como palanca de cambio en la mejora de la misma. Es evidente, que como empresa tecnológica, somos parte interesada, pero sinceramente no vemos otra forma de hacerlo, teniendo en cuenta que nunca podremos competir, por ejemplo, con los salarios de los países emergentes.

En un post anterior ya comentamos el estado de las pymes españolas respecto a la adopción de nuevas tecnologías según el informe de Fundetec. Es cierto, que se ha avanzado muchísimo en los últimos años sobre todo en el ámbito de Internet, pero, todavía es necesario un cambio de mentalidad de todos para hacer una apuesta real por la mejora de la productividad.

En el post anterior hablábamos del añadido que nos pueden ofrecer los presupuestos financieros en las decisiones estratégicas de las empresas ya sean estas grandes o pequeñas. Y es que, en los tiempos que corren, contar con un presupuesto financiero viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de guía para tomar decisiones estratégicas sobre nuestra compañía.

Ahora analizaremos otros puntos que nos dejábamos en el tintero el otro día, como cuáles deben ser las capacidades en la elaboración de los presupuestos desde nuestro punto de vista, el control de desviaciones y, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica.

Capacidades necesarias para la rápida elaboración de presupuestos

La gestión de presupuestos en la PYME tiene dos partes bien diferenciadas, que abarcan la captación de información y su elaboración, por un lado, y su comparación con las realizaciones, acompañada de los informes de desviaciones correspondientes, por el otro.

Un presupuesto representa una predicción de futuro que, por tanto, debería fundamentarse en la experiencia anterior. La mayoría de los presupuestos, y más en épocas de crisis, representan la recopilación de los resultados y hechos de los ejercicios anteriores, introduciendo unas correcciones en sentido negativo o positivo. Se trata, asimismo, de un ejercicio en el que se tienen que poner en conjunto las previsiones de todas las diferentes áreas empresariales, alcanzando un presupuesto global viable, consensuado y que también sea el idóneo para la empresa.

Es por ello que, para esta primera fase de elaboración del presupuesto, las compañías necesitan unas herramientas muy ágiles para la incorporación de datos e históricos de diferentes fuentes y formatos, para su combinación y para la realización de simulaciones, observando cómo afectaría un determinado cambio al presupuesto de una, de varias o de la totalidad de áreas empresariales.

En el mercado existen herramientas informáticas muy avanzadas para esta primera fase de elaboración y planificación, aunque, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas  cubre  sus necesidades a través de hojas de cálculo. La principal desventaja de estas hojas reside en el tiempo que hay que invertir en su adecuación y mantenimiento. Desde nuestro punto de vista, utilizar herramientas ERP para este proceso evita errores de cálculo y ahorra tiempo.

El control de desviaciones

Una vez cerrados los presupuestos, nos adentramos en la segunda fase de su gestión, consistente en su control y comparación con las realizaciones. Aunque muchos se apliquen el dicho “agua pasada no mueve molino”, esta fase de la gestión de los presupuestos resulta crucial para saber si la evolución de la empresa ha sido la idónea, en qué nos hemos equivocado y qué podemos mejorar. Un ejercicio de autodisciplina para la revisión periódica de las desviaciones es, por tanto, una de las tareas de la elaboración de presupuestos que más beneficiosa resulta para las empresas y que debe poder realizarse de forma periódica y automatizada.

Se trata, asimismo, de una tarea cuya ejecución manual resulta más compleja y para la que el uso de uno solución de presupuestos avanzada puede ahorrarles a las PYMEs mucho tiempo y esfuerzo. A modo de ejemplo, y una vez realizados los presupuestos, en una solución de tipo ERP con un módulo para la realización de presupuestos de tesorería integrado, llevaría a cabo las comparaciones entre presupuestos y realizaciones de manera automática y en el día, generando los correspondientes informes de desviación.

Otra de las ventajas del uso de sistemas informáticos avanzados para la comparación entre presupuestos y realizaciones, es que al evitar el manejo manual de datos, existen mayores garantías para la exactitud de la información.

En esta fase de los presupuestos, las PYMEs deben contar además, con capacidades no sólo para la comparación, sino también para el ágil reajuste de los mismos, siempre que se hayan generado alarmas por desviación.

En el caso del presupuesto de Gastos-Ingresos, la información para la comparación con las realizaciones se obtiene directamente desde contabilidad. Dentro de la solución de contabilidad, las previsiones por período se introducen en cada cuenta de gastos e ingresos, obteniendo informes de desviación siempre actualizados por cuenta. La posibilidad de generar los informes de desviación en varios formatos, entre ellos, hojas de cálculo, permite su análisis más detallado y proporciona información fiable para la elaboración de los presupuestos del próximo período.

Contar con una solución ERP también facilita la elaboración y gestión de presupuestos de tesorería, que se definen por partida presupuestaria y por período de tiempo. Una solución de gestión integrada, en este caso, ayuda a poner en conjunto toda la información necesaria del resto de departamentos (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), calculando los ingresos esperados de las ventas y aplicando el desfase habitual entre el ingreso y el cobro, y entre la inversión y el pago,  para conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.

Desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica

Una cuestión de interés en el la elaboración y gestión de presupuestos de gastos-ingresos es su desglose en la contabilidad analítica. Gracias al desglose de estos presupuestos por centros de coste, todo el estudio de desviaciones se puede llevar a cabo teniendo como base esta unidad. Con ello, además de obtener las desviaciones por el global de la empresa, se puede llegar a un detalle mucho mayor, obteniendo una información clave para la toma de decisiones.

Se trata de una práctica especialmente útil para compañías con varias líneas de negocio. Su apoyo en la contabilidad analítica para el control de las rentabilidades de sus diferentes áreas puede verse completado ahora con el adecuado seguimiento de sus presupuestos y de las desviaciones producidas en los mismos, por cada línea de negocio o centro de costes.

La contabilidad presupuestaria desglosada por centro de costes, ayuda a estas empresas a aprender de los errores, corrigiendo aquellas estrategias que no han cumplido las expectativas y apoyando y reforzando a las acciones de negocio más efectivas.

A modo de conclusión

La adecuada elaboración y gestión de los presupuestos empresariales es una tarea compleja y que implica múltiples factores. Involucrando a la práctica totalidad de la empresa, la misma nos permite aprender del pasado, prever el futuro, controlar y corregir, como una herramienta clave para marcar el rumbo del negocio.

Relegada con frecuencia en un segundo plano, se trata de una práctica cuyo interés crece a consecuencia de la crisis y cuya automatización en el ámbito de la PYME avanza al mismo ritmo que la modernización global de estas compañías. Las medianas y pequeñas empresas evolucionan hoy, desde una visión del negocio como una vocación, hacia un enfoque más profesional de la empresa y de su gestión, en la que ya no importan sólo los ingresos, sino también la rentabilidad y en la que hay que sacarle rendimiento no sólo al esfuerzo, sino también a los recursos financieros disponibles.

No hay duda que cualquier inversión en tiempo y dinero, en un entorno como el actual, debe aportar un beneficio y, en este sentido, la adecuada planificación y gestión de presupuestos es una práctica altamente beneficiosa. Para que este proceso, además de efectivo, sea eficiente, las medianas y pequeñas empresas disponen hoy de un amplio conjunto de herramientas informáticas, pensadas para sus necesidades y que mejoran la productividad, con un rápido retorno de la inversión. Eso sí, para que la información obtenida a través de los mismos pueda aprovecharse al máximo, hay que contar asimismo con profesionales expertos en el análisis, y con una clara visión financiera del negocio.

La elaboración de presupuestos es una práctica importantísima para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y sector. Planificando intentamos predecir el futuro, tratamos de vislumbrar qué podría sucederle al negocio y al mercado en un período de tiempo determinado, con el fin de corregir o potenciar nuestras acciones y estrategias.

La gestión de presupuestos es una práctica importante en cualquier momento, pero que adquiere un significado aún mayor en épocas de crisis, cuando las desviaciones de lo planificado suelen ser mayores y los cambios de tendencia se suceden con mayor rapidez.

En un entorno económico como el actual planificar, presupuestar, comparar y corregir son acciones que pasan de ser recomendables, a convertirse en críticas para la marcha del negocio y es que ninguna compañía puede esperar hasta final del ejercicio para comprobar si se han cumplido sus expectativas. Se presupuesta sobre menores períodos de tiempo y se llegan a barajar varios presupuestos empresariales (algunos más pesimistas y otros más optimistas) complicando sobre manera la labor del financiero.

Y es que, en un mercado incierto, contar con un presupuesto empresarial viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de brújula para posicionar a nuestra compañía de la mejor manera posible en cualquier situación.

Los presupuestos  y la PYME

La elaboración y el control de presupuestos es un proceso complejo que implica, al menos en sus fases iniciales, a todas las áreas empresariales. La involucración de los más altos niveles directivos resulta clave, dado que los presupuestos empresariales y su organización deben atender, en última instancia, a los objetivos estratégicos de la compañía.

Se trata de una práctica saludable cuya utilidad hoy no se cuestiona en ninguna gran organización y a la que, sin embargo, muchas PYMEs todavía hoy no dedican la necesaria atención. Las razones son varias, entre ellas: la realización de presupuestos es un proceso cuyos beneficios, aunque claros, resultan difícilmente cuantificables y, más, cuando falta una base para la comparación. Se trata, asimismo, de una práctica a la que no obliga ninguna normativa, a diferencia de otras prácticas en el ámbito contable y financiero, y que con frecuencia se queda relegada a un segundo plano como otras tantas tareas “importantes pero no urgentes” en las pequeñas y medianas empresas.

A las necesidades de elaboración y gestión de presupuestos en las PYMEs se les presupone una menor complejidad, debido a su menor volumen de negocio, envergadura de procesos productivos y relación con clientes y proveedores. Una de las principales características de la gestión de presupuestos en estas empresas es asimismo su flexibilidad y agilidad para el cambio, frente a los presupuestos mucho más rígidos de las grandes organizaciones. Se trata de una característica que, bien aprovechada, podría convertirse en una ventaja competitiva y más en un entorno como el actual, siempre y cuando la misma no degenere en la ausencia de planificación y en la toma de decisiones “sobre la marcha” y basándose únicamente en la “intuición”.

Cualquier proceso que exige tiempo y esfuerzo, en una empresa, debe abordarse desde el punto de vista de su rentabilidad. Y no hay duda que, para la mayoría de las PYMEs, una adecuada planificación y gestión de presupuestos sería un ejercicio altamente rentable.

La elaboración y gestión de presupuestos de una manera formal permite saber mejor dónde estamos y a dónde vamos, ordenar y profundizar en el propio proceso, llevando a cabo una comparación real entre lo que la empresa esperaba y lo que está sucediendo en realidad. Sobre todo en épocas de crisis, una cuidadosa planificación de los presupuestos y un seguimiento de sus desviaciones nos ayuda a hacer un examen consciente de la rentabilidad y costes de todas nuestras áreas empresariales, detectando las incongruencias en los gastos y alcanzando el mejor posicionamiento posible de la compañía en cualquier situación, al igual que reforzando nuestra capacidad de reacción ante imprevistos.

El desfase entre ingresos y cobros, y el presupuesto de tesorería

Los presupuestos más utilizados en la PYME son los presupuestos de Gastos/Ingresos y el presupuesto de Tesorería. El primero de ellos, nos ayuda a situarnos en el futuro con respecto a nuestros ingresos y gastos. En función del desequilibrio entre estas dos variables, surgen las medidas de ajuste necesarias para mejorar nuestra posición. El presupuesto de ingresos y gastos no nos ofrece, sin embargo, una imagen real acerca del desfase que podría existir entre cobros y pagos, en un momento del tiempo determinado.

Son varias las partidas de gasto que no se materializan en un pago concreto o los pagos que no se contabilizan inmediatamente y en su totalidad como un gasto contable (las inversiones, las amortizaciones, etc.). A esto habría que sumar las inversiones financiadas y el desfase habitual entre el momento en el que se produce el gasto o el ingreso, y su materialización efectiva como cobro o pago. Estos desfases podrían afectar seriamente a la disponibilidad de recursos financieros en la compañía y a su capacidad de hacer frente a determinados pagos planificados o imprevistos, causando posibles perjuicios, como la necesidad de recurrir a financiación adicional y urgente con su coste correspondiente, etc. Para evitar todos estos riesgos, se hace necesaria, por tanto y en primer lugar, una adecuada planificación de los Ingresos y de los Gastos que apoye la mejora de los resultados, y por otro lado una planificación adecuada de los recursos financieros demandados y disponibles en cada momento que, llevada a cabo a través del presupuesto de tesorería, nos ayudará a cumplir estos objetivos de resultados marcados.

La adecuada gestión de los presupuestos de tesorería puede ayudar, de este modo, a conseguir importantes ahorros, permitiendo identificar a tiempo las puntas de financiación que vaya a necesitar la compañía, para una adecuada negociación de la financiación o de los plazos de pago con proveedores y clientes. Se trata, de este modo, de una ayuda indudable para adelantarnos y evitar que los acontecimientos nos “atropellen”, dejando un mínimo margen para la maniobra.

Apoyo a la negociación con bancos

Una característica importante de la crisis actual, que afecta de manera especial a las PYMEs, es la falta de financiación, a la que hay que sumar la desaceleración en el consumo y de la economía en general de crisis anteriores. La práctica imposibilidad para la mayoría de las medianas y pequeñas empresas de conseguir créditos hace que la adecuada planificación y gestión de presupuestos sea aún más importante.

La negociación con entidades financieras, aparentemente, no tiene mucho que ver con la gestión y planificación de presupuestos, pero en un momento como el actual, el presupuesto de tesorería es un indicador clave para conocer las necesidades de financiación en sus términos y cantidades exactas, con el fin de ajustar al máximo el beneficio fiscal y financiero obtenido con la financiación. El conocimiento detallado y a tiempo de las necesidades de financiación durante un período ayuda, asimismo, a llevar a cabo una negociación más ventajosa con la entidad financiera, utilizando como moneda de cambio por ejemplo el volumen de operaciones a través de distintos medios de cobro y pago, etc.

En posteriores artículos analizaremos otros puntos como el control de desviaciones, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica y desde nuestro punto de vista cuales deben ser las capacidades de un ERP en la elaboración de los mismos.

En el post anterior comentábamos que desde nuestro punto de vista una aplicación de gestión de inmovilizados con una visión 360 grados debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos. En el artículo anterior desarrollábamos el primero, dar solución contable a la problemática de los activos fijos. Ahora abordaremos los que nos quedaron pendientes: La optimización del beneficio financiero-fiscal y La gestión de localizaciones y ubicaciones.

Optimización del beneficio financiero-fiscal

Una de las principales ventajas que aporta un programa de inmovilizado con una visión 360º a la gestión de los mismos es la posibilidad de optimizar el beneficio financiero-fiscal.

La optimización del beneficio financiero-fiscal consiste en la adecuación (adelantando o retrasando) de los gastos de amortizaciones a las estimaciones de los beneficios de las empresas, para obtener así el beneficio fiscal más conveniente, siempre dentro de los límites de la legalidad y de las posibilidades fiscales.

La adecuada Gestión del Inmovilizado permite que, en función de sus previsiones de beneficio, la empresa repercuta más o menos del gasto del bien en los resultados finales, con el fin de reducir el importe concreto del impuesto de sociedades a pagar en un año concreto. En este tipo de operaciones, la empresa siempre estará sujeta a la legalidad vigente en cuanto a las amortizaciones, además de al principio de continuidad en las prácticas de amortización, reflejado también en la nueva normativa internacional contable (IAE). Hablamos de beneficio financiero-fiscal y no de un beneficio fiscal concreto, porque la amortización de un determinado bien no reducirá el impuesto de sociedades en términos absolutos. El pago “aplazado” del mismo, sin embargo, permite que la empresa siga obteniendo beneficios bancarios del capital que, con una amortización a menor plazo, habría tenido que desembolsar antes.

Para poder realizar esta optimización se necesitan herramientas que ofrezcan los siguientes recursos:

• Posibilidad de llevar una doble valoración: patrimonial y fiscal. De esta forma podremos aplicar por una parte métodos de amortización que reflejen fielmente el valor patrimonial en un momento concreto (por ejemplo, para determinados activos un método lineal); y por otra parte, un método de cálculo más acorde a nuestra decisión de optimización del beneficio financiero-fiscal (por ejemplo, un método degresivo con unos parámetros concretos: amortizamos más rápidamente en los primeros años de uso del activo, para ir disminuyendo las cuotas sucesivamente).

• Disponibilidad de diferentes métodos de amortización.

• La posibilidad de cambiar en el tiempo los porcentajes de amortización.

• Cuadros de amortización: simulaciones y estudios a partir de diferentes alternativas en los parámetros de presentación (valor fiscal, valor patrimonial, presentación anual, mensual, cambios en los porcentajes de amortización,…)

La gestión de localizaciones y ubicaciones

Hasta ahora nos hemos acercado a la gestión de los inmovilizados desde una perspectiva fundamentalmente económica. Sin embargo, en muchas empresas existe también la necesidad de tener claramente localizados sus activos, y con ello de su identificación y clasificación.

Una de las grandes ventajas de llevar el control de localizaciones y ubicaciones es evitar pérdidas de inmovilizado y mejorar su nivel de conservación al tener controlado en todo momento su situación y su estado. Permitiéndonos una mejor previsión de los recursos y por tanto del gasto.

En primer lugar, nuestro software debe facilitar la identificación física de cada activo a través de la emisión de etiquetas, en las que aparecerá la información que el usuario haya predefinido a partir de las posibilidades que ofrece su configuración. Por ejemplo, podríamos hacer que en las etiquetas de los inmovilizados materiales figure un código de barras para su identificación.

La aplicación debería posibilitar además la clasificación o agrupación de activos bajo diferentes criterios a disposición del usuario (departamentos, localizaciones, tipos de inmovilizado,…). Estos criterios funcionarán como filtros a la hora de emitir inventarios, estadísticas, o incluso cuando queramos generar los asientos contables de amortizaciones. De esta forma, en un momento determinado podríamos por ejemplo sacar un inventario valorado (por criterio fiscal, o patrimonial) de los elementos de informática que el Departamento Comercial tiene en la oficina de Cádiz.

La aplicación debe permitir además hacer una gestión de las localizaciones por las que va pasando un activo. De esta forma podremos registrar sus cambios de localización, y ver su histórico de ubicaciones.

Dado que en muchas empresas el número de activos y localizaciones es muy elevado, y por tanto difícil de controlar, se hace necesario establecer rutinas periódicas de recuento por inventario. Esta labor se ve enormemente simplificada con el uso de terminales PDA que aportará los beneficios de la movilidad en la toma de datos.

A través del código de referencia de los activos (posibilidad de reconocimiento por lectura de códigos de barras), con el módulo para PDA podremos gestionar los cambios de localizaciones, ver información de cada activo, darlos de baja,…

Ambas herramientas deberían estar integradas por tanto para ofrecer al usuario una gestión completa para el control y gestión de los inmovilizados.

Conclusiones

Una parte importante de las PYMEs españolas, lleva a cabo una gestión del inmovilizado acorde al mínimo legal exigido, utilizando en muchos casos hojas de cálculo para la gestión de amortizaciones.

Hay que tener en cuenta que la gestión de los activos fijos reviste una complejidad adicional, representada por la liquidación de la inversión de manera prorrogateada a lo largo de varios ejercicios, y las empresas deben saber que ir más allá en esta gestión, con el apoyo de aplicativos software con una visión 360ª, les permitirá conseguir ventajas adicionales al fácil y rápido cumplimiento de sus obligaciones legales.

Con este tipo de aplicaciones y muy poco esfuerzo, se puede llevar un doble control de las amortizaciones, fiscal y patrimonial, así como un seguimiento de ubicaciones, alteración de elementos, leasing, deducciones fiscales, depreciación de inmovilizados, etc.

No sólo nos permitirá cumplir con nuestras obligaciones legales sino además poder sacar un mayor partido a un recurso necesario pero normalmente ocioso a través de la optimización del beneficio financiero-fiscal y una mejor utilización de nuestros recursos a través del control de localizaciones y ubicaciones.