Universo ERP, el Blog DATISA

Gracias al desarrollo de Internet ahora es posible que nuestras aplicaciones, nuestros datos dejen de estar en un PC y se alojen en la red (the cloud, en las nubes).

Sin embargo hay cierta confusión sobre algunos términos asociados a esta tecnología que conviene conocer. Os proponemos una pequeña guía de conceptos básicos para novatos:

The Cloud

Traducido literalmente significa “la nube”.  La nube es internet, pero se habla de este término como un concepto general que engloba a otros como cloud computing,  “software como servicio”, “almacenamiento como servicio”,…

Cloud Computing

Se puede interpretar como software que está funcionando en la nube. Permite ofrecer un sistema informático como servicio al que se accede a través de Internet.

Esta tecnología se caracteriza por la posibilidad de poder ofrecer una mayor flexibilidad y personalización en el catálogo de servicios, permitiendo una mayor adaptación a las necesidades concretas del usuario que paga únicamente por el consumo efectuado. Esta forma de comercializar también se ha denominado on demand o pago por uso.

Centro de datos (datacenter)

Es la ubicación física donde se encuentran los servidores y toda la infraestructura necesaria para ofrecer los servicios a través de la red. Suelen contar con importantes y estrictas medidas de seguridad tanto en las propias instalaciones físicas, como virtuales para evitar cualquier amenaza proveniente de la red u otras como acceso de personal no autorizado, desastres, etc.

A efectos legales hay que tener en cuenta la ubicación física de las instalaciones ya que se rigen por la ley del país donde están ubicados, tendremos que comprobar que sea compatible con nuestra legislación.

Actualmente hay dos maneras de utilizar un datacenter:

1. El usuario tiene alojado su software en un datacenter compartido con otros usuarios pero solo tiene acceso únicamente a sus datos o aplicaciones contratadas.
2. El usuario es propietario del servidor donde están alojadas sus aplicaciones y los usuarios de las mismas acceden a las mismas desde cualquier lugar donde haya una conexión con Internet
3. El usuario es propietario de un servidor virtual que está alojado en un datacenter, es como poseer un servidor físico pero ofrece mayor seguridad ante averías y suele ser más económico. Hay servicios que no pueden correr en este tipo de servidores, por ejemplo, las centralitas de voz IP.

Saas o Software como servicio

Saas, del inglés Software como Servicio es un modelo de distribución de software en donde la compañía de TI provee de soluciones de gestión empresarial mediante un servicio de pago por uso de cuotas, cuyo acceso se realiza a través de Internet.

De este término ya hablamos en un post anterior si queréis ampliar la información os recomendamos su lectura.

SLA o Acuerdo de nivel de Servicios

SLA, del inglés service level agreement. Es la parte del contrato donde se define el nivel de los servicios contratados por parte del proveedor y  sus responsabilidades. En él se definen las garantías de disponibilidad, el rendimiento, la capacidad de almacenamiento de datos y otros aspectos.

Es importante tener en cuenta si cumple con la LOPD. Los proveedores fuera de la UE tendrán que cumplir con el protocolo Safe Harbour si queremos almacenar datos sujetos a esta ley. Para proveedores con servidores en la UE habrá que tener en cuenta estos requisitos y su nivel de seguridad.

Según vamos avanzando en el tiempo las tecnologías van evolucionado, y la presentación de información cada vez es más exigente y sofisticada. En un sistema de ERP se captura un gran volumen de datos en su actividad diaria y  los responsables de la toma de decisiones deben de poder manejar fácilmente esta información y ver rápidamente las cifras de ventas, compras, gatos operativos, etc.

De un buen diseño de la documentación a presentar depende la imagen de la empresa.

En las aplicaciones de DATISA, se da la posibilidad de generar diferentes dispositivos de salida, utilizables para la generación de documentos, de tal forma que puede haber varios formatos de impresión que correspondan al mismo dispositivo físico, pero que tengan alguna diferencia tal como los tamaños de las hojas, el tipo de letra, la orientación de la hoja, o el tipo de dispositivo, etc.

En la aplicación de la serie 32 existen dos modos diferentes de impresión: modo carácter y modo gráfico. Estos se pueden usar indistintamente para los interfaces consola y gráfico de la aplicación. El modo carácter presenta la ventaja de poder usar todos los formatos descritos en un sistema sin necesidad de configurarlos individualmente. En el modo gráfico cada formato debe ser especificado para cada ordenador, sin embargo su modo de uso es mucho más intuitivo. Antes de emitir cualquier documento el programa solicita el formato de impresión, donde se tiene que generar el documento.

De esta forma se pueden generar documentos en diferentes dispositivos como por ejemplo:

• Impresora PDF: Es necesario que en el ordenador desde el que se va a imprimir estén instalados los drivers de impresión para PDF, como por ejemplo el programa PDFCREATOR. Este dispositivo deberá darse de alta en la aplicación como gráfico. Las líneas y columnas de página serán determinadas automáticamente al seleccionar la impresora a través de la página, fuente y espaciado y estos pueden ser modificados según sus necesidades a través de un diálogo de Windows, donde se define su formato de impresión.

• Impresora Excel, este dispositivo se da de alta en formato de impresión por carácter indicando en el tipo de dispositivo Exportar Excel.

• Impresora texto, se da de alta en formato de impresión por carácter, en el dispositivo de salida se puede indicar la ruta y el fichero a crear o bien indicar la impresora previamente dada de alta en el sistema operativo como impresora Generic/text only

Definiendo la Impresora Excel existe  la posibilidad de exportar  los datos a Hoja de cálculo para su posterior manipulación y aprovechar las diferentes posibilidades como formatos condicionales, gráficos, macros, tablas dinámicas, etc.

Además, existen otras posibilidades en la aplicación para el tratamiento de datos, donde se permite incorporar o exportar  información  de forma masiva en DATISA. Estas son las funcionalidades de importar/exportar ASCII, estas opciones generan unos ficheros de entrada o salida donde se graba la información en distintos campos delimitados por  separador  de campo, calificador de texto, separador de decimales y millares,  formato fecha y tabla de caracteres. La Configuración se define en la aplicación Utilidades comunes, función configuración ASCII. Estos ficheros se pueden exportar directamente a Excel especificando la extensión XLS o una vez generados los ficheros planos se podrían trasformar en un  fichero EXCEL.

También podríamos transformar los datos de un fichero de Excel a TXT, mediante la funcionalidad de guardar como CSV en Hojas de Cálculo. Una vez transformado, ya está preparado para poder importarlo en la aplicación. Esta utilidad puede ser de gran ayuda, por ejemplo, en la importación de tarifas de proveedores, donde los datos provienen de una hoja de cálculo.

Hace aproximadamente un mes la Fundación Orange presentó una nueva edición de su informe anual eEspaña, en el que hace un interesante análisis sobre el Desarrollo de la Sociedad de la Información en España y su convergencia con el resto de los países de su entorno.

Según señala el informe, parece que España se ha estancado bajando dos puestos desde el informe anterior y distanciándose del número uno, Suecia. Actualmente ocupa el puesto 17º en el ranking europeo de desarrollo de la Sociedad de la Información y a un punto de la media europea.

En la medición (UE+Noruega), Suecia, Finlandia, Dinamarca y Noruega obtienen las primeras posiciones y constatan el dominio de los países nórdicos en la Sociedad de la Información europea.

Pero ¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

Una de las causas que se destacan en este estudio es el estancamiento en el fomento de la inversión por parte de la Administración Pública en las Nuevas Tecnologías. En España ya empezamos con retraso con respecto a otros países europeos en el impulso de las mismas.  Y aunque el Plan Avanza sirvió de motor en su momento para ayudarnos a acercarnos a la convergencia con el resto de los países europeos, actualmente se han disminuido los fondos debido a la crisis y esto se ha traducido en una desaceleración, distanciándonos del punto a donde habíamos llegado.

Os recomendamos la lectura de este interesante informe (aunque sea el resumen) que no sólo nos retrata, sino que analiza distintas variables y nos propone por qué y cómo hemos llegado a la situación actual. Algunos de los temas que toca son: la SI en el mundo, la e-administración, adopción de las TIC por los ciudadanos, y muchos más. Nosotros hemos querido poner el foco en las TIC en la empresa española.

El punto de vista de las Empresas

Nuestro análisis del estudio de Orange, confirma lo que venimos diciendo en este blog desde hace tiempo, y es que las empresas españolas tienen que hacer un esfuerzo mayor por adaptarse a las nuevas tecnologías y potenciar su uso, ya que estas herramientas podrían mejorar su productividad. Independientemente de que la administración pública también debería trabajar en el estímulo de la adopción de nuevas tecnologías sobre todo en la pyme.

Hemos seleccionado algunos datos que nos han parecido interesantes:

Empezamos con las buenas noticias. En el ámbito empresarial, según los datos facilitados en el estudio, España es líder europeo en acceso de empresas de 10 o más empleados a través de banda ancha, sumando fija y móvil (prácticamente el 100%), pero sólo el 64% de las mismas tiene página web.

El porcentaje de empresas de 10 o más empleados que en 2010 declara poseer ordenadores es del 98,6%, el 97,2% está conectado a Internet y el 96,5% tiene correo electrónico.

Sin embargo, el porcentaje de trabajadores que utilizan el ordenador en sus tareas habituales es del 55,8%, con notables diferencias entre estratos de tamaño, siendo las empresas más grandes donde más empleados trabajan con ordenadores.

Las principales áreas automatizadas en las empresas españolas son contabilidad y gestión de la producción y la utilización de herramientas informáticas como ERP y CRM se extiende al 22,5% y al 28,6%, respectivamente, de las empresas de 10 o más empleados. Desde nuestro punto de vista quedan importantes áreas por mecanizar muy interesantes y que podrían aportar una mejora en la competitividad.

Ahora sólo queda preguntarnos como vamos a abordar la mejora de la competitividad para salir de la crisis, no sólo desde la administración pública sino también desde las empresas Estas decisiones marcarán nuestra posición en la parrilla de salida en los mercados del futuro ¿Apostaremos por las nuevas tecnologías?

El Congreso Nacional de Pymes publicaba en la revista Manager Business Magazine las conclusiones de los nueve congresos celebrados hasta ahora en nueve provincias españolas durante el primer semestre del año.

Entre las principales conclusiones destaca el estrangulamiento financiero que están viviendo en estos momentos las pymes, cuya principal preocupación en estos momentos es la restricción de crédito. Esta dificultad de financiación ha motivado la búsqueda de soluciones alternativas que mejorasen su liquidez, entre las que destacan:

• Una primera sería la mejora de la gestión de la cartera de clientes, buscando minimizar los riesgos y garantizar el cobro, mejorando por tanto la liquidez.

• Segunda, nuevas alternativas de financiación fuera de las entidades bancarias como los Fondos de Capital de Riesgo. La inversión de particulares o grupos empresariales, …

• Tercera la utilización de herramientas de gestión que nos ayuden a controlar y optimizar nuestra liquidez y gestionar mejor nuestras relaciones con las Entidades Financieras.

Algunos sobreviven a la tormenta

No todas las pymes están pasando la crisis de la misma manera, también las hay que están sabiendo capear el temporal, seguir siendo competitivas y hasta tener buenos resultados.

El Congreso también da respuesta a estas pymes, que nos pueden servir de ejemplo. Estas compañías aportan un valor diferencial al mercado gracias a que han sabido ver el potencial de su capital humano, han basado su competitividad en la mecanización y optimización de los procesos en una apuesta por la tecnología y la innovación y han sabido aportar por nichos especializados con políticas orientadas al cliente.

Optimizar la Gestión Financiera en las PYMES

Con esta premisa “Optimizar la Gestión Financiera en las PYMES, clave para sobrevivir y ser competitivos” el Congreso trata de dar respuesta a las preocupaciones actuales de las pymes españolas basando las ponencias sobre todo en mejoras de procesos que consiguen beneficios reales como el ahorro de costes y la mejora de la competitividad. Os recomendamos la asistencia a este interesante evento.

Como ya os comentamos en otro post anterior, DATISA también aporta su granito de arena en este Congreso con la ponencia Pablo Couso, consultor senior de Desarrollo de Negocio de nuestra compañía, en la que ofrecerá una ponencia titulada “Herramientas de tesorería, la clave para mejorar la liquidez de la PYME”. El contenido de esta ponencia lo podéis leer en el artículo anterior.

Las próximas ciudades de encuentro del Congreso Pymes son:

Málaga: 29 de septiembre
Barcelona: 4 de octubre
Alicante: 6 de octubre
Las Palmas: 27 de octubre
Palma de Mallorca: 8 de noviembre
Castellón: 16 de noviembre
Oviedo: 23 de noviembre

Si estáis interesados en asistir en este enlace podréis suscribiros gratuitamente y ampliar la información.

Desafortunadamente, la actual situación económica hace que los impagos sean algo que está a la orden del día, y por ello, gestionar el riesgo de una manera adecuada ha cobrado una importancia vital de la que puede depender la supervivencia de una pyme.

El control del riesgo forma parte integral de las tareas administrativas en muchas grandes compañías y también en aquellos negocios de menor tamaño que, por su actividad, corren un alto riesgo de impago. Pero, hay un importante grupo de empresas, en el que de nuevo abundan las PYMEs, en el que el control del riesgo de sus clientes lo realiza de manera aproximada, lo que, en muchas ocasiones, hace peligrar su liquidez, su rentabilidad e incluso su continuidad.

Según los últimos datos de la FEDEA (Fundación de Estudios de Economía Aplicada), las proyecciones de la tasa de morosidad agregada indican un incremento de la misma en 2011, pudiendo sobrepasar el 7% en la segunda mitad del año, lo que conlleva que cualquier empresa que no cobre al contado, se preocupe por los impagos, sobre todo, aquellas compañías con una masa crítica de clientes, que ofrecen bienes y servicios a cobro diferido o que fabrican a medida.

Por ello, es conveniente establecer los procedimientos adecuados para la gestión del riesgo de cada compañía. El control del riesgo debe tener en cuenta dos puntos de vista: el control de riesgo de nuestros clientes y la correcta administración de nuestro propio riesgo con nuestros proveedores.

Mecanización del riesgo del cliente

La gestión del riesgo de los clientes debe empezar con la fijación de un límite del mismo para cada uno de ellos. Este se puede establecer en base a varios criterios como su histórico de compras, su solvencia, volumen de pedidos y otros muchos factores. Cada compañía debe decidir cuáles de ellos son su mejor indicador y abordar a continuación la definición de los parámetros concretos que permitirán conocer el riesgo de cada cliente y su evolución. Este cálculo se puede realizar internamente o con la ayuda de una aseguradora.

Para definir dichos parámetros existen múltiples alternativas, dependiendo de las características de la organización. Se puede controlar desde la contabilidad (a través de los saldos de deudor), desde la tesorería (tomando en cuenta todos los documentos pendientes de emitir), desde la gestión comercial (impidiendo el envío de presupuestos o la generación de albaranes para clientes, cuyo riesgo sobrepasa el límite) o la combinación de varias de estas herramientas de control. Pero independientemente de los parámetros seleccionados, un control del riesgo fluido y fiable no es posible si no se cuentan con las herramientas adecuadas, por lo que contar con un ERP puede ser una buena idea.

Hay que tener en cuenta que el control del riesgo es un proceso complejo, que implica la necesidad de consultar continuamente información de diferentes fuentes y de realizar los cálculos correspondientes. Por otro lado, si se realiza manualmente, supone una gran sobrecarga administrativa, además del claro riesgo de errores que se pueden cometer. No obstante, la automatización de este proceso se puede llevar a cabo de una manera fácil y cómoda a través de diferentes herramientas informáticas.

El primer paso en la configuración del cálculo de Riesgo en las compañías es obtener la información necesaria. Las aplicaciones informáticos ofrecen la posibilidad de consultar diferentes fuentes como el histórico de compras o impagos, el volumen de pedidos, etc. Esto facilitaría, un segundo paso consistente en la definición de un límite de riesgo específico para cada cliente con la posibilidad de la implantación de alertas para el bloqueo de procesos, cuando el sistema detecta que con una determinada operación el riesgo se habrá sobrepasado. Por ejemplo a la hora de servir la mercancía avisa de que se ha sobrepasado un límite determinado.

El control de nuestro propio Riesgo

Pero además de facilitar el cálculo del riesgo de los clientes, también existe la posibilidad de controlar el riesgo propio lo que nos puede ayudar a anticiparnos a posibles problemas, ya sea con los proveedores o con nuestras entidades bancarias.

Con los proveedores, además de facilitar las decisiones de compra, nos garantiza en muchas ocasiones el poder dar un buen servicio a nuestros clientes. La gestión del riesgo puede evitar, por ejemplo, que comprometamos una mercancía que luego un proveedor no nos va a servir porque hemos superado el riesgo que nos había marcado. Esto nos puede servir para adelantarnos al problema y renegociar las condiciones.

Un caso muy parecido es la administración del riesgo con entidades financieras, controlar nuestro propio riesgo puede evitarnos en incurrir en gastos innecesarios. Por ejemplo, existe la posibilidad de crear una alerta al generar la remesa correspondiente, evitando que la empresa supere su crédito con cada entidad. Este tema lo abordaremos de una forma más amplia en próximos posts.

En definitiva, las herramientas ERP pueden suponer una cierta innovación en el ámbito de la gestión si sabemos sacarlas provecho, ya que son capaces de apoyar a las empresas en cuestiones tan sensibles como son el peligro de impagos, el peligro de desabastecimiento o la falta de liquidez.