Universo ERP, el Blog DATISA

Muchos sectores de la sociedad aprovechan esta época de elecciones generales para hablar de sus propuestas y reivindicaciones. Ese ha sido el caso también de AMETIC (Asociación Multisectorial de Empresas de la Electrónica, Tecnologías de la Información y la Comunicación, Telecomunicaciones y Contenidos Digitales) que el mes pasado presento sus proposiciones.

Bajo el título “Propuestas de la industria TIC para la nueva economía que España necesita”, la patronal presentó un documento en el que pidió redoblar esfuerzos para apostar por el “factor digital” como motor de la economía española y agente principal de nuestra productividad y competitividad.

La propuesta de AMETIC nos parece muy interesante y ambiciosa. Ya sabéis que en este blog la competitividad es un tema recurrente. Así que os comentamos alguno de los puntos que nos ha parecido más sugerentes.

Industria TIC como motor económico

Todas las propuestas de AMETIC se basan en una premisa, el convencimiento del potencial económico de crecimiento de la industria ETIC en España y la posibilidad que tiene este de crear empleo de calidad. Y de que el crecimiento de este sector conllevaría a su vez un incremento de la productividad y competitividad del tejido empresarial español en general.

Aboga por un cambio en el tejido productivo español, algo de lo que se viene ya hablando desde hace tiempo dentro y fuera del sector. Hace tiempo que venimos escuchando la necesidad de invertir más en I+D+i en todos los sectores. Pero estos cambios son una puesta de futuro que darán resultados a medio largo plazo.

Para que este cambio sea posible las propuestas de AMETIC se podrían resumir en tres puntos fundamentales: El desarrollo de la Sociedad de la Información en general, una reforma educativa que conlleve la incorporación de las ETIC al diseño curricular de todos los ciclos educativos y la apuesta de las administraciones públicas por las tecnologías, no sólo en el fomento de las mismas, sino también en la incorporación de las nuevas tecnologías en las propias administraciones para mejorar los servicios a los ciudadanos y al mismo tiempo poder ahorrar costes.

Nos parece muy interesante la definición que hace AMETIC de la Tecnología: La misión de la Tecnología consiste en ayudar a las personas, en generar desarrollo económico y, por tanto, empleos  de valor añadido, que les permitan aumentar su calidad de vida. Solo puede realizarse de forma continuada si la sociedad demanda su uso. Una Tecnología que nadie demanda no tiene sentido.

Formación TIC para el empleo

Este punto junto con el Desarrollo de la Sociedad de la información es de los que nos ha parecido más interesantes.

Sería preciso el desarrollo de una política de incorporación de las ETIC al diseño curricular de todos los ciclos educativos, desde la escuela primaria a la universidad. Y se propone una reforma urgente de la formación profesional.

Uno de los problemas que existe actualmente que ya hemos comentado en este blog es la falta de formación en las posibilidades y el uso de las ETIC, lo que es fundamental para conseguir mejorar la productividad y la sostenibilidad de las empresas. Por lo que se propone establecer criterios de prioridad en la selección de cursos para la formación de profesionales que incluyan estas materias. E incluir a formar a desempleados en perfiles ETIC demandados por el mercado.

AMETIC también propone trabajar en el fomento de las vocaciones técnicas desde el sistema educativo para garantizar la disponibilidad del talento necesario para el desarrollo de nuestra economía. Y continuar apoyando el desarrollo del I+D puesto en marcha por el Ministerio de Ciencia e Innovación.

En definitiva una apuesta por las tecnologías para un mejor futuro de nuestra sociedad. Os recomendamos la lectura de las propuestas. Y esperamos que sean tenidas en cuenta por nuestros futuros gobernantes.

Ya hemos hablado en este post varias veces de como la tecnología puede ayudarnos a mejorar la productividad. Una tecnología ampliamente implantada es la de código de barras. Esta ha ayudado, sobretodo en todo lo relacionado con la logística, a mejorar la eficiencia de los procesos y facilitar múltiples tareas en el trabajo diario de muchísimas personas.

Los Códigos de barras hoy en día están ampliamente extendidos por todo el planeta y están presentes en nuestras vidas como algo habitual. Los códigos de barras representan datos en una forma legible por las máquinas, y son uno de los medios más eficientes para la captación automática de datos. Se crearon como códigos que permitían identificar rápidamente un artículo mediante un escáner proporcionándonos información sobre el mismo.

Esta característica nos ha permitido simplificar y automatizar múltiples tareas relacionadas con la manipulación de artículos a una gran velocidad, como la facturación en una tienda, la realización de inventarios o consultar las características asociadas a una mercancía. Cada código es único por lo que nos permite identificar ese artículo en cualquier parte del mundo.

Aunque quizás estemos acostumbrados a ver los diferentes tipos de códigos de barras en nuestro día a día, como en un cuaderno, una botella de leche, o una prenda de ropa, muchas veces no pensamos en la utilidad que le podemos dar a estos códigos de barras en la gestión de nuestro negocio, y relegamos su uso a las grandes cadenas de distribución.

Con este post pretendemos intentar aportar algunas ideas de la utilidad que existe en los códigos de barras y algunas de las capacidades que los ERPs de hoy en día nos ofrecen para sacar el máximo partido a esta tecnología.

Identificación de los artículos

Hay varios tipos de códigos de barras (para ampliar el tema os recomendamos leer la Wikipedia). Los más extendidos son el EAN13, el DUN14, el UCC-128 o el PDF417 que actualmente se utiliza en la identificación de facturas electrónicas.

Es posible que los códigos de barras más sencillos y más usados como EAN-13 ó EAN-8, no sean suficientes a la hora de identificar a mis elementos dentro de la base de datos de mi ERP porque, por ejemplo, quiero identificar mis elementos de una forma secuencial, o tener caracteres alfanuméricos en mi código,…

Y sí, hablamos de elementos, porque no solo tenemos porque identificar a los artículos que constituyen mi cartera de productos. En las bases de datos también podemos identificar otros elementos como los inmovilizados, o incluso el personal de nuestro compañía,…

Por ello, las herramientas ERP nos tienen que brindar cierta versatilidad y flexibilidad, que consiste en poder identificar a estos elementos a través de más de un código. De esta forma, si un mismo producto es suministrado por varios proveedores, y cada uno de ellos usa un código de identificación distinto, debo poder identificarlo por cualquiera de ellos.

Marcaje de los artículos

Una vez definida la estructura de la información en mi gestión, es importante poder marcar los elementos con una etiqueta, de tal forma que sea fácilmente identificable por todo el personal de la empresa, y si es preciso, que contenga la información diferenciadora entre unos y otros.

Aunque en este punto seguramente cada uno conoce, según su tipo de negocio, cual información es la mejor a incluir, esbozamos algunas ideas a modo de ejemplo como la descripción del artículo, el número de elementos que lo constituye (1/4, 2/4,…), lote y fecha de caducidad, precios,…

Ni que decir tiene, que si además incluimos el código de barras identificativo del elemento, permitirá su identificación automática con escáneres, o incluso, con dispositivo móviles, como PDAs, tablets, móviles,…
 

Cuanta más información mejor

Hasta ahora hemos mencionado el uso de códigos de barras exclusivamente para la identificación de distintos elementos. Sin embargo, los códigos de barras mencionados anteriormente y que son fácilmente accesibles a los usuarios, nos permiten incluir más información. Cuanta más consigamos introducir en un código de barras, más eficaz y seguro será el tratamiento de esa información.

A modo de ejemplo, en una empresa que trabaja con lotes de caducidad, se podrían generar códigos de barras UCC128 que incluyan, además de la identificación del artículo, las unidades, el lote y la fecha de caducidad.

La labor de entrada y salida de este tipo de mercancía a través de la lectura del código de barras, permite que de una forma totalmente automática se registre en el sistema de gestión (ERP) de ese modo se minimizan los errores por la manipulación, y se consigue una trazabilidad adecuada.

Concluyendo los ERP´s de hoy en día son capaces de crear sinergias con otras tecnologías como las de los códigos de barras, mejorando la gestión e incrementando la productividad y que deberíamos ser capaces de aprovechar.

Autor Foto Código de Barras Iban

En DATISA, damos mucha importancia a la seguridad y control de los datos.  Hay que tener en cuenta que cada vez más usuarios pueden acceder a su sistema informático, permitiendo a los empleados conectarse al sistema de información desde cualquier lugar.

Con este post pretendemos que puedan conocer, cómo proteger la información y a qué nivel.

DATISA establece reglas de control para evitar que ciertos usuarios usen determinadas funcionalidades que necesitan una mayor protección, como por ejemplo, funcionalidades de supervisor, o eliminación de albaranes o asientos contables… a través de contraseñas asignadas a cada usuario.

Grupos de usuarios

Las herramientas de DATISA, permiten dar de alta Grupos de usuarios a los que se les asigna permisos, existiendo  en la aplicación con un acceso total, el grupo 9999. Así, mediante la función de permisos opciones se asigna la funcionalidad a la que podrá acceder cada grupo de usuario, marcando la aplicación y la función con un visto bueno.

Así mismo, se deberán dar de alta todos usuarios que queramos que tengan acceso a la aplicación, mediante la identificación de un código y un nombre, además de la contraseña. Como medida de seguridad, es recomendable asignar contraseña al usuario. Los usuarios con código 1 y los pertenecientes al grupo 9999 se consideran supervisores, lo cual significa que son los únicos que tendrán acceso a funcionalidad específica como dar de alta empresa, concesión de permisos a nivel de grupos de usuarios, descargar actualizaciones, reparar datos comunes…

Proteger los registros

Además de la protección en la funcionalidad, también existe la posibilidad de proteger la información a nivel de Registros. Estableciendo límite de modificación en la consulta y o entrada de datos puede protegerse la información para cada grupo de usuarios a diferentes niveles como por ejemplo,  de cuenta, analítica de secciones/producto, clientes, proveedores, artículos, representantes, series documentos, pedidos, albaranes, inmovilizado ……

Los códigos permitidos, caracteres con los que podrá trabajar el Grupo de Usuarios,  pueden separarse por comas (,) o por barras (/), significando en el último caso que abarcan desde la primera hasta la última, ambas inclusive. El número de dígitos puede ser cualquiera de forma que se consideran incluidos aquellos códigos con el mismo número de dígitos o más. Las protecciones de Modificación y de Consulta son independientes entre sí, por ejemplo, para un grupo de usuarios puede estar permitido introducir clientes, pero no conocer su estadística, y otro grupo de usuarios puede tener acceso a la consulta de existencias, sin posibilidad de introducir o modificar artículos.

Proteger el histórico

Además, la protección de modificación se puede configurar estableciendo límite de modificación, de forma que no se permite operar con movimientos cuya fecha sea igual o anterior a la fecha límite definida, o que su antigüedad respecto a la fecha actual sea mayor que los días límite marcados (influye la condición más restrictiva).

Otra característica destacada en las aplicaciones de DATISA es que la información se acumula en línea a lo largo del tiempo, por ejemplo en la aplicación de contabilidad, los asientos de regularización, cierre y apertura son virtuales, es decir, son simulados no existen físicamente en el sistema, se generan de forma automática.

De esta forma se evita el trabajo de la generación de estos asientos y posteriores modificaciones.

Por ello hay que prestar atención a la función de periodos cerrados donde se bloquea los asientos contables, y el registro de facturas, para todos los usuarios a una fecha, se visualiza la fecha de cierre anterior dando la posibilidad de introducir la fecha del nuevo cierre.

Es recomendable su utilización:

• Para garantizar la integridad de la información de los períodos cerrados
• Evita recepcionar facturas para períodos declarados
• Permite automatizar la obtención de declaraciones masivas a las empresas con períodos cerrados (y modelos no obtenidos)

Hoy, asistimos a la aparición de una nueva generación de empresarios, con la autoconfianza generada por sus conocimientos, formación y habilidades en las TIC, parecen capaces de ‘comerse’ el mundo. A veces, sin embargo, observamos con sorpresa cómo esta autoconfianza se desvanece, cuando estos mismos empresarios cruzan el portal de una entidad bancaria.

Se trata de un fenómeno que se observa sobre todo en la PYME y muchos empresarios quizás tuvieran motivos de sobra para mostrar esta actitud (la situación de algunas compañías hoy es realmente complicada).

En otros muchos casos, sin embargo, este “arrugamiento” se debe únicamente a la falta de información. Y es que muchos gerentes y emprendedores, agobiados por el día a día, no conocen su volumen de operaciones y los fondos que mueven a través de una entidad bancaria, de lo rentable o no que le podría resultar su empresa a un determinado banco, ni tampoco los errores que a veces ocurren en el cobro y aplicación de comisiones, que a la compañía le cuestan un dinero y que la misma, por desconocimiento, ni siquiera tendrá la oportunidad de reclamar.

El diagnóstico de la enfermedad parece claro: hoy, un importante número de PYMEs se siguen apoyando en exceso en la información que les facilita su entidad bancaria, para llevar a cabo su gestión, cuando deberían ser ellas mismas las que controlen sus estados financieros. La solución convencional sería fácil, pero trabajosa, ya que se traduce en largas horas de seguimiento y comprobación manual. Hay sin embargo una píldora muy efectiva, para que las empresas puedan llevar a cabo este control con máximas garantías de comodidad y de seguridad. Una píldora que, como tantas otras, se llama: programa de tesorería.

Negociar, renegociar, controlar….

En el trato con una o varias entidades financieras, la principal aportación de esta herramienta informática y, en especial, de sus capacidades para el control de bancos, es que dota a la compañía de unos datos valiosísimos que la sitúan al mismo nivel de negociación.

El sistema permite obtener fácilmente y con un sólo clic del ratón todo tipo de informes sobre la actividad de la empresa por tipos de movimiento, su saldo medio en una o en varias cuentas de la misma entidad, el volumen total de operaciones, con el número de transacciones global o desglosado por transferencias, pagos domiciliados, pagos con tarjetas y otras múltiples modalidades… Toda esta información no sólo permite controlar los argumentos que nos de nuestro gestor, en base a su “Balance banco-empresa”, sino también el que podamos aportar otros nuevos y manejar alternativas diferentes a nuestro favor.

Las capacidades de control de bancos, en un programa de tesorería, también resultan muy útiles en la apertura de una nueva cuenta o en la contratación de cualquier producto financiero, porque facilitan la evaluación de las condiciones ofrecidas por cada entidad y la comparación de las propuestas de distintos bancos, o las simulaciones con los datos de la compañía para elegir siempre la mejor opción.

Su uso también beneficia la solicitud de préstamos y el control de descubiertos. Y es que, un conocimiento adecuado de las necesidades de financiación por cuenta, entidad y a nivel global, nos ayudará a evitar los descubiertos por descuido, con las consiguientes penalizaciones y pago de intereses innecesarios.

Un programa de tesorería también permite controlar que la entidad o entidades con las que trabajamos, están cumpliendo con lo pactado en cuanto a intereses, comisiones, límites de riesgo, etc. En ocasiones, este incumplimiento se debe a un error y, en otras, al hecho de que el plazo de aplicación de unas condiciones ha expirado y la entidad bancaria nos ha empezado a aplicar automáticamente una tarifa diferente, sin previo aviso.

Un elemento importante, en este apartado, es el control del riesgo negociado, que influye directamente en nuestra capacidad de cobrar y que la solución permite monitorizar por producto (remesas de recibos, póliza de crédito, etc.). La herramienta también facilita el control de préstamos e inversiones, calculando automáticamente los intereses cobrados y los pendientes de cobrar, con simulaciones de TAE, etc. En definitiva, todo un cuadro de mando para que el responsable financiero pueda controlar fácilmente cualquier aspecto de su relación con una o con varias entidades bancarias.

De este modo, observamos cómo los modernos programas de gestión son capaces de ayudarnos, y mucho, a mejorar nuestro desempeño. Para que la próxima vez que acudamos a nuestro banco, y aunque sea difícil igualar el sex-appeal de Eva Longoria en el anuncio de L’Oreal, podamos decir con suficiente seguridad: “Porque mi empresa lo vale…”.