Universo ERP, el Blog DATISA

Cuando se plantea la gestión de inmovilizados, la mayoría de las compañías, y no sólo las pequeñas, piensan en clave “fiscal” tal y como hemos comentado anteriormente en este blog. Es un enfoque lógico, dado que las obligaciones legales en el control de este tipo de activos se relacionan precisamente con la tributación. La amortización del inmovilizado, según nos marca la legalidad, sin embargo, no es el único aspecto que debería preocupar a las organizaciones. Durante los últimos años, y con el fin de facilitar el negocio en el marco de la CE, normativas contables nacionales y comunitarias como las normas IAE o el último PGC del año 2007, han incidido de manera especial en la importancia de que la contabilidad de una organización sea un fiel reflejo de su situación, un ejercicio en el que la valoración de los inmovilizados podría tener un peso importante.

El control de inmovilizados sólo desde el punto de vista fiscal, supone una traba importante para ofrecer esta “foto clara” de la organización, dado que el valor fiscal y el valor patrimonial de los activos fijos, en muchas ocasiones, simplemente no coincide.

Utilicemos un ejemplo gráfico, para ilustrar este “desencuentro”: la amortización de unos equipos informáticos, durante 4 años y al ritmo de un 25% anual, cuando la empresa sabe que, durante el primer año de su uso, cada uno de estos equipos habrá perdido más de la mitad de su valor (de hecho, antiguamente, la normativa consideraba estos equipos como mobiliario fijando su amortización en un período de 10 años. De este modo, las compañías tendrían que haberlos sustituido debido a su obsolescencia, años antes de que finalice su amortización).

Para salvar estas desviaciones en el tratamiento del inmovilizado y ofrecer una foto fiel de su situación, las empresas que utilizan hojas de cálculo, necesitarían realizar numerosas correcciones para cuadrar su contabilidad, que introducidas de forma manual, suponen una pérdida de tiempo importante y también peligros de error.

Las nuevas tecnologías de gestión, al rescate

Algunos de los modernos sistemas de gestión para el control del inmovilizado, por otro lado, ya hace tiempo que han resuelto esta problemática. Dichas soluciones, también destinadas a las PYMEs, contemplan la gestión patrimonial y fiscal del inmovilizado de manera independiente, automatizando todos los procesos de ajuste necesarios para cuadrar la contabilidad y cumplir con las obligaciones fiscales, con facilidad.

Gracias a este doble control, en algunos programas se pueden obtener con un solo click del ratón, la mayoría de informes ligados al inmovilizados, que se exigen en las auditorías voluntarias o de control, como: los inmovilizados adquiridos durante el ejercicio, los amortizados al 100% pero que todavía se están utilizando en la compañía, la diferencia entre la valoración patrimonial y la fiscal de los inmovilizados; los activos fijos que han sido dados de baja y por qué, y un largo etc. de relaciones muy costosas de obtener de forma manual.

Otra de las limitaciones, en las compañías que realizan únicamente un control fiscal del inmovilizado, es el hecho de que las amortizaciones por lo general se realizan y repercuten en la contabilidad a finales de año, para las Cuentas Anuales. De este modo, los Balances de Pérdidas y Ganancias periódicos (mensuales, trimestrales, etc.) no recogen los datos de amortización y esto podría distorsionar el proceso de toma de decisiones, en función del peso que tienen los inmovilizados en la organización.

Lo lógico sería que la amortización en la empresa se lleve a cabo con la misma periodicidad con la que se realizan estos Balance, algo costoso de realizar por medios manuales o con hojas de cálculo, pero muy fácil de acometer con un sistema automatizado, con el que las amortizaciones se pueden realizar en cualquier momento del año, para una imagen fiel de la situación empresarial.

“Afinar” mejor en el reporting internacional

La doble gestión fiscal y patrimonial del inmovilizado, con la ayuda de sistemas gestión, también resuelve un problema muy concreto de las compañías multinacionales o, más bien, de sus filiales en España, y de las empresas que pertenecen a grupos internacionales y que, también deben hacer su contabilidad en dos monedas, por ejemplo, en dólares y en euros, para reportar a su matriz.

Los datos de inversión y amortización de inmovilizados, que estas compañías llevan a cabo según la normativa nacional, se ven afectados con frecuencia por las fluctuaciones del cambio dólar – euro, durante el período de amortización fijado, lo que causa incoherencias en su información contable y hace que sus responsables financieros tengan que introducir múltiples correcciones y ajustes.

Para ilustrar el problema, tomemos el ejemplo de un inmovilizado adquirido por una de estas filiales, en el año 1, por un valor de 1000 Euros (igual entonces a 600$), que se amortizará durante 4 años, al ritmo de un 25% anual. Al cabo de los cuatro años, la compañía ha amortizado 250 Euros cada año, pero debido a las fluctuaciones del cambio, la correspondencia en $ durante los distintos ejercicios no ha sido la misma, llegando al final en una situación en la que el valor total amortizado ha sido de 1.000 Euros, pero de 650$. De este modo, en la contabilidad en dólares hablaríamos de la amortización de un valor final superior a la inversión inicial.

Se trata, de nuevo, de un problema fácil de solucionar con los modernos sistemas de control del inmovilizado, en los que todos los ajustes necesarios para corregir estas desviaciones y para cuadrar la contabilidad en dólares y euros, se realizan de manera automática.

La Cocina Central o la llamada Restauración Colectiva es un negocio de claro auge en nuestro país. Como un ‘cajón de sastre’, el sector engloba, desde los negocios tradicionales de catering para escuelas, hospitales o para el transporte, pasando por los proveedores de platos precocinados para supermercados, grandes superficies o gasolineras, hasta los centros propios de las cadenas y franquicias de restauración.

El denominador común de todos estos negocios es su clara apuesta por la industrialización de los procesos y por la producción a gran escala, planteamiento que, sin duda, también implica un enfoque más profesional en la gestión. De este modo, para garantizar la calidad, la rentabilidad y el servicio al cliente, las Cocinas Centrales hoy sin duda necesitan contar con las herramientas informáticas adecuadas para el óptimo control de sus compras, costes y almacén.

Hemos analizado, en alguna ocasión, las ventajas que aporta el despliegue de un sistema de gestión global para el mejor control de escandallos, pedidos de aprovisionamiento y para las órdenes de fabricación en estos negocios. En este caso, sin embargo, abordaremos la automatización de un aspecto muy concreto, como es el control de los movimientos en almacén, por medio de soluciones móviles y, en especial, de PDAs por infrarrojos.

El control de almacén, un aspecto clave del negocio

La gestión de almacenes es un elemento clave en la actividad de las Cocinas Centrales. Los dos aspectos más importantes de esta actividad son, la caducidad, dado que tanto las materias primas como el producto final son perecederos, y el hecho de que su manejo está sujeto a estrictas normas de trazabilidad, que benefician a los consumidores finales, pero que ralentizan el trabajo de los operarios en almacén y que merman su productividad.

Obviamente, el principal objetivo de los negocios de Cocinas Centrales en la gestión de almacén es reducir sus stocks, mejorar la rotación y evitar las pérdidas por caducidad, además de la necesidad de cumplir la normativa. Para responder a estas necesidades, muchas de estas empresas han desplegado avanzados sistemas de gestión de almacén a nivel central, mejorando de manera importante su gestión de existencias y toma de decisiones. Pocas de estas soluciones, sin embargo, han beneficiado directamente al trabajo de los operarios en almacén, que siguen necesitan efectuar un importante número de tareas de control manuales, con la pérdida de tiempo y el peligro de error que ello supone, como: apuntar a mano el pedido entrante e introducir la información a posteriori, imprimir una lista de picking y, tras preparar el pedido, volver a introducir los datos en el PC de almacén; llevar los pedidos preparados al área de administración para que desde allí se preparen los albaranes de envío correspondientes, etc.

Pero, ¿cuáles serían las ventajas concretas de aplicar una solución de movilidad en este entorno? Las soluciones móviles para el control por PDAs, hacen que cada operario pueda moverse libremente por el almacén, con su dispositivo en la mano, y manipulando la mercancía allí donde se encuentra la misma. De este modo, y con todos los datos de gestión cargados previamente en la PDA desde el PC de almacén, se evitan múltiples desplazamientos innecesarios y, con la lectura de los códigos de barras, la introducción manual de la información.

A modo de ejemplo, en operaciones concretas como la recepción de mercancía, un operario con una PDA por infrarrojos puede registrar los productos entrantes fácilmente, leyendo uno por uno sus códigos de barra e introduciendo directamente en el dispositivo sus cantidades, número de lote y caducidad. Este proceso se podría llevar a cabo sobre el mismo pedido a proveedor, realizado por la compañía, con lo que el albarán quedaría validado automáticamente y el Departamento de Administración de la organización quedaría informado acerca de la recepción total o parcial de un pedido, en el momento en el que la PDA se coloque en su cuña correspondiente y la información recabada se vuelque al sistema central.

Estas mismas facilidades de manejo y para el tratamiento de la información, se registran en los movimientos internos entre almacenes de la misma compañía y en los envíos a los clientes. El pedido interno, generado por el programa de gestión central, se carga en la PDA para que el operario lleve a cabo el picking fácil y cómodamente, escaneando los códigos de barra de cada producto e introduciendo su cantidad, número de lote y caducidad. El proceso, en los envíos a los clientes, puede hacerse igualmente sobre el mismo pedido, enviando los datos a Administración para la generación de documentos de traslado interno o de albaranes a clientes, con un solo click del ratón.

Controlar hasta el último detalle

Las soluciones móviles y PDAs, en los almacenes de las Cocinas Centrales, también resultan extremadamente útiles en los procesos de inventariado, ya que evitan la necesidad de realizar un recuento manual y de contrastar la información. El inventario puede empezar por donde y en el momento que estime el operario. Una vez escaneados los códigos de barras, asimismo, la información se remite automáticamente al sistema central, que efectúa las correspondientes regularizaciones.

En definitiva, en un negocio de reducidos márgenes y un alto volumen de operaciones, como es el de las Cocinas Centrales, importa hasta el último detalle y una pequeña automatización puede suponer una gran diferencia en cuanto a la capacidad de servicio, los costes y la satisfacción de los clientes de la organización. Las nuevas soluciones PDA para la gestión de movimientos en el almacén, son capaces de aportar esta diferencia, ayudando a que en estos entornos la automatización y la mejora de procesos se lleve hasta el último eslabón de la cadena, reduciendo las pérdidas por caducidad, el sobre-stockaje y mejorando la productividad, no sólo de los operarios en almacén, sino también en Administración.

Las soluciones en Cloud Computing (en la nube) han venido para quedarse. La actual situación con un entorno muy dinámico y cambiante nos obliga a buscar soluciones flexibles que mejoren los recursos disponibles por las organizaciones, incluidos los informáticos. Y la solución que nos puede aportar la tecnología actual es el Cloud Computing. Cada vez hay más aplicaciones que podemos encontrar adaptadas para este entorno, como el caso del ERP.

Las ventajas que ofrece ya las hemos comentado en otros post y poco a poco las empresas españolas empiezan a descubrir sus ventajas. Según el último informe de IDC sobre este tema titulado “Cuando las empresas se rinden al cloud”, en las organizaciones españolas aún existe un alto desconocimiento sobre el cloud computing (49%), pero aquellas que sí conocen el nuevo modelo (51%) han comenzado a adoptarlo: el 15% sobre el total de empresas analizadas y el 30% sobre las empresas que conocen esa modalidad. La firma prevé que un crecimiento del 42% frente al año anterior.

Para no perderse

Uno de los puntos que más preocupan a las organizaciones es la seguridad y privacidad en la nube, en ese sentido INTECO ha escrito una guía dirigida a las empresas que nos parece muy interesante.

La “Guía para empresas: seguridad y privacidad del cloud computing” es bastante completa, comienza haciendo una introducción de lo que es y qué tipos de nubes hay, interesante es el capítulo sobre el marco legal, y sobre las principales implicaciones en cuanto a seguridad y privacidad, además nos da las claves para asegurar el éxito en la utilización de servicios de cloud computing.

Por último, la Guía incluye un capítulo con pasos los principales que toda empresa o entidad debe adoptar para “dar el salto a la nube”.

¿Quién gestiona la seguridad?

Uno de los puntos importantes a tener en cuenta en el tema de seguridad y privacidad es en quien va a recaer la responsabilidad de gestionar la misma:

Las nubes privadas son gestionadas por una única empresa que decide dónde y cómo se ejecutan los procesos dentro de la nube. Los datos no salen de la infraestructura de la compañía, pero en ella recae el mantenimiento del hardware y software de la nube.

Mientras en las nubes públicas el control de los recursos, procesos y datos está en manos de terceros, normalmente el proveedor de soluciones, que aloja estas en un datacenter. En este caso la responsabilidad le corresponde al proveedor. Pero en muchos casos, las garantías de seguridad que ofrecen estos, es muy superior a la que podría tener las instalaciones de una pyme.

Hay otro tipo de modelos como las nubes mixtas en que esto se complica y en el que se reparten las responsabilidades.

A día de hoy, existe la tecnología para que el uso de este tipo de soluciones sea segura y además, cada día se va avanzando más en ese tema, pero es necesario que cumplamos con las normas de seguridad. Os recomendamos la lectura de la guía de INTECO.

Las asesorías se encuentran con la problemática de tener un gran trasiego de documentos en papeles del cliente al asesor y del asesor al cliente. Normalmente el asesor tiene que volver a transcribir los datos en su sistema informático duplicando el número de horas de  trabajo. La introducción de estos datos se puede llevar a cabo por personal no experto en contabilidad, a través de hojas de cálculo o por funcionalidades diseñadas para este fin.

Diferentes formas de introducir datos en la aplicación de contabilidad diseñada específicamente para asesorías.

DATISA para resolver esta situación, pone a disposición del asesor el diseño de la hoja de cálculo. Estas, están preparadas para introducir de forma rápida y sencilla los datos relacionados con facturas, ingresos, pagos, clientes o proveedores con el propósito de contabilizar la información, periódicamente. El cliente enviará estas hojas por  e-mail   (u otro procedimiento) a su asesor.

Mediante la funcionalidad “pendiente de registrar” se incorporan facturas recibidas/expedidas a la aplicación en un fichero provisional, indicando en qué estado se encuentran (Correcto, aviso, error), dando la posibilidad de modificar o traspasar.

Según la naturaleza de estos se generan: Los asientos de venta/compra, los asientos de ingresos/gastos, anticipos, cobros/pagos, las facturas se dan de alta en los libros de registro de facturas y las facturas traspasadas se borran del fichero de facturas pendientes.

Si se decide no utilizar la captura de datos anterior, hay unas herramientas que proporcionan la máxima velocidad en las tareas de entrada de datos.

La rapidez se puede incrementar significativamente definiendo adecuadamente las distintas plantillas por empresa.

- Alta rápida de facturas, esta función permite introducir facturas recibidas/expedidas con una sola cuenta de ventas y con un tipo de impuesto.

- Centros de ventas, esta función proporciona un método muy rápido para generar los asientos contables de ventas y los libros de registro de facturas expedidas a partir del diario acumulado de ventas. La agilidad en este proceso se consigue utilizando unas plantillas predefinidas por Centro de ventas, en las que figuran todos los datos repetitivos (Cuentas contables, Tipos de impuestos, Impuestos incluidos o no, etc).

-  Asiento por extracto, con frecuencia, la información contable está disponible en un extracto, o listado de movimientos que corresponden a una cuenta contable, como es el caso de los extractos que proporcionan las entidades financieras, la relación de gastos pagados con tarjetas de crédito, el diario de caja, etc. Esta función está diseñada para agilizar todo lo posible el alta de asientos (sin registro de facturas) a partir de esta información.Se generaran dos movimientos contables por línea, con el mismo concepto,  agrupando en asientos diarios o por movimientos.

- De bancos AEB 43, las entidades financieras pueden proporcionar periódicamente un fichero informático normalizado (cuaderno 43) con los movimientos registrados en sus cuentas bancarias. Esta información se puede utilizar, entre otras, para dar de alta los asientos correspondientes a estos movimientos de forma semiautomática, ahorrando mucho tiempo y evitando errores.

Antes de iniciar el proceso es necesario definir cada una de las cuentas contables relacionándola con la cuentas bancarias), indicando también el CCC (20 dígitos bancarios). Esta información permitirá relacionar de forma automática e inequívoca los datos contenidos en el fichero con la cuenta contable a la que corresponden.

La velocidad de contabilización -objetivo de esta función- depende de la definición de patrones de asientos a partir de los “conceptos propios” (denominación de la norma a los de cada entidad financiera) para la propia empresa. Durante el proceso se pueden dar de alta aquellos que aparezcan como nuevos y sea previsible que se repitan, con objeto de ir mejorando el procedimiento.

Uno de los recursos de los que más se hablan últimamente como posible salida de la crisis para las pymes es el tema de la innovación. Por eso, nos ha parecido interesante comentar en este blog este taller “Sistemas de Gestión de la Innovación en Organizaciones” donde vamos a participar y que cuenta con la colaboración de +QuePyme y la Fundación Pozuelo Siglo 21 en el mes de diciembre.

Este taller está dirigido a Directivos y gerentes implicados en la dirección estratégica, marketing-comercial, I+D+i y área Técnica de la empresa. Se realizará en dos sesiones por la mañana el viernes 2 y 16 de diciembre de 2011 en Edificio Centro de Empresas de Pozuelo de Alarcón (C/San Juan de la Cruz, 2 sala de conferencias)

Si estáis interesados en asistir podéis encontrar más información en la página de la Fundación Pozuelo Siglo2 1.

Sistemas de Gestión de la Innovación en Organizaciones

El objetivo de este taller que tendrá un enfoque 100% práctico es conocer y entender las partes y la totalidad de los procesos de innovación cultura profesional creativa e iniciativa intra-emprendedora.

Acercarse a técnicas y metodologías de aceptación y posible aplicación inmediata, y los diversos óptimos en cómo éstas pueden organizarse y coordinarse dependiendo de la idiosincrasia de su organización.

 La Innovación está de moda, pero, ¿es algo tan distinto o diferente a la estrategia, la excelencia, la calidad total, y la creatividad en una organización? ¿Qué modelos y metodologías tienen aplicación efectiva y creativa en la Innovación?

Para poder innovar necesitamos encontrar los principales recursos de que disponemos para llevar a nuestra organización hacia Proyectos de Innovación, ya sean de producto, servicio, procesos o modelos de negocio.

Una organización que se quiere diferenciar como innovadora debería localizar los detonantes fundamentales para que esta ocurra en todos los niveles de la organización y no sólo en los niveles directivos. Además debería focalizar el esfuerzo en las áreas generadoras de éxito en su modelo de negocio.
 

Una colaboración de renombre

Contaremos de nuevo con la participación de Sergio Alonso, instructor de +QuePyme. Se trata de una asesoría experta en la consultoría en estrategia y organización para PYMEs, que aporta soluciones sencillas y de rápida implantación, mediante talleres internos, formación a medida e In-Company.
Alonso es un experto en el campo de la organización, la estrategia y la innovación empresarial para las PYMEs, que cuenta con una amplia experiencia en el desarrollo de modelos y herramientas de negocio, específicamente en el campo de las pequeñas y medianas empresas. En su amplia formación académica y profesional, dispone de varios másters otorgados por prestigiosas escuelas de negocio.