Universo ERP, el Blog DATISA

En el post de hoy vamos a tratar una de las necesidades más crecientes en la situación económica actual de las empresas: los presupuestos. Estos se dan de alta para predecir los resultados de las operaciones de la empresa. Además estas herramientas se pueden utilizar para comparar los resultados reales y los previstos (presupuestados) a fin de evaluar la eficacia de la operación.

En nuestra aplicación los presupuestos se pueden asignar a cada una  de las cuentas contables en la aplicación de contabilidad fiscal o a partir de la sección y/o producto, cuenta contable en el apartado de contabilidad analítica.

Creación de presupuestos

 Al definir cada cuenta contable indicaremos el tipo de cuenta presupuestaria, a partir de la cual se calcularán las realizaciones  y posteriormente comparar éstas con los presupuestos. Las posibilidades que tenemos son:

• “Movimientos deudores/acreedores”,

Control del importe del movimiento, ejemplo cuentas del cliente (430)      y proveedor (400)

•  “Diferencia deudora/acreedoras de movimientos”,

Control de las diferencias de los movimientos, ejemplo cuentas de ventas (700) y compras (600)

•  “Saldo deudor/acreedor”,

Controla la desviación de la cifra de activo o pasivo (Como aumenta o disminuye)

•  “No presupuestaria”,La aplicación  no controla los presupuestos asignados.

 Los presupuestos se asignan a las cuentas contables (Contabilidad fiscal), y/o a cada centro de coste para una  cuenta contable (Contabilidad analítica), disponible en las aplicaciones AGE. Estas se asignan a cuentas, secciones y/o productos de último nivel, y automáticamente se recalculan para los niveles superiores.

La modificación de los presupuestos puede realizarse en cualquier momento.

Para facilitar la gestión de los presupuestos, la aplicación de presupuestaria permite dar de alta o modificar los presupuestos de varias formas:

• Manual, dando opción de introducir el importe del presupuesto en cada mes o elegir la función de uniforme o por porcentaje, donde se da de alta el presupuesto total del ejercicio, que se repartirá  en los doce meses.
• Automática, en función de unos valores ya existentes en presupuestos o realizaciones, la  aplicación da opción de calcular diferentes opciones como, Añadir constante, Restar constante, Aumentar porcentaje, o Disminuir porcentaje.
• Por secciones o producto, en esta opción se traspasa directamente el presupuesto desde la contabilidad analítica de secciones y/o producto a la contabilidad general, acumulando los importes a las cuentas de último nivel sin distinguir por analítica.

Visualizar presupuestos

Según los datos introducidos se pueden generar diferentes informes como por ejemplo desde  cuenta, desde un estado financiero predefinido, desviaciones secciones y/o producto- cuenta, desviaciones secciones y/o producto.

Una forma muy interesante es la explotación de la información presupuestaria a través de hojas de cálculo.

Por cuenta: Para un rango de cuentas, a distintos niveles, y en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados.

Predefinido: Generación de un E. F. Predefinido, en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados. En este informe se indicarán, además de los datos de la contabilidad general, los presupuestos dados de alta en las cuentas contables incluidas en el E. F. Predefinido, y las diferencias respecto a los datos contabilizados.

Un año más, somos fieles a nuestra cita con el Congreso Pymes. En esta ocasión, el simposio se centrará en uno de los temas que más le preocupan a las empresas actualmente: las claves para sobrevivir y ser competitivos, centrándose en cuatro puntos: Internacionalización, Gestión del Circulante, Mejora de Procesos y Ahorro de Costes. El evento contará con un panel de expertos  que compartirán con los asistentes su experiencia y conocimientos. Os recomendamos asistir ya que nos parece muy interesante.

Nosotros participamos dentro del ciclo de Gestión del Circulante con una ponencia titulada “Análisis, presupuestos y gestión de tesorería. Claves para la transformación necesaria de nuestro departamento financiero”. A través de esta charla, se mostrará como la planificación financiera debe estar aliada con la estrategia de la empresa y para ello es necesario herramientas como la contabilidad analítica, los presupuestos de contabilidad y los de tesorería. Establecer este tipo de controles nos ofrece información fundamental para la toma de decisiones y mejorar la capacidad financiera de la empresa.

Cerca de todos

En su 4ª edición, este Congreso recorre 16 de las principales ciudades españolas con el objetivo de acercar a los mejores expertos a aquellas Pymes interesadas en actualizar sus conocimientos, descubrir las nuevas tendencias y lo más importante, tener respuestas a las necesidades actuales que demanda una Pyme.

Las plazas y fechas donde se celebrará el Congreso este año son las siguientes:

* Murcia, 8 de marzo 2012

* Zaragoza, 14 de marzo 2012

* A Coruña, 28 de marzo 2012

* Valladolid, 17 de abril 2012

* Valencia, 3 de mayo 2012

* Bilbao, 17 de mayo 2012

* Madrid, 24 de mayo 2012

* Alicante, 7 de junio 2012

* Santander, 14 de junio 2012

* Sevilla, 25 de septiembre 2012

* Barcelona, 2 de octubre 2012

* Pamplona, 4 de octubre 2012

* Las Palmas, 8 de noviembre 2012

* Palma Mallorca, 13 de noviembre 2012

* Castellón, 15 de noviembre 2012

* Oviedo, 22 de noviembre 2012

Un recorrido geográfico que permitirá a las pymes españolas acceder de forma directa a contenidos capaces de aportar soluciones reales y aplicables de forma inmediata en sus empresas. El contacto con expertos y profesionales, que han posicionado a sus empresas en la línea de la productividad, facilitará a las pymes asistentes afrontar con mayores garantías la nueva situación empresarial.

Si estáis interesados en asistir en la pagina del Congreso Nacional Pymes os podéis suscribir gratuitamente y consultar el programa de cada lugar.

Como ya hemos hablado en otros post, en el reglamento de facturación, así como en nuestras obligaciones como empresas a nivel impositivo, existe una enorme complejidad en el número y tipo de impuestos con el que podemos trabajar. Hoy en nuestro post vamos a tratar como configurar en la aplicación los IVAs relacionados con las operaciones de exportación e importación, dentro y fuera de la comunidad europea y la entrada de facturas relacionadas con ello.


¿Cómo configurar los tipos de impuestos?

 Para tener totalmente automatizado las declaraciones es muy importante pensar en una correcta definición de tipo de impuestos.

Cada tipo de Impuesto se definirá con un código, descripción y una fecha.

En esta opción se indica el porcentaje de Iva/Igic y recargo de equivalencia a aplicar, así como establecer la Cuenta contable de cargo para la cuota de facturas recibidas, de cargo y abono para la de intracomunitarias y de abono para la de emitidas

En Cuota deducible deberá indicar el porcentaje para el impuesto (IVA, IGIC y/o Recargo de equivalencia). Si no está sujeto al régimen de prorrata indique 100%. En caso positivo indique el porcentaje que sea deducible.

También deberá indicar las Retenciones a las que esté sometido ese Tipo de impuesto, especificando la Clase de retención, tanto para facturas emitidas como recibidas.

Vamos a ver cómo debemos de proceder al introducir los datos de determinados tipos de facturas.

Facturas intracomunitarias 

En estas facturas el IVA se aplica en el país destino y los bienes procedentes de la comunidad no pasan por aduanas, debiendo realizar la repercusión del impuesto el propio cliente. Las obligaciones fiscales son reflejar la factura en el Libro de Registro de Facturas Recibidas, acumular bases (importe factura) y cuotas repercutidas y las deducibles en las casillas correspondientes de los diferentes modelos. En el asiento contable intervienen las cuentas de IVA/IGIC soportado y repercutido.

Estas operaciones las efectúa automáticamente el programa de DATISA con solo indicar clase C (adquisiciones intracomunitarias) o S (servicios intracomunitarios) al dar de alta la factura. En la ficha del tipo de impuesto se debe indicar ambas cuentas (deducible y repercutido) y el % aplicar.

Con estos tipos de impuesto la aplicación de DATISA genera las autofacturas dando la posibilidad de imprimir el libro de registro de autofacturas

Facturas de importación

Estas facturas son extracomunitarias y no están sujetas a impuestos.

Regístrelas con la clase M (importaciones proveedores) para beneficiarse de todas las posibilidades de operatoria de nuestros programas. El tipo debe de ser 0%.

Este tipo de facturas viene acompañado de la correspondiente factura del agente de aduanas que pasamos a explicar a continuación

Facturas de agentes de aduanas

Cuando se recibe una factura de importación, es habitual recibir también una factura de un Agente de Aduanas donde se refleja, entre otros conceptos, el impuesto que el producto adquirido en el extranjero tiene en nuestro país, sus honorarios y unos  suplidos exentos de impuestos.

Para registrar estas facturas debe detallar las bases y los tipos de impuesto correspondientes a cada concepto:

• Base y cuota correspondiente al bien que se importa: Introdúzcalos con clase de impuestos I (importación agente de aduanas) y porcentaje adecuado (con este tipo de impuesto el programa no sumará la base al total de la factura).
• Tasas, Aranceles exentas de impuestos: Introdúzcalos con clase P (suplidos y tasas) con porcentaje 0.
•  Gastos de tramitación: clase D (deducción de operaciones interiores) y tipo ordinario.

Otro campo a tener en cuenta es el DUA (documento único administrativo) es un documento administrativo necesario para el cumplimiento de las formalidades aduaneras requeridas para las operaciones de intercambio de mercancías. Este dato se incluye en la segunda pantalla de la factura en datos del DUA.

Facturas de exportación dentro y fuera de la Comunidad Europea

Las facturas emitidas a países dentro de la Comunidad Europea y a otros que no pertenecen a la misma, son documentos administrativos que genera el vendedor y tiene una función contable y administrativa.

En todas estas situaciones no se repercuten impuestos, pero debe distinguir los diferentes casos para obtener las declaraciones periódicas y anuales automáticamente, las clases son las siguientes:

• E para entregas de bienes a la Comunidad.
• U si la operación es triangular (en la Comunidad Canaria no se distingue entre Comunidad y otros países).
• X para exportación a otros países.
•  T para prestación de servicios (a cualquier país).

Si la facturación la efectúa con GESDA 32 AGE también puede obtener automáticamente la declaración de Intrastat, esta declaración la comentaremos en otro post.

El martes  se presentó en Madrid, el “Informe ePyme 2011. Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española” por Fundetec y La Dirección General de Industria y de la PYME (DGIPYME). Ya os hemos hablado en este blog de ediciones anteriores de este informe, que nos parece muy interesante por lo que queremos compartirlo con vosotros, os hacemos un pequeño resumen.

Este informe desde hace cuatro años, viene realizando una radiografía bastante exacta sobre la situación tecnológica de la pyme, centrándose en nueve sectores de la economía española, que representan el 40% del PIB. Estos sectores son: logístico, transporte, hotelero, turismo rural, comercio minorista, artesanía, agroalimentario, instaladores de telecomunicaciones e ingeniería de consulta.

El documento que desarrolla como las pymes están valorando las inversiones TI en el actual contexto económico nos da información muy interesante y nos ofrece pistas de su progreso en el futuro.

Las conclusiones más importantes a las que ha llegado ePyme 2011 son que la pyme española ha alcanzado cierta madurez en la adopción de nuevas tecnologías, aunque desde una perspectiva básica; y que se aprecia una equiparación entre los sectores tradicionalmente menos tecnificados y los que destacan por un mayor uso de las TIC. También que cada vez las empresas tienen más claro como la adopción de las TIC influye en su competitividad.

Situación del software en la pyme

Al ser fabricantes de ERP nos parece muy interesante analizar los resultados de este estudio sobre las aplicaciones informáticas más utilizadas. Los resultados apuntan en primer lugar a la utilización de las soluciones ofimáticas, seguidas de las de facturación y contabilidad.

En los tres casos, los sectores tecnológicamente más maduros (hotelero, logístico e instaladores TIC) presentan un porcentaje de uso muy elevado (por encima del 92% en ofimática, del 79% en facturación y del 68% en contabilidad), mientras que en los que se sitúan en un nivel más inicial, como el comercio minorista, su uso avanza de forma notable, con crecimientos en dos años de 30 puntos en ofimática (87%), de 26 puntos en facturación (65,5%) y de 17 puntos en contabilidad (56,5%).

En aplicaciones específicas para cada uno de los sectores, cuatro de ellos se sitúan por encima del 80% en el uso de alguna aplicación especialmente diseñada para sus procesos de negocio, llegando el sector logístico al 91,8% en el caso de la gestión de pedidos. Las herramientas de cálculos técnicos son utilizadas por el 89,4% de las empresas de ingeniería, y las de gestión de reservas están presentes en el 87,9% de las de turismo rural y en el 83,5% de las empresas hoteleras.

Conclusiones y recomendaciones

Nos han parecido muy interesantes las conclusiones del informe por lo que os hacemos un extracto aquí.

En primer lugar, el impacto, agudizado en este último año, de la crisis económica se ha reflejado en que la creciente dificultad para financiar inversiones y la existencia de otras prioridades de gasto, han supuesto un freno al avance de las TIC, que no obstante no ha hecho mella en la percepción de utilidad de estas tecnologías por parte de los empresarios.

En segundo lugar, el mayor nivel de maduración de los sectores ante la percepción del uso de la tecnología como herramienta para aumentar la competitividad y productividad de las empresas.

Aunque hay que mencionar, que los resultados obtenidos el la implantación en algunos casos no han estado a la altura de las expectativas creadas. Este fenómeno se explica fundamentalmente por la todavía insuficiente capacitación TIC de empresarios y trabajadores, por un lado, y por la falta de adaptación y personalización de las herramientas TIC a las necesidades específicas de cada sector, por otro.

Con el avance de la e-administración y de la sociedad de la información en el mundo de la empresa, la digitalización de las comunicaciones es ya un hecho. En ambos casos esta digitalización conlleva una mejora en la eficiencia, pero además, una de las ventajas primordiales en esta modernización, sin duda, ha sido evitar el fraude y falsificación de documentos,  y es aquí donde entran en juego los certificados.

Generación de certificados

Los certificados son un conjunto de datos, que permiten firmar digitalmente una operación, unos datos, o cualquier cosa que exista en el mundo digital. Esta firma consiste básicamente en usar una formula matemática cuyo resultado (la firma electrónica) podrá ser verificado por cualquier persona que tenga acceso a la firma y a los datos firmados.

Sin embargo, cualquier ordenador es capaz de generar tantos certificados como crea oportuno, por lo que se necesita de una tercera entidad que de fe que tu eres el poseedor del certificado que estas usando. Esa tercera parte son las autoridades certificadoras, o CA que hacen las veces de notario en el mundo digital.

Siguiendo las analogías con los notarios, en el mundo analógico, las CA son quienes dan fe de los poderes que tiene una persona para realizar determinadas operaciones, en representación de la empresa. Para ello, lo que hacen Las CA es extender certificados a esa persona concreta.

Los certificados de persona jurídica, además del nombre de la empresa, llevarán el nombre de la persona física a quien se le concede. No hay más controles sobre que documentos en concreto puede firmar una persona u otra con su certificado de la empresa.

Problemas de seguridad

Aunque, quizás sería más interesante comparar los certificados con llaves, ya que si pierdes una llave, cualquiera que la encuentre puede usarla, salvo que cambies la cerradura. Si un certificado queda comprometido, hay que avisar a la CA para que lo revoque, ya que si no, cualquiera con acceso a este puede hacerse pasar por la persona a la que se expidió el certificado. Por eso es muy importante usar las contraseñas.

En caso de que el ordenador con el certificado haya sido infectado, hay que comprobar si el virus era un “Key logger”, deberemos dar por sentado que el certificado esta comprometido y revocarlo pidiendo uno nuevo.

Ahora, llegamos a la pescadilla que se muerde la cola, ¿como sabemos que la CA no ha sido creado por cualquiera (y está intentando estafarnos) para esta firma en concreto? No lo sabemos a priori, por ello, aquellos que aceptan firmas electrónicas crean listas con aquellas CA que aceptan. Por ejemplo para comprobar que un programa no es un virus, nuestro sistema operativo, lleva una de estas listas incorporada, de forma que le permite reconocer quien es el fabricante de un software (concretamente en los drivers).

¿Qué certificado usar?

Los certificados tienen varias utilidades “técnicas” diferenciadas, de forma que, entre otras cosas, existen certificados que sirven para firmar aplicaciones, y certificados que sirven para “Asegurar la identidad de un equipo remoto”, siendo estos últimos los más comunes, y los que tenemos que usar para firmar las facturas, los impuestos, etc…

Si ya tenemos un certificado instalado en el sistema (en Windows se encuentran instalados por fuerza en el navegador), para poder verlo, tendríamos que ir a Herramientas > Opciones de Internet > Contenido > certificados. Al hacer doble clic sobre el certificado que queremos, nos pondrá en la parte superior las utilidades “técnicas” para las que se permite el uso del certificado en concreto. En caso de que aparezca la cadena “Asegura la identidad de un equipo remoto”, significa que ese es un certificado válido… siempre que lo haya emitido una CA aceptada.

Para trabajar con las administraciones públicas, a día de hoy, el ministerio de industria mantiene una lista con los prestadores de servicios reconocidos para estos menesteres. Si el certificado lo vamos a usar para trabajar con la administración española, el uso de uno de estos certificados es lo más conveniente.

Uno de los que más fácil de obtener es el la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, aunque tenemos que ir físicamente a recogerlo una vez obtenido si no lo dejamos caducar su renovación es muy sencilla y sin coste.