Universo ERP, el Blog DATISA

La semana pasada comentábamos en este blog los puntos a tener en cuenta en la mecanización de la Gestión de la Producción, entiendo la misma como la gestión de una serie de procesos clave relacionados con la transformación de componentes en productos terminados, los cuales a su vez quedarán disponibles para su tratamiento comercial.

Considerando la ventaja que aporta que esta sea un módulo del ERP lo que nos permitiría tener una visión más global del negocio desde otros puntos de vista como el financiero o el de gestión comercial.

Desde nuestro punto de vista debería de haber cuatro niveles clave a tener en cuenta:

• Descripción de los procesos de producción de los distintos productos terminados.
• Cálculo y análisis de costes de producción.
• Previsiones de consumos de materias primas y servicios vinculados a la fabricación.
• Órdenes de fabricación, y automatización de los movimientos de almacén.

En este post vamos a analizar los dos primeros.

Descripción de los procesos de producción de los distintos productos terminados

Los diferentes procesos de fabricación se deberían poder plasmar a través de la definición de plantillas en las que podemos indicar la composición de los productos terminados que vamos a fabricar.

Para cada uno de ellos habría que detallar la relación de materias primas, y de costes de preparación y fabricación que van a intervenir, así como los costes indirectos que afectan a la fabricación.

El proceso puede tener un tratamiento “multifase”, lo cual nos permitirá definir tanto procesos de producción instantáneos, como procesos que se extienden en el tiempo, y que se podrán controlar a través de la definición de las correspondientes fases dentro de la herramienta.

Al mismo tiempo es muy interesante las posibilidades de trabajo “multinivel”, en el sentido de que la aplicación trabaja con productos terminados, pero también con semiterminados, permitiendo así la creación de procesos relacionados.

Cálculo y análisis de costes de producción

Una prioridad de la aplicación, sería dotar a los responsables de producción y a la dirección general de las herramientas necesarias para el control de costes y por tanto de la toma de decisiones. A través de los escandallos, la aplicación presenta un potente sistema de consultas y listados que permiten en todo momento, y con la información actualizada, hacer los análisis correspondientes.

Podremos analizar y simular para la cantidad deseada de fabricación, los costes unitarios de producción. El cálculo considerará y podrá desglosar tanto los costes en materias primas, como los de preparación, fabricación, e indirectos. Se podrá por ello observar y controlar la actuación de economías de escala en los procesos, así como la perseverancia de los costes fijos.

Los estudios de costes se podrán realizar a través de valoraciones a precio medio, a precio de última compra, o a partir de tarifas.

Por otra parte, es muy importante que el programa permita la creación automática de tarifas de venta, aplicando el margen comercial deseado sobre los cálculos de costes, permitiéndonos así vender estando seguros de que lo hacemos bajo criterios de rentabilidad.

En nuestra opinión, todas estas funcionalidades de Gestión de Producción  deben de estar conectadas al Módulo que controla la Gestión Comercial (facturación, Gestión de Compras, Almacén, Clientes, …) alimentándose de la información actualizada que este contiene. De forma que a través del registro de los procesos de compra, estamos obteniendo la información que el Módulo de Fabricación utilizará para los cálculos mencionados. Esto permite evitar la duplicación del trabajo de registro de datos, y los errores y enormes consumos de tiempo que ello siempre conlleva.

Más adelante, en otros post, comentaremos las previsiones de consumos y las ordenes de fabricación.

La gestión de producción o fabricación es posiblemente el área de trabajo de las empresas que más cambia de un sector a otro, incluso entre compañías que desarrollan la misma actividad.

Esta heterogeneidad en la demanda, ha provocado que la oferta en el mercado de programas estándares sea mucho menor, en comparación con la de soluciones para el resto de áreas de gestión. Por ello, tradicionalmente la PYME ha optado o bien por no mecanizar su problemática en esta materia, llevando así su gestión por métodos manuales y semiautomáticos aislados de su sistema general de gestión; o bien por automatizarla e integrarla en su sistema a través de costosos programas hechos a medida.

En consecuencia, el alto grado de particularidad alcanzado por cada empresa en su gestión de producción, ha acabado por hacer de la mecanización de esta tarea un terreno poco claro.

Dificultades a tener en cuenta

Por un lado, el usuario cree que es inútil intentar ningún nivel de mecanización de su problemática si no es a cambio de grandes sumas de dinero, y de concienzudos esfuerzos por sistematizar sus necesidades particulares y explicarlas a los proveedores de soluciones. Además, las empresas sienten miedo a que el producto resultante no alcance los resultados esperados; temor muchas veces justificado, ya que este problema lo han padecido y lo sufren muchas compañías.

Por otra parte, el mundo del software de gestión, se suele mostrar prudente a la hora de plantear una solución de producción ya que en muchas ocasiones el usuario tampoco tiene una visión clara de lo que quiere.

Todo ello hace que sea muy difícil formalizar el proyecto. Lo cual puede dar lugar a una implantación llena de dificultades y con costes imprevistos para todas las partes.

Por ello es fundamental plantear los objetivos que queremos conseguir con el módulo de Despiece y Escandallo y valorar así si los aplicativos que estamos contemplando se ajustan a las necesidades de la compañía.

Visión Integral del negocio

Desde nuestro punto de vista, la gestión de producción, es un módulo que complementa y debe estar integrado con una aplicación de gestión comercial que contemple en sentido amplio el ciclo de ventas, ampliando así su campo de acción y alcance.

Por tanto, una parte de la información registrada en los procesos controlados a través de este aplicativo de gestión comercial (facturación, almacén, proveedores, clientes, representantes,…) será tratada y explotada desde el programa de producción, aportando así un nuevo aprovechamiento de los datos, y nuevas posibilidades de trabajo y análisis.

Es muy importante que tengamos siempre presente que a través del módulo de producción vamos a trabajar con las materias primas  y servicios que compramos y contratamos de acciones de compra que están registrados en el módulo de gestión comercial, y que nos aportan una información valiosísima para los nuevos objetivos de control que nos estamos planteando.

A través de la Gestión de Producción, gestionaremos de forma sencilla y automática una serie de procesos clave relacionados con la transformación de componentes en productos terminados, los cuales a su vez quedarán disponibles para su tratamiento comercial.

En nuestra opinión las áreas  de trabajo en que se deben de contemplar son cuatro:

1. Descripción de los procesos de producción de los distintos productos terminados.
2. Cálculo y análisis de costes de producción.
3. Previsiones de consumos de materias primas y servicios vinculados a la fabricación.
4. Ordenes de fabricación, y automatización de los movimientos de almacén.

Cada uno de estas las iremos analizando en otros post más adelante.

La facturación electrónica, sin lugar a dudas, será en el medio plazo un elemento habitual en el día a día de cualquier empresa. Se trata de la optimización de un proceso clave en las organizaciones, donde la eliminación de tareas manuales y del papel supondrá ahorros sustanciales en tiempos, costes y errores. Hoy por hoy, sin embargo, el mercado español está poco maduro en este aspecto. Las PYMEs, sobre todo, están poco preparadas para aprovechar las ventajas de la eFactura, donde la misma representa sólo la punta del iceberg de toda una serie de procesos que necesitan ser automatizados y optimizados a través de unas soluciones informáticas realmente útiles y fáciles de manejar.

Complejidad TI y estandarización

La incorporación de la factura electrónica a los procesos de gestión de las empresas no representa una complejidad tecnológica significativa, ya que la misma se podría haber abordado incluso con las TIs disponibles hace años. Desde el punto de vista técnico, los tres pilares para su aplicación: emisión, recepción y digitalización de facturas en papel, ya están resueltos. Los fabricantes de ERPs ya están desarrollando módulos concretos para la correcta emisión y recepción de las facturas electrónicas, y para su incorporación directa al proceso de gestión de facturación de las compañías, soportado por sus herramientas informáticas, donde la “cuestión caliente” es la coordinación entre el fabricante y la entidad certificadora.

Desde el punto de vista histórico, la eFactura tampoco representa algo totalmente innovador, ya que su precursor directo en el mercado – el EDI – ya está funcionando desde hace años. La amplia implantación de EDI en la gran distribución, por la presión de las grandes superficies, y su reducido uso en otros múltiples sectores donde el mismo podría haber aportado beneficios, nos lleva sin embargo al análisis de otro factor que hoy representa un punto de inflexión en la implantación masiva de la eFactura: la unificación de estándares.

La estandarización, clave para el desarrollo

La falta de un estándar claro en la aplicación de al eFactura afecta negativamente al desarrollo de las plataformas de gestión que la soportan, dado que obliga a los fabricantes de soluciones ERP a contemplar varios estándares de eFactura (lo que encarecería los desarrollos y, por ende, el coste de estos aplicativos de cara al usuario final) o a dar cobertura sólo a uno o a unos pocos de estos estándares (lo que limitaría su mercado). Se trata de un problema cuya solución necesita un esfuerzo no sólo nacional, sino también internacional o, por lo menos, al nivel de la Comunidad Económica Europea. En la actualidad, por suerte, los dos estándares más extendidos a nivel nacional e internacional parecen evolucionar hacia la convergencia.

La cuestión última para la adopción masiva de la eFactura, sin embargo, será la traducción de sus “promesas” en ventajas reales para todos los actores del mercado. Los beneficios de la facturación electrónica para las grandes compañías hoy resultan incuestionables, pero no siempre sucede lo mismo en la PYME.

Muchas de las medianas y pequeñas compañías, donde el volumen de facturas gestionadas no es tan elevado, ven la eFactura como una traba más en su difícil adaptación al mundo de las nuevas tecnologías, donde los costes podrían sobrepasar los beneficios (en términos de adquisición e implantación de nuevo software, del aprendizaje necesario para su manejo, etc.). A modo de ejemplo, la implantación de una herramienta para la digitalización de facturas en papel resulta difícilmente justificable en una empresa cuyas facturas impresas ocuparían unos pocos archivadores.

¿Cómo conseguir entonces que la Factura Electrónica sea ventajosa en la gestión de las PYMEs?

Volvemos a la necesidad de negar la implantación de las TIC porque “están de moda”, reivindicando la adopción de herramientas informáticas cuando las mismas realmente van a aportar valor a las empresas. Dicha premisa supone un reto y, a la vez, una oportunidad para los fabricantes de ERPs que deben ser capaces de crear herramientas de emisión, recepción y digitalización de facturas en papel efectivas, adaptadas a los procesos de facturación en la PYME, de fácil manejo para personal no experto y con un nivel de integración con los sistemas contables tal que el reaprovechamiento de los datos justifique la adopción de la facturación electrónica para la optimización de procesos y de las relaciones con la Administración.