Universo ERP, el Blog DATISA

Esta semana el Gobierno Canario aprobaba la Ley 4/2012, de 25 de junio, de Medidas Administrativas y Fiscales por la que se introducen innumerables cambios tributarios incluyendo los relacionados con el IGIC, y que entrará en vigor el próximo domingo 1 de julio. Esta medida afectará a todas las empresas que tengan centros de facturación en la Comunidad Canaria

Por otro lado, tampoco cesan últimamente los rumores de una inminente subida de IVA. Según los medios, las presiones de Bruselas, el FMI o la OCDE y el incontrolable déficit hacen inevitable una revisión (al alza) del IVA que parece que se va aprobar durante este año 2012.

Nosotros no vamos a analizar esta subida es buena o mala y de como va a afectar al consumo o la economía en general. Pero si nos gustaría comentar las consecuencias que van a tener en los procesos de facturación.

Los Sistemas de Facturación

La problemática del cambio del IGIC o el IVA no es nueva, ya en el año 2010 nos tuvimos que enfrentar a esta situación y lo comentamos en este blog.

Pero si es nuevo en la Comunidad Canaria, donde el IGIC no se había tocado desde hacía mucho tiempo. Desde el punto de vista de gestión hay que tener en cuenta que la inevitable coexistencia de dos porcentajes durante un período de transición. Recordemos las posibles situaciones que se dieron entonces y que se repiten ahora con el IGIC y se volverán a producir cuando suba el IVA:

• En la recepción de facturas se gestionan facturas expedidas en los dos períodos impositivos, debido a retrasos en envíos y tiempo de tránsito. Esta situación puede ocurrir incluso para el mismo proveedor. En general no es aceptable retrasar la contabilización de las facturas del nuevo período hasta haber recibido todas las emitidas en el período anterior, sin descartar que nunca tendremos seguridad de haber alcanzado esta situación.
• En la expedición de facturas, si bien este evento es mucho más controlable, con frecuencia hay que demorar algunos días la expedición de facturas con las entregas y servicios efectuados durante el mes hasta haber recibido y verificado todos los albaranes y sus condiciones comerciales, sin que por ello se pueda retrasar la emisión de facturas de contado.
• En la modificación de facturas para introducir correcciones, cuando este acción sea posible, hay que seguir utilizando los porcentaje de IGIC que corresponden al periodo de emisión, independientemente de la fecha de corrección.
• En las operaciones de rectificación de facturas hay que aplicar el porcentaje de impuestos imputado en la factura original. Este hecho -inevitable- es impredecible en el tiempo.
• En la obtención de duplicados de facturas expedidas es imprescindible mantener inalterados todos los valores mostrados, incluyendo los tipos y cuotas de IGIC.
• En la generación de declaraciones (autoliquidaciones y resumen anual) hay que soportar los dos porcentajes, tanto para IGIC ordinario como para reducido.

Situación de los programas de facturación en las pymes

La mayoría de los fabricantes ya dimos una solución en el 2010 solucionando la problemática que comentamos en el punto anterior por lo que aquellas pymes que mantienen actualizados su software acometerán este cambio de manera rápida y sin contratiempos.

¿Qué tendrían que hacer las PYMEs, cuyos sistemas informáticos no han sido actualizados? Pues realizar la imputación del IGIC correspondiente a cada factura de manera manual, lo que provocaría la pérdida de tiempo y el peligro de errores, que siempre cuesta esfuerzo corregir. La incidencia de estos procesos manuales en los costes administrativos de las PYMEs dependerá del volumen de facturas que gestione cada organización y del número de “excepciones” a tener en cuenta.

Desde luego, no se trata de un cambio tan significativo como, por ejemplo, la entrada en vigor del último Plan Contable, pero aun así, y para evitar inconvenientes, el cambio de IGIC hace necesario que las pymes utilicen una plataforma de aplicaciones informáticas que permita operar de forma completamente automática y segura, con facturas de ambos períodos impositivos.

En este post vamos a tratar el control presupuestario desde el módulo de tesorería.

Desde el punto de vista empresarial, es necesario conocer de forma anticipada, los pagos e ingresos que supuestamente se van a tener a lo largo del nuevo ejercicio, basándose en los resultados obtenidos del ejercicio anterior, y teniendo en cuenta las posibles variaciones del mercado (presupuesto). Esta herramienta se utiliza para comparar los resultados reales y los previstos (presupuestados) a fin de evaluar la eficacia de la operación.

Partiendo de la facturación de la empresa a terceros, y de otros hacia nuestra corporación, de las nóminas e impuestos,  etc., se produce un flujo de ingresos y pagos, que se irán ejecutando en el tiempo (vencimiento) y es conveniente tener por anticipado, para evitar descalabros financieros en la gestión de los mismos (previsiones).

Como definir presupuestos

En la aplicación de DATISA se definen, a través de lo que se ha denominado “Partidas Presupuestaria”, con ello, se puede estudiar y definir presupuesto en función de diferentes criterios, según las necesidades de la empresa.

Toma de datos

• Presupuesto

Estos son valores estimativos  y en la aplicación de DATISA, se pueden introducir de forma manual (Mensual, Uniforme, Por Porcentaje), y de forma semiautomática partiendo de los datos de ejercicios anteriores (Por presupuesto, por Previsiones, por Realizaciones), dando diferentes opciones de cálculo, añadir o restar constantes, aumentar o disminuir porcentaje.

• Previsiones

Se contemplan dos tipos distintos:

1. INGRESOS Y PAGOS PREVISTOS

Los documentos de cobro y de pago se incluyen en esta aplicación con varios objetivos: efectuar previsiones a corto y medio plazo de los estados de la tesorería, controlar las desviaciones entre presupuestos, previsiones y realizaciones, gestionar el riesgo bancario por descuento de efectos, y de riesgos de clientes y con proveedores, y realizar todos los documentos necesarios para las acciones de cobro y de pago, por tanto los cobros y los pagos se dividen en dos categorías:

• Reales, corresponden a hechos concretos, fundamentalmente,  relacionados con los cobros a clientes y pagos a proveedores.
• Provisorios, corresponden a actividades relacionadas con la previsión de otros ingresos y pagos, se utilizan únicamente para realizar previsiones y comparar con presupuestos y realizaciones.

Los datos de los ingresos y pagos previstos, se controlan de forma automática por medio de las acciones de cobro y pago de tesorería.

Cuando se producen cambios de situación debido a las acciones o se modifican los vencimientos de los documentos de la cartera, se actualiza la información correspondiente a la previsión en el periodo mensual que corresponda.

2. PRESTAMOS, INVERSIONES E INTERESES BANCARIOS

En las previsiones es necesario añadir, los cobros y los pagos debidos a las inversiones financieras, así como los beneficios o pérdidas producidas por las cuentas bancarias y líneas de negocio con los bancos.

Se debe de configurar las partidas presupuestarias correspondientes a los cobros y pagos  debidos a préstamos e inversiones. Una vez configurada esta opción el programa permite actualizar los datos con sus valores correspondientes.

• Realizaciones

La aplicación permite actualizar los valores de las realizaciones de forma manual y automática.

En el modo automático, se pueden tomar las realizaciones, teniendo en cuenta la información contabilizada (ya sea a fecha contable, fecha operación y fecha valor), como de las previsiones de ingresos y pagos ya cobrados y pagados de la tesorería.

Obtener información

 Una vez  configurado y dado de alta los datos, lo más importantes es analizar las desviaciones producidas. Estas se pueden estudiar desde diferentes apartados:

CONSULTAS:

• Presupuestos, prev. y realizaciones: Mostrara los datos presupuestados, las previsiones y las realizaciones, para una partida presupuestaria dada. Nos indicara el periodo de estudio ordenado mensualmente, el parcial del ejercicio y el total del ejercicio.
•  Desviaciones presupuesto por partida: Indica el presupuesto aprobado y lo realizado y la desviación sufrida.
•  Desviaciones presupuesto por periodo: Entre un rango de fechas, ordenado por código, nos mostrará el presupuesto aprobado y el importe realizado.  Desviaciones previsión por partida: Indica el importe indicado en la previsión, lo realizado y la desviación obtenida.
•  Desviaciones previsión por periodo: Entre un periodo de fechas, ordenado por código, nos mostrara el valor de la previsión introducida, el importe realizado.

LISTADOS:

• Presupuestos: Listado ordenado y agrupado por partidas presupuestarias, diferenciando entre los cobros y los pagos. Mostrara los datos presupuestados, separados por clases de partidas presupuestarias. El listado se solicita  para un periodo mensual, trimestral o anual a partir de una fecha.
• Previsiones: Listado simétrico del anterior, pero indicando los importes introducidos como previsiones.
•  Realizaciones: Listado simétrico del anterior, pero indicando los importes realizados.
•  Desviaciones por periodo: Posibilidad de obtener un listados comparando hasta dos periodos la desviación obtenida entre:

- Presupuesto – Realización

- Presión – Realización.

- Presupuesto – Previsión.

En esta ocasión, vamos a dedicar este post a una consulta que nos han realizado sobre los Libros de Registro en materia de IVA, y de IGIC. Para ello empezaremos desde el principio,  los Libros de Registro en materia de IVA, y de IGIC, salvo en lo referente a operaciones intracomunitarias, son obligatorios para las actividades empresariales y profesionales desde la implantación del Impuesto del Valor Añadido en el año 1986, y su contenido, plazos, etc. está regulado por el “Reglamento del Impuesto del Valor Añadido”, cuya última actualización se publicó en el BOE a través del Real Decreto 1624/1992.

El cambio más importante desde su implantación es, indudablemente, la aparición del Modelo 340, cuyos fundamentos legales iniciales se publican en septiembre de 2007, por los que debía ser obligatoria la presentación de los “libros” en formato digital para todas las empresas, mensual o trimestralmente, a partir del año 2009. A finales de diciembre de 2008 se estableció que inicialmente solo fuese preceptivo para las empresas que solicitasen la “devolución mensual del IVA” (o del IGIC), retrasando la obligatoriedad para las restantes hasta el año 2012, y posteriormente hasta 2014.

Aunque el tema de los Libros es veterano y universal, y por tanto conocido, no estará de más hacer un repaso de algunos matices que, con la costumbre, hemos podido olvidar.

¿Cuáles son los Libros registro?. Los empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA deben llevar obligatoriamente (los que procedan):

1. Libro registro facturas expedidas
2. Libro registro facturas recibidas
3. Libro registro de bienes de inversión
4. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias
5. Libros registros especiales (Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección; Compensaciones a sujetos pasivos en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca; Libro registro de operaciones realizadas en el régimen simplificado; y Registro de operaciones incluidas en el régimen especial aplicable a los servicios prestados por vía electrónica).

El Libro de facturas expedidas deberá incluir las facturas o documentos sustitutivos expedidos, incluso los de operaciones exentas y de autoconsumo, con la siguiente información: Serie y Número de factura, Fecha de expedición, Fecha de realización de las operaciones si es distinta de la de expedición, Nombre o razón social del destinatario, Identificación fiscal, Base del impuesto, Tipo (porcentaje) y Cuota, siempre en euros. Deben estar ordenados por número de factura (y por fecha de expedición).

El Libro de facturas recibidas, semejante al anterior, sustituyendo la identificación de la factura por el número de recepción, y los datos del destinatario por los del expedidor. Se ordena por número de recepción. Es importante destacar que no es necesario que figure la fecha de expedición, y que para cumplir el Reglamento es inevitable entremezclar facturas de distintos periodos de declaración. Otra observación importante es que la cuota a registrar es la soportada, no la deducible cuando no coincida.

El Libro registro de bienes de inversión solo es para las empresas que estén en “regla de prorrata”, es decir, a las que por desarrollar actividades sujetas y no sujetas no pueden deducir la totalidad del impuesto indirecto soportado. Su cometido es calcular (y justificar) la “regularización por inversiones” a incluir en la última declaración autoliquidación de IVA o IGIC del año cuando las diferencias entre los porcentajes de “prorrata anual definitiva” del año de adquisición y del año de declaración sobrepasan unos umbrales.

El Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias tampoco es habitual, ya que no recoge operaciones intracomunitarias de envío o recepción de bienes para la realización de los informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70.Uno.7.º letra b) de la Ley 37/1992, y transferencias y adquisiciones intracomunitarias de bienes comprendidas en los artículos 9.3.º y 16.2.º, incluidas las contempladas en las excepciones de las letras e), f) y g) del artículo 9.3.º.

El Libro registro de bienes usados recogerá cada una de las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen del beneficio de cada operación. Incluirá para cada bien su Descripción, Número factura de compra, Precio compra, Número de factura de venta, Precio de venta IVA incluido e IVA repercutido.

El Libro de compensaciones a agricultores, ganaderos y pescadores es similar al de facturas recibidas, aunque en este no hay facturas expedidas por los sujetos pasivos sino recibos firmados, y como cuota soportada se consigna el importe de la compensación. O sea, es más una cuestión de léxico.

Como este post se nos ha quedado corto, en próximos post comentaremos el Modelo 340 y otros aspectos relacionados con este tema.

En un post anterior hablamos de cómo confeccionar los estados financieros y como configurarlos, en esta ocasión, vamos a explicar cómo confeccionar informes contables y que utilidad pueden tener.

Diferencias entre estos dos tipos de documentos

Los estados financieros son documentos que se adapta a un formato oficial agrupándose las cuentas según criterios financieros, donde en cada línea se incluyen exclusivamente los saldos de las cuentas.

Sin embargo, en los informes se permite configurar cualquier información de la contabilidad fiscal y/o analítica, pudiéndose incluir en cada línea diferentes formulas como el saldo de las cuentas, acumulado de movimientos, periodo medio de cobro, presupuesto, acumulado de líneas.

Teniendo en cuenta esta funcionalidad, a diferencia de los estados financieros, estos informes nos pueden servir para obtener rentabilidades, ratios, estadísticas INE, memorias.

Las opciones de configuración y obtención de informes está disponible en las aplicaciones Contabilidad (nivel AGE) y de Gestión de Asesorías (niveles PRO y AGE)

¿Cómo configurarlos?

La solución que aporta DATISA, es la de crear diferentes patrones, donde cada  informe consta de un código alfanumérico de cuatro caracteres, una descripción que puede utilizarse para realizar búsquedas, un título y un conjunto de líneas.

Estos informes están compuestos por una serie de líneas, y estas se basan  en fórmulas donde se define expresiones algebraicas que contienen funciones y constantes separados por operadores aritméticos, estas pueden ser   (suma, división, resta, división del resultado entero redondeado, multiplicación, división resultado entero truncado, potenciación) y  operadores lógicos, evalúan expresiones que pueden ser verdaderas o falsas, estas pueden ser (menor, menor o igual, mayor o igual, mayor, distinto, y, o), algunos ejemplos de su utilización son:

• Visualizar el saldo de un  intervalo de cuentas, si el importe de las líneas es mayor que cero, multiplicar el saldo de dichas cuentas.
• Visualizar los saldos de las cuentas si el valor es positivo.
• Visualizar el acumulado de movimientos de algunas cuentas dividido entre el intervalo de días del periodo multiplicado por 365 días.
• Devolver el mínimo de la expresiones separadas por punto y coma
• Acumular el importe de varias líneas, y dividir el resultado, devolviendo el entero redondeado.

Otras combinaciones de utilidad:

•  Analítica

Para generar documentos desde esta opción, se debe de expresar como parámetros las secciones y/o productos y separados por una barra (|) las cuentas de la contabilidad general.

• PAR

Con esta función se da la posibilidad de incluir cuentas contables, secciones y/o productos en la generación del informe, su utilidad es diseñar patrones únicos para múltiples casos,

• PAR(0)

Esta función nos da la posibilidad de generar el mismo informe para cada una de las secciones y/o producto, ésta se sustituirá por el código que se procese y que se haya filtrado en la emisión de listado por grupo.

Obtención de Informes

Una vez configurados los informes se puede ver los resultados en diferentes opciones de la aplicación:

• Consulta

Para obtener por pantalla el resultado del informe definido, determinar los dos periodos en los que se desea la consulta y el código del informe a obtener.

• Listado

Se debe determinar el patrón con el que obtener la información, el periodo de mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral, anual o libre, con el que se podrá indicar los periodos comparativos. A continuación, se debe de indicar la fecha inicial y el número de periodos comparativos (como máximo tres), si no se ha escogido libre en la pestaña anterior.

•  Hoja de cálculo

Se genera un informe en hoja de cálculo solicitando los datos mencionados en el apartado de listado,  con la diferencia que el número de periodos como máximo es de doce.

• Adicionar empresas

Esta función imprime en un documento el informe de las empresas seleccionadas, indicando el periodo, fecha inicial y número de periodos (como máximo tres).

• Exportar ASCII

Esta función exporta la información en un fichero plano para poder tratarla en otras aplicaciones.

Recientemente FAEDEPYME presentaba un estudio titulado “Análisis Estratégico para el Desarrollo de la Pyme en España: Informe Pyme España 2011” que nos ha parecido muy interesante.

El estudio llega a la conclusión que los principales factores que explican el éxito de las pymes españolas desde una perspectiva interna son: no ser empresa familiar, tener orientación exportadora, definir un plan estratégico formal, la cooperación con otras empresas, especialmente en las áreas de logística e I+D, contar con una fuerte posición tecnológica, hacer un uso avanzado de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), además de estar orientadas a la gestión de la calidad y de ser las más innovadoras en sus respectivos sectores.

Sin embargo, la realidad de la mayoría de las pymes españolas no está cerca de estos parámetros.

Una de las debilidades señaladas en el informe, dentro de los aspectos financieros y contables, es el no contar con herramientas de contabilidad presupuestaria y analítica o de costes.

La Contabilidad Analítica y Presupuestaria imprescindible

No podemos estar más de acuerdo con el planteamiento de este capitulo del estudio, en el que se nos muestra como en el contexto actual es imprescindible contar con información de valor desde el punto de vista financiero para poder tomar decisiones.

Hoy en día es necesario, por un lado, la planificación y el control de forma que nos aseguramos de que la toma de decisiones estratégicas y tácticas estará bien fundamentada. Este es el papel de la Contabilidad Presupuestaria.

Y por otro lado,  una contabilidad centrada en un análisis detallado de la información financiera con el fin de alcanzar un control real de la rentabilidad del negocio que permitan tomar medidas correctivas en cualquier área del mismo. Esta es la disciplina denominada Contabilidad Analítica.

¿Y que técnicas están utilizando hoy las pymes? Los datos muestran que la técnica contable más utilizada es el análisis de la situación económico-financiera, seguida por el establecimiento de presupuestos de ingresos y gastos anuales. Ligeramente menos extendida encontramos a la implantación y el control de un sistema de contabilidad de costes (Gráfico 8.1). Cuanto mayor es la empresa, más se utilizan las herramientas contables, particularmente en cuanto a la contabilidad de costes, en los sectores servicios e industria.

Reivindicación de la función financiera en la pyme

Desde nuestro punto de vista nos gustaría destacar, la gran importancia que tiene el adecuado desempeño de la Función Financiera, como la única vía para asegurar que cada organización será capaz de procurarse los recursos necesarios para ejecutar sus estrategias de negocio.

Pero, realizar esto sin contar con las herramientas adecuadas se convierte en una tarea de titanes, tal y como hemos venido reivindicando en este blog. Hoy en día, ya existen múltiples soluciones desarrolladas específicamente para la pyme, que se adecuan perfectamente a sus necesidades.

Contar con aplicaciones que integren la contabilidad presupuestaria y la contabilidad analítica nos permite, además de controlar los resultados generales corporativos, realizar también el control de los resultados de centros de coste definidos. Es decir, se podrán confeccionar los presupuestos, y ejercer el control presupuestario, no solo a nivel de cuenta financiera, sino también a nivel de centro de coste (cuenta analítica).

Contar con esta información a día de hoy, puede suponer la diferencia que nos puede ayudar a garantizar el futuro de nuestra organización.