Universo ERP, el Blog DATISA

La Unión Europea define la Administración Digital como: “la aplicación en las Administraciones Públicas de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, del cambio organizacional y de las nuevas habilidades, para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos, reforzando el soporte a las políticas de estos organismos”. Traducida al “lenguaje del día a día”, esta frase quiere decir más o menos que la eAdministración viene a facilitar las interacciones de los ciudadanos y de las empresas con los Organismos Públicos, para que las mismas se lleven a cabo de una manera más simple y segura.

En los últimos años, nuestro país había hecho un esfuerzo importantísimo en este aspecto, efectuando un cambio a la “española” para escalar varios puestos en los rankings europeos y mundiales. Sin embargo, la crisis también está afectando al desarrollo de la e-administración, como indican los últimos datos, España perdió 14 posiciones en el ranking que elabora la ONU sobre e-administración en el mundo.

Según los componentes analizados por Naciones Unidas, España renquea más en infraestructuras tecnológicas que en los otros dos aspectos (capital humano y servicios online), ya que ocupa el trigésimo quinto lugar. Por el contrario, es el undécimo país mejor preparado en capital humano y en servicios a través de internet es el vigesimotercero.

También estamos por debajo de la media del UE en la utilización por parte de las empresas de de Internet para relacionarse con la administración, según los indicadores ONTSI.

Impacto en los ERP´s

Actualmente en mayor impacto que puede tener la e-administración en los sistemas de gestión ERP son los relacionados con los temas tributarios. Además, la Agencia Tributaria ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto, facilitando las obligaciones fiscales por Internet.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del un 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones se presentan a través de la Red.

Este es un punto importante a tener en cuenta a la hora de valorar las prestaciones que nos ofrece nuestro ERP ya que nos puede simplificar muchísimo las labores administrativas, siendo más eficientes a la hora de cumplir con las obligaciones tributarias.

La AEAT responde

Como un paso más en el avance de la E-administración la Agencia Tributaria quiere mejorar su servicio de consultas a través de Internet.  En febrero comenzó una prueba piloto en el que responderá las dudas tributarias y aduaneras que puedan tener los obligados tributarios en las Comunidades Autónomas de Cataluña, Canarias y Asturias. La prueba piloto se ha restringido sólo a la contestación de solicitudes de información relativas al IRPF.

Para utilizar el servicio es necesario disponer de un certificado electrónico o un DNIe. Este se complementa con la publicación de textos normativos y doctrina administrativa, programa INFORMA, etc. como la atención individualizada de forma presencial, telefónica o escrita. En el caso de no serle de utilidad la respuesta dada por otros cauces es cuando se podrá acceder a formular la consulta por Internet.

Todavía es pronto para valorar este servicio, lo que está claro es que el avance de la e-administración es imparable y que este tipo de servicios ayuda a simplificar los trámites administrativos que tienen que hacer las empresas lo que las ayudará a ser más eficientes. Esperamos que la crisis no frene los avances de los últimos años.

La informatización contable, una vía para mejorar los costes administrativos

El pasado 27 de Noviembre, se publicó el Real Decreto 1615/2011, de 14 de noviembre que, entre otros, recoge las modificaciones introducidas en los modelos 347 y 340, para las declaraciones referentes al período impositivo del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2011. Se trata de unos cambios que, de nuevo, exigen la adaptación de todos aquellos programas informáticos que tocan la tributación, su adecuado despliegue y activación en los sistemas de información corporativos. A continuación, analizaremos algunas de las modificaciones más significativas.

Lo que iba a ser y no fue…

En cuanto al modelo 347, su presentación finalmente no se ha adelantado a febrero, tal y como se comentaba en el sector. De este modo, las declaraciones para el período impositivo 2011, de nuevo deberán presentarse entre el 1 y el 31 de marzo del próximo año 2012, sin embargo para los próximos ejercicios se deberá adelantar a febrero (según la Orden EHA/3378/2011 publicada hoy en el BOE). La aclaración publicada hoy en el BOE, significa un gran alivio para todas aquellas compañías con procesos contables poco automatizados, para las cuales la necesidad de preparar el modelo en febrero, en vez de en marzo, habría supuesto un serio problema de tiempo y esfuerzo y que ya han sido avisadas con tiempo suficiente para el periodo impositivo a partir de 2013.

Otra de las novedades en el modelo 347 ha sido que, a pesar de que seguimos hablando de una única declaración anual, en la misma la información sobre las operaciones realizadas para el período 2011, se deberá presentar desglosada por trimestres. Algunos han interpretado erróneamente este cambio como la necesidad de preparar declaraciones trimestrales y es que el propio término “suministro de información trimestral” induce al error. Más y cuando se trataría de un planteamiento lógico, dado que con una declaración trimestral se evitaría la práctica de ‘atrasar’ las declaraciones del IVA, y además se conseguiría una imagen más fiel de cada organización, similar a la que se obtiene con el modelo 340.

Para evitar la confusión, nos referiremos a este cambio como un “desglose trimestral” que, eso sí, incrementará por cuatro el esfuerzo de tributación en las empresas poco informatizadas, aumentando sus costes administrativos y el peligro de error. Hay que tener en cuenta también, que dicho desglose trimestral debe recoger, tanto las operaciones en sí, como el importe percibido por transmisiones de inmuebles sujetas a IVA.

Legislar a favor ‘de la mayoría’

Otra de las novedades en el modelo 347, que también hace necesaria la actualización de los programas informáticos, es el cambio en el criterio de imputación temporal. Hasta la fecha, la incorporación de una operación al modelo 347 se debía realizar según la fecha de factura, independientemente de si la misma se recibe con retraso y una vez cerrado el ejercicio en cuestión. Este procedimiento creaba ciertas dificultades en la gestión contable, por lo que algunos proveedores de sistemas informático, hace ya años, introdujimos funcionalidades específicas para facilitar la incorporación de las facturas atrasadas. La mayoría de programas en el mercado español, sin embargo, han seguido guiándose únicamente por la fecha de factura, lo que en muchos casos podría distorsionar la declaración.

En esta ocasión, podríamos decir que el órgano competente ha legislado ‘a favor de la mayoría’, legalizando una situación de hecho en el mercado y estableciendo que el criterio seguido para la incorporación de operaciones a cada declaración sea, no la fecha de la factura, sino su orden de inscripción en el registro de imputaciones del IVA. Aunque dicho cambio suponga un paso atrás para los programas informáticos más avanzados, es algo positivo en cuanto a que el procedimiento de tributación se simplifica para la mayoría de las organizaciones.

En cuanto al modelo 340, desgraciadamente, el cambio principal de este año consiste en el nuevo aplazamiento, esta vez hasta el año 2014, de su entrada en vigor como una norma obligatoria para todas las empresas. De este modo, el modelo sigue siendo obligatorio sólo para las compañías inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual). Este nuevo aplazamiento no ha sorprendido a nadie. Eso sí, esperemos que sea el último, ya que a pesar de los inconvenientes para las compañías poco informatizadas, la aplicación del modelo 340 de manera generalizada significará un gran paso adelante en la modernización y para la transparencia en el mercado.

Paso a paso, impulsando la modernización

Las últimas novedades en los modelos 340 y 347, junto a otros cambios legislativos, están claramente encaminados a la construcción de un mercado más transparente y más controlado por la Administración, bajo la premisa ‘El Estado somos todos’. De acuerdo o no con este planteamiento, la verdad es que las iniciativas para la prevención del fraude y para la simplificación de los procesos de tributación llevan implícita la automatización de los procesos contables en todas las organizaciones. Estas exigencias de informatización, por otro lado, deben dejar de percibirse por las PYMEs como una multa inmerecida. Es hora de que las pequeñas y medianas empresas españolas perciban a la innovación TI como lo que es: una oportunidad para mejorar su eficiencia administrativa y su competitividad, sin la que estas organizaciones nunca llegarán a ocupar el lugar que les corresponde, tanto en el mercado nacional y europeo, como en los mercados internacionales. Y es que, en mundo, desde hace años la modernización es una de las puntas de lanza para el éxito empresarial.

La Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro, Modelo 340, cuya presentación iba a ser obligatoria para todas las empresas a partir de 2009, y que se retrasó para las empresas no inscritas en el Registro de Devolución Mensual de IVA o IGIC al año 2012, será retrasada de nuevo hasta el año 2014 de aprobarse el R.D. en proyecto anunciado por AEAT, como ya os comentamos en nuestro anterior post.

El espíritu con el que nacía esta norma era reducir el fraude e incrementar la liquidez de las empresas españolas, una medida muy interesante en un momento económico como el actual que nos beneficiaría a todos.

Sin embargo, la entrada en vigor de la normativa representa un serio desafío, tanto para los propios sistemas de información de la Administración, como para todas aquellas compañías que no tienen sus procesos de gestión contables suficientemente informatizados y automatizados debido al gran volumen de datos que maneja la declaración. Y este es el motivo esgrimido para retrasarla de nuevo.

Un problema tecnológico para la pyme

El principal problema que supondrá la entrada en vigor de la nueva normativa para las empresas que no dispongan de unos procesos contables adecuadamente informatizados (con contabilidad de forma manual o a través de hojas de cálculo, o con programas que no se hayan adaptado para cumplir esta obligación) será la necesidad de dar de alta manualmente todos sus datos de facturas en el Programa de Ayuda de la AEAT, con la correspondiente pérdida de tiempo y riesgo de errores (imaginemos la necesidad de subir manualmente cada mes la cantidad, por ejemplo, de 2.000 facturas). Hay que contar además, con el tiempo en el que el programa de la AEAT lleva a cabo un chequeo para avisar sobre posibles anomalías y que permite la corrección de los errores.

La normativa preocupa, también, y mucho a otro colectivo que es el de las asesorías fiscales que, como un escalón intermedio de agentes sociales con certificados para la presentación colectiva de declaraciones del IVA e IGIC, podrían verse totalmente desbordadas si tienen que llevar a cabo la declaración de forma manual para todos sus clientes.

A un sólo clic de ratón

Sin embargo, a día de hoy ya hay empresas que están presentando el 340. Todas aquellas inscritas en el REDEME o Registro para la Devolución Mensual del IVA/IGIC, en el que puede registrarse cualquier empresa, con la condición de presentar mensualmente las autoliquidaciones de IVA o IGIC, y el 340.

La presentación del modelo 340, puede implicar un importante cambio organizativo para muchas empresas, como es tener la contabilidad al día (hoy todavía existen organizaciones que la actualizan con meses de retraso), o por lo menos la parte correspondiente a las facturas. El principal reto de la normativa es la disponibilidad de sólo 20 días desde el cierre de cada período (sea la tributación mensual o trimestral) para la recopilación y el envío de toda la información. Para ello una buena solución informática es imprescindible.

Algunas soluciones de gestión ERP, facilitan la recopilación de la información acerca de las facturas emitidas y recibidas, gracias a su propia filosofía de trabajo. A diferencia del modelo ERP tradicional, en el que las facturas se introducen a través de la contabilidad y, una vez detectada una cuenta de IVA, el programa pide más información, existen soluciones de contabilidad que ofrecen una entrada de asientos ordinarios y otra específica de facturas, gracias a lo que el sistema de gestión genera automáticamente todo lo relacionado con esta factura, incluidos los asientos contables.

Este enfoque diferencial, es una filosofía fundamentada en el dato único y en su máximo aprovechamiento por todo el sistema de gestión, que aporta ventajas no sólo a nivel de la toma de decisiones, sino también para el ahorro de tiempos y la reducción de errores en las tareas administrativas.

En un sistema de gestión avanzado y que integra los datos a todos los niveles, toda la información acerca de las facturas ya está disponible en el sistema. Con los ajustes adecuados, esta información de facturas se puede utilizar para la generación de un fichero acorde al modelo 340 con un solo click del ratón, con el fin de incorporarlo a continuación y de manera igualmente rápida a la Web de la AEAT, utilizando un certificado digital.

De nuevo la competitividad…

Si ya hay empresas que se están beneficiando de la devolución mensual del IVA ¿Por qué no lo pueden hacer todas? Con la tecnología existente ya es posible hacerlo de manera sencilla, sin que suponga una gran carga para las empresas.

¿No se debería de dar un mayor impulso a las TI, para poder abordar este tipo de retos y otros muchos relacionados con la competitividad de nuestras organizaciones? ¿Es un problema de mentalidad? ¿Qué opináis?

Os dejamos un enlace con nuestra particular recopilación sobre este tema.

A principios de semana saltaba la noticia, la AEAT notifica sobre la posibilidad de dejar 30 días de cortesía en las Notificaciones Electrónicas Obligatorias.

Con referencia al sistema de Dirección Electrónica Habilitada (DEH) establecido en el R.D. 1363/2010, está proyectado dar 30 días de cortesía al año (como máximo) como dilación no imputable a la administración, en ciertas condiciones, a partir de 2012.

La AEAT también informaba en el mismo comunicado de otra prórroga para la presentación del Modelo 340 Registro de facturas y la modificación del Modelo 347 (Operaciones con terceros). Este tema os lo comentaremos en otros post próximamente.

Os dejamos los enlaces para que podáis leer las fuentes de la noticia directamente

Nota informativa de la AEAT sobre el proyecto de Real Decreto sobre obligaciones formales
CincoDías.com: Hacienda aplaza a 2014 la obligación de presentar los libros registro de IVA
elEconomista.es: Habrá 30 días al año sin noticias de Hacienda
elMundo.es: Hacienda aplaza hasta 2014 la obligación de presentar los libros de registro del IVA

Novedades en las notificaciones telemáticas de la AEAT

Sobre su funcionamiento, personas y entidades obligadas dentro del sistema DEH y sus requerimientos ya os hablamos en un post anterior. Os recomendamos su lectura.

Según ha informado la AEAT, en un nuevo proyecto de ley con el que el gobierno tiene la intención de modificar el Reglamento General de Actuaciones Tributarias (Regat), los contribuyentes incluidos en el sistema de dirección electrónica habilitada (DEH) podrán señalar hasta 30 días cada año, bautizados por los técnicos de Hacienda como días de cortesía, en los que la Agencia Tributaria no podrá remitir notificaciones. Con la única excepción de que si se podrán realizar en casos de posible fraude fiscal o peligro de prescripción de plazos.

Esta medida que venía siendo demandada por las empresas obligadas y los asesores fiscales, es indudablemente una noticia importante que permitirá a los representantes de las empresas poseedores del Certificado electrónico disfrutar de sus vacaciones sin la preocupación de que puedan recibir una notificación a la que haya que responder en menos de 15 días.

¿Es interesante adscribirse al sistema de notificaciones de la AEAT?

Desde nuestro punto de vista, aunque a corto plazo la adaptación a este sistema pueda suponer un esfuerzo en la adaptación para las pymes, creemos, que a medio plazo tendrá consecuencias positivas. Con este sistema ganaremos en agilidad, eficacia, seguridad jurídica y ahorro de costes.

Por otro lado, para la propia AEAT las ventajas son enormes, además del importante ahorro de costes (la previsión es ahorrar unos 15 millones de euros), se acortaran los pazos de notificación con un sistema mucho más eficaz. Además, en los tiempos que corren, cualquier ahorro y una mayor eficiencia por parte de la Administración Pública, es importantísima.

Si os parece interesante y todavía no estáis adscritos al sistema de notificaciones, además de la firma electrónica, es necesaria una Dirección Electrónica Habilitada (DEH), como ya os comentábamos en el post en el que abordamos este tema. En el portal de notificaciones.060.es explica ampliamente todos los requisitos necesarios para adscribirse a este sistema y los requisitos de acceso.

Por ahora, es necesaria la previa notificación por escrito de la inclusión el sistema de notificación telemática. Nos consta que la Agencia Tributaria ya ha empezado a realizar notificaciones por escrito a algunas empresas de su inclusión en el sistema. Seguro que en breve tendremos noticias de cómo está resultando este proceso de adaptación para las pymes.

¿Y vosotros ya estáis adscritos? ¿Cuál es vuestra experiencia?

Nos quejamos muchas veces de las trabas administrativas que tienen las pymes para poder realizar su actividad diaria, lo que supone un carga que disminuye nuestra competitividad al tenerle que dedicar tiempo a estas tareas que no aportan valor al negocio. Sin embrago, como ya comentábamos hace un mes en este blog, se está haciendo un gran esfuerzo por hacer accesible la e-administración a empresas y ciudadanos, sobre todo en el área tributaria. De hecho, la AEAT, ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

Marchamos lenta e inexorablemente hacia una tributación 100% telemática que, al principio, fue obligatoria sólo para las grandes compañías y que, desde el año 2008, también se hizo extensible a los contribuyentes con forma de sociedad anónima o limitada, en cumplimiento de la Orden EHA/3435/2007, aprobada el 23 de noviembre de 2007.

Hoy, todavía quedan algunos colectivos, como las cooperativas o las sociedades laborales, etc. que no están obligadas a tributar por Internet, pero que sin lugar a dudas, se irán incorporando paulatinamente a este modelo, hasta la plena implantación de la tributación telemática, con Internet como el principal canal de comunicación.

Hasta hace poco, esta evolución se había llevado a cabo únicamente en el ámbito de la Administración Central. Últimamente, sin embargo, a la misma se han empezado a sumar las Comunidades Autónomas con regímenes recaudatorios especiales. A modo de ejemplo, desde el pasado 1 de enero, las empresas canarias también pueden realizar vía Internet la presentación del modelo 411, referente a la devolución del IGIC y a su pago a través de una pasarela de pago, en caso de que salga positivo. Las empresas de esta Comunidad, de este modo, ya podrán presentar por la Red las declaraciones correspondientes al último período del año 2010.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones ya pueden y deben presentarse a través de la Red.

Más fácil de lo que parece

Todas aquellas pymes que todavía no se hayan puesto al día en materia de eAdministración, deben saber que la tributación de impuestos a través de Internet es una tarea mucho más sencilla de lo que puede parecer a priori. Sólo se necesita:

• Disponer de conexión a Internet y de un navegador (Explorer, Netscape, Crome, Mozilla Firefox…)

• Disponer de un certificado de usuario facilitado por la AEAT, aunque éste no es necesario para autoliquidaciones de aduanas e impuestos especiales o si la empresa está inscrita en el Registro de Grandes Empresas.

El miedo a la seguridad, en este tipo de procesos, es infundado. Este ha sido uno de los aspectos en los que más se ha avanzado en los últimos años, a nivel general, y el procedimiento de tributación telemática, al igual que otras muchas operaciones por Internet, es tanto o más seguro que el anterior procedimiento “manual”.

Beneficios de la tributación a través de un sistema ERP

Después de todas estas facilidades por parte de la Administración y de las entidades bancarias, el siguiente paso lógico para facilitar la tributación por Internet era sin duda que este proceso se integrara en los sistemas de gestión empresariales y que se pudiera realizar de forma automática a través de los mismos.

A partir de este momento, en las herramientas de gestión más populares, se han ido incorporando toda una serie de automatismos, pensados para facilitar estos procesos.

De este modo, con una herramienta ERP con funcionalidades para la tributación por Internet, las declaraciones se obtienen automáticamente a partir de la información introducida para las tareas de gestión, sin la necesidad de ningún trabajo adicional. (En el caso de las autoliquidaciones, por ejemplo, el sistema ERP captura automáticamente los datos de contabilidad y de las facturas o del origen que proceda).

Estos sistemas de gestión son capaces de generar los ficheros automáticamente y estos ficheros de declaración se pueden importar en la Web de la Agencia Tributaria, realizando previamente un chequeo de la declaración con un programa facilitado por la propia AEAT. Una vez importados los datos desde el  sistema ERP, la declaración se puede realizar en este mismo momento.

Las soluciones ERP también facilitan la gestión de las declaraciones con varias funciones que incluyen la verificación de concordancia entre la información contable y los valores acumulados de las facturas, la conciliación para detectar las causas de posibles incidencias, el calendario de presentaciones, etc. y también proporcionan la simulación previa para las previsiones de pago.

Al declarar con la ayuda de un ERP, también se pueden generar automáticamente los correspondientes asientos de liquidación y los asientos de pago, para facilitar la gestión posterior. Las declaraciones realizadas, por otro lado, se registran en un histórico dentro del programa de gestión, que permite cualquier comprobación en cualquier momento, el chequeo de las autoliquidaciones periódicas, la captura de datos para las declaraciones anuales o la extracción de información para otros procesos de control (como la obtención del importe pagado, las bases y cuotas de inversiones, etc.).

Las capacidades para la tributación por Internet en los modernos sistemas ERP han tenido una calurosa bienvenida por todas las empresas que presentan sus declaraciones de manera directa, ya que les ahorran muchos esfuerzos y quebraderos de cabeza, además de posibles penalizaciones.

Para llevar a cabo este proceso con un sistema de gestión, las compañías sin embargo, siguen necesitando un certificado de usuario, que muchas empresas todavía no han obtenido de la AEAT. Según datos extraoficiales, hoy más del 60% de las empresas españolas todavía no disponen de este certificado digital, para presentar sus declaraciones a través de Internet, y supuestamente delegan esta labor en las gestorías especializadas, que operan a través de certificados colectivos.

Aunque la obtención de este certificado podría resultar un tanto compleja para una compañía no acostumbrada a efectuar estos trámites, el esfuerzo desde luego vale la pena ya que, una vez conseguido y si no se deja caducar, el mismo tendrá una validez del apoderado desde  la empresa.

Pero incluso para las compañías que prefieren operar a través de un asesor, el uso de un programa ERP con capacidades para la tributación por Internet, sigue aportando beneficios importantes en todas las tareas de comprobación, para cuadrar los datos de distintas fuentes y para todo el control posterior de los valores tributados, a través de históricos, mejorando los tiempos y la fiabilidad de los procesos.

?Para ampliar la información sobre este tema os recomendamos la lectura del blog de Bartolome Borrego, Procedimientos telemáticos.