Universo ERP, el Blog DATISA

En el marco económico actual la mayoría de las empresas tienen que afrontar el reto de mejorar los resultados del Departamento Comercial no sólo para su futura consolidación sino  para asegurar su supervivencia.

Últimamente, se habla en muchos foros, que una de las estrategias más rentables para mejorar las ventas, pasa por la necesidad de centrarse en nuestra cartera de clientes. Ya que, es menos costoso y minimiza el riesgo de impagos  (normalmente tenemos más asegurado el cobro). Para ello, es preciso trabajar en fidelización, haciendo que nuestros clientes estén más tiempo con nosotros y como consecuencia podamos aumentar el volumen de compra del mismo. Eso sí, teniendo siempre en cuenta la rentabilidad de la cuenta. Aunque, también es necesario trabajar en el incremento de la productividad individual de cada comercial.

Hasta aquí la teoría muy bien, pero, para poder hacer esto realidad necesitamos dotar a la fuerza de ventas de herramientas, de información que les ofrezca argumentos para poder cerrar operaciones. Cuando además, el equipo comercial es móvil la cosa se complica, ya que para poder incrementar su rentabilidad, es necesario  facilitar el acceso a información, desde optimización de rutas, o cual es la situación actual de los pedidos, hasta cuáles son las últimas ofertas de productos que ha sacado al mercado la compañía.

Hoy gracias a que las nuevas tecnologías móviles son cada vez más asequibles, nuestra fuerza de ventas puede contar con herramientas que facilitan enormemente su trabajo de forma económica y segura.  El objetivo es incrementar al máximo la productividad del equipo comercial, sacando el máximo partido a la información disponible.

Desde nuestra perspectiva, las aplicaciones móviles más apropiadas para el equipo de ventas son las que corren para PDA. No sólo por la comodidad del dispositivo en sí, sino porque ofrece la posibilidad de conexión con la central proporcionando una gestión de pedidos eficaz, mejorando la comunicación del comercial con el centro de trabajo y proporcionándole toda la información necesaria para mejorar sus resultados.

Gestión de rutas eficientes

La gestión de las rutas comerciales es de los puntos clave que nos pueden hacer aumentar la rentabilidad de los vendedores. Es importante establecer “el itinerario” que con mayor eficiencia cubra el territorio asignado al comercial. Esto nos permitirá disminuir los costes comerciales y optimizar mejor el tiempo. En estos momentos, en los que en muchos casos los comerciales tienen que abarcar zonas más amplias,  es imprescindible fortalecer la organización para que nos permita hacer el máximo número de visitas de una forma racional.

Con la utilización de aplicaciones móviles, una vez establecida la ruta desde la central, el comercial podrá acceder a distintas posibilidades de planificación de las visitas: clientes en ruta, no visitados, fuera de ruta y ordenar por diferentes criterios.

Además es importante que nos ayude a agilizar las tareas administrativas que conlleva una venta como poder realizar pedidos en cada visita, también por consumo o con fecha posterior de entrega. Para un equipo de ventas con movilidad optimizar el tiempo que invierte en la vista al máximo es vital.

Gestión del cliente, la información es poder

Como dice el refrán la información es poder. Poder acceder a información actualizada del cliente nos ofrece la posibilidad de utilizar estrategias de venta más dinámicas y esto al final se va a reflejar en una mejora de los resultados.

Uno de los problemas de los equipos comerciales con movilidad, si no cuentan con las herramientas necesarias, es que tiene más complicado el acceso a las novedades de promociones, nuevas tarifas, productos. Etc.

Mejorar la comunicación le permite al comercial enriquecer su oferta desde dos puntos de vista:

Por un lado puede informar mejor a su cliente de las novedades de las que dispone la compañía respecto a productos, ofertas, etc. realizando una venta más profesional y mejorando la imagen de la organización. En el caso de que haya un exceso de stock por ejemplo existe la posibilidad de promocionar artículos, etc.

Por otro lado la disponibilidad del histórico del cliente, por ejemplo, cual ha sido el último pedido, que artículos compra más, si está dejando de comprar alguno, etc. permite al comercial hacer una oferta más personalizada mejorando la efectividad del comercial y mejorando el servicio. La visualización de cobros pendientes, facturas, pedidos, observaciones o dar de alta un cliente nuevo sobre la marcha  aumenta las capacidades de venta.

Además, toda la información queda registrada evitando perdidas de pedidos y mejorando la comunicación con la central.

Cierre de la venta

Como dice nuestra Directora Comercial, hasta que no se ha cobrado, la venta no está cerrada. Las soluciones móviles disponibles en el mercado, también ayudan a realizar las tareas administrativas del comercial y las simplifican, pudiendo elaborar desde el pedido hasta gestión de cobros realizando las liquidaciones de cierre y arqueo. Esto, produce una reducción de la carga administrativa.

Una de las mayores ventajas es la conexión de estas herramientas con el ERP, permitiendo que en la central tenga acceso a cualquier actividad de la red comercial, quedando registrados los pedidos y cobros dentro del sistema. Y lo mismo sucede en el sentido contrario. Esto evita importantísimas pérdidas de información

En conclusión utilizar herramientas adecuadas para nuestra fuerza de ventas aumenta la eficacia y mejora de resultados del comercial.

Si queréis ampliar el tema os recomendamos que veais otros pos sobre Aplicaciones Móviles

Todas las PYMEs son conscientes de la necesidad de optimizar sus procesos de facturación y cobro, ya que éstos forman el pilar de su negocio. Pocas son, sin embargo, las compañías que dedican la misma atención a la gestión de almacenes: un proceso cuya automatización con frecuencia se pasa por alto. La adecuada gestión de almacén, sin embargo, puede incidir de manera muy positiva en los resultados globales de las compañías, dado que sus resultados de explotación no dependen únicamente de lo que se ingresa, sino también de una óptima gestión de los recursos. Los ahorros de la buena administración del almacén dependerán por supuesto de la importancia del mismo dentro del negocio global de la compañía, pero tanto si se trata de un proceso clave, como de un proceso complementario, en la mayoría de los casos y dado el creciente coste del espacio de almacenaje, hablamos de sumas importantes.

Son pocas las PYMEs cuya gestión de almacenes alcanza la complejidad de los grandes almacenes logísticos, lo que no quiere decir que esta área deba pasarse por alto. Y es que la buena gestión del almacén ayuda a las PYMEs en dos áreas fundamentales, como son la capacidad de satisfacer rápidamente cualquier necesidad del cliente y, hacerlo a la vez, al menor coste posible. Al igual que en la gestión de los recursos financieros, en el almacén necesitamos alcanzar el equilibrio o, dicho simple y llanamente, que ni nos sobre, ni nos falte. Se trataría no sólo de conocer al detalle qué es lo que tenemos almacenado (de cualquier materia prima, producto, recambio o incluso material de oficina) para optimizar las previsiones de compra, sino también de que la mercancía sea fácilmente accesible para nuestros operarios. Un objetivo nada despreciable sería también dar salida a las mercancías ociosas, que a veces ocupan cajas y cajas de espacio útil que podríamos haber dedicado a otros artículos más necesarios o, aunque sólo fuera, conseguir que la empresa tenga un almacén más despejado y más fácil de manipular.

Dimensiones en la gestión del almacén

La adecuada gestión de almacén exige la interrelación de dos dimensiones claramente diferenciadas. Una a nivel administrativo, que hace relación a la emisión de pedidos a proveedores, recepción y registro de albaranes, inventarios, órdenes de producción, facturación, etc. La segunda dimensión es la que podríamos denominar como real y abarca todos los procesos que suceden de una manera “física” en el almacén, como la recepción y entrega de mercancía, los movimientos en almacén o la toma de datos para realizar inventarios.

El almacén es un elemento central en los procesos de gestión comercial, por lo que debe estar identificado claramente como un objetivo de control, ya que la optimización de su gestión beneficiará a diferentes departamentos. Es importante que el almacén tenga una gestión fluida y cómoda para que su información esté siempre disponible para cualquier miembro de la empresa que tenga interés en conocer su estado, ya sea del área comercial, de producción, de administración, etc.

Dimensiones para optimizar la gestión

Para poder optimizar adecuadamente la gestión de los procesos que tienen lugar en el almacén, es importante que se den dos pautas. En primer lugar, hay que garantizar la coordinación e integración de las dos dimensiones mencionadas o, lo que es lo mismo, coordinar la información contenida en el aplicativo de gestión con lo que pasa realmente en el almacén. Si por ejemplo entra una mercancía nueva, se trata de que la misma pueda quedar registrada de manera administrativa y a nivel de control de almacén automáticamente y al mismo tiempo.

Además, es importante la especialización en la gestión de cada dimensión. Por un lado, debe haber herramientas aptas para los operarios en planta que tratan día a día con la mercancía y por otro, para los administrativos, comerciales y gestores de compras que tienen interés en conocer el estado de los procesos que tienen lugar en el almacén.

Para optimizar la gestión de todos estos procesos, resulta imprescindible contar con herramientas informáticas que permitan automatizar la mayor parte de las tareas diarias. Por ejemplo, estas herramientas permiten controlar el stock en todo momento y conocer su valor atendiendo a diferentes criterios, como puede ser el precio de compra, el precio de tarifa, etc.

Además, dichas herramientas aportan funcionalidades avanzadas que ayudan al control de la trazabilidad por lotes y fechas de caducidad, para poder cumplir con todos los requisitos legales, o de gestión de rutas, para optimizar las tareas administrativas del transporte.

En definitiva, estas soluciones aportan una gran cantidad de información y lo idóneo es que toda esta información se integre con la gestión financiera de la empresa, consiguiendo así grandes ahorros de tiempo y costes en el intercambio y tratamiento de información.

Proliferación de los dispositivos móviles

Para optimizar y coordinar todos estos procesos de gestión tanto a nivel de almacén como administrativo, los dispositivos móviles se han convertido en un aliado indispensable. En los últimos años, la proliferación de las telecomunicaciones (sobre todo de Internet y de los sistemas Wi-Fi) ha permitido que los dispositivos móviles hayan llegado al sector de la gestión empresarial, y más concretamente al de la gestión de almacenes. La bajada de costes de hardware y los avances en autonomía que han permitido que hoy en días las baterías aguanten mucho más tiempo, así como el incremento de la capacidad, funcionalidades y riqueza gráfica de dispositivos y soluciones que amplían sus utilidades, han sido diversos impulsores de los sistemas móviles en la gestión de almacenes. Asimismo, la estandarización de los sistemas operativos ha dado más facilidades a los desarrolladores de software.

En definitiva, todos estos factores han hecho que la PDA sea a día de hoy el dispositivo más popular en lo que a gestión se refiere, principalmente por ser el más económico y por ser el que trabaja con más sistemas operativos conocidos.

Ventajas llevadas a la práctica

En general,  estas soluciones ofrecen la posibilidad de mantener un estricto control de las existencias de los almacenes de cada empresa, optimizando los procesos inherentes a la gestión de los mismos. Entre otras, estas aplicaciones ofrecen ventajas de ahorro de costes y de tiempos (se puede reducir el tiempo para control de almacén e inventarios hasta en un 75%); al evitar los desplazamientos se minimiza al mismo tiempo el riesgo de accidentes y la pérdida de mercancías; se consigue una mayor fidelidad en el control del stock y una reducción de la tasa de errores (se puede aumentar hasta en un 30% la precisión en la toma de datos); y además de mejorar la atención y el servicio al cliente, se consigue incrementar la productividad, gracias a la automatización del proceso que reduce el número de tareas manuales y el uso del papel.

Además de todas las posibilidades que estos dispositivos ofrecen, un valor incuestionable de cara a la gestión empresarial, es el que viene dado por su sólida integración con los sistemas de gestión centrales de las empresas. Estos permiten el intercambio de información y el reaprovechamiento de los datos a todos los niveles, garantizando esta inmediatez en la gestión, que es su principal ventaja.

Retos para una implantación exitosa

Pero para que la implantación de estos dispositivos en la gestión de almacén sea un éxito, es imprescindible entender su lógica de funcionamiento en el desarrollo de las aplicaciones consiguientes y adaptarla al negocio en cuestión. Hay que evaluar su adaptación a la lógica del negocio en concreto.

Asimismo, y como todo proceso nuevo que se introduce en una empresa, se requiere una adecuada gestión del cambio así como una formación específica pertinente, ya que no tiene sentido realizar una inversión en hardware para mejorar la gestión de la compañía sin la consiguiente contrapartida en formación de los recursos humanos, algo que podría llevar a desmotivación y resistencia al cambio. Como ya comentamos en un post anterior.

Para ver la penetración de las soluciones móviles en las pymes os recomendamos la lectura del ‘‘Informe ePyme 2010. Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española” de Fundetec presentado recientemente y que introduce esta variable.

La proliferación que han experimentado en los últimos años el mundo de las telecomunicaciones y en especial el de los dispositivos móviles, es hoy en día incuestionable sobre todo en lo que se refiere a la telefonía móvil. Según los datos manejados por AETIC sobre el uso de terminales móviles en las empresas españolas 2009 el 64% de las empresas españolas dispone de teléfonos móviles básicos de uso general (basados en tecnología GMS), en segundo lugar de penetración estarían los teléfonos 3G con una penetración de un 42%. Le siguen los teléfonos inteligentes (Smatphones) o PDA con una penetración del 17%. (Acceso estudio completo “Las Tecnologías de la Información y la Comunicación de la empresa española 2009 en pdf)

Además de todas las posibilidades que estos dispositivos ofrecen por si mismos como herramientas de comunicación, un valor incuestionable de cara a la gestión empresarial, es el que viene dado por su posibilidad de integración con los sistemas de gestión ERP de las empresas. Estos permiten el intercambio de información y el reaprovechamiento de los datos a todos los niveles, garantizando esta inmediatez en la gestión, que es su principal ventaja.

Las aplicaciones móviles no son beneficiosas de por sí, sino cuando se aplican a un área del negocio donde pueden ofrecer una ventaja real. Es conveniente analizar si la compañía realmente necesita una solución de este tipo, ya que no todos los sectores y empresas pueden beneficiarse en la misma medida. En caso afirmativo, uno de los principales retos a la hora de conseguir una aplicación ventajosa es entender la lógica de funcionamiento del dispositivo, donde se persigue una máxima funcionalidad con la mínima necesidad de escritura, al contrario de los PCs.

Propiciar un uso rentable

Las ventajas de estas aplicaciones son muy numerosas y aplicables a diferentes ámbitos empresariales. En el mercado español ya existe una oferta real de aplicativos móviles integrados con los sistemas ERP y especialmente diseñados para la PYME. Áreas como la atención al cliente, el transporte, la gestión y control del inmovilizado, de almacenes y stocks, o la restauración, y en general todas aquéllas en las que es frecuente encontrar empleados que se “mueven”, tanto dentro como fuera de la empresa, son testigo de la rentabilidad de estas aplicaciones.

Sin embargo, para la inmensa mayoría de las PYMES, no se plantea el uso de las tecnologías móviles en el área de gestión, debido en gran parte al desconocimiento de las ventajas que estas herramientas pueden ofrecer.

Se trata de unas tecnologías que aportan un gran número de beneficios entre los que podemos destacar:

• Evitar pérdidas de información ya que esta se realiza en situ descargándose en la aplicación principal.

• Mejorar el rendimiento y la competitividad del personal ya que disponen de toda la información desde su punto de trabajo.

• Reducir el tiempo de los procesos en si al estar automatizados.

• Mejorar la imagen del negocio sobretodo en los casos en los que su utilizan para la atención al cliente, ya que esta se produce de manera ágil y precisa.

Retos para una implantación exitosa

Pero para que la implantación de estos dispositivos en la gestión de la empresa sea un éxito, es imprescindible entender su lógica de funcionamiento en el desarrollo de las aplicaciones y adaptarla al negocio en cuestión.

Asimismo, y como todo proceso nuevo que se introduce en una empresa, se requiere una adecuada gestión del cambio así como una formación específica pertinente, ya que no tiene sentido realizar una inversión en hardware para mejorar la gestión de la compañía sin la consiguiente contrapartida en formación de los recursos humanos, algo que podría llevar a desmotivación y resistencia al cambio.