sep 04 2012
Optimización de procesos gracias a la incorporación de la tecnología móvil
Nos ha parecido muy interesante el Informe que Fundetec publicaba en Marzo Especial Tecnologías de Movilidad. De este, se desprendía que el 48% de las PYME españolas utilizaba tecnologías de movilidad para optimizar sus procesos empresariales y mejorar su competitividad, registrando un crecimiento interanual del 12,4%, incluso en momentos de crisis, con incrementos más o menos notables dependiendo de cada sector. Os destacamos los que nos ha parecido más interesante de este Estudio.
Según el informe, el grado de adopción de tecnologías de movilidad por parte de las PYME está directamente relacionado con el nivel de uso de las Tecnologías de la Información en general y con la naturaleza propia del negocio. Así, los sectores más tecnificados presentan un mayor uso de aplicaciones móviles, siendo el más avanzado el sector logístico, con un 95% de empleados que disponen de herramientas de movilidad, seguido del sector agroalimentario (77%), los instaladores de telecomunicaciones (75%) y la ingeniería de consulta (74%). La excepción es el sector hotelero, que pese a ser el segundo más tecnológico según el Informe ePyme 2011 no destaca en esta área por la escasa movilidad de sus empleados.
Entre las conclusiones más interesantes que cabe extraer de esta publicación destaca, en primer lugar, la estrecha relación entre presión competitiva y uso de las TIC. La tan anunciada correlación entre competitividad y TIC encuentra en este estudio una prueba empírica en el Sector Logístico.
Aquellos sectores que identifican las ventajas competitivas generadas por la incorporación de las TIC a sus procesos críticos de negocio hacen una apuesta decidida y sin equívocos por estas tecnologías.
Los dispositivos más utilizados por la pyme
El estudio identifica la disponibilidad y uso de diferentes dispositivos móviles: teléfono móvil básico, móvil con conexión a Internet, teléfono inteligente o smartphone, notebook (pequeño ordenador portátil) y tablet PC (portátil que permite tomar notas sobre la pantalla). Nuevamente, los móviles con mayores funcionalidades se concentran en el sector logístico, donde el smartphone ha alcanzado una penetración del 94%, registrando un crecimiento del 49% en un año, el mayor de todos los sectores. No obstante, este dispositivo es el que más ha crecido en 2011 en todos los sectores.
La presencia del notebook es más minoritaria, aunque también ha crecido muy notablemente en el sector logístico, situándose en el 75% de penetración, un 55% más que en 2010. Más inferior es la penetración del tablet PC, cuyo máximo porcentaje corresponde de nuevo al sector logístico (un 38%, 23 puntos más que en 2010), mientras que en el resto no supera el 23%, que corresponde al sector agroalimentario.
Integración con los sistemas corporativos
Los sectores cuyas empresas han integrado en mayor medida sus herramientas de movilidad con las herramientas corporativas (ficheros, bases de datos, etc.) son nuevamente aquellos más tecnificados, como el Logístico, Ingeniería o Instaladores de Telecomunicaciones. Esta integración permite a los trabajadores operar en los sistemas corporativos cuando están desplazados fuera del centro de trabajo, accediendo a la misma información y herramientas que cuando se encuentran en su puesto. El acceso remoto a los sistemas corporativos mediante las herramientas de movilidad supone una considerable mejora de la productividad y un notable ahorro de tiempo y desplazamientos.
De la incorporación de herramientas móviles al ERP ya hemos hablado en este blog, donde destacábamos que las ventajas de estas aplicaciones son muy numerosas y aplicables a diferentes ámbitos empresariales.
En el mercado español ya existe una oferta real de aplicativos móviles integrados con los sistemas ERP y especialmente diseñados para la PYME. Áreas como la atención al cliente, el transporte, la gestión y control del inmovilizado, de almacenes y stocks, o la venta, y en general todas aquéllas en las que es frecuente encontrar empleados que se “mueven”, tanto dentro como fuera de la empresa, son testigo de la rentabilidad de estas aplicaciones al que hemos dedicado algunos posts.
Hasta aquí la teoría muy bien, pero, para poder hacer esto realidad necesitamos dotar a la fuerza de ventas de herramientas, de información que les ofrezca argumentos para poder cerrar operaciones. Cuando además, el equipo comercial es móvil la cosa se complica, ya que para poder incrementar su rentabilidad, es necesario facilitar el acceso a información, desde optimización de rutas, o cual es la situación actual de los pedidos, hasta cuáles son las últimas ofertas de productos que ha sacado al mercado la compañía.
La gestión de las rutas comerciales es de los puntos clave que nos pueden hacer aumentar la rentabilidad de los vendedores. Es importante establecer “el itinerario” que con mayor eficiencia cubra el territorio asignado al comercial. Esto nos permitirá disminuir los costes comerciales y optimizar mejor el tiempo. En estos momentos, en los que en muchos casos los comerciales tienen que abarcar zonas más amplias, es imprescindible fortalecer la organización para que nos permita hacer el máximo número de visitas de una forma racional.
Como dice el refrán la información es poder. Poder acceder a información actualizada del cliente nos ofrece la posibilidad de utilizar estrategias de venta más dinámicas y esto al final se va a reflejar en una mejora de los resultados.
Como dice nuestra Directora Comercial, hasta que no se ha cobrado, la venta no está cerrada. Las soluciones móviles disponibles en el mercado, también ayudan a realizar las tareas administrativas del comercial y las simplifican, pudiendo elaborar desde el pedido hasta gestión de cobros realizando las liquidaciones de cierre y arqueo. Esto, produce una reducción de la carga administrativa.
La adecuada gestión de almacén exige la interrelación de dos dimensiones claramente diferenciadas. Una a nivel administrativo, que hace relación a la emisión de pedidos a proveedores, recepción y registro de albaranes, inventarios, órdenes de producción, facturación, etc. La segunda dimensión es la que podríamos denominar como real y abarca todos los procesos que suceden de una manera “física” en el almacén, como la recepción y entrega de mercancía, los movimientos en almacén o la toma de datos para realizar inventarios.
Para poder optimizar adecuadamente la gestión de los procesos que tienen lugar en el almacén, es importante que se den dos pautas. En primer lugar, hay que garantizar la coordinación e integración de las dos dimensiones mencionadas o, lo que es lo mismo, coordinar la información contenida en el aplicativo de gestión con lo que pasa realmente en el almacén. Si por ejemplo entra una mercancía nueva, se trata de que la misma pueda quedar registrada de manera administrativa y a nivel de control de almacén automáticamente y al mismo tiempo.
Para optimizar y coordinar todos estos procesos de gestión tanto a nivel de almacén como administrativo, los dispositivos móviles se han convertido en un aliado indispensable. En los últimos años, la proliferación de las telecomunicaciones (sobre todo de Internet y de los sistemas Wi-Fi) ha permitido que los dispositivos móviles hayan llegado al sector de la gestión empresarial, y más concretamente al de la gestión de almacenes. La bajada de costes de hardware y los avances en autonomía que han permitido que hoy en días las baterías aguanten mucho más tiempo, así como el incremento de la capacidad, funcionalidades y riqueza gráfica de dispositivos y soluciones que amplían sus utilidades, han sido diversos impulsores de los sistemas móviles en la gestión de almacenes. Asimismo, la estandarización de los sistemas operativos ha dado más facilidades a los desarrolladores de software.
En general, estas soluciones ofrecen la posibilidad de mantener un estricto control de las existencias de los almacenes de cada empresa, optimizando los procesos inherentes a la gestión de los mismos. Entre otras, estas aplicaciones ofrecen ventajas de ahorro de costes y de tiempos (se puede reducir el tiempo para control de almacén e inventarios hasta en un 75%); al evitar los desplazamientos se minimiza al mismo tiempo el riesgo de accidentes y la pérdida de mercancías; se consigue una mayor fidelidad en el control del stock y una reducción de la tasa de errores (se puede aumentar hasta en un 30% la precisión en la toma de datos); y además de mejorar la atención y el servicio al cliente, se consigue incrementar la productividad, gracias a la automatización del proceso que reduce el número de tareas manuales y el uso del papel.
Pero para que la implantación de estos dispositivos en la gestión de almacén sea un éxito, es imprescindible entender su lógica de funcionamiento en el desarrollo de las aplicaciones consiguientes y adaptarla al negocio en cuestión. Hay que evaluar su adaptación a la lógica del negocio en concreto.
Propiciar un uso rentable