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Conocer el ‘qué’ y el ‘por qué’ de los resultados financieros, para acertar

Dedicaremos el post de esta semana, de nuevo, a la Cocina Industrial y a las herramientas informáticas disponibles en el mercado para mejorar su rentabilidad. Se trata de un ámbito en el que las modernas herramientas de Contabilidad Analítica son aplicables a los más diversos escenarios. En uno de ellos, en concreto, dichas soluciones no sólo son útiles, sino además imprescindibles. Nos referimos, como no, a la Restauración Colectiva.

Este es el término con el que designaremos, a partir de ahora, a todos aquellos negocios que tienen por objeto elaborar y suministrar platos precocinados o servidos en el día a los comedores de distintos centros (docentes, hospitalarios, penitenciarios, etc.). En algunos casos, la empresa de restauración se ocupa sólo de suministrar los alimentos preparados, mientras que en otros se hace cargo de toda la gestión del comedor, incluyendo la contratación y el control del personal, del control mobiliario y de la maquinaria necesaria para conservar y dispensar los platos, etc.

Muchos gerentes en el ámbito de la Restauración Colectiva consideran, hoy, que sus necesidades de gestión financiera están suficientemente cubiertas con un programa contable al uso.

Este tipo de programas, sin embargo, facilitan la situación financiera y patrimonial del CIF en su conjunto, sin la posibilidad de “bucear” en los resultados, por ejemplo, por línea de negocio, por cliente o por comedor.

Siempre y cuando el total del resultado permanezca inalterado, para las cuentas de pérdidas y ganancias importa poco si, por ejemplo, de los cuatro comedores gestionados: tres son rentables y el cuarto se ‘come’ las ganancias de los demás; todos son rentables o tres son deficitarios y el cuarto, con una rentabilidad excepcional, ‘aguanta la vela’. Desde el punto de vista de la gestión empresarial, sin embargo, se trata de una información fundamental, para que la compañía pueda decidir si invertir más en la promoción de un determinado comedor, si tratar de mejorar sus precios, de reducir sus costes o simplemente de cesar la actividad, cuando no existen más alternativas para reflotarla.

Las herramientas de contabilidad analítica avanzada resultan claves para este tipo de análisis. Con ellas, cualquier empresa de Restauración Colectiva podrá configurar fácilmente los diferentes comedores atendidos como centros de coste independientes, y realizar un seguimiento de sus resultados detallados. Para ello, lo único que necesita la empresa es configurar el sistema y tener la disciplina de imputar los gastos correspondientes a cada centro de coste, en la recepción de las facturas.

En el mercado también existen otros sistemas de gestión que proporcionan información de los ingresos y gastos por líneas de negocio. Dichos sistemas, sin embargo, se fijan únicamente en las compras y ventas de materiales y productos (en el caso de la Restauración Colectiva, en el coste de los productos empleados en la preparación de los distintos platos y en sus volúmenes de venta), sin tomar en cuenta otras variables claves para conocer la rentabilidad, como los gastos de marketing, de personal o la parte proporcional de los gastos administrativos de servicios centrales, que se corresponden a cada centro de coste.

El análisis de pérdidas y ganancias por centro, en las empresas de Restauración Colectiva, también se puede acompañar de un segundo nivel de desglose por familias o subfamilias de platos (por ejemplo, platos calientes, platos fríos y repostería), también configuradas como centros de coste independientes para evaluar los beneficios o las pérdidas obtenidas en su producción y comercialización.

“Cortar por lo sano” no siempre es la mejor opción

La aplicación de la contabilidad analítica al ámbito de la Restauración Colectiva es, hoy, más necesaria que nunca por razones obvias. El difícil momento económico ha sido la causa para que muchos gerentes se sientan tentados de aplicar un recorte generalizado, para todas sus líneas de negocio y en todos sus centros. Un recorte proporcional, sin tomar en cuenta la estructura de beneficios de la organización, por otro lado, podría comprometer seriamente no sólo el desempeño actual de la empresa, sino también su capacidad futura de salir a flote.

La toma de decisiones, en un entorno como el actual, podría ser aún más acertada, si además la herramienta de contabilidad analítica de la empresa de Restauración Colectiva se enlaza con su contabilidad presupuestaria. Dicha integración, al nivel de los sistemas de gestión, permitirá que tanto la elaboración de presupuestos, como el control de sus realizaciones se puedan llevar a cabo por centros de coste, vigilando todas las variables a considerar.

De este modo, la organización podrá organizar mejor su estructura financiera de cara al ejercicio en curso y reconfigurarla rápidamente, en caso de cualquier desviación. De este modo, se podrá asegurar, no sólo la obtención de mejores condiciones en la solicitud de préstamos, líneas de descuento, etc. sino también la propia solvencia de su negocio.

La Cocina Central o la llamada Restauración Colectiva es un negocio de claro auge en nuestro país. Como un ‘cajón de sastre’, el sector engloba, desde los negocios tradicionales de catering para escuelas, hospitales o para el transporte, pasando por los proveedores de platos precocinados para supermercados, grandes superficies o gasolineras, hasta los centros propios de las cadenas y franquicias de restauración.

El denominador común de todos estos negocios es su clara apuesta por la industrialización de los procesos y por la producción a gran escala, planteamiento que, sin duda, también implica un enfoque más profesional en la gestión. De este modo, para garantizar la calidad, la rentabilidad y el servicio al cliente, las Cocinas Centrales hoy sin duda necesitan contar con las herramientas informáticas adecuadas para el óptimo control de sus compras, costes y almacén.

Hemos analizado, en alguna ocasión, las ventajas que aporta el despliegue de un sistema de gestión global para el mejor control de escandallos, pedidos de aprovisionamiento y para las órdenes de fabricación en estos negocios. En este caso, sin embargo, abordaremos la automatización de un aspecto muy concreto, como es el control de los movimientos en almacén, por medio de soluciones móviles y, en especial, de PDAs por infrarrojos.

El control de almacén, un aspecto clave del negocio

La gestión de almacenes es un elemento clave en la actividad de las Cocinas Centrales. Los dos aspectos más importantes de esta actividad son, la caducidad, dado que tanto las materias primas como el producto final son perecederos, y el hecho de que su manejo está sujeto a estrictas normas de trazabilidad, que benefician a los consumidores finales, pero que ralentizan el trabajo de los operarios en almacén y que merman su productividad.

Obviamente, el principal objetivo de los negocios de Cocinas Centrales en la gestión de almacén es reducir sus stocks, mejorar la rotación y evitar las pérdidas por caducidad, además de la necesidad de cumplir la normativa. Para responder a estas necesidades, muchas de estas empresas han desplegado avanzados sistemas de gestión de almacén a nivel central, mejorando de manera importante su gestión de existencias y toma de decisiones. Pocas de estas soluciones, sin embargo, han beneficiado directamente al trabajo de los operarios en almacén, que siguen necesitan efectuar un importante número de tareas de control manuales, con la pérdida de tiempo y el peligro de error que ello supone, como: apuntar a mano el pedido entrante e introducir la información a posteriori, imprimir una lista de picking y, tras preparar el pedido, volver a introducir los datos en el PC de almacén; llevar los pedidos preparados al área de administración para que desde allí se preparen los albaranes de envío correspondientes, etc.

Pero, ¿cuáles serían las ventajas concretas de aplicar una solución de movilidad en este entorno? Las soluciones móviles para el control por PDAs, hacen que cada operario pueda moverse libremente por el almacén, con su dispositivo en la mano, y manipulando la mercancía allí donde se encuentra la misma. De este modo, y con todos los datos de gestión cargados previamente en la PDA desde el PC de almacén, se evitan múltiples desplazamientos innecesarios y, con la lectura de los códigos de barras, la introducción manual de la información.

A modo de ejemplo, en operaciones concretas como la recepción de mercancía, un operario con una PDA por infrarrojos puede registrar los productos entrantes fácilmente, leyendo uno por uno sus códigos de barra e introduciendo directamente en el dispositivo sus cantidades, número de lote y caducidad. Este proceso se podría llevar a cabo sobre el mismo pedido a proveedor, realizado por la compañía, con lo que el albarán quedaría validado automáticamente y el Departamento de Administración de la organización quedaría informado acerca de la recepción total o parcial de un pedido, en el momento en el que la PDA se coloque en su cuña correspondiente y la información recabada se vuelque al sistema central.

Estas mismas facilidades de manejo y para el tratamiento de la información, se registran en los movimientos internos entre almacenes de la misma compañía y en los envíos a los clientes. El pedido interno, generado por el programa de gestión central, se carga en la PDA para que el operario lleve a cabo el picking fácil y cómodamente, escaneando los códigos de barra de cada producto e introduciendo su cantidad, número de lote y caducidad. El proceso, en los envíos a los clientes, puede hacerse igualmente sobre el mismo pedido, enviando los datos a Administración para la generación de documentos de traslado interno o de albaranes a clientes, con un solo click del ratón.

Controlar hasta el último detalle

Las soluciones móviles y PDAs, en los almacenes de las Cocinas Centrales, también resultan extremadamente útiles en los procesos de inventariado, ya que evitan la necesidad de realizar un recuento manual y de contrastar la información. El inventario puede empezar por donde y en el momento que estime el operario. Una vez escaneados los códigos de barras, asimismo, la información se remite automáticamente al sistema central, que efectúa las correspondientes regularizaciones.

En definitiva, en un negocio de reducidos márgenes y un alto volumen de operaciones, como es el de las Cocinas Centrales, importa hasta el último detalle y una pequeña automatización puede suponer una gran diferencia en cuanto a la capacidad de servicio, los costes y la satisfacción de los clientes de la organización. Las nuevas soluciones PDA para la gestión de movimientos en el almacén, son capaces de aportar esta diferencia, ayudando a que en estos entornos la automatización y la mejora de procesos se lleve hasta el último eslabón de la cadena, reduciendo las pérdidas por caducidad, el sobre-stockaje y mejorando la productividad, no sólo de los operarios en almacén, sino también en Administración.

Si bien es cierto que en cualquier sector empresarial se experimenta la necesidad de adaptarse a los tiempos, esto se convierte en algo vital en el mundo de la restauración. Y de hecho, esta actividad ha protagonizado una transformación espectacular en nuestro país durante la última década.

Sin lugar a dudas, el mundo de la restauración se nos muestra siempre como un espejo fiel de los tiempos que corren. Pocas actividades como ésta ponen rostro a una sociedad. Visitando los restaurantes y bares de nuestras ciudades, reconoceremos con facilidad rasgos que nos permiten identificar nuestros gustos, deseos, necesidades,… Se trata de una actividad que siempre está presente en nuestras vidas: en los momentos de ocio y placer, los de negocios, en las celebraciones, etc.

Por ello, a medida que nuestros hábitos y formas de vida cambian, también las propuestas de restauración se transforman. Uno de los rasgos que más caracteriza estos tiempos es el cambio en los modelos de comercialización en este mercado. De la misma forma que en el comercio en general nos encontramos con cadenas de tiendas y franquicias, estos modelos cada vez están más presentes en el ámbito de la hostelería. Por otra parte, también es cada vez más intensa la presencia de grupos de restauración, que a través de diferentes empresas y proyectos cubren distintas actividades del sector.

En la actualidad, asimismo, existe un segmento del sector muy específico y en clara expansión, impulsado por la generalización en estos nuevos modelos de comercialización, que son las cocinas centrales.

Cocinas centrales: visión general de necesidades

La relevancia que hoy en día están adquiriendo estos modernos obradores, tiene que ver en gran medida con dos fenómenos que se dan en la economía actual: la externalización y la especialización.

Con el fin de optimizar los recursos, muchas empresas que operan en el sector han decidido externalizar toda o parte de su cocina: restaurantes, bares, centros de venta de comida preparada, salones de celebraciones, hoteles, estaciones de servicio, colectividades, etc. Por tanto, las cocinas centrales no sólo atienden a restaurantes, sino que orientan su actividad a diferentes tipos de establecimientos.

También es cada vez más común encontrar grupos de restauración que optan por abrir una cocina central o centro de producción muy bien dotado desde donde se producen determinados platos o salsas, y se distribuyen al resto de los restaurantes del grupo, y que además pueden ejercer las labores productivas necesarias para la prestación de servicios de catering.

¿Cuál es la problemática específica que se le plantea a las cocinas centrales?

Podríamos señalar dos casos muy claros que nos servirán como puntos de referencia: un restaurante o sistema de restaurantes que operan bajo el mismo CIF establece una cocina central como centro de producción (también bajo el mismo CIF), o bien, compañías, que o bien para dar servicio a un grupo de empresas al que pertenecen, o bien de forma independiente y con vocación comercial, establecen la labor de cocina central como actividad principal.

En las primeras fases de su ciclo de actividad, ambos casos comparten la misma problemática, que esquemáticamente podríamos describir de la siguiente forma:

Compra de materias primas ==> Control de stock de materias primas ==> Producción/Transformación/Cocina  ==> Control de stock de productos terminados/platos.

Las diferencias empiezan con la distribución de los productos terminados, ya que en el primer caso hablamos de movimientos internos desde la cocina central hasta los puntos de venta, y en el segundo caso nos encontramos con una problemática de ventas, salida de mercancía y facturación.

La realidad que hay detrás de este esquema es compleja, por lo que estos procesos requieren de soluciones software específicas para la gestión comercial y de producción. Este tipo de soluciones permiten poner en marcha todos los procedimientos necesarios para una gestión óptima de las fases de compra y del control de almacén, además de ofrecer funciones específicas para la planificación de la compra, permitiendo la automatización de procesos clave en la cocina central.

Gestión de Compras y Preparación en Cocinas

A través de una aplicación informática para la gestión comercial se pueden gestionar las distintas fases del proceso de compra, como los pedidos a proveedores, las entradas de mercancía o el registro de facturas. Asimismo, en los diferentes movimientos que se produzcan en el almacén (entradas, salidas, producción, traspasos entre almacenes, regularizaciones), es posible controlar los lotes y caducidades implicados en cada artículo.

Una vez terminado el proceso de compra y dispuesto el stock de ingredientes en el almacén, las soluciones para la gestión de la producción ofrecen una serie de ventajas a la hora de producir los platos. En primer lugar, permiten definir el proceso de producción de cada plato o alimento preparado, indicando los ingredientes de los que se compone, así como otros costes que influyen en su elaboración (preparación de máquinas, servicios contratados, mano de obra, envases, etc.).

Asimismo, estas aplicaciones permiten controlar procesos como:

• Escandallos: es posible hacer estudios de costes para producciones simuladas. Por ejemplo, podríamos ver el coste unitario de producción de un plato de almejas a la marinera, cuando quisiéramos cocinar simultáneamente 100 platos.

• Previsiones de Consumo, para analizar y planificar las compras y contrataciones de servicios necesarios para poner en marcha una producción prevista. Por ejemplo se podrían hacer simulaciones para atender servicios de catering, o directamente hacer el estudio a partir de los pedidos registrados de clientes.

• Ordenes de fabricación, poniendo en marcha las diferentes órdenes de preparación de platos y productos terminados. La producción se podrá hacer por fases, para tener controlado el estado de la orden, y al mismo tiempo actualizado el almacén.

En definitiva, estas aplicaciones específicas permiten, a través de una parametrización sencilla, dar solución estándar a esta parcela del sector tan concreta, claramente en expansión, y por ello mismo cada vez más sujeta a requerimientos de todo tipo (de demanda, de servicio, sanitarios, calidad, de análisis,…) que le obligan a una mecanización de su gestión.

Autores fotos: Daquella manera y inforeco.es