Universo ERP, el Blog DATISA

En el post anterior sobre este tema comentábamos algunas de las ventajas que ofrece la aplicación de la tecnología de códigos de barras muy accesible a cualquiera hoy en día. Comentamos sus ventajas y la forma lógica de empezar a usar esta tecnología. Pero hay otros puntos a tener en cuenta que comentamos a continuación.

Plataformas económicas y fáciles de desplegar

Los elementos básicos que necesitaría una Pyme para sacar un máximo provecho de la tecnología de código de barras, serían los siguientes: en primer lugar, se precisan escáneres o PDAs capaces de leer dichos códigos (la mayoría hoy en día lo son) o lectores de códigos de barras inalámbricos, si queremos identificar fácilmente los productos en su recepción o expedición, o mientras nos movemos por el almacén. Es importante procurar su adecuada configuración, dado que existen varias posibilidades de personalización que no se accionan de manera automática.

Para operar eficientemente con este tipo de tecnologías, la empresa también precisa un software de gestión capaz de reconocer y de interpretar adecuadamente la información contenida en los códigos de barras. El ERP elegido, debería ser capaz de leer todos los tipos de códigos de barras estándar o, por lo menos, aquellos que se van a utilizar, pues de ello dependerá la adecuada introducción y el aprovechamiento de los datos para la gestión. Una característica muy útil del sistema ERP desplegado también sería la capacidad de otorgar códigos alternativos a los productos recibidos (por ejemplo, para el fácil manejo de tallas y colores en la industria textil o para que en un negocio, como una pastelería, los paquetes de harina provenientes de diferentes proveedores, con códigos de barra distintos, se puedan agrupar bajo un único código de materia prima, facilitando las existencias globales en tiempo real).

También es importante que el software de gestión de la compañía pueda generar e imprimir etiquetas de códigos de barras, tanto para la generación de códigos internos (por producto, por lote o por lineal), como para poder reemplazar fácilmente cualquiera de los códigos de fabricante que, a su recepción y debido a su deterioro, no se pueda leer o interpretar correctamente.

En el dimensionado de la plataforma TIC, asimismo, destaca otra de las grandes ventajas de la tecnología de código de barras: su coste reducido. Y es que hoy en día, los equipos de lectura e impresión de códigos de barras son los más baratos del mercado, si los comparamos con tecnologías alternativas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), con la banda magnética, con la Radio Frecuencia (RFID Tag.) o con las plataformas de reconocimiento de voz. Se trata, asimismo, de equipos muy flexibles, fáciles de conectar, de instalar y también de usar. Gracias a este último, el coste de la capacitación del personal en el uso de estas plataformas será prácticamente nulo para la organización, ya que su manejo básico consiste en la ejecución de dos sencillas comandas: ‘apuntar’ y ‘disparar’.

Costes de producción vs. automatización de la logística

Por supuesto, esta tecnología también tiene sus inconvenientes, si se les puede definir así, pues son las ventajas o las desventajas de cualquier ‘invento’, cuyo beneficio radica en gran parte en la aplicación por todos de unas normas, que nos ayuden a colaborar. En este sentido, no podemos inventar nuestro propio sistema de código, sino que debemos negociar con nuestros proveedores, aplicar los estándares y trabajar en pro de la normalización, para que esta tecnología suponga una mejora en la productividad de todo el mercado en el cual se aplica.

Aún así, la tecnología de códigos de barras es capaz de aportar beneficios incuestionables en términos de automatización, de reducción de costes y para el control de los artículos. Y estas ventajas son aún más importantes en un momento como el actual, en el que resulta casi imposible ajustar aún más los costes de la producción y materias primas, y en el que la mejora de los procesos logísticos representa una de las más sólidas apuestas de las compañías para mejorar su competitividad.

Hoy en día, nadie se imagina un gran supermercado sin el continuo pitido de los códigos de barras, mientras despachan nuestra compra.

Sin embargo, el uso de los códigos de barras todavía es muy escaso en otros ámbitos de la vida y de los negocios, y sobre todo en la Pyme. En este caso, podríamos hablar claramente de oportunidades desaprovechadas, porque la aplicación de esta tecnología, en sus múltiples variantes, es capaz de aportar grandes beneficios en la gestión y en el ahorro de costes, no sólo a las grandes organizaciones, sino a cualquier pequeña compañía que maneje artículos y que tenga un almacén, tal y como comentamos en un post anterior.

Rapidez de manejo y fiabilidad en la gestión

Las dos principales ventajas del uso de los códigos de barras son la fiabilidad y la rapidez. En el primer caso, con este ‘invento’ se reducen al mínimo todos los errores humanos inherentes a la introducción manual de la información, que a veces son difíciles de identificar y subsanar. A modo de ejemplo, una captura manual de un código de barras contiene en promedio 1 error por cada 300 caracteres capturados, mientras que con códigos de barras este error se reduce a uno por cada 3 millones de caracteres.

En cuanto a la rapidez que se adquiere con el uso de esta tecnología, también es fácil de constatar: un código de barras de 14 dígitos puede ser leído en aproximadamente 1 segundo, mientras que capturar manualmente esta misma información nos ocupará 5 segundos o más. Este ahorro, asimismo, se multiplica por N, si aplicamos este mismo mecanismo tanto en los recuentos de stock (que pasarán, de ocuparnos días, a realizarse en horas), como en la entrada de producto, en sus traslados dentro del almacén o en su expedición.

De este modo, con los códigos de barras se automatizan un importante número de procesos y la información pasa a estar disponible de forma directa en el sistema de gestión central de la organización, evitando tanto las roturas de stock como el sobre-estocaje. También mejora el control global de los artículos y la toma de decisiones en tiempo real, a un coste administrativo inferior.

El primer paso: aprovechar lo que ya se tiene

Muchos grandes fabricantes nacionales e internacionales ya incorporan los códigos de barra a sus productos. Muchas  de las Pymes que reciben y distribuyen esta mercancía, sin embargo, no sólo no aprovechan, sino que ni siquiera son conscientes de todos los datos sobre el producto de los que ya disponen de entrada, y de manera gratuita, y que se podrán volcar fácilmente y de forma automática en su propio sistema de gestión.

La principal ventaja de los códigos de barra es sin duda la facilidad para la identificación inequívoca de los artículos (tipo, fabricante, país de procedencia, etc.), pero en sus diferentes modalidades (los EAN 8 y 13, el DUN 14 o el UCC-128, etc.) con distinto número de dígitos y metodologías de codificación, estos códigos también son capaces de incorporar otros múltiples datos acerca de un producto, como sus fechas de empaquetado o de caducidad (útiles en un importante número de industrias e imprescindibles en sectores como el farmacéutico o el de la alimentación, sujetos a estrictas normativas de trazabilidad). También pueden incluir características adicionales para los productos especiales (como su peso en kilos o su longitud en metros) o la famosa ‘variable logística’ que identifica el número de unidades de producto contenidas en un lote o unidad de empaquetado y distribución, y que agilizan aún más todos los procesos de ingreso, de control y de expedición….

Todo ello, sin hablar siquiera de los llamados DATAMATRIX, un nuevo concepto de código de barra que hoy están promocionando las marcas más punteras, sobre todo en tareas de marketing y promoción, y que sin duda, representa el futuro de estas tecnologías.

Ya hemos hablado en este post varias veces de como la tecnología puede ayudarnos a mejorar la productividad. Una tecnología ampliamente implantada es la de código de barras. Esta ha ayudado, sobretodo en todo lo relacionado con la logística, a mejorar la eficiencia de los procesos y facilitar múltiples tareas en el trabajo diario de muchísimas personas.

Los Códigos de barras hoy en día están ampliamente extendidos por todo el planeta y están presentes en nuestras vidas como algo habitual. Los códigos de barras representan datos en una forma legible por las máquinas, y son uno de los medios más eficientes para la captación automática de datos. Se crearon como códigos que permitían identificar rápidamente un artículo mediante un escáner proporcionándonos información sobre el mismo.

Esta característica nos ha permitido simplificar y automatizar múltiples tareas relacionadas con la manipulación de artículos a una gran velocidad, como la facturación en una tienda, la realización de inventarios o consultar las características asociadas a una mercancía. Cada código es único por lo que nos permite identificar ese artículo en cualquier parte del mundo.

Aunque quizás estemos acostumbrados a ver los diferentes tipos de códigos de barras en nuestro día a día, como en un cuaderno, una botella de leche, o una prenda de ropa, muchas veces no pensamos en la utilidad que le podemos dar a estos códigos de barras en la gestión de nuestro negocio, y relegamos su uso a las grandes cadenas de distribución.

Con este post pretendemos intentar aportar algunas ideas de la utilidad que existe en los códigos de barras y algunas de las capacidades que los ERPs de hoy en día nos ofrecen para sacar el máximo partido a esta tecnología.

Identificación de los artículos

Hay varios tipos de códigos de barras (para ampliar el tema os recomendamos leer la Wikipedia). Los más extendidos son el EAN13, el DUN14, el UCC-128 o el PDF417 que actualmente se utiliza en la identificación de facturas electrónicas.

Es posible que los códigos de barras más sencillos y más usados como EAN-13 ó EAN-8, no sean suficientes a la hora de identificar a mis elementos dentro de la base de datos de mi ERP porque, por ejemplo, quiero identificar mis elementos de una forma secuencial, o tener caracteres alfanuméricos en mi código,…

Y sí, hablamos de elementos, porque no solo tenemos porque identificar a los artículos que constituyen mi cartera de productos. En las bases de datos también podemos identificar otros elementos como los inmovilizados, o incluso el personal de nuestro compañía,…

Por ello, las herramientas ERP nos tienen que brindar cierta versatilidad y flexibilidad, que consiste en poder identificar a estos elementos a través de más de un código. De esta forma, si un mismo producto es suministrado por varios proveedores, y cada uno de ellos usa un código de identificación distinto, debo poder identificarlo por cualquiera de ellos.

Marcaje de los artículos

Una vez definida la estructura de la información en mi gestión, es importante poder marcar los elementos con una etiqueta, de tal forma que sea fácilmente identificable por todo el personal de la empresa, y si es preciso, que contenga la información diferenciadora entre unos y otros.

Aunque en este punto seguramente cada uno conoce, según su tipo de negocio, cual información es la mejor a incluir, esbozamos algunas ideas a modo de ejemplo como la descripción del artículo, el número de elementos que lo constituye (1/4, 2/4,…), lote y fecha de caducidad, precios,…

Ni que decir tiene, que si además incluimos el código de barras identificativo del elemento, permitirá su identificación automática con escáneres, o incluso, con dispositivo móviles, como PDAs, tablets, móviles,…
 

Cuanta más información mejor

Hasta ahora hemos mencionado el uso de códigos de barras exclusivamente para la identificación de distintos elementos. Sin embargo, los códigos de barras mencionados anteriormente y que son fácilmente accesibles a los usuarios, nos permiten incluir más información. Cuanta más consigamos introducir en un código de barras, más eficaz y seguro será el tratamiento de esa información.

A modo de ejemplo, en una empresa que trabaja con lotes de caducidad, se podrían generar códigos de barras UCC128 que incluyan, además de la identificación del artículo, las unidades, el lote y la fecha de caducidad.

La labor de entrada y salida de este tipo de mercancía a través de la lectura del código de barras, permite que de una forma totalmente automática se registre en el sistema de gestión (ERP) de ese modo se minimizan los errores por la manipulación, y se consigue una trazabilidad adecuada.

Concluyendo los ERP´s de hoy en día son capaces de crear sinergias con otras tecnologías como las de los códigos de barras, mejorando la gestión e incrementando la productividad y que deberíamos ser capaces de aprovechar.

Autor Foto Código de Barras Iban