Universo ERP, el Blog DATISA

Ya hemos hablado e este blog de que criterios desde nuestro punto de vista hay que tener en cuenta para elegir un ERP. Adquirir un sistema de gestión empresarial puede ayudar a reforzar los procesos de la organización  y mejorar su desempeño.

No obstante, el proceso de selección de este tipo de herramienta implica tomar en cuenta aspectos internos de la compañía que a menudo son obviados, o en el mejor de los casos, abordados de forma ambigua o incompleta. Para que la implantación  de una herramienta de estas características tenga éxito, no sólo debemos acertar con la elección del software más adecuado para nuestra empresa, también tenemos que tener en cuenta como gestionar estos cambios una vez instalado el software.

Hoja de ruta

Plantearnos que objetivos queremos conseguir con la implantación de una herramienta ERP nos permitirá encontrar que software se adapta más a las necesidades de nuestra empresa y cuales son los procesos vitales para el negocio. Lo ideal es que la propuesta de objetivos este alineada con la estrategia de la empresa a corto, medio, y largo plazo. En este sentido es muy importante la escalabilidad de la herramienta tal y como hemos mencionado anteriormente en otros post

El marcarnos unos objetivos nos permitirá crearnos una hoja de ruta de como abordar el proceso de puesta en marcha y plantearnos algunas preguntas: ¿Qué departamentos o que procesos tienen prioridad? ¿Se deben abordar de forma escalonada o varios a la vez?

Además, ya que el ERP nos ayuda a mejorar la organización de la empresa, desde nuestro punto de vista, para sacarle el mayor partido posible, es muy interesante definir los protocolos organizativos.

Realizar una adecuada gestión al cambio.

Esta claro, que uno de los elementos a tener en cuenta en una implantación de un ERP es la propia naturaleza humana que ofrece resistencia ante los cambios.

Para realizar una apropiada gestión del cambio, es importante que la todas las áreas afectadas incluida la dirección estén involucradas en el proyecto, asegurando la colaboración de todo el personal.

Es muy interesante, en ese sentido, realizar una comunicación previa al equipo, en la que se cuenten los objetivos pretendidos y las ventajas concretas que va a obtener los usuarios. Esto ayuda a minimizar la amenaza a la inestabilidad y la incertidumbre que traen consigo las modificaciones.

Un aliado, en este aspecto, son los planes de formación que refuerzan el conocimiento de las mejoras concretas para la persona y a que el proceso de asimilación sea aun mayor.

 Mantenimiento de la inversión

El trabajo no termina una vez que se haya implantado el ERP, considerarlo una herramienta que nos ayuda a la mejora continúa, contribuirá al aumento de sus beneficios.

Por ello es muy importante el mantenimiento del software. La tecnología hoy en día esta en constante evolución, las actualizaciones del software incorporan los cambios tecnológicos, nos ofrecen la oportunidad de crecer en funcionalidad y por tanto mejorar nuestros procesos, además de las adaptaciones a los cambios legislativos que consiguen  que cumplamos con nuestras obligaciones legales de forma más sencilla.

Este punto es primordial, ya que algunas empresas para ahorrar costes con la crisis, están dejando de invertir en tecnología, permitiendo que sus sistemas se queden obsoletos. Cuanto más anticuados estén sus ERP´s, más costará ponerse al día en el futuro, no sólo porque normalmente es más caro desde el punto de vista económico, sino también por el coste interno ya que el esfuerzo para adaptarse al cambio será mayor.

Tomar la decisión correcta a la hora de elegir un ERP no siempre es fácil y desde luego no debe de tomarse a la ligera y menos ahora con la situación económica existente. Escoger la herramienta que mejor se adapta a nuestra organización puede suponer esa pequeña diferencia que nos ayude a superar las actuales circunstancias.

Una buena herramienta, debe llevar implícito una mejora en los procesos y por tanto, una disminución de costes sustancial que puede ayudar al éxito de nuestra compañía.

Ya hemos hablado otras veces en este blog de algunos puntos importantes, desde nuestro punto de vista, a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP. Pero, aunque no hay una receta mágica, el momento coyuntural nos obliga a tener en cuenta otros factores.

Flexibilidad y capacidad para adaptarse a los cambios

Esta es una de las características más apreciadas a día de hoy en un ERP. Contar con una solución que sea moldeable y que se adapte al entorno cambiante en el que nos movemos, que nos permita reorientar nuestros procesos, si es necesario, de forma rápida y flexible y con el mayor nivel de independencia. Que nos posibilite abordar nuevos proyectos, como por ejemplo, la internacionalización de nuestro negocio o la movilidad de nuestro departamento de ventas. Esto nos dará la posibilidad de responder con inmediatez en cualquier momento a los requerimientos de negocio que puedan surgir.

Relación calidad precio

Nos hemos vuelto más exigentes, las posibilidades de acceso a la información sobre los distintos productos disponibles en el mercado, nos permite comparar más y queremos la mejor calidad al mejor precio.

En este sentido, es muy importante tener en cuenta a la hora de contrastar dos productos que lo estamos haciendo con herramientas que tienen las mismas capacidades. En la compra de software esto no es siempre sencillo, ya que los distintos fabricantes no siempre tienen los mismos criterios a la hora de dividir el ERP en módulos. Debemos cercionarnos que estamos comparando dos cosas iguales.

Información para la toma de decisiones

Nuestra herramienta ERP debe ser capaz de darnos la información adecuada y actualizada para toma de decisiones. Además debe de ser capaz de proporciónanos informes sobre la marcha del negocio de forma fiable y explotable desde diversos puntos de vista. Esto nos permitirá reaccionar con rapidez ante cualquier eventualidad.

Rápido retorno a la inversión

Evidentemente un rápido retorno a la inversión es esencial. Contar con herramientas que tengan cortos tiempos de implantación para que podamos aprovechar al máximo sus capacidades es uno de los puntos a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP. En ese punto, como ya hemos contado en otros post es importante contar con un buen servicio de apoyo en la implantación e invertir en formación para aprovechar al máximo el nuevo software en el menor tiempo posible.

Máximo aprovechamiento de los recursos

Otro punto a tener en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión son los requerimientos del sistema informático. Que haya sido diseñado para optimizar al máximo el sistema permitiendo trabajar de forma eficiente y eficaz, que aproveche los recursos disponibles sin grandes inversiones adicionales.

Que esté diseñado para consumir los menos recursos informáticos posibles y que sea sencillo de configurar.

Dependiendo de nuestra organización debemos de valorar la posibilidad también de trabajar en entornos Cloud y que el software esté preparado para ello.

Hace tiempo ya plateamos en este blog algunas pautas que nosotros consideramos importantes a tener en cuenta a la hora de elegir cual es el ERP que se ajusta a nuestras necesidades.

Lo que no nos planteamos en aquella ocasión, es, hasta qué punto es interesante implantar una solución sectorial.

En determinados sectores muchas compañías toman la decisión de recurrir a soluciones muy específicas para su gestión operativa. Esto normalmente implica unos beneficios evidentes en esta área, pero grandes sacrificios en otras parcelas de la gestión empresarial.

Ventajas y desventajas de las herramientas verticales

Lo primero que deberíamos analizar, es, si realmente necesitamos una solución vertical. Está claro que cada sector tiene sus particularidades, sobre todo, en el área de gestión comercial. Aunque muchos sectores se parecen y sus necesidades de gestión pueden ser resueltas con una herramienta estándar.

En el caso de que nuestra empresa pertenezca a un sector con ciertas particularidades que necesitan el tratamiento de una herramienta vertical, como pueden ser el sector de la logística, hostelería, construcción, transporte, etc., es muy posible que necesitemos un software específico. Este tipo de programas, como ya comentábamos en la introducción, nos ofrecen grandes ventajas en el tratamiento de las particularidades del área al que se dedica nuestra compañía, adaptándose a las particularidades de facturación, de atención al cliente, de gestión de proyectos, gestión de rutas, …

Las desventajas de estas aplicaciones es que usualmente no resuelven bien el control financiero (contabilidad, fiscalidad, analítica, tesorería,…) piedra angular de la gestión en estos días que corren. Pero entonces ¿Hay que resignarse? ¿Hay que elegir entre tener resuelta nuestra operativa sectorial y tener una potente herramienta financiera?

Integración entre herramientas

Muchas veces, podemos elegir lo mejor de las dos. Muchos ERP´s están dotados de herramientas estándar de integración para suplir estas posibles carencias. Estos programas posibilitan que las dos aplicaciones se comuniquen e intercambien la información necesaria consiguiendo funcionar de manera integrada como una única herramienta.

Una buena integración consigue que el usuario apenas perciba la diferencia entre ambas herramientas en su utilización.

Para que la fusión de ambos programas funcione perfectamente es necesario a parte de una compatibilidad tecnológica, una filosofía parecida, una visión similar en la forma de dar respuesta a las necesidades de los usuarios. Este punto es muy importante para garantizar que la integración va a funcionar sin problemas.

La tecnología, hoy en día, nos permite tener una solución sectorial específica, y disfrutar de los beneficios de la mejor gestión financiera.

¿Que os parece?

Hace tiempo escribíamos en este blog la importancia de invertir en formación para mejorar el retorno a la inversión en la implantación de un ERP.

El entorno del usuario y la facilidad de manejo de estas soluciones ha cambiando en los últimos años de manera espectacular. Los ERPs son cada vez más visuales y esto ha revolucionando el mismo modelo de comunicación entre el sistema informático y el usuario. Aún así, incluso el ERP más intuitivo necesita inversión en formación para el aprovechamiento de sus capacidades y, en este sentido, una firme apuesta por la formación de los usuarios es el garante más sólido para la recuperación de la inversión realizada en el aplicativo.

La formación constituye un aspecto esencial para el desarrollo de la Sociedad de la Información, que redunda de forma directa en los procesos productivos de la organización y de hecho en la propia competitividad de las compañías. Conocer a fondo las herramientas, sacarles el máximo partido y hacer que la información fluya entre los departamentos es sólo mérito de la formación de los usuarios.

¿Cómo financiar la formación?

La mayoría de las veces las empresas que se plantean afrontar una formación del tipo que sea, piensan en asumir todo el gasto de la misma directamente. Esto les supone muchas veces un coste adicional que no siempre pueden o quieren hacer frente. Pero, actualmente existen herramientas a disposición de las empresas que permiten “subvencionar” toda o parte de la formación destinada a aprender el funcionamiento del aplicativo. Estas ayudas nos permitirán obtener el máximo partido a la inversión realizada en una herramienta ERP.

Existen algunas específicas como el Plan Avanza Formación en la que la cantidad bruta máxima de ayuda en forma de subvención será hasta el 70% del coste subvencionable. Esta está previsto que se renueven en el año 2011.

Y otras más generales, como los fondos de la Fundación Tripartita, que algunas empresas desconocen que pueden utilizar para cualquier curso, siempre y cuando, se cumpla con unas determinadas características y teniendo en cuenta que la temática del curso debe estar relacionado con su actividad o suponer una mejora en la capacitación del trabajador. Estos fondos están a disposición de cualquier compañía, ya que, una parte de las cotizaciones de la Seguridad Social por parte de las empresas va a destinado a un Fondo para la Formación que gestiona la Fundación Tripartita.

¿Qué es la fundación tripartita?

La Fundación Tripartita, es un organismo estatal español encargado de impulsar y coordinar la ejecución de las políticas públicas en materia de formación profesional, en el ámbito del empleo y las relaciones laborales (RD 395/2007 de 23 de marzo). Esta entidad gestiona los fondos que las empresas abonan a la Seguridad Social en concepto de formación, que varían según el número de trabajadores de la organización. De esta manera, las empresas que deseen desempeñar actividades de formación pueden solicitar bonificaciones a la Fundación Tripartita.

Esta entidad para la formación en el empleo, cuenta con un patronato constituido por la Administración Pública (con representación del Ministerio de Trabajo e Inmigración y las Comunidades Autónomas) y por las organizaciones empresariales y sindicales más representativas. En definitiva, la razón de ser de esta institución es contribuir al impulso y difusión de la formación profesional para el empleo entre las empresas, incluidas las Pymes y trabajadores.

Según los últimos datos de esta entidad, el número de trabajadores que realizaron actividades de formación en 2009 aumentó en un 21% frente a 2008, lo que supuso un total de 2.420.000 participantes en todo el territorio nacional. De este modo, la tasa de cobertura de formación a través de esta iniciativa de formación en las empresas ascendió al 19,1%.

Para el año 2010, la Fundación Tripartita prevé que se mantenga la tendencia de crecimiento en la participación de las empresas formadoras. Estas previsiones tan optimistas  son posibles gracias a diversos factores, como la posibilidad de que las empresas puedan costear los gastos de formación a través del sistema de bonificaciones aplicables a sus cuotas sociales, o la agilidad del proceso de gestión, gracias a una sencilla aplicación telemática que la fundación Tripartita pone a disposición de las empresas que lo deseen.

¿Cómo utilizar estos créditos?

Los créditos de los que dispone la empresa, para la realización de cualquier actividad formativa, se deciden en función del número de trabajadores y las cantidades aportadas a la Seguridad Social en el concepto de Formación Profesional durante el año anterior. Si no se consumen en esa anualidad, se pierden ya que estos créditos no son acumulables para años posteriores.

En este enlace puede encontrar un simulador del crédito que le correspondería.

Cada organización puede optar por utilizar los créditos según su criterio ya sea en un solo curso, para un trabajador, o repartirlo en varios cursos o para varios trabajadores. En el caso de que el o los cursos tenga un coste mayor al crédito del que la empresa dispone, la empresa asume el pago de la diferencia.

Les recomendamos este enlace de la Fundación Tripartita en la que la misma orienta de cómo bonificar la formación de los trabajadores.

Hace un mes escribíamos en este blog algunos factores que teníamos que tener en consideración a la hora de elegir un ERP.

En aquella ocasión, mencionábamos tres cuestiones básicas: Un ERP debe ser escalable y modulable, debe trabajar en una plataforma flexible que nos garantice posibles cambios en el futuro y la importancia de que vaya acompañado de un buen servicio y un plan de formación para aumentar su ROI.

Revisando el anterior artículo consideramos que hay otros elementos también importantes que deberíamos tener en cuenta y que exponemos a continuación.

Herramientas para pymes diseñadas para ellas

Las pymes y las grandes empresas no gestionan sus empresas de igual manera. Por eso, es necesario que el software que elijamos este adaptado a la forma de trabajar de nuestra compañía.

Por ejemplo, una gran empresa, como es lógico, esta dividida en más departamentos, el personal esta más especializado en tareas más concretas y se comunican entre ellos de manera diferente. Mientras, que en una pyme muchas de esas tareas recaen en las mismas personas, por lo que es necesario que el ERP que elijamos se adapte a los procesos y a la forma de trabajar de estas últimas que requieren una mayor flexibilidad.

Desde nuestro punto de vista, no es muy recomendable elegir un ERP diseñado para grandes compañías al que se le han quitado algunas funcionalidades y se ha adaptado el precio. Es necesario, que las herramientas estén diseñadas para las necesidades concretas de la pequeña y mediana empresa y así se podrán ajustar mejor a sus procedimientos y a su forma de trabajar.

Equilibrio entre el usuario y la toma de decisiones

Otra cuestión que hay que tener en cuenta es el equilibrio que tiene que existir entre la facilidad de uso y manejo para los usuarios versus a la información que tiene que brindar el ERP para la toma de decisiones a la dirección.

Las herramientas que sólo ponen el foco en la toma de decisiones y no en la facilidad de uso restan competitividad a los procesos, ya que estos requerirán más tiempo para realizar las tareas cotidianas.

Las herramientas aunque tengan una amplia funcionalidad deben ser sencillas es su uso e intuitivas, independientemente de que por supuesto es necesario que el usuario reciba la formación suficiente para su manejo. Deben automatizar al máximo los procesos y aprovechar la información ya introducida para evitar duplicidad de tareas. Al fin y al cabo la automatización es uno de los fines de un ERP.

Por otro lado, es imprescindible, que el software nos proporcione todos los informes y estadísticas necesarios para la toma de decisiones aprovechando la abundante información que ya está vertida en la aplicación y permitiéndonos el acceso a esta para poder usarla productivamente. Que el decisor de la compañía pueda optimizar sus operaciones, disponiendo de la información oportuna y completa a la hora de actuar con información completa y a tiempo real y que nos permita adaptarnos a la situación cambiante actual. Proporcionar flexibilidad, es una de las ventajas competitivas que puede ofrecer una pyme y sus sistemas de gestión deben de estar a la altura.

Por tanto, una persona que esta buscando una herramienta de gestión debería de tener en cuenta, el equilibrio entre la facilidad de la realización de tareas diarias y el control del negocio para detectar donde están los problemas o áreas de mejora y poder determinar las acciones oportunas.

Experiencia de proveedor de soluciones

Ir de la mano de una compañía experta y con experiencia es una garantía en cualquier producto o servicio, pero más en la elección de una herramienta ERP básica para la mejora de las capacidades de una organización.

Además, hay que tener en cuenta que el software debe estar en constante evolución adaptándose a los cambios tecnológicos y legislativos que pudieran afectar al aplicativo. Y también como comentábamos en el post anterior que pueda crecer con nuestra compañía tanto en módulos como en necesidades funcionales. Y para ello es necesario un proveedor con solvencia y proyección de futuro.

La experiencia y la solvencia de nuestro proveedor de soluciones garantiza, no solo una mejor implantación gracias al know how que ha adquirido en sus años de experiencia y que traslada a la oparación, sino también, el futuro de esa herramienta.