Universo ERP, el Blog DATISA

Una vez más Fundetec presenta la quinta edición del “Informe ePyme 2012: Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española”. Un estudio del que nos solemos hacer eco en este blog, ya que ofrece una información muy interesante sobre el comportamiento de las pymes, respecto a la implantación de las nuevas tecnologías.

La metodología ha cambiado en algunos aspectos, pero el informe mantiene su análisis sectorial, que es su valor diferencial.

Nosotros echamos de menos el enfoque anterior sobre los resultados de este estudio sobre las aplicaciones informáticas más utilizadas. Este ahora tiene un nuevo punto de vista más amplio.  En lo que si coincidimos, es en lo que señalan en el Informe todos los expertos entrevistados de cada uno de los sectores, destacando la criticidad de las TIC en el nuevo escenario económico.

Os destacamos a continuación lo que nos parece más interesante…

Brecha digital entre grandes y pequeños

La primera conclusión a la que se llega tras el análisis cuantitativo es la existencia de una brecha digital en gran parte de los sectores analizados, en clara relación con el tamaño de empresa

Así, mientras la implantación de las TIC entre las pymes y grandes empresas alcanza niveles elevados (superiores al 90% en cuanto a infraestructuras básicas como el ordenador, el teléfono móvil o el acceso a Internet), en el caso de las microempresas es considerablemente inferior, con la excepción del sector de informática, telecomunicaciones y servicios audiovisuales y el de actividades profesionales, científicas y técnicas. Esta brecha digital es más acusada cuanto más avanzadas son las herramientas o servicios TIC analizados.

La crisis económica influye en la inversión TIC

Según los empresarios entrevistados para la realización del informe, no cabe duda de que la crisis económica está impactando negativamente en el capital disponible para realizar cualquier tipo de inversión. Este hecho es especialmente relevante en el caso de las TIC, ya que a la reducción global de la inversión se une una percepción de falta de retorno de este tipo de inversiones en el corto plazo, periodo en el que la mayoría del tejido empresarial está planificando sus asignaciones, dado el alto grado de incertidumbre económica. Ambos aspectos contribuyen a que los empresarios releguen las inversiones en TIC frente a otras áreas del negocio.

En este punto las tecnologías cloud están llamadas a jugar un papel muy destacado como forma de acceso a servicios TIC avanzados con un coste adecuado al entorno económico adverso, tal y como apunta la Agenda Digital para España.

La movilidad también avanza

Merece la pena destacar el impacto que las herramientas en movilidad están produciendo en la gestión del negocio. La cada vez mayor penetración de los dispositivos móviles avanzados (smartphones y tablets) en nuestro país, junto con la adecuación de los sistemas y servicios de gestión empresarial para su uso a través de estos dispositivos, está abriendo nuevas oportunidades a los empresarios españoles,

facilitando la gestión y el acceso a la información de la empresa con independencia del lugar de trabajo, y favoreciendo, por ejemplo, la prestación de un mejor servicio de atención al cliente o la internacionalización de la empresa.

Parece que la crisis también está afectando al Desarrollo de la Información en España según se desprende del último Informe eEspaña que publicaba este verano la Fundación Orange. En 2011 la crisis económica ralentizó, pero no frenó, el desarrollo mundial de la Sociedad de la Información.

En el índice de convergencia eEspaña 2012, España, con 58 puntos, mantiene la decimoséptima posición del ranking que mide el desarrollo de la Sociedad de la Información (UE+Noruega). Respecto al ranking estamos en el mimo punto que en el anterior informe.

Os recomendamos este informe (aunque sea el resumen) que no sólo nos retrata, sino que analiza distintas variables y nos propone por qué y cómo hemos llegado a la situación actual. Profundiza sobre todo en temas de Telecomunicaciones pero también toca otros temas como: la SI en el mundo, la e-administración, adopción de las TIC por los ciudadanos, y muchos más. Nosotros hemos querido poner el foco en las TIC en la empresa española.

Una de cal y otra de arena

La Sociedad de la Información en España en el año 2011 puede describirse a través de dos fenómenos contrapuestos.

Por un lado, es posible afirmar que la sociedad digital ha crecido de forma muy destacada. Por ejemplo, este año España cuenta con un millón de nuevos internautas y con la segunda mayor tasa de difusión de los terminales inteligentes en Europa tras Suecia.

Por otra parte, la mayor parte de la economía digital se ha contraído de manera apreciable en nuestro país. Este hecho se ha de tomar en consideración ya que, teóricamente, la economía digital es uno de los pilares sobre los que se sustentarán las economías del presente y futuro. Así queda reflejado en la estrategia Europe 2020, donde la nueva Agenda Digital Europea juega un papel determinante en los planes para salir de la actual situación de deterioro económico.

¿Y a las empresas?

Desde nuestro punto de vista la adopción de las nuevas tecnologías por parte de las empresas es la clave para mejorar la productividad y por tanto la competitividad. Destacamos los puntos que nos parecen más interesantes aunque el Estudio menciona muchos más.

En el ámbito empresarial, en España el 96% del total de las compañías españolas de 10 o más empleados se conecta a través de banda ancha, porcentaje superior al de la media de la UE y sólo superado por Finlandia. En cambio, este dato no implica que las empresas españolas tengan mayor presencia en Internet, de hecho, el porcentaje de organizaciones con página web (67% en empresas de 10 o más empleados) es notablemente inferior a la media de la UE.

Por otro lado, España está por debajo de la media europea tanto en penetración de Banda Ancha fija como en velocidad, lo que puede ser un hándicap a la hora de potenciar el desarrollo de la sociedad.

En cuanto a la utilización del comercio electrónico, hay más empresas que realizan pedidos a través de Internet que las que los reciben (casi el doble). En ambos casos, venta y compra, la tasa de utilización tiene porcentajes inferiores a la media de la UE y la mayor diferencia se da en el estrato de empresas de menor tamaño.

Nos ha parecido muy interesante el Informe que Fundetec publicaba en Marzo Especial Tecnologías de Movilidad. De este, se desprendía que el 48% de las PYME españolas utilizaba tecnologías de movilidad para optimizar sus procesos empresariales y mejorar su competitividad, registrando un crecimiento interanual del 12,4%, incluso en momentos de crisis, con incrementos más o menos notables dependiendo de cada sector. Os destacamos los que nos ha parecido más interesante de este Estudio.

Según el informe, el grado de adopción de tecnologías de movilidad por parte de las PYME está directamente relacionado con el nivel de uso de las Tecnologías de la Información en general y con la naturaleza propia del negocio. Así, los sectores más tecnificados presentan un mayor uso de aplicaciones móviles, siendo el más avanzado el sector logístico, con un 95% de empleados que disponen de herramientas de movilidad, seguido del sector agroalimentario (77%), los instaladores de telecomunicaciones (75%) y la ingeniería de consulta (74%). La excepción es el sector hotelero, que pese a ser el segundo más tecnológico según el Informe ePyme 2011 no destaca en esta área por la escasa movilidad de sus empleados.

Entre las conclusiones más interesantes que cabe extraer de esta publicación destaca, en primer lugar, la estrecha relación entre presión competitiva y uso de las TIC. La tan anunciada correlación entre competitividad y TIC encuentra en este estudio una prueba empírica en el Sector Logístico.

Aquellos sectores que identifican las ventajas competitivas generadas por la incorporación de las TIC a sus procesos críticos de negocio hacen una apuesta decidida y sin equívocos por estas tecnologías.

Los dispositivos más utilizados por la pyme

El estudio identifica la disponibilidad y uso de diferentes dispositivos móviles: teléfono móvil básico, móvil con conexión a Internet, teléfono inteligente o smartphone, notebook (pequeño ordenador portátil) y tablet PC (portátil que permite tomar notas sobre la pantalla). Nuevamente, los móviles con mayores funcionalidades se concentran en el sector logístico, donde el smartphone ha alcanzado una penetración del 94%, registrando un crecimiento del 49% en un año, el mayor de todos los sectores. No obstante, este dispositivo es el que más ha crecido en 2011 en todos los sectores.

La presencia del notebook es más minoritaria, aunque también ha crecido muy notablemente en el sector logístico, situándose en el 75% de penetración, un 55% más que en 2010. Más inferior es la penetración del tablet PC, cuyo máximo porcentaje corresponde de nuevo al sector logístico (un 38%, 23 puntos más que en 2010), mientras que en el resto no supera el 23%, que corresponde al sector agroalimentario.

Integración con los sistemas corporativos

Los sectores cuyas empresas han integrado en mayor medida sus herramientas de movilidad con las herramientas corporativas (ficheros, bases de datos, etc.) son nuevamente aquellos más tecnificados, como el Logístico, Ingeniería o Instaladores de Telecomunicaciones. Esta integración permite a los trabajadores operar en los sistemas corporativos cuando están desplazados fuera del centro de trabajo, accediendo a la misma información y herramientas que cuando se encuentran en su puesto. El acceso remoto a los sistemas corporativos mediante las herramientas de movilidad supone una considerable mejora de la productividad y un notable ahorro de tiempo y desplazamientos.

De la incorporación de herramientas móviles al ERP ya hemos hablado en este blog, donde destacábamos que las ventajas de estas aplicaciones son muy numerosas y aplicables a diferentes ámbitos empresariales.

En el mercado español ya existe una oferta real de aplicativos móviles integrados con los sistemas ERP y especialmente diseñados para la PYME. Áreas como la atención al cliente, el transporte, la gestión y control del inmovilizado, de almacenes y stocks, o la venta, y en general todas aquéllas en las que es frecuente encontrar empleados que se “mueven”, tanto dentro como fuera de la empresa, son testigo de la rentabilidad de estas aplicaciones al que hemos dedicado algunos posts.

En este blog hemos ido dado pistas de que criterios había que tener, en nuestra opinión, para elegir el ERP más adecuado para nuestra compañía. Pero no hemos profundizado en los beneficios de tener un ERP.

Además de que cualquier informatización, supone siempre, en el área que sea, una disminución de tiempos y de errores, un ERP puede ayudar a la pyme a ser más competitiva. Desde nuestro punto de vista hay que tener en cuenta tres puntos fundamentales:

Integración de la información

Una de las características fundamentales de un ERP es que es capaz de compartir información entre distintos módulos.

Una vez introducida la información en el software de gestión, y siguiendo la filosofía del “dato único” en la que se basan estas aplicaciones, con la misma información además se generarán automáticamente el apunte contable, la factura y el albarán correspondientes e incluso los registros de salida de almacén, sin que por parte del usuario se requiera ni la más mínima intervención. Con la ventaja de que la información sólo se ha introducido una vez en el sistema, por lo que también de disminuyen drásticamente los errores.

Por otro lado, y como ya hemos comentado más veces, el ERP también es capaz de generarnos informes y estadísticas que nos ayudan a la toma de decisiones. En estos momentos, contar con herramientas que nos faciliten la información de forma rápida y segura, nos permite reaccionar ante cualquier imprevisto o cambio de la situación, antes de que sea demasiado tarde.

Mejora de los procesos

Muchas veces las pymes tienen infrautilizados sus posibilidades de mecanización. Según los últimos informes el 90% de las pymes españolas sólo utiliza los módulos de  contabilidad y facturación, quedando al descubierto otras áreas del negocio cuya informatización podrían traer importantes beneficios a las compañías.

Un ejemplo de ello podría ser el área de cobros y pagos, que actualmente preocupa tanto a las empresas españolas, ya que no siempre es fácil saber quien me debe, cuando y desde cuando. Y así podríamos poner infinidad de ejemplos.

¿Pero porque me ayuda un ERP a mejorar los procesos? La aportación primera del software es la creación de un marco ordenado de trabajo. Cualquier mecanización conlleva en si misma una protocolización del trabajo, ayudando a crear una sistemática, una forma de trabajar de forma ordenada. Esto crea sinergias dentro del propio departamento y también de comunicación e intercambio de información con otros.  Es decir, los programas de gestión ordenan y facilitan la ejecución de las acciones, y evitan la duplicidad de registros.

Contención del gasto

Otra de las ventajas en las que nos puede ayudar un ERP es en la contención del gasto en varios sentidos.

Por un lado, porque evita que esas tareas repetitivas y de poco valor añadido, que no sólo causan la pérdida de tiempo y de productividad, sino que también suponen un alto riesgo de error.

Además, una buena gestión en si misma conlleva evitar gastos innecesarios. Por ejemplo, un buen control de existencias nos ayuda a no tener roturas de stock y a minimizar las mermas. Y por tanto, evitar al máximo gastos innecesarios en reposición de mercancía o incluso colocándonos en una mejor posición negociadora con el proveedor, ya que disponemos de información y no tenemos la premura que ocasiona una rotura de stock.

Y otro punto muy importante es la posibilidad de llevar una política de recortes inteligente, que nos ayude a la contención del gasto, tal y como comentábamos en otro post. Los recortes bien planteados, después de evaluar los resultados del negocio y su proyección, son una herramienta potente para afrontar coyunturas como la actual sin que tengamos que bajar la calidad de nuestros productos o servicios.

La respuesta a esa pregunta es complicada porque según indican los estudios hay mucha diferencia según el tamaño de empresa. Aunque parece que según las últimas cifras cada vez nos lo tomamos más en serio.

El pasado Marzo AMETIC presentó de nuevo el informe las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las empresas españolas 2011 que analiza el papel de las TIC en las empresas de nuestro país. Un informe que nos parece muy interesante y que nos ayuda hacernos una idea de como las compañías cada vez confían más en la tecnología para aumentar su competitividad.

El informe resalta que los principales indicadores se mantienen o suben por lo que la penetración de las TIC sigue creciendo en general en las empresa española, aunque los cuatro últimos años han sido difíciles y eso se refleja en las cifras del sector.

España obtuvo 43,5 % en 2011, lo que supone un aumento de 6,5 puntos respecto al año anterior. Este indicador se realiza con la media de los tres factores clave que muestran el desarrollo tecnológico de un país: uso de las TIC, Uso de Internet y uso del E-commerce.

De ellos, el que mostró la mayor evolución fue el “uso de las TIC”, que obtuvo 59,2% y el mayor crecimiento de los tres factores, con 7,7 puntos más que el año anterior. El segundo eje diferencial fue la tasa de “uso de internet”, que alcanzó los 44,7 puntos y un incremento anual de 5,8 puntos. En último lugar estuvo la tasa de “uso de comercio electrónico” con 29,4 puntos, aunque con un repunte de 6,1 puntos respecto a 2010.

Sistemas de Gestión en las Empresas

Al ser fabricantes de ERP nos parece muy interesante analizar los resultados de este estudio sobre los sistemas de gestión de empresas, así que hemos buscado los datos al respecto de este estudio.

Como en anteriores ediciones se analiza el uso de los sistemas de gestión informatizados que utilizan las organizaciones para la gestión, planificación y administración de los recursos con el objetivo de simplificar las actividades diarias.

A tenor de los datos, las bases de datos informatizadas (sistemas de Datawarehouse o Datamining) son las más populares entre las empresas con ordenador (48,8%). Con porcentajes en torno al 16% se sitúan los sistemas de SCM (16,2%), ERP (15,9%) y CRM (15,7%).

Las compañías más pequeñas no presentan importantes variaciones en cuanto a la posesión de ERP respecto a ediciones anteriores (22,9%), mientras que los porcentajes de dichos software son más dispares en las empresas de 250 y más empleados (40,3%).

Cloud Computing

Otro de los puntos que nos perece interesante destacar es el del Cloud Computing. Como segundo año consecutivo, se presenta un análisis detallado del cloud computing, entendiendo como tal los servicios que se pueden utilizar a través de la red en un sentido amplio..

Según los datos recabados, actualmente cada vez son más las empresas que detectan los beneficios del cloud computing, representando al 60,6% de las empresas con conexión a internet, 3,9 puntos porcentuales más que en 2010.

Entre los servicios ofrecidos en la nube, el más utilizado por las empresas usuarias del cloud computing es el correo electrónico (86,4%). El 24,7% dispone de almacenamiento de información en la red y el 19,3% trabaja con aplicaciones ofimáticas gestionadas vía internet. En ese sentido el ERP estaría dentro de Otros con un 0,7%.