Universo ERP, el Blog DATISA

Recientemente FAEDEPYME presentaba un estudio titulado “Análisis Estratégico para el Desarrollo de la Pyme en España: Informe Pyme España 2011” que nos ha parecido muy interesante.

El estudio llega a la conclusión que los principales factores que explican el éxito de las pymes españolas desde una perspectiva interna son: no ser empresa familiar, tener orientación exportadora, definir un plan estratégico formal, la cooperación con otras empresas, especialmente en las áreas de logística e I+D, contar con una fuerte posición tecnológica, hacer un uso avanzado de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), además de estar orientadas a la gestión de la calidad y de ser las más innovadoras en sus respectivos sectores.

Sin embargo, la realidad de la mayoría de las pymes españolas no está cerca de estos parámetros.

Una de las debilidades señaladas en el informe, dentro de los aspectos financieros y contables, es el no contar con herramientas de contabilidad presupuestaria y analítica o de costes.

La Contabilidad Analítica y Presupuestaria imprescindible

No podemos estar más de acuerdo con el planteamiento de este capitulo del estudio, en el que se nos muestra como en el contexto actual es imprescindible contar con información de valor desde el punto de vista financiero para poder tomar decisiones.

Hoy en día es necesario, por un lado, la planificación y el control de forma que nos aseguramos de que la toma de decisiones estratégicas y tácticas estará bien fundamentada. Este es el papel de la Contabilidad Presupuestaria.

Y por otro lado,  una contabilidad centrada en un análisis detallado de la información financiera con el fin de alcanzar un control real de la rentabilidad del negocio que permitan tomar medidas correctivas en cualquier área del mismo. Esta es la disciplina denominada Contabilidad Analítica.

¿Y que técnicas están utilizando hoy las pymes? Los datos muestran que la técnica contable más utilizada es el análisis de la situación económico-financiera, seguida por el establecimiento de presupuestos de ingresos y gastos anuales. Ligeramente menos extendida encontramos a la implantación y el control de un sistema de contabilidad de costes (Gráfico 8.1). Cuanto mayor es la empresa, más se utilizan las herramientas contables, particularmente en cuanto a la contabilidad de costes, en los sectores servicios e industria.

Reivindicación de la función financiera en la pyme

Desde nuestro punto de vista nos gustaría destacar, la gran importancia que tiene el adecuado desempeño de la Función Financiera, como la única vía para asegurar que cada organización será capaz de procurarse los recursos necesarios para ejecutar sus estrategias de negocio.

Pero, realizar esto sin contar con las herramientas adecuadas se convierte en una tarea de titanes, tal y como hemos venido reivindicando en este blog. Hoy en día, ya existen múltiples soluciones desarrolladas específicamente para la pyme, que se adecuan perfectamente a sus necesidades.

Contar con aplicaciones que integren la contabilidad presupuestaria y la contabilidad analítica nos permite, además de controlar los resultados generales corporativos, realizar también el control de los resultados de centros de coste definidos. Es decir, se podrán confeccionar los presupuestos, y ejercer el control presupuestario, no solo a nivel de cuenta financiera, sino también a nivel de centro de coste (cuenta analítica).

Contar con esta información a día de hoy, puede suponer la diferencia que nos puede ayudar a garantizar el futuro de nuestra organización.

El incremento de la competencia y de la globalización, son factores que junto a la situación económica actual, están haciendo cada vez más necesaria, no sólo una gestión contable para el cumplimiento de las exigencias legales, sino una contabilidad centrada en el análisis de costes. El objetivo es alcanzar un control real de la rentabilidad del negocio que permita tomar decisiones en función de los resultados.

En el ámbito de la gran empresa, esta necesidad es de sobra conocida y explotada. Sin embargo, no sucede lo mismo en el ámbito de la PYME, en el que a pesar del alto nivel de informatización del área contable, se sigue observando un bajo aprovechamiento de esta información para la toma de decisiones.

En este sentido, podemos hablar de tres disciplinas contables: Una financiera cuyo  objetivo es ofrecer una fiel imagen del patrimonio de la empresa y de su situación financiera. Otra  presupuestaria que nos permite la planificación y control de desviaciones. Y por otro lado, la analítica que muestra una imagen sobre los distintos centros de coste de manera mucho más detallada y concreta.

Inconvenientes de no contar con una solución específica

La mayoría de las PYMEs que necesitan llevar a cabo un avanzado control de costes y que no han automatizado la gestión de ingresos y gastos a través de una solución TI específica, se apoyan en su solución contable. Utilizan, de este modo, el plan de cuentas en el que se basa la contabilidad, creando mediante codificaciones, múltiples nuevas cuentas de gastos e ingresos.

Otras vías que utilizan las PYMEs para solventar las necesidades de gestión analítica de costes sin una herramienta específica, es su gestión manual o a través de hojas de cálculo.

En ambos casos, el principal peligro, además de una mayor complejidad, consiste en que se trata de un sistema mucho más frágil en lo que a seguridad e integridad de datos se refiere. Todo ello deviene en un sistema complejo, frágil y de difícil mantenimiento.

Beneficios que aporta una solución de gestión de costes a la PYME

En muchas actividades, es vital para la empresa tener controlados sus centros de coste, y la rentabilidad de los mismos. Su definición, y el acceso rápido a la información relevante, son elementos clave para una buena gestión.

Las soluciones de Contabilidad Analítica aportan a las PYMEs los siguientes beneficios:

• Facilitan el registro y explotación de la información contable desde un punto de vista estrictamente analítico, a través de ayudas específicamente diseñadas para el Control Analítico.

• Ofrecen una visión concreta y un control específico de los centros generadores de costes e ingresos en las empresas, que contempla todo el flujo económico a nivel de costes.

• En cuanto al registro de información, las soluciones de Contabilidad Analítica aportan un modelo totalmente automatizado para gestionar las imputaciones de costes e ingresos en los diferentes centros de coste. Esto permite la  automatización de la introducción de información desde otros aplicativos, la reducción de los tiempos, evitando así errores y facilitando en general todo el proceso.

• En cuanto a la explotación de la información, las soluciones de Contabilidad Analítica ofrecen un amplio abanico de informes y listados específicamente diseñados desde el punto de vista de cada centro de costes (tienda, obra u hotel), permitiendo analizar sus gastos/ingresos, superávit, rentabilidad, etc. Este diseño de informes específico permite la justificación contable de cada gasto, su análisis en detalle por meses y un largo etc.

Conclusiones

Las soluciones de Contabilidad Analítica ofrecen una visión concreta y un control específico de los centros generadores de costes e ingresos en las empresas, que contempla todo el flujo económico a nivel de costes.

Permiten aprovechar la información contable como punto de partida para proporcionar datos útiles para optimizar la gestión del negocio. Gracias a herramientas de Contabilidad Analítica, la gestión contable proporciona la obtención de datos reales y detallados para el análisis del negocio desde el punto de vista de centro de costes y la rentabilidad, como apoyo a la toma de decisiones.

La explotación de la información financiera de la empresa, desde el punto de vista analítico y de costes, resulta necesaria en cualquier organización con varias líneas de actividad, y con centros de costes identificados que implican una gestión compleja de las rentabilidades.