Universo ERP, el Blog DATISA

En los últimos años, las pequeñas y medianas empresas españolas han registrado un avance importante en la informatización de su contabilidad. Sin embargo, y a pesar de que el uso de soluciones avanzadas en este ámbito siga creciendo día tras día, en sustitución de las engorrosas hojas de cálculo, muchas de estas organizaciones todavía desaprovechan una parte importante de sus capacidades.

Y es que, además de contabilizar el debe y haber,  de evitar descuadres  y de cumplir con las obligaciones legales y fiscales, las soluciones informáticas aportan todo un conjunto de automatismos, que son capaces de marcar un ‘antes’ y un ‘después’ en el trabajo del contable. Muchos profesionales, sin embargo, no exportan estas capacidades lo suficiente, sobre todo por desconocimiento.

Utilizar este tipo de automatismos hace que reduzcamos drásticamente el tiempo de contabilización. Esto mejora profundamente la productividad de los profesionales que se dedican a esta área.

Pequeñas ayudas, que nos hacen la vida más fácil

Entre estos automatismos destacan funcionalidades tan puntuales como los patrones o asientos semiautomáticos, que permiten agilizar al máximo la generación de asientos en múltiples operaciones sin factura, como la contabilización de las comisiones bancarias, las amortizaciones mensuales, el pago de seguros de vehículos o el reflejo en la contabilidad de los importes de las nóminas. Para la automatización de estas tareas, también se podría recurrir a la copia de asientos, igual de rápida que los patrones e incluso más, siempre y cuando se extreme el cuidado al sobrescribir los datos.

Otro automatismo útil en los sistemas de gestión contable son los Asientos de Cobros y Pagos, que facilitan la generación de un extracto de facturas, para que el administrativo seleccione cómodamente aquellas que se quieran abonar. Dicha capacidad también permite la generación automática de un asiento por el importe de todas las facturas abonadas o la impresión automática de cheques, pagarés o cartas para clientes, con los datos e importes de la solución.

No menos importantes en la labor administrativa son los automatismos para el registro de facturas, que son capaces de aprovechar toda la información de CIFs, IVA habitual o formas de pago definida en las fichas de clientes y proveedores, para tener que introducir poca o ninguna información en la generación o el registro de las facturas. A estas capacidades se suman las funciones para la el pago de facturas desde previsión, y para la contabilización automática de las remesas generadas, su imputación al debe y haber, y hasta su punteo.

Un elemento clave para asegurar la fiabilidad de la información, también es el punteo, que ayuda a evitar descuadres entre los saldos contables y del banco, permiten el cruce de facturas de clientes y proveedores con sus correspondientes cobros y pagos, la comprobación de los movimientos individuales en una cuenta puente, por ejemplo, de tarjetas VISA o la identificación de las facturas correspondientes a un total de IVA declarado.

Por insignificantes que parezcan estos y otros múltiples automatismos en los sistemas de gestión contable para la Pyme,  los mismos pueden suponer un ahorro de tiempo y esfuerzo fundamentales en el trabajo del contable, y la eliminación de múltiples errores.

De nuevo, la única vía para su óptimo aprovechamiento es la formación. Las Pymes también necesitan una concepción más abierta de la contabilidad y de su valor en la mejora del negocio, y no sólo en el cumplimiento de las exigencias legales.

(Artículo publicado en Foro Esine)

En ocasiones se tiende a olvidar que las aplicaciones informáticas forman parte del activo permanente de la empresa. La adquisición de una licencia de un programa informático es una decisión de inversión, y por tanto el buen uso de la aplicación repercutirá necesariamente en la rentabilidad y resultados de la compañía; y al contrario, un uso deficiente del mismo genera importantes costes de oportunidad.

Aunque decir esto puede parecer una obviedad, creemos que es especialmente importante recordarlo en el caso de una aplicación de contabilidad, dado que muchas veces el comprador la ve, tan solo, como una herramienta necesaria para la obligada presentación de cuentas anuales y declaraciones. Sin embargo, si consideramos que “la información es oro”, convendremos que una inteligente explotación de los datos contables, efectivamente creará valor y calidad en la gestión.

Por tanto, se hace fundamental conocer la verdadera talla de una implantación contable de calidad, y la forma en que contribuye a la consecución de los objetivos generales de la empresa.

¿Qué funcionalidad debe comprender un programa de Contabilidad?

El objetivo de una aplicación de contabilidad es poder realizar un tratamiento y explotación  del dato a distintos niveles. Primando dos intereses fundamentales:

• Proporcionar una solución administrativa ágil, a través de la propuesta de un marco de trabajo muy desarrollado, ordenado y claro.

• Dotar a la dirección general y financiera de amplias opciones de análisis de la información. La aplicación despliega un desarrollo funcional que conforma un amplio marco de análisis, presentando la información desde distintos ángulos, y al tiempo bajo una perspectiva integradora y conciliadora.

Es importante señalar la relación directamente proporcional que existe entre estos dos puntos. Cuanto mejor clasificada y ordenada esté la información, más fácil, clara y potente será su explotación.

Vamos por ello a centrar nuestra atención en los distintos niveles de trabajo, la forma en que se interrelacionan, y las posibilidades de explotación y análisis del dato:

Tratamiento Fiscal
Las facturas recibidas y expedidas conforman el principal soporte documental de nuestras operaciones con terceros (clientes, proveedores,…), y son el origen de los datos que a través de las Declaraciones hay que presentar a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Es objetivo de la aplicación  el registro y clasificación de los datos de las facturas de forma clara y ordenada, para la posterior obtención de las mencionadas Declaraciones, y también para el análisis de la información con otros fines administrativos y de gestión.

Además del tratamiento propiamente fiscal, a partir del registro de facturas debería existir un completo paquete de listados y consultas diseñados para la gestión diaria de las relaciones con terceros.

Tratamiento Contable Financiero

Desde nuestro punto de vista, la aplicación debe estar diseñada para que la generación de los asientos contables sea tan automática como sea posible, y de forma que la información que presentan las consultas y listados tenga entidad contable, analítica, y administrativa.

La generación automática de asientos podrá tener origen en operaciones administrativas de distinta naturaleza: registro de una factura de compra, cambio de la situación de una obligación de pago, confirmación de un cobro,… Estas operaciones se notificarán en las funciones correspondientes, y a partir de ese dato se generarán de forma automática y relacionada sus registros contables.

Por supuesto, también es posible el alta aislada de asientos contables, y se podrá hacer por métodos manuales, o asistidos (asientos semiautomáticos).

A partir de la información contable, el programa desarrollaría el análisis de la información. Presentarnos listados de estudio de antigüedad de la deuda, de justificación de saldos, de períodos de cobro, ABC´s comparativos (estadísticas que comparan la información de grupos de cuentas. Por ejemplo, una comparativa de gastos), etc.

La aplicación debería disponer además de un generador de informes parametrizable por el usuario, de forma que se podrían confeccionar informes de origen y aplicación de fondos, de ayuda a la confección de la memoria, informes de ratios financieros, de ratios de rentabilidad, de ratios de gestión, informes analíticos,…

Finalmente, a partir de la Contabilidad podremos presentar las Cuentas Anuales en formato digital, o en formato papel.

Tratamiento Contable Analítico

A través de la Contabilidad Analítica, como ya hemos comentado en otros post, podremos obtener una visión global y plena de los centros de coste (delegaciones, departamentos, tiendas,…) de la empresa. Tendremos un control de la totalidad de gastos e ingresos que fluyen en cada centro, e indicadores de la rentabilidad de los mismos.

Por tanto, el programa justificará contablemente los resultados de los distintos centros de coste, proporcionando a los mandos de la empresa la información detallada que le permitirá el control de los mismos, y la toma de decisiones de gestión.

El dato analítico se generará automáticamente o de forma asistida, a partir de los registros de facturas y contables.

Tratamiento Contable Presupuestario

La aplicación puede incorporar un sistema de control presupuestario, de forma que se puede planificar o prever  la evolución de los elementos representados por las cuentas contables, controlarla, y tomar decisiones de gestión en función del análisis de desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos.

Normalmente las empresas ejercen el control presupuestario a nivel de gastos e ingresos, pero con un programa que incluya contabilidad presupuestaria, podrán hacerlo a un nivel global por cuenta (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios), o a un nivel analítico (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios en el Departamento Comercial)

La generación de los presupuestos podrá ser manual, o automática (por ejemplo, en función de las realizaciones efectivas de otros años en las cuentas a valorar).

Tratamiento en Cartera

Las operaciones de terceros (compra, venta,…) representadas a través del registro de facturas, generarán automáticamente en el módulo de cartera las correspondientes previsiones de cobro/pago, a partir de las formas de pago empleadas.

Estas previsiones serán de un tipo determinado (cheque, pagaré, transferencia, AEB 19,…) y pasarán por una serie de situaciones (pendiente de recibir, en negociación, cobrado,…). A través del tratamiento en cartera podremos gestionar los cambios de situación y generar de forma asistida los asientos contables correspondientes.

La aplicación nos permitirá controlar además nuestro estado de cartera, a través de un amplio sistema de consultas y listados.

Tratamiento Administrativo

Siempre ha sido nuestra prioridad dotar al Departamento de Administración de las herramientas necesarias que le ayuden a mecanizar otras tareas del día a día, que sin tener un contenido puramente contable, la gestión manual de las mismas genera una gran carga de trabajo.

Con este objetivo, habitualmente las aplicaciones de contabilidad presentan un gran gama de funciones de naturaleza administrativa: punteos automáticos, manuales, emisión de cartas/certificados, conciliaciones automáticas entre el Registro de Facturas y la Contabilidad,…

Indicadores de la calidad de una aplicación contable

El principal indicador de calidad de una aplicación de contabilidad lo encontramos en sus posibilidades de automatización de los registros, y en su capacidad de organizar y explotar la información; de interrelacionarla, y evitar la duplicidad de datos. Todo ello traerá consigo una gran reducción de tiempos y esfuerzo.

Conformando un cuerpo funcional que da cobertura a muchas áreas de trabajo de un Departamento de Administración, y además lo hace de forma integrada y evitando errores.

La presentación de los listados y consultas contemplará esta trazabilidad operativa, generando por ello un análisis de la información en múltiples dimensiones.

Normalmente el módulo de contabilidad está plenamente integrado con el resto del ERP, de forma que las posibilidades de automatización y control crecen todavía más, amplificándose a otras áreas de la empresa ya sean financieras o de gestión comercial.