Universo ERP, el Blog DATISA

El pasado 15 de febrero el gobierno aprobó “la Agenda Digital para España” que marcará la hoja de ruta hasta el 2015 para que España consiga los objetivos propuestos por la UE para conseguir una Europa más digital y fomentar las TI.

En concreto en España se pretende promover la mejora de redes y servicios para garantizar conexiones de mayor calidad y desarrollar la economía digital a fin de aumentar la competitividad

Los grandes ejes de la Agenda española son: fomentar el despliegue de redes ultrarrápidas; desarrollar la economía digital; mejorar la administración electrónica; reforzar la confianza y la ciberseguridad en el ámbito digital; impulsar la I+D+i en las industrias de futuro, y apoyar la inclusión digital y la formación de profesionales.

¿Qué se propone para las pymes?

La puesta en marcha de la agenda pasa por nueve planes del que nos gustaría destacar el Plan de TIC en PYME y comercio electrónico.

Este Plan está orientado a maximizar las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías para mejorar la productividad y competitividad. Entre los objetivos del plan a 2015 se encuentran que el 40 por 100 de las PYME incorporen la factura electrónica, que el 33 por 100 de las PYME compren y vendan a través de Internet y que el 50 por 100 de la población realice compras a través de Internet.

Si nos centramos en la factura electrónica, los datos de donde partimos, son que las empresas españolas que enviaban o recibían facturas electrónicas en un formato estándar adecuado para el procesamiento automático eran el 23% en 2011 (Fuente ONTSI).

Ya hemos hablado en este blog, que en nuestra opinión, para conseguir una mayor penetración es necesario una estandarización en los formatos. Desconocemos si las medidas que pretende realizar el gobierno están esta línea, aunque en un mundo globalizado lo ideal es que hubiera un formato lo más internacional posible.

¿Hemos hecho números?

Independientemente de que cuanto más estándar sea el formato, más fácil será su extensión, lo que si esta claro, es que el uso de la factura electrónica puede suponer un ahorro importante de dinero a las empresas. Se estima que cada factura enviada o recibida cuesta entre seis y diez euros más que una electrónica.

Para hacer un cálculo aproximado de cuanto podríamos ahorrar en nuestra empresa deberíamos tener en cuenta algunos datos:

• Qué volumen de facturas emitidas o recibidas maneja mi empresa. Es decir, cuantas facturas se realizan de forma diaria, semanal, mensual… Y aquí hay que tener en cuenta el coste de manipulación.

• Que papel utilizamos en la emisión de las facturas, ¿en blanco o preimreso? ¿Utilizamos impresión en blanco y negro o color?

• En el envío de las facturas, se entrega en mano, por correo o por mensajero. En la misma provincia, o en otra, en el extranjero… En el caso de correos cuanta distancia hay hasta la oficina de correos o buzón más cercano y cual es el personal desplazado.

• Hay que tener en cuenta también la impresión de facturas no electrónicas recibidas en PDF. Aunque está opción no está contemplada legalmente es una práctica habitual.

• Otro coste a tener en cuenta es el de archivo, por un lado del tiempo de la persona que realiza esta labor y por otro el espacio. Hay empresas que en función del volumen necesitan dedicar un lugar amplio a este tema.

En definitiva, independientemente del impulso que quiera darle el gobierno a este tema, creemos que es muy interesante valorar en función de nuestro volumen de facturas el ahorro que nos puede suponer para nuestra empresa. Y tal y como hemos comentado en este blog anteriormente, podemos conseguir todavía una mayor automatización si además lo tenemos integrado con nuestro ERP.

La facturación electrónica, sin lugar a dudas, será en el medio plazo un elemento habitual en el día a día de cualquier empresa. Se trata de la optimización de un proceso clave en las organizaciones, donde la eliminación de tareas manuales y del papel supondrá ahorros sustanciales en tiempos, costes y errores. Hoy por hoy, sin embargo, el mercado español está poco maduro en este aspecto. Las PYMEs, sobre todo, están poco preparadas para aprovechar las ventajas de la eFactura, donde la misma representa sólo la punta del iceberg de toda una serie de procesos que necesitan ser automatizados y optimizados a través de unas soluciones informáticas realmente útiles y fáciles de manejar.

Complejidad TI y estandarización

La incorporación de la factura electrónica a los procesos de gestión de las empresas no representa una complejidad tecnológica significativa, ya que la misma se podría haber abordado incluso con las TIs disponibles hace años. Desde el punto de vista técnico, los tres pilares para su aplicación: emisión, recepción y digitalización de facturas en papel, ya están resueltos. Los fabricantes de ERPs ya están desarrollando módulos concretos para la correcta emisión y recepción de las facturas electrónicas, y para su incorporación directa al proceso de gestión de facturación de las compañías, soportado por sus herramientas informáticas, donde la “cuestión caliente” es la coordinación entre el fabricante y la entidad certificadora.

Desde el punto de vista histórico, la eFactura tampoco representa algo totalmente innovador, ya que su precursor directo en el mercado – el EDI – ya está funcionando desde hace años. La amplia implantación de EDI en la gran distribución, por la presión de las grandes superficies, y su reducido uso en otros múltiples sectores donde el mismo podría haber aportado beneficios, nos lleva sin embargo al análisis de otro factor que hoy representa un punto de inflexión en la implantación masiva de la eFactura: la unificación de estándares.

La estandarización, clave para el desarrollo

La falta de un estándar claro en la aplicación de al eFactura afecta negativamente al desarrollo de las plataformas de gestión que la soportan, dado que obliga a los fabricantes de soluciones ERP a contemplar varios estándares de eFactura (lo que encarecería los desarrollos y, por ende, el coste de estos aplicativos de cara al usuario final) o a dar cobertura sólo a uno o a unos pocos de estos estándares (lo que limitaría su mercado). Se trata de un problema cuya solución necesita un esfuerzo no sólo nacional, sino también internacional o, por lo menos, al nivel de la Comunidad Económica Europea. En la actualidad, por suerte, los dos estándares más extendidos a nivel nacional e internacional parecen evolucionar hacia la convergencia.

La cuestión última para la adopción masiva de la eFactura, sin embargo, será la traducción de sus “promesas” en ventajas reales para todos los actores del mercado. Los beneficios de la facturación electrónica para las grandes compañías hoy resultan incuestionables, pero no siempre sucede lo mismo en la PYME.

Muchas de las medianas y pequeñas compañías, donde el volumen de facturas gestionadas no es tan elevado, ven la eFactura como una traba más en su difícil adaptación al mundo de las nuevas tecnologías, donde los costes podrían sobrepasar los beneficios (en términos de adquisición e implantación de nuevo software, del aprendizaje necesario para su manejo, etc.). A modo de ejemplo, la implantación de una herramienta para la digitalización de facturas en papel resulta difícilmente justificable en una empresa cuyas facturas impresas ocuparían unos pocos archivadores.

¿Cómo conseguir entonces que la Factura Electrónica sea ventajosa en la gestión de las PYMEs?

Volvemos a la necesidad de negar la implantación de las TIC porque “están de moda”, reivindicando la adopción de herramientas informáticas cuando las mismas realmente van a aportar valor a las empresas. Dicha premisa supone un reto y, a la vez, una oportunidad para los fabricantes de ERPs que deben ser capaces de crear herramientas de emisión, recepción y digitalización de facturas en papel efectivas, adaptadas a los procesos de facturación en la PYME, de fácil manejo para personal no experto y con un nivel de integración con los sistemas contables tal que el reaprovechamiento de los datos justifique la adopción de la facturación electrónica para la optimización de procesos y de las relaciones con la Administración.

Ya hemos hablado en este blog sobre que es la factura electrónica y sus ventajas sobre todo cuando esta integrada con el ERP. En esta ocasión queremos centrarnos en el ahorro de costes que consiguen las empresas que utilizan la factura electrónica y continuar profundizando en los beneficios de la misma.

Recordemos, la factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el rechazo de la factura por su emisor. Analicemos sus ventajas…

Para la pyme

Aunque cada vez esta más implantada, todavía hay muchas empresas que no han apostado por la adopción de la factura electrónica. Hemos buscado algunas cifras que nos ayuden a visualizar las ventajas de utilizar esta.

Según los datos facilitados por la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), se pueden obtener unos ahorros de media por factura electrónica recibida de 0,70 euros, mientras que la empresa emisora evita gastar 1,85 euros gracias al formato digital. Para calcular estos importes, no sólo hay que tener en cuenta, el ahorro en papel, toner, sobre y sello  sino también el de manipulación de las personas que gestionan el mismo y de archivo, tanto del espacio físico como el de los archivadores.

El ahorro de gastos que proporciona la factura electrónica, facilita mejoras importantes en la productividad de las empresas. Una de las más destacables, es que gracias a la integración con el ERP, permite eliminar ciertas tareas dentro de los procesos de gestión de facturas, como son la introducción manual de datos, ya sean de emisión, recepción, gestión de rechazos, etc., disminuyendo el número de errores provocados por el “factor humano”.

Una de las pegas que más se ponen habitualmente para incorporar la facturación electrónica, es que no todos los clientes o proveedores están dispuestos a asumir esta. A nivel organizativo, no hay problema en un sistema mixto de facturación electrónica y en papel. No obstante, habría que hacer balance del beneficio esperado y de convivencia de un sistema mixto, así como una previsión de aquellos que podrían ir adhiriéndose en el futuro, aunque la tendencia es que poco a poco vayan desapareciendo las facturas en papel.

Para la Administración Pública

Desde hace tiempo, el gobierno trato de impulsar el uso de la misma tanto en las empresas privadas como en la relación de estas con las entidades públicas. El objetivo ahorrar costes y mejorar la eficiencia de las administraciones públicas.

El año pasado en el Foro TIC y Sostenibilidad celebrado en Sevilla , el secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, Juan Junquera, afirmó que “si en España sólo hubiera factura electrónica, se ahorraría 15.000 millones de euros“.

También durante esas fechas se propuso la creación de un punto único para recibir todas las facturas electrónicas dirigidas a la Administración General del Estado buscando la optimización en la eficiencia en la gestión administrativa y contable, consiguiendo ahorros de costes tanto de los emisores como de los receptores de facturas electrónicas.
Según algunos expertos se estima que sólo el 30% de las administraciones públicas han implantado la facturación electrónica por lo que en este sentido queda todavía mucho por hacer.

¿Te imaginas que las facturas que recibimos en papel fueran capaces de introducirse solas en nuestro sistema de gestión? ¿Parece ciencia ficción? Pues, hoy en día ya es posible gracias a las nuevas tecnologías de escaneo, que junto con procesos de inteligencia artificial, consiguen introducir esa información en nuestro ERP de forma totalmente automática incrementando la productividad.

La introducción de las facturas recibidas en papel a los sistemas de gestión es una tarea que no aporta ningún valor en sí misma, pero que por otro lado es imprescindible para llevar un buen control de nuestro negocio. Si no introducimos esa información dentro de nuestro sistema de facturación, a este le faltaría una pata muy importante.

El objetivo por tanto, es automatizar al máximo esta labor y que la intervención humana sea la menor posible, para que así, el personal administrativo se pueda dedicar a otros cometidos que aporten un mayor valor a la organización.

Desde nuestro punto de vista hoy en día hay tres herramientas que se pueden utilizar para mecanizar en cualquier pyme es los procesos de facturación:

• La utilización de programas de facturación que nos ayudan a controlar esta área, mejor si está integrada dentro del ERP, ya que nos puede dar una visión más completa del negocio. Hoy en día la mayoría de las empresas tienen controlado este proceso
• La utilización de la factura electrónica, de este tema ya hemos hablado en el blog en otras ocasiones. La e-factura apenas se ha empezado a introducir en nuestro país en la pyme.
• Y por último, utilizar técnicas de escaneado o OCR para la digitalización de facturas en papel y su introducción en el sistema. Hay muy pocas empresas que utilicen esta tecnología hoy en día.

¿En qué consisten las técnicas de OCR?

Una vez más vamos a recurrir a la Wikipedia. En ella encontramos la siguiente definición: OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres, así como el reconocimiento de texto, en general son aplicaciones dirigidas a la digitalización de textos. Identifican automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos con los que podremos interactuar mediante un programa de edición de texto o similar.

Es decir, las facturas se escanean convirtiéndose en un formato digital, gracias a un software de inteligencia artificial nuestro ordenador es capaz de reconocer los caracteres de la factura, introduciendo la información en el programa de facturación.

Las herramientas de inteligencia artificial funcionan como la mente humana, pero con la ventaja de que aprenden mucho más rápido que nosotros. Al principio, le tenemos que ayudar a reconocer la información de forma asistida, pero después, son capaces de hacerlo de manera autónoma. Así que, por ejemplo,  una vez que ha escaneado la factura de un proveedor ya es capaz de reconocer todas las facturas del mismo sin nuestra ayuda.

Ventajas de la utilización del OCR en procesos de facturación

Nosotros destacamos fundamentalmente cuatro:

• Disminución drástica de tiempo: El sistema de OCR nos permite ahorrar hasta un 80% de tiempo en la introducción de información al tratarse de un proceso automático.
• Evita errores y pérdidas de información: El sistema de validación previo permite que la información introducida sea de gran fiabilidad y seguridad.
• Facilidad de manejo: Este sistema es muy sencillo de utilizar y nada costoso por lo que podemos obtener un rápido retorno a la inversión.
• Máxima automatización de procesos: la inteligencia artificial de la aplicación permite reconocer e interpretar de forma ágil y eficaz las facturas repetitivas del sistema. Además, al estar integrado con distintos módulos del ERP se incrementa la competitividad ya que de forma automática se realizan los asientos a contabilidad, libro IVA / IGIC, cartera de proveedores…

Ahora la pregunta sería ¿A que estamos esperando para utilizar las últimas tecnologías en nuestros procesos de facturación?

En el mes de octubre escribíamos un primer post sobre este tema. Ahora a raíz del nuevo Plan de Difusión de la Factura Electrónica que ha puesto en marcha el Ministerio de Industria Turismo y Comercio, retomamos este tema.

Esta iniciativa pretende dar un nuevo impulso a la ciudadanía y a las empresas para que adopten la utilización de esta herramienta. Os recomendamos la visita al portal www.lafacturaelectronica.es y para profundizar sobre el tema la descarga la nueva versión del libro sobre “La Factura Electrónica” escrito por Julián Inza y Fernando Pino.

Nosotros vamos a destacar algunos de los puntos que consideramos importantes para la implantación de la factura electrónica en la pyme

Condiciones para la realización de la factura electrónica

Para considerar que la facturación electrónica se está realizando con todas las garantías legales, no es suficiente con recibir o emitir una factura en cualquier formato electrónico. Se deben cumplir con tres requisitos fundamentales:

• Utilizar algún formato electrónico de factura válidos. Hay multitud de ellos con mayor o menor complejidad: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros.

• Es necesario que se dé una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).

• Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Aquí el quid de la cuestión es la firma electrónica reconocida. Esta viene definida en España por la ley 59/2003 de Firma Electrónica. Según explica la AEAT en su portal, está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. En España, la principal Autoridad de Certificación es la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) Los certificados electrónicos válidos para firmar documentos digitalmente son distribuidos por las autoridades de certificación

Ventajas de la Factura Electrónica

Sobre este tema se han escrito multitud de artículos, nosotros queremos destacar brevemente algunas de las que nos parecen más significativas para la empresa:

• Reducción de la carga administrativa: menor tiempo en la emisión de facturas, obtención de cada uno de los tipos de formatos de forma automática en función del cliente, posibilidad de registro automático en el sistema ERP (este punto lo comentamos más adelante)

• Ahorro de costes: La utilización de la factura electrónica nos permite reducir los costes de emisión de facturas en más de un 30% (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.)

En la emisión de facturas además podemos destacar la mejora en el servicio a los clientes ya que la transacción electrónica permite una mejor eficiencia en la emisión de facturas mejorando los procesos administrativos del cliente.

Mientras que en la recepción de facturas obtenemos dos ventajas adicionales:

• Minimización del margen de error humano, como la perdida de información o el extravió de documentos. Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos.

• Garantías de seguridad en el proceso gracias a que la utilización de la firma electrónica minimiza la probabilidad de falsificación de facturas.

Integración en los sistemas de gestión

La integración de la factura electrónica en los sistemas de gestión empresariales, tanto de las pymes como de las grandes empresas, tiene una doble vertiente. Por un lado, está la problemática de emisión de facturas, cuya solución técnica resulta relativamente sencilla. Se trata de conseguir que el sistema, debidamente homologado, sea capaz de generar la factura electrónica en vez de la factura en papel, utilizando cualquiera de las normas y formatos existentes. Para aprovechar el uso de la factura electrónica, más allá del simple ahorro de papel, el sistema de expedición de facturas debe estar integrado con pedidos, control de almacén, contabilidad, registro de facturas y tesorería.

Dados los estándares hoy por hoy más extendidos, lo normal es que dicho sistema contemple por lo menos estos tres: ficheros pdf con firma digital, y ficheros xml en varios formatos, incluyendo el que utiliza la administración factura-e. La dificultad informática de expedición de facturas, sin embargo, es muy inferior al proceso necesario para su recepción e incorporación al flujo de gestión de la empresa.

En el caso de que entre el programa de recepción de facturas electrónicas y los sistemas de gestión de la empresa no exista una integración, los datos de la misma por supuesto pueden introducirse de manera manual, pero en este caso, gran parte de las posibles ventajas de la factura electrónica se desvanecerían. Así, de lo que se trata es de ir más allá, facilitando una incorporación automática de los datos de cada factura al sistema de gestión de la empresa, a través de un proceso de registro y contabilización automática de facturas, con conciliación automática de albaranes.

Se trataría de contar con un sistema capaz de leer múltiples formatos de facturas electrónicas y de introducirlas dentro de un ERP, completándose a continuación todo el ciclo administrativo, contable, de tesorería, de almacén o de inmovilizados, etc.