Universo ERP, el Blog DATISA

Abrir una franquicia sigue siendo una de las salidas que muchos emprendedores ven a la crisis y una forma de generación de autoempleo. Tal y como se deprende en el estudio “La franquicia crea empleo” publicado recientemente. En su conjunto, la franquicia incorpora cada año más de 20.000 nuevos empleos. Durante 2011, si bien el número de empleos cayó casi un 2%, el documento contabiliza 359.527 puestos de trabajo generados por la franquicia.

En el  Informe Anual sobre la Franquicia 2012 que se presentaba a mediados de enero, que analiza el sector, se pone de manifiesto la fortaleza de la franquicia frente a otros modelos de negocio. Por ejemplo, en 2011 se crearon 145 nuevas redes pero desaparecieron 119, por lo que el número total es de 1.079 redes, incrementándose en 26 respecto a 2010.

Aunque está claro que el sector no es inmune a la crisis. Alcanzar el éxito, en el mismo, requiere un planteamiento a largo plazo y la adecuada gestión de los recursos disponibles, una labor a la que las nuevas soluciones de gestión empresarial prestan un apoyo fundamental.

Las Franquicias, conscientes de la importancia de las TIC

Debido a su modelo empresarial de crecimiento basado en la inversión compartida y el intercambio de know-how, la Franquicia es un sector muy consciente de la importancia de las TIC. Uno de los principales problemas de las Franquicias, hoy en día, es que sin embargo muchas de ellas se plantean la informatización de su negocio exclusivamente desde el punto de vista de la gestión comercial y la automatización del Punto de Venta.

La mayor parte de las soluciones de gestión disponibles hoy para las Franquicias, ofrecen una especialización altísima precisamente en la automatización de estas áreas, aportando soluciones verticalizadas, con herramientas avanzadas para la comunicación de la Central con cada Centro. Dichas soluciones, sin embargo, carecen de las funcionalidades necesarias para una automatización profunda en otras áreas como la financiera, de producción o de almacén, etc. (El tema de la necesidad de una solución financiera ya lo desarrollamos anteriormente en otro post).

Uno de los principales riesgos de una automatización TIC basada sólo en el control comercial y de TPV reside en que se lleva a cabo un control del negocio únicamente en base a las ventas y a los costes de aprovisionamiento de los centros, olvidando el control de muchas otras áreas que inciden de manera importante en la rentabilidad.

Para un adecuado control de sus recursos, una Franquicia debe ser gestionada como una empresa en toda su dimensión económica, alcanzable únicamente a través de un moderno sistema de gestión global.

Soluciones en la nube también para la Franquicia

Hoy en día la Franquicia puede contar con un amplio abanico de posibilidades a la hora de implantar su sistema de gestión, desde el modo clásico de propiedad de licencia en el que destacan dos modelos:

En el primero de ellos, las soluciones de gestión residen en un servidor de la Central, gestionado por el Franquiciador y cada Centro o Franquicia accede a sus funcionalidades de forma remota.

El segundo modelo informático de gestión, también muy extendido en el ámbito de la Franquicia, es la instalación separada de un sistema de gestión en la Central y otro distinto en cada uno de los franquiciados.

Y el sistema Cloud Computing, donde se pueden reproducir ambas opciones aportando las ventajas de este. Los sistemas ERP en la nube son una solución que se adapta muy bien a este tipo de negocio ya que ofrecen mucha flexibilidad, y al mismo tiempo son capaces de proporcionar herramientas muy potentes con todas las capacidades necesarias de un sistema de gestión global. Además el sistema Saas permite acceder a Soluciones a un precio muy competitivo.

Como desventaja podíamos hablar de la dependencia de Internet, elemento muy importante a tener en cuenta en según que modelos de negocio. Por lo que como solemos recomendar desde este blog, antes de implantar un sistema hay que ver que se adapta mejor a las necesidades de cada organización.

Los sistemas de franquicias y las cadenas de centros propios tienen una vocación por el crecimiento que es quizás el rasgo más esencial de estas compañías.

Para el buen desarrollo de este proyecto de crecimiento se hace fundamental que las empresas se doten de herramientas de gestión completas y con vocación corporativa. Programas que no descuiden el control de ninguno de los órganos vitales del sistema, y permitan así que ese crecimiento sea saludable y rentable.

Sin embargo, la realidad suele ser distinta. La mayoría de los proyectos de franquicias o de cadenas, suelen prestar gran importancia a la mecanización del punto de venta, y no dedicar en cambio la atención necesaria a la centralización y resto de necesidades corporativas. Esto es especialmente cierto en las primeras fases de los proyectos.

Normalmente, los emprendedores que han tenido más éxito son aquellos que desde un principio han entendido el punto de venta como una parte integral de un sistema mucho más amplio. Los casos de éxito vienen claramente marcados por la visión del empresario a la hora de dimensionar correctamente no sólo el punto de venta, sino también la centralización necesaria que sirva como plataforma para ese crecimiento.

No disponer de las herramientas necesarias para la gestión global del negocio, suele ser una de las razones que explican el fracaso de muchos proyectos de estas características, y el grado de descontrol de las inversiones y gastos.

Aunque evidentemente no es lo mismo un sistema de franquicias que una cadena de centros propios, y cada modelo tiene sus características propias, en este post vamos a simplificar con el fin de aportar una primera visión que nos ayude a introducir la problemática común a ambos casos.

Una solución contable para sistemas de centros propios y franquicias

Podemos introducir nuestra exposición a través de la formulación de la siguiente pregunta:

Desde el punto de vista de un franquiciador, o a partir de las necesidades propias de la  central de una cadena, ¿cuáles son las funcionalidades específicas de gestión y control que un sistema contable puede aportar de forma exclusiva, no siendo por tanto tratadas  por otras herramientas de software?

La respuesta vale para ambos casos, y parte del hecho de que un programa contable proporciona una visión económica completa de la compañía; al contrario que otros tipos de aplicaciones, como los sistemas TPV o de gestión comercial, que aportan una visión detallada y complementaria de la actividad comercial de la empresa, pero no un estudio completo desde una perspectiva económica y financiera.

Vamos a desarrollar esta respuesta a través de la relación y explicación de bloques funcionales claramente distinguidos en el departamento financiero.

Contabilidad Financiera y Contabilidad Analítica

La problemática general de gestión en este tipo de modelos de negocio siempre se nos plantea en dos frentes:

• Por un lado, la centralización: disponer de información integrada que aporte una visión general de la empresa,

• y por otro, el control del punto de venta (propio o franquicia).

También a nivel contable nos encontramos con esa misma necesidad, y se resuelve a través de herramientas específicas que aportan al usuario una doble visión financiera y analítica de la realidad de la empresa.

• La visión financiera y de la estructura económica global de la compañía nos la proporciona la Contabilidad Financiera, que centra su atención en la explotación de los datos contables a un nivel global.

• La Contabilidad Analítica añade la característica fundamental de proporcionar un análisis económico de la rentabilidad y de los resultados de cada centro concreto (o de los flujos de ingresos y gastos que genera cada franquicia al franquiciador). Este análisis es económicamente completo en sí mismo, ya que  no sólo considera las ventas de la tienda, o sus gastos de aprovisionamiento, sino que considera toda la corriente de ingresos y gastos que le afectan.

La vocación por el crecimiento a través del número de establecimientos es el rasgo que mejor define la personalidad de los sistemas de franquicias y de centros propios. A medida que el sistema crece, el control contable analítico de cada punto de facturación se va convirtiendo en algo fundamental.

Contabilidad Presupuestaria

Con ese mismo crecimiento nace además una nueva prioridad, la de la planificación y el control presupuestario. Es decir, no solo es preciso analizar y sacar conclusiones a partir de los hechos económicos ya realizados, sino también de controlar la proyección futura de cada centro.

La Contabilidad Presupuestaria facilita ese control. A través del bloque de funciones que proporciona, podremos planificar o prever la evolución de cada tipo de gasto para cada tienda (de modo que el gasto en la tienda 1 en publicidad será de xxx,xx Euros para este año, con una distribución mensual determinada).

Esta planificación podrá ser comparada además con las realizaciones efectivas, y a partir del estudio de las desviaciones, podremos tomar las correspondientes decisiones de gestión.

Conclusiones

Además, el nivel de control se puede ver potenciado enormemente con la incorporación en licencia de las aplicaciones de Gestión de Tesorería, y de Gestión de Inmovilizado.

La implantación de un sistema contable-financiero que alcance este nivel de cobertura es una necesidad que tarde o temprano se manifiesta en cualquier sistema de franquicias, o de centros propios (o mixto). Muchas empresas, conscientes de la ventaja competitiva que aporta, asumen esta inversión desde el comienzo de su actividad, lo cual les permite un alto grado de control y seguridad en todo su proceso de crecimiento; y otras deciden implantarlo más adelante, cuando el tamaño alcanzado impide ya aplazarlo más.

Además os dejamos aquí un video con una entrevista a Ignacio Pomar sobre franquicias.