Universo ERP, el Blog DATISA

Vista la parte financiera, de las decisiones se pueden apoyar en un ERP, es decir, teniendo en cuenta el análisis de resultados, la situación de partida, la evolución  de los resultados, las áreas dónde la empresa tiene gastos e ingresos, cómo se ha apartado o no, de sus previsiones de tesorería, cómo se han financiado sus operaciones, etc. hay otra serie de decisiones que afectan a otras áreas y que deberán tenerse en cuenta para obtener una visión global.

Hay que evitar los desfases también en el apartado de compras

Uno de los errores más comunes que cometen algunas empresas a la hora de fijar una estrategia es centrarse en la definición, consecución y evaluación de sus metas comerciales. A veces incluso de una forma poco razonable, es decir, sin tener en cuenta, ni el entorno, ni los resultados globales de la propia organización, ni la relación con otras áreas como compras, almacén, contabilidad, etc. Además, los objetivos, no sólo los comerciales, sino los que tienen que ver con el resto de disciplinas dentro de la empresa, deben ser entendidos como una herramienta para definir esa estrategia.

En el apartado de compras es vital disponer de información ordenada y cualificada sobre a quién se ha comprado, qué porcentaje de devolución a los proveedores ha habido, cuál es el proveedor más barato, qué artículos se han ofrecido, si se podrían haber negociado mejores condiciones de compra, por volumen, por ejemplo, períodos medios de entrega, etc.

De este modo será mucho más fácil tomar decisiones estratégicas importantes y que pueden tener que ver con un cambio de proveedores o de las condiciones que se han asumido con ellos. Esto es algo que también adquiere una nueva dimensión cuando se habla de crédito comercial, especialmente en esta época de “sequía bancaria”. En estos casos, la mayoría de las empresas buscan financiación a través de la negociación de los créditos comerciales con sus proveedores, que les permitan, por ejemplo, alargar plazos de pago. Los ERPs aportan recursos suficientes para acceder a este tipo de información y evitar que se produzca cualquier tipo de desfase, por ejemplo entre lo que se compra y lo que se gasta y lo que se vende y se ingresa.

Ahora bien, tan importante como esto es respetar las condiciones acordadas. Parece obvio pero cuando se trabaja con varios proveedores con los que se han alcanzado diferentes acuerdos, resulta difícil “recordar” para poder acatar, los acuerdos convenidos.

Los sistemas de gestión también ayudan a hacer memoria y permiten recordar qué se ha acordado y con quién, los plazos de vencimiento y, en general, todo lo necesario para ser fieles  al compromiso adquirido. Aunque se trata más bien de una decisión de operaciones, es importante señalarlo en este apartado de decisiones estratégicas porque para poder tomar el control del día a día, primero se deberá haber tomado la decisión de negociar y se habrá tenido que alcanzar las decisiones oportunas.

Evitar los costes de almacenamiento

Una de las grandes dificultades para la gestión estructural de una empresa, tiene que ver con la gestión del almacén. Salvo las organizaciones especializadas en la prestación de servicios, el resto, es decir, las industriales, que compran para fabricar los productos que venden y, por supuesto, las comerciales y de distribución, tienen almacén, que además es una de las claves del circulante. Es decir, es necesario detectar si se están produciendo y dónde, costes de almacenamiento.

En este sentido, los costes más habituales tienen que ver con los relacionados con la mercadería inmovilizada. Es decir, con los costes de disponer de mercancía que se ha comprado y que al tenerla “parada”, sin vender, no genera liquidez, no se está financiando a sí misma y, por lo tanto, precisa una búsqueda de financiación.

Pero además, hay que ver si la empresa está incurriendo en una pérdida significativa de oportunidades, es decir, si está comprando por debajo de la demanda y carece de stock. En este sentido, tanto las roturas de stocks como el exceso de mercancías en el almacén, que sería el caso contrario, suponen un importante coste estructural. Los ERPs permitirán tomar decisiones a este respecto y establecer una serie de controles de mínimos y de máximos de cada referencia, en cada almacén, en caso de que la empresa disponga de varios, para optimizar la gestión de los mismos.

Las empresas que compran en bloque serán algunas de las que más y mejor deberán tener en cuenta las decisiones que tomen con respecto a la gestión de sus almacenes porque un error puede resultar irreversible. Por eso, en estos casos, resulta más necesario si cabe, la utilización de los sistemas informáticos ya que éstos analizan los datos de ejercicios pasados y, aceptando tendencias de corrección, proponen la reposición de las compras para el ejercicio presente.

Coordinar y sincronizar los objetivos comerciales

Los objetivos comerciales, aún estando entre los más importantes, deben coordinarse y sincronizarse con los objetivos del resto de las áreas comerciales para evitar los desfases de los que hablábamos antes.

Algún ejemplo. Se puede dar el caso de que un proveedor ofrezca al jefe de compras un determinado producto a la mitad de su precio habitual, con condiciones de pago muy ventajosas, por encima incluso de las que tiene pactadas normalmente con él. Adquirir esa mercancía permitirá cubrir las necesidades de producción o ventas la empresa durante un año y medio. El jefe de compras decide aceptar la oferta. Pero lo hace sin tener en cuenta la opinión de su departamento comercial, por lo que no sabe si dispone de recursos o no para venderlo posteriormente, y sin consultar con su departamento financiero al que coloca una obligación de pago que éste deberá cubrir, sin saber si dispone o no de liquidez para hacerlo.

Otro ejemplo de descoordinación tiene que ver con otra situación bastante sensible como es la definición de objetivos en el área comercial. La presión por el cumplimiento de estas metas puede “obligar” a los comerciales a autorizar o flexibilizar formas de pago, diferentes a las convenidas. Los retrasos en los cobros, afectan a su vez al área financiera que verá que lo que antes se convertía en “liquido” a los 30 días, ahora se demora cada vez más, provocándole problemas de liquidez y tesorería.

Por lo tanto, también el departamento de ventas debe actuar con perspectiva ya que sus decisiones afectan a otras áreas de la organización.

En definitiva, la principal ventaja de los ERPs es la capacidad que aporta para articular departamentos. Es decir, se trata de un sistema orgánico, cuya función es ofrecer servicio a cada departamento, pero sobre todo, a la empresa, haciéndola flexible en su toma de decisiones. La departamentalización de la empresa debe ser orgánica y comunicativa y los ERPs, como sistemas de información que son garantizan esa fluidez interdepartamental, ya que recapitulan la información de cada área para trazar un plan estratégico.

Todas las PYMEs son conscientes de la necesidad de optimizar sus procesos de facturación y cobro, ya que las consideran como el pilar de su negocio. Pocas son, sin embargo, las que dedican la misma atención a la gestión de proveedores y compras: un proceso cuya automatización con frecuencia se pasa por alto. La adecuada gestión de compras, sin embargo, puede incidir de manera muy positiva en los resultados globales de estas compañías, dado que sus resultados de explotación no dependen únicamente de lo que se ingresa, sino de una óptima relación gastos-ingresos.

La adecuada gestión de proveedores y compras exige la interrelación y la colaboración de tres áreas de la empresa: el propio departamento de Compras (que estudia las necesidades de reposición de la mercancía, la selección de los proveedores o la negociación del precio); Almacén (que regula todas las entradas y salidas de la mercancía) y Administración (que se encarga del registro de facturas, la contabilidad o control de pagos).

Especialización y trabajo en conjunto

Cada una de estas áreas de la PYME requiere especialización en la ejecución de sus tareas, pero las tres necesitan, al mismo tiempo, poder funcionar de manera integrada, para lo que deben estar coordinadas entre sí garantizando que no se pierde información.

A modo de ejemplo, cuando el almacén recibe la mercancía solicitada, es conveniente comprobar si la misma cumple los requisitos del pedido. De igual manera, al recibir una factura de un proveedor, el departamento de administración deberá comprobar que se está facturando acorde a la mercancía recibida.

La gestión del proceso de compra, de este modo, pasa por varias fases y por estos tres departamentos, donde cada área necesita información de la fase anterior y, a su vez, deja información acerca del resultado de sus gestiones para la fase siguiente. El inadecuado control del proceso de compras puede generar importantes costes adicionales para las empresas. Su control manual, por otro lado, implica un esfuerzo considerable, además del peligro de cometer errores.

Las soluciones ERP, una ayuda para la PYME

Como herramientas en apoyo a la gestión de las compras en la PYME, las soluciones ERP permiten optimizar la gestión de este proceso desde cada uno de los departamentos mencionados, a través de dos niveles:

Por un lado, estas soluciones facilitan a cada departamento las herramientas necesarias para su especialización, permitiendo la seguridad en la toma de decisiones y en la ejecución de las acciones. Así, el departamento de compras podrá efectuar un control de existencias, estudios de previsión de consumos de materias primas o un análisis de históricos de artículos y proveedores. Por otro lado, en el almacén se podrán gestionar los albaranes, depósitos o las devoluciones, mientras que el departamento de administración podrá llevar a cabo un registro de las facturas recibidas, la conformación de las facturas de compra con los albaranes de entrada o las previsiones de pago.

En segundo lugar, estas soluciones permiten el máximo aprovechamiento de la información registrada, coordinando las distintas fases de la compra. Así, estas fases se encadenan, controlando el estado de los pedidos a proveedores, los albaranes de entrada o las facturas recibidas con sus previsiones de pago. Además, las soluciones ERP permiten la trazabilidad de estas acciones, permitiendo saber en todo momento el estado de cada una de las fases del proceso de compra de manera relacionada.

Además, las nuevas tecnologías de comunicación permiten de forma económica y segura el trabajo en tiempo real de empresas cuyos departamentos o delegaciones se encuentren en diferentes entornos físicos. Existen soluciones ERP que, con la adecuada estructura de red y de sistemas de seguridad, hacen posible la centralización administrativa de los procesos de compra y de la toma de decisiones, además de la plena coordinación con todos los centros de trabajo.

Por otro lado, es importante destacar que el interés del control de compras no se reduce sólo al ámbito de las empresas industriales o comercializadoras de mercancías, sino que también aparece en las empresas de servicios. Si bien es cierto que estas empresas no suelen tener necesidades de control y reposición de almacén, también lo es que en entornos con varios centros de trabajo se hace necesario llevar un control de lo que cada departamento o delegación pide y compra, para poder llevar una gestión administrativa centralizada con plenitud de control.