Universo ERP, el Blog DATISA

Cada vez es más demandado por las empresas el control de los centros de costes desde el punto de vista financiero contable, tal y como ya hemos comentado anteriormente en este blog. Sin embargo, la gestión del inmovilizado por centros de coste es más desconocida.

Revisemos conceptos. La contabilidad financiera aporta la visión global de los datos contables de la empresa Sin embargo, la analítica podríamos decir que va al detalle, añadiendo un análisis económico de la rentabilidad y de los resultados de cada establecimiento concreto, de modo que permite adoptar medidas correctoras o potenciadoras de manera individualizada para mejorar el conjunto al controlar los flujos de ingresos y gastos derivados de cada centro de negocio. Este análisis es económicamente completo en sí mismo ya que no sólo tiene en cuenta las ventas y los gastos de aprovisionamiento y explotación del centro en cuestión sino que considera además toda la corriente de ingresos y gastos que le afectan directa o indirectamente.

La mejor forma de hacerlo, sin duda, es automatizando todo el proceso con herramientas tecnológicas desde el punto de vista estrictamente analítico, que ofrecen una visión concreta y un control específico de cada uno de los centros de coste tanto en lo que se refiere a sus ingresos como en lo que se refiere a sus gastos y que generan un amplio abanico de informes y listados, que permiten analizar, gastos e ingresos, pérdidas, superávit,  rentabilidad, etc. de cada establecimiento.

La gestión por centros de coste es una técnica cada vez más aplicada en todo tipo de empresas, desde grandes organizaciones a la pequeña y mediana empresa, como una herramienta imprescindible para identificar las actividades y negocios más rentables, y para decidir sobre su futuro.

Mecanización de la Gestión de Inmovilizado por Centros de Coste

Un aspecto clave de la Gestión del Inmovilizado, que no siempre es tenido en cuenta, es su importancia en el control de rentabilidades por centros de coste. Por ejemplo, por departamentos, líneas de negocio o de producto, por proyectos, por clientes y un largo etc. de posibilidades que prevé la Contabilidad Analítica en la Gestión de Centros de Coste o Beneficio.

El uso de los inmovilizados de mayor o menor valor hace que la inversión realizada en los distintos centros de coste influya en su rentabilidad. Para tomar las decisiones adecuadas, sin embargo, la compañía necesita disponer de las herramientas informáticas adecuadas que le permitan repercutir y amortizar las inversiones realizadas en inmovilizados, no como parte de gastos generales o de administración, sino por cada centro de coste concreto. Esto nos permitirá tener una foto más exacta de lo que está sucediendo realmente en nuestro negocio.

Se trata de unas funcionalidades especialmente útiles para las empresas con negocios muy diversificados. Tomemos el ejemplo de una empresa de alimentación con tres líneas de productos, en una de las cuales se exige una envasadora especial. En un modelo de gestión tradicional, la inversión en la envasadora y su amortización se repercutirían a todo el área de producción, como un gasto con un reparto proporcional, mostrando que el negocio en su globalidad es rentable. Un análisis más detallado por líneas de producto y repercutiendo el inmovilizado, sin embargo podría mostrar que dos de las líneas de producto son muy rentables y la tercera, da pérdidas, con la necesidad, a consecuencia, de reorganizar la producción, de invertir en su promoción o simplemente de descontinuarla.

Las capacidades de los modernos sistemas de gestión del inmovilizado, para repercutir y gestionar los inmovilizados por centros de costes, también ayuda al despliegue de políticas de reducción y contención del gasto, haciendo que las mismas se puedan dirigir mejor a todos aquellos departamentos, líneas de negocio o de producto, etc. donde las mismas podrían resultar realmente efectivas.

Concluyendo, si tenemos en cuenta el actual contexto socio-económico en el que nos encontramos inmersos, hoy más que nunca las empresas deben contar con herramientas que ayuden a la toma de decisiones desde todos los puntos de vista.

Cuando se plantea la gestión de inmovilizados, la mayoría de las compañías, y no sólo las pequeñas, piensan en clave “fiscal” tal y como hemos comentado anteriormente en este blog. Es un enfoque lógico, dado que las obligaciones legales en el control de este tipo de activos se relacionan precisamente con la tributación. La amortización del inmovilizado, según nos marca la legalidad, sin embargo, no es el único aspecto que debería preocupar a las organizaciones. Durante los últimos años, y con el fin de facilitar el negocio en el marco de la CE, normativas contables nacionales y comunitarias como las normas IAE o el último PGC del año 2007, han incidido de manera especial en la importancia de que la contabilidad de una organización sea un fiel reflejo de su situación, un ejercicio en el que la valoración de los inmovilizados podría tener un peso importante.

El control de inmovilizados sólo desde el punto de vista fiscal, supone una traba importante para ofrecer esta “foto clara” de la organización, dado que el valor fiscal y el valor patrimonial de los activos fijos, en muchas ocasiones, simplemente no coincide.

Utilicemos un ejemplo gráfico, para ilustrar este “desencuentro”: la amortización de unos equipos informáticos, durante 4 años y al ritmo de un 25% anual, cuando la empresa sabe que, durante el primer año de su uso, cada uno de estos equipos habrá perdido más de la mitad de su valor (de hecho, antiguamente, la normativa consideraba estos equipos como mobiliario fijando su amortización en un período de 10 años. De este modo, las compañías tendrían que haberlos sustituido debido a su obsolescencia, años antes de que finalice su amortización).

Para salvar estas desviaciones en el tratamiento del inmovilizado y ofrecer una foto fiel de su situación, las empresas que utilizan hojas de cálculo, necesitarían realizar numerosas correcciones para cuadrar su contabilidad, que introducidas de forma manual, suponen una pérdida de tiempo importante y también peligros de error.

Las nuevas tecnologías de gestión, al rescate

Algunos de los modernos sistemas de gestión para el control del inmovilizado, por otro lado, ya hace tiempo que han resuelto esta problemática. Dichas soluciones, también destinadas a las PYMEs, contemplan la gestión patrimonial y fiscal del inmovilizado de manera independiente, automatizando todos los procesos de ajuste necesarios para cuadrar la contabilidad y cumplir con las obligaciones fiscales, con facilidad.

Gracias a este doble control, en algunos programas se pueden obtener con un solo click del ratón, la mayoría de informes ligados al inmovilizados, que se exigen en las auditorías voluntarias o de control, como: los inmovilizados adquiridos durante el ejercicio, los amortizados al 100% pero que todavía se están utilizando en la compañía, la diferencia entre la valoración patrimonial y la fiscal de los inmovilizados; los activos fijos que han sido dados de baja y por qué, y un largo etc. de relaciones muy costosas de obtener de forma manual.

Otra de las limitaciones, en las compañías que realizan únicamente un control fiscal del inmovilizado, es el hecho de que las amortizaciones por lo general se realizan y repercuten en la contabilidad a finales de año, para las Cuentas Anuales. De este modo, los Balances de Pérdidas y Ganancias periódicos (mensuales, trimestrales, etc.) no recogen los datos de amortización y esto podría distorsionar el proceso de toma de decisiones, en función del peso que tienen los inmovilizados en la organización.

Lo lógico sería que la amortización en la empresa se lleve a cabo con la misma periodicidad con la que se realizan estos Balance, algo costoso de realizar por medios manuales o con hojas de cálculo, pero muy fácil de acometer con un sistema automatizado, con el que las amortizaciones se pueden realizar en cualquier momento del año, para una imagen fiel de la situación empresarial.

“Afinar” mejor en el reporting internacional

La doble gestión fiscal y patrimonial del inmovilizado, con la ayuda de sistemas gestión, también resuelve un problema muy concreto de las compañías multinacionales o, más bien, de sus filiales en España, y de las empresas que pertenecen a grupos internacionales y que, también deben hacer su contabilidad en dos monedas, por ejemplo, en dólares y en euros, para reportar a su matriz.

Los datos de inversión y amortización de inmovilizados, que estas compañías llevan a cabo según la normativa nacional, se ven afectados con frecuencia por las fluctuaciones del cambio dólar – euro, durante el período de amortización fijado, lo que causa incoherencias en su información contable y hace que sus responsables financieros tengan que introducir múltiples correcciones y ajustes.

Para ilustrar el problema, tomemos el ejemplo de un inmovilizado adquirido por una de estas filiales, en el año 1, por un valor de 1000 Euros (igual entonces a 600$), que se amortizará durante 4 años, al ritmo de un 25% anual. Al cabo de los cuatro años, la compañía ha amortizado 250 Euros cada año, pero debido a las fluctuaciones del cambio, la correspondencia en $ durante los distintos ejercicios no ha sido la misma, llegando al final en una situación en la que el valor total amortizado ha sido de 1.000 Euros, pero de 650$. De este modo, en la contabilidad en dólares hablaríamos de la amortización de un valor final superior a la inversión inicial.

Se trata, de nuevo, de un problema fácil de solucionar con los modernos sistemas de control del inmovilizado, en los que todos los ajustes necesarios para corregir estas desviaciones y para cuadrar la contabilidad en dólares y euros, se realizan de manera automática.

En el post anterior comentábamos que desde nuestro punto de vista una aplicación de gestión de inmovilizados con una visión 360 grados debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos. En el artículo anterior desarrollábamos el primero, dar solución contable a la problemática de los activos fijos. Ahora abordaremos los que nos quedaron pendientes: La optimización del beneficio financiero-fiscal y La gestión de localizaciones y ubicaciones.

Optimización del beneficio financiero-fiscal

Una de las principales ventajas que aporta un programa de inmovilizado con una visión 360º a la gestión de los mismos es la posibilidad de optimizar el beneficio financiero-fiscal.

La optimización del beneficio financiero-fiscal consiste en la adecuación (adelantando o retrasando) de los gastos de amortizaciones a las estimaciones de los beneficios de las empresas, para obtener así el beneficio fiscal más conveniente, siempre dentro de los límites de la legalidad y de las posibilidades fiscales.

La adecuada Gestión del Inmovilizado permite que, en función de sus previsiones de beneficio, la empresa repercuta más o menos del gasto del bien en los resultados finales, con el fin de reducir el importe concreto del impuesto de sociedades a pagar en un año concreto. En este tipo de operaciones, la empresa siempre estará sujeta a la legalidad vigente en cuanto a las amortizaciones, además de al principio de continuidad en las prácticas de amortización, reflejado también en la nueva normativa internacional contable (IAE). Hablamos de beneficio financiero-fiscal y no de un beneficio fiscal concreto, porque la amortización de un determinado bien no reducirá el impuesto de sociedades en términos absolutos. El pago “aplazado” del mismo, sin embargo, permite que la empresa siga obteniendo beneficios bancarios del capital que, con una amortización a menor plazo, habría tenido que desembolsar antes.

Para poder realizar esta optimización se necesitan herramientas que ofrezcan los siguientes recursos:

• Posibilidad de llevar una doble valoración: patrimonial y fiscal. De esta forma podremos aplicar por una parte métodos de amortización que reflejen fielmente el valor patrimonial en un momento concreto (por ejemplo, para determinados activos un método lineal); y por otra parte, un método de cálculo más acorde a nuestra decisión de optimización del beneficio financiero-fiscal (por ejemplo, un método degresivo con unos parámetros concretos: amortizamos más rápidamente en los primeros años de uso del activo, para ir disminuyendo las cuotas sucesivamente).

• Disponibilidad de diferentes métodos de amortización.

• La posibilidad de cambiar en el tiempo los porcentajes de amortización.

• Cuadros de amortización: simulaciones y estudios a partir de diferentes alternativas en los parámetros de presentación (valor fiscal, valor patrimonial, presentación anual, mensual, cambios en los porcentajes de amortización,…)

La gestión de localizaciones y ubicaciones

Hasta ahora nos hemos acercado a la gestión de los inmovilizados desde una perspectiva fundamentalmente económica. Sin embargo, en muchas empresas existe también la necesidad de tener claramente localizados sus activos, y con ello de su identificación y clasificación.

Una de las grandes ventajas de llevar el control de localizaciones y ubicaciones es evitar pérdidas de inmovilizado y mejorar su nivel de conservación al tener controlado en todo momento su situación y su estado. Permitiéndonos una mejor previsión de los recursos y por tanto del gasto.

En primer lugar, nuestro software debe facilitar la identificación física de cada activo a través de la emisión de etiquetas, en las que aparecerá la información que el usuario haya predefinido a partir de las posibilidades que ofrece su configuración. Por ejemplo, podríamos hacer que en las etiquetas de los inmovilizados materiales figure un código de barras para su identificación.

La aplicación debería posibilitar además la clasificación o agrupación de activos bajo diferentes criterios a disposición del usuario (departamentos, localizaciones, tipos de inmovilizado,…). Estos criterios funcionarán como filtros a la hora de emitir inventarios, estadísticas, o incluso cuando queramos generar los asientos contables de amortizaciones. De esta forma, en un momento determinado podríamos por ejemplo sacar un inventario valorado (por criterio fiscal, o patrimonial) de los elementos de informática que el Departamento Comercial tiene en la oficina de Cádiz.

La aplicación debe permitir además hacer una gestión de las localizaciones por las que va pasando un activo. De esta forma podremos registrar sus cambios de localización, y ver su histórico de ubicaciones.

Dado que en muchas empresas el número de activos y localizaciones es muy elevado, y por tanto difícil de controlar, se hace necesario establecer rutinas periódicas de recuento por inventario. Esta labor se ve enormemente simplificada con el uso de terminales PDA que aportará los beneficios de la movilidad en la toma de datos.

A través del código de referencia de los activos (posibilidad de reconocimiento por lectura de códigos de barras), con el módulo para PDA podremos gestionar los cambios de localizaciones, ver información de cada activo, darlos de baja,…

Ambas herramientas deberían estar integradas por tanto para ofrecer al usuario una gestión completa para el control y gestión de los inmovilizados.

Conclusiones

Una parte importante de las PYMEs españolas, lleva a cabo una gestión del inmovilizado acorde al mínimo legal exigido, utilizando en muchos casos hojas de cálculo para la gestión de amortizaciones.

Hay que tener en cuenta que la gestión de los activos fijos reviste una complejidad adicional, representada por la liquidación de la inversión de manera prorrogateada a lo largo de varios ejercicios, y las empresas deben saber que ir más allá en esta gestión, con el apoyo de aplicativos software con una visión 360ª, les permitirá conseguir ventajas adicionales al fácil y rápido cumplimiento de sus obligaciones legales.

Con este tipo de aplicaciones y muy poco esfuerzo, se puede llevar un doble control de las amortizaciones, fiscal y patrimonial, así como un seguimiento de ubicaciones, alteración de elementos, leasing, deducciones fiscales, depreciación de inmovilizados, etc.

No sólo nos permitirá cumplir con nuestras obligaciones legales sino además poder sacar un mayor partido a un recurso necesario pero normalmente ocioso a través de la optimización del beneficio financiero-fiscal y una mejor utilización de nuestros recursos a través del control de localizaciones y ubicaciones.

El inmovilizado de la empresa está formado por su estructura fija, por los activos que se adquieren como capital necesario para el desarrollo de su actividad económica. No son por tanto objeto de tráfico comercial, sino que se incorporan como inversiones permanentes con la intención de que aporten rentabilidad futura a la compañía.

Maquinaria, aplicaciones y equipos informáticos, edificios, elementos de transporte, patentes,… son ejemplos de activos inmovilizados con los que las organizaciones desempeñan su actividad.

Su gestión y control es por ello vital, dado que la proyección de una empresa dependerá siempre de la eficacia en la gestión de sus recursos.

Cuando hablamos de una aplicación de gestión de inmovilizados, normalmente la primera interpretación que hacemos nos hace pensar en un programa que realiza cálculos de amortizaciones.

Pero, desde nuestro punto de vista una aplicación de gestión de inmovilizados con una visión 360 grados debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos:

1.- Dar solución contable a la problemática de los activos fijos

2.- La optimización del beneficio financiero-fiscal

3.- La gestión de localizaciones y ubicaciones

La valoración económica de los activos

El valor de un inmovilizado evoluciona en el tiempo, es consecuencia de los hechos que acontecen a lo largo de su vida, de su histórico económico. A estos hechos les llamamos movimientos económicos. Hay dos tipos de movimientos económicos: los que se conocen con precisión, y los que se estiman con un criterio matemático.

Dentro del primer tipo se encuentran elementos tales como los costes de adquisición, los gastos relacionados con los servicios de profesionales para la puesta en marcha de un equipo, las revalorizaciones, las inversiones en mejoras de un activo,… Como segundo tipo nos encontramos con la depreciación que sufren los activos (por su uso, desgaste, obsolescencia,…), cuya expresión contable es la amortización. Unos y otros podrán estar identificados en la aplicación.

Por tanto, el valor de un inmovilizado dependerá siempre de la fecha de referencia. En consecuencia, la aplicación de inmovilizado deberá facilitar la valoración instantánea a cualquier fecha.

Una solución contable

Sin duda, una de las labores fundamentales a resolver en la gestión de inmovilizados es la contabilización de la depreciación de los activos. Como decíamos más arriba, la amortización es el reflejo contable de la depreciación, y por tanto una labor muy importante es la realización automática de los asientos contables de amortizaciones.

Una gran parte de las empresas españolas no tiene mecanizada esta tarea con una solución específica, y normalmente la realizan manualmente, o con hojas de cálculo cuyas formulaciones y resultados tienen que ser cuidadosamente actualizados y revisados cada vez que se usan. Por ello, la confección de este tipo de asientos se les hace muy laboriosa, y normalmente dejan aparcado este trabajo hasta el final del ejercicio.

Sin embargo, si hacemos esto, cada vez que queramos sacar un informe de resultados para entender la situación económica de la empresa, no figurará una partida de gasto tan importante como es la amortización. De hecho esta partida puede tener una relevancia enorme en muchos sectores.

Si el usuario tiene una solución ERP (el inmovilizado conectado a la contabilidad), puede pasar a la contabilidad cuando quiera, y de forma completamente automática, los asientos de amortizaciones del período indicado. Gracias a esto, nuestra comprensión contable y económica del negocio estará bien informada, y nuestras decisiones de gestión bien fundamentadas.

Por otra parte, un software de inmovilizado debe contemplar diferentes métodos de cálculo de amortizaciones, muchos de ellos criterios matemáticos que de no contar con una herramienta específica difícilmente se podrán aplicar, perdiéndose por tanto importantes oportunidades, algunas de las cuales comentaremos en otro post.

Los asientos contables quedarán justificados con listados donde se podrá dar detalle por cada inmovilizado. Por otra parte, para aquellas empresas que lleven una contabilidad analítica, también se podrá generar automáticamente la imputación por centro de coste.

Además de lo relacionado con la automatización de los asientos de amortizaciones, la aplicación debe tener en cuenta otras tareas contables:

• Asientos contables de intereses de arrendamientos financieros (como parte de la gestión de arrendamientos financieros)

• Asientos de recalificación de LP a CP

• Generación de informes de ayuda a la confección de las cuentas anuales

• Documentación para auditorías

El inmovilizado de la empresa está formado por el conjunto de bienes materiales o inmateriales consignados en los balances de las empresas y creados o adquiridos por ellas para ser utilizados de forma duradera.

Maquinaria, aplicaciones y equipos informáticos, edificios, elementos de transporte, patentes, etc., son ejemplos de activos inmovilizados que las organizaciones incorporan como inversiones permanentes con la intención de que aporten rentabilidad futura a la compañía. Su gestión y control es por ello vital, dado que la proyección de una empresa dependerá siempre de la eficacia en la gestión de sus recursos, para lo que se hace necesario el uso de una aplicación específica.

Una buena solución de gestión del inmovilizado debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos: dar solución contable a la problemática de los activos fijos, la optimización del beneficio financiero-fiscal, y la gestión de localizaciones y ubicaciones.

Cómo realizar la contabilización de los activos

Sin duda, una de las labores fundamentales a resolver en la gestión de inmovilizados es la contabilización de la amortización de la inversión realizada en la adquisición de activos.

Una gran parte de las empresas españolas no tiene mecanizada esta labor con una solución específica, y normalmente la realizan de forma manual o con hojas de cálculo, cuyas formulaciones y resultados tienen que ser actualizados y revisados cada vez que se usan. Por ello, la confección de este tipo de asientos es muy laboriosa, y normalmente la dejan aparcada hasta el final del ejercicio. Además, las hojas de cálculo presentan un alto grado de dificultad a la hora de hacer un reparto equilibrado del gasto a los centros de coste.

Una buena solución de gestión de inmovilizados resuelve este problema, permitiendo amortizar según las necesidades de la empresa, y de forma completamente automática, los asientos de amortizaciones del periodo indicado.

Optimización del beneficio financiero-fiscal

Una de las principales ventajas que aporta un aplicativo específico a la gestión de los inmovilizados es la posibilidad de optimizar el beneficio financiero-fiscal, consistente en la adecuación (adelantando o retrasando) de los gastos de amortizaciones a las estimaciones de los beneficios de las empresas, para obtener así el beneficio fiscal más conveniente, siempre dentro de los límites de la legalidad y de las posibilidades fiscales. La adecuada gestión del inmovilizado permite que, en función de sus previsiones de beneficio, la empresa repercuta más o menos del gasto del bien en los resultados finales, con el fin de reducir el importe concreto del impuesto de sociedades a pagar en un año concreto.

La gestión de localizaciones y ubicaciones

Una aplicación de gestión de los inmovilizados también debe facilitar la identificación física de cada activo a través de la emisión de etiquetas, en las que aparecerá la información que el usuario haya predefinido a partir de las posibilidades que ofrece su parametrización, por ejemplo, en forma de código de barras. Estas aplicaciones posibilitan, además, la clasificación o agrupación de activos bajo diferentes criterios a disposición del usuario (departamentos, localizaciones, tipos de inmovilizado, motivos de baja de un inmovilizados, etc.). Estos criterios funcionarán como filtros a la hora de emitir inventarios, estadísticas, o incluso cuando queramos generar los asientos contables de amortizaciones.