may 17 2012
Incorporación a la Memoria de los Plazos de Pago a Proveedores, una tarea administrativa más, resuelta por las TIC
La morosidad ha sido durante mucho tiempo, uno de los problemas endémicos de nuestro mercado. En los últimos años, la Administración ha legislado en varias ocasiones, para tratar de limitar su influencia interna y mejorar nuestra imagen de cara al exterior. Una de estas normas ha sido la Ley 15/2010, de 5 de julio de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que establece la obligatoriedad para las empresas de informar sobre sus plazos de pago a proveedores en su Memoria de las Cuentas Anuales.
Dicha normativa desarrollada por la “Resolución de 29 de diciembre de 2010 del ICAC (BOE del 31 de diciembre) entra en vigor para los ejercicios que comienzan a partir del año ese mismo año y revisa el contenido informativo a incluir en las Cuentas Anuales.
No pretendemos entrar en valorar si esta nueva normativa es suficiente, efectiva o todo lo contrario para frenar la morosidad (por todos es sabido que, desde este espacio, solemos aplaudimos cualquier iniciativa orientada a frenar el fraude y la morosidad). Sí queremos destacar, que esta normativa supondrá un trabajo administrativo adicional para un importante número de compañías, en un momento en el que pocas de ellas cuentan con recursos ociosos para dedicarlos a este tipo de tareas.
El problema reside en que la Resolución del ICAC obliga a declarar, de manera separada, los importes de pagos en el plazo legal, los excedidos en plazo (resto) y los pagos pendientes al finalizar el ejercicio, que en esa fecha sobrepasen el plazo máximo legal. Cuando las cuentas anuales se presentan en modelo “normal” (con excepción a su presentación en formato abreviado o Pyme) también hay que reseñar la ratio Período Medio Ponderado de Pagos excedidos (PMPE) en días.
Esta forma de presentación no permite el uso de algoritmos de cálculo globales por las compañías, lo que obliga a recurrir al estudio individual de cada pago realizado y de cada pago pendiente, con el esfuerzo y el peligro de error inherente a cualquier proceso manual de estas características.
La informática sale “al quite”
Para salvar este ‘inconveniente’ y facilitar la provisión de la información requerida, en plazo y forma, los modernos sistemas de gestión están introduciendo una serie de automatismos, basados en dos formas de obtener el cuadro “plazos de pago” que debe figurar en la Memoria. Ambos métodos tienen sus ventajas y sus limitaciones, y cada compañía necesita elegir y aplicar aquel que se ajuste mejor a su manera de registrar los pagos.
En primer lugar, está el Método de Previsiones de Pago. La función opera con la información en el fichero de Previsiones de pago, considerando la Fecha de factura como la Fecha de entrega y la Fecha de Vencimiento como la de Pago. Se trata de un procedimiento en el que los plazos de pago están perfectamente definidos. La definición de fechas y situaciones es muy clara y el proceso de obtención de la información es muy rápido.
Dicho método, sin embargo, tiene un ‘pero’: en la práctica de las empresas no es habitual pasar a previsiones de pagos aquellos pagos que son inmediatos y los que son fruto de una acción de pago pasiva. Esta cuestión, sin embargo, no representa una dificultad real, dado que los pagos no traspasados suelen ser de pago inmediato, por lo que podrían considerarse todos en plazo.
Por otro lado, está el Método Contable, basado en el estudio de la información de compras y pagos, contenida en los extractos contables de los acreedores comerciales, considerando los movimientos acreedores como operaciones de compra, y los movimientos al debe como pagos. Según este método, las fechas de asiento se valoran como fechas de entrega y pago, respectivamente.
Se trata de un método cuya aplicación consume más tiempo, pero que también ofrece ventajas adicionales, por ejemplo, que las funciones de punteo automático por concepto y por importe respetan las reglas que requiere este algoritmo y que todos los pagos se registran en la contabilidad. Para poder aplicar este método, eso sí, es imperativo haber punteado con el mismo código la factura con sus pagos, o cada pago con sus facturas.
Cualquier empresa que utilice un sistema de gestión contable adaptado a esta nueva normativa, obtendrá fácil y automáticamente el cuadro con la información a incluir en la Memoria de Cuentas Anuales. Dichos programas, hoy en día, también facilitan la obtención de la información desglosada por proveedor, en un listado o en hoja de cálculo, para facilitar aún más las comprobaciones posteriores o las tareas de documentación.
En resumen, la Ley trata de desvincular las operaciones comerciales de las necesidades financieras de los clientes, de forma que cada sociedad disponga de los recursos financieros que necesite para el desarrollo de su actividad productiva y comercial. Se implanta de forma gradual.
Por otro lado, la disposición adicional tercera señala: «Las sociedades deberán publicar de forma expresa las informaciones sobre plazos de pago a sus proveedores en la Memoria de sus cuentas anuales, habilitando el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) para resolver sobre la información oportuna a incorporar en la Memoria de Cuentas Anuales de las empresas para que, a partir de las correspondientes al ejercicio 2010, la Auditoría Contable contenga la información necesaria que acredite si los aplazamientos de pago efectuados se encuentren dentro de los límites indicados en esta Ley.
Cuando la memoria corresponde al modelo normal (es decir, no es obligatorio en los modelos abreviado y pymes) hay que incluir el PMPE de pagos (Período Medio Ponderado de pagos Excedidos) en días. Esta ratio, como su nombre sugiere, no tiene en cuenta los pagos en plazo, y en al cálculo tienen más influencia los de mayor importe.
Este año hay novedades para la presentación de cuentas, el 14 de marzo se publicó en el
La tributación por Internet no es el único ámbito de procesos, cuya tramitación facilitan los modernos sistemas ERP para aprovechar todas las ventajas que aporta la e-administración. Otra área donde estas herramientas resultan especialmente útiles, es en la presentación de los Libros al Registro Mercantil, procedimiento en el que todavía existe la posibilidad de la presentación en papel, en el llamado formato digital y/o por Internet.
En definitiva, y aunque sea a regañadientes, estamos avanzando hacia una Administración totalmente telemática, y cuanto antes entiendan las empresas esta realidad, antes tendrán la capacidad de prepararse y aprovecharla.
El 
Es indudable que las presentaciones digitales en el Registro Mercantil respecto a las clásicas en libros y papel, tanto para la Legalización de libros como para el Depósito de cuentas anuales, supone un extraordinario avance para los declarantes (y también para el Registro Mercantil), por la comodidad (un CD sustituye a pesados libros), economía (en papel, manipulación, encuadernación, transporte, archivo…), simplificación de su emisión, etc.
Aunque el método descrito suele ser suficiente, existe la posibilidad de realizar un test más drástico mediante el programa Validación de legalización de Libros (RLegalia) del Registro Mercantil (suponemos que creado para los propios registradores), y que puede descargar de la página web del Colegio de Registradores. Proceda así: Ejecute el programa y seleccione la función Formulario, Abrir (o pulse el icono “Abrir carpeta”), indique la situación de los ficheros del los libros seguida de la denominación NOMBRES.TXT (por ejemplo D:\nombres.txt), para cada libro especifique en la ventana que aparece la huella digital y pulse Intro. Una vez completadas clique el botón Salir (o pulse Esc), y aparecerá otra ventana informando si son correctas, para cada libro, las huellas digitales y la visualización. Para introducir la huella digital puede escanearla del certificado, teclearla (no recomendado), o cortar y pegar del certificado en PDF.