Universo ERP, el Blog DATISA

En la última década, un importante número de Pymes ha informatizado sus procesos contables, subiendo varios escalones en cuanto a su modernización. Por desgracia, este esfuerzo no se ha visto acompañado de una automatización similar en el área de cobros y pagos, tal y como comentamos en otros post. Informatización que habría beneficiado no sólo a compañías concretas, sino a todo el mercado en general.

Y es que cuando hablamos de la gestión de los cobros y pagos, la mayoría de las Pymes afirman usar las ya tradicionales hojas de cálculo y poco más. Otro ejemplo clave para este bajo nivel de informatización en el ámbito de la tesorería, es por ejemplo el hecho de que para la ejecución de un proceso, como es la generación de remesas, un importantísimo número de estas organizaciones utiliza en exclusiva los programas de ayuda que le ofrecen sus entidades bancarias.

Se trata de las soluciones disponibles en las Webs de las diferentes entidades financieras que tienen una ventaja muy importante, y más en un momento como el actual: su gratuidad. ‘A caballo regalado, no le mires los dientes’ dice el refrán y parece que en este caso, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas se aplican el cuento, sin pararse a reflexionar siquiera sobre las lagunas de información y la dificultad en la toma de decisiones que podría implicar esta práctica.

A veces, lo barato sale caro

Aunque muchas organizaciones todavía no hayan entendido la importancia de la automatización y la lacra que suponen los procesos manuales, las entidades bancarias sí que lo tienen claro. Para facilitar los trámites y, sobre todo, para evitar que internamente se tenga que picar información, muchas de estas entidades ofrecen en la actualidad la posibilidad de que sus clientes se creen una pequeña base de datos en sus respectivas Webs, a través de la que se pueden generar y enviar las remesas correspondientes.

Algunas de estas soluciones facilitadas por los bancos son muy elaboradas y resultan francamente útiles, para salir del paso y también para resolver las necesidades de un autónomo o de una micro-pyme con remesas limitadas. Tal y como hemos comentado, además, su gratuidad es otro de sus importantes atractivos. Sin embargo, y cuando hablamos de compañías con un cierto volumen de cobros o cuyas consecutivas remesas engloban clientes diferentes, recurrir a este tipo de programas, en vez de abordar la informatización a través de soluciones específicas, puede ocasionar serias ineficiencias y múltiples peligros de error.

¿Cuáles son las desventajas para las compañías que gestionan sus cobros sin el apoyo de las herramientas informáticas adecuadas?

A continuación, enumeraremos las principales de ellas, hablando en primer lugar, de la pérdida de tiempo y esfuerzo en la introducción manual de la información.

En un programa integrado de tipo ERP con capacidades para la gestión de cobros y pagos, la información introducida por el usuario para un presupuesto, pasa automáticamente a pedido, de ahí a factura y de ahí origina unas previsiones, todo ello sin que el empleado haya tenido que introducir información adicional. Por el contrario, en una Pyme que carece de estos programas integrados, el usuario (que podría ser el contable o por ejemplo el administrativo) necesitará introducir la información repetidas veces, para la contabilidad, para la elaboración de la factura o para llevar sus previsiones con una hoja de cálculo, con la consiguiente pérdida de tiempo y peligros de error.

En el caso específico de la gestión de las remesas, un programa integrado generará automáticamente y desde contabilidad, un fichero con los datos de la remesa, para su envío al banco. Mientras, y si la empresa utiliza la herramienta gratuita de su entidad financiera, la misma tendrá que crear su propia base de datos en la Web de cada una de las entidades con las que trabaje, y reflejar cualquier cambio en los datos de clientes o en las particularidades de los cobros, para cada nueva remesa. Todo ello, hecho a mano, supone un esfuerzo y una pérdida de tiempo tremenda para cualquier organización.

El mejor remedio contra los errores es no cometerlos

Por otro lado, la necesidad de introducir información en múltiples programas diferentes y de manera manual, no sólo incrementa el peligro de error, sino que hace también que sea más difícil detectarlo y corregirlo. A modo de ejemplo, no es lo mismo tener que comprobar los datos en un único lugar o en una única fuente, al detectar cualquier anomalía, y realizar las pruebas y cambios correspondientes una sola vez, que tener que confirmar la veracidad de la información en todos los diferentes programas y hojas de cálculos que estemos manejando.

En la actualidad, pocos profesionales son capaces de cuantificar el coste de los errores cometidos en los procesos administrativos, lo que no hace que estos costes sean menos significativos. Porque en estos casos hay que contemplar, no sólo el coste concreto, por ejemplo, de un envío erróneo, sino también el esfuerzo empleado en descubrirlo y en subsanarlo y el daño que ha podido sufrir la imagen de nuestra empresa de cara a los clientes.

Por otro lado, con una gestión de los cobros con hojas de cálculo e introduciendo las remesas manualmente en las Web de los bancos, una Pyme difícilmente podrá manejar condiciones de pago, por ejemplo, del tipo: 20% a la entrega y 80% en un plazo de 30 días. Los errores en este tipo de cobros, en las compañías poco informatizadas, son muy frecuentes (como olvidarse de la condición pactada y solicitar el importe íntegro en la remesa). Dicho error, de nuevo, origina no sólo un coste, sino también un perjuicio para la imagen de la compañía.

En cambio, con un sistema de gestión de tipo ERP y capacidades avanzadas de tesorería, el usuario podrá reflejar fácilmente en las facturas y en los pedidos, una forma de pago y unos vencimientos determinados. Al realizar las consultas correspondientes, el programa facilitará automáticamente todos los vencimientos pendientes entre dos fechas, para la gestión de los cobros.

Se trata tan sólo de unos pequeños ejemplos de las ventajas que aporta un programa informático adecuado para la automatización de los procesos administrativos. Las grandes compañías son conscientes de estos beneficios desde hace mucho y aplican las TIC de manera intensiva para mejorar sus procesos y costes. Las Pymes españolas, o muchas de ellas, sin embargo, siguen a la zaga en el aprovechamiento de las nuevas tecnologías, cuando las mismas podrían resultar igualmente beneficiosas para la mejora de sus costes y de su rentabilidad.

Como ya hemos comentado en este blog en otras ocasiones, la contabilidad es el pasado, mientras que la tesorería es el futuro financiero de la empresa, donde la adecuada gestión de la tesorería ayudaría a predecirlo y a actuar en consecuencia.

A día de hoy, la mayoría de las pymes tienen informatizada el área de contabilidad y de facturación pero hay otras áreas dentro de la función financiera que pueden aportar grandes beneficios y más hoy en los tiempos que corren. ¿Entonces porque este tipo de empresas no han sabido ver las ventajas que supone la mecanización de esta área?
 

Algunos mitos

Para apoyar la popularización efectiva de las herramientas informáticas de gestión, y en especial de las soluciones de tesorería, en el ámbito de la pyme, hace falta derribar varios mitos o creencias equivocadas en este colectivo de empresa.

Uno de ellos es la creencia de que las pequeñas y medianas empresas no necesitan herramientas avanzadas para su gestión financiera, debido a su reducido tamaño y facturación. La complejidad de la gestión financiera, sin embargo, no depende únicamente del volumen total de facturación, sino del número de transacciones o facturas emitidas, de la complejidad de los productos financieros contratados o de la operativa general con bancos y un largo etc. Existen en este sentido “pequeñas” empresas en las que una buena gestión tesorera podría aportar un valor muy importante, siendo cada caso objeto de una evaluación particular.

Otro problema detectado en el ámbito de la pyme, debido más que otra cosa a la dejadez, es que muchas de estas empresas no se plantean la necesidad de una gestión adecuada y automatizada de sus “dineros” hasta que las mismas no se vean forzadas a ello o no tengan problemas financieros concretos. Y es que la buena gestión de la tesorería no es beneficiosa únicamente para las empresas “con problemas” y en busca de financiación. A modo de ejemplo, cuando una compañía va bien a nivel de facturación también se puede incurrir en un descubierto por la falta de previsión, lo que llevaría a la consiguiente penalización en comisiones. En el caso de que se trate de descubiertos muy importantes, dicha falta de previsión podría incluso afectar a la operativa industrial.

El verdadero objetivo de una buena gestión tesorera, de este modo, tanto en la gran empresa como en la pyme es garantizar el equilibrio de recursos financieros. Necesitamos que “ni nos sobre, ni nos falte”, evitando las penalizaciones o el pago de comisiones innecesarias en caso de descubiertos o préstamos, y garantizando por el otro lado que no tenemos “dinero ocioso”.
 

Un método contable pensado para las pymes

El uso de una solución para la gestión permite minimizar los costes de financiación, optimizar los recursos financieros, reducir los costes y tiempos de administración, y también llevar un mejor control de las operaciones con terceros. No en vano, algunas compañías usuarias de este tipo de soluciones han amortizado sus herramientas de gestión en un período inferior a los tres meses. ¿Por qué entonces un importante número de pequeñas y medianas empresas sigue sin contar con este tipo de herramientas?

Las razones son múltiples, siendo la principal de ellas el conocimiento y la formación. Y es que, sumidas en su día a día, son pocas las pymes que paran a plantearse y a evaluar las ventajas de la automatización en su actividad.

Otra de las razones es la dificultad de adaptar las soluciones de gestión de la tesorería diseñadas para grandes organizaciones al ámbito de la pyme. Y es que una reducción tal cual del precio, reduciendo también la funcionalidad pero sin la necesaria reingeniería de procesos que permita adaptar estos programas al funcionamiento de una pequeña y mediana empresa, podría suponer un importante sobrecoste y la dificultad para el uso práctico de la solución.

Durante muchos años, la gestión del circulante en las empresas se ha llevado a cabo generalmente siguiendo el método clásico o también llamado Método de Flujos. Dicho método consiste en el uso de las entidades bancarias correspondientes como fuente de información sobre los movimientos de las empresas. La conciliación de estos datos con las previsiones de contabilidad de las compañías permite calcular, de este modo, sus posiciones contables con el menor margen de error y realizar las correspondientes previsiones. Parece un modo de operar cómodo y lógico, que sin embargo no está exento de problemas, desde el punto de vista de una pyme.

Y es que este método clásico o de flujos es adecuado para la gestión de la tesorería en grandes organizaciones, donde estos procesos revisten una mayor complejidad y se llevan a cabo de manera separada de la gestión contable, cubriendo la gestión de un importantísimo volumen de información. La problemática de las pequeñas y medianas empresas en la gestión diaria de caja, sin embargo, es bien distinta.

A modo de ejemplo, las grandes organizaciones trabajan con cuentas de distintos países y, por tanto, tienen que utilizar cambios de divisas, seguros de cambio, etc. La gran cuenta, asimismo, suele hacer previsiones a más largo plazo que una pyme. Las pequeñas y medianas compañías, por otro lado, se enfrentan a problemas más sencillos, y explorar estas diferencias ha permitido plantear su gestión de la tesorería de una manera diferente. Un ejemplo para ello podría ser el planteamiento de la gestión de cobros y pagos a partir de las previsiones, algo impensable desde una gran cuenta.

Para hacer que la gestión tesorera en las pymes sea más sencilla y menos laboriosa, se ha elaborado un nuevo método de gestión que podríamos llamar Método Contable. Su principal diferencia respecto al Método de Flujos consiste en obtener las realizaciones directamente desde la contabilidad, en vez de recurrir a la entidad bancaria. Gracias a ello, en el sistema informático se necesitarían comparar con el banco únicamente  los movimientos que no se han realizado.

Se trata de un método difícilmente aplicable en una gran empresa, pero tremendamente ventajoso para una pequeña o mediana compañía, donde la contabilidad y la tesorería normalmente se llevan a cabo por una misma persona o departamento de manera conjunta. Eso sí, para la efectiva aplicación de este método, hace falta que la organización tenga su contabilidad al día.

En resumen hoy cualquier compañía puede disponer de herramientas de gestión financiera especialmente diseñadas para ellas. ¿Que pensais porque no se animan más empresas a disponer de este tipo de herramientas?

Hoy, asistimos a la aparición de una nueva generación de empresarios, con la autoconfianza generada por sus conocimientos, formación y habilidades en las TIC, parecen capaces de ‘comerse’ el mundo. A veces, sin embargo, observamos con sorpresa cómo esta autoconfianza se desvanece, cuando estos mismos empresarios cruzan el portal de una entidad bancaria.

Se trata de un fenómeno que se observa sobre todo en la PYME y muchos empresarios quizás tuvieran motivos de sobra para mostrar esta actitud (la situación de algunas compañías hoy es realmente complicada).

En otros muchos casos, sin embargo, este “arrugamiento” se debe únicamente a la falta de información. Y es que muchos gerentes y emprendedores, agobiados por el día a día, no conocen su volumen de operaciones y los fondos que mueven a través de una entidad bancaria, de lo rentable o no que le podría resultar su empresa a un determinado banco, ni tampoco los errores que a veces ocurren en el cobro y aplicación de comisiones, que a la compañía le cuestan un dinero y que la misma, por desconocimiento, ni siquiera tendrá la oportunidad de reclamar.

El diagnóstico de la enfermedad parece claro: hoy, un importante número de PYMEs se siguen apoyando en exceso en la información que les facilita su entidad bancaria, para llevar a cabo su gestión, cuando deberían ser ellas mismas las que controlen sus estados financieros. La solución convencional sería fácil, pero trabajosa, ya que se traduce en largas horas de seguimiento y comprobación manual. Hay sin embargo una píldora muy efectiva, para que las empresas puedan llevar a cabo este control con máximas garantías de comodidad y de seguridad. Una píldora que, como tantas otras, se llama: programa de tesorería.

Negociar, renegociar, controlar….

En el trato con una o varias entidades financieras, la principal aportación de esta herramienta informática y, en especial, de sus capacidades para el control de bancos, es que dota a la compañía de unos datos valiosísimos que la sitúan al mismo nivel de negociación.

El sistema permite obtener fácilmente y con un sólo clic del ratón todo tipo de informes sobre la actividad de la empresa por tipos de movimiento, su saldo medio en una o en varias cuentas de la misma entidad, el volumen total de operaciones, con el número de transacciones global o desglosado por transferencias, pagos domiciliados, pagos con tarjetas y otras múltiples modalidades… Toda esta información no sólo permite controlar los argumentos que nos de nuestro gestor, en base a su “Balance banco-empresa”, sino también el que podamos aportar otros nuevos y manejar alternativas diferentes a nuestro favor.

Las capacidades de control de bancos, en un programa de tesorería, también resultan muy útiles en la apertura de una nueva cuenta o en la contratación de cualquier producto financiero, porque facilitan la evaluación de las condiciones ofrecidas por cada entidad y la comparación de las propuestas de distintos bancos, o las simulaciones con los datos de la compañía para elegir siempre la mejor opción.

Su uso también beneficia la solicitud de préstamos y el control de descubiertos. Y es que, un conocimiento adecuado de las necesidades de financiación por cuenta, entidad y a nivel global, nos ayudará a evitar los descubiertos por descuido, con las consiguientes penalizaciones y pago de intereses innecesarios.

Un programa de tesorería también permite controlar que la entidad o entidades con las que trabajamos, están cumpliendo con lo pactado en cuanto a intereses, comisiones, límites de riesgo, etc. En ocasiones, este incumplimiento se debe a un error y, en otras, al hecho de que el plazo de aplicación de unas condiciones ha expirado y la entidad bancaria nos ha empezado a aplicar automáticamente una tarifa diferente, sin previo aviso.

Un elemento importante, en este apartado, es el control del riesgo negociado, que influye directamente en nuestra capacidad de cobrar y que la solución permite monitorizar por producto (remesas de recibos, póliza de crédito, etc.). La herramienta también facilita el control de préstamos e inversiones, calculando automáticamente los intereses cobrados y los pendientes de cobrar, con simulaciones de TAE, etc. En definitiva, todo un cuadro de mando para que el responsable financiero pueda controlar fácilmente cualquier aspecto de su relación con una o con varias entidades bancarias.

De este modo, observamos cómo los modernos programas de gestión son capaces de ayudarnos, y mucho, a mejorar nuestro desempeño. Para que la próxima vez que acudamos a nuestro banco, y aunque sea difícil igualar el sex-appeal de Eva Longoria en el anuncio de L’Oreal, podamos decir con suficiente seguridad: “Porque mi empresa lo vale…”.

En el post anterior hablábamos del añadido que nos pueden ofrecer los presupuestos financieros en las decisiones estratégicas de las empresas ya sean estas grandes o pequeñas. Y es que, en los tiempos que corren, contar con un presupuesto financiero viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de guía para tomar decisiones estratégicas sobre nuestra compañía.

Ahora analizaremos otros puntos que nos dejábamos en el tintero el otro día, como cuáles deben ser las capacidades en la elaboración de los presupuestos desde nuestro punto de vista, el control de desviaciones y, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica.

Capacidades necesarias para la rápida elaboración de presupuestos

La gestión de presupuestos en la PYME tiene dos partes bien diferenciadas, que abarcan la captación de información y su elaboración, por un lado, y su comparación con las realizaciones, acompañada de los informes de desviaciones correspondientes, por el otro.

Un presupuesto representa una predicción de futuro que, por tanto, debería fundamentarse en la experiencia anterior. La mayoría de los presupuestos, y más en épocas de crisis, representan la recopilación de los resultados y hechos de los ejercicios anteriores, introduciendo unas correcciones en sentido negativo o positivo. Se trata, asimismo, de un ejercicio en el que se tienen que poner en conjunto las previsiones de todas las diferentes áreas empresariales, alcanzando un presupuesto global viable, consensuado y que también sea el idóneo para la empresa.

Es por ello que, para esta primera fase de elaboración del presupuesto, las compañías necesitan unas herramientas muy ágiles para la incorporación de datos e históricos de diferentes fuentes y formatos, para su combinación y para la realización de simulaciones, observando cómo afectaría un determinado cambio al presupuesto de una, de varias o de la totalidad de áreas empresariales.

En el mercado existen herramientas informáticas muy avanzadas para esta primera fase de elaboración y planificación, aunque, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas  cubre  sus necesidades a través de hojas de cálculo. La principal desventaja de estas hojas reside en el tiempo que hay que invertir en su adecuación y mantenimiento. Desde nuestro punto de vista, utilizar herramientas ERP para este proceso evita errores de cálculo y ahorra tiempo.

El control de desviaciones

Una vez cerrados los presupuestos, nos adentramos en la segunda fase de su gestión, consistente en su control y comparación con las realizaciones. Aunque muchos se apliquen el dicho “agua pasada no mueve molino”, esta fase de la gestión de los presupuestos resulta crucial para saber si la evolución de la empresa ha sido la idónea, en qué nos hemos equivocado y qué podemos mejorar. Un ejercicio de autodisciplina para la revisión periódica de las desviaciones es, por tanto, una de las tareas de la elaboración de presupuestos que más beneficiosa resulta para las empresas y que debe poder realizarse de forma periódica y automatizada.

Se trata, asimismo, de una tarea cuya ejecución manual resulta más compleja y para la que el uso de uno solución de presupuestos avanzada puede ahorrarles a las PYMEs mucho tiempo y esfuerzo. A modo de ejemplo, y una vez realizados los presupuestos, en una solución de tipo ERP con un módulo para la realización de presupuestos de tesorería integrado, llevaría a cabo las comparaciones entre presupuestos y realizaciones de manera automática y en el día, generando los correspondientes informes de desviación.

Otra de las ventajas del uso de sistemas informáticos avanzados para la comparación entre presupuestos y realizaciones, es que al evitar el manejo manual de datos, existen mayores garantías para la exactitud de la información.

En esta fase de los presupuestos, las PYMEs deben contar además, con capacidades no sólo para la comparación, sino también para el ágil reajuste de los mismos, siempre que se hayan generado alarmas por desviación.

En el caso del presupuesto de Gastos-Ingresos, la información para la comparación con las realizaciones se obtiene directamente desde contabilidad. Dentro de la solución de contabilidad, las previsiones por período se introducen en cada cuenta de gastos e ingresos, obteniendo informes de desviación siempre actualizados por cuenta. La posibilidad de generar los informes de desviación en varios formatos, entre ellos, hojas de cálculo, permite su análisis más detallado y proporciona información fiable para la elaboración de los presupuestos del próximo período.

Contar con una solución ERP también facilita la elaboración y gestión de presupuestos de tesorería, que se definen por partida presupuestaria y por período de tiempo. Una solución de gestión integrada, en este caso, ayuda a poner en conjunto toda la información necesaria del resto de departamentos (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), calculando los ingresos esperados de las ventas y aplicando el desfase habitual entre el ingreso y el cobro, y entre la inversión y el pago,  para conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.

Desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica

Una cuestión de interés en el la elaboración y gestión de presupuestos de gastos-ingresos es su desglose en la contabilidad analítica. Gracias al desglose de estos presupuestos por centros de coste, todo el estudio de desviaciones se puede llevar a cabo teniendo como base esta unidad. Con ello, además de obtener las desviaciones por el global de la empresa, se puede llegar a un detalle mucho mayor, obteniendo una información clave para la toma de decisiones.

Se trata de una práctica especialmente útil para compañías con varias líneas de negocio. Su apoyo en la contabilidad analítica para el control de las rentabilidades de sus diferentes áreas puede verse completado ahora con el adecuado seguimiento de sus presupuestos y de las desviaciones producidas en los mismos, por cada línea de negocio o centro de costes.

La contabilidad presupuestaria desglosada por centro de costes, ayuda a estas empresas a aprender de los errores, corrigiendo aquellas estrategias que no han cumplido las expectativas y apoyando y reforzando a las acciones de negocio más efectivas.

A modo de conclusión

La adecuada elaboración y gestión de los presupuestos empresariales es una tarea compleja y que implica múltiples factores. Involucrando a la práctica totalidad de la empresa, la misma nos permite aprender del pasado, prever el futuro, controlar y corregir, como una herramienta clave para marcar el rumbo del negocio.

Relegada con frecuencia en un segundo plano, se trata de una práctica cuyo interés crece a consecuencia de la crisis y cuya automatización en el ámbito de la PYME avanza al mismo ritmo que la modernización global de estas compañías. Las medianas y pequeñas empresas evolucionan hoy, desde una visión del negocio como una vocación, hacia un enfoque más profesional de la empresa y de su gestión, en la que ya no importan sólo los ingresos, sino también la rentabilidad y en la que hay que sacarle rendimiento no sólo al esfuerzo, sino también a los recursos financieros disponibles.

No hay duda que cualquier inversión en tiempo y dinero, en un entorno como el actual, debe aportar un beneficio y, en este sentido, la adecuada planificación y gestión de presupuestos es una práctica altamente beneficiosa. Para que este proceso, además de efectivo, sea eficiente, las medianas y pequeñas empresas disponen hoy de un amplio conjunto de herramientas informáticas, pensadas para sus necesidades y que mejoran la productividad, con un rápido retorno de la inversión. Eso sí, para que la información obtenida a través de los mismos pueda aprovecharse al máximo, hay que contar asimismo con profesionales expertos en el análisis, y con una clara visión financiera del negocio.

La elaboración de presupuestos es una práctica importantísima para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y sector. Planificando intentamos predecir el futuro, tratamos de vislumbrar qué podría sucederle al negocio y al mercado en un período de tiempo determinado, con el fin de corregir o potenciar nuestras acciones y estrategias.

La gestión de presupuestos es una práctica importante en cualquier momento, pero que adquiere un significado aún mayor en épocas de crisis, cuando las desviaciones de lo planificado suelen ser mayores y los cambios de tendencia se suceden con mayor rapidez.

En un entorno económico como el actual planificar, presupuestar, comparar y corregir son acciones que pasan de ser recomendables, a convertirse en críticas para la marcha del negocio y es que ninguna compañía puede esperar hasta final del ejercicio para comprobar si se han cumplido sus expectativas. Se presupuesta sobre menores períodos de tiempo y se llegan a barajar varios presupuestos empresariales (algunos más pesimistas y otros más optimistas) complicando sobre manera la labor del financiero.

Y es que, en un mercado incierto, contar con un presupuesto empresarial viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de brújula para posicionar a nuestra compañía de la mejor manera posible en cualquier situación.

Los presupuestos  y la PYME

La elaboración y el control de presupuestos es un proceso complejo que implica, al menos en sus fases iniciales, a todas las áreas empresariales. La involucración de los más altos niveles directivos resulta clave, dado que los presupuestos empresariales y su organización deben atender, en última instancia, a los objetivos estratégicos de la compañía.

Se trata de una práctica saludable cuya utilidad hoy no se cuestiona en ninguna gran organización y a la que, sin embargo, muchas PYMEs todavía hoy no dedican la necesaria atención. Las razones son varias, entre ellas: la realización de presupuestos es un proceso cuyos beneficios, aunque claros, resultan difícilmente cuantificables y, más, cuando falta una base para la comparación. Se trata, asimismo, de una práctica a la que no obliga ninguna normativa, a diferencia de otras prácticas en el ámbito contable y financiero, y que con frecuencia se queda relegada a un segundo plano como otras tantas tareas “importantes pero no urgentes” en las pequeñas y medianas empresas.

A las necesidades de elaboración y gestión de presupuestos en las PYMEs se les presupone una menor complejidad, debido a su menor volumen de negocio, envergadura de procesos productivos y relación con clientes y proveedores. Una de las principales características de la gestión de presupuestos en estas empresas es asimismo su flexibilidad y agilidad para el cambio, frente a los presupuestos mucho más rígidos de las grandes organizaciones. Se trata de una característica que, bien aprovechada, podría convertirse en una ventaja competitiva y más en un entorno como el actual, siempre y cuando la misma no degenere en la ausencia de planificación y en la toma de decisiones “sobre la marcha” y basándose únicamente en la “intuición”.

Cualquier proceso que exige tiempo y esfuerzo, en una empresa, debe abordarse desde el punto de vista de su rentabilidad. Y no hay duda que, para la mayoría de las PYMEs, una adecuada planificación y gestión de presupuestos sería un ejercicio altamente rentable.

La elaboración y gestión de presupuestos de una manera formal permite saber mejor dónde estamos y a dónde vamos, ordenar y profundizar en el propio proceso, llevando a cabo una comparación real entre lo que la empresa esperaba y lo que está sucediendo en realidad. Sobre todo en épocas de crisis, una cuidadosa planificación de los presupuestos y un seguimiento de sus desviaciones nos ayuda a hacer un examen consciente de la rentabilidad y costes de todas nuestras áreas empresariales, detectando las incongruencias en los gastos y alcanzando el mejor posicionamiento posible de la compañía en cualquier situación, al igual que reforzando nuestra capacidad de reacción ante imprevistos.

El desfase entre ingresos y cobros, y el presupuesto de tesorería

Los presupuestos más utilizados en la PYME son los presupuestos de Gastos/Ingresos y el presupuesto de Tesorería. El primero de ellos, nos ayuda a situarnos en el futuro con respecto a nuestros ingresos y gastos. En función del desequilibrio entre estas dos variables, surgen las medidas de ajuste necesarias para mejorar nuestra posición. El presupuesto de ingresos y gastos no nos ofrece, sin embargo, una imagen real acerca del desfase que podría existir entre cobros y pagos, en un momento del tiempo determinado.

Son varias las partidas de gasto que no se materializan en un pago concreto o los pagos que no se contabilizan inmediatamente y en su totalidad como un gasto contable (las inversiones, las amortizaciones, etc.). A esto habría que sumar las inversiones financiadas y el desfase habitual entre el momento en el que se produce el gasto o el ingreso, y su materialización efectiva como cobro o pago. Estos desfases podrían afectar seriamente a la disponibilidad de recursos financieros en la compañía y a su capacidad de hacer frente a determinados pagos planificados o imprevistos, causando posibles perjuicios, como la necesidad de recurrir a financiación adicional y urgente con su coste correspondiente, etc. Para evitar todos estos riesgos, se hace necesaria, por tanto y en primer lugar, una adecuada planificación de los Ingresos y de los Gastos que apoye la mejora de los resultados, y por otro lado una planificación adecuada de los recursos financieros demandados y disponibles en cada momento que, llevada a cabo a través del presupuesto de tesorería, nos ayudará a cumplir estos objetivos de resultados marcados.

La adecuada gestión de los presupuestos de tesorería puede ayudar, de este modo, a conseguir importantes ahorros, permitiendo identificar a tiempo las puntas de financiación que vaya a necesitar la compañía, para una adecuada negociación de la financiación o de los plazos de pago con proveedores y clientes. Se trata, de este modo, de una ayuda indudable para adelantarnos y evitar que los acontecimientos nos “atropellen”, dejando un mínimo margen para la maniobra.

Apoyo a la negociación con bancos

Una característica importante de la crisis actual, que afecta de manera especial a las PYMEs, es la falta de financiación, a la que hay que sumar la desaceleración en el consumo y de la economía en general de crisis anteriores. La práctica imposibilidad para la mayoría de las medianas y pequeñas empresas de conseguir créditos hace que la adecuada planificación y gestión de presupuestos sea aún más importante.

La negociación con entidades financieras, aparentemente, no tiene mucho que ver con la gestión y planificación de presupuestos, pero en un momento como el actual, el presupuesto de tesorería es un indicador clave para conocer las necesidades de financiación en sus términos y cantidades exactas, con el fin de ajustar al máximo el beneficio fiscal y financiero obtenido con la financiación. El conocimiento detallado y a tiempo de las necesidades de financiación durante un período ayuda, asimismo, a llevar a cabo una negociación más ventajosa con la entidad financiera, utilizando como moneda de cambio por ejemplo el volumen de operaciones a través de distintos medios de cobro y pago, etc.

En posteriores artículos analizaremos otros puntos como el control de desviaciones, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica y desde nuestro punto de vista cuales deben ser las capacidades de un ERP en la elaboración de los mismos.