Universo ERP, el Blog DATISA

La facturación electrónica, sin lugar a dudas, será en el medio plazo un elemento habitual en el día a día de cualquier empresa. Se trata de la optimización de un proceso clave en las organizaciones, donde la eliminación de tareas manuales y del papel supondrá ahorros sustanciales en tiempos, costes y errores. Hoy por hoy, sin embargo, el mercado español está poco maduro en este aspecto. Las PYMEs, sobre todo, están poco preparadas para aprovechar las ventajas de la eFactura, donde la misma representa sólo la punta del iceberg de toda una serie de procesos que necesitan ser automatizados y optimizados a través de unas soluciones informáticas realmente útiles y fáciles de manejar.

Complejidad TI y estandarización

La incorporación de la factura electrónica a los procesos de gestión de las empresas no representa una complejidad tecnológica significativa, ya que la misma se podría haber abordado incluso con las TIs disponibles hace años. Desde el punto de vista técnico, los tres pilares para su aplicación: emisión, recepción y digitalización de facturas en papel, ya están resueltos. Los fabricantes de ERPs ya están desarrollando módulos concretos para la correcta emisión y recepción de las facturas electrónicas, y para su incorporación directa al proceso de gestión de facturación de las compañías, soportado por sus herramientas informáticas, donde la “cuestión caliente” es la coordinación entre el fabricante y la entidad certificadora.

Desde el punto de vista histórico, la eFactura tampoco representa algo totalmente innovador, ya que su precursor directo en el mercado – el EDI – ya está funcionando desde hace años. La amplia implantación de EDI en la gran distribución, por la presión de las grandes superficies, y su reducido uso en otros múltiples sectores donde el mismo podría haber aportado beneficios, nos lleva sin embargo al análisis de otro factor que hoy representa un punto de inflexión en la implantación masiva de la eFactura: la unificación de estándares.

La estandarización, clave para el desarrollo

La falta de un estándar claro en la aplicación de al eFactura afecta negativamente al desarrollo de las plataformas de gestión que la soportan, dado que obliga a los fabricantes de soluciones ERP a contemplar varios estándares de eFactura (lo que encarecería los desarrollos y, por ende, el coste de estos aplicativos de cara al usuario final) o a dar cobertura sólo a uno o a unos pocos de estos estándares (lo que limitaría su mercado). Se trata de un problema cuya solución necesita un esfuerzo no sólo nacional, sino también internacional o, por lo menos, al nivel de la Comunidad Económica Europea. En la actualidad, por suerte, los dos estándares más extendidos a nivel nacional e internacional parecen evolucionar hacia la convergencia.

La cuestión última para la adopción masiva de la eFactura, sin embargo, será la traducción de sus “promesas” en ventajas reales para todos los actores del mercado. Los beneficios de la facturación electrónica para las grandes compañías hoy resultan incuestionables, pero no siempre sucede lo mismo en la PYME.

Muchas de las medianas y pequeñas compañías, donde el volumen de facturas gestionadas no es tan elevado, ven la eFactura como una traba más en su difícil adaptación al mundo de las nuevas tecnologías, donde los costes podrían sobrepasar los beneficios (en términos de adquisición e implantación de nuevo software, del aprendizaje necesario para su manejo, etc.). A modo de ejemplo, la implantación de una herramienta para la digitalización de facturas en papel resulta difícilmente justificable en una empresa cuyas facturas impresas ocuparían unos pocos archivadores.

¿Cómo conseguir entonces que la Factura Electrónica sea ventajosa en la gestión de las PYMEs?

Volvemos a la necesidad de negar la implantación de las TIC porque “están de moda”, reivindicando la adopción de herramientas informáticas cuando las mismas realmente van a aportar valor a las empresas. Dicha premisa supone un reto y, a la vez, una oportunidad para los fabricantes de ERPs que deben ser capaces de crear herramientas de emisión, recepción y digitalización de facturas en papel efectivas, adaptadas a los procesos de facturación en la PYME, de fácil manejo para personal no experto y con un nivel de integración con los sistemas contables tal que el reaprovechamiento de los datos justifique la adopción de la facturación electrónica para la optimización de procesos y de las relaciones con la Administración.

La Unión Europea define la Administración Digital como: “la aplicación en las Administraciones Públicas de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, del cambio organizacional y de las nuevas habilidades, para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos, reforzando el soporte a las políticas de estos organismos”. Traducida al “lenguaje del día a día”, esta frase quiere decir más o menos que la eAdministración viene a facilitar las interacciones de los ciudadanos y de las empresas con los Organismos Públicos, para que las mismas se lleven a cabo de una manera más simple y segura.

En los últimos años, nuestro país había hecho un esfuerzo importantísimo en este aspecto, efectuando un cambio a la “española” para escalar varios puestos en los rankings europeos y mundiales. Sin embargo, la crisis también está afectando al desarrollo de la e-administración, como indican los últimos datos, España perdió 14 posiciones en el ranking que elabora la ONU sobre e-administración en el mundo.

Según los componentes analizados por Naciones Unidas, España renquea más en infraestructuras tecnológicas que en los otros dos aspectos (capital humano y servicios online), ya que ocupa el trigésimo quinto lugar. Por el contrario, es el undécimo país mejor preparado en capital humano y en servicios a través de internet es el vigesimotercero.

También estamos por debajo de la media del UE en la utilización por parte de las empresas de de Internet para relacionarse con la administración, según los indicadores ONTSI.

Impacto en los ERP´s

Actualmente en mayor impacto que puede tener la e-administración en los sistemas de gestión ERP son los relacionados con los temas tributarios. Además, la Agencia Tributaria ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto, facilitando las obligaciones fiscales por Internet.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del un 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones se presentan a través de la Red.

Este es un punto importante a tener en cuenta a la hora de valorar las prestaciones que nos ofrece nuestro ERP ya que nos puede simplificar muchísimo las labores administrativas, siendo más eficientes a la hora de cumplir con las obligaciones tributarias.

La AEAT responde

Como un paso más en el avance de la E-administración la Agencia Tributaria quiere mejorar su servicio de consultas a través de Internet.  En febrero comenzó una prueba piloto en el que responderá las dudas tributarias y aduaneras que puedan tener los obligados tributarios en las Comunidades Autónomas de Cataluña, Canarias y Asturias. La prueba piloto se ha restringido sólo a la contestación de solicitudes de información relativas al IRPF.

Para utilizar el servicio es necesario disponer de un certificado electrónico o un DNIe. Este se complementa con la publicación de textos normativos y doctrina administrativa, programa INFORMA, etc. como la atención individualizada de forma presencial, telefónica o escrita. En el caso de no serle de utilidad la respuesta dada por otros cauces es cuando se podrá acceder a formular la consulta por Internet.

Todavía es pronto para valorar este servicio, lo que está claro es que el avance de la e-administración es imparable y que este tipo de servicios ayuda a simplificar los trámites administrativos que tienen que hacer las empresas lo que las ayudará a ser más eficientes. Esperamos que la crisis no frene los avances de los últimos años.

En la última década, un importante número de Pymes ha informatizado sus procesos contables, subiendo varios escalones en cuanto a su modernización. Por desgracia, este esfuerzo no se ha visto acompañado de una automatización similar en el área de cobros y pagos, tal y como comentamos en otros post. Informatización que habría beneficiado no sólo a compañías concretas, sino a todo el mercado en general.

Y es que cuando hablamos de la gestión de los cobros y pagos, la mayoría de las Pymes afirman usar las ya tradicionales hojas de cálculo y poco más. Otro ejemplo clave para este bajo nivel de informatización en el ámbito de la tesorería, es por ejemplo el hecho de que para la ejecución de un proceso, como es la generación de remesas, un importantísimo número de estas organizaciones utiliza en exclusiva los programas de ayuda que le ofrecen sus entidades bancarias.

Se trata de las soluciones disponibles en las Webs de las diferentes entidades financieras que tienen una ventaja muy importante, y más en un momento como el actual: su gratuidad. ‘A caballo regalado, no le mires los dientes’ dice el refrán y parece que en este caso, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas se aplican el cuento, sin pararse a reflexionar siquiera sobre las lagunas de información y la dificultad en la toma de decisiones que podría implicar esta práctica.

A veces, lo barato sale caro

Aunque muchas organizaciones todavía no hayan entendido la importancia de la automatización y la lacra que suponen los procesos manuales, las entidades bancarias sí que lo tienen claro. Para facilitar los trámites y, sobre todo, para evitar que internamente se tenga que picar información, muchas de estas entidades ofrecen en la actualidad la posibilidad de que sus clientes se creen una pequeña base de datos en sus respectivas Webs, a través de la que se pueden generar y enviar las remesas correspondientes.

Algunas de estas soluciones facilitadas por los bancos son muy elaboradas y resultan francamente útiles, para salir del paso y también para resolver las necesidades de un autónomo o de una micro-pyme con remesas limitadas. Tal y como hemos comentado, además, su gratuidad es otro de sus importantes atractivos. Sin embargo, y cuando hablamos de compañías con un cierto volumen de cobros o cuyas consecutivas remesas engloban clientes diferentes, recurrir a este tipo de programas, en vez de abordar la informatización a través de soluciones específicas, puede ocasionar serias ineficiencias y múltiples peligros de error.

¿Cuáles son las desventajas para las compañías que gestionan sus cobros sin el apoyo de las herramientas informáticas adecuadas?

A continuación, enumeraremos las principales de ellas, hablando en primer lugar, de la pérdida de tiempo y esfuerzo en la introducción manual de la información.

En un programa integrado de tipo ERP con capacidades para la gestión de cobros y pagos, la información introducida por el usuario para un presupuesto, pasa automáticamente a pedido, de ahí a factura y de ahí origina unas previsiones, todo ello sin que el empleado haya tenido que introducir información adicional. Por el contrario, en una Pyme que carece de estos programas integrados, el usuario (que podría ser el contable o por ejemplo el administrativo) necesitará introducir la información repetidas veces, para la contabilidad, para la elaboración de la factura o para llevar sus previsiones con una hoja de cálculo, con la consiguiente pérdida de tiempo y peligros de error.

En el caso específico de la gestión de las remesas, un programa integrado generará automáticamente y desde contabilidad, un fichero con los datos de la remesa, para su envío al banco. Mientras, y si la empresa utiliza la herramienta gratuita de su entidad financiera, la misma tendrá que crear su propia base de datos en la Web de cada una de las entidades con las que trabaje, y reflejar cualquier cambio en los datos de clientes o en las particularidades de los cobros, para cada nueva remesa. Todo ello, hecho a mano, supone un esfuerzo y una pérdida de tiempo tremenda para cualquier organización.

El mejor remedio contra los errores es no cometerlos

Por otro lado, la necesidad de introducir información en múltiples programas diferentes y de manera manual, no sólo incrementa el peligro de error, sino que hace también que sea más difícil detectarlo y corregirlo. A modo de ejemplo, no es lo mismo tener que comprobar los datos en un único lugar o en una única fuente, al detectar cualquier anomalía, y realizar las pruebas y cambios correspondientes una sola vez, que tener que confirmar la veracidad de la información en todos los diferentes programas y hojas de cálculos que estemos manejando.

En la actualidad, pocos profesionales son capaces de cuantificar el coste de los errores cometidos en los procesos administrativos, lo que no hace que estos costes sean menos significativos. Porque en estos casos hay que contemplar, no sólo el coste concreto, por ejemplo, de un envío erróneo, sino también el esfuerzo empleado en descubrirlo y en subsanarlo y el daño que ha podido sufrir la imagen de nuestra empresa de cara a los clientes.

Por otro lado, con una gestión de los cobros con hojas de cálculo e introduciendo las remesas manualmente en las Web de los bancos, una Pyme difícilmente podrá manejar condiciones de pago, por ejemplo, del tipo: 20% a la entrega y 80% en un plazo de 30 días. Los errores en este tipo de cobros, en las compañías poco informatizadas, son muy frecuentes (como olvidarse de la condición pactada y solicitar el importe íntegro en la remesa). Dicho error, de nuevo, origina no sólo un coste, sino también un perjuicio para la imagen de la compañía.

En cambio, con un sistema de gestión de tipo ERP y capacidades avanzadas de tesorería, el usuario podrá reflejar fácilmente en las facturas y en los pedidos, una forma de pago y unos vencimientos determinados. Al realizar las consultas correspondientes, el programa facilitará automáticamente todos los vencimientos pendientes entre dos fechas, para la gestión de los cobros.

Se trata tan sólo de unos pequeños ejemplos de las ventajas que aporta un programa informático adecuado para la automatización de los procesos administrativos. Las grandes compañías son conscientes de estos beneficios desde hace mucho y aplican las TIC de manera intensiva para mejorar sus procesos y costes. Las Pymes españolas, o muchas de ellas, sin embargo, siguen a la zaga en el aprovechamiento de las nuevas tecnologías, cuando las mismas podrían resultar igualmente beneficiosas para la mejora de sus costes y de su rentabilidad.

Como ya hemos comentado en este blog en otras ocasiones, la contabilidad es el pasado, mientras que la tesorería es el futuro financiero de la empresa, donde la adecuada gestión de la tesorería ayudaría a predecirlo y a actuar en consecuencia.

A día de hoy, la mayoría de las pymes tienen informatizada el área de contabilidad y de facturación pero hay otras áreas dentro de la función financiera que pueden aportar grandes beneficios y más hoy en los tiempos que corren. ¿Entonces porque este tipo de empresas no han sabido ver las ventajas que supone la mecanización de esta área?
 

Algunos mitos

Para apoyar la popularización efectiva de las herramientas informáticas de gestión, y en especial de las soluciones de tesorería, en el ámbito de la pyme, hace falta derribar varios mitos o creencias equivocadas en este colectivo de empresa.

Uno de ellos es la creencia de que las pequeñas y medianas empresas no necesitan herramientas avanzadas para su gestión financiera, debido a su reducido tamaño y facturación. La complejidad de la gestión financiera, sin embargo, no depende únicamente del volumen total de facturación, sino del número de transacciones o facturas emitidas, de la complejidad de los productos financieros contratados o de la operativa general con bancos y un largo etc. Existen en este sentido “pequeñas” empresas en las que una buena gestión tesorera podría aportar un valor muy importante, siendo cada caso objeto de una evaluación particular.

Otro problema detectado en el ámbito de la pyme, debido más que otra cosa a la dejadez, es que muchas de estas empresas no se plantean la necesidad de una gestión adecuada y automatizada de sus “dineros” hasta que las mismas no se vean forzadas a ello o no tengan problemas financieros concretos. Y es que la buena gestión de la tesorería no es beneficiosa únicamente para las empresas “con problemas” y en busca de financiación. A modo de ejemplo, cuando una compañía va bien a nivel de facturación también se puede incurrir en un descubierto por la falta de previsión, lo que llevaría a la consiguiente penalización en comisiones. En el caso de que se trate de descubiertos muy importantes, dicha falta de previsión podría incluso afectar a la operativa industrial.

El verdadero objetivo de una buena gestión tesorera, de este modo, tanto en la gran empresa como en la pyme es garantizar el equilibrio de recursos financieros. Necesitamos que “ni nos sobre, ni nos falte”, evitando las penalizaciones o el pago de comisiones innecesarias en caso de descubiertos o préstamos, y garantizando por el otro lado que no tenemos “dinero ocioso”.
 

Un método contable pensado para las pymes

El uso de una solución para la gestión permite minimizar los costes de financiación, optimizar los recursos financieros, reducir los costes y tiempos de administración, y también llevar un mejor control de las operaciones con terceros. No en vano, algunas compañías usuarias de este tipo de soluciones han amortizado sus herramientas de gestión en un período inferior a los tres meses. ¿Por qué entonces un importante número de pequeñas y medianas empresas sigue sin contar con este tipo de herramientas?

Las razones son múltiples, siendo la principal de ellas el conocimiento y la formación. Y es que, sumidas en su día a día, son pocas las pymes que paran a plantearse y a evaluar las ventajas de la automatización en su actividad.

Otra de las razones es la dificultad de adaptar las soluciones de gestión de la tesorería diseñadas para grandes organizaciones al ámbito de la pyme. Y es que una reducción tal cual del precio, reduciendo también la funcionalidad pero sin la necesaria reingeniería de procesos que permita adaptar estos programas al funcionamiento de una pequeña y mediana empresa, podría suponer un importante sobrecoste y la dificultad para el uso práctico de la solución.

Durante muchos años, la gestión del circulante en las empresas se ha llevado a cabo generalmente siguiendo el método clásico o también llamado Método de Flujos. Dicho método consiste en el uso de las entidades bancarias correspondientes como fuente de información sobre los movimientos de las empresas. La conciliación de estos datos con las previsiones de contabilidad de las compañías permite calcular, de este modo, sus posiciones contables con el menor margen de error y realizar las correspondientes previsiones. Parece un modo de operar cómodo y lógico, que sin embargo no está exento de problemas, desde el punto de vista de una pyme.

Y es que este método clásico o de flujos es adecuado para la gestión de la tesorería en grandes organizaciones, donde estos procesos revisten una mayor complejidad y se llevan a cabo de manera separada de la gestión contable, cubriendo la gestión de un importantísimo volumen de información. La problemática de las pequeñas y medianas empresas en la gestión diaria de caja, sin embargo, es bien distinta.

A modo de ejemplo, las grandes organizaciones trabajan con cuentas de distintos países y, por tanto, tienen que utilizar cambios de divisas, seguros de cambio, etc. La gran cuenta, asimismo, suele hacer previsiones a más largo plazo que una pyme. Las pequeñas y medianas compañías, por otro lado, se enfrentan a problemas más sencillos, y explorar estas diferencias ha permitido plantear su gestión de la tesorería de una manera diferente. Un ejemplo para ello podría ser el planteamiento de la gestión de cobros y pagos a partir de las previsiones, algo impensable desde una gran cuenta.

Para hacer que la gestión tesorera en las pymes sea más sencilla y menos laboriosa, se ha elaborado un nuevo método de gestión que podríamos llamar Método Contable. Su principal diferencia respecto al Método de Flujos consiste en obtener las realizaciones directamente desde la contabilidad, en vez de recurrir a la entidad bancaria. Gracias a ello, en el sistema informático se necesitarían comparar con el banco únicamente  los movimientos que no se han realizado.

Se trata de un método difícilmente aplicable en una gran empresa, pero tremendamente ventajoso para una pequeña o mediana compañía, donde la contabilidad y la tesorería normalmente se llevan a cabo por una misma persona o departamento de manera conjunta. Eso sí, para la efectiva aplicación de este método, hace falta que la organización tenga su contabilidad al día.

En resumen hoy cualquier compañía puede disponer de herramientas de gestión financiera especialmente diseñadas para ellas. ¿Que pensais porque no se animan más empresas a disponer de este tipo de herramientas?

Hoy en día, el fantasma de los recortes ronda a un importante número de organizaciones, a algunas de ellas, porque no les queda más remedio y, a otras, porque como dicen todos, ‘hay que ahorrar’.

Los recortes bien planteados, después de evaluar los resultados del negocio y su proyección, son una herramienta potente para afrontar coyunturas como la actual. Por desgracia, junto con estas iniciativas, hoy también se observan los recortes ‘a ciegas’, que por lo general plantean la reducción no ponderada de todas las partidas presupuestarias. Dichas políticas no sólo no le ayudan a la organización, sino que además hacen peligrar su futuro.

Los pilares de una política de recortes ‘inteligente’

Para llevar a cabo una política de recortes inteligente, necesitamos contar con el apoyo de tres herramientas básicas de gestión financiera: la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y el control de la tesorería.

El primer reto que hay que afrontar, en el camino, es la elaboración de un presupuesto contable que sea coherente y con el que podamos trabajar. Dicho presupuesto necesita abarcar todos los grandes conceptos de gastos e ingresos de la organización, para el ejercicio y, dada su complejidad, resulta muy recomendable que en su elaboración, nos apoyemos en  herramientas informáticas avanzadas. Estos programas contables, no sólo evitar los esfuerzos innecesarios en el proceso, sino que también garantizarán la fiabilidad de los valores que estemos manejando.

Si la empresa ya cuenta con un nivel de automatización básico de sus procesos financieros, los datos de sus gastos e ingresos pasados ya estarán almacenados en su sistema de gestión y con el mismo, y en base a estos históricos, se podrá generar un primer borrador de presupuesto en cuestión de minutos. El financiero o gerente, a su vez, podrá revisar y modificar dicho borrador, repercutiendo los cambios en el entorno (por ejemplo, el encarecimiento de los carburantes); las nuevas tendencias y sus propias estimaciones y consideraciones estratégicas.

Por otro lado, y para que los datos de nuestro presupuesto contable sirvan para algo más que para enmarcar, también precisamos poder controlar su realización en tiempo real. Si no, sería imposible registrar las desviaciones e introducir las correcciones pertinentes. Esta labor, de nuevo, es prácticamente imposible de llevar a cabo con fiabilidad, si contamos únicamente con lápiz y papel, o con hojas de cálculo. Nuestro contable, de este modo, necesita contar con una armadura (entiéndase, un programa financiero) en condiciones, con el que sea capaz de proyectar un resultado del negocio mes a mes.

La complementariedad entre el presupuesto contable y tesorero

Por otro lado y sin olvidar sus beneficios, el presupuesto contable también arroja dos limitaciones importantes para el asunto que tenemos entre manos: su principal elemento de control es la cuenta contable (o formulaciones de cuentas contables) y el principio del devengo, que hace que los movimientos de los presupuestos contables no coincidan con los flujos de caja registrados por la organización. Estas limitaciones hacen que, para desplegar una política de recortes realmente efectiva, al análisis financiero realizado hasta ahora, se le tenga que añadir un segundo aspecto, que es el presupuesto de tesorería.

La generación del presupuesto de tesorería, con un programa de gestión avanzado, transcurre de manera similar al contable. El programa utilizará toda la información histórica acumulada para articular un borrador que, a continuación, el gerente o financiero podrán modificar en función de su experiencia, intuición y también de sus necesidades.

Un beneficio adicional del presupuesto de tesorería, es que no sólo aporta datos acerca del presente y pasado de la organización, sino que también permite proyectar su resultado hacia el futuro, facilitando aún más los procesos de control y corrección.

Con ambas herramientas de presupuestación contable y tesorera, una organización de este modo podrá articular una estructura financiera capaz de soportar sus iniciativas de negocio y abordar los recortes pertinentes, en la cuantía pertinente y sólo en aquellas áreas de la empresa en las que efectivamente hay recursos desaprovechados o donde estos recortes no pondrán en peligro el futuro de la organización.

Análisis sin parálisis

Tener la información de gastos e ingresos al nivel del CIF y plantear unos recortes por partidas de gasto, sin embargo, no resulta suficiente para una organización que opera a través de diferentes centros o líneas de negocio. Por lógica y para realizar un análisis adecuado, antes de ‘cortar’, dicha organización también necesitará conocer los costes y rentabilidades desglosados por cada uno de estos centros o líneas de negocio diferentes. Esta información, de nuevo, puede obtenerse fácilmente con un programa de contabilidad analítica, que automatiza no sólo el análisis, sino la propia imputación de estos costes, con un reparto analítico desde la propia facturación.

La Contabilidad Analítica automatizada facilita el control de las rentabilidades y costes registrados con este desglose y también proyecta estos resultados a futuro, si la incorporamos al proceso de planificación contable y tesorero.

De este modo, y con la ayuda de estas tres herramientas contable, presupuestaria y analítica, ahora podremos articular una ‘foto completa’ de la organización y su gerente, por fin, podrá trazar una estrategia de recortes y de incentivos adecuada para salir a flote y, por qué no, para crecer.