Universo ERP, el Blog DATISA

A finales del año 2011 publicamos un post, sobre la utilización de subclases en las declaraciones de IVA/IGIC, ahora volvemos a insistir en este tema, dada su importancia e invitamos a reflexionar sobre la codificación de nuestros impuestos.

Al igual que el IVA, la generación de las declaraciones del IRPF es automática. Lo único que tenemos que hacer, es registrar estas facturas, asegurándonos que la clase y subclase de retención es correcta.

En la nueva versión, que DATISA, está preparando para el  año 2013. Se ha añadido un nuevo campo,  para ampliar el número de casos soportados y facilitar el trabajo en la generación de estas declaraciones. (Mensuales, trimestrales e informativas)

Como se define en DATISA

 Se tiene que dar de alta un conjunto de datos, denominados Tipos de impuestos, que nos permitirá la confección automática de las declaraciones de IVA, IGIC y Retenciones de IRPF.

Cada tipo de impuesto se define con diferentes fechas, indicando en que periodos se aplican los porcentajes de impuestos o retención. Para ampliar sobre este tema recomendamos la lectura del apartado de “Función Destacada DATISA HOY”.

Además para las retenciones hay que definir:

Clase de retención, se indica mediante una letra mayúsculas, y determina los modelos en los que se declaran.

Subclase, sirve para hacer matices a la clase.

Algunos ejemplo de su utilización en el modelo 190 “Rendimiento trabajo especie”, clase “C” subclase “E”, en el modelo 180 “Arrendamientos urbanos en especie”, clase “U” subclase “E”, en el modelo 193 “Part. Fondos Propios asisten a juntas”, clase “J” subclase “1”, “Rendimientos. Fondos Propios, rendimientos exentos, clase “J” subclase “6”, “Cesión capitales, intereses título privado” clase “V” subclase “A”.

Base de retenciones, escoger entre realizar el cálculo sin impuesto o con impuestos.

Tipo (porcentaje) de retención y Cuenta contable para contabilizar la retención.

 Parámetros para las Retenciones

En estas imágenes se indica que clase y subclase de retención, hay que definir en  nuestra aplicación, para determinarlas, es necesario conocer la Declaración, el Epígrafe y Subepígrafe de la declaración informativa.

Como ya hemos mencionado, a partir de la versión 5.9.1 y 6.5.1 es posible soportar subclases de retenciones, que ayudarán en la elaboración automática de las declaraciones autoliquidaciones (mensuales y trimestrales) y las declaraciones informativas (anuales, con relación de perceptores). La compatibilidad entre las clases de versiones anteriores está garantizada.

Hay que tener en cuenta, que si se  informa alguna subclase que no está especificada, al generar las declaraciones el programa actuará como subclase espacio.

En los casos que no haya retenciones pero que la operación tenga que incluirse en un modelo de declaración informativa (190, 180, 193 o 296) indique la clase que corresponde al modelo y porcentaje 0.

Si se trata del impuesto de la Renta de no residentes, defina según su criterio una subclase para cada combinación Clase – Subclase que se presente en su organización, y utilícela siempre con la clase N.

Al generar el modelo 296 deberá indicar la clase y subclase que corresponde a cada una de las subclases utilizadas.

Obtención Declaración

Si se ha informado correctamente, los datos mencionados en el apartado anterior. La obtención de las declaraciones es muy fácil y su funcionamiento es idéntico en todos los casos.

Indicando  el año de la declaración, período impositivo (Anual-A, Trimestral 1T, 2T, 3T, 4T, Mensual 01, 02, 03), libros de las facturas recibidas y fecha de presentación. La aplicación presenta un cuadro de acciones, como, modificación de los datos de la declaración, modificar datos de la forma de pago, imprimir borrador, testear incidencia AEAT, obtener fichero AEAT, declarar ahora, asiento contable, emisión de cartas y certificados, registrar histórico.

En este post “Obligaciones impositivas a través de la aplicación de DATISA”, detallamos cómo elaborar las declaraciones.

Un supuesto tributario, en general poco frecuente, que conviene conocer, y al que ahora se añaden nuevos casos es el de “inversión del sujeto pasivo”

El concepto tributario de “inversión del sujeto pasivo” está definido desde la misma aparición de la LEY DEL IMPUESTO DEL VALOR AÑADIDO y de la LEY DEL IMPUESTO GENERAL INDIRECTO CANARIO para referirse a los supuestos en los que el “sujeto pasivo” (la persona física o jurídica que la ley designa como obligada a cumplir las prestaciones tributarias, es decir, a declarar y pagar los impuestos) se invierte (con el significado de dar la vuelta) para que sea el receptor del bien o servicio, en lugar del que entrega o presta el servicio. En la práctica, esta situación se presenta cuando hay adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios, importación de servicios exteriores, y con algunas operaciones no sujetas.

La definición del sujeto pasivo del impuesto se describe en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, en los artículos 84 para entregas de bienes y prestaciones de servicios, 85 para las adquisiciones intracomunitarias y 86 para importaciones.

A los supuestos de inversión del sujeto pasivo se han añadido recientemente mediante la Ley 7/2012, de 29 de octubre, los de Entrega de bienes inmuebles cuando se renuncie a la exención o cuando la entrega se realiza en ejecución de garantía, y los de Ejecuciones de obra inmobiliaria consecuencia de contratos directamente formalizados entre el promotor y el contratista que tengan por objeto la urbanización de terrenos o la construcción o rehabilitación de edificaciones (ver nota informativa de la AEAT).

Entre los supuestos más conocidos de inversión del sujeto pasivo citaremos la Adquisición intracomunitaria de bienes (a diferencia de las importaciones intracomunitarias que el IVA se graba al pasar por adunas), y la de Servicios prestados desde el exterior (incluyendo los de Canarias, países comunitarios y extranjero). Hay más.

Registro y contabilización de facturas

Las facturas que originan inversión del sujeto pasivo deben registrarse en el Libro de Registro de Facturas Recibidas indicando el impuesto autorepercutido. En la actualidad ya no es necesario emitir una autofactura (en la que el expedidor y el receptor son el sujeto pasivo) para justificar el impuesto, y como consecuencia, tampoco su registro en los Libros de registro de expedidas y de recibidas. Las mismas observaciones son para el modelo 340 para presentación de los libros por internet.

En el asiento contable se abonara al proveedor el importe de su factura, con cargo a la cuenta de gastos, y se abonará la cuota de impuesto repercutido a la cuenta de Hacienda Pública acreedora por impuestos indirectos, con cargo a Hacienda Pública deudora por impuestos indirectos. Si es de aplicación la Regla de prorrata, el cargo a H.P. deudora será por la cuota deducible, y la parte no deducible incrementará el importe de la compra.

Declaraciones de autoliquidación y resumen anual

En las declaraciones de autoliquidación de IVA modelo 303 o 322 y de IGIC modelo 410, 411 o 420, no existen casillas específicas para este caso, por lo que las bases y cuotas correspondientes se acumularán en las del porcentaje adecuado como impuesto devengado y como deducible en operaciones interiores. Se exceptúa en los anteriores las adquisiciones intracomunitarias de bienes (no de servicios) que sí tienen casillas propias.

En la declaración Resumen anual de IVA modelo 390, las bases y cuotas de adquisiciones intracomunitarias de bienes y de servicios disponen de casillas concretas por Tipo (porcentaje) de IVA, y los otros supuestos de inversión del sujeto pasivo sin discriminar por porcentaje.

En la declaración Resumen anual de IGIC modelo 425 se especifica el acumulado de cuotas devengadas por inversión del sujeto pasivo, sin detallar la base. Las bases y cuotas deducibles por este concepto se acumularán con las restantes de operaciones interiores.

Declaraciones informativas de operaciones con terceros

En la declaración informativa de operaciones intracomunitarias con terceros, modelo 349, se incluye una relación de declarados con el volumen de operaciones, especificando las que corresponden a bienes y a servicios, tanto de importación como de exportación, y sin límite inferior.

En la declaración anual operaciones con terceros modelo 347, las compras que originan inversión del sujeto pasivo se acumulan a las restantes compras más impuestos del proveedor, y se incluyen todas las operaciones en el territorio español (es decir, de la Península y Baleares, y las de Canarias). En el modelo 415 de operaciones anuales con terceros en la Comunidad Canaria se sigue el mimo criterio que para el modelo 347.

En todas las declaraciones informativas, el volumen de operaciones no se incluye el impuesto devengado por inversión del sujeto pasivo.

En esta ocasión, vamos a dedicar este post a una consulta que nos han realizado sobre los Libros de Registro en materia de IVA, y de IGIC. Para ello empezaremos desde el principio,  los Libros de Registro en materia de IVA, y de IGIC, salvo en lo referente a operaciones intracomunitarias, son obligatorios para las actividades empresariales y profesionales desde la implantación del Impuesto del Valor Añadido en el año 1986, y su contenido, plazos, etc. está regulado por el “Reglamento del Impuesto del Valor Añadido”, cuya última actualización se publicó en el BOE a través del Real Decreto 1624/1992.

El cambio más importante desde su implantación es, indudablemente, la aparición del Modelo 340, cuyos fundamentos legales iniciales se publican en septiembre de 2007, por los que debía ser obligatoria la presentación de los “libros” en formato digital para todas las empresas, mensual o trimestralmente, a partir del año 2009. A finales de diciembre de 2008 se estableció que inicialmente solo fuese preceptivo para las empresas que solicitasen la “devolución mensual del IVA” (o del IGIC), retrasando la obligatoriedad para las restantes hasta el año 2012, y posteriormente hasta 2014.

Aunque el tema de los Libros es veterano y universal, y por tanto conocido, no estará de más hacer un repaso de algunos matices que, con la costumbre, hemos podido olvidar.

¿Cuáles son los Libros registro?. Los empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA deben llevar obligatoriamente (los que procedan):

1. Libro registro facturas expedidas
2. Libro registro facturas recibidas
3. Libro registro de bienes de inversión
4. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias
5. Libros registros especiales (Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección; Compensaciones a sujetos pasivos en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca; Libro registro de operaciones realizadas en el régimen simplificado; y Registro de operaciones incluidas en el régimen especial aplicable a los servicios prestados por vía electrónica).

El Libro de facturas expedidas deberá incluir las facturas o documentos sustitutivos expedidos, incluso los de operaciones exentas y de autoconsumo, con la siguiente información: Serie y Número de factura, Fecha de expedición, Fecha de realización de las operaciones si es distinta de la de expedición, Nombre o razón social del destinatario, Identificación fiscal, Base del impuesto, Tipo (porcentaje) y Cuota, siempre en euros. Deben estar ordenados por número de factura (y por fecha de expedición).

El Libro de facturas recibidas, semejante al anterior, sustituyendo la identificación de la factura por el número de recepción, y los datos del destinatario por los del expedidor. Se ordena por número de recepción. Es importante destacar que no es necesario que figure la fecha de expedición, y que para cumplir el Reglamento es inevitable entremezclar facturas de distintos periodos de declaración. Otra observación importante es que la cuota a registrar es la soportada, no la deducible cuando no coincida.

El Libro registro de bienes de inversión solo es para las empresas que estén en “regla de prorrata”, es decir, a las que por desarrollar actividades sujetas y no sujetas no pueden deducir la totalidad del impuesto indirecto soportado. Su cometido es calcular (y justificar) la “regularización por inversiones” a incluir en la última declaración autoliquidación de IVA o IGIC del año cuando las diferencias entre los porcentajes de “prorrata anual definitiva” del año de adquisición y del año de declaración sobrepasan unos umbrales.

El Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias tampoco es habitual, ya que no recoge operaciones intracomunitarias de envío o recepción de bienes para la realización de los informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70.Uno.7.º letra b) de la Ley 37/1992, y transferencias y adquisiciones intracomunitarias de bienes comprendidas en los artículos 9.3.º y 16.2.º, incluidas las contempladas en las excepciones de las letras e), f) y g) del artículo 9.3.º.

El Libro registro de bienes usados recogerá cada una de las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen del beneficio de cada operación. Incluirá para cada bien su Descripción, Número factura de compra, Precio compra, Número de factura de venta, Precio de venta IVA incluido e IVA repercutido.

El Libro de compensaciones a agricultores, ganaderos y pescadores es similar al de facturas recibidas, aunque en este no hay facturas expedidas por los sujetos pasivos sino recibos firmados, y como cuota soportada se consigna el importe de la compensación. O sea, es más una cuestión de léxico.

Como este post se nos ha quedado corto, en próximos post comentaremos el Modelo 340 y otros aspectos relacionados con este tema.

La Unión Europea define la Administración Digital como: “la aplicación en las Administraciones Públicas de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, del cambio organizacional y de las nuevas habilidades, para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos, reforzando el soporte a las políticas de estos organismos”. Traducida al “lenguaje del día a día”, esta frase quiere decir más o menos que la eAdministración viene a facilitar las interacciones de los ciudadanos y de las empresas con los Organismos Públicos, para que las mismas se lleven a cabo de una manera más simple y segura.

En los últimos años, nuestro país había hecho un esfuerzo importantísimo en este aspecto, efectuando un cambio a la “española” para escalar varios puestos en los rankings europeos y mundiales. Sin embargo, la crisis también está afectando al desarrollo de la e-administración, como indican los últimos datos, España perdió 14 posiciones en el ranking que elabora la ONU sobre e-administración en el mundo.

Según los componentes analizados por Naciones Unidas, España renquea más en infraestructuras tecnológicas que en los otros dos aspectos (capital humano y servicios online), ya que ocupa el trigésimo quinto lugar. Por el contrario, es el undécimo país mejor preparado en capital humano y en servicios a través de internet es el vigesimotercero.

También estamos por debajo de la media del UE en la utilización por parte de las empresas de de Internet para relacionarse con la administración, según los indicadores ONTSI.

Impacto en los ERP´s

Actualmente en mayor impacto que puede tener la e-administración en los sistemas de gestión ERP son los relacionados con los temas tributarios. Además, la Agencia Tributaria ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto, facilitando las obligaciones fiscales por Internet.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del un 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones se presentan a través de la Red.

Este es un punto importante a tener en cuenta a la hora de valorar las prestaciones que nos ofrece nuestro ERP ya que nos puede simplificar muchísimo las labores administrativas, siendo más eficientes a la hora de cumplir con las obligaciones tributarias.

La AEAT responde

Como un paso más en el avance de la E-administración la Agencia Tributaria quiere mejorar su servicio de consultas a través de Internet.  En febrero comenzó una prueba piloto en el que responderá las dudas tributarias y aduaneras que puedan tener los obligados tributarios en las Comunidades Autónomas de Cataluña, Canarias y Asturias. La prueba piloto se ha restringido sólo a la contestación de solicitudes de información relativas al IRPF.

Para utilizar el servicio es necesario disponer de un certificado electrónico o un DNIe. Este se complementa con la publicación de textos normativos y doctrina administrativa, programa INFORMA, etc. como la atención individualizada de forma presencial, telefónica o escrita. En el caso de no serle de utilidad la respuesta dada por otros cauces es cuando se podrá acceder a formular la consulta por Internet.

Todavía es pronto para valorar este servicio, lo que está claro es que el avance de la e-administración es imparable y que este tipo de servicios ayuda a simplificar los trámites administrativos que tienen que hacer las empresas lo que las ayudará a ser más eficientes. Esperamos que la crisis no frene los avances de los últimos años.

Con el avance de la e-administración y de la sociedad de la información en el mundo de la empresa, la digitalización de las comunicaciones es ya un hecho. En ambos casos esta digitalización conlleva una mejora en la eficiencia, pero además, una de las ventajas primordiales en esta modernización, sin duda, ha sido evitar el fraude y falsificación de documentos,  y es aquí donde entran en juego los certificados.

Generación de certificados

Los certificados son un conjunto de datos, que permiten firmar digitalmente una operación, unos datos, o cualquier cosa que exista en el mundo digital. Esta firma consiste básicamente en usar una formula matemática cuyo resultado (la firma electrónica) podrá ser verificado por cualquier persona que tenga acceso a la firma y a los datos firmados.

Sin embargo, cualquier ordenador es capaz de generar tantos certificados como crea oportuno, por lo que se necesita de una tercera entidad que de fe que tu eres el poseedor del certificado que estas usando. Esa tercera parte son las autoridades certificadoras, o CA que hacen las veces de notario en el mundo digital.

Siguiendo las analogías con los notarios, en el mundo analógico, las CA son quienes dan fe de los poderes que tiene una persona para realizar determinadas operaciones, en representación de la empresa. Para ello, lo que hacen Las CA es extender certificados a esa persona concreta.

Los certificados de persona jurídica, además del nombre de la empresa, llevarán el nombre de la persona física a quien se le concede. No hay más controles sobre que documentos en concreto puede firmar una persona u otra con su certificado de la empresa.

Problemas de seguridad

Aunque, quizás sería más interesante comparar los certificados con llaves, ya que si pierdes una llave, cualquiera que la encuentre puede usarla, salvo que cambies la cerradura. Si un certificado queda comprometido, hay que avisar a la CA para que lo revoque, ya que si no, cualquiera con acceso a este puede hacerse pasar por la persona a la que se expidió el certificado. Por eso es muy importante usar las contraseñas.

En caso de que el ordenador con el certificado haya sido infectado, hay que comprobar si el virus era un “Key logger”, deberemos dar por sentado que el certificado esta comprometido y revocarlo pidiendo uno nuevo.

Ahora, llegamos a la pescadilla que se muerde la cola, ¿como sabemos que la CA no ha sido creado por cualquiera (y está intentando estafarnos) para esta firma en concreto? No lo sabemos a priori, por ello, aquellos que aceptan firmas electrónicas crean listas con aquellas CA que aceptan. Por ejemplo para comprobar que un programa no es un virus, nuestro sistema operativo, lleva una de estas listas incorporada, de forma que le permite reconocer quien es el fabricante de un software (concretamente en los drivers).

¿Qué certificado usar?

Los certificados tienen varias utilidades “técnicas” diferenciadas, de forma que, entre otras cosas, existen certificados que sirven para firmar aplicaciones, y certificados que sirven para “Asegurar la identidad de un equipo remoto”, siendo estos últimos los más comunes, y los que tenemos que usar para firmar las facturas, los impuestos, etc…

Si ya tenemos un certificado instalado en el sistema (en Windows se encuentran instalados por fuerza en el navegador), para poder verlo, tendríamos que ir a Herramientas > Opciones de Internet > Contenido > certificados. Al hacer doble clic sobre el certificado que queremos, nos pondrá en la parte superior las utilidades “técnicas” para las que se permite el uso del certificado en concreto. En caso de que aparezca la cadena “Asegura la identidad de un equipo remoto”, significa que ese es un certificado válido… siempre que lo haya emitido una CA aceptada.

Para trabajar con las administraciones públicas, a día de hoy, el ministerio de industria mantiene una lista con los prestadores de servicios reconocidos para estos menesteres. Si el certificado lo vamos a usar para trabajar con la administración española, el uso de uno de estos certificados es lo más conveniente.

Uno de los que más fácil de obtener es el la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, aunque tenemos que ir físicamente a recogerlo una vez obtenido si no lo dejamos caducar su renovación es muy sencilla y sin coste.