Universo ERP, el Blog DATISA

Como era de esperar el año 2011 ha sido un año complicado para la mayoría de las pymes. En este escenario, cobra si cabe, mayor importancia las herramientas de gestión empresarial que nos ayudan a tomar decisiones rápidamente y poder reaccionar de manera ágil ante los acontecimientos.

Por otro lado, también los ERP´s nos ayudan a aumentar la productividad si sabemos utilizar sus capacidades correctamente.

La vocación de este blog ha sido siempre poner encima de la mesa todos estos temas y tratar de ofrecer información de calidad. El equipo que gestiona esta bitácora ha analizado los post  más leídos y los que nos han parecido más interesantes pudiéndolos clasificar en varios apartados:


Relacionados con la gestión administrativa de la internacionalización de la empresa

Una de las posibilidades que han contemplado las compañías en general, como salida a la crisis, ha sido aprovechar algunas de las oportunidades que nos ofrece la globalización. Por un lado podemos “traer” productos de fuera a precios más competitivos y por otro podemos ampliar nuestro mercado dirigiéndonos a otros países. Los artículos más visitados sobre estas materias han sido:

• Contabilización de facturas de importación
• Como realizar la comprobación del NOI (Número de Operador Intracomunitario)
• Contabilización de facturas de exportación

E- administración

Las empresas siguen demandando a las Administraciones Públicas un esfuerzo aún mayor, sobre todo simplificando trámites y haciendo más accesibles estos a través de Internet, ya todavía quedan muchas gestiones que hay que realizar de forma presencial.

Reducir costes administrativos, aprovechando los recursos que nos ofrece la posibilidad de realizar gestiones a través de la administración electrónica, también ha sido una de las categorías más visitas. Podríamos destacar dos argumentos fundamentalmente:

• Tributación por Internet y Notificaciones Telemáticas
• Gestiones para el Registro Mercantil

Como Elegir un ERP

También hemos propuesto, a partir de varios puntos de vista, la posibilidad de ir esclareciendo algunos factores que será preciso tener en cuenta para escoger la mejor herramienta de gestión empresarial que se ajuste a las necesidades de cada empresa. Sobre este asunto sobresalen dos apartados:

• Pautas para elegir un ERP
• Posibilidades del Cloud Computing

Usuarios

En junio del año pasado habríamos una sección que poco a poco ha ido ganado peso, un apartado específico para los usuarios de nuestras aplicaciones que también nos gustaría acentuar y desde la que se ha pretendido señalar algunos trucos.

Durante el año 2012 queremos seguir trabajando en contenido sobre estas y otras cuestiones, todas relacionadas con la gestión empresarial y los ERP´s. Ya nos diréis que os parece. Nos encantaría que nos propusieseis temas. Nos vemos en la blogosfera.

La Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro, Modelo 340, cuya presentación iba a ser obligatoria para todas las empresas a partir de 2009, y que se retrasó para las empresas no inscritas en el Registro de Devolución Mensual de IVA o IGIC al año 2012, será retrasada de nuevo hasta el año 2014 de aprobarse el R.D. en proyecto anunciado por AEAT, como ya os comentamos en nuestro anterior post.

El espíritu con el que nacía esta norma era reducir el fraude e incrementar la liquidez de las empresas españolas, una medida muy interesante en un momento económico como el actual que nos beneficiaría a todos.

Sin embargo, la entrada en vigor de la normativa representa un serio desafío, tanto para los propios sistemas de información de la Administración, como para todas aquellas compañías que no tienen sus procesos de gestión contables suficientemente informatizados y automatizados debido al gran volumen de datos que maneja la declaración. Y este es el motivo esgrimido para retrasarla de nuevo.

Un problema tecnológico para la pyme

El principal problema que supondrá la entrada en vigor de la nueva normativa para las empresas que no dispongan de unos procesos contables adecuadamente informatizados (con contabilidad de forma manual o a través de hojas de cálculo, o con programas que no se hayan adaptado para cumplir esta obligación) será la necesidad de dar de alta manualmente todos sus datos de facturas en el Programa de Ayuda de la AEAT, con la correspondiente pérdida de tiempo y riesgo de errores (imaginemos la necesidad de subir manualmente cada mes la cantidad, por ejemplo, de 2.000 facturas). Hay que contar además, con el tiempo en el que el programa de la AEAT lleva a cabo un chequeo para avisar sobre posibles anomalías y que permite la corrección de los errores.

La normativa preocupa, también, y mucho a otro colectivo que es el de las asesorías fiscales que, como un escalón intermedio de agentes sociales con certificados para la presentación colectiva de declaraciones del IVA e IGIC, podrían verse totalmente desbordadas si tienen que llevar a cabo la declaración de forma manual para todos sus clientes.

A un sólo clic de ratón

Sin embargo, a día de hoy ya hay empresas que están presentando el 340. Todas aquellas inscritas en el REDEME o Registro para la Devolución Mensual del IVA/IGIC, en el que puede registrarse cualquier empresa, con la condición de presentar mensualmente las autoliquidaciones de IVA o IGIC, y el 340.

La presentación del modelo 340, puede implicar un importante cambio organizativo para muchas empresas, como es tener la contabilidad al día (hoy todavía existen organizaciones que la actualizan con meses de retraso), o por lo menos la parte correspondiente a las facturas. El principal reto de la normativa es la disponibilidad de sólo 20 días desde el cierre de cada período (sea la tributación mensual o trimestral) para la recopilación y el envío de toda la información. Para ello una buena solución informática es imprescindible.

Algunas soluciones de gestión ERP, facilitan la recopilación de la información acerca de las facturas emitidas y recibidas, gracias a su propia filosofía de trabajo. A diferencia del modelo ERP tradicional, en el que las facturas se introducen a través de la contabilidad y, una vez detectada una cuenta de IVA, el programa pide más información, existen soluciones de contabilidad que ofrecen una entrada de asientos ordinarios y otra específica de facturas, gracias a lo que el sistema de gestión genera automáticamente todo lo relacionado con esta factura, incluidos los asientos contables.

Este enfoque diferencial, es una filosofía fundamentada en el dato único y en su máximo aprovechamiento por todo el sistema de gestión, que aporta ventajas no sólo a nivel de la toma de decisiones, sino también para el ahorro de tiempos y la reducción de errores en las tareas administrativas.

En un sistema de gestión avanzado y que integra los datos a todos los niveles, toda la información acerca de las facturas ya está disponible en el sistema. Con los ajustes adecuados, esta información de facturas se puede utilizar para la generación de un fichero acorde al modelo 340 con un solo click del ratón, con el fin de incorporarlo a continuación y de manera igualmente rápida a la Web de la AEAT, utilizando un certificado digital.

De nuevo la competitividad…

Si ya hay empresas que se están beneficiando de la devolución mensual del IVA ¿Por qué no lo pueden hacer todas? Con la tecnología existente ya es posible hacerlo de manera sencilla, sin que suponga una gran carga para las empresas.

¿No se debería de dar un mayor impulso a las TI, para poder abordar este tipo de retos y otros muchos relacionados con la competitividad de nuestras organizaciones? ¿Es un problema de mentalidad? ¿Qué opináis?

Os dejamos un enlace con nuestra particular recopilación sobre este tema.

Inauguramos la sección dedicada a los usuarios del ERP de DATISA tal y como os comentábamos en un post anterior. En esta ocasión hablaremos de como obtener el impuesto de Sociedades.

El día 1 de julio se abrió el período de la declaración-liquidación  del impuesto de sociedades para los ejercicios contables que comiencen entre 1 de enero del 2010 al 31 de diciembre del 2010, a través del modelo 200.

En esta declaración se incluyen datos relativos a la empresa como el NIF  de la entidad declarante, fecha inicio y fin del período impositivo, razón social de la empresa, personal asalariado… Y  una gran cantidad de datos contables entre los que están balance de situación, pérdidas y ganancias, estado de ingresos y gastos reconocidos en el ejercicio, estado total de cambios en el patrimonio neto.

La tarea de presentación de este impuesto se facilita a través de la aplicación SPEEDY CODA 32 AGE, ya que de una forma automática, extrae los datos procedentes de contabilidad (Debe, Haber, Activo, Pasivo) y ciertos Datos de identificación, cumplimentando el modelo del impuesto de sociedades.

La información con la que nuestra aplicación cumplimenta las distintas casillas del modelo, se  basa en Informes contables que se configuran en la funcionalidad definiciones comunes – patrones de informes, estos informes cambian todos los años, por los que el Departamento de Soporte DATISA, los suministra en modo Normal, Abreviado, Mixto o Pyme, estos se pueden importan a la aplicación dando la posibilidad de modificar, si la empresa no sigue la estructura del NPGC. La información  del patrón y el tipo de estado financiero que se visualiza por defecto se configura en Definiciones de empresa – Declaraciones – Configuración.

Para obtener la declaración del Impuesto de Sociedades con los programas de DATISA puede seguir dos procedimientos, uno que rellena en el Programa de Ayuda las casillas de las páginas con información contenida en la contabilidad, y otro que genera un fichero XML con la información de los estados financieros que puede ser importado en el Programa de Ayuda. La ventaja del primero es que se traspasan algunos datos más, y la del segundo que puede ser enviado y procesado en otro ordenador (y como consecuencia, tratado por su asesor fiscal).

Para el primer método es necesario tener instalado el Programa de Ayuda en el propio ordenador en el que se ejecuta la aplicación de DATISA, solicitar la opción “Programa de ayuda”, e ir respondiendo afirmativamente a las preguntas de si se rellenan las casillas cada vez que se cambia de página. Más información en la sección Impuesto de Sociedades 2010 de nuestra web.

Si decide la alternativa de generación de fichero, elija en nuestro programa la opción “Obtener fichero XML”, e indique la ruta y nombre deseados. En el Programa de Ayuda siga estas instrucciones de la AEAT.

De esta forma la introducción de datos en el impuesto de sociedades son Estables (Identificación, Representantes legales, Relación de administradores, Personal asalariado), Contables (pulsando el botón rellenar en las páginas que aparece activo), Variables (el resto de datos necesarios se rellenan manualmente en el programa de ayuda).

Los resultados se obtienen desde el mismo programa de ayuda, en papel en blanco o en fichero para declarar por internet.

Nos quejamos muchas veces de las trabas administrativas que tienen las pymes para poder realizar su actividad diaria, lo que supone un carga que disminuye nuestra competitividad al tenerle que dedicar tiempo a estas tareas que no aportan valor al negocio. Sin embrago, como ya comentábamos hace un mes en este blog, se está haciendo un gran esfuerzo por hacer accesible la e-administración a empresas y ciudadanos, sobre todo en el área tributaria. De hecho, la AEAT, ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

Marchamos lenta e inexorablemente hacia una tributación 100% telemática que, al principio, fue obligatoria sólo para las grandes compañías y que, desde el año 2008, también se hizo extensible a los contribuyentes con forma de sociedad anónima o limitada, en cumplimiento de la Orden EHA/3435/2007, aprobada el 23 de noviembre de 2007.

Hoy, todavía quedan algunos colectivos, como las cooperativas o las sociedades laborales, etc. que no están obligadas a tributar por Internet, pero que sin lugar a dudas, se irán incorporando paulatinamente a este modelo, hasta la plena implantación de la tributación telemática, con Internet como el principal canal de comunicación.

Hasta hace poco, esta evolución se había llevado a cabo únicamente en el ámbito de la Administración Central. Últimamente, sin embargo, a la misma se han empezado a sumar las Comunidades Autónomas con regímenes recaudatorios especiales. A modo de ejemplo, desde el pasado 1 de enero, las empresas canarias también pueden realizar vía Internet la presentación del modelo 411, referente a la devolución del IGIC y a su pago a través de una pasarela de pago, en caso de que salga positivo. Las empresas de esta Comunidad, de este modo, ya podrán presentar por la Red las declaraciones correspondientes al último período del año 2010.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones ya pueden y deben presentarse a través de la Red.

Más fácil de lo que parece

Todas aquellas pymes que todavía no se hayan puesto al día en materia de eAdministración, deben saber que la tributación de impuestos a través de Internet es una tarea mucho más sencilla de lo que puede parecer a priori. Sólo se necesita:

• Disponer de conexión a Internet y de un navegador (Explorer, Netscape, Crome, Mozilla Firefox…)

• Disponer de un certificado de usuario facilitado por la AEAT, aunque éste no es necesario para autoliquidaciones de aduanas e impuestos especiales o si la empresa está inscrita en el Registro de Grandes Empresas.

El miedo a la seguridad, en este tipo de procesos, es infundado. Este ha sido uno de los aspectos en los que más se ha avanzado en los últimos años, a nivel general, y el procedimiento de tributación telemática, al igual que otras muchas operaciones por Internet, es tanto o más seguro que el anterior procedimiento “manual”.

Beneficios de la tributación a través de un sistema ERP

Después de todas estas facilidades por parte de la Administración y de las entidades bancarias, el siguiente paso lógico para facilitar la tributación por Internet era sin duda que este proceso se integrara en los sistemas de gestión empresariales y que se pudiera realizar de forma automática a través de los mismos.

A partir de este momento, en las herramientas de gestión más populares, se han ido incorporando toda una serie de automatismos, pensados para facilitar estos procesos.

De este modo, con una herramienta ERP con funcionalidades para la tributación por Internet, las declaraciones se obtienen automáticamente a partir de la información introducida para las tareas de gestión, sin la necesidad de ningún trabajo adicional. (En el caso de las autoliquidaciones, por ejemplo, el sistema ERP captura automáticamente los datos de contabilidad y de las facturas o del origen que proceda).

Estos sistemas de gestión son capaces de generar los ficheros automáticamente y estos ficheros de declaración se pueden importar en la Web de la Agencia Tributaria, realizando previamente un chequeo de la declaración con un programa facilitado por la propia AEAT. Una vez importados los datos desde el  sistema ERP, la declaración se puede realizar en este mismo momento.

Las soluciones ERP también facilitan la gestión de las declaraciones con varias funciones que incluyen la verificación de concordancia entre la información contable y los valores acumulados de las facturas, la conciliación para detectar las causas de posibles incidencias, el calendario de presentaciones, etc. y también proporcionan la simulación previa para las previsiones de pago.

Al declarar con la ayuda de un ERP, también se pueden generar automáticamente los correspondientes asientos de liquidación y los asientos de pago, para facilitar la gestión posterior. Las declaraciones realizadas, por otro lado, se registran en un histórico dentro del programa de gestión, que permite cualquier comprobación en cualquier momento, el chequeo de las autoliquidaciones periódicas, la captura de datos para las declaraciones anuales o la extracción de información para otros procesos de control (como la obtención del importe pagado, las bases y cuotas de inversiones, etc.).

Las capacidades para la tributación por Internet en los modernos sistemas ERP han tenido una calurosa bienvenida por todas las empresas que presentan sus declaraciones de manera directa, ya que les ahorran muchos esfuerzos y quebraderos de cabeza, además de posibles penalizaciones.

Para llevar a cabo este proceso con un sistema de gestión, las compañías sin embargo, siguen necesitando un certificado de usuario, que muchas empresas todavía no han obtenido de la AEAT. Según datos extraoficiales, hoy más del 60% de las empresas españolas todavía no disponen de este certificado digital, para presentar sus declaraciones a través de Internet, y supuestamente delegan esta labor en las gestorías especializadas, que operan a través de certificados colectivos.

Aunque la obtención de este certificado podría resultar un tanto compleja para una compañía no acostumbrada a efectuar estos trámites, el esfuerzo desde luego vale la pena ya que, una vez conseguido y si no se deja caducar, el mismo tendrá una validez del apoderado desde  la empresa.

Pero incluso para las compañías que prefieren operar a través de un asesor, el uso de un programa ERP con capacidades para la tributación por Internet, sigue aportando beneficios importantes en todas las tareas de comprobación, para cuadrar los datos de distintas fuentes y para todo el control posterior de los valores tributados, a través de históricos, mejorando los tiempos y la fiabilidad de los procesos.

?Para ampliar la información sobre este tema os recomendamos la lectura del blog de Bartolome Borrego, Procedimientos telemáticos.

Aunque en los últimos tiempos hemos avanzado muchísimo en la adopción de nuevas tecnologías en las pymes españolas, como así los confirma ‘‘Informe ePyme 2010. Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española”, presentado ayer por La Dirección General de Política de la PYME (DGPYME) y Fundetec, nuestra opinión es que queda todavía mucho que hacer. Destacamos algunos datos, aunque aquí se puede descargar el informe completo.

Según los datos publicados por el Observatorio Nacional de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), en 2010 el 66% de las microempresas disponía de ordenador, lo que supone un 1,6% más que en 2009, mientras las pymes ascendieron al 98%, 0,8 puntos más que el año anterior. También ha aumentado la penetración de la telefonía móvil.

Respecto a la presencia en Internet, destacan los sectores hotelero (94%), turismo rural (88%) y logístico (85%), para los que la Red es el principal instrumento de marketing y comercialización de su oferta, junto a la presentación de la entidad. Mientras que el uso del comercio electrónico ha descendido respecto al año anterior.

¿Y las herramientas de gestión?

En cuanto a las aplicaciones informáticas utilizadas, según el citado informe, las más comunes son las ofimáticas, las de facturación y contabilidad. Así, logística, hotelero y textil y confección son los sectores que más utilizan estas herramientas, produciéndose un incremento respecto a la pasada edición.

En el caso del sector hotelero, las aplicaciones más utilizadas son la gestión de reservas (89%); en el de textil y confección es la facturación online (94%); mientras en el logístico son los sistemas de gestión informatizada de entrega a clientes finales (77%).

Y aunque es verdad que ha habido avances en la adopción de estas herramientas todavía quedan áreas del negocio críticas sin informatizar y que podría aumentar significativamente la productividad de las pymes.

En el área financiera las pymes pueden contar con herramientas más avanzadas y que nos permitan obtener información adicional para la toma de decisiones, herramientas que ya hemos ido analizando en este blog como, la contabilidad analítica o de costes y el seguimiento presupuestario con análisis de desviaciones.

También la gestión de tesorería diseñada para gestionar la planificación y el control de los activos financieros de la empresa y que permite obtener previsiones del flujo de tesorería, posibilitándonos tener una posición proactiva sobre la liquidez de la compañía y mejorando la optimización de la gestión de sus recursos financieros.

Mejoras en los procesos de ciclo de ventas

Respecto a los procesos de facturación el gran reto de las pymes es ir introduciéndose en la facturación electrónica.

Pero además existe la posibilidad de forma integrada planificar y gestionar el ciclo de compras y consumos de una forma completa (gestión de clientes, proveedores y representantes, control de almacén, gamas, pedidos, presupuestos, albaranes, facturación, histórico de movimientos, estadísticas etc.) y que nos proporcionan información fundamental para la toma de decisiones. No sólo hay que aumentar las ventas también hay que ir hacia la búsqueda de negocios eficientes que maximicen la rentabilidad y eso se vea reflejado en los beneficios.

En este aparatado hay que tener en cuenta las distintas herramientas sectoriales y que dan respuesta a necesidades concretas de nuestro sector.

En esta área de negocio también se ha ido introduciendo la tecnología móvil. Las ventajas de estas aplicaciones son muy numerosas y aplicables a diferentes ámbitos empresariales. En el mercado español ya existe una oferta real de aplicativos móviles integrados con los sistemas ERP y especialmente diseñados para la pyme Áreas como la atención al cliente, el transporte, el control del inmovilizado, de almacenes y stocks, o la restauración, la preventa o autoventa son algunas de las posibilidades de estas aplicaciones.

Sin embargo, para la inmensa mayoría de las pymes, no se plantea el uso de las tecnologías móviles en el área de gestión, debido en gran parte al desconocimiento de las ventajas que estas herramientas pueden ofrecer.

E-administración y ERP

Otro de los puntos a tener en cuenta es la e-administración. En los últimos años, nuestro país ha hecho un esfuerzo importantísimo en materia de eAdministración, efectuando un cambio a la “española” para situarse como uno de los países europeos y mundiales más avanzados en este aspecto. La Agencia Tributaria está llevando la delantera en este proceso de telematización, y gracias a ello hoy la mayoría de las declaraciones más utilizadas pueden y deben presentarse a través de Internet.

Este esfuerzo también se ha visto reflejado en el uso que hacen las pymes de la Administración electrónica tal y como se desprende del informe presentado por Fundetec. Su utilización depende, principalmente, del tamaño de la empresa, pues existe una importante diferencia entre las microempresas (38,8%) y las pymes (67,8%).

Esta variación también se aprecia entre los sectores analizados, dado que, en aquellos que cuentan con mayor número de pymes (logística, hotelero y textil y confección), utilizan la Administración electrónica mucho más que los sectores con mayor porcentaje de microempresas y autónomos (comercio minorista, transporte, turismo rural y artesanía).

La tributación por Internet es mucho más fácil de lo que parece. La misma aporta a las empresas ventajas importantísimas en la eliminación de errores y en el ahorro de tiempo y esfuerzo, pero cuando estas ventajas realmente se multiplican, es con el uso de sistemas de gestión ERP.

Y es que, dichos sistemas no sólo permiten la generación y presentación de las declaraciones con un solo clic del ratón, sino que también automatizan todos los procesos de verificación, históricos y contabilización para integrar los datos en el flujo de gestión general.

Conclusiones

Aunque el avance tecnológico de la pyme va aumentando, desde nuestro punto de vista, es necesario todavía un cambio de mentalidad en general. Todavía hay mucho desconocimiento sobre los beneficios que las TIC nos pueden aportar y en todas las áreas donde pueden intervenir.

Sin embargo, las nuevas tecnologías por si mismas no hacen milagros.  Debemos de tener en cuenta que son eso: herramientas, y de cómo se utilicen dependerá el retorno a la inversión. No basta con adquirir una herramienta hay que implantarla y aprender a utilizarla.

En el ciclo económico actual la adopción de las nuevas tecnologías va ser fundamental si queremos aumentar nuestra productividad sin aumentar nuestros recursos y poder competir. La única vía para hacerlo es a través de la automatización de procesos que mejoren nuestra competitividad. En esta ocasión no podemos permitir el lujo de llegar tarde. Algunos ya lo tienen claro.

¿Qué os parece? ¿Serán las pymes capaces  de subirse al tren de las nuevas tecnologías?