Universo ERP, el Blog DATISA

La Cocina Central o la llamada Restauración Colectiva es un negocio de claro auge en nuestro país. Como un ‘cajón de sastre’, el sector engloba, desde los negocios tradicionales de catering para escuelas, hospitales o para el transporte, pasando por los proveedores de platos precocinados para supermercados, grandes superficies o gasolineras, hasta los centros propios de las cadenas y franquicias de restauración.

El denominador común de todos estos negocios es su clara apuesta por la industrialización de los procesos y por la producción a gran escala, planteamiento que, sin duda, también implica un enfoque más profesional en la gestión. De este modo, para garantizar la calidad, la rentabilidad y el servicio al cliente, las Cocinas Centrales hoy sin duda necesitan contar con las herramientas informáticas adecuadas para el óptimo control de sus compras, costes y almacén.

Hemos analizado, en alguna ocasión, las ventajas que aporta el despliegue de un sistema de gestión global para el mejor control de escandallos, pedidos de aprovisionamiento y para las órdenes de fabricación en estos negocios. En este caso, sin embargo, abordaremos la automatización de un aspecto muy concreto, como es el control de los movimientos en almacén, por medio de soluciones móviles y, en especial, de PDAs por infrarrojos.

El control de almacén, un aspecto clave del negocio

La gestión de almacenes es un elemento clave en la actividad de las Cocinas Centrales. Los dos aspectos más importantes de esta actividad son, la caducidad, dado que tanto las materias primas como el producto final son perecederos, y el hecho de que su manejo está sujeto a estrictas normas de trazabilidad, que benefician a los consumidores finales, pero que ralentizan el trabajo de los operarios en almacén y que merman su productividad.

Obviamente, el principal objetivo de los negocios de Cocinas Centrales en la gestión de almacén es reducir sus stocks, mejorar la rotación y evitar las pérdidas por caducidad, además de la necesidad de cumplir la normativa. Para responder a estas necesidades, muchas de estas empresas han desplegado avanzados sistemas de gestión de almacén a nivel central, mejorando de manera importante su gestión de existencias y toma de decisiones. Pocas de estas soluciones, sin embargo, han beneficiado directamente al trabajo de los operarios en almacén, que siguen necesitan efectuar un importante número de tareas de control manuales, con la pérdida de tiempo y el peligro de error que ello supone, como: apuntar a mano el pedido entrante e introducir la información a posteriori, imprimir una lista de picking y, tras preparar el pedido, volver a introducir los datos en el PC de almacén; llevar los pedidos preparados al área de administración para que desde allí se preparen los albaranes de envío correspondientes, etc.

Pero, ¿cuáles serían las ventajas concretas de aplicar una solución de movilidad en este entorno? Las soluciones móviles para el control por PDAs, hacen que cada operario pueda moverse libremente por el almacén, con su dispositivo en la mano, y manipulando la mercancía allí donde se encuentra la misma. De este modo, y con todos los datos de gestión cargados previamente en la PDA desde el PC de almacén, se evitan múltiples desplazamientos innecesarios y, con la lectura de los códigos de barras, la introducción manual de la información.

A modo de ejemplo, en operaciones concretas como la recepción de mercancía, un operario con una PDA por infrarrojos puede registrar los productos entrantes fácilmente, leyendo uno por uno sus códigos de barra e introduciendo directamente en el dispositivo sus cantidades, número de lote y caducidad. Este proceso se podría llevar a cabo sobre el mismo pedido a proveedor, realizado por la compañía, con lo que el albarán quedaría validado automáticamente y el Departamento de Administración de la organización quedaría informado acerca de la recepción total o parcial de un pedido, en el momento en el que la PDA se coloque en su cuña correspondiente y la información recabada se vuelque al sistema central.

Estas mismas facilidades de manejo y para el tratamiento de la información, se registran en los movimientos internos entre almacenes de la misma compañía y en los envíos a los clientes. El pedido interno, generado por el programa de gestión central, se carga en la PDA para que el operario lleve a cabo el picking fácil y cómodamente, escaneando los códigos de barra de cada producto e introduciendo su cantidad, número de lote y caducidad. El proceso, en los envíos a los clientes, puede hacerse igualmente sobre el mismo pedido, enviando los datos a Administración para la generación de documentos de traslado interno o de albaranes a clientes, con un solo click del ratón.

Controlar hasta el último detalle

Las soluciones móviles y PDAs, en los almacenes de las Cocinas Centrales, también resultan extremadamente útiles en los procesos de inventariado, ya que evitan la necesidad de realizar un recuento manual y de contrastar la información. El inventario puede empezar por donde y en el momento que estime el operario. Una vez escaneados los códigos de barras, asimismo, la información se remite automáticamente al sistema central, que efectúa las correspondientes regularizaciones.

En definitiva, en un negocio de reducidos márgenes y un alto volumen de operaciones, como es el de las Cocinas Centrales, importa hasta el último detalle y una pequeña automatización puede suponer una gran diferencia en cuanto a la capacidad de servicio, los costes y la satisfacción de los clientes de la organización. Las nuevas soluciones PDA para la gestión de movimientos en el almacén, son capaces de aportar esta diferencia, ayudando a que en estos entornos la automatización y la mejora de procesos se lleve hasta el último eslabón de la cadena, reduciendo las pérdidas por caducidad, el sobre-stockaje y mejorando la productividad, no sólo de los operarios en almacén, sino también en Administración.

Ya hemos hablado en este post varias veces de como la tecnología puede ayudarnos a mejorar la productividad. Una tecnología ampliamente implantada es la de código de barras. Esta ha ayudado, sobretodo en todo lo relacionado con la logística, a mejorar la eficiencia de los procesos y facilitar múltiples tareas en el trabajo diario de muchísimas personas.

Los Códigos de barras hoy en día están ampliamente extendidos por todo el planeta y están presentes en nuestras vidas como algo habitual. Los códigos de barras representan datos en una forma legible por las máquinas, y son uno de los medios más eficientes para la captación automática de datos. Se crearon como códigos que permitían identificar rápidamente un artículo mediante un escáner proporcionándonos información sobre el mismo.

Esta característica nos ha permitido simplificar y automatizar múltiples tareas relacionadas con la manipulación de artículos a una gran velocidad, como la facturación en una tienda, la realización de inventarios o consultar las características asociadas a una mercancía. Cada código es único por lo que nos permite identificar ese artículo en cualquier parte del mundo.

Aunque quizás estemos acostumbrados a ver los diferentes tipos de códigos de barras en nuestro día a día, como en un cuaderno, una botella de leche, o una prenda de ropa, muchas veces no pensamos en la utilidad que le podemos dar a estos códigos de barras en la gestión de nuestro negocio, y relegamos su uso a las grandes cadenas de distribución.

Con este post pretendemos intentar aportar algunas ideas de la utilidad que existe en los códigos de barras y algunas de las capacidades que los ERPs de hoy en día nos ofrecen para sacar el máximo partido a esta tecnología.

Identificación de los artículos

Hay varios tipos de códigos de barras (para ampliar el tema os recomendamos leer la Wikipedia). Los más extendidos son el EAN13, el DUN14, el UCC-128 o el PDF417 que actualmente se utiliza en la identificación de facturas electrónicas.

Es posible que los códigos de barras más sencillos y más usados como EAN-13 ó EAN-8, no sean suficientes a la hora de identificar a mis elementos dentro de la base de datos de mi ERP porque, por ejemplo, quiero identificar mis elementos de una forma secuencial, o tener caracteres alfanuméricos en mi código,…

Y sí, hablamos de elementos, porque no solo tenemos porque identificar a los artículos que constituyen mi cartera de productos. En las bases de datos también podemos identificar otros elementos como los inmovilizados, o incluso el personal de nuestro compañía,…

Por ello, las herramientas ERP nos tienen que brindar cierta versatilidad y flexibilidad, que consiste en poder identificar a estos elementos a través de más de un código. De esta forma, si un mismo producto es suministrado por varios proveedores, y cada uno de ellos usa un código de identificación distinto, debo poder identificarlo por cualquiera de ellos.

Marcaje de los artículos

Una vez definida la estructura de la información en mi gestión, es importante poder marcar los elementos con una etiqueta, de tal forma que sea fácilmente identificable por todo el personal de la empresa, y si es preciso, que contenga la información diferenciadora entre unos y otros.

Aunque en este punto seguramente cada uno conoce, según su tipo de negocio, cual información es la mejor a incluir, esbozamos algunas ideas a modo de ejemplo como la descripción del artículo, el número de elementos que lo constituye (1/4, 2/4,…), lote y fecha de caducidad, precios,…

Ni que decir tiene, que si además incluimos el código de barras identificativo del elemento, permitirá su identificación automática con escáneres, o incluso, con dispositivo móviles, como PDAs, tablets, móviles,…
 

Cuanta más información mejor

Hasta ahora hemos mencionado el uso de códigos de barras exclusivamente para la identificación de distintos elementos. Sin embargo, los códigos de barras mencionados anteriormente y que son fácilmente accesibles a los usuarios, nos permiten incluir más información. Cuanta más consigamos introducir en un código de barras, más eficaz y seguro será el tratamiento de esa información.

A modo de ejemplo, en una empresa que trabaja con lotes de caducidad, se podrían generar códigos de barras UCC128 que incluyan, además de la identificación del artículo, las unidades, el lote y la fecha de caducidad.

La labor de entrada y salida de este tipo de mercancía a través de la lectura del código de barras, permite que de una forma totalmente automática se registre en el sistema de gestión (ERP) de ese modo se minimizan los errores por la manipulación, y se consigue una trazabilidad adecuada.

Concluyendo los ERP´s de hoy en día son capaces de crear sinergias con otras tecnologías como las de los códigos de barras, mejorando la gestión e incrementando la productividad y que deberíamos ser capaces de aprovechar.

Autor Foto Código de Barras Iban

Todas las PYMEs son conscientes de la necesidad de optimizar sus procesos de facturación y cobro, ya que éstos forman el pilar de su negocio. Pocas son, sin embargo, las compañías que dedican la misma atención a la gestión de almacenes: un proceso cuya automatización con frecuencia se pasa por alto. La adecuada gestión de almacén, sin embargo, puede incidir de manera muy positiva en los resultados globales de las compañías, dado que sus resultados de explotación no dependen únicamente de lo que se ingresa, sino también de una óptima gestión de los recursos. Los ahorros de la buena administración del almacén dependerán por supuesto de la importancia del mismo dentro del negocio global de la compañía, pero tanto si se trata de un proceso clave, como de un proceso complementario, en la mayoría de los casos y dado el creciente coste del espacio de almacenaje, hablamos de sumas importantes.

Son pocas las PYMEs cuya gestión de almacenes alcanza la complejidad de los grandes almacenes logísticos, lo que no quiere decir que esta área deba pasarse por alto. Y es que la buena gestión del almacén ayuda a las PYMEs en dos áreas fundamentales, como son la capacidad de satisfacer rápidamente cualquier necesidad del cliente y, hacerlo a la vez, al menor coste posible. Al igual que en la gestión de los recursos financieros, en el almacén necesitamos alcanzar el equilibrio o, dicho simple y llanamente, que ni nos sobre, ni nos falte. Se trataría no sólo de conocer al detalle qué es lo que tenemos almacenado (de cualquier materia prima, producto, recambio o incluso material de oficina) para optimizar las previsiones de compra, sino también de que la mercancía sea fácilmente accesible para nuestros operarios. Un objetivo nada despreciable sería también dar salida a las mercancías ociosas, que a veces ocupan cajas y cajas de espacio útil que podríamos haber dedicado a otros artículos más necesarios o, aunque sólo fuera, conseguir que la empresa tenga un almacén más despejado y más fácil de manipular.

Dimensiones en la gestión del almacén

La adecuada gestión de almacén exige la interrelación de dos dimensiones claramente diferenciadas. Una a nivel administrativo, que hace relación a la emisión de pedidos a proveedores, recepción y registro de albaranes, inventarios, órdenes de producción, facturación, etc. La segunda dimensión es la que podríamos denominar como real y abarca todos los procesos que suceden de una manera “física” en el almacén, como la recepción y entrega de mercancía, los movimientos en almacén o la toma de datos para realizar inventarios.

El almacén es un elemento central en los procesos de gestión comercial, por lo que debe estar identificado claramente como un objetivo de control, ya que la optimización de su gestión beneficiará a diferentes departamentos. Es importante que el almacén tenga una gestión fluida y cómoda para que su información esté siempre disponible para cualquier miembro de la empresa que tenga interés en conocer su estado, ya sea del área comercial, de producción, de administración, etc.

Dimensiones para optimizar la gestión

Para poder optimizar adecuadamente la gestión de los procesos que tienen lugar en el almacén, es importante que se den dos pautas. En primer lugar, hay que garantizar la coordinación e integración de las dos dimensiones mencionadas o, lo que es lo mismo, coordinar la información contenida en el aplicativo de gestión con lo que pasa realmente en el almacén. Si por ejemplo entra una mercancía nueva, se trata de que la misma pueda quedar registrada de manera administrativa y a nivel de control de almacén automáticamente y al mismo tiempo.

Además, es importante la especialización en la gestión de cada dimensión. Por un lado, debe haber herramientas aptas para los operarios en planta que tratan día a día con la mercancía y por otro, para los administrativos, comerciales y gestores de compras que tienen interés en conocer el estado de los procesos que tienen lugar en el almacén.

Para optimizar la gestión de todos estos procesos, resulta imprescindible contar con herramientas informáticas que permitan automatizar la mayor parte de las tareas diarias. Por ejemplo, estas herramientas permiten controlar el stock en todo momento y conocer su valor atendiendo a diferentes criterios, como puede ser el precio de compra, el precio de tarifa, etc.

Además, dichas herramientas aportan funcionalidades avanzadas que ayudan al control de la trazabilidad por lotes y fechas de caducidad, para poder cumplir con todos los requisitos legales, o de gestión de rutas, para optimizar las tareas administrativas del transporte.

En definitiva, estas soluciones aportan una gran cantidad de información y lo idóneo es que toda esta información se integre con la gestión financiera de la empresa, consiguiendo así grandes ahorros de tiempo y costes en el intercambio y tratamiento de información.

Proliferación de los dispositivos móviles

Para optimizar y coordinar todos estos procesos de gestión tanto a nivel de almacén como administrativo, los dispositivos móviles se han convertido en un aliado indispensable. En los últimos años, la proliferación de las telecomunicaciones (sobre todo de Internet y de los sistemas Wi-Fi) ha permitido que los dispositivos móviles hayan llegado al sector de la gestión empresarial, y más concretamente al de la gestión de almacenes. La bajada de costes de hardware y los avances en autonomía que han permitido que hoy en días las baterías aguanten mucho más tiempo, así como el incremento de la capacidad, funcionalidades y riqueza gráfica de dispositivos y soluciones que amplían sus utilidades, han sido diversos impulsores de los sistemas móviles en la gestión de almacenes. Asimismo, la estandarización de los sistemas operativos ha dado más facilidades a los desarrolladores de software.

En definitiva, todos estos factores han hecho que la PDA sea a día de hoy el dispositivo más popular en lo que a gestión se refiere, principalmente por ser el más económico y por ser el que trabaja con más sistemas operativos conocidos.

Ventajas llevadas a la práctica

En general,  estas soluciones ofrecen la posibilidad de mantener un estricto control de las existencias de los almacenes de cada empresa, optimizando los procesos inherentes a la gestión de los mismos. Entre otras, estas aplicaciones ofrecen ventajas de ahorro de costes y de tiempos (se puede reducir el tiempo para control de almacén e inventarios hasta en un 75%); al evitar los desplazamientos se minimiza al mismo tiempo el riesgo de accidentes y la pérdida de mercancías; se consigue una mayor fidelidad en el control del stock y una reducción de la tasa de errores (se puede aumentar hasta en un 30% la precisión en la toma de datos); y además de mejorar la atención y el servicio al cliente, se consigue incrementar la productividad, gracias a la automatización del proceso que reduce el número de tareas manuales y el uso del papel.

Además de todas las posibilidades que estos dispositivos ofrecen, un valor incuestionable de cara a la gestión empresarial, es el que viene dado por su sólida integración con los sistemas de gestión centrales de las empresas. Estos permiten el intercambio de información y el reaprovechamiento de los datos a todos los niveles, garantizando esta inmediatez en la gestión, que es su principal ventaja.

Retos para una implantación exitosa

Pero para que la implantación de estos dispositivos en la gestión de almacén sea un éxito, es imprescindible entender su lógica de funcionamiento en el desarrollo de las aplicaciones consiguientes y adaptarla al negocio en cuestión. Hay que evaluar su adaptación a la lógica del negocio en concreto.

Asimismo, y como todo proceso nuevo que se introduce en una empresa, se requiere una adecuada gestión del cambio así como una formación específica pertinente, ya que no tiene sentido realizar una inversión en hardware para mejorar la gestión de la compañía sin la consiguiente contrapartida en formación de los recursos humanos, algo que podría llevar a desmotivación y resistencia al cambio. Como ya comentamos en un post anterior.

Para ver la penetración de las soluciones móviles en las pymes os recomendamos la lectura del ‘‘Informe ePyme 2010. Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española” de Fundetec presentado recientemente y que introduce esta variable.

Todas las PYMEs son conscientes de la necesidad de optimizar sus procesos de facturación y cobro, ya que las consideran como el pilar de su negocio. Pocas son, sin embargo, las que dedican la misma atención a la gestión de proveedores y compras: un proceso cuya automatización con frecuencia se pasa por alto. La adecuada gestión de compras, sin embargo, puede incidir de manera muy positiva en los resultados globales de estas compañías, dado que sus resultados de explotación no dependen únicamente de lo que se ingresa, sino de una óptima relación gastos-ingresos.

La adecuada gestión de proveedores y compras exige la interrelación y la colaboración de tres áreas de la empresa: el propio departamento de Compras (que estudia las necesidades de reposición de la mercancía, la selección de los proveedores o la negociación del precio); Almacén (que regula todas las entradas y salidas de la mercancía) y Administración (que se encarga del registro de facturas, la contabilidad o control de pagos).

Especialización y trabajo en conjunto

Cada una de estas áreas de la PYME requiere especialización en la ejecución de sus tareas, pero las tres necesitan, al mismo tiempo, poder funcionar de manera integrada, para lo que deben estar coordinadas entre sí garantizando que no se pierde información.

A modo de ejemplo, cuando el almacén recibe la mercancía solicitada, es conveniente comprobar si la misma cumple los requisitos del pedido. De igual manera, al recibir una factura de un proveedor, el departamento de administración deberá comprobar que se está facturando acorde a la mercancía recibida.

La gestión del proceso de compra, de este modo, pasa por varias fases y por estos tres departamentos, donde cada área necesita información de la fase anterior y, a su vez, deja información acerca del resultado de sus gestiones para la fase siguiente. El inadecuado control del proceso de compras puede generar importantes costes adicionales para las empresas. Su control manual, por otro lado, implica un esfuerzo considerable, además del peligro de cometer errores.

Las soluciones ERP, una ayuda para la PYME

Como herramientas en apoyo a la gestión de las compras en la PYME, las soluciones ERP permiten optimizar la gestión de este proceso desde cada uno de los departamentos mencionados, a través de dos niveles:

Por un lado, estas soluciones facilitan a cada departamento las herramientas necesarias para su especialización, permitiendo la seguridad en la toma de decisiones y en la ejecución de las acciones. Así, el departamento de compras podrá efectuar un control de existencias, estudios de previsión de consumos de materias primas o un análisis de históricos de artículos y proveedores. Por otro lado, en el almacén se podrán gestionar los albaranes, depósitos o las devoluciones, mientras que el departamento de administración podrá llevar a cabo un registro de las facturas recibidas, la conformación de las facturas de compra con los albaranes de entrada o las previsiones de pago.

En segundo lugar, estas soluciones permiten el máximo aprovechamiento de la información registrada, coordinando las distintas fases de la compra. Así, estas fases se encadenan, controlando el estado de los pedidos a proveedores, los albaranes de entrada o las facturas recibidas con sus previsiones de pago. Además, las soluciones ERP permiten la trazabilidad de estas acciones, permitiendo saber en todo momento el estado de cada una de las fases del proceso de compra de manera relacionada.

Además, las nuevas tecnologías de comunicación permiten de forma económica y segura el trabajo en tiempo real de empresas cuyos departamentos o delegaciones se encuentren en diferentes entornos físicos. Existen soluciones ERP que, con la adecuada estructura de red y de sistemas de seguridad, hacen posible la centralización administrativa de los procesos de compra y de la toma de decisiones, además de la plena coordinación con todos los centros de trabajo.

Por otro lado, es importante destacar que el interés del control de compras no se reduce sólo al ámbito de las empresas industriales o comercializadoras de mercancías, sino que también aparece en las empresas de servicios. Si bien es cierto que estas empresas no suelen tener necesidades de control y reposición de almacén, también lo es que en entornos con varios centros de trabajo se hace necesario llevar un control de lo que cada departamento o delegación pide y compra, para poder llevar una gestión administrativa centralizada con plenitud de control.

Según el Barómetro Mundial del Hurto en la Distribución 2009 realizado por el Centre for Retail Research, con la colaboración de Checkpoint Systems, Inc, el hurto en el retail alcanzó durante el 2009 2.805 M € en España (no hemos conseguido los resultados del estudio de este año).

El 50,2% de las pérdidas provinieron de hurtos de clientes, mientras que el 28,4% fueron hurtos de los propios empleados. El resto de las causas se repartieron entre hurtos de proveedores (7,7%) y errores internos (13,7%). Los minoristas atribuyeron un tercio del incremento de los hurtos de ese año con respecto al anterior a la recesión económica. Tomar acciones y ser precavidos se hace ahora más imprescindible que nunca.

La mayoría de los comercios minoristas toman medidas para intentar prevenir en lo posible los hurtos con sistemas de vigilancia como cámaras, alarmas, puertas blindadas, etc. y estos evitan en mayor o menor medida los hurtos externos. Pero, ¿qué pasa cuando el problema esta dentro? ¿Cómo podemos protegernos de los pequeños hurtos de empleados dentro del propio negocio?. Al ser un tema tan delicado, lo mejor es disponer de herramientas que nos ayuden a evitar disgustos y malos entendidos.

Contar con herramientas para el Punto de Venta que nos ayuden, no sólo a agilizar la facturación, sino que además controlen otros aspectos como la gestión de caja o el almacén  pueden contribuir a detectar pequeñas fugas de artículos o de efectivo de una manera muy sencilla. Por eso es necesario contar con aplicaciones que gestionen el negocio con una perspectiva global.

Dentro de los hurtos internos se suelen dar tres casos característicos: falta de dinero en caja, la modificación indebida de tickets y los hurtos de almacén.

Cómo evitar que falte dinero en caja

Para evitar que esto se produzca o para detectar que el hecho se ha realizado, algunos programas incorporan una función denominada “Cierre a ciegas”. Se trata de un cierre de caja en el que el empleado no puede ver ni manipular el importe del TPV (Terminal Punto de Venta) de acuerdo a las ventas del día.

Con este cierre el dependiente sólo tiene que contar el efectivo disponible en caja e indicar el importe que retira de la misma al cerrar el día, así como el que deja en la caja para que más tarde, la persona encargada, que tendrá configurados los permisos de acceso, podrá ver si existe diferencia entre el importe que ha indicado el empleado y el que en el programa ha facturado, pudiendo así detectar cualquier irregularidad.

Modificaciones en tickets controladas

Esta estafa tiene como fin eliminar o modificar artículos del ticket antes de cobrar el total, lo que hace que en el total del día se contabilice menos importe y sea posible llevarse la diferencia. ¿Cómo se puede evitar? Nuestro software debe tener funcionalidad específica para la elaboración de informes en los que se observen todas las modificaciones realizadas sobre cada ticket, ya sea de precio o de unidades. En este listado se registran además qué persona ha efectuado los cambios, a qué hora y para qué ticket.

Que no falte nada en el almacén

Para detectar este tipo de acciones por parte del personal, es indispensable disponer de herramientas que controlen el almacén y cotejen estos datos con el Punto de Venta. La persona encargada deberá comprobar que las cantidades coinciden y que los productos que salen del almacén son los mismos que los que se venden.

Para ello es necesario contar con una potente herramienta de control de stock integrada con nuestro software de facturación.

Las pérdidas por este tipo de hechos pueden provocar en las organizaciones graves pérdidas, además de una serie de situaciones poco deseadas. Dejemos que las nuevas tecnologías nos ayuden en la prevención.