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Los asesores fiscales y las gestorías desempeñan un papel clave en nuestra economía. La mayoría de las PYMES delegan gran parte de su gestión administrativa en estas empresas: la gestión de las obligaciones fiscales, la contabilidad financiera, el análisis e interpretación de los resultados económicos,…

Últimamente se habla mucho en el sector de la necesidad de la búsqueda de innovación y la excelencia en los despachos profesionales. Y sobretodo de la necesidad de ofrecer servicios de valor al cliente.

Por otro lado, no es menos cierto que en los últimos tiempos, coincidiendo con la madurez en la gestión que están alcanzando las PYMES en España, es el propio mercado quien demanda a los asesores un trabajo de análisis económico, de interpretación de la situación de la empresa.

Por ello, una solución informática que aspire a mecanizar su trabajo debe contemplar las características específicas de este sector y ser capaz de presentar la información desde el punto de vista de los intereses analíticos de sus clientes, de su comprensión del negocio, ofreciendo información para la toma de decisiones.

Pero para poder llegar a un trabajo de interpretación de resultados, de asesoría económica en el sentido más literal de la expresión, normalmente se deben de alcanzar dos pasos previos: la entrada de datos en el sistema y la confección de declaraciones.

Las asesorías sufren unas puntas de trabajo muy acusadas. Periódicamente, al final de cada período impositivo, se encuentran en la difícil situación de tener que registrar mucha información y de muchas empresas en muy poco tiempo; y por añadido, ante la responsabilidad de preparar inmediatamente las correspondientes declaraciones. Vamos a analizar estos puntos.

Entrada rápida de datos, fundamental para la mejora de la competitividad

Al final de cada período impositivo los asesores se encuentran siempre con el mismo problema: la gran mayoría de sus clientes les presentan la información en el último momento.

Muchas veces, además, esta información se presenta en soportes poco adecuados desde el punto de vista de las necesidades del profesional de la asesoría: en listados, hojas de cálculo, extractos bancarios…

Todo ello implica que el desempeño de su trabajo es a contra reloj, lo cual generará inevitablemente errores y repercutirá en la calidad del mismo. Por estas razones, es necesario proporcionar al asesor un software que tenga funcionalidades  orientadas a la entrada rápida de datos.

Un rasgo que no hay que perder nunca de vista a la hora de acercarse a estas funcionalidades es la naturaleza “multiempresa” del trabajo del asesor. Las asesorías trabajan con decenas de clientes. Y estos clientes normalmente serán muy diferentes entre sí: comercios, restaurantes, hoteles, mayoristas, fabricantes,… Independientemente del sector, cada uno le proporcionará la información de acuerdo con sus recursos y organización. En consecuencia, los soportes en que reciben la información serán muy heterogéneos.

En un post anterior 10 funcionalidades de un software de gestión que aumentan la productividad de un asesor fiscal analizamos algunas de esas prestaciones que mejoran la entrada rápida de datos, por lo que no entraremos en detalle ahora.

Con el uso de estas funciones ganaremos no solo en la optimización de los tiempos de trabajo, sino en la seguridad de los registros. Dado que la lógica contable queda en gran medida programada, se reduce la dependencia de los conocimientos contables o fiscales del usuario final. Esto es especialmente importante, dado que en muchas asesorías, una parte importante de los usuarios que introducen los datos no son economistas, o especialistas contables.

La gestión de declaraciones

Una vez resuelto el problema de la introducción rápida y segura de los datos, al asesor le quedan todavía pendientes todas las gestiones relacionadas con la preparación de las declaraciones.

El principal problema tiene que ver con la falta de tiempo. Hay que generar un gran número de documentos en muy poco tiempo. Y además, dada la importancia de esta labor, se tiene que hacer con la tranquilidad de que todo está correctamente realizado.

Para resolver esta situación, nuestro software tiene que poder sacar rendimiento en beneficio del usuario con funciones “multideclaración” y “multiempresa”:

Por una parte, la aplicación contempla la automatización de la confección de un gran número de modelos/impresos oficiales (de IRPF, Sociedades, IVA, IGIC), directamente exportables a las páginas web de la AEAT, además de las obligaciones relacionadas con el Registro Mercantil. Para cada uno de estos modelos podrá hacer diferentes acciones: borradores, declaraciones, asientos contables, cartas/certificados para terceros,…

Pero también va a tener en cuenta que dentro del sistema están dadas de alta diferentes empresas, cada una con su propia calificación fiscal, y por lo tanto con sus obligaciones particulares.

Gracias a estas características, nuestro programa podrá hacer una gestión masiva de las obligaciones fiscales. El usuario podrá en una misma acción elegir, de entre todas las empresas que están dadas de alta, aquellas sobre las que queremos trabajar. A continuación seleccionará los modelos que se quieren emitir, y para cada uno de ellos las diferentes acciones a realizar (borradores, asientos,…). El software, al conocer la calificación fiscal de cada una de las empresas seleccionadas, solo emitirá para cada empresa lo que efectivamente le corresponda.

Previamente a la generación de las declaraciones se pueden poner en marcha las funciones de chequeo automático, que permitirán al asesor detectar incidencias en los datos que pueden dificultar la obtención de declaraciones (verificación contable, comprobación de datos de identificación de empresas, datos de clientes y proveedores,…).

Cada declaración concreta, tendrá su histórico e informará además sobre el estado actual de la misma (pendiente de comprobación, pendiente de aprobación, declarada AEAT,…). Nuestro programa facilitará la gestión de los cambios de estado.

Una vez realizadas las acciones elegidas para cada modelo, el asesor podrá si lo desea hacer un correo masivo automático, adjuntando a sus clientes las declaraciones correspondientes.

Información de valor para el cliente

El asesor es ante todo un especialista económico, y esta es precisamente una de las características que más atractivos les hace en los últimos tiempos.

Hemos visto hasta ahora los beneficios que una buena mecanización aporta al trabajo del asesor. Pero paradójicamente, de la misma forma que el asesor obtiene mejoras evidentes gracias a la automatización informática, no es menos cierto que muchas aplicaciones contables para empresas (los clientes potenciales del asesor) permiten a éstas la mecanización sin riesgos de labores que hasta hace bien poco eran exclusivas del asesor. Al mismo tiempo, las administraciones públicas cada vez facilitan más a las empresas la realización de todo tipo de gestiones a través de Internet. Por todo esto, vivimos tiempos en los que el asesor busca establecer firmemente su posición y valor en el mercado.

Una contribución muy importante al posicionamiento deseado, es la de recuperar su papel como economista; como analista e intérprete de la situación económica de la empresa. En definitiva, como asesor económico. Esto cobra especial importancia como servicio que el asesor puede dar a sus clientes más importantes en tamaño, en la comprensión normalmente compartida de que la información económica bien interpretada es una ventaja competitiva.

Sin embargo, para poder realizar esta labor necesita recursos; herramientas que trabajen en dos sentidos:

• Que le permitan reducir drásticamente los tiempos dedicados al trabajo más administrativo.

• Que le faciliten la comprensión de la situación económica de sus clientes.

Ya hemos visto muchos programas incorporan un potente desarrollo funcional que permite optimizar el tiempo del usuario. Veamos para finalizar este documento una relación de funcionalidades de análisis económico que la aplicación nos proporciona:

• Confección de Informes. Además de los listados estándares, proporciona al usuario herramientas para la confección de informes de valor, parametrizados de forma personalizada (informes de ratios financieros, de resultados,…)

• Contabilidad Analítica: Automatización de las imputaciones, y múltiples listados analíticos por centro de coste. Confección de informes analíticos por el usuario.

• Contabilidad Presupuestaria: Mecanización de la confección de presupuestos. Control de desviaciones. Proyección y control de resultados.

• Obtención de estadísticas ABC: comparativas de gastos, ingresos y cuentas de balance.

• Informes de justificación de saldos.

• Estudios de antigüedad de la deuda.

• Clasificación contable por tipos de movimientos.

• Análisis y gestión de Inmovilizados.

• Posibilidad de realizar la Gestión de la Tesorería de nuestros clientes.

• Obtención automática de Estadísticas “multiejerecicio”

En las asesorías fiscales, al final de cada período impositivo es necesario registrar con urgencia la información contable recibida en el último momento para presentar en plazo las distintas declaraciones que exige la administración.

Una herramienta de gestión específica se hace imprescindible para mejorar la productividad, proporcionándonos la rapidez que necesitamos en la introducción de datos, ayudándonos a detectar posibles errores y agilizando en definitiva la elaboración de las declaraciones. Una buena herramienta, además de mejorar nuestra rentabilidad nos permitirá mejorar la atención al cliente y para disponer de tiempo para ofrecer servicios que realmente le den valor como la asesoría o consultoría, fundamentales en los tiempos que corren.

Pero, ¿cuál es la herramienta más adecuada?. Desde nuestra experiencia, estas 10 funciones resultan fundamentales para conseguir los objetivos citados:

1. Funciones de alta rápida de facturas que faculten la contabilización de cada documento en pocos segundos. La mayoría de las facturas son muy sencillas y muchos de sus datos son pronosticables por el proveedor, lo que permite cumplimentar muchos campos automáticamente. En todos los casos, los datos capturados tienen que ser suficientes para generar el asiento de compra/venta y posteriormente las declaraciones implicadas. Si las facturas ya están pagadas o la forma de pago está determinada con gran verosimilitud, la creación del asiento de pago/cobro debe ser automática.
2. Funciones de alta rápida de asientos de ventas y cobros de comercios y restaurantes a partir de resúmenes diarios reportados por registradoras, programas de punto de venta o semielaborados en hojas de cálculo, en general con periodicidad mensual. Deben contemplar posibilidades de cuentas por puntos de facturación, varios porcentajes de impuestos, impuestos incluidos o no, etc. De la información aportada se generarán todas las declaraciones (sin olvidar el modelo 340 Registro de facturas, obligatorio para todas las empresas a partir de 2012).
3. Funciones de alta rápida de asientos desde extractos que permitan contabilizar diligentemente los asientos a partir de los datos contenidos en una relación (extractos bancarios, diario de caja, gastos tarjetas, etc. El proceso se debe apoyar en un conjunto de conceptos predefinidos (y definibles en el transcurso de la propia operación).
4. Funciones de alta rápida de asientos desde ficheros AEB 43. Los ficheros AEB 43, proporcionados por las entidades financieras, contienen información normalizada sobre los movimientos en cuentas bancarias en un período determinado. El contenido de estos ficheros, entre otros usos, permiten la contabilización automática de un altísimo porcentaje de sus movimientos basándose en patrones que contienen conceptos configurables y cuentas contrapartidas. Debe incluir funciones de corrección de los asientos generados y de mantenimiento de patrones.
5. Tratamiento de Hojas de cálculo y ficheros planos que faciliten la captación automática de información suministrada por los clientes, especialmente sobre facturas expedidas y recibidas, cobros, pagos y anticipos, incluyendo sistemas avanzados de detección de errores y avisos, correcciones e importación en la base de datos.
6. Funciones de chequeo que rastreen los datos de las empresas seleccionadas para anticipar la detección de incidencias que puedan retrasar la obtención de las declaraciones, especialmente las informativas, tales como NIF, distrito postal, etc.
7. Funciones para la obtención de las declaraciones más habituales de empresas y profesionales a los organismos Agencia Tributaria, Gobierno de Canarias y Registro Mercantil de forma automática a partir de la información introducida para contabilidad. Con la posibilidad de generar las declaraciones, según modelo, en papel blanco, fichero PDF, fichero AEAT y fichero R.M., y creación de los asientos de liquidación y de pago cuando proceda. Las declaraciones se deberían poder preparar de forma individual o masivamente.
8. Gestión de un histórico de declaraciones realizadas que permita en cualquier momento conocer el estado, de cualquier declaración y de cualquier empresa, así como la posibilidad de visualizarlas y de volverlas a obtener.
9. “Estado de declaraciones”, documento que permita conocer de un vistazo, para el mes deseado, las declaraciones a preparar para cada empresa, fecha tope de presentación, y la  situación actual (pendiente recibir datos, pendiente de comprobar… entregada, etc.), con filtros por declaraciones, empresas y estados.
10. La gestión contable concebida para operar sin discontinuidades entre ejercicios, permitiendo la entrada de asientos y facturas de cualquier período nos puede ofrecer gran flexibilidad. Un sistema de bloqueos, a cualquier fecha permite la protección de la información comprobada y definitiva.

En resumen existen en el mercado herramientas que nos ayudan a mejorar nuestra productividad automatizando al máximo la introducción de datos en el sistema, comprobaciones, correcciones, y la obtención de declaraciones, estados financieros, documentos oficiales y otra información de interés.