Universo ERP, el Blog DATISA

La respuesta a esa pregunta es complicada porque según indican los estudios hay mucha diferencia según el tamaño de empresa. Aunque parece que según las últimas cifras cada vez nos lo tomamos más en serio.

El pasado Marzo AMETIC presentó de nuevo el informe las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las empresas españolas 2011 que analiza el papel de las TIC en las empresas de nuestro país. Un informe que nos parece muy interesante y que nos ayuda hacernos una idea de como las compañías cada vez confían más en la tecnología para aumentar su competitividad.

El informe resalta que los principales indicadores se mantienen o suben por lo que la penetración de las TIC sigue creciendo en general en las empresa española, aunque los cuatro últimos años han sido difíciles y eso se refleja en las cifras del sector.

España obtuvo 43,5 % en 2011, lo que supone un aumento de 6,5 puntos respecto al año anterior. Este indicador se realiza con la media de los tres factores clave que muestran el desarrollo tecnológico de un país: uso de las TIC, Uso de Internet y uso del E-commerce.

De ellos, el que mostró la mayor evolución fue el “uso de las TIC”, que obtuvo 59,2% y el mayor crecimiento de los tres factores, con 7,7 puntos más que el año anterior. El segundo eje diferencial fue la tasa de “uso de internet”, que alcanzó los 44,7 puntos y un incremento anual de 5,8 puntos. En último lugar estuvo la tasa de “uso de comercio electrónico” con 29,4 puntos, aunque con un repunte de 6,1 puntos respecto a 2010.

Sistemas de Gestión en las Empresas

Al ser fabricantes de ERP nos parece muy interesante analizar los resultados de este estudio sobre los sistemas de gestión de empresas, así que hemos buscado los datos al respecto de este estudio.

Como en anteriores ediciones se analiza el uso de los sistemas de gestión informatizados que utilizan las organizaciones para la gestión, planificación y administración de los recursos con el objetivo de simplificar las actividades diarias.

A tenor de los datos, las bases de datos informatizadas (sistemas de Datawarehouse o Datamining) son las más populares entre las empresas con ordenador (48,8%). Con porcentajes en torno al 16% se sitúan los sistemas de SCM (16,2%), ERP (15,9%) y CRM (15,7%).

Las compañías más pequeñas no presentan importantes variaciones en cuanto a la posesión de ERP respecto a ediciones anteriores (22,9%), mientras que los porcentajes de dichos software son más dispares en las empresas de 250 y más empleados (40,3%).

Cloud Computing

Otro de los puntos que nos perece interesante destacar es el del Cloud Computing. Como segundo año consecutivo, se presenta un análisis detallado del cloud computing, entendiendo como tal los servicios que se pueden utilizar a través de la red en un sentido amplio..

Según los datos recabados, actualmente cada vez son más las empresas que detectan los beneficios del cloud computing, representando al 60,6% de las empresas con conexión a internet, 3,9 puntos porcentuales más que en 2010.

Entre los servicios ofrecidos en la nube, el más utilizado por las empresas usuarias del cloud computing es el correo electrónico (86,4%). El 24,7% dispone de almacenamiento de información en la red y el 19,3% trabaja con aplicaciones ofimáticas gestionadas vía internet. En ese sentido el ERP estaría dentro de Otros con un 0,7%.

Abrir una franquicia sigue siendo una de las salidas que muchos emprendedores ven a la crisis y una forma de generación de autoempleo. Tal y como se deprende en el estudio “La franquicia crea empleo” publicado recientemente. En su conjunto, la franquicia incorpora cada año más de 20.000 nuevos empleos. Durante 2011, si bien el número de empleos cayó casi un 2%, el documento contabiliza 359.527 puestos de trabajo generados por la franquicia.

En el  Informe Anual sobre la Franquicia 2012 que se presentaba a mediados de enero, que analiza el sector, se pone de manifiesto la fortaleza de la franquicia frente a otros modelos de negocio. Por ejemplo, en 2011 se crearon 145 nuevas redes pero desaparecieron 119, por lo que el número total es de 1.079 redes, incrementándose en 26 respecto a 2010.

Aunque está claro que el sector no es inmune a la crisis. Alcanzar el éxito, en el mismo, requiere un planteamiento a largo plazo y la adecuada gestión de los recursos disponibles, una labor a la que las nuevas soluciones de gestión empresarial prestan un apoyo fundamental.

Las Franquicias, conscientes de la importancia de las TIC

Debido a su modelo empresarial de crecimiento basado en la inversión compartida y el intercambio de know-how, la Franquicia es un sector muy consciente de la importancia de las TIC. Uno de los principales problemas de las Franquicias, hoy en día, es que sin embargo muchas de ellas se plantean la informatización de su negocio exclusivamente desde el punto de vista de la gestión comercial y la automatización del Punto de Venta.

La mayor parte de las soluciones de gestión disponibles hoy para las Franquicias, ofrecen una especialización altísima precisamente en la automatización de estas áreas, aportando soluciones verticalizadas, con herramientas avanzadas para la comunicación de la Central con cada Centro. Dichas soluciones, sin embargo, carecen de las funcionalidades necesarias para una automatización profunda en otras áreas como la financiera, de producción o de almacén, etc. (El tema de la necesidad de una solución financiera ya lo desarrollamos anteriormente en otro post).

Uno de los principales riesgos de una automatización TIC basada sólo en el control comercial y de TPV reside en que se lleva a cabo un control del negocio únicamente en base a las ventas y a los costes de aprovisionamiento de los centros, olvidando el control de muchas otras áreas que inciden de manera importante en la rentabilidad.

Para un adecuado control de sus recursos, una Franquicia debe ser gestionada como una empresa en toda su dimensión económica, alcanzable únicamente a través de un moderno sistema de gestión global.

Soluciones en la nube también para la Franquicia

Hoy en día la Franquicia puede contar con un amplio abanico de posibilidades a la hora de implantar su sistema de gestión, desde el modo clásico de propiedad de licencia en el que destacan dos modelos:

En el primero de ellos, las soluciones de gestión residen en un servidor de la Central, gestionado por el Franquiciador y cada Centro o Franquicia accede a sus funcionalidades de forma remota.

El segundo modelo informático de gestión, también muy extendido en el ámbito de la Franquicia, es la instalación separada de un sistema de gestión en la Central y otro distinto en cada uno de los franquiciados.

Y el sistema Cloud Computing, donde se pueden reproducir ambas opciones aportando las ventajas de este. Los sistemas ERP en la nube son una solución que se adapta muy bien a este tipo de negocio ya que ofrecen mucha flexibilidad, y al mismo tiempo son capaces de proporcionar herramientas muy potentes con todas las capacidades necesarias de un sistema de gestión global. Además el sistema Saas permite acceder a Soluciones a un precio muy competitivo.

Como desventaja podíamos hablar de la dependencia de Internet, elemento muy importante a tener en cuenta en según que modelos de negocio. Por lo que como solemos recomendar desde este blog, antes de implantar un sistema hay que ver que se adapta mejor a las necesidades de cada organización.

Tal y como venimos comentando las soluciones en Cloud Computing cobran cada día más fuerza. El Cloud a día de hoy no sólo se plantea como una solución tecnológica para abaratar costes para las empresas en general, sino también como solución para mejorar la competitividad de las empresas europeas.

La semana pasada Neelie Kroes, vicepresidenta de la Comisión Europea y responsable de la Agenda Digital para Europa anunció en el Foro Económico Mundial de Davos, la creación de la alianza “European Cloud Partnership” cuyo objetivo principal será buscar términos comunes de contratación de servicios Cloud y desarrollar estándares que garanticen la seguridad y la competencia.

Según las palabras textuales de Kroes, “El cloud computing cambiará nuestra economía. Puede traer beneficios productivos a todos, desde los pequeños empresarios hasta los particulares. Promete escalabilidad, servicios más seguros y eficientes flexibilidad y costes más bajos”.

En este blog siempre hemos defendido la tecnología como una herramienta para mejorar la competitividad de las empresas por lo que no podríamos estar más de acuerdo con el planteamiento. Aunque el tiempo dirá si este tiene un reflejo real a corto plazo en la economía y sobretodo si las pymes se podrán beneficiar de estos programas.

 Las aplicaciones ERP en la Nube

 El Cloud Computing es una solución flexible que contribuye a mejorar los recursos disponibles en las organizaciones, incluídos, lógicamente, los informáticos. Por eso, nos encontramos con que, cada vez hay más aplicaciones adaptadas a este entorno. Los ERP, por supuesto, no son ajenos a esta tecnología.

La propuesta de muchos fabricantes, en el mercado del Cloud Computing, contempla tres fórmulas básicas de comercialización de licencias y de servicio.

•  El modelo de comercialización en modo SaaS, del que ya hablábamos en este blog, en el que se ofrece a los clientes el uso de la solución ERP en plataforma Cloud en ‘alquiler’, o pago por uso por la explotación del software y que conlleva unos servicios ligados a su implantación y evolución que la convierten en una oferta muy atractiva.

• La venta de licencias del ERP en propiedad, que se utilizarán alojadas en el CPD del cliente. Aunque esta opción no representa una reducción directa de la inversión necesaria en software y hardware, se trata de una opción muy interesante para las compañías con múltiples localizaciones o con un importante número de usuarios móviles.

• Venta de licencias del ERP en propiedad y su uso alojado en el CPD del fabricante. Se trata de un modelo de comercialización diseñado para las empresas que quieran introducirse en el mundo Cloud pero que todavía no confían en el concepto de “alquiler” de aplicaciones. Dicho modelo ofrece una reducción de la inversión en hardware inicial para el cliente y la posibilidad de ampliar el abanico de servicios con aquellos ligados a la consultoría.

Ventajas de los ERP´s en la nube

Aunque ya comentamos en su momento las ventajas del Saas, los beneficios que ofrece el Cloud Computing, independientemente de su forma de comercialización, son fundamentalmente:

•  Acceso a la información desde cualquier lugar siempre y cuando se tenga una conexión a Internet.
• Se minimiza el tiempo de implantación del sistema. En un breve periodo de tiempo el usuario puede estar funcionando con el nuevo software.
• Posibilidad de trabajar en entornos mutiplataforma lo que nos ayuda a un mejor aprovechamiento de nuestro sistema informático.
• Seguridad, puesto que la aplicación puede funcionar en redes poco seguras, como Internet, se emplean modernas tecnologías de cifrado para las conexiones, asegurando la confidencialidad de las mismas.
• Además, muchos fabricantes ofrecen las mismas soluciones ERP, con las mismas capacidades, independientemente de que el entorno sea Cloud o no.

Las mejoras que ofrece el Cloud están claras. Ahora sólo falta que las pymes lo contemplen como una opción. El tiempo dirá… ¿Serán las pymes capaces de subirse al barco de las nuevas tecnologías?

Tomar la decisión correcta a la hora de elegir un ERP no siempre es fácil y desde luego no debe de tomarse a la ligera y menos ahora con la situación económica existente. Escoger la herramienta que mejor se adapta a nuestra organización puede suponer esa pequeña diferencia que nos ayude a superar las actuales circunstancias.

Una buena herramienta, debe llevar implícito una mejora en los procesos y por tanto, una disminución de costes sustancial que puede ayudar al éxito de nuestra compañía.

Ya hemos hablado otras veces en este blog de algunos puntos importantes, desde nuestro punto de vista, a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP. Pero, aunque no hay una receta mágica, el momento coyuntural nos obliga a tener en cuenta otros factores.

Flexibilidad y capacidad para adaptarse a los cambios

Esta es una de las características más apreciadas a día de hoy en un ERP. Contar con una solución que sea moldeable y que se adapte al entorno cambiante en el que nos movemos, que nos permita reorientar nuestros procesos, si es necesario, de forma rápida y flexible y con el mayor nivel de independencia. Que nos posibilite abordar nuevos proyectos, como por ejemplo, la internacionalización de nuestro negocio o la movilidad de nuestro departamento de ventas. Esto nos dará la posibilidad de responder con inmediatez en cualquier momento a los requerimientos de negocio que puedan surgir.

Relación calidad precio

Nos hemos vuelto más exigentes, las posibilidades de acceso a la información sobre los distintos productos disponibles en el mercado, nos permite comparar más y queremos la mejor calidad al mejor precio.

En este sentido, es muy importante tener en cuenta a la hora de contrastar dos productos que lo estamos haciendo con herramientas que tienen las mismas capacidades. En la compra de software esto no es siempre sencillo, ya que los distintos fabricantes no siempre tienen los mismos criterios a la hora de dividir el ERP en módulos. Debemos cercionarnos que estamos comparando dos cosas iguales.

Información para la toma de decisiones

Nuestra herramienta ERP debe ser capaz de darnos la información adecuada y actualizada para toma de decisiones. Además debe de ser capaz de proporciónanos informes sobre la marcha del negocio de forma fiable y explotable desde diversos puntos de vista. Esto nos permitirá reaccionar con rapidez ante cualquier eventualidad.

Rápido retorno a la inversión

Evidentemente un rápido retorno a la inversión es esencial. Contar con herramientas que tengan cortos tiempos de implantación para que podamos aprovechar al máximo sus capacidades es uno de los puntos a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP. En ese punto, como ya hemos contado en otros post es importante contar con un buen servicio de apoyo en la implantación e invertir en formación para aprovechar al máximo el nuevo software en el menor tiempo posible.

Máximo aprovechamiento de los recursos

Otro punto a tener en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión son los requerimientos del sistema informático. Que haya sido diseñado para optimizar al máximo el sistema permitiendo trabajar de forma eficiente y eficaz, que aproveche los recursos disponibles sin grandes inversiones adicionales.

Que esté diseñado para consumir los menos recursos informáticos posibles y que sea sencillo de configurar.

Dependiendo de nuestra organización debemos de valorar la posibilidad también de trabajar en entornos Cloud y que el software esté preparado para ello.

Las soluciones en Cloud Computing (en la nube) han venido para quedarse. La actual situación con un entorno muy dinámico y cambiante nos obliga a buscar soluciones flexibles que mejoren los recursos disponibles por las organizaciones, incluidos los informáticos. Y la solución que nos puede aportar la tecnología actual es el Cloud Computing. Cada vez hay más aplicaciones que podemos encontrar adaptadas para este entorno, como el caso del ERP.

Las ventajas que ofrece ya las hemos comentado en otros post y poco a poco las empresas españolas empiezan a descubrir sus ventajas. Según el último informe de IDC sobre este tema titulado “Cuando las empresas se rinden al cloud”, en las organizaciones españolas aún existe un alto desconocimiento sobre el cloud computing (49%), pero aquellas que sí conocen el nuevo modelo (51%) han comenzado a adoptarlo: el 15% sobre el total de empresas analizadas y el 30% sobre las empresas que conocen esa modalidad. La firma prevé que un crecimiento del 42% frente al año anterior.

Para no perderse

Uno de los puntos que más preocupan a las organizaciones es la seguridad y privacidad en la nube, en ese sentido INTECO ha escrito una guía dirigida a las empresas que nos parece muy interesante.

La “Guía para empresas: seguridad y privacidad del cloud computing” es bastante completa, comienza haciendo una introducción de lo que es y qué tipos de nubes hay, interesante es el capítulo sobre el marco legal, y sobre las principales implicaciones en cuanto a seguridad y privacidad, además nos da las claves para asegurar el éxito en la utilización de servicios de cloud computing.

Por último, la Guía incluye un capítulo con pasos los principales que toda empresa o entidad debe adoptar para “dar el salto a la nube”.

¿Quién gestiona la seguridad?

Uno de los puntos importantes a tener en cuenta en el tema de seguridad y privacidad es en quien va a recaer la responsabilidad de gestionar la misma:

Las nubes privadas son gestionadas por una única empresa que decide dónde y cómo se ejecutan los procesos dentro de la nube. Los datos no salen de la infraestructura de la compañía, pero en ella recae el mantenimiento del hardware y software de la nube.

Mientras en las nubes públicas el control de los recursos, procesos y datos está en manos de terceros, normalmente el proveedor de soluciones, que aloja estas en un datacenter. En este caso la responsabilidad le corresponde al proveedor. Pero en muchos casos, las garantías de seguridad que ofrecen estos, es muy superior a la que podría tener las instalaciones de una pyme.

Hay otro tipo de modelos como las nubes mixtas en que esto se complica y en el que se reparten las responsabilidades.

A día de hoy, existe la tecnología para que el uso de este tipo de soluciones sea segura y además, cada día se va avanzando más en ese tema, pero es necesario que cumplamos con las normas de seguridad. Os recomendamos la lectura de la guía de INTECO.