Universo ERP, el Blog DATISA

Forrester ha hecho público recientemente su último estudio sobre Comercio Electrónico en Europa. La consultora apunta que en el viejo continente se llegará a los 191 mil millones de euros en ventas en 2017 a través del ecommerce. Todo parece indicar que este sistema de comercio es la vía de escape para muchas empresas, grandes y pequeñas, que ven en las ventas online, un medio para incrementar ingresos y reducir costes al mismo tiempo.

En España, que casi siempre nos cuesta subirnos al tren de la innovación, parece que los datos también son esperanzadores. Por esta vez, las cifras apuntan a que España será el mercado europeo donde más crecerá el comercio electrónico hasta la fecha marcada por la firma de investigación y consultoría, o sea, 2017, con una tasa de crecimiento anual del 18%. Lo que significa que en nuestro país se llegará a facturar 9.100 millones de euros, procedentes de las ventas online.

El Consumidor electrónico

La lectura que sacamos de estos apuntes incluidos en el último informe de Forrester es que los consumidores españoles, también el resto, naturalmente, pero por circunscribirnos al mercado nacional, digamos que los consumidores españoles, han ido asumiendo de manera progresiva las ventajas que ofrece la compra online. Han ganado confianza en este sistema de venta, han dejado de desconfiar de los medios de pago por Internet, se ha generalizado el uso de dispositivos móviles desde los que acceder a casi todo tipo de productos e, incluso servicios y, en términos generales, han reconocido la rebaja de los precios, la rapidez del acceso a la compra y la comodidad que supone poder hacerlo prácticamente desde cualquier parte y en cualquier momento.

Desde la otra perspectiva, es decir, desde la óptica de los proveedores, hay que decir que éstos han trabajado duro para ofrecer herramientas capaces de responder a los requerimientos de unos consumidores mucho más exigentes que los tradicionales. Consumidores que además exigen poder tomar decisiones con facilidad, con rapidez, sobre la marcha y, sobre todo, con criterio, es decir, disponiendo de toda la información que consideren necesaria.

En este sentido, los proveedores de tecnología han apostado, y éste parece ser el camino más adecuado, por estrategias basadas en la compra multicanal y por incorporar herramientas que permitan obtener el máximo rendimiento de las redes sociales. Por supuesto, el desarrollo de plataformas de venta inteligente para adaptarse a los perfiles y las demandas de cada usuario, son otro elemento a tener muy en cuenta de por dónde van las tendencias.

Comercio electrónico estratégico en el repunte económico

Con los datos que aporta este informe de Forrester, es más que lógico pensar que, una vez que los consumidores han interiorizado esta forma de adquirir bienes y servicios, el comercio electrónico pasará a ser uno de los pilares que sustenten el repunte económico que tanto esperamos. Y, que algunos expertos vaticinan, dicho sea de paso, para 2014.

Así lo ha visto Carmen Alcaide, analista y expresidenta del INE en su artículo “Esperanza a pesar de la crisis”, publicado el pasado 7 de abril en El Dominical de El País. La experta se apoya en el último informe del Banco de España para vaticinar cifras económicas en positivo. Este documento señala un cambio de tendencia a lo largo de 2013 que permitiría dejar las tasas negativas al finalizar el año y entrar en crecimiento positivo en 2014. Aunque no lo menciona expresamente en el artículo en ese repunte de la economía el comercio electrónica tendrá mucho que decir en los nuevos hábitos de los consumidores. Habrá que ver si se cumplen las expectativas o no.

Volviendo al tema central de este post, el Secretario de Estado de Comercio, Jaime García Legaz ha anunciado un plan de choque para el pequeño comercio. En este sentido, García Legaz señala que el Gobierno ayudará a estas pequeñas y medianas empresas del sector a afrontar la crisis, haciéndoles llegar líneas de crédito y permitiéndoles adentrarse en el mundo online.  Para que puedan hacer uso del comercio electrónico, el Gobierno, según su Secretario de Estado de Comercio les ayudará a poner en marcha su propia Web.

Habrá que ver si estas medidas son suficientes para que este tipo de organizaciones den el salto al mundo online, aunque a priori parece que se quedarán cortas. Deberá ser pues, la propia empresa la que entienda que no puede perder la oportunidad.

Es indudable el ecommerce ha venido para quedarse. Cada vez son más las empresas que se plantean tener todo o parte de sus ventas a través de la Red ya sean grandes o pequeñas, como una alternativa para aumentar la facturación. El comercio a través de Internet tiene sin duda un gran potencial que está todavía por explotar.

El éxito de muchos negocios a través de internet ha animado a muchos a tomar esta alternativa. Pero no todo es sencillo, hay aspectos claves que hay que tener en cuenta a la hora de organizar el negocio que pueden suponer el éxito o el fracaso de la compañía.

Se ha escrito mucho sobre los elementos que deben cuidarse en la venta on-line: los ingredientes que tiene que tener la tienda, los sistemas de pago on-line, la operativa de la página web, incluso aspectos legales como la LOPD o la política de devoluciones. De todos estos temas se habla ampliamente, por ejemplo, en el Libro Blanco del Comercio Electrónico de AECEM que os recomendamos (descarga en pdf).

Otro de los aspectos clave del cada vez se menciona más, es de la logística del negocio y de incluso algunas empresas que han llegado a morir de éxito, por no tener bien gestionado este aspecto, ya sea por no haber hecho un adecuado control de stock, no haber tenido en cuenta el aspecto internacional de internet o los costes de distribución.

Sin embargo, se ha hablado poco de las herramientas de gestión disponibles. Y es que hay que tener en cuenta que como en cualquier otra empresa es imprescindible contar con herramientas de gestión.

Que aporta un ERP al comercio electrónico

Si queremos que nuestro negocio tenga éxito, no basta con dotarse de una tienda de eCommerce atractiva. Además, hay que optimizar toda la cadena de suministro que soporta dicha Web, empezando por su adecuada integración con los sistemas de gestión centrales para asegurar el intercambio de información on-line y off-line facilitando las consultas, el procesamiento rápido de los pedidos y el control de stock.

En la actualidad, muchas pequeñas y medianas compañías recogen las consultas y pedidos de su tienda on-line de forma telefónica o a través de formularios, que a continuación se introducen manualmente en sus sistemas de gestión. Este proceso “en diferido” supone una importante pérdida de tiempo, incrementa el peligro de error y ralentiza las consultas de disponibilidades, así como todo el proceso posterior de tramitación de los pedidos y de su expedición. La agilidad en estos trámites, por otro lado, es clave para ganar y fidelizar a los clientes en el entorno Internet.

En la actualidad, ya existen en el mercado soluciones ERP que incorporan módulos específicos para su integración con aplicaciones de comercio electrónico, facilitando las búsquedas de clientes y proveedores por código o NIF, las consultas de productos y de sus disponibilidades, el tratamiento de la cesta como albarán y como pedido, la obtención de la relación de facturas o del extracto de cuentas contables de cliente/proveedor, las consultas del volumen de operaciones o retenciones y un largo etc. de operaciones que se pueden realizar, tanto desde la página Web al ERP como al revés, mejorando así la agilidad de los procesos.

Se trata de unas facilidades para el intercambio de información no sólo con las tiendas on-line de la compañía, sino también con cualquier portal de eCommerce, central de venta o de compras a través de Internet en la que participe la organización. Una vez introducida la información en el ERP, y siguiendo la filosofía del “dato único” en la que se basan estas aplicaciones, con la misma además se generarán automáticamente el apunte contable, la factura y el albarán correspondientes e incluso los registros de salida de almacén, sin que por parte del usuario se requiera ni la más mínima intervención.

Si bien en la actualidad hay pocos ERPs para PYMEs con estas funcionalidades incluidas de manera estándar, esta integración entre las soluciones de gestión y las tiendas Web se generalizará en el futuro, como un medio para integrar las ventas a través de Internet en la gestión global del negocio, mejorando su funcionamiento y su rentabilidad.

Estos últimos años hemos sido testigos de una explosión de nuevos modelos de comercio minorista, y de como las grandes zonas comerciales de nuestras ciudades se llenan de tiendas cuyo concepto de negocio se escapa de la idea tradicional de comercio.

Cada día se hace más patente que los nuevos empresarios del mundo del comercio, ya desde el origen de sus proyectos los diseñan pensando en su expansión, en el crecimiento controlado del número de establecimientos, en la reproducción geográfica casi mimética de una idea de negocio.

Todo ello hace que la tienda se convierta en un punto de venta que forma parte de un sistema más grande y sofisticado.

Vamos a analizar las necesidades particulares que surgen en empresas que deciden crecer a través de establecimientos en propiedad, locales comerciales que operan bajo un mismo NIF. Dejamos para otra ocasión el análisis de otros sistemas como el de franquicias, para centrarnos en las necesidades de gestión de un crecimiento a través de centros propios.

En el mundo del software de gestión, con solo tres palabras marcamos con bastante precisión las líneas del terreno de juego: Central, Tienda, y Comunicación.

La Central

Ejerce distintas labores, todas ellas en virtud de la visión de conjunto que adquiere y que le caracteriza. Es el cerebro del sistema, y el lugar donde se toman las decisiones.

Normalmente, asume las funciones de central de compras, se encarga de los estudios de reposición, de la gestión de los pedidos; y quiere hacer un uso eficiente de su capacidad de negociación, que adquiere gracias al control del volumen de compra que implica la centralización del sistema. Para ello será fundamental disponer de la información de los consumos en tienda, y  del estado de sus almacenes.

En ocasiones la mercancía se recibe directamente aquí para su almacenaje y posterior distribución, con lo que surge una problemática de almacén, preparación y envío. Puede incluso que de transformación o producción.

Todas las tareas administrativas se harán desde la central, lo que incluye contabilidad (financiera y analítica), fiscal (declaraciones), tesorería, gestión de inmovilizados,…

Para la buena ejecución de estas funciones, y para la optimización de la toma de decisiones en todas las áreas, es vital la disponibilidad de la información relativa a tiendas: la centralización técnica e informática del sistema.

La Tienda

Es el punto de venta, y sus necesidades pasan por un sistema ágil en la introducción de los datos y en las acciones de venta, que permita el acceso a la información relevante, y que disponga de los adecuados controles de seguridad.

Las Comunicaciones

El objetivo siempre es realizar las comunicaciones a tiempo real. Que lo que pasa en el punto de venta, automáticamente esté reflejado en central; y que los cambios relevantes en central, estén disponibles inmediatamente en tienda. Sin embargo, el camino a la meta se convierte en una carrera de obstáculos: organización, software, hardware, red, etc.

Que pueden aportar las Soluciones ERP

Para este tipo de organizaciones es necesario un sistema ERP diseñado desde su origen para la optimización de la gestión en empresas con una realidad de multilocalización geográfica.

El ERP debe ser una herramienta autónoma desde el punto de vista de la comunicación, piedra angular del sistema central/tiendas. Diseñada para que todos los puestos del sistema, de las diferentes tiendas, trabajen de forma óptima sobre la misma licencia de aplicaciones instalada en el servidor central de la empresa.

Son muchas las ventajas que proporciona este sistema de comunicación:

-    Trabajo en tiempo real.
-    No es necesario invertir en licencias de terceros (como por ejemplo Terminal Server), ni en la implantación y soporte de las mismas.
-    La tecnología de la Serie 64 permite una menor dependencia de las redes, y el trabajo en redes saturadas (como Internet).
-    Se simplifica el mantenimiento del servidor y de la red.

Desde la central se debería disponer de aplicaciones que le permitan centralizar las funciones de compra; los traspasos entre almacenes y la reposición de cada uno de ellos según sus necesidades; el control estadístico particular de cada tienda, y desde una perspectiva global, la parte financiera tal y como comentamos en un post anterior La necesidad de una Solución Financiera para sistemas de Centros Propios y Franquicias.

El ERP también en el Punto de Venta

También la tienda debe disponer de un sistema TPV ágil y de gran capacidad funcional, que integrado a tiempo real con la central proporciona múltiples ventajas. Así, desde la tienda se podrán realizar también otras funciones distintas a las de venta, para las que se habilite al usuario: realización de pedidos a central o al proveedor, recepción de mercancía, etc.

El sistema debe estar diseñado para un control en profundidad de los permisos de usuarios. Como resultado, las tiendas y usuarios solo tendrán permiso de acceso a las funciones configuradas, quedando protegida la visualización de datos no permitida, o el acceso al alta y mantenimiento de registros no autorizados.
Para más información sobre la Gestión del Punto de Venta puedes ver nuestros post sobre Comercio.

El comercio tradicional es protagonista estos días de un proceso muy intenso de renovación, que pone de manifiesto su fuerte voluntad de permanecer en la calle como una propuesta de valor, y su deseo de competir con los más modernos modelos de comercialización de productos y servicios.

A la vista del entorno dinámico, complejo, y agresivo que caracteriza al mercado actual, los comerciantes más inquietos se dan cuenta de que para poder estar a la altura de las circunstancias, ser competitivos y tener éxito, es preciso introducir una visión más empresarial y completa en su gestión. Un enfoque que les ayude a formar una mayor conciencia de negocio, y a emprender el camino que les lleve a una óptima organización de sus recursos.

¿En qué se concreta esta nueva visión? Fundamentalmente, en aportar a la gestión del comercio una sensibilidad más profesional, moderna, y proactiva; en dar más valor a las ideas y a los recursos; en ser creativos, y en la recuperación y renovación del concepto de inversión.

Por ello, muchos de los valores que distinguen a los negocios de más éxito coinciden con los valores humanos y estratégicos que impulsan las grandes organizaciones: la especialización, la creatividad en la oferta, la vocación por el servicio, la cercanía al cliente,… y en general, la conciencia en aplicar una gestión eficiente que se caracteriza por el uso óptimo de todos los recursos, siendo uno fundamental la tecnología.

En una solución completa para la gestión del comercio sus objetivos van mucho más allá del tradicional control de ventas y caja, y resuelve tareas de distinta naturaleza, todas ellas necesarias para una gestión plena del comercio.

Gestión de compras

Con demasiada frecuencia, los comercios implantan una solución TPV como una mera sustituta de la caja registradora. Como una herramienta destinada a cubrir los registros de venta, la emisión de tickets, y el control de caja.

Sin embargo, esto choca con la visión más moderna de gestión que introducíamos en las líneas anteriores.

Una óptima mecanización no puede dejar de cubrir otras rutinas fundamentales para el buen desarrollo de la actividad del comercio. Una de las más decisivas a la hora de influir en los índices de rentabilidad y en el éxito general del negocio es la gestión de compras.

Por ello, una buena aplicación para el comercio debe disponer de funciones de análisis para la planificación de las compras, presentando listados de recomendación de compra en base a diferentes criterios, como pueden ser el análisis por mínimos y máximos, o la reposición del almacén en función del estudio de consumos pasados. No solo se podrán presentar estos informes, sino incluso generar automáticamente los pedidos aplicando estos criterios.

A la hora de reflejar la actividad de compras, podremos registrar y controlar cada una de las fases por las que pasa cada operación:

• Conseguiremos por tanto registrar los pedidos a proveedores a partir de diferentes métodos automáticos o manuales, y controlar su estado (servidos, parcialmente servidos, pendientes).

• A partir de los pedidos, comprobaremos que lo que el proveedor entrega coincide con lo que se ha pedido y por tanto, efectuar un control asistido de las recepciones de mercancía; todo lo cual nos permite además automatizar el registro de las entradas en almacén evitando la duplicación de datos.

• Finalmente, cuando llega la factura del proveedor, podremos conformarla contra los albaranes de entrada, asegurándonos administrativamente de que lo que nos factura se corresponde con lo que nos ha entregado, y de que se respetan las condiciones comerciales pactadas.

Gestión de ventas y caja

El software elegido, debería de disponer de funciones de venta de forma que garanticen el logro de dos metas fundamentales en el día a día del comercio: la agilidad en el cobro, y la seguridad.

Con el objetivo de facilitar la fluidez en caja, se podrán aparcar y rescatar tickets, trabajar con todo tipo de modalidades de cobro, con vales y entregas a cuenta, además de llevar una gestión de los créditos a clientes.

A la hora de confirmar la venta, existe también, la posibilidad, de documentar la misma a través de la emisión de un formato factura, en lugar de usar un ticket.

La definición del perfil de uso de cada dependiente, marca el nivel de seguridad. Cada usuario ejercerá las funciones de venta y cobro en base a los permisos que tenga, de forma que permitirá o no modificar precios, introducir descuentos o acceder a consultas de back-office. Quedan además, registradas cualquier modificación de precios, y las entradas y salidas de dinero.

A la hora de cerrar caja, se facilitará hacer uso de cierres completos, o permitir sólo la posibilidad de hacer cierres a ciegas de alta seguridad. Para centros con varias líneas de caja cobra especial importancia el uso de cierres centralizados.

Gestión de almacén

Cada vez que se registra una venta o informamos de una entrada de mercancía, no solo estamos haciendo un registro de la operación o una gestión administrativa, sino que además, de forma completamente automática, se está registrando en la aplicación el correspondiente movimiento de almacén. Por ello, podremos tener siempre actualizadas nuestras existencias, sin más preocupación que la de reflejar nuestras rutinas de compra y venta.

Además de los movimientos debidos a nuestra relación con proveedores y clientes, permitirá también realizar traspasos de mercancías entre los distintos almacenes que existan, o movimientos de inventario y de regularización de existencias.

Con el fin de agilizar todos estos movimientos de entrada y salida, es interesante la lectura de códigos de barra, y la emisión de etiquetas con estos códigos.

Control de negocio y estadístico

Un objetivo fundamental debe ser organizar y disponer correctamente la información, con la finalidad de poder emplearla con fines analíticos y estadísticos.

A través de la posibilidad de definición de centros de Operación, podemos controlar estadísticamente cada área de negocio del comercio.

El centro de operación proporciona al usuario la opción de identificar cada segmento de actividad dentro del comercio. Partiendo de las características de cada negocio, podremos diseñar el esquema de centros de operación, obteniendo así un control estadístico de gran precisión e individualizado. Por ejemplo, imaginemos un establecimiento para vehículos con diferentes áreas de atención al público: tienda, taller, lavado,… En ese caso, podríamos identificar cada una de ellas como centros de operación específicos, con sus sistemas de terminales y cajas asociadas.

También, es interesante la posibilidad de explotar la base de artículos a través de la definición de “familias”.

Además, de estos filtros, existen múltiples criterios para utilizar la información de ventas, controlándose incluso los tramos horarios por intensidad de ventas.

Todo ello, sin olvidar que existe la posibilidad, no solo de un control estadístico de ventas, sino también de compras y de almacén.

Por tanto, una aplicación completa para el comercio permite explotar la información de nuestro negocio ayudándonos a la toma de decisiones e incrementando la competitividad del comercio.

Según el Barómetro Mundial del Hurto en la Distribución 2009 realizado por el Centre for Retail Research, con la colaboración de Checkpoint Systems, Inc, el hurto en el retail alcanzó durante el 2009 2.805 M € en España (no hemos conseguido los resultados del estudio de este año).

El 50,2% de las pérdidas provinieron de hurtos de clientes, mientras que el 28,4% fueron hurtos de los propios empleados. El resto de las causas se repartieron entre hurtos de proveedores (7,7%) y errores internos (13,7%). Los minoristas atribuyeron un tercio del incremento de los hurtos de ese año con respecto al anterior a la recesión económica. Tomar acciones y ser precavidos se hace ahora más imprescindible que nunca.

La mayoría de los comercios minoristas toman medidas para intentar prevenir en lo posible los hurtos con sistemas de vigilancia como cámaras, alarmas, puertas blindadas, etc. y estos evitan en mayor o menor medida los hurtos externos. Pero, ¿qué pasa cuando el problema esta dentro? ¿Cómo podemos protegernos de los pequeños hurtos de empleados dentro del propio negocio?. Al ser un tema tan delicado, lo mejor es disponer de herramientas que nos ayuden a evitar disgustos y malos entendidos.

Contar con herramientas para el Punto de Venta que nos ayuden, no sólo a agilizar la facturación, sino que además controlen otros aspectos como la gestión de caja o el almacén  pueden contribuir a detectar pequeñas fugas de artículos o de efectivo de una manera muy sencilla. Por eso es necesario contar con aplicaciones que gestionen el negocio con una perspectiva global.

Dentro de los hurtos internos se suelen dar tres casos característicos: falta de dinero en caja, la modificación indebida de tickets y los hurtos de almacén.

Cómo evitar que falte dinero en caja

Para evitar que esto se produzca o para detectar que el hecho se ha realizado, algunos programas incorporan una función denominada “Cierre a ciegas”. Se trata de un cierre de caja en el que el empleado no puede ver ni manipular el importe del TPV (Terminal Punto de Venta) de acuerdo a las ventas del día.

Con este cierre el dependiente sólo tiene que contar el efectivo disponible en caja e indicar el importe que retira de la misma al cerrar el día, así como el que deja en la caja para que más tarde, la persona encargada, que tendrá configurados los permisos de acceso, podrá ver si existe diferencia entre el importe que ha indicado el empleado y el que en el programa ha facturado, pudiendo así detectar cualquier irregularidad.

Modificaciones en tickets controladas

Esta estafa tiene como fin eliminar o modificar artículos del ticket antes de cobrar el total, lo que hace que en el total del día se contabilice menos importe y sea posible llevarse la diferencia. ¿Cómo se puede evitar? Nuestro software debe tener funcionalidad específica para la elaboración de informes en los que se observen todas las modificaciones realizadas sobre cada ticket, ya sea de precio o de unidades. En este listado se registran además qué persona ha efectuado los cambios, a qué hora y para qué ticket.

Que no falte nada en el almacén

Para detectar este tipo de acciones por parte del personal, es indispensable disponer de herramientas que controlen el almacén y cotejen estos datos con el Punto de Venta. La persona encargada deberá comprobar que las cantidades coinciden y que los productos que salen del almacén son los mismos que los que se venden.

Para ello es necesario contar con una potente herramienta de control de stock integrada con nuestro software de facturación.

Las pérdidas por este tipo de hechos pueden provocar en las organizaciones graves pérdidas, además de una serie de situaciones poco deseadas. Dejemos que las nuevas tecnologías nos ayuden en la prevención.