Universo ERP, el Blog DATISA

Según un estudio hecho público recientemente por la consultora IDC, más de la mitad de las empresas españolas adoptaran el modelo cloud en su negocio a lo largo de 2013. Es más, la consultora añade que la nube pública, crecerá anualmente un 33% mientras que la nube privada lo hará un 27%, hasta 2016. Por lo tanto, lo raro será, apuntan desde IDC, que las empresas no apuesten por esta opción.

Llevando estos datos al terreno de la Pyme, empresas que aportan el 65% del PIB global en España, los datos son también más que esperanzadores. De hecho, este tipo de organizaciones está apostando por el modelo de explotación de la tecnología basado en el cloud para mejorar su productividad y obtener un buen posicionamiento en un mercado tremendamente cambiante como el actual.

Son muchas las ventajas que las pequeñas y medianas empresas pueden obtener de la utilización de este modelo. Entre ellas, una mayor movilidad, más capacidad para analizar grandes volúmenes de datos y una mejor disposición para abordar nuevas oportunidades de negocio apoyándose en las TIC.

La seguridad sigue preocupando

Sin embargo, no todo son parabienes en este negocio. Algunas empresas, pequeñas y medianas y también grandes corporaciones, siguen sin estar convencidas de la seguridad que aporta la Nube. La seguridad sigue siendo así, una de las mayores preocupaciones que muestran las empresas a la hora de adoptar el modelo cloud, a pesar de que prácticamente la totalidad de los proveedores tecnológicos aseguran niveles de seguridad incluso superiores a los que aportan las propias empresas de manera interna, más aún, si hablamos de Pymes.

A pesar de todo, muchas compañías recelan de este modelo porque no pueden ejercer un control físico y a tiempo completo de sus datos. Por naturaleza, muchos directivos, incluso, muchos responsables de TI desconfían ante el hecho de que información particularmente sensible, se encuentre en manos de terceros. Pero si se analiza detenidamente, resulta un proceso mucho más seguro que el que se lleva a cabo internamente. Sobre este asunto ya hablamos anteriormente en este blog recomendando La “Guía para empresas: seguridad y privacidad del cloud computing” publicada por INTECO.

Tener información alojada en servidores externos puede suponer una ventaja de producirse algún desastre (robo, incendio, inundación…) que dañe o haga desaparecer los servidores que alojan los datos relevantes de cualquier organización, el hecho de tener alojados los datos en diversos servidores conectados entre sí, ofrece una garantía adicional.

Por otra parte, existen otras muchas “amenazas” informáticas que comprometen la seguridad de la información, en forma de virus, hackers, maleware, etc. Una vez más, el hecho de que un proveedor externo custodie y almacene esos datos evita muchos quebraderos de cabeza, ya que los proveedores están dotados con las últimas tecnologías.

No obstante, es fundamental que los datacenters cuenten con las normas de seguridad aceptadas internacionalmente para que puedan garantizar niveles de seguridad adicionales y preservar además la seguridad digamos, “física” de la información, al incluir réplicas de la misma en diferentes localizaciones geográficas.

En definitiva, las nuevas tecnologías bien aplicadas, permiten garantizar en términos generales, el acceso seguro a los datos y su protección ante un uso malintencionado. Por lo tanto, una vez que las empresas consigan salvar el escollo de la seguridad, que hoy por hoy es más un problema de concienciación que una realidad, el terreno para la adopción masiva del cloud computing estará más que abonado.

El pasado 15 de febrero el gobierno aprobó “la Agenda Digital para España” que marcará la hoja de ruta hasta el 2015 para que España consiga los objetivos propuestos por la UE para conseguir una Europa más digital y fomentar las TI.

En concreto en España se pretende promover la mejora de redes y servicios para garantizar conexiones de mayor calidad y desarrollar la economía digital a fin de aumentar la competitividad

Los grandes ejes de la Agenda española son: fomentar el despliegue de redes ultrarrápidas; desarrollar la economía digital; mejorar la administración electrónica; reforzar la confianza y la ciberseguridad en el ámbito digital; impulsar la I+D+i en las industrias de futuro, y apoyar la inclusión digital y la formación de profesionales.

¿Qué se propone para las pymes?

La puesta en marcha de la agenda pasa por nueve planes del que nos gustaría destacar el Plan de TIC en PYME y comercio electrónico.

Este Plan está orientado a maximizar las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías para mejorar la productividad y competitividad. Entre los objetivos del plan a 2015 se encuentran que el 40 por 100 de las PYME incorporen la factura electrónica, que el 33 por 100 de las PYME compren y vendan a través de Internet y que el 50 por 100 de la población realice compras a través de Internet.

Si nos centramos en la factura electrónica, los datos de donde partimos, son que las empresas españolas que enviaban o recibían facturas electrónicas en un formato estándar adecuado para el procesamiento automático eran el 23% en 2011 (Fuente ONTSI).

Ya hemos hablado en este blog, que en nuestra opinión, para conseguir una mayor penetración es necesario una estandarización en los formatos. Desconocemos si las medidas que pretende realizar el gobierno están esta línea, aunque en un mundo globalizado lo ideal es que hubiera un formato lo más internacional posible.

¿Hemos hecho números?

Independientemente de que cuanto más estándar sea el formato, más fácil será su extensión, lo que si esta claro, es que el uso de la factura electrónica puede suponer un ahorro importante de dinero a las empresas. Se estima que cada factura enviada o recibida cuesta entre seis y diez euros más que una electrónica.

Para hacer un cálculo aproximado de cuanto podríamos ahorrar en nuestra empresa deberíamos tener en cuenta algunos datos:

• Qué volumen de facturas emitidas o recibidas maneja mi empresa. Es decir, cuantas facturas se realizan de forma diaria, semanal, mensual… Y aquí hay que tener en cuenta el coste de manipulación.

• Que papel utilizamos en la emisión de las facturas, ¿en blanco o preimreso? ¿Utilizamos impresión en blanco y negro o color?

• En el envío de las facturas, se entrega en mano, por correo o por mensajero. En la misma provincia, o en otra, en el extranjero… En el caso de correos cuanta distancia hay hasta la oficina de correos o buzón más cercano y cual es el personal desplazado.

• Hay que tener en cuenta también la impresión de facturas no electrónicas recibidas en PDF. Aunque está opción no está contemplada legalmente es una práctica habitual.

• Otro coste a tener en cuenta es el de archivo, por un lado del tiempo de la persona que realiza esta labor y por otro el espacio. Hay empresas que en función del volumen necesitan dedicar un lugar amplio a este tema.

En definitiva, independientemente del impulso que quiera darle el gobierno a este tema, creemos que es muy interesante valorar en función de nuestro volumen de facturas el ahorro que nos puede suponer para nuestra empresa. Y tal y como hemos comentado en este blog anteriormente, podemos conseguir todavía una mayor automatización si además lo tenemos integrado con nuestro ERP.

Vista la parte financiera, de las decisiones se pueden apoyar en un ERP, es decir, teniendo en cuenta el análisis de resultados, la situación de partida, la evolución  de los resultados, las áreas dónde la empresa tiene gastos e ingresos, cómo se ha apartado o no, de sus previsiones de tesorería, cómo se han financiado sus operaciones, etc. hay otra serie de decisiones que afectan a otras áreas y que deberán tenerse en cuenta para obtener una visión global.

Hay que evitar los desfases también en el apartado de compras

Uno de los errores más comunes que cometen algunas empresas a la hora de fijar una estrategia es centrarse en la definición, consecución y evaluación de sus metas comerciales. A veces incluso de una forma poco razonable, es decir, sin tener en cuenta, ni el entorno, ni los resultados globales de la propia organización, ni la relación con otras áreas como compras, almacén, contabilidad, etc. Además, los objetivos, no sólo los comerciales, sino los que tienen que ver con el resto de disciplinas dentro de la empresa, deben ser entendidos como una herramienta para definir esa estrategia.

En el apartado de compras es vital disponer de información ordenada y cualificada sobre a quién se ha comprado, qué porcentaje de devolución a los proveedores ha habido, cuál es el proveedor más barato, qué artículos se han ofrecido, si se podrían haber negociado mejores condiciones de compra, por volumen, por ejemplo, períodos medios de entrega, etc.

De este modo será mucho más fácil tomar decisiones estratégicas importantes y que pueden tener que ver con un cambio de proveedores o de las condiciones que se han asumido con ellos. Esto es algo que también adquiere una nueva dimensión cuando se habla de crédito comercial, especialmente en esta época de “sequía bancaria”. En estos casos, la mayoría de las empresas buscan financiación a través de la negociación de los créditos comerciales con sus proveedores, que les permitan, por ejemplo, alargar plazos de pago. Los ERPs aportan recursos suficientes para acceder a este tipo de información y evitar que se produzca cualquier tipo de desfase, por ejemplo entre lo que se compra y lo que se gasta y lo que se vende y se ingresa.

Ahora bien, tan importante como esto es respetar las condiciones acordadas. Parece obvio pero cuando se trabaja con varios proveedores con los que se han alcanzado diferentes acuerdos, resulta difícil “recordar” para poder acatar, los acuerdos convenidos.

Los sistemas de gestión también ayudan a hacer memoria y permiten recordar qué se ha acordado y con quién, los plazos de vencimiento y, en general, todo lo necesario para ser fieles  al compromiso adquirido. Aunque se trata más bien de una decisión de operaciones, es importante señalarlo en este apartado de decisiones estratégicas porque para poder tomar el control del día a día, primero se deberá haber tomado la decisión de negociar y se habrá tenido que alcanzar las decisiones oportunas.

Evitar los costes de almacenamiento

Una de las grandes dificultades para la gestión estructural de una empresa, tiene que ver con la gestión del almacén. Salvo las organizaciones especializadas en la prestación de servicios, el resto, es decir, las industriales, que compran para fabricar los productos que venden y, por supuesto, las comerciales y de distribución, tienen almacén, que además es una de las claves del circulante. Es decir, es necesario detectar si se están produciendo y dónde, costes de almacenamiento.

En este sentido, los costes más habituales tienen que ver con los relacionados con la mercadería inmovilizada. Es decir, con los costes de disponer de mercancía que se ha comprado y que al tenerla “parada”, sin vender, no genera liquidez, no se está financiando a sí misma y, por lo tanto, precisa una búsqueda de financiación.

Pero además, hay que ver si la empresa está incurriendo en una pérdida significativa de oportunidades, es decir, si está comprando por debajo de la demanda y carece de stock. En este sentido, tanto las roturas de stocks como el exceso de mercancías en el almacén, que sería el caso contrario, suponen un importante coste estructural. Los ERPs permitirán tomar decisiones a este respecto y establecer una serie de controles de mínimos y de máximos de cada referencia, en cada almacén, en caso de que la empresa disponga de varios, para optimizar la gestión de los mismos.

Las empresas que compran en bloque serán algunas de las que más y mejor deberán tener en cuenta las decisiones que tomen con respecto a la gestión de sus almacenes porque un error puede resultar irreversible. Por eso, en estos casos, resulta más necesario si cabe, la utilización de los sistemas informáticos ya que éstos analizan los datos de ejercicios pasados y, aceptando tendencias de corrección, proponen la reposición de las compras para el ejercicio presente.

Coordinar y sincronizar los objetivos comerciales

Los objetivos comerciales, aún estando entre los más importantes, deben coordinarse y sincronizarse con los objetivos del resto de las áreas comerciales para evitar los desfases de los que hablábamos antes.

Algún ejemplo. Se puede dar el caso de que un proveedor ofrezca al jefe de compras un determinado producto a la mitad de su precio habitual, con condiciones de pago muy ventajosas, por encima incluso de las que tiene pactadas normalmente con él. Adquirir esa mercancía permitirá cubrir las necesidades de producción o ventas la empresa durante un año y medio. El jefe de compras decide aceptar la oferta. Pero lo hace sin tener en cuenta la opinión de su departamento comercial, por lo que no sabe si dispone de recursos o no para venderlo posteriormente, y sin consultar con su departamento financiero al que coloca una obligación de pago que éste deberá cubrir, sin saber si dispone o no de liquidez para hacerlo.

Otro ejemplo de descoordinación tiene que ver con otra situación bastante sensible como es la definición de objetivos en el área comercial. La presión por el cumplimiento de estas metas puede “obligar” a los comerciales a autorizar o flexibilizar formas de pago, diferentes a las convenidas. Los retrasos en los cobros, afectan a su vez al área financiera que verá que lo que antes se convertía en “liquido” a los 30 días, ahora se demora cada vez más, provocándole problemas de liquidez y tesorería.

Por lo tanto, también el departamento de ventas debe actuar con perspectiva ya que sus decisiones afectan a otras áreas de la organización.

En definitiva, la principal ventaja de los ERPs es la capacidad que aporta para articular departamentos. Es decir, se trata de un sistema orgánico, cuya función es ofrecer servicio a cada departamento, pero sobre todo, a la empresa, haciéndola flexible en su toma de decisiones. La departamentalización de la empresa debe ser orgánica y comunicativa y los ERPs, como sistemas de información que son garantizan esa fluidez interdepartamental, ya que recapitulan la información de cada área para trazar un plan estratégico.

En una empresa, a grandes rasgos y de una forma muy generalista, se puede decir que hay dos tipos de decisiones. Por un lado, las estructurales que tienen que ver con el establecimiento de una estrategia a medio y largo plazo y, por otro lado las operativas, más enfocadas a solucionar situaciones del día a día de la actividad empresarial.

Para las primeras, las estructurales, la confección de objetivos es una herramienta de gran valor, que permite reflejar de forma departamental, cuál es la situación de partida y cuál es el rumbo que queremos imponer a nuestra organización. Es en este punto en el que los ERP, como sistemas de información ordenados que son, aportan grandes ventajas pues arrojan una visión global de la empresa, compuesta a su vez por una visión periférica que analiza el estado de situación de las diferentes áreas de la misma (financiera, compras, ventas, producción, almacén…) Y, lo más importante, lo hace interrelacionando la información para ver de qué forma, el trabajo de unos afecta, enriquece o entorpece, el trabajo de otros.

Una vez establecidos los objetivos, los Sistemas de Gestión Empresarial ayudan a realizar el análisis de resultados, igualmente lo hacen por departamentos de forma independiente y, automáticamente evalúan la influencia de los resultados obtenidos en un departamento sobre el trabajo del resto de áreas empresariales.

Decisiones financieras, el alma mater de la empresa

Así, hay que analizar los resultados desde un punto de vista financiero, y ver cómo han evolucionado las compras, cómo han evolucionado las ventas, si somos una empresa industrial cómo ha evolucionado nuestra producción, cuál es el estado de nuestro almacén, cómo han evolucionado nuestros cobros, nuestra tesorería, si disponemos de liquidez, etc. Y ha de hacerse además, interrelacionando los resultados con los del resto de áreas de la organización, de manera coordinada, para hacer que todos los esfuerzos se orienten hacia una misma dirección. Trabajar con un ERP para realizar este análisis permite obtener un marco orgánico para entender el entramado de la empresa.

La información financiera que hay que analizar es casi de libro, porque ésta es una información que se ha analizado históricamente, por algo la contabilidad es la disciplina más antigua en el mundo de la economía. Siendo así, no es de extrañar que los informes que arroja la contabilidad, hayan sido analizados prácticamente siempre en el ámbito empresarial.

Sin embargo, ese “siempre” debe tomarse con reservas ya que, a pesar de la grandísima evolución que ha experimentado el entorno de la Pyme en España en los últimos 15 años, lo cierto es que aproximadamente el 90% de las pequeñas empresas descuidan sus análisis de resultados, confiando su contabilidad a terceros. Una confianza que limitan a la presentación de cuentas, al cumplimiento de las obligaciones tributarias y declarativas y poco más, mostrando escaso interés por la evolución de los resultados, desde el punto de vista financiero.

Cuenta de resultados, pérdidas y ganancias, balances de situación, informes de origen y aplicación de fondos, son documentos que, por el hecho de ser estratégicos, deben poder documentarse con frecuencia y no sólo con carácter anual ya sea para el Registro Mercantil o para el Impuesto de Sociedades.

Automatizar los procesos contables permite obtener reportes online y en tiempo real, sin limitación de pedidos y ofrece la posibilidad de analizar la explotación, las pérdidas y ganancias, los informes de equilibrio financiero o el balance, pero de forma regular, es decir, incluso, mes a mes, haciendo acumulados, comparando diferentes períodos incluso remontándose a varios ejercicios atrás.

Desde el punto de vista de la información financiera, los modernos sistemas de gestión son determinantes pues además de ofrecer la información automatizada, responden a los intereses de gestión del usuario con información ad-hoc , aportando documentos adicionales, más complejos como pueden ser los relacionados con el estado de origen de aplicación de fondos. Si además la empresa ha realizado una planificación de presupuestos, el ERP facilitará el control de desviaciones y podrá ayudar a determinar si la planificación que hizo de un determinado gasto, se corresponde o no con la realidad. En caso de no coincidir, se podrán investigar las causas y evitar que la situación sea recurrente y vuelva a repetirse.

Alinear la estrategia de negocio con la estrategia financiera

En estos momentos se habla mucho de los problemas de liquidez de las empresas. Sin embargo, muchos de esos problemas tienen que ver con una falta de alineación de la estrategia de negocio con la estrategia financiera que dé soporte a los objetivos estructurales de compras, de ventas, de inversión, etc. Por eso, es importante que toda la información de la empresa esté interrelacionada y coordinada de manera interdepartamental. Es decir que, los objetivos de compras deben establecerse teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la capacidad financiera de la empresa para abordarlos. También los objetivos de ventas  deberán apoyarse en la misma capacidad financiera para determinar, por ejemplo, el crédito que se va a conceder a los clientes.

Esta es una cuestión que hay que tener muy en cuenta porque es más habitual de lo que cabría esperar. De hecho, hay empresas que, incluso encontrándose en una situación en la que la demanda les favorece y en sus cuentas de resultados, se reflejan importantes beneficios, lo cierto es que arrastran serios problemas de liquidez que son además, recurrentes. Esta situación les obliga a “estirar” sus compromisos, a aplazar pagos a proveedores, les limita su capacidad para negociar con los bancos, etc.

Cuando se produce un cambio de ciclo –situación actual- las empresas que acumulan tensiones de liquidez, ahora deben enfrentarse además a una disminución significativa de su demanda, viéndose obligadas a tomar decisiones estructurales, más drásticas aún. Sin posibilidad de acudir a líneas de descuento, sin poder financiar las operaciones y sin acceso a ningún tipo de financiación, las soluciones pasarían por acudir a ampliaciones de capital, búsqueda de nuevos socios, inversores tipo business angels, vincular el patrimonio del empresario o, finalmente, proceder a una suspensión de pagos o liquidar la empresa, en casos extremos.

Por lo tanto, la planificación financiera, tanto económica (gastos, ingresos, resultados, etc…) como de tesorería para analizar por ejemplo la evolución experimentada por la liquidez en ejercicios pasados -información que aportan los ERPs- permitirá hacer simulaciones del comportamiento de la liquidez en el ejercicio presente y futuros y ayudará a tomar decisiones adecuadas de aprovisionamiento y, en general, de la conformación de la estructura financiera.

Conclusión, tomar una decisión adecuada sobre la estrategia financiera de la empresa, es decir, sobre cómo va a financiar sus operaciones, es determinante para marcar el rumbo de la misma y, para tener éxito en la explotación del negocio en cuestión.

En el post anterior sobre este tema comentábamos algunas de las ventajas que ofrece la aplicación de la tecnología de códigos de barras muy accesible a cualquiera hoy en día. Comentamos sus ventajas y la forma lógica de empezar a usar esta tecnología. Pero hay otros puntos a tener en cuenta que comentamos a continuación.

Plataformas económicas y fáciles de desplegar

Los elementos básicos que necesitaría una Pyme para sacar un máximo provecho de la tecnología de código de barras, serían los siguientes: en primer lugar, se precisan escáneres o PDAs capaces de leer dichos códigos (la mayoría hoy en día lo son) o lectores de códigos de barras inalámbricos, si queremos identificar fácilmente los productos en su recepción o expedición, o mientras nos movemos por el almacén. Es importante procurar su adecuada configuración, dado que existen varias posibilidades de personalización que no se accionan de manera automática.

Para operar eficientemente con este tipo de tecnologías, la empresa también precisa un software de gestión capaz de reconocer y de interpretar adecuadamente la información contenida en los códigos de barras. El ERP elegido, debería ser capaz de leer todos los tipos de códigos de barras estándar o, por lo menos, aquellos que se van a utilizar, pues de ello dependerá la adecuada introducción y el aprovechamiento de los datos para la gestión. Una característica muy útil del sistema ERP desplegado también sería la capacidad de otorgar códigos alternativos a los productos recibidos (por ejemplo, para el fácil manejo de tallas y colores en la industria textil o para que en un negocio, como una pastelería, los paquetes de harina provenientes de diferentes proveedores, con códigos de barra distintos, se puedan agrupar bajo un único código de materia prima, facilitando las existencias globales en tiempo real).

También es importante que el software de gestión de la compañía pueda generar e imprimir etiquetas de códigos de barras, tanto para la generación de códigos internos (por producto, por lote o por lineal), como para poder reemplazar fácilmente cualquiera de los códigos de fabricante que, a su recepción y debido a su deterioro, no se pueda leer o interpretar correctamente.

En el dimensionado de la plataforma TIC, asimismo, destaca otra de las grandes ventajas de la tecnología de código de barras: su coste reducido. Y es que hoy en día, los equipos de lectura e impresión de códigos de barras son los más baratos del mercado, si los comparamos con tecnologías alternativas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), con la banda magnética, con la Radio Frecuencia (RFID Tag.) o con las plataformas de reconocimiento de voz. Se trata, asimismo, de equipos muy flexibles, fáciles de conectar, de instalar y también de usar. Gracias a este último, el coste de la capacitación del personal en el uso de estas plataformas será prácticamente nulo para la organización, ya que su manejo básico consiste en la ejecución de dos sencillas comandas: ‘apuntar’ y ‘disparar’.

Costes de producción vs. automatización de la logística

Por supuesto, esta tecnología también tiene sus inconvenientes, si se les puede definir así, pues son las ventajas o las desventajas de cualquier ‘invento’, cuyo beneficio radica en gran parte en la aplicación por todos de unas normas, que nos ayuden a colaborar. En este sentido, no podemos inventar nuestro propio sistema de código, sino que debemos negociar con nuestros proveedores, aplicar los estándares y trabajar en pro de la normalización, para que esta tecnología suponga una mejora en la productividad de todo el mercado en el cual se aplica.

Aún así, la tecnología de códigos de barras es capaz de aportar beneficios incuestionables en términos de automatización, de reducción de costes y para el control de los artículos. Y estas ventajas son aún más importantes en un momento como el actual, en el que resulta casi imposible ajustar aún más los costes de la producción y materias primas, y en el que la mejora de los procesos logísticos representa una de las más sólidas apuestas de las compañías para mejorar su competitividad.