Universo ERP, el Blog DATISA

Una realidad fundamental que la crisis actual hace evidente, es que no podemos explicar los problemas de negocio exclusivamente en función de la coyuntura.

Con demasiada frecuencia, las dificultades financieras que agobian a las empresas hoy en día, tienen su raíz en la gestión, y no solo en la actual sequía bancaria. Especialmente en el ámbito de la PYME, encontramos que la financiación de las operaciones (la gestión del circulante) siempre ha sido un tema delicado, y que debido a ello, incluso creciendo y dando beneficios, muchas empresas se enfrentan de forma recurrente a importantes problemas de liquidez.

Esto se vuelve dramático cuando cambia el ciclo, y lo que era un problema de salud financiera se convierte en muchos casos en una enfermedad prácticamente terminal, que solo se puede curar con decisiones financieras radicales y de tipo estructural (importantes ampliaciones de capital, búsquedas de socios, vinculación del patrimonio personal del empresario, etc).

La importancia de la función financiera, y de su mecanización

Es por eso de vital importancia, en nuestra opinión como comentábamos en otro post, que nuestra estructura productiva cuente con herramientas informáticas que nos permitan tener bajo control la dimensión financiera de la empresa.

Esto supone en general un cambio de cultura importante para la PYME, ya que muy a menudo se confunde la función financiera con una función administrativa meramente orientada al cumplimiento periódico de las declaraciones impositivas, y de la presentación anual de cuentas.

Somos nosotros, sin embargo, los que deberíamos estar preocupados en el análisis de cuentas. La empresa es la principal interesada en manejar con naturalidad, y de forma sistemática la información financiera. Desde este enfoque, y apoyándonos en las herramientas informáticas adecuadas, podremos ganar capacidad de planificación, de control, y de reacción/gestión. Es fundamental que la estrategia de negocio de la empresa, esté alineada con la adecuada estructura financiera que le debe servir de soporte.

Desde esta perspectiva, la información que aporta una solución financiera no la puede aportar por ejemplo una solución de gestión comercial, o de  gestión de producción, o en definitiva, ninguna solución especializada específicamente en una parcela concreta de la actividad de la empresa. El punto de vista del software financiero es exclusivo. Es económico, y por tanto global e integrador. Ahí está su riqueza.

Recursos interesantes que buscar en una aplicación

Desde nuestro punto de vista es muy interesante que  un ERP integre en su desarrollo funcional una visión financiera integral.

Detallamos a continuación algunas funciones clave para la función financiera:

• Presupuestos Contables. Presupuestos detallados de gasto, e ingreso. Proyecciones de cuentas de resultados
• Presupuestos de tesorería.
• Análisis de desviaciones contra presupuestos
• Control de desviaciones en tiempo real.
•  Control de desviaciones de tesorería hacia adelante (futuro)
• Posiciones de tesorería por cuenta bancaria (por tramos futuros diarios, semanales, mensuales,…). Fecha Valor
• Informes. Ratios Económicos
• Contabilidad analítica por centros de coste
• Presupuestos por centros de coste
• Tesorería por centro de coste
• Control de líneas de descuento, y de gastos por servicios bancarios.
• Conciliación bancaria
• EDI Financiero. Normas AEB. Automatización de la contabilidad de la tesorería.
• Control de Riesgos (Bancos, Deudores, y Acreedores)
• Gestión del circulante: Clientes, Stock, Proveedores
• Integración con herramientas de Business Intelligence

Si partimos de la base que la empresa es como un ecosistema, donde cada departamento o persona de la organización tiene su función pero para poder realizarla necesita de los otros, el ERP puede ser el vehículo conductor. Un sistema de Gestión crea un marco ordenado de trabajo en el que se integran todos los departamentos.

Todos bajo el mismo paraguas

Trabajar con el mismo sistema, o con sistemas integrados que se hablen entre si, aporta muchísimas ventajas en el intercambio de datos entre los distintos departamentos. La utilización de un ERP consigue la disminución drástica de la burocracia interna, gracias al tratamiento de la información como un dato único. La misma va evolucionando dentro del sistema según las necesidades de cada departamento.

Por ejemplo, un pedido de un cliente realizado por el departamento comercial se transforma fácilmente en un albarán del departamento de producción y, posteriormente, en una factura que emitirá el departamento de contabilidad para su posterior cobro.

Cada uno que lo necesita

Como indicaría cualquier manual de Recursos Humanos básico para que cualquier persona pudiera desarrollar correctamente su trabajo necesitaría disponer de varios elementos:

Debe contar con los recursos y los medios necesarios para poder desempeñar su trabajo. Por ello, es fundamental disponer de las herramientas adecuadas. La mecanización de los procesos nos permite ser más productivos, ya que  se automatizan las tareas repetitivas  disminuyendo los errores y el tiempo de realización, como ya hemos comentado en este blog en múltiples ocasiones. Y además nos permite que cada usuario reciba la información adecuada para realizar sus funciones.

Pero también es importante tener el conocimiento imprescindible acerca de la naturaleza de dichas funciones, procedimientos, tecnologías…Por lo que una vez más remarcamos la importancia de la formación. Conocer bien las herramientas con las que trabajamos nos permitirá ser más eficaces.

Para llevar el barco a buen puerto

Un ERP genera gran cantidad de datos y en la mayoría de los casos cuenta con herramientas de análisis que nos pueden dar los indicadores necesarios para la toma de decisiones.

La dirección debe disponer de información integrada que le permita conocer como van las distintas áreas de negocio (financiera, de compras, producción, facturación, etc.) y los distintos centros de coste. Es primordial poder tener el control y analizar la evolución de la compañía, facilitando la posibilidad de contemplar varios escenarios. Hoy más que nunca, es fundamental que la obtención de informes sea muy ágil al movernos en un escenario que cambia constantemente, y que nos obliga a adaptarnos a nuevas situaciones.

Si consultáramos a un equipo de expertos sobre la importancia de la Función Financiera en las compañías, afirmarían sin lugar a dudas que su ejercicio es fundamental para la salud de una organización y para el aprovechamiento adecuado de sus recursos financieros (propios y cedidos) en apoyo al negocio. Una mirada rápida al mercado de las Pymes españolas, sin embargo, indica que, esta labor está seriamente descuidada en un gran número de estas organizaciones y tiene un rol prácticamente marginal en comparación con otras tareas de dirección, como son la gestión comercial o de operaciones.

No queremos entrar a analizar las razones de esta situación, pero sí reivindicar la importancia de la Función Financiera, no como una parte residual de la tarea directiva, sino en su ejercicio activo. Sin desmerecer su importancia en los períodos de bonanza, se trata de una función fundamental en un entorno como el actual, por su capacidad de aportar a los equipos directivos una visión única e integrada del negocio, de sus necesidades de recursos, rentabilidad y viabilidad. Y es que, por medio de la Función Financiera, las empresas principalmente adquieren la capacidad de planificar y de tener controlada su actividad, al igual que de reaccionar de manera rápida y oportuna ante cualquier cambio en el mercado que las obligue actuar.

Planificación, control y reacción

Son varias las herramientas con las que cuenta la Función Financiera para aportar esta triple visión de los negocios (planificación, control y reacción). En primer lugar, está la tesorería (un ‘punto y aparte’ en las Pymes españolas, que estas organizaciones por fin deben abordar con seriedad, si quieren competir con las grandes compañías nacionales e internacionales). En segundo lugar, nos encontramos con el control presupuestario (que permite planificar, seguir la realización del presupuesto e introducir correcciones, si fuera necesario). Por último, la gestión contable analítica hace a que todo este reparto e imputación de los ingresos y gastos, y su control se puedan llevar a cabo no sólo de manera global, sino al detalle, para una toma de decisiones más efectiva y a todos los niveles de la organización.

Yendo de lo teórico a lo práctico, un elemento clave para que el ejercicio de la Función Financiera pueda ser realmente exitoso, es la informatización. El papel de las nuevas tecnologías de la información es clave, tanto para la automatización de las tareas de introducción y el análisis de la información financiera, como desde el punto de vista de las garantías de su fiabilidad y seguridad, imprescindibles para la toma de decisiones.

De la teoría a la práctica

Para la informatización de la Función Financiera, por otro lado, no vale cualquier software informático. La solución seleccionada debería cumplir al menos tres premisas básicas, que detallaremos a continuación.

En primer lugar, se necesita una solución financiera diseñada en origen para dar soporte a esta Función, capaz de facilitar tanto la entrada de datos, como la explotación de la información. Este requisito deja fuera a toda una larga lista de soluciones contables, usadas en las Pymes, que se apoyan en hojas de cálculo desarrolladas con más o menos acierto.

Otro requisito básico de las soluciones, desplegadas para soportar la Función Financiera, es su capacidad de integrar información de las entidades bancarias. Dichas entidades son un factor fundamental en el actual mercado de las Pymes y, en España, ya existe un sistema EDI de comunicación con los bancos que debemos ser capaces de aprovechar. Desde este punto de vista, la solución informática que elijamos, debe poder emitir órdenes a los bancos en formato electrónico y recibir y aprovechar la información que le proporcionan estas entidades en este mismo formato digital, automatizando una serie de registros.

En tercer y último lugar, la solución de gestión financiera de la organización debe estar integrada con su sistema de gestión global (ERP). Y es que, el programa contable o tesorero de la empresa, no puede usarse aislado del resto de los recursos informáticos con los que se organiza el negocio, sino que debe explotarse integrado y en perfecta harmonía con el resto de aplicativos para la gestión comercial, de la facturación, etc.

Hoy, las Pymes disponen de varias alternativas para asegurar esta integración, recurriendo a proveedores de soluciones ERP globales, en las que están embebidas las capacidades financieras o a fabricantes de software que, aún y cuando no proporcionan una oferta de soluciones para la gestión global, sí son capaces de afrontar su integración efectiva, sea cual sea su origen y proveedor.

Recientemente FAEDEPYME presentaba un estudio titulado “Análisis Estratégico para el Desarrollo de la Pyme en España: Informe Pyme España 2011” que nos ha parecido muy interesante.

El estudio llega a la conclusión que los principales factores que explican el éxito de las pymes españolas desde una perspectiva interna son: no ser empresa familiar, tener orientación exportadora, definir un plan estratégico formal, la cooperación con otras empresas, especialmente en las áreas de logística e I+D, contar con una fuerte posición tecnológica, hacer un uso avanzado de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), además de estar orientadas a la gestión de la calidad y de ser las más innovadoras en sus respectivos sectores.

Sin embargo, la realidad de la mayoría de las pymes españolas no está cerca de estos parámetros.

Una de las debilidades señaladas en el informe, dentro de los aspectos financieros y contables, es el no contar con herramientas de contabilidad presupuestaria y analítica o de costes.

La Contabilidad Analítica y Presupuestaria imprescindible

No podemos estar más de acuerdo con el planteamiento de este capitulo del estudio, en el que se nos muestra como en el contexto actual es imprescindible contar con información de valor desde el punto de vista financiero para poder tomar decisiones.

Hoy en día es necesario, por un lado, la planificación y el control de forma que nos aseguramos de que la toma de decisiones estratégicas y tácticas estará bien fundamentada. Este es el papel de la Contabilidad Presupuestaria.

Y por otro lado,  una contabilidad centrada en un análisis detallado de la información financiera con el fin de alcanzar un control real de la rentabilidad del negocio que permitan tomar medidas correctivas en cualquier área del mismo. Esta es la disciplina denominada Contabilidad Analítica.

¿Y que técnicas están utilizando hoy las pymes? Los datos muestran que la técnica contable más utilizada es el análisis de la situación económico-financiera, seguida por el establecimiento de presupuestos de ingresos y gastos anuales. Ligeramente menos extendida encontramos a la implantación y el control de un sistema de contabilidad de costes (Gráfico 8.1). Cuanto mayor es la empresa, más se utilizan las herramientas contables, particularmente en cuanto a la contabilidad de costes, en los sectores servicios e industria.

Reivindicación de la función financiera en la pyme

Desde nuestro punto de vista nos gustaría destacar, la gran importancia que tiene el adecuado desempeño de la Función Financiera, como la única vía para asegurar que cada organización será capaz de procurarse los recursos necesarios para ejecutar sus estrategias de negocio.

Pero, realizar esto sin contar con las herramientas adecuadas se convierte en una tarea de titanes, tal y como hemos venido reivindicando en este blog. Hoy en día, ya existen múltiples soluciones desarrolladas específicamente para la pyme, que se adecuan perfectamente a sus necesidades.

Contar con aplicaciones que integren la contabilidad presupuestaria y la contabilidad analítica nos permite, además de controlar los resultados generales corporativos, realizar también el control de los resultados de centros de coste definidos. Es decir, se podrán confeccionar los presupuestos, y ejercer el control presupuestario, no solo a nivel de cuenta financiera, sino también a nivel de centro de coste (cuenta analítica).

Contar con esta información a día de hoy, puede suponer la diferencia que nos puede ayudar a garantizar el futuro de nuestra organización.

Hoy en día, el fantasma de los recortes ronda a un importante número de organizaciones, a algunas de ellas, porque no les queda más remedio y, a otras, porque como dicen todos, ‘hay que ahorrar’.

Los recortes bien planteados, después de evaluar los resultados del negocio y su proyección, son una herramienta potente para afrontar coyunturas como la actual. Por desgracia, junto con estas iniciativas, hoy también se observan los recortes ‘a ciegas’, que por lo general plantean la reducción no ponderada de todas las partidas presupuestarias. Dichas políticas no sólo no le ayudan a la organización, sino que además hacen peligrar su futuro.

Los pilares de una política de recortes ‘inteligente’

Para llevar a cabo una política de recortes inteligente, necesitamos contar con el apoyo de tres herramientas básicas de gestión financiera: la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y el control de la tesorería.

El primer reto que hay que afrontar, en el camino, es la elaboración de un presupuesto contable que sea coherente y con el que podamos trabajar. Dicho presupuesto necesita abarcar todos los grandes conceptos de gastos e ingresos de la organización, para el ejercicio y, dada su complejidad, resulta muy recomendable que en su elaboración, nos apoyemos en  herramientas informáticas avanzadas. Estos programas contables, no sólo evitar los esfuerzos innecesarios en el proceso, sino que también garantizarán la fiabilidad de los valores que estemos manejando.

Si la empresa ya cuenta con un nivel de automatización básico de sus procesos financieros, los datos de sus gastos e ingresos pasados ya estarán almacenados en su sistema de gestión y con el mismo, y en base a estos históricos, se podrá generar un primer borrador de presupuesto en cuestión de minutos. El financiero o gerente, a su vez, podrá revisar y modificar dicho borrador, repercutiendo los cambios en el entorno (por ejemplo, el encarecimiento de los carburantes); las nuevas tendencias y sus propias estimaciones y consideraciones estratégicas.

Por otro lado, y para que los datos de nuestro presupuesto contable sirvan para algo más que para enmarcar, también precisamos poder controlar su realización en tiempo real. Si no, sería imposible registrar las desviaciones e introducir las correcciones pertinentes. Esta labor, de nuevo, es prácticamente imposible de llevar a cabo con fiabilidad, si contamos únicamente con lápiz y papel, o con hojas de cálculo. Nuestro contable, de este modo, necesita contar con una armadura (entiéndase, un programa financiero) en condiciones, con el que sea capaz de proyectar un resultado del negocio mes a mes.

La complementariedad entre el presupuesto contable y tesorero

Por otro lado y sin olvidar sus beneficios, el presupuesto contable también arroja dos limitaciones importantes para el asunto que tenemos entre manos: su principal elemento de control es la cuenta contable (o formulaciones de cuentas contables) y el principio del devengo, que hace que los movimientos de los presupuestos contables no coincidan con los flujos de caja registrados por la organización. Estas limitaciones hacen que, para desplegar una política de recortes realmente efectiva, al análisis financiero realizado hasta ahora, se le tenga que añadir un segundo aspecto, que es el presupuesto de tesorería.

La generación del presupuesto de tesorería, con un programa de gestión avanzado, transcurre de manera similar al contable. El programa utilizará toda la información histórica acumulada para articular un borrador que, a continuación, el gerente o financiero podrán modificar en función de su experiencia, intuición y también de sus necesidades.

Un beneficio adicional del presupuesto de tesorería, es que no sólo aporta datos acerca del presente y pasado de la organización, sino que también permite proyectar su resultado hacia el futuro, facilitando aún más los procesos de control y corrección.

Con ambas herramientas de presupuestación contable y tesorera, una organización de este modo podrá articular una estructura financiera capaz de soportar sus iniciativas de negocio y abordar los recortes pertinentes, en la cuantía pertinente y sólo en aquellas áreas de la empresa en las que efectivamente hay recursos desaprovechados o donde estos recortes no pondrán en peligro el futuro de la organización.

Análisis sin parálisis

Tener la información de gastos e ingresos al nivel del CIF y plantear unos recortes por partidas de gasto, sin embargo, no resulta suficiente para una organización que opera a través de diferentes centros o líneas de negocio. Por lógica y para realizar un análisis adecuado, antes de ‘cortar’, dicha organización también necesitará conocer los costes y rentabilidades desglosados por cada uno de estos centros o líneas de negocio diferentes. Esta información, de nuevo, puede obtenerse fácilmente con un programa de contabilidad analítica, que automatiza no sólo el análisis, sino la propia imputación de estos costes, con un reparto analítico desde la propia facturación.

La Contabilidad Analítica automatizada facilita el control de las rentabilidades y costes registrados con este desglose y también proyecta estos resultados a futuro, si la incorporamos al proceso de planificación contable y tesorero.

De este modo, y con la ayuda de estas tres herramientas contable, presupuestaria y analítica, ahora podremos articular una ‘foto completa’ de la organización y su gerente, por fin, podrá trazar una estrategia de recortes y de incentivos adecuada para salir a flote y, por qué no, para crecer.