Universo ERP, el Blog DATISA

Hoy en día, el fantasma de los recortes ronda a un importante número de organizaciones, a algunas de ellas, porque no les queda más remedio y, a otras, porque como dicen todos, ‘hay que ahorrar’.

Los recortes bien planteados, después de evaluar los resultados del negocio y su proyección, son una herramienta potente para afrontar coyunturas como la actual. Por desgracia, junto con estas iniciativas, hoy también se observan los recortes ‘a ciegas’, que por lo general plantean la reducción no ponderada de todas las partidas presupuestarias. Dichas políticas no sólo no le ayudan a la organización, sino que además hacen peligrar su futuro.

Los pilares de una política de recortes ‘inteligente’

Para llevar a cabo una política de recortes inteligente, necesitamos contar con el apoyo de tres herramientas básicas de gestión financiera: la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y el control de la tesorería.

El primer reto que hay que afrontar, en el camino, es la elaboración de un presupuesto contable que sea coherente y con el que podamos trabajar. Dicho presupuesto necesita abarcar todos los grandes conceptos de gastos e ingresos de la organización, para el ejercicio y, dada su complejidad, resulta muy recomendable que en su elaboración, nos apoyemos en  herramientas informáticas avanzadas. Estos programas contables, no sólo evitar los esfuerzos innecesarios en el proceso, sino que también garantizarán la fiabilidad de los valores que estemos manejando.

Si la empresa ya cuenta con un nivel de automatización básico de sus procesos financieros, los datos de sus gastos e ingresos pasados ya estarán almacenados en su sistema de gestión y con el mismo, y en base a estos históricos, se podrá generar un primer borrador de presupuesto en cuestión de minutos. El financiero o gerente, a su vez, podrá revisar y modificar dicho borrador, repercutiendo los cambios en el entorno (por ejemplo, el encarecimiento de los carburantes); las nuevas tendencias y sus propias estimaciones y consideraciones estratégicas.

Por otro lado, y para que los datos de nuestro presupuesto contable sirvan para algo más que para enmarcar, también precisamos poder controlar su realización en tiempo real. Si no, sería imposible registrar las desviaciones e introducir las correcciones pertinentes. Esta labor, de nuevo, es prácticamente imposible de llevar a cabo con fiabilidad, si contamos únicamente con lápiz y papel, o con hojas de cálculo. Nuestro contable, de este modo, necesita contar con una armadura (entiéndase, un programa financiero) en condiciones, con el que sea capaz de proyectar un resultado del negocio mes a mes.

La complementariedad entre el presupuesto contable y tesorero

Por otro lado y sin olvidar sus beneficios, el presupuesto contable también arroja dos limitaciones importantes para el asunto que tenemos entre manos: su principal elemento de control es la cuenta contable (o formulaciones de cuentas contables) y el principio del devengo, que hace que los movimientos de los presupuestos contables no coincidan con los flujos de caja registrados por la organización. Estas limitaciones hacen que, para desplegar una política de recortes realmente efectiva, al análisis financiero realizado hasta ahora, se le tenga que añadir un segundo aspecto, que es el presupuesto de tesorería.

La generación del presupuesto de tesorería, con un programa de gestión avanzado, transcurre de manera similar al contable. El programa utilizará toda la información histórica acumulada para articular un borrador que, a continuación, el gerente o financiero podrán modificar en función de su experiencia, intuición y también de sus necesidades.

Un beneficio adicional del presupuesto de tesorería, es que no sólo aporta datos acerca del presente y pasado de la organización, sino que también permite proyectar su resultado hacia el futuro, facilitando aún más los procesos de control y corrección.

Con ambas herramientas de presupuestación contable y tesorera, una organización de este modo podrá articular una estructura financiera capaz de soportar sus iniciativas de negocio y abordar los recortes pertinentes, en la cuantía pertinente y sólo en aquellas áreas de la empresa en las que efectivamente hay recursos desaprovechados o donde estos recortes no pondrán en peligro el futuro de la organización.

Análisis sin parálisis

Tener la información de gastos e ingresos al nivel del CIF y plantear unos recortes por partidas de gasto, sin embargo, no resulta suficiente para una organización que opera a través de diferentes centros o líneas de negocio. Por lógica y para realizar un análisis adecuado, antes de ‘cortar’, dicha organización también necesitará conocer los costes y rentabilidades desglosados por cada uno de estos centros o líneas de negocio diferentes. Esta información, de nuevo, puede obtenerse fácilmente con un programa de contabilidad analítica, que automatiza no sólo el análisis, sino la propia imputación de estos costes, con un reparto analítico desde la propia facturación.

La Contabilidad Analítica automatizada facilita el control de las rentabilidades y costes registrados con este desglose y también proyecta estos resultados a futuro, si la incorporamos al proceso de planificación contable y tesorero.

De este modo, y con la ayuda de estas tres herramientas contable, presupuestaria y analítica, ahora podremos articular una ‘foto completa’ de la organización y su gerente, por fin, podrá trazar una estrategia de recortes y de incentivos adecuada para salir a flote y, por qué no, para crecer.

En el post de hoy vamos a tratar una de las necesidades más crecientes en la situación económica actual de las empresas: los presupuestos. Estos se dan de alta para predecir los resultados de las operaciones de la empresa. Además estas herramientas se pueden utilizar para comparar los resultados reales y los previstos (presupuestados) a fin de evaluar la eficacia de la operación.

En nuestra aplicación los presupuestos se pueden asignar a cada una  de las cuentas contables en la aplicación de contabilidad fiscal o a partir de la sección y/o producto, cuenta contable en el apartado de contabilidad analítica.

Creación de presupuestos

 Al definir cada cuenta contable indicaremos el tipo de cuenta presupuestaria, a partir de la cual se calcularán las realizaciones  y posteriormente comparar éstas con los presupuestos. Las posibilidades que tenemos son:

• “Movimientos deudores/acreedores”,

Control del importe del movimiento, ejemplo cuentas del cliente (430)      y proveedor (400)

•  “Diferencia deudora/acreedoras de movimientos”,

Control de las diferencias de los movimientos, ejemplo cuentas de ventas (700) y compras (600)

•  “Saldo deudor/acreedor”,

Controla la desviación de la cifra de activo o pasivo (Como aumenta o disminuye)

•  “No presupuestaria”,La aplicación  no controla los presupuestos asignados.

 Los presupuestos se asignan a las cuentas contables (Contabilidad fiscal), y/o a cada centro de coste para una  cuenta contable (Contabilidad analítica), disponible en las aplicaciones AGE. Estas se asignan a cuentas, secciones y/o productos de último nivel, y automáticamente se recalculan para los niveles superiores.

La modificación de los presupuestos puede realizarse en cualquier momento.

Para facilitar la gestión de los presupuestos, la aplicación de presupuestaria permite dar de alta o modificar los presupuestos de varias formas:

• Manual, dando opción de introducir el importe del presupuesto en cada mes o elegir la función de uniforme o por porcentaje, donde se da de alta el presupuesto total del ejercicio, que se repartirá  en los doce meses.
• Automática, en función de unos valores ya existentes en presupuestos o realizaciones, la  aplicación da opción de calcular diferentes opciones como, Añadir constante, Restar constante, Aumentar porcentaje, o Disminuir porcentaje.
• Por secciones o producto, en esta opción se traspasa directamente el presupuesto desde la contabilidad analítica de secciones y/o producto a la contabilidad general, acumulando los importes a las cuentas de último nivel sin distinguir por analítica.

Visualizar presupuestos

Según los datos introducidos se pueden generar diferentes informes como por ejemplo desde  cuenta, desde un estado financiero predefinido, desviaciones secciones y/o producto- cuenta, desviaciones secciones y/o producto.

Una forma muy interesante es la explotación de la información presupuestaria a través de hojas de cálculo.

Por cuenta: Para un rango de cuentas, a distintos niveles, y en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados.

Predefinido: Generación de un E. F. Predefinido, en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados. En este informe se indicarán, además de los datos de la contabilidad general, los presupuestos dados de alta en las cuentas contables incluidas en el E. F. Predefinido, y las diferencias respecto a los datos contabilizados.

En ocasiones se tiende a olvidar que las aplicaciones informáticas forman parte del activo permanente de la empresa. La adquisición de una licencia de un programa informático es una decisión de inversión, y por tanto el buen uso de la aplicación repercutirá necesariamente en la rentabilidad y resultados de la compañía; y al contrario, un uso deficiente del mismo genera importantes costes de oportunidad.

Aunque decir esto puede parecer una obviedad, creemos que es especialmente importante recordarlo en el caso de una aplicación de contabilidad, dado que muchas veces el comprador la ve, tan solo, como una herramienta necesaria para la obligada presentación de cuentas anuales y declaraciones. Sin embargo, si consideramos que “la información es oro”, convendremos que una inteligente explotación de los datos contables, efectivamente creará valor y calidad en la gestión.

Por tanto, se hace fundamental conocer la verdadera talla de una implantación contable de calidad, y la forma en que contribuye a la consecución de los objetivos generales de la empresa.

¿Qué funcionalidad debe comprender un programa de Contabilidad?

El objetivo de una aplicación de contabilidad es poder realizar un tratamiento y explotación  del dato a distintos niveles. Primando dos intereses fundamentales:

• Proporcionar una solución administrativa ágil, a través de la propuesta de un marco de trabajo muy desarrollado, ordenado y claro.

• Dotar a la dirección general y financiera de amplias opciones de análisis de la información. La aplicación despliega un desarrollo funcional que conforma un amplio marco de análisis, presentando la información desde distintos ángulos, y al tiempo bajo una perspectiva integradora y conciliadora.

Es importante señalar la relación directamente proporcional que existe entre estos dos puntos. Cuanto mejor clasificada y ordenada esté la información, más fácil, clara y potente será su explotación.

Vamos por ello a centrar nuestra atención en los distintos niveles de trabajo, la forma en que se interrelacionan, y las posibilidades de explotación y análisis del dato:

Tratamiento Fiscal
Las facturas recibidas y expedidas conforman el principal soporte documental de nuestras operaciones con terceros (clientes, proveedores,…), y son el origen de los datos que a través de las Declaraciones hay que presentar a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Es objetivo de la aplicación  el registro y clasificación de los datos de las facturas de forma clara y ordenada, para la posterior obtención de las mencionadas Declaraciones, y también para el análisis de la información con otros fines administrativos y de gestión.

Además del tratamiento propiamente fiscal, a partir del registro de facturas debería existir un completo paquete de listados y consultas diseñados para la gestión diaria de las relaciones con terceros.

Tratamiento Contable Financiero

Desde nuestro punto de vista, la aplicación debe estar diseñada para que la generación de los asientos contables sea tan automática como sea posible, y de forma que la información que presentan las consultas y listados tenga entidad contable, analítica, y administrativa.

La generación automática de asientos podrá tener origen en operaciones administrativas de distinta naturaleza: registro de una factura de compra, cambio de la situación de una obligación de pago, confirmación de un cobro,… Estas operaciones se notificarán en las funciones correspondientes, y a partir de ese dato se generarán de forma automática y relacionada sus registros contables.

Por supuesto, también es posible el alta aislada de asientos contables, y se podrá hacer por métodos manuales, o asistidos (asientos semiautomáticos).

A partir de la información contable, el programa desarrollaría el análisis de la información. Presentarnos listados de estudio de antigüedad de la deuda, de justificación de saldos, de períodos de cobro, ABC´s comparativos (estadísticas que comparan la información de grupos de cuentas. Por ejemplo, una comparativa de gastos), etc.

La aplicación debería disponer además de un generador de informes parametrizable por el usuario, de forma que se podrían confeccionar informes de origen y aplicación de fondos, de ayuda a la confección de la memoria, informes de ratios financieros, de ratios de rentabilidad, de ratios de gestión, informes analíticos,…

Finalmente, a partir de la Contabilidad podremos presentar las Cuentas Anuales en formato digital, o en formato papel.

Tratamiento Contable Analítico

A través de la Contabilidad Analítica, como ya hemos comentado en otros post, podremos obtener una visión global y plena de los centros de coste (delegaciones, departamentos, tiendas,…) de la empresa. Tendremos un control de la totalidad de gastos e ingresos que fluyen en cada centro, e indicadores de la rentabilidad de los mismos.

Por tanto, el programa justificará contablemente los resultados de los distintos centros de coste, proporcionando a los mandos de la empresa la información detallada que le permitirá el control de los mismos, y la toma de decisiones de gestión.

El dato analítico se generará automáticamente o de forma asistida, a partir de los registros de facturas y contables.

Tratamiento Contable Presupuestario

La aplicación puede incorporar un sistema de control presupuestario, de forma que se puede planificar o prever  la evolución de los elementos representados por las cuentas contables, controlarla, y tomar decisiones de gestión en función del análisis de desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos.

Normalmente las empresas ejercen el control presupuestario a nivel de gastos e ingresos, pero con un programa que incluya contabilidad presupuestaria, podrán hacerlo a un nivel global por cuenta (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios), o a un nivel analítico (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios en el Departamento Comercial)

La generación de los presupuestos podrá ser manual, o automática (por ejemplo, en función de las realizaciones efectivas de otros años en las cuentas a valorar).

Tratamiento en Cartera

Las operaciones de terceros (compra, venta,…) representadas a través del registro de facturas, generarán automáticamente en el módulo de cartera las correspondientes previsiones de cobro/pago, a partir de las formas de pago empleadas.

Estas previsiones serán de un tipo determinado (cheque, pagaré, transferencia, AEB 19,…) y pasarán por una serie de situaciones (pendiente de recibir, en negociación, cobrado,…). A través del tratamiento en cartera podremos gestionar los cambios de situación y generar de forma asistida los asientos contables correspondientes.

La aplicación nos permitirá controlar además nuestro estado de cartera, a través de un amplio sistema de consultas y listados.

Tratamiento Administrativo

Siempre ha sido nuestra prioridad dotar al Departamento de Administración de las herramientas necesarias que le ayuden a mecanizar otras tareas del día a día, que sin tener un contenido puramente contable, la gestión manual de las mismas genera una gran carga de trabajo.

Con este objetivo, habitualmente las aplicaciones de contabilidad presentan un gran gama de funciones de naturaleza administrativa: punteos automáticos, manuales, emisión de cartas/certificados, conciliaciones automáticas entre el Registro de Facturas y la Contabilidad,…

Indicadores de la calidad de una aplicación contable

El principal indicador de calidad de una aplicación de contabilidad lo encontramos en sus posibilidades de automatización de los registros, y en su capacidad de organizar y explotar la información; de interrelacionarla, y evitar la duplicidad de datos. Todo ello traerá consigo una gran reducción de tiempos y esfuerzo.

Conformando un cuerpo funcional que da cobertura a muchas áreas de trabajo de un Departamento de Administración, y además lo hace de forma integrada y evitando errores.

La presentación de los listados y consultas contemplará esta trazabilidad operativa, generando por ello un análisis de la información en múltiples dimensiones.

Normalmente el módulo de contabilidad está plenamente integrado con el resto del ERP, de forma que las posibilidades de automatización y control crecen todavía más, amplificándose a otras áreas de la empresa ya sean financieras o de gestión comercial.

Los sistemas de franquicias y las cadenas de centros propios tienen una vocación por el crecimiento que es quizás el rasgo más esencial de estas compañías.

Para el buen desarrollo de este proyecto de crecimiento se hace fundamental que las empresas se doten de herramientas de gestión completas y con vocación corporativa. Programas que no descuiden el control de ninguno de los órganos vitales del sistema, y permitan así que ese crecimiento sea saludable y rentable.

Sin embargo, la realidad suele ser distinta. La mayoría de los proyectos de franquicias o de cadenas, suelen prestar gran importancia a la mecanización del punto de venta, y no dedicar en cambio la atención necesaria a la centralización y resto de necesidades corporativas. Esto es especialmente cierto en las primeras fases de los proyectos.

Normalmente, los emprendedores que han tenido más éxito son aquellos que desde un principio han entendido el punto de venta como una parte integral de un sistema mucho más amplio. Los casos de éxito vienen claramente marcados por la visión del empresario a la hora de dimensionar correctamente no sólo el punto de venta, sino también la centralización necesaria que sirva como plataforma para ese crecimiento.

No disponer de las herramientas necesarias para la gestión global del negocio, suele ser una de las razones que explican el fracaso de muchos proyectos de estas características, y el grado de descontrol de las inversiones y gastos.

Aunque evidentemente no es lo mismo un sistema de franquicias que una cadena de centros propios, y cada modelo tiene sus características propias, en este post vamos a simplificar con el fin de aportar una primera visión que nos ayude a introducir la problemática común a ambos casos.

Una solución contable para sistemas de centros propios y franquicias

Podemos introducir nuestra exposición a través de la formulación de la siguiente pregunta:

Desde el punto de vista de un franquiciador, o a partir de las necesidades propias de la  central de una cadena, ¿cuáles son las funcionalidades específicas de gestión y control que un sistema contable puede aportar de forma exclusiva, no siendo por tanto tratadas  por otras herramientas de software?

La respuesta vale para ambos casos, y parte del hecho de que un programa contable proporciona una visión económica completa de la compañía; al contrario que otros tipos de aplicaciones, como los sistemas TPV o de gestión comercial, que aportan una visión detallada y complementaria de la actividad comercial de la empresa, pero no un estudio completo desde una perspectiva económica y financiera.

Vamos a desarrollar esta respuesta a través de la relación y explicación de bloques funcionales claramente distinguidos en el departamento financiero.

Contabilidad Financiera y Contabilidad Analítica

La problemática general de gestión en este tipo de modelos de negocio siempre se nos plantea en dos frentes:

• Por un lado, la centralización: disponer de información integrada que aporte una visión general de la empresa,

• y por otro, el control del punto de venta (propio o franquicia).

También a nivel contable nos encontramos con esa misma necesidad, y se resuelve a través de herramientas específicas que aportan al usuario una doble visión financiera y analítica de la realidad de la empresa.

• La visión financiera y de la estructura económica global de la compañía nos la proporciona la Contabilidad Financiera, que centra su atención en la explotación de los datos contables a un nivel global.

• La Contabilidad Analítica añade la característica fundamental de proporcionar un análisis económico de la rentabilidad y de los resultados de cada centro concreto (o de los flujos de ingresos y gastos que genera cada franquicia al franquiciador). Este análisis es económicamente completo en sí mismo, ya que  no sólo considera las ventas de la tienda, o sus gastos de aprovisionamiento, sino que considera toda la corriente de ingresos y gastos que le afectan.

La vocación por el crecimiento a través del número de establecimientos es el rasgo que mejor define la personalidad de los sistemas de franquicias y de centros propios. A medida que el sistema crece, el control contable analítico de cada punto de facturación se va convirtiendo en algo fundamental.

Contabilidad Presupuestaria

Con ese mismo crecimiento nace además una nueva prioridad, la de la planificación y el control presupuestario. Es decir, no solo es preciso analizar y sacar conclusiones a partir de los hechos económicos ya realizados, sino también de controlar la proyección futura de cada centro.

La Contabilidad Presupuestaria facilita ese control. A través del bloque de funciones que proporciona, podremos planificar o prever la evolución de cada tipo de gasto para cada tienda (de modo que el gasto en la tienda 1 en publicidad será de xxx,xx Euros para este año, con una distribución mensual determinada).

Esta planificación podrá ser comparada además con las realizaciones efectivas, y a partir del estudio de las desviaciones, podremos tomar las correspondientes decisiones de gestión.

Conclusiones

Además, el nivel de control se puede ver potenciado enormemente con la incorporación en licencia de las aplicaciones de Gestión de Tesorería, y de Gestión de Inmovilizado.

La implantación de un sistema contable-financiero que alcance este nivel de cobertura es una necesidad que tarde o temprano se manifiesta en cualquier sistema de franquicias, o de centros propios (o mixto). Muchas empresas, conscientes de la ventaja competitiva que aporta, asumen esta inversión desde el comienzo de su actividad, lo cual les permite un alto grado de control y seguridad en todo su proceso de crecimiento; y otras deciden implantarlo más adelante, cuando el tamaño alcanzado impide ya aplazarlo más.

Además os dejamos aquí un video con una entrevista a Ignacio Pomar sobre franquicias.

La planificación y el control son dos rasgos fundamentales que deben estar presentes en cualquier empresa que quiera llevar una gestión moderna y eficaz. De esta forma, nos aseguramos de que la toma de decisiones estratégicas y tácticas estará bien fundamentada.

Esa planificación y ese control son los objetivos de la actividad presupuestaria. En este contexto, la contabilidad presupuestaria se nos muestra como una herramienta económica que permite proyectar los resultados de una organización, y su explicación a través de las estimaciones de las diferentes partidas de gastos e ingresos.

Al mismo tiempo, la contabilidad presupuestaria nos permitirá utilizar los presupuestos como puntos de referencia para el análisis de los resultados reales. Los utilizaremos como  herramientas de control que nos facilitarán la comprensión en cada momento de las desviaciones  respecto de lo que habíamos previsto.

Por ello, la actividad presupuestaria es ya una disciplina clásica, imprescindible para las grandes empresas, y cada vez más deseada por las PYMES. Decimos deseada porque lo cierto es que a día de hoy, son todavía pocas las que disfrutan de los beneficios que aporta.

¿Por qué no se ha convertido todavía la contabilidad presupuestaria en una rutina de gestión en las PYMES?

¿Dónde está la dificultad? Las razones son variadas:

Por un lado, esta situación tiene mucho que ver con algo que ya hemos señalado en esta blog, y es que muchas empresas pasan de puntillas por el control contable, y entienden la Contabilidad más como un conjunto de obligaciones y trámites, que como una fuente de información valiosa. Esta falta de conciencia sobre el valor práctico de la disciplina contable, es causante directa de que muchos empresarios no imaginan siquiera las posibilidades de explotación que ofrece. Este desinterés en la dirección de tantas PYMES, crea hábitos difíciles de romper en los departamentos financieros de muchas empresas.

Aunque sería injusto decir que el párrafo anterior establece un diagnóstico general. En realidad, muchas empresas sí son conscientes de los beneficios que les aportaría un control presupuestario. Sin embargo, la puesta en marcha de ese control la perciben como algo extremadamente complicado.

El primer obstáculo serio es la propia confección de los presupuestos: cómo hacer una planificación fiable, realista, y detallada. Efectivamente, esta tarea no es sencilla si no se dispone de una herramienta diseñada para estos fines.

Por otro lado, está la explotación útil de esos presupuestos: el análisis de las desviaciones; la comparación de las partidas presupuestadas con sus realizaciones efectivas a medida que se van produciendo. Es decir, no se trata solo de confeccionar los presupuestos, sino además de disponer de información comparada y actualizada que nos permita el control de los resultados reales respecto de los presupuestados. Un acceso cómodo, rápido, y con información relevante y detallada, es el segundo gran obstáculo que encuentran las empresas.

Cuando el control presupuestario ha de ser no solo a nivel contable, sino además a nivel analítico (de centro de coste), más complicado se le plantea al interesado la puesta en marcha del sistema.

Finalmente, es importante señalar que hay un gran número de empresas que sí llevan un control presupuestario, pero lo hacen a través de herramientas externas a su sistema general de gestión: hojas de cálculo, bases de datos,… Esto conlleva normalmente problemas como la duplicación de datos, la fragilidad de la información disponible, el mantenimiento de desarrollos de interfaces, la dependencia de listados no diseñados por especialistas financieros,…

La Contabilidad Presupuestaria completamente integrada en nuestro sistema general de gestión, proporciona al usuario un alto grado de automatización en la confección de los presupuestos, y le da la información relevante, aquella que es fundamental para un control de los resultados de la empresa, facilitándole una adecuada toma de decisiones.

Primeros pasos

La primera decisión que tenemos que tomar para poner en marcha el sistema de control presupuestario es qué es lo que queremos presupuestar. En contabilidad los elementos de referencia son las cuentas contables, y por ello indicaremos en la aplicación cuáles son las cuentas de las que queremos hacer seguimiento.

Habitualmente, son los gastos e ingresos lo que nos interesará controlar, y por ello dejaremos marcadas las cuentas que los representan con la característica de que están sujetas a control presupuestario.

Sin embargo, a veces puede ser interesante someter a control presupuestario también otro tipo de cuentas. Por ejemplo, podríamos hacerlo para las cuentas de clientes, de forma que podamos hacer un seguimiento de las compras de nuestros clientes, comparando nuestras previsiones contra las realizaciones.

En consecuencia una aplicación con contabilidad presupuestaria permite trabajar tanto sobre las cuentas de gastos e ingresos, como sobre las cuentas de balance que consideremos relevantes, y para cada caso presenta métodos adecuados.

Confección de los presupuestos

Cada cuenta contable sujeta a control presupuestario tendrá su propio presupuesto, y el detalle será mensual. De esta forma podríamos presupuestar nuestro gasto en compra de mercaderías mes a mes (enero, febrero, marzo,… es decir, un importe previsto para cada mes), y anualmente. Los presupuestos se asignan a las cuentas de último nivel, y el programa los recalcula automáticamente para las cuentas de nivel superior.

Para la creación de los presupuestos existen diferentes métodos, cada uno con un diferente grado de automatización.

El método más básico consistiría en una asignación manual de los importes correspondientes para cada mes, a la cuenta deseada.

Sin embargo, los métodos más interesantes son los automáticos, no solo porque facilitan enormemente la entrada de datos, sino porque además los presupuestos generados están hechos racionalmente en base a criterios lógicos.

Para ilustrar esto, pongamos un ejemplo. Si seleccionamos como método de confección el llamado “por realizaciones”, entonces podríamos crear de forma completamente automática y de una sola vez los presupuestos de gastos del ejercicio en curso (o de solo un grupo de gastos), tomando como referencia las realizaciones efectivas de esos gastos en un año anterior, y corregidas por una opción de cálculo (por ejemplo, en un porcentaje que represente el IPC). De esta forma, hemos creado los presupuestos sin esfuerzo, aprovechando la información disponible, y atendiendo a un criterio lógico.

Existen otros métodos de confección, que permiten atender a otros criterios. Una vez generados, el contable podrá repasar cada presupuesto creado, aplicando las correcciones que estime oportunas.

Análisis presupuestario

Una vez tenemos los presupuestos, la aplicación empezará a ejercer el control presupuestario. Es decir, nos proporciona funciones de observación que permiten al usuario estar informado en todo momento, y siempre con la información actualizada, sobre en que grado estamos avanzando en relación a la senda presupuestada.

Para ello, la herramienta utilizada es el análisis de desviaciones. Es decir, para cada cuenta de gastos podremos ver mes a mes, lo presupuestado, lo realizado, y las desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos. El dato de realizaciones se actualiza cada vez que metemos un apunte contable para esa cuenta concreta.

Sin embargo, las posibilidades de análisis van más allá del simple control de cuentas. En realidad, cuando proyectamos nuestros gastos e ingresos, estamos presupuestando indirectamente unos resultados para el ejercicio en consideración.

Por tanto, contar con herramientas avanzadas de gestión nos proporciona la información necesaria para la correcta toma de decisiones, una información imprescindible para los tiempos que corren.