Universo ERP, el Blog DATISA

La morosidad ha sido durante mucho tiempo, uno de los problemas endémicos de nuestro mercado. En los últimos años, la Administración ha legislado en varias ocasiones, para tratar de limitar su influencia interna y mejorar nuestra imagen de cara al exterior. Una de estas normas ha sido la Ley 15/2010, de 5 de julio de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que establece la obligatoriedad para las empresas de informar sobre sus plazos de pago a proveedores en su Memoria de las Cuentas Anuales.

Dicha normativa desarrollada por la “Resolución de 29 de diciembre de 2010 del ICAC (BOE del 31 de diciembre) entra en vigor para los ejercicios que comienzan a partir del año ese mismo año y revisa el contenido informativo a incluir en las Cuentas Anuales.

 No pretendemos entrar en valorar si esta nueva normativa es suficiente, efectiva o todo lo contrario para frenar la morosidad (por todos es sabido que, desde este espacio, solemos aplaudimos cualquier iniciativa orientada a frenar el fraude y la morosidad). Sí queremos destacar, que esta normativa supondrá un trabajo administrativo adicional para un importante número de compañías, en un momento en el que pocas de ellas cuentan con recursos ociosos para dedicarlos a este tipo de tareas.

El problema reside en que la Resolución del ICAC obliga a declarar, de manera separada, los importes de pagos en el plazo legal, los excedidos en plazo (resto) y los pagos pendientes al finalizar el ejercicio, que en esa fecha sobrepasen el plazo máximo legal. Cuando las cuentas anuales se presentan en modelo “normal” (con excepción a su presentación en formato abreviado o Pyme) también hay que reseñar la ratio Período Medio Ponderado de Pagos excedidos (PMPE) en días.

Esta forma de presentación no permite el uso de algoritmos de cálculo globales por las compañías, lo que obliga a recurrir al estudio individual de cada pago realizado y de cada pago pendiente, con el esfuerzo y el peligro de error inherente a cualquier proceso manual de estas características.

La informática sale “al quite”

Para salvar este ‘inconveniente’ y facilitar la provisión de la información requerida, en plazo y forma, los modernos sistemas de gestión están introduciendo una serie de automatismos, basados en dos formas de obtener el cuadro “plazos de pago” que debe figurar en la Memoria. Ambos métodos tienen sus ventajas y sus limitaciones, y cada compañía necesita elegir y aplicar aquel que se ajuste mejor a su manera de registrar los pagos.

En primer lugar, está el Método de Previsiones de Pago. La función opera con la información en el fichero de Previsiones de pago, considerando la Fecha de factura como la Fecha de entrega y la Fecha de Vencimiento como la de Pago. Se trata de un procedimiento en el que los plazos de pago están perfectamente definidos. La definición de fechas y situaciones es muy clara y el proceso de obtención de la información es muy rápido.

Dicho método, sin embargo, tiene un ‘pero’: en la práctica de las empresas no es habitual pasar a previsiones de pagos aquellos pagos que son inmediatos y los que son fruto de una acción de pago pasiva. Esta cuestión, sin embargo, no representa una dificultad real, dado que los pagos no traspasados suelen ser de pago inmediato, por lo que podrían considerarse todos en plazo.

Por otro lado, está el Método Contable, basado en el estudio de la información de compras y pagos, contenida en los extractos contables de los acreedores comerciales, considerando los movimientos acreedores como operaciones de compra, y los movimientos al debe como pagos. Según este método, las fechas de asiento se valoran como fechas de entrega y pago, respectivamente.

Se trata de un método cuya aplicación consume más tiempo, pero que también ofrece ventajas adicionales, por ejemplo, que las funciones de punteo automático por concepto y por importe respetan las reglas que requiere este algoritmo y que todos los pagos se registran en la contabilidad. Para poder aplicar este método, eso sí, es imperativo haber punteado con el mismo código la factura con sus pagos, o cada pago con sus facturas.

Cualquier empresa que utilice un sistema de gestión contable adaptado a esta nueva normativa, obtendrá fácil y automáticamente el cuadro con la información a incluir en la Memoria de Cuentas Anuales. Dichos programas, hoy en día, también facilitan la obtención de la información desglosada por proveedor, en un listado o en hoja de cálculo, para facilitar aún más las comprobaciones posteriores o las tareas de documentación.

El día 6 de julio de 2010 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la “Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales”, y entró en vigor al día siguiente.

Esta Ley aparece en un momento crucial, en el que cada mes cierran un número importante de empresas y autónomos ahogados por la situación económica “insostenible”, y en muchos casos con negocios perfectamente viables y con carteras de pedidos destacadas pero que no pueden continuar al no poder hacer frente a sus pagos, y esto motivado por no haber podido cobrar sus anteriores trabajos.

En resumen, la Ley trata de desvincular las operaciones comerciales de las necesidades financieras de los clientes, de forma que cada sociedad disponga de los recursos financieros que necesite para el desarrollo de su actividad productiva y comercial. Se implanta de forma gradual.

A grandes rasgos, la Ley distingue dos grandes grupos de deudores, las administraciones públicas y las empresas en general. Respecto a los primeros, y a pesar de la influencia que tiene en la evolución económica, nadie espera que se cumpla. Nos referiremos en lo que sigue de este post a lo concerniente para el segundo colectivo, en los casos más frecuentes.

El Artículo 4 trata de la “Determinación del plazo (máximo) de pago”, que será el siguiente:

• Sesenta días desde la fecha de recepción de la mercancía o servicio. No podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes. La Disposición transitoria segunda establece una aplicación paulatina, fijando el plazo máximo en 85 días para las entregas y prestaciones realizadas entre el 7 de julio de 2010 y el 31 de diciembre de 2011, 75 días para las recibidas durante el año 2012, y 60 días para las entregadas a partir del 1 de enero de 2013.

• Si el deudor recibe la factura antes que los bienes y servicios, el plazo de 60 días se establece a contar desde la fecha de la entrega de bienes o prestación de los servicios.

• Si legalmente o por contrato se ha dispuesto un procedimiento de aceptación o comprobación para verificar la conformidad de los bienes o servicios, y si el deudor recibe la factura antes de finalizar el período para realizar dicha aceptación, los sesenta días se computarán a partir de la fecha de entrega.

• Podrán agruparse facturas (albaranes) a lo largo de un período determinado no superior a 15 días, mediante una factura comprensiva de todas las entregas realizadas en dicho período, factura resumen periódica, o agrupándolas en un único documento a efectos de facilitar la gestión de su pago, agrupación periódica de facturas, y siempre que se tome como fecha de inicio del cómputo del plazo, la fecha correspondiente a la mitad del período de la factura resumen periódica o de la agrupación periódica de facturas de que se trate, según el caso, y el plazo de pago no supere los 60 días desde esa fecha.»

Según la Disposición adicional primera, los aplazamientos de pago de productos de alimentación frescos y perecederos no excederán en ningún caso de 30 días a partir de la fecha de la entrega de las mercancías.

Por otro lado, la disposición adicional tercera señala: «Las sociedades deberán publicar de forma expresa las informaciones sobre plazos de pago a sus proveedores en la Memoria de sus cuentas anuales, habilitando el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) para resolver sobre la información oportuna a incorporar en la Memoria de Cuentas Anuales de las empresas para que, a partir de las correspondientes al ejercicio 2010, la Auditoría Contable contenga la información necesaria que acredite si los aplazamientos de pago efectuados se encuentren dentro de los límites indicados en esta Ley.

Sobre la inclusión en la memoria de la citada información, el BOE del día 31 de diciembre de 2010 publicó la Resolución de 29 de diciembre de 2010, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales.

Por la anterior, la información se suministrará en una nota de la memoria con la denominación «Información sobre los aplazamientos de pago efectuados a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.», y estará contenida en el siguiente cuadro:

Como es habitual en las cuentas anuales, la información corresponderá al ejercicio que se declara y al anterior, aunque para los que se inician en el año 2010 solo será necesario el primero.

Para los importes y porcentajes “dentro del plazo legal” hay que tener en cuenta que para las entregas anteriores al 7 de julio de 2010, fecha en la que entró en vigor la Ley 15/2010, todos los pagos están en plazo, para las entregas efectuadas desde esa fecha y el 31 de diciembre de 2011 los pagos en plazo son los que no exceden de 85 días, para las efectuadas durante el 2012 están en plazo los pagos que no sobrepasen los 75 días, y de las entregas efectuadas a partir del uno de enero de 2013 cuando el pago no sobrepasen los 60 días.

Los importes de los pagos que no están en plazo se acumularán en las casillas “Resto”. También se incluyen los Totales de pagos en el ejercicio (de las entregas del ejercicio).

Cuando la memoria corresponde al modelo normal (es decir, no es obligatorio en los modelos abreviado y pymes) hay que incluir el PMPE de pagos (Período Medio Ponderado de pagos Excedidos) en días. Esta ratio, como su nombre sugiere, no tiene en cuenta los pagos en plazo, y en al cálculo tienen más influencia los de mayor importe.

Completan el cuadro los importes de los “Aplazamientos que a la fecha de cierre sobrepasen el plazo máximo legal”, o dicho de otra forma, los que ya no se pagarán en plazo. Nótese que es a la fecha del cierre, aunque es probable que en la fecha de preparación de la memoria se disponga de mayor información sobre los pagos de operaciones “entregadas” en el ejercicio y no pagadas en el mismo.

Para rematar la saga legislativa sobre información de plazos de pago, en el BOE del día 14 de marzo se publica la “Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, modifica la Resolución de 6 de abril de 2010, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma”.

En la web del Ministerio de Justicia, página de Registros Mercantiles, están disponibles los distintos modelos e instrucciones, en castellano y lenguas cooficiales, para preparar las cuentas anuales que corresponden a los ejercicios iniciados en 2010.

Una vez conocida la información a incluir en la memoria de las cuentas anuales, solo queda decidir el origen de la información y los algoritmos de cálculo a utilizar. Salvo casos particulares en los que los pagos con plazos excedidos sean cuantitativamente pocos, la obtención manual resultará extraordinariamente laboriosa debido a que hay que calcular el plazo de pago de cada factura con fecha de operación en el ejercicio que se declara, y acumular por separado los que estén en plazo y los que no, haciendo imposible el cálculo global por proveedor. En esta ocasión, la información integrada de facturación y cobros que ofrecen las aplicaciones ERP vuelven a ofrecer una ayuda inestimable en la elaboración de este cuadro por procedimientos automáticos.

Antes de entrar en materia sobre las ventajas de utilizar herramientas ERP para la confección de las cuentas anuales y libros oficiales, queríamos comentaros los últimos cambios legislativos en esta área.

Este año hay novedades para la presentación de cuentas, el 14 de marzo se publicó en el BOE la Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. En esta, se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales normales, abreviados y para pymes, de los sujetos obligados a su publicación, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma.

Esta resolución recoge los cambios en las cuentas anuales motivados por las últimas modificaciones legislativas incluyendo el nuevo cuadro para añadir a la memoria en el que se informa de los plazos de pago a proveedores (Ley de lucha contra la morosidad).

Será obligatorio para las sociedades que aprueben sus cuentas anuales con posterioridad a la publicación de esta resolución en el BOE, es decir después del 14 de marzo de 2011.

Os recomendamos el resumen de cambios principales en el blog de Antonio Esteban 2.0. Se puede consultar y descargar los nuevos modelos e instrucciones para del Depósito de cuentas en la web del Ministerio de Justicia.

Desde ayer también está disponible en la página del Registro Mercantil el programa D2 para el ejercicio 2010 (así como dos nuevas versiones para los dos años anteriores). En nuestra página web podréis encontrar como realizar la Presentación de los Libros. Y también os puede ser útil como realizar las Comprobaciones previas a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil y su seguimiento, que ya publicamos anteriormente en este blog.

Automatismos de los ERPs de cara al Registro Mercantil

La tributación por Internet no es el único ámbito de procesos, cuya tramitación facilitan los modernos sistemas ERP para aprovechar todas las ventajas que aporta la e-administración. Otra área donde estas herramientas resultan especialmente útiles, es en la presentación de los Libros al Registro Mercantil, procedimiento en el que todavía existe la posibilidad de la presentación en papel, en el llamado formato digital y/o por Internet.

Aunque en este caso el procedimiento para la presentación vía Web resulte menos logrado que el utilizado por la AEAT, sobre todo por la complejidad en la obtención del certificado de usuario, la sola presentación de los Libros en fichero digital ya supone una facilidad añadida importante para la empresa.

La generación de este fichero, se realiza por los sistemas de gestión ERP de forma totalmente automática. Aunque se recomienda unas pequeñas comprobaciones previas como comprobar si están disponibles los Patrones de Estados Financieros adecuados para este propósito. Para después, generar el fichero que podemos importar directamente en el programa D2 del Registro Mercantil y a través de Internet presentar las cuentas y libros oficiales.

Lo único que no se puede realizar de forma automática es la memoria, aunque la utilización de un ERP también nos facilita la tarea, ya que casi toda la información la podemos obtener de los datos introducidos en la Contabilidad de forma rápida y sencilla.

La principal ventaja de la presentación en formato digital por Internet, es el ahorro de tiempo y los costes que suponen el desplazamiento al Registro.

Conclusiones

En definitiva, y aunque sea a regañadientes, estamos avanzando hacia una Administración totalmente telemática, y cuanto antes entiendan las empresas esta realidad, antes tendrán la capacidad de prepararse y aprovecharla.

Sin distraerse de lo que es el foco de nuestro negocio, no debemos olvidar que los beneficios se incrementan, no sólo mejorando las ventas y la producción, sino también reduciendo los costes. Y los costes administrativos en una compañía poco automatizada no son para nada insignificantes.

El principal beneficio de las herramientas de gestión, y la utilización de Internet para cumplir nuestras obligaciones con el Registro Mercantil, es el ahorro del tiempo en la búsqueda, introducción y comprobación de la información, al igual que en la eliminación de los errores. Y hoy, en todos los ámbitos y sectores, y en todos los lenguajes, el ahorro de tiempo significa dinero.

En ocasiones se tiende a olvidar que las aplicaciones informáticas forman parte del activo permanente de la empresa. La adquisición de una licencia de un programa informático es una decisión de inversión, y por tanto el buen uso de la aplicación repercutirá necesariamente en la rentabilidad y resultados de la compañía; y al contrario, un uso deficiente del mismo genera importantes costes de oportunidad.

Aunque decir esto puede parecer una obviedad, creemos que es especialmente importante recordarlo en el caso de una aplicación de contabilidad, dado que muchas veces el comprador la ve, tan solo, como una herramienta necesaria para la obligada presentación de cuentas anuales y declaraciones. Sin embargo, si consideramos que “la información es oro”, convendremos que una inteligente explotación de los datos contables, efectivamente creará valor y calidad en la gestión.

Por tanto, se hace fundamental conocer la verdadera talla de una implantación contable de calidad, y la forma en que contribuye a la consecución de los objetivos generales de la empresa.

¿Qué funcionalidad debe comprender un programa de Contabilidad?

El objetivo de una aplicación de contabilidad es poder realizar un tratamiento y explotación  del dato a distintos niveles. Primando dos intereses fundamentales:

• Proporcionar una solución administrativa ágil, a través de la propuesta de un marco de trabajo muy desarrollado, ordenado y claro.

• Dotar a la dirección general y financiera de amplias opciones de análisis de la información. La aplicación despliega un desarrollo funcional que conforma un amplio marco de análisis, presentando la información desde distintos ángulos, y al tiempo bajo una perspectiva integradora y conciliadora.

Es importante señalar la relación directamente proporcional que existe entre estos dos puntos. Cuanto mejor clasificada y ordenada esté la información, más fácil, clara y potente será su explotación.

Vamos por ello a centrar nuestra atención en los distintos niveles de trabajo, la forma en que se interrelacionan, y las posibilidades de explotación y análisis del dato:

Tratamiento Fiscal
Las facturas recibidas y expedidas conforman el principal soporte documental de nuestras operaciones con terceros (clientes, proveedores,…), y son el origen de los datos que a través de las Declaraciones hay que presentar a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Es objetivo de la aplicación  el registro y clasificación de los datos de las facturas de forma clara y ordenada, para la posterior obtención de las mencionadas Declaraciones, y también para el análisis de la información con otros fines administrativos y de gestión.

Además del tratamiento propiamente fiscal, a partir del registro de facturas debería existir un completo paquete de listados y consultas diseñados para la gestión diaria de las relaciones con terceros.

Tratamiento Contable Financiero

Desde nuestro punto de vista, la aplicación debe estar diseñada para que la generación de los asientos contables sea tan automática como sea posible, y de forma que la información que presentan las consultas y listados tenga entidad contable, analítica, y administrativa.

La generación automática de asientos podrá tener origen en operaciones administrativas de distinta naturaleza: registro de una factura de compra, cambio de la situación de una obligación de pago, confirmación de un cobro,… Estas operaciones se notificarán en las funciones correspondientes, y a partir de ese dato se generarán de forma automática y relacionada sus registros contables.

Por supuesto, también es posible el alta aislada de asientos contables, y se podrá hacer por métodos manuales, o asistidos (asientos semiautomáticos).

A partir de la información contable, el programa desarrollaría el análisis de la información. Presentarnos listados de estudio de antigüedad de la deuda, de justificación de saldos, de períodos de cobro, ABC´s comparativos (estadísticas que comparan la información de grupos de cuentas. Por ejemplo, una comparativa de gastos), etc.

La aplicación debería disponer además de un generador de informes parametrizable por el usuario, de forma que se podrían confeccionar informes de origen y aplicación de fondos, de ayuda a la confección de la memoria, informes de ratios financieros, de ratios de rentabilidad, de ratios de gestión, informes analíticos,…

Finalmente, a partir de la Contabilidad podremos presentar las Cuentas Anuales en formato digital, o en formato papel.

Tratamiento Contable Analítico

A través de la Contabilidad Analítica, como ya hemos comentado en otros post, podremos obtener una visión global y plena de los centros de coste (delegaciones, departamentos, tiendas,…) de la empresa. Tendremos un control de la totalidad de gastos e ingresos que fluyen en cada centro, e indicadores de la rentabilidad de los mismos.

Por tanto, el programa justificará contablemente los resultados de los distintos centros de coste, proporcionando a los mandos de la empresa la información detallada que le permitirá el control de los mismos, y la toma de decisiones de gestión.

El dato analítico se generará automáticamente o de forma asistida, a partir de los registros de facturas y contables.

Tratamiento Contable Presupuestario

La aplicación puede incorporar un sistema de control presupuestario, de forma que se puede planificar o prever  la evolución de los elementos representados por las cuentas contables, controlarla, y tomar decisiones de gestión en función del análisis de desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos.

Normalmente las empresas ejercen el control presupuestario a nivel de gastos e ingresos, pero con un programa que incluya contabilidad presupuestaria, podrán hacerlo a un nivel global por cuenta (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios), o a un nivel analítico (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios en el Departamento Comercial)

La generación de los presupuestos podrá ser manual, o automática (por ejemplo, en función de las realizaciones efectivas de otros años en las cuentas a valorar).

Tratamiento en Cartera

Las operaciones de terceros (compra, venta,…) representadas a través del registro de facturas, generarán automáticamente en el módulo de cartera las correspondientes previsiones de cobro/pago, a partir de las formas de pago empleadas.

Estas previsiones serán de un tipo determinado (cheque, pagaré, transferencia, AEB 19,…) y pasarán por una serie de situaciones (pendiente de recibir, en negociación, cobrado,…). A través del tratamiento en cartera podremos gestionar los cambios de situación y generar de forma asistida los asientos contables correspondientes.

La aplicación nos permitirá controlar además nuestro estado de cartera, a través de un amplio sistema de consultas y listados.

Tratamiento Administrativo

Siempre ha sido nuestra prioridad dotar al Departamento de Administración de las herramientas necesarias que le ayuden a mecanizar otras tareas del día a día, que sin tener un contenido puramente contable, la gestión manual de las mismas genera una gran carga de trabajo.

Con este objetivo, habitualmente las aplicaciones de contabilidad presentan un gran gama de funciones de naturaleza administrativa: punteos automáticos, manuales, emisión de cartas/certificados, conciliaciones automáticas entre el Registro de Facturas y la Contabilidad,…

Indicadores de la calidad de una aplicación contable

El principal indicador de calidad de una aplicación de contabilidad lo encontramos en sus posibilidades de automatización de los registros, y en su capacidad de organizar y explotar la información; de interrelacionarla, y evitar la duplicidad de datos. Todo ello traerá consigo una gran reducción de tiempos y esfuerzo.

Conformando un cuerpo funcional que da cobertura a muchas áreas de trabajo de un Departamento de Administración, y además lo hace de forma integrada y evitando errores.

La presentación de los listados y consultas contemplará esta trazabilidad operativa, generando por ello un análisis de la información en múltiples dimensiones.

Normalmente el módulo de contabilidad está plenamente integrado con el resto del ERP, de forma que las posibilidades de automatización y control crecen todavía más, amplificándose a otras áreas de la empresa ya sean financieras o de gestión comercial.

A punto de agotarse el plazo de presentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil para la mayoría de las empresas españolas (cuyo ejercicio contable coincide con el año natural y que celebran su Junta de accionistas ordinaria “universal”) surge la necesidad de conocer como podemos hacer el seguimiento de los trámites del depósito de forma cómoda y sencilla.

Esta prestación puede evitar que, de haber alguna incidencia en la documentación entregada, que casi siempre nos comunican en agosto y casi nunca -no se porque- nos enteramos, nos cierren la inscripción en el Registro.

El Registro Mercantil de Madrid dispone en su página web de un servicio gratuito de “Seguimiento de”: Documentos Mercantiles, Estados contables, Legalización de Libros y Publicidad formal. Indique el número de entrada (que figura en una etiqueta pegada en el justificante de “solicitud de presentación”), el año de entrada y el NIF. Inmediatamente aparecerá el informe con la situación.

El Registro Mercantil de Barcelona también incluye en su web de un Nuevo servicio Situación de depósito de cuentas (ver parte derecha de la primera página), también gratuito, pero es necesario registrarse como cliente.

No hemos encontrado esta utilidad en otros Registros Mercantiles (si conocéis otros casos agradeceremos que informéis con un comentario).

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