Universo ERP, el Blog DATISA

La Unión Europea define la Administración Digital como: “la aplicación en las Administraciones Públicas de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, del cambio organizacional y de las nuevas habilidades, para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos, reforzando el soporte a las políticas de estos organismos”. Traducida al “lenguaje del día a día”, esta frase quiere decir más o menos que la eAdministración viene a facilitar las interacciones de los ciudadanos y de las empresas con los Organismos Públicos, para que las mismas se lleven a cabo de una manera más simple y segura.

En los últimos años, nuestro país había hecho un esfuerzo importantísimo en este aspecto, efectuando un cambio a la “española” para escalar varios puestos en los rankings europeos y mundiales. Sin embargo, la crisis también está afectando al desarrollo de la e-administración, como indican los últimos datos, España perdió 14 posiciones en el ranking que elabora la ONU sobre e-administración en el mundo.

Según los componentes analizados por Naciones Unidas, España renquea más en infraestructuras tecnológicas que en los otros dos aspectos (capital humano y servicios online), ya que ocupa el trigésimo quinto lugar. Por el contrario, es el undécimo país mejor preparado en capital humano y en servicios a través de internet es el vigesimotercero.

También estamos por debajo de la media del UE en la utilización por parte de las empresas de de Internet para relacionarse con la administración, según los indicadores ONTSI.

Impacto en los ERP´s

Actualmente en mayor impacto que puede tener la e-administración en los sistemas de gestión ERP son los relacionados con los temas tributarios. Además, la Agencia Tributaria ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto, facilitando las obligaciones fiscales por Internet.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del un 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones se presentan a través de la Red.

Este es un punto importante a tener en cuenta a la hora de valorar las prestaciones que nos ofrece nuestro ERP ya que nos puede simplificar muchísimo las labores administrativas, siendo más eficientes a la hora de cumplir con las obligaciones tributarias.

La AEAT responde

Como un paso más en el avance de la E-administración la Agencia Tributaria quiere mejorar su servicio de consultas a través de Internet.  En febrero comenzó una prueba piloto en el que responderá las dudas tributarias y aduaneras que puedan tener los obligados tributarios en las Comunidades Autónomas de Cataluña, Canarias y Asturias. La prueba piloto se ha restringido sólo a la contestación de solicitudes de información relativas al IRPF.

Para utilizar el servicio es necesario disponer de un certificado electrónico o un DNIe. Este se complementa con la publicación de textos normativos y doctrina administrativa, programa INFORMA, etc. como la atención individualizada de forma presencial, telefónica o escrita. En el caso de no serle de utilidad la respuesta dada por otros cauces es cuando se podrá acceder a formular la consulta por Internet.

Todavía es pronto para valorar este servicio, lo que está claro es que el avance de la e-administración es imparable y que este tipo de servicios ayuda a simplificar los trámites administrativos que tienen que hacer las empresas lo que las ayudará a ser más eficientes. Esperamos que la crisis no frene los avances de los últimos años.

El periodo anual en el que nos encontramos, concentra el mayor número de obligaciones tributarias y declaraciones del año. Para que esta tarea no resulte tan ardua, las aplicaciones de DASTISA, en función de los módulos que tenga el usuario, permiten a través de un solo click de ratón, su elaboración y presentación.

Con nuestro post de hoy, queremos mencionaros cuales son las Declaraciones que contemplamos:

111       Nóminas, Profesionales
115       Arrendamientos Urbanos
123       Rendimientos capital
216       No residentes
130       Pagos fraccionados E.D.
180       Informativa Arrend Urbanos
190       Informativa Nóm, Profesionales
193       Informativa Rend capital
296       Informativa No residentes

200       Impuesto Sociedades
202       Pagos fraccionados

303       Régimen General
322       Grupo entidades, individual
340       Libros registro facturas
347       Informativa Oper con terceros
349       Informativa Oper intracomunit
353       Grupo entidades, agregado
390       Resumen anual

410       Régimen General G.E.
411       Exportadores
415       Informativa Oper con terceros
420       Régimen General P.D.
425       Resumen anual

y para el Registro Mercantil:
Papel: Libro diario resumido
Papel: Libro diario detallado
Papel: Libro Invent y Cuentas
Papel: Libro balances

Digital: Libros oficiales
Digital: Cuentas anuales

Configuraciones previas

Es importante que en la automatización de las declaraciones se tengan bien definidos todos elementos que intervienen en la declaración: Series de Facturas, Tipos de Impuestos y los datos propios de la declaración, alguno de ellos obvios, como el NIF de la empresa, Titular de la declaración, Administrador o apoderado,…

En nuestro post de Utilización de subclases en las Declaraciones ya os introducimos la importancia de estas configuraciones.

Elaboración de la Declaración

El proceso de obtención de declaraciones individual dispone de un “cuadro de acciones” que resuelve las necesidades de cada modelo (Modificar datos declaración, Distribuir bienes de inversión, Modificar forma de pago, Imprimir borrador, Testear incidencias AEAT, Papel blanco, Generar fichero AEAT, Declarar ahora, Asiento de liquidación, Asiento de pago, Registrar en histórico…).

Destacamos la función “Declarar ahora” que abre directamente la Página web de la AEAT concreta para la declaración, ahorrando un tiempo importante. En el borrador se comparan los datos de la declaración con los saldos de las cuentas contables que intervienen. Así mismo se generan directamente los asientos contables de liquidación y pago.

Registro histórico de declaraciones

Las declaraciones se graban en un fichero “histórico”, desde el que se pueden Consultar, o incluso “obtener nuevamente”. Esta última opción es especialmente útil, y permite obtener la declaración definitiva una vez recibida la conformidad del cliente o la cuenta bancaria concreta para domiciliar. También se dispone de una gestión de “estados” de las declaraciones (Pendiente de comprobación, Pendiente de aprobación, Pendiente de envío… Entregada en mano, Enviada por e-mail…).

Algunas excepciones

Si bien es verdad que hay algunos modelos que DATISA cubre, no tenemos toda la información disponible, y por ello es necesario un trabajo adicional. Por ejemplo  el modelo informativo 190 es una declaración un tanto anómala, ya que una parte de la información procede de facturas, y otra de “nóminas”, siendo el proceso informático de cada parte muy distinto.

En este caso, muchos de nuestros usuarios procesan las nóminas con otro programa, y la declaración definitiva se obtiene añadiendo en el Programa de Ayuda de la AEAT dos ficheros parciales, uno generado por el programa de nóminas y otro con el nuestro.

Otros clientes introducen el recibo mensual de cada trabajador como si fuese una factura (identificando que es de este tipo), y nuestras aplicaciones permiten generar el recibo, hacer las previsiones de pago, generar el fichero AEB 34 para domiciliar el pago, imprimir cheques, las cartas de envío correspondientes y los certificados de las retenciones practicadas. En este último caso, al declarar hay que añadir los datos personales mediante el programa de ayuda.

La informatización contable, una vía para mejorar los costes administrativos

El pasado 27 de Noviembre, se publicó el Real Decreto 1615/2011, de 14 de noviembre que, entre otros, recoge las modificaciones introducidas en los modelos 347 y 340, para las declaraciones referentes al período impositivo del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2011. Se trata de unos cambios que, de nuevo, exigen la adaptación de todos aquellos programas informáticos que tocan la tributación, su adecuado despliegue y activación en los sistemas de información corporativos. A continuación, analizaremos algunas de las modificaciones más significativas.

Lo que iba a ser y no fue…

En cuanto al modelo 347, su presentación finalmente no se ha adelantado a febrero, tal y como se comentaba en el sector. De este modo, las declaraciones para el período impositivo 2011, de nuevo deberán presentarse entre el 1 y el 31 de marzo del próximo año 2012, sin embargo para los próximos ejercicios se deberá adelantar a febrero (según la Orden EHA/3378/2011 publicada hoy en el BOE). La aclaración publicada hoy en el BOE, significa un gran alivio para todas aquellas compañías con procesos contables poco automatizados, para las cuales la necesidad de preparar el modelo en febrero, en vez de en marzo, habría supuesto un serio problema de tiempo y esfuerzo y que ya han sido avisadas con tiempo suficiente para el periodo impositivo a partir de 2013.

Otra de las novedades en el modelo 347 ha sido que, a pesar de que seguimos hablando de una única declaración anual, en la misma la información sobre las operaciones realizadas para el período 2011, se deberá presentar desglosada por trimestres. Algunos han interpretado erróneamente este cambio como la necesidad de preparar declaraciones trimestrales y es que el propio término “suministro de información trimestral” induce al error. Más y cuando se trataría de un planteamiento lógico, dado que con una declaración trimestral se evitaría la práctica de ‘atrasar’ las declaraciones del IVA, y además se conseguiría una imagen más fiel de cada organización, similar a la que se obtiene con el modelo 340.

Para evitar la confusión, nos referiremos a este cambio como un “desglose trimestral” que, eso sí, incrementará por cuatro el esfuerzo de tributación en las empresas poco informatizadas, aumentando sus costes administrativos y el peligro de error. Hay que tener en cuenta también, que dicho desglose trimestral debe recoger, tanto las operaciones en sí, como el importe percibido por transmisiones de inmuebles sujetas a IVA.

Legislar a favor ‘de la mayoría’

Otra de las novedades en el modelo 347, que también hace necesaria la actualización de los programas informáticos, es el cambio en el criterio de imputación temporal. Hasta la fecha, la incorporación de una operación al modelo 347 se debía realizar según la fecha de factura, independientemente de si la misma se recibe con retraso y una vez cerrado el ejercicio en cuestión. Este procedimiento creaba ciertas dificultades en la gestión contable, por lo que algunos proveedores de sistemas informático, hace ya años, introdujimos funcionalidades específicas para facilitar la incorporación de las facturas atrasadas. La mayoría de programas en el mercado español, sin embargo, han seguido guiándose únicamente por la fecha de factura, lo que en muchos casos podría distorsionar la declaración.

En esta ocasión, podríamos decir que el órgano competente ha legislado ‘a favor de la mayoría’, legalizando una situación de hecho en el mercado y estableciendo que el criterio seguido para la incorporación de operaciones a cada declaración sea, no la fecha de la factura, sino su orden de inscripción en el registro de imputaciones del IVA. Aunque dicho cambio suponga un paso atrás para los programas informáticos más avanzados, es algo positivo en cuanto a que el procedimiento de tributación se simplifica para la mayoría de las organizaciones.

En cuanto al modelo 340, desgraciadamente, el cambio principal de este año consiste en el nuevo aplazamiento, esta vez hasta el año 2014, de su entrada en vigor como una norma obligatoria para todas las empresas. De este modo, el modelo sigue siendo obligatorio sólo para las compañías inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual). Este nuevo aplazamiento no ha sorprendido a nadie. Eso sí, esperemos que sea el último, ya que a pesar de los inconvenientes para las compañías poco informatizadas, la aplicación del modelo 340 de manera generalizada significará un gran paso adelante en la modernización y para la transparencia en el mercado.

Paso a paso, impulsando la modernización

Las últimas novedades en los modelos 340 y 347, junto a otros cambios legislativos, están claramente encaminados a la construcción de un mercado más transparente y más controlado por la Administración, bajo la premisa ‘El Estado somos todos’. De acuerdo o no con este planteamiento, la verdad es que las iniciativas para la prevención del fraude y para la simplificación de los procesos de tributación llevan implícita la automatización de los procesos contables en todas las organizaciones. Estas exigencias de informatización, por otro lado, deben dejar de percibirse por las PYMEs como una multa inmerecida. Es hora de que las pequeñas y medianas empresas españolas perciban a la innovación TI como lo que es: una oportunidad para mejorar su eficiencia administrativa y su competitividad, sin la que estas organizaciones nunca llegarán a ocupar el lugar que les corresponde, tanto en el mercado nacional y europeo, como en los mercados internacionales. Y es que, en mundo, desde hace años la modernización es una de las puntas de lanza para el éxito empresarial.

Según la clasificación fiscal de la empresa tenemos que presentar una serie de documentos a la agencia tributaria de obligada complementación, declaraciones que se deben de presentar periódicamente (mensual, trimestral o anual), estos tributos pueden ser IRPF, IVA, IGIC, impuesto de sociedades.

Ahora, que estamos cerca del final del año 2011, es un buen momento para reflexionar sobre nuestras obligaciones respecto a las declaraciones anuales, y mejorar nuestros procesos de automatización en la obtención de información para su comunicación a la Agencia Tributaria de cara al año que viene. Con este post pretendemos recordar las posibilidades que brindan las aplicaciones de DATISA en la obtención de modelos tributarios con un solo clic de ratón.

Como mejorar nuestros procesos tributarios con un clic de ratón

La emisión de los libros-registros, la obtención de las declaraciones, la generación de asientos y otras necesidades, se basa en la definición de Tipos de Impuestos donde se especifica una las Clases/Subclases de impuestos (IVA e IGIC) y de retenciones permitiendo una correcta anotación de todas las operaciones llevadas a cabo en nuestra empresa. Entre estas operaciones podemos distinguir facturas de importación, operaciones de seguros, no deducible, adquisición de bienes intracomunitarios, operaciones triangulares, entregas intracomunitarias…

Para conseguir la máxima automatización es necesario registrar las facturas respetando unas sencillas reglas como la utilización de subclases en algunos tipos de facturas, distinguir las declaraciones de IVA/IGIC o emisión de cartas/certificados, que pasamos a detallar a continuación:

• La aplicación permite dar de alta distintas series/libros de facturas, para clasificar estas según su uso. Un buen ejemplo de su utilización sería en el caso de que la empresa tuviera un establecimiento permanente en la península (o Baleares) y en la Comunidad Canaria.  En este caso, a través de la generación de libros de facturas recibidas y facturas emitidas, diferenciados para cada establecimiento nos permitiría la automatización buscada.

• Reparto cuotas bienes de inversión. Para calcular de forma automática las cuotas de de bienes de inversión se  asigna un tipo de impuesto con clase (D) Recibí deduc operaciones interiores, (I) Importaciones, (C) Recibí adquisiciones de bienes intracomunitario y subclase “I” o “i”. Estos datos se traspasarán automáticamente en los modelos 303, 390,  resumen anual del IVA

• Operaciones de seguro. Con frecuencia pasa desapercibido que en el Modelo 347 hay que incluir las facturas de operaciones de seguro de los terceros cuando se sobrepase la cifra de 3.005,06 euros, importe que es fácil que se supere. Registre estas facturas con clase D (deducible) o N (no deducible) si son facturas recibidas, o G (régimen general) si son expedidas (y porcentaje cero), y en todos los casos con subclases de impuestos “S” o “s”.

• Importe percibido por trasmisiones de inmuebles sujetos a IVA/IGIC. Para distinguir las transmisiones de inmuebles sujetos a impuestos de otras operaciones de compra o de venta, se contabiliza las facturas utilizando las clases G, D o N, según corresponda, y en todos los casos hay que indicar como subclase de impuestos “T” o “t”.

• Entregas intracomunitarias. En el modelo 390, 349 hay que informar de las entregas intracomunitarias, distinguiendo las entregas de bienes posterior a una importación exenta efectuadas por el representante legal (subclase H o h), o entregas de bienes posteriores a una importación exenta (subclase M o m).

• Operaciones intragrupo. Las operaciones entre grupos, consolidación de IVA, se contabiliza las facturas como expedida en régimen general, clase G, y hay que indicar como subclase “G” o “g”.

• Emisión cartas/certificados: En la opción declaraciones está disponible la funcionalidad para emitir las cartas o certificados, en los modelos siguientes (180, 190, 193, 347, 349 y 415),  con los datos que figuran en la declaración de cada individuo. Las cartas pueden utilizarse para conciliar la información con los datos de los terceros. Es imprescindible definir el formato del documento en el aparatado de Definiciones comunes, que se solicitará al invocar esta función, especificando los datos generales, la cabecera/pie, el cuerpo y los textos fijos.

Para ampliar los conocimientos mencionados en este blog, le invitamos a los seminarios organizados por DATISA, los días 21, 22 y 23 de diciembre, que impartimos en nuestras aulas o internet.

Nos quejamos muchas veces de las trabas administrativas que tienen las pymes para poder realizar su actividad diaria, lo que supone un carga que disminuye nuestra competitividad al tenerle que dedicar tiempo a estas tareas que no aportan valor al negocio. Sin embrago, como ya comentábamos hace un mes en este blog, se está haciendo un gran esfuerzo por hacer accesible la e-administración a empresas y ciudadanos, sobre todo en el área tributaria. De hecho, la AEAT, ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

Marchamos lenta e inexorablemente hacia una tributación 100% telemática que, al principio, fue obligatoria sólo para las grandes compañías y que, desde el año 2008, también se hizo extensible a los contribuyentes con forma de sociedad anónima o limitada, en cumplimiento de la Orden EHA/3435/2007, aprobada el 23 de noviembre de 2007.

Hoy, todavía quedan algunos colectivos, como las cooperativas o las sociedades laborales, etc. que no están obligadas a tributar por Internet, pero que sin lugar a dudas, se irán incorporando paulatinamente a este modelo, hasta la plena implantación de la tributación telemática, con Internet como el principal canal de comunicación.

Hasta hace poco, esta evolución se había llevado a cabo únicamente en el ámbito de la Administración Central. Últimamente, sin embargo, a la misma se han empezado a sumar las Comunidades Autónomas con regímenes recaudatorios especiales. A modo de ejemplo, desde el pasado 1 de enero, las empresas canarias también pueden realizar vía Internet la presentación del modelo 411, referente a la devolución del IGIC y a su pago a través de una pasarela de pago, en caso de que salga positivo. Las empresas de esta Comunidad, de este modo, ya podrán presentar por la Red las declaraciones correspondientes al último período del año 2010.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones ya pueden y deben presentarse a través de la Red.

Más fácil de lo que parece

Todas aquellas pymes que todavía no se hayan puesto al día en materia de eAdministración, deben saber que la tributación de impuestos a través de Internet es una tarea mucho más sencilla de lo que puede parecer a priori. Sólo se necesita:

• Disponer de conexión a Internet y de un navegador (Explorer, Netscape, Crome, Mozilla Firefox…)

• Disponer de un certificado de usuario facilitado por la AEAT, aunque éste no es necesario para autoliquidaciones de aduanas e impuestos especiales o si la empresa está inscrita en el Registro de Grandes Empresas.

El miedo a la seguridad, en este tipo de procesos, es infundado. Este ha sido uno de los aspectos en los que más se ha avanzado en los últimos años, a nivel general, y el procedimiento de tributación telemática, al igual que otras muchas operaciones por Internet, es tanto o más seguro que el anterior procedimiento “manual”.

Beneficios de la tributación a través de un sistema ERP

Después de todas estas facilidades por parte de la Administración y de las entidades bancarias, el siguiente paso lógico para facilitar la tributación por Internet era sin duda que este proceso se integrara en los sistemas de gestión empresariales y que se pudiera realizar de forma automática a través de los mismos.

A partir de este momento, en las herramientas de gestión más populares, se han ido incorporando toda una serie de automatismos, pensados para facilitar estos procesos.

De este modo, con una herramienta ERP con funcionalidades para la tributación por Internet, las declaraciones se obtienen automáticamente a partir de la información introducida para las tareas de gestión, sin la necesidad de ningún trabajo adicional. (En el caso de las autoliquidaciones, por ejemplo, el sistema ERP captura automáticamente los datos de contabilidad y de las facturas o del origen que proceda).

Estos sistemas de gestión son capaces de generar los ficheros automáticamente y estos ficheros de declaración se pueden importar en la Web de la Agencia Tributaria, realizando previamente un chequeo de la declaración con un programa facilitado por la propia AEAT. Una vez importados los datos desde el  sistema ERP, la declaración se puede realizar en este mismo momento.

Las soluciones ERP también facilitan la gestión de las declaraciones con varias funciones que incluyen la verificación de concordancia entre la información contable y los valores acumulados de las facturas, la conciliación para detectar las causas de posibles incidencias, el calendario de presentaciones, etc. y también proporcionan la simulación previa para las previsiones de pago.

Al declarar con la ayuda de un ERP, también se pueden generar automáticamente los correspondientes asientos de liquidación y los asientos de pago, para facilitar la gestión posterior. Las declaraciones realizadas, por otro lado, se registran en un histórico dentro del programa de gestión, que permite cualquier comprobación en cualquier momento, el chequeo de las autoliquidaciones periódicas, la captura de datos para las declaraciones anuales o la extracción de información para otros procesos de control (como la obtención del importe pagado, las bases y cuotas de inversiones, etc.).

Las capacidades para la tributación por Internet en los modernos sistemas ERP han tenido una calurosa bienvenida por todas las empresas que presentan sus declaraciones de manera directa, ya que les ahorran muchos esfuerzos y quebraderos de cabeza, además de posibles penalizaciones.

Para llevar a cabo este proceso con un sistema de gestión, las compañías sin embargo, siguen necesitando un certificado de usuario, que muchas empresas todavía no han obtenido de la AEAT. Según datos extraoficiales, hoy más del 60% de las empresas españolas todavía no disponen de este certificado digital, para presentar sus declaraciones a través de Internet, y supuestamente delegan esta labor en las gestorías especializadas, que operan a través de certificados colectivos.

Aunque la obtención de este certificado podría resultar un tanto compleja para una compañía no acostumbrada a efectuar estos trámites, el esfuerzo desde luego vale la pena ya que, una vez conseguido y si no se deja caducar, el mismo tendrá una validez del apoderado desde  la empresa.

Pero incluso para las compañías que prefieren operar a través de un asesor, el uso de un programa ERP con capacidades para la tributación por Internet, sigue aportando beneficios importantes en todas las tareas de comprobación, para cuadrar los datos de distintas fuentes y para todo el control posterior de los valores tributados, a través de históricos, mejorando los tiempos y la fiabilidad de los procesos.

?Para ampliar la información sobre este tema os recomendamos la lectura del blog de Bartolome Borrego, Procedimientos telemáticos.