Universo ERP, el Blog DATISA

La respuesta a esa pregunta es complicada porque según indican los estudios hay mucha diferencia según el tamaño de empresa. Aunque parece que según las últimas cifras cada vez nos lo tomamos más en serio.

El pasado Marzo AMETIC presentó de nuevo el informe las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las empresas españolas 2011 que analiza el papel de las TIC en las empresas de nuestro país. Un informe que nos parece muy interesante y que nos ayuda hacernos una idea de como las compañías cada vez confían más en la tecnología para aumentar su competitividad.

El informe resalta que los principales indicadores se mantienen o suben por lo que la penetración de las TIC sigue creciendo en general en las empresa española, aunque los cuatro últimos años han sido difíciles y eso se refleja en las cifras del sector.

España obtuvo 43,5 % en 2011, lo que supone un aumento de 6,5 puntos respecto al año anterior. Este indicador se realiza con la media de los tres factores clave que muestran el desarrollo tecnológico de un país: uso de las TIC, Uso de Internet y uso del E-commerce.

De ellos, el que mostró la mayor evolución fue el “uso de las TIC”, que obtuvo 59,2% y el mayor crecimiento de los tres factores, con 7,7 puntos más que el año anterior. El segundo eje diferencial fue la tasa de “uso de internet”, que alcanzó los 44,7 puntos y un incremento anual de 5,8 puntos. En último lugar estuvo la tasa de “uso de comercio electrónico” con 29,4 puntos, aunque con un repunte de 6,1 puntos respecto a 2010.

Sistemas de Gestión en las Empresas

Al ser fabricantes de ERP nos parece muy interesante analizar los resultados de este estudio sobre los sistemas de gestión de empresas, así que hemos buscado los datos al respecto de este estudio.

Como en anteriores ediciones se analiza el uso de los sistemas de gestión informatizados que utilizan las organizaciones para la gestión, planificación y administración de los recursos con el objetivo de simplificar las actividades diarias.

A tenor de los datos, las bases de datos informatizadas (sistemas de Datawarehouse o Datamining) son las más populares entre las empresas con ordenador (48,8%). Con porcentajes en torno al 16% se sitúan los sistemas de SCM (16,2%), ERP (15,9%) y CRM (15,7%).

Las compañías más pequeñas no presentan importantes variaciones en cuanto a la posesión de ERP respecto a ediciones anteriores (22,9%), mientras que los porcentajes de dichos software son más dispares en las empresas de 250 y más empleados (40,3%).

Cloud Computing

Otro de los puntos que nos perece interesante destacar es el del Cloud Computing. Como segundo año consecutivo, se presenta un análisis detallado del cloud computing, entendiendo como tal los servicios que se pueden utilizar a través de la red en un sentido amplio..

Según los datos recabados, actualmente cada vez son más las empresas que detectan los beneficios del cloud computing, representando al 60,6% de las empresas con conexión a internet, 3,9 puntos porcentuales más que en 2010.

Entre los servicios ofrecidos en la nube, el más utilizado por las empresas usuarias del cloud computing es el correo electrónico (86,4%). El 24,7% dispone de almacenamiento de información en la red y el 19,3% trabaja con aplicaciones ofimáticas gestionadas vía internet. En ese sentido el ERP estaría dentro de Otros con un 0,7%.

La Unión Europea define la Administración Digital como: “la aplicación en las Administraciones Públicas de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, del cambio organizacional y de las nuevas habilidades, para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos, reforzando el soporte a las políticas de estos organismos”. Traducida al “lenguaje del día a día”, esta frase quiere decir más o menos que la eAdministración viene a facilitar las interacciones de los ciudadanos y de las empresas con los Organismos Públicos, para que las mismas se lleven a cabo de una manera más simple y segura.

En los últimos años, nuestro país había hecho un esfuerzo importantísimo en este aspecto, efectuando un cambio a la “española” para escalar varios puestos en los rankings europeos y mundiales. Sin embargo, la crisis también está afectando al desarrollo de la e-administración, como indican los últimos datos, España perdió 14 posiciones en el ranking que elabora la ONU sobre e-administración en el mundo.

Según los componentes analizados por Naciones Unidas, España renquea más en infraestructuras tecnológicas que en los otros dos aspectos (capital humano y servicios online), ya que ocupa el trigésimo quinto lugar. Por el contrario, es el undécimo país mejor preparado en capital humano y en servicios a través de internet es el vigesimotercero.

También estamos por debajo de la media del UE en la utilización por parte de las empresas de de Internet para relacionarse con la administración, según los indicadores ONTSI.

Impacto en los ERP´s

Actualmente en mayor impacto que puede tener la e-administración en los sistemas de gestión ERP son los relacionados con los temas tributarios. Además, la Agencia Tributaria ha sido y sigue siendo uno de los organismos españoles más avanzados en este aspecto, facilitando las obligaciones fiscales por Internet.

La presentación de las declaraciones por la Red agiliza claramente el proceso recaudador, pero las ventajas no son únicamente para la Administración, ya que el uso de Internet en este ámbito también aporta múltiples beneficios en términos de una mayor agilidad, seguridad y rapidez a todas aquellas empresas, que estén dispuestas a aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías.

En la actualidad, las empresas y la AEAT se comunican a través de unos 150 modelos de declaraciones diferentes. Los modelos utilizados con mayor frecuencia suman más o menos unos 15 pero representan más del un 90% del total y, gracias a este proceso de telematización, la práctica totalidad de estas declaraciones se presentan a través de la Red.

Este es un punto importante a tener en cuenta a la hora de valorar las prestaciones que nos ofrece nuestro ERP ya que nos puede simplificar muchísimo las labores administrativas, siendo más eficientes a la hora de cumplir con las obligaciones tributarias.

La AEAT responde

Como un paso más en el avance de la E-administración la Agencia Tributaria quiere mejorar su servicio de consultas a través de Internet.  En febrero comenzó una prueba piloto en el que responderá las dudas tributarias y aduaneras que puedan tener los obligados tributarios en las Comunidades Autónomas de Cataluña, Canarias y Asturias. La prueba piloto se ha restringido sólo a la contestación de solicitudes de información relativas al IRPF.

Para utilizar el servicio es necesario disponer de un certificado electrónico o un DNIe. Este se complementa con la publicación de textos normativos y doctrina administrativa, programa INFORMA, etc. como la atención individualizada de forma presencial, telefónica o escrita. En el caso de no serle de utilidad la respuesta dada por otros cauces es cuando se podrá acceder a formular la consulta por Internet.

Todavía es pronto para valorar este servicio, lo que está claro es que el avance de la e-administración es imparable y que este tipo de servicios ayuda a simplificar los trámites administrativos que tienen que hacer las empresas lo que las ayudará a ser más eficientes. Esperamos que la crisis no frene los avances de los últimos años.

Abrir una franquicia sigue siendo una de las salidas que muchos emprendedores ven a la crisis y una forma de generación de autoempleo. Tal y como se deprende en el estudio “La franquicia crea empleo” publicado recientemente. En su conjunto, la franquicia incorpora cada año más de 20.000 nuevos empleos. Durante 2011, si bien el número de empleos cayó casi un 2%, el documento contabiliza 359.527 puestos de trabajo generados por la franquicia.

En el  Informe Anual sobre la Franquicia 2012 que se presentaba a mediados de enero, que analiza el sector, se pone de manifiesto la fortaleza de la franquicia frente a otros modelos de negocio. Por ejemplo, en 2011 se crearon 145 nuevas redes pero desaparecieron 119, por lo que el número total es de 1.079 redes, incrementándose en 26 respecto a 2010.

Aunque está claro que el sector no es inmune a la crisis. Alcanzar el éxito, en el mismo, requiere un planteamiento a largo plazo y la adecuada gestión de los recursos disponibles, una labor a la que las nuevas soluciones de gestión empresarial prestan un apoyo fundamental.

Las Franquicias, conscientes de la importancia de las TIC

Debido a su modelo empresarial de crecimiento basado en la inversión compartida y el intercambio de know-how, la Franquicia es un sector muy consciente de la importancia de las TIC. Uno de los principales problemas de las Franquicias, hoy en día, es que sin embargo muchas de ellas se plantean la informatización de su negocio exclusivamente desde el punto de vista de la gestión comercial y la automatización del Punto de Venta.

La mayor parte de las soluciones de gestión disponibles hoy para las Franquicias, ofrecen una especialización altísima precisamente en la automatización de estas áreas, aportando soluciones verticalizadas, con herramientas avanzadas para la comunicación de la Central con cada Centro. Dichas soluciones, sin embargo, carecen de las funcionalidades necesarias para una automatización profunda en otras áreas como la financiera, de producción o de almacén, etc. (El tema de la necesidad de una solución financiera ya lo desarrollamos anteriormente en otro post).

Uno de los principales riesgos de una automatización TIC basada sólo en el control comercial y de TPV reside en que se lleva a cabo un control del negocio únicamente en base a las ventas y a los costes de aprovisionamiento de los centros, olvidando el control de muchas otras áreas que inciden de manera importante en la rentabilidad.

Para un adecuado control de sus recursos, una Franquicia debe ser gestionada como una empresa en toda su dimensión económica, alcanzable únicamente a través de un moderno sistema de gestión global.

Soluciones en la nube también para la Franquicia

Hoy en día la Franquicia puede contar con un amplio abanico de posibilidades a la hora de implantar su sistema de gestión, desde el modo clásico de propiedad de licencia en el que destacan dos modelos:

En el primero de ellos, las soluciones de gestión residen en un servidor de la Central, gestionado por el Franquiciador y cada Centro o Franquicia accede a sus funcionalidades de forma remota.

El segundo modelo informático de gestión, también muy extendido en el ámbito de la Franquicia, es la instalación separada de un sistema de gestión en la Central y otro distinto en cada uno de los franquiciados.

Y el sistema Cloud Computing, donde se pueden reproducir ambas opciones aportando las ventajas de este. Los sistemas ERP en la nube son una solución que se adapta muy bien a este tipo de negocio ya que ofrecen mucha flexibilidad, y al mismo tiempo son capaces de proporcionar herramientas muy potentes con todas las capacidades necesarias de un sistema de gestión global. Además el sistema Saas permite acceder a Soluciones a un precio muy competitivo.

Como desventaja podíamos hablar de la dependencia de Internet, elemento muy importante a tener en cuenta en según que modelos de negocio. Por lo que como solemos recomendar desde este blog, antes de implantar un sistema hay que ver que se adapta mejor a las necesidades de cada organización.

Ya hemos hablado e este blog de que criterios desde nuestro punto de vista hay que tener en cuenta para elegir un ERP. Adquirir un sistema de gestión empresarial puede ayudar a reforzar los procesos de la organización  y mejorar su desempeño.

No obstante, el proceso de selección de este tipo de herramienta implica tomar en cuenta aspectos internos de la compañía que a menudo son obviados, o en el mejor de los casos, abordados de forma ambigua o incompleta. Para que la implantación  de una herramienta de estas características tenga éxito, no sólo debemos acertar con la elección del software más adecuado para nuestra empresa, también tenemos que tener en cuenta como gestionar estos cambios una vez instalado el software.

Hoja de ruta

Plantearnos que objetivos queremos conseguir con la implantación de una herramienta ERP nos permitirá encontrar que software se adapta más a las necesidades de nuestra empresa y cuales son los procesos vitales para el negocio. Lo ideal es que la propuesta de objetivos este alineada con la estrategia de la empresa a corto, medio, y largo plazo. En este sentido es muy importante la escalabilidad de la herramienta tal y como hemos mencionado anteriormente en otros post

El marcarnos unos objetivos nos permitirá crearnos una hoja de ruta de como abordar el proceso de puesta en marcha y plantearnos algunas preguntas: ¿Qué departamentos o que procesos tienen prioridad? ¿Se deben abordar de forma escalonada o varios a la vez?

Además, ya que el ERP nos ayuda a mejorar la organización de la empresa, desde nuestro punto de vista, para sacarle el mayor partido posible, es muy interesante definir los protocolos organizativos.

Realizar una adecuada gestión al cambio.

Esta claro, que uno de los elementos a tener en cuenta en una implantación de un ERP es la propia naturaleza humana que ofrece resistencia ante los cambios.

Para realizar una apropiada gestión del cambio, es importante que la todas las áreas afectadas incluida la dirección estén involucradas en el proyecto, asegurando la colaboración de todo el personal.

Es muy interesante, en ese sentido, realizar una comunicación previa al equipo, en la que se cuenten los objetivos pretendidos y las ventajas concretas que va a obtener los usuarios. Esto ayuda a minimizar la amenaza a la inestabilidad y la incertidumbre que traen consigo las modificaciones.

Un aliado, en este aspecto, son los planes de formación que refuerzan el conocimiento de las mejoras concretas para la persona y a que el proceso de asimilación sea aun mayor.

 Mantenimiento de la inversión

El trabajo no termina una vez que se haya implantado el ERP, considerarlo una herramienta que nos ayuda a la mejora continúa, contribuirá al aumento de sus beneficios.

Por ello es muy importante el mantenimiento del software. La tecnología hoy en día esta en constante evolución, las actualizaciones del software incorporan los cambios tecnológicos, nos ofrecen la oportunidad de crecer en funcionalidad y por tanto mejorar nuestros procesos, además de las adaptaciones a los cambios legislativos que consiguen  que cumplamos con nuestras obligaciones legales de forma más sencilla.

Este punto es primordial, ya que algunas empresas para ahorrar costes con la crisis, están dejando de invertir en tecnología, permitiendo que sus sistemas se queden obsoletos. Cuanto más anticuados estén sus ERP´s, más costará ponerse al día en el futuro, no sólo porque normalmente es más caro desde el punto de vista económico, sino también por el coste interno ya que el esfuerzo para adaptarse al cambio será mayor.

Tal y como venimos comentando las soluciones en Cloud Computing cobran cada día más fuerza. El Cloud a día de hoy no sólo se plantea como una solución tecnológica para abaratar costes para las empresas en general, sino también como solución para mejorar la competitividad de las empresas europeas.

La semana pasada Neelie Kroes, vicepresidenta de la Comisión Europea y responsable de la Agenda Digital para Europa anunció en el Foro Económico Mundial de Davos, la creación de la alianza “European Cloud Partnership” cuyo objetivo principal será buscar términos comunes de contratación de servicios Cloud y desarrollar estándares que garanticen la seguridad y la competencia.

Según las palabras textuales de Kroes, “El cloud computing cambiará nuestra economía. Puede traer beneficios productivos a todos, desde los pequeños empresarios hasta los particulares. Promete escalabilidad, servicios más seguros y eficientes flexibilidad y costes más bajos”.

En este blog siempre hemos defendido la tecnología como una herramienta para mejorar la competitividad de las empresas por lo que no podríamos estar más de acuerdo con el planteamiento. Aunque el tiempo dirá si este tiene un reflejo real a corto plazo en la economía y sobretodo si las pymes se podrán beneficiar de estos programas.

 Las aplicaciones ERP en la Nube

 El Cloud Computing es una solución flexible que contribuye a mejorar los recursos disponibles en las organizaciones, incluídos, lógicamente, los informáticos. Por eso, nos encontramos con que, cada vez hay más aplicaciones adaptadas a este entorno. Los ERP, por supuesto, no son ajenos a esta tecnología.

La propuesta de muchos fabricantes, en el mercado del Cloud Computing, contempla tres fórmulas básicas de comercialización de licencias y de servicio.

•  El modelo de comercialización en modo SaaS, del que ya hablábamos en este blog, en el que se ofrece a los clientes el uso de la solución ERP en plataforma Cloud en ‘alquiler’, o pago por uso por la explotación del software y que conlleva unos servicios ligados a su implantación y evolución que la convierten en una oferta muy atractiva.

• La venta de licencias del ERP en propiedad, que se utilizarán alojadas en el CPD del cliente. Aunque esta opción no representa una reducción directa de la inversión necesaria en software y hardware, se trata de una opción muy interesante para las compañías con múltiples localizaciones o con un importante número de usuarios móviles.

• Venta de licencias del ERP en propiedad y su uso alojado en el CPD del fabricante. Se trata de un modelo de comercialización diseñado para las empresas que quieran introducirse en el mundo Cloud pero que todavía no confían en el concepto de “alquiler” de aplicaciones. Dicho modelo ofrece una reducción de la inversión en hardware inicial para el cliente y la posibilidad de ampliar el abanico de servicios con aquellos ligados a la consultoría.

Ventajas de los ERP´s en la nube

Aunque ya comentamos en su momento las ventajas del Saas, los beneficios que ofrece el Cloud Computing, independientemente de su forma de comercialización, son fundamentalmente:

•  Acceso a la información desde cualquier lugar siempre y cuando se tenga una conexión a Internet.
• Se minimiza el tiempo de implantación del sistema. En un breve periodo de tiempo el usuario puede estar funcionando con el nuevo software.
• Posibilidad de trabajar en entornos mutiplataforma lo que nos ayuda a un mejor aprovechamiento de nuestro sistema informático.
• Seguridad, puesto que la aplicación puede funcionar en redes poco seguras, como Internet, se emplean modernas tecnologías de cifrado para las conexiones, asegurando la confidencialidad de las mismas.
• Además, muchos fabricantes ofrecen las mismas soluciones ERP, con las mismas capacidades, independientemente de que el entorno sea Cloud o no.

Las mejoras que ofrece el Cloud están claras. Ahora sólo falta que las pymes lo contemplen como una opción. El tiempo dirá… ¿Serán las pymes capaces de subirse al barco de las nuevas tecnologías?