Universo ERP, el Blog DATISA

Hemos  recibido varias consultas preguntándonos que es y cómo se utiliza una factura proforma, aquí tenéis nuestra respuesta.

Es cada vez más habitual en la relación comercial con nuestros clientes que, para el cierre efectivo de una operación, se nos solicite una “factura proforma”. La mayoría de los ERPs no contempla un apartado específico para la emisión de estos documentos, y eso plantea dudas de cómo debemos operar en esos casos.

Pero,  ¿en qué consiste y para qué puede servir?

“La factura pro forma es un documento sin validez fiscal, emitido por el proveedor, con la finalidad de que el comprador disponga de toda información necesaria sobre los elementos que componen la operación”.

En los tiempos en los que corren, es cada vez más frecuente su uso cuando se entabla una relación comercial nueva y se exige el pago por anticipado, mediante la emisión del documento se mostrará la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. Al tratarse de una oferta comercial, si es aceptada, será el origen de un contrato de compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para establecer los términos y condiciones de venta. Esto puede ayudar por ejemplo, a que podamos ver con antelación todos los ítems e impuestos que después vendrán en la factura.

Su emisión también se puede utilizar como documento acreditativo para la solicitud a una entidad bancaria de un crédito, por ejemplo un leasing o un crédito documentario. También en los casos de comercio exterior se usa para justificar el envío de mercancía sin valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación o incluso para conseguir  la autorización para obtenerlas divisas necesarias para el pago de la compraventa.

¿Cuáles son las principales características de una factura proforma?

Las características que debe tener una factura proforma son prácticamente las mismas que deben figurar en una factura, debe figurar la siguiente información:

• Datos fiscales completos tanto del emisor como del receptor (Razón Social, Identificación Fiscal, Domicilio completo)
• La descripción de la mercancía, cantidad y precio
• Términos de entrega de la mercancía
• Base imponible, cuotas de impuestos, cantidad a pagar y forma de pago…

Pero además debe reflejarse de forma específica que el documento es una factura proforma, y en algunos casos, se aconseja el no numerar los documentos, para que no haya ningún equívoco al respecto.

Solución de la factura proforma desde el ERP

En resumen, una factura proforma en el fondo, no es más que una oferta o presupuesto. Por ello, se debe usar la funcionalidad relativa a la emisión y gestión de presupuestos. De esta forma, la emisión de una factura proforma  no conllevará ni la reserva ni movimiento de la mercancía en el almacén, así como ningún tipo de Registro en el libro de IVA o contabilidad.

Habitualmente deberemos configurar en el ERP un formato específico para la emisión de facturas proformas que cumpla con las formalidades anteriormente descritas, en la que se deberá mostrar de forma muy clara la naturaleza de factura proforma del documento. Si además se nos permite el consejo, las facturas proformas se podrían clasificar en una serie aparte, para diferenciarlas del resto de ofertas y no tenerlas en cuenta en las estadísticas.

Una vez que se ha cerrado el contrato, se ha entregado la mercancía y se han cumplido con los requisitos por ambas partes, se está en disposición de la emisión de la factura.

Muchos ERPs poseen mecanismos automáticos que permiten la conversión automática de proformas en facturas, simplificando los procesos de facturación y evitando que se produzcan errores en la emisión de las facturas, reflejando los términos en los que se ha llevado a cabo la operación comercial.

¿Te imaginas que las facturas que recibimos en papel fueran capaces de introducirse solas en nuestro sistema de gestión? ¿Parece ciencia ficción? Pues, hoy en día ya es posible gracias a las nuevas tecnologías de escaneo, que junto con procesos de inteligencia artificial, consiguen introducir esa información en nuestro ERP de forma totalmente automática incrementando la productividad.

La introducción de las facturas recibidas en papel a los sistemas de gestión es una tarea que no aporta ningún valor en sí misma, pero que por otro lado es imprescindible para llevar un buen control de nuestro negocio. Si no introducimos esa información dentro de nuestro sistema de facturación, a este le faltaría una pata muy importante.

El objetivo por tanto, es automatizar al máximo esta labor y que la intervención humana sea la menor posible, para que así, el personal administrativo se pueda dedicar a otros cometidos que aporten un mayor valor a la organización.

Desde nuestro punto de vista hoy en día hay tres herramientas que se pueden utilizar para mecanizar en cualquier pyme es los procesos de facturación:

• La utilización de programas de facturación que nos ayudan a controlar esta área, mejor si está integrada dentro del ERP, ya que nos puede dar una visión más completa del negocio. Hoy en día la mayoría de las empresas tienen controlado este proceso
• La utilización de la factura electrónica, de este tema ya hemos hablado en el blog en otras ocasiones. La e-factura apenas se ha empezado a introducir en nuestro país en la pyme.
• Y por último, utilizar técnicas de escaneado o OCR para la digitalización de facturas en papel y su introducción en el sistema. Hay muy pocas empresas que utilicen esta tecnología hoy en día.

¿En qué consisten las técnicas de OCR?

Una vez más vamos a recurrir a la Wikipedia. En ella encontramos la siguiente definición: OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres, así como el reconocimiento de texto, en general son aplicaciones dirigidas a la digitalización de textos. Identifican automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos con los que podremos interactuar mediante un programa de edición de texto o similar.

Es decir, las facturas se escanean convirtiéndose en un formato digital, gracias a un software de inteligencia artificial nuestro ordenador es capaz de reconocer los caracteres de la factura, introduciendo la información en el programa de facturación.

Las herramientas de inteligencia artificial funcionan como la mente humana, pero con la ventaja de que aprenden mucho más rápido que nosotros. Al principio, le tenemos que ayudar a reconocer la información de forma asistida, pero después, son capaces de hacerlo de manera autónoma. Así que, por ejemplo,  una vez que ha escaneado la factura de un proveedor ya es capaz de reconocer todas las facturas del mismo sin nuestra ayuda.

Ventajas de la utilización del OCR en procesos de facturación

Nosotros destacamos fundamentalmente cuatro:

• Disminución drástica de tiempo: El sistema de OCR nos permite ahorrar hasta un 80% de tiempo en la introducción de información al tratarse de un proceso automático.
• Evita errores y pérdidas de información: El sistema de validación previo permite que la información introducida sea de gran fiabilidad y seguridad.
• Facilidad de manejo: Este sistema es muy sencillo de utilizar y nada costoso por lo que podemos obtener un rápido retorno a la inversión.
• Máxima automatización de procesos: la inteligencia artificial de la aplicación permite reconocer e interpretar de forma ágil y eficaz las facturas repetitivas del sistema. Además, al estar integrado con distintos módulos del ERP se incrementa la competitividad ya que de forma automática se realizan los asientos a contabilidad, libro IVA / IGIC, cartera de proveedores…

Ahora la pregunta sería ¿A que estamos esperando para utilizar las últimas tecnologías en nuestros procesos de facturación?

Desde el cuarto trimestre de 2009, las grandes empresas ya están obligadas a facturar electrónicamente a las entidades públicas estatales.  Y todas las pymes españolas que tengan contratos con la Administración estarán obligadas por ley a poder emitir y recibir facturas electrónicas desde el próximo 1 de noviembre de este año.

Pero, ¿Están las empresas españolas preparadas? ¿Saben que es y para que sirve?

Como el tema de la factura electrónica da para largo, en esta ocasión vamos a centrarnos en hacer una introducción sobre esta materia y en futuros post iremos comentando diferentes aspectos.

¿Qué  es?

La factura electrónica debe considerarse como una parte dentro del conjunto de gestión financiera y del flujo de compras y ventas de una compañía. El proceso de facturación lo forman dos procesos básicos: la emisión y la recepción de facturas. El grado de complejidad y los requerimientos dependen del alcance del proyecto aunque hay unos elementos básicos que puede implantar cualquier empresa.

Una factura se considera el justificante fiscal de entrega de un producto o servicio y tiene unas consecuencias legales. Por lo que para poder implantar la factura electrónica es necesario que conserve el mismo valor legal que el documento físico en papel. Para ello es necesario que cumpla con unas condiciones de seguridad: por un lado el empleo de la firma electrónica y por otro el envío de la factura a través de una entidad certificadora.

Requerimientos para el emisor:

• Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas
• Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas a través de certificado digital

• Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.

• Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.

Requerimientos para el receptor:

• Disponer del software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación.

• Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma)

Os recomendamos este vídeo realizado por La Escuela de Organización Industrial es una obra derivada del libro La factura electrónica (descarga en pdf) de Julián Inza y Fernando Pino.

¿Están adoptando las pymes españolas la factura electrónica?

Como se puede apreciar en el estudio emitido por AETIC “Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la empresa española 2009”  (descarga en pdf) la penetración de la factura electrónica en España es todavía baja.

La emisión de factura electrónica en la empresa española se sitúa en un 6,9 % con un incremento de un 0,8 puntos respecto al año anterior, el 22,2 % de las empresas manifiesta su intención de incorporar esta en los próximos dos años. La penetración de esta es mayor cuanto más grande es la empresa.

Mientras que en la recepción el porcentaje es mayor, un 27,6% con un incremento de 1,2 puntos con respecto al año anterior.

De lo que se puede concluir que todavía queda un largo recorrido para una adopción masiva por parte de las empresas españolas de la factura electrónica y que es probable que el 1 de enero de 2011  no va a ser posible establecer su obligatoriedad como se pretendía.

En el actual mundo globalizado, las operaciones de importación son, indudablemente, cada vez más frecuentes, incluso en pequeñas empresas. Como consecuencia se hace imprescindible conocer a fondo los trámites que conllevan, y entre ellos los contables.

Ampliando el término a la gestión contable de las facturas recibidas con origen en otros Estados y refiriéndonos a los casos más habituales, desde el punto de vista fiscal tenemos que distinguir, por un lado si se trata de “adquisición de bienes” (que pueden ser corrientes o de inversión) o de “servicios prestados por entes establecidos en otro Estado”, y por otro, si el Estado origen es un miembro de la UE o que no pertenezca a esta.

Analizamos en primer lugar las importaciones desde la Península, y después las de la Comunidad Canaria.

Adquisiciones intracomunitarias de bienes

Los bienes se adquieren a un operador intracomunitario que debe estar dado de alta en el VIES. Puede consultar su pertenencia a través de la Sede Electrónica de la A.T.

Importación de bienes

Servicios prestados por entes residentes fuera del territorio español y en Canarias

Entidades establecidas en la Comunidad  Canaria