Universo ERP, el Blog DATISA

Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2.013 del nuevo Reglamento de Facturación, los tickets dejan de tener validez como justificantes de compra. Para reemplazar su función surge la denominada “Factura simplificada”

Aunque ya casi ha transcurrido la mitad del presente año, con la aprobación el pasado 30 de Noviembre del nuevo Reglamento de Facturación y su publicación en el BOE, entre otras novedades, se certificó la desaparición definitiva de un elemento que ha estado conviviendo con nosotros muchos años. El ticket de compra.

La necesidad de convergencia y armonización en los procesos de facturación para los distintos países miembros de la UE han sido fundamentales para la aprobación de esta nueva Norma.

Una de las principales novedades es que la emisión de un ticket como justificante de pago ya no es legal. En su lugar se emitirá una factura simplificada. Como una primera aproximación,  podemos decir que ésta contiene más información que un ticket, pero menos que una factura ordinaria.

Requisitos para la expedición de la factura simplificada

Para la emisión de facturas simplificadas hay que cumplir con una serie de requisitos, (especificados por el Reglamento), ya que no todas las empresas y no en todos los casos una factura simplificada podrá emitirse como justificante de una compra.

Como norma general, podrán emitirse en los siguientes casos:

• Cuando el importe de lo cobrado sea inferior a 400 euros.
• Cuando se trate de facturas rectificativas.
• Cuando el importe sea superior a 400 euros pero inferior a los 3.000 euros (IVA incluido) en los siguientes supuestos:

a) Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.

b) Ventas o servicios en ambulancia.

c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

d) Transportes de personas y sus equipajes.

e) Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares,

establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.

f) Servicios prestados por salas de baile y discotecas.

g) Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.

h) Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.

i) Utilización de instalaciones deportivas.

j) Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

k) Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

l) Alquiler de películas.

m) Servicios de tintorería y lavandería.

n) Utilización de autopistas de peaje.

Características de la facturas simplificadas

El nuevo Reglamento, también regula otros aspectos, así como los campos obligatorios que deben aparecer en esta factura simplificada:

•  Numeración correlativa y en el caso de facturas  rectificativas, series diferenciadas.
• Fecha de expedición: en caso de que las operaciones implicadas o el pago anticipado se haya hecho en fecha diferente, debe ser indicado también.
• NIF, nombre y apellidos o razón social del obligado a la expedición.
• Identificación de bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado y opcionalmente la expresión “IVA incluido”.
•  Si hay varios tipos impositivos, especificarse además, la base imponible de cada uno.
•  Contraprestación total.
• En caso de rectificativa, referencia a la factura que rectifica y del contenido que modifica.

De la misma manera aparecerá el texto “Factura Simplificada” en lugar de la palabra “Ticket”.

Cambios a llevar a cabo en su ERP

El Reglamento señala una serie de modificaciones y novedades que debemos introducir (con respecto al antiguo ticket) para que la factura simplificada tenga validez, es hora, por tanto de incidir en aspectos concretos a configurar en nuestro ERP.

Debemos decir que DATISA ya contemplaba y soportaba todos los nuevos campos de obligado cumplimiento previamente a la aprobación de este Reglamento, lo que facilita a los usuarios la adaptación de sus documentos.

De una manera concreta las modificaciones a introducir son las siguientes:

•  La palabra “Ticket” se debe sustituir por “Factura simplificada”.
• En caso de que se facturen en el mismo documento artículos que pertenecen a los distintos grupos de impuestos: ordinario, reducido, superreducido,… deben especificarse dichos porcentajes y aparecer desglosadas tanto las bases como sus cuotas. Configurable en los campos de “cabecera-pie” del documento.
• Indicar (en caso necesario) el % de IVA que se aplica a cada artículo, que se puede configurar en el cuerpo del documento.
•  Aspectos como la inclusión del nº de factura a la que rectifica, está automatizado.
• Deben comprobar que para los casos en los que los que el cliente así lo requiera y haya que identificarlo, que la configuración de los campos relativos al cliente sea adecuada, así como los de nuestra empresa. Recomendamos tener 2 formatos, uno para el cliente identificado y otro para el genérico.

Dentro de la aplicación TPV, en Definiciones Comunes…Tickets y facturas… podemos utilizar, bien la opción de modificación del documento o si se prefiere la opción “Alta…Copiar” para partiendo del ticket, realizar la configuración de la factura simplificada.

En conclusión, seguirán conviviendo 2 tipos de facturas, una con más datos que la otra, y aunque será complicado que desaparezca de nuestro lenguaje coloquial la denominación “ticket”, legalmente desde el 1 de enero de 2.013 podemos decir que forma parte nuestro pasado. Ha dejado su lugar a la factura simplificada.

Con los programas de DATISA, el proceso de gestión de las facturas recibidas y expedidas, permiten la generación de varias acciones simultáneas. Estas acciones conllevan el registro en uno o varios libros y series de los libros de IVA y la contabilización de los asientos de compras y ventas de las mismas. Las cuotas reflejadas en dichos libros de IVA deben coincidir con los movimientos contabilizados en las cuentas contables Hacienda Pública, IVA soportado y repercutido.

Conciliación contable:

Los usuarios de las aplicaciones de DATISA disponen de distintas opciones con las que poder comprobar si los importes del libro de IVA y la contabilidad coinciden. Esta comprobación se puede realizar mediante listados de los extractos de las cuentas contables indicadas, listados de facturas e incluso el borrador del modelo 303.

En aquellos casos en los que se produzca una diferencia, contamos con funcionalidad especifica que permitirá comparar ambos datos y poder subsanar estas discrepancias.

Filtros:

La conciliación contable compara los datos contenidos en los libros de IVA y los datos reflejados en la contabilidad, según los filtros utilizados.

Para la selección de las facturas a examinar, indicaremos el año y el periodo a estudiar. Propondremos así mismo, los distintos libros o series donde estén registradas las facturas, así como el porcentaje de IVA a incluir. Estos datos nos permiten chequear exclusivamente las facturas contenidas entre los rangos, de las cuales se comparará el importe de la cuota.

Una vez tengamos seleccionadas las facturas, será necesario indicar las condiciones correspondientes a la contabilidad. Para ello indicaremos las cuentas contables a chequear. La aplicación comparará el importe del movimiento contabilizado en las cuentas indicadas y las facturas anteriormente seleccionadas.

Para las facturas recibidas, podremos elegir entre los movimientos “no punteados” o los “del periodo”.

En las facturas expedidas el asiento de ventas puede provenir de un traspaso. Podrá realizarse según distintos periodos y generar un asiento múltiple. Seleccionaremos el periodo del asiento múltiple para realizar la conciliación de forma correcta.

Por último indicaremos el signo a procesar (Debe, Haber o ambos) y la clase de impuesto que se incluirá en la comparación entre la cuota del registro de Facturas y los apuntes contables.

Tipos de Conciliación:

La conciliación contable nos mostrara el Total de facturas existentes en el Registro de facturas y el Total de movimientos contables del periodo o los “no punteados” dependiendo de la selección anteriormente realizada.

Disponemos de distintas operaciones de conciliación contable, que conviene ejecutar con el siguiente orden:

Conciliación automática: La aplicación conciliara el importe de la cuota del registro de facturas con el importe de los asientos contables siempre que se cumplan los criterios de conciliación automática (número de justificante, dígitos de los números de los documentos y un rango de fechas de factura).

Conciliación Una-mismo importe: En la parte superior de la pantalla que se muestra aparecerá una factura, y en la parte central uno o varios movimientos contables, siempre que tengan el mismo importe que la factura. Conciliaremos la factura con el asiento pulsando INTRO.

Conciliación Mismo Importe – Mismo Importe: Se muestra en una pantalla las facturas y en la otra los movimientos contables, ambos datos coincidirán en el importe.

Conciliación todas-todos: Aparecerán todas las facturas en una pantalla y todos los movimientos contables en otra, siempre que no han sido punteados.

Para las conciliaciones no automáticas, mediante la función multinivel F 10 podremos consultar y modificar la factura y/o el asiento contable seleccionado, cambiar el orden de los datos buscando la comodidad del usuario y el cumplimiento o no de las tolerancias en las que se basa la conciliaciónautomática.

Conclusiones:

Según se vayan ejecutando las conciliaciones, la aplicación informara de los movimientos que se puntean de forma automática o de forma manual.

Aquellos movimientos pendientes de conciliar tanto en el Registro de Facturas como en el extracto, serán aquellos que generen discrepancias entre las cuotas de IVA y el saldo contable. La información de las facturas y de los asientos la podremos obtener mediante consultas y listados, ordenados por fecha o importe de las facturas y movimientos contables conciliados, no conciliados o ambos.

El estudio de los movimientos conciliados y no conciliados es importante para tener cuadrada la contabilidad y el libro de IVA, y especialmente para que la presentación de los modelos impositivos como el Modelo 303 sea correcta.

En este blog ya hemos visto el tema del Registro de Facturas desde varios ángulos.

Desde  un punto de vista de la funcionalidad disponible con automatismos, sistemas de facturación y los flujo de datos que generan, tecnología OCR, E factura, etc..

También sobre el proceso de registro de facturas de importación, exportación, ISP, agente de aduanas, etc.…

En esta ocasión, el objetivo de este post es mencionar otros usos distinos a los propios del Registro de Facturas de Proveedores, registros que se usan con poca asiduidad para generar:

• Registro de Nominas.
• Registro de Dividendos.
• Registro de facturas de Agencia de Viajes.
• Registro de Seguros.

Estos registros, permitirán al usuario permita registrar operaciones poco habituales y generar los modelos impositivos asociados a ellas

 
Registro de Nominas

Una utilidad extra que nos ofrece la aplicación es el alta de nominas a través del Registro de Facturas Recibidas. Esta operativa resulta de gran utilidad para extraer información fiscal de las mismas. Por ejemplo obtener listados específicos donde estén registradas este tipo de facturas a nominas o información con la que poder obtener posteriormente el modelo 111

Para ello es útil tener en cuenta los distintos puntos:

1. Alta del empleado como un proveedor, incluyendo en su ficha el nombre y apellidos como titular de la Licencia Fiscal. Si procede el abono por transferencia, el CCC y una forma de pago que genere un documento en Tesorería también será necesario.

De esta forma podremos obtener datos del empleado, filtrando por su código, en los listados de Contabilidad, en la Gestión Comercial y en la Tesoreria.

1.  Para el alta de estas facturas conviene definir un libro registro de facturas. La ventaja la obtendremos al apoyarnos en dicho libro y usarlo como filtro en las consultas y listados. Este libro exclusivo para estos registros, nos permitirá seleccionar exclusivamente las facturas a tener en cuenta en la generación del modelo 111.
2. Definir dos tipos de impuestos. El primero con una clase de impuesto “No sujeto” y una clase de retención “Rendimientos del Trabajo”. (En el caso de tener que registrar rendimientos en especie, configuraremos otro tipo de impuesto que contemple, además de la retención ya mencionada, una subclase “en especie”). Aplicando esta configuración a la base de la “factura”, se obtendrá el importe de la retención del IRPF a declarar en el modelo 110. El segundo estará configurado con una clase de impuestos “Base de Retención no Acumulable” y una clase de retención “Seguridad Social”. Al usar este tipo de impuesto con la base de la factura obtendremos la base de la Seguridad Social. Ambos tipos de impuestos irán con un 0% de IVA/IGIC y el porcentaje de retención especifico para cada uno de los empleados.

Al obtener el modelo 110, el borrador nos mostrará los datos de todas las facturas que hayan sido registradas con algún tipo de retención. La información esta ordenada por clase de retención. De esta forma el usuario, obtendrá en el modelo 110 las casillas correspondientes a las retenciones de IRPF y Seguros Sociales.

Registro de Dividendos

En el pago de dividendos que efectúan las compañías a sus socios, lleva intrínseca una retención que posteriormente será necesario declarar en el modelo123.
Mediante el registro de facturas correspondientes a los dividendos podremos automatizar la generación de las declaraciones de la AEAT tales como el modelo de Rendimientos de Capital.

Para ello debemos proceder de forma similar a la anteriormente señalada:

1. El socio hará las veces de proveedor para el registro de la factura. Para el alta se procederá teniendo en cuenta lo explicado en el caso anterior.
2. Definir un libro específico de facturas recibidas y poder así utilizarlo como filtro en la generación de las declaraciones.
3. Alta de un tipo de impuesto para aplicar la base que corresponde a las retenciones practicadas por el cobro de los dividendos. El impuesto deberá tener una clase “Recibidas no sujeto” con un 0% de IVA/IGIC y una clase de retención “Rendimientos de capital”o “Asistencia a Juntas” con el porcentaje que proceda según la legislación vigente. Podremos configurar una subclase para la retención, dependiendo si la retención, se debe a Participación en Fondos Propios, Cesión de capitales, Rentas vitalicias, Propiedad industrial o intelectual, Premios, concursos, rifas, etc.…

Con el registro de estas facturas con los parámetros mencionados, podremos obtener de forma muy sencilla el modelo periódico 123.
Así mismo la aplicación posibilita la generación de cartas y certificados de las retenciones practicadas para enviarlas a cada socio.

Registro de facturas de Agencia de Viajes

De algunas facturas expedidas por agencias de viajes, podremos deducirnos el 6% y 2% de IVA o IGIC respectivamente. (Según lo dispuesto en el Art. 16.3 RD 1619/2012 de 30 Noviembre y Según lo dispuesto en el Art. 54 de la Ley del IGIC 20/1991 del 7 de Junio). Dichas facturas tendrán que cumplir:

- No aparezca desglosado el IVA repercutido o esté implícito en el precio total de la operación.
- Que el destinatario es un empresario o profesional.

Mediante el registro de facturas, podremos aprovechar esa ventaja fiscal registrando la factura recibida. Es necesario tener en cuenta la necesidad de dar de alta de un tipo de impuesto que contemple una clase de impuesto “Recibidas Cuotas Régimen de Viajeros” con un 6% de IVA o2% de IGIC, que aplicaremos a nuestra factura.

El registro de facturas se realizara de la forma habitual, y podremos obtener las declaraciones de IVA e IGIC, contemplando la deducción del 6% o 2% correspondiente por estas operaciones.

Registro de Seguros

En el modelo 347 es obligatorio declarar aquellas operaciones con terceros que sobrepasen los 3.005,06 €. Queremos destacar que hay operaciones que suelen pasar desapercibidas y no llegan a declararse en dicho modelo, como son las Operaciones de Seguro.

Exclusivamente las entidades aseguradoras incluirán en su declaración anual de operaciones las de seguros, atendiendo al importe de las primas o contraprestaciones percibidas y a las indemnizaciones o prestaciones satisfechas que deben declarar las entidades aseguradoras. (Según los dispuesto en el Art. 3.1 RD 2027/1995 de 22 de Diciembre)

Mediante el registro de factura, no tendremos que preocuparnos por estas operaciones ya que la aplicación las tendrá en cuenta si el registro se hace de forma correcta.

Para ello solo es necesario que el tipo de impuesto aplicado en la factura recibida esté correctamente configurado. Aplicaremos un tipo de impuesto que tenga una clase “Recib Deducción de Operaciones Interiores” (para facturas recibidas) o “Exped Régimen General” (para facturas emitidas), Siempre con un porcentaje del 0%, y una subclase S.

De esta forma en la generación de modelo 347, estas operaciones de seguros quedaran reflejadas, tal y como solicita la AEAT.

Esta semana el Gobierno Canario aprobaba la Ley 4/2012, de 25 de junio, de Medidas Administrativas y Fiscales por la que se introducen innumerables cambios tributarios incluyendo los relacionados con el IGIC, y que entrará en vigor el próximo domingo 1 de julio. Esta medida afectará a todas las empresas que tengan centros de facturación en la Comunidad Canaria

Por otro lado, tampoco cesan últimamente los rumores de una inminente subida de IVA. Según los medios, las presiones de Bruselas, el FMI o la OCDE y el incontrolable déficit hacen inevitable una revisión (al alza) del IVA que parece que se va aprobar durante este año 2012.

Nosotros no vamos a analizar esta subida es buena o mala y de como va a afectar al consumo o la economía en general. Pero si nos gustaría comentar las consecuencias que van a tener en los procesos de facturación.

Los Sistemas de Facturación

La problemática del cambio del IGIC o el IVA no es nueva, ya en el año 2010 nos tuvimos que enfrentar a esta situación y lo comentamos en este blog.

Pero si es nuevo en la Comunidad Canaria, donde el IGIC no se había tocado desde hacía mucho tiempo. Desde el punto de vista de gestión hay que tener en cuenta que la inevitable coexistencia de dos porcentajes durante un período de transición. Recordemos las posibles situaciones que se dieron entonces y que se repiten ahora con el IGIC y se volverán a producir cuando suba el IVA:

• En la recepción de facturas se gestionan facturas expedidas en los dos períodos impositivos, debido a retrasos en envíos y tiempo de tránsito. Esta situación puede ocurrir incluso para el mismo proveedor. En general no es aceptable retrasar la contabilización de las facturas del nuevo período hasta haber recibido todas las emitidas en el período anterior, sin descartar que nunca tendremos seguridad de haber alcanzado esta situación.
• En la expedición de facturas, si bien este evento es mucho más controlable, con frecuencia hay que demorar algunos días la expedición de facturas con las entregas y servicios efectuados durante el mes hasta haber recibido y verificado todos los albaranes y sus condiciones comerciales, sin que por ello se pueda retrasar la emisión de facturas de contado.
• En la modificación de facturas para introducir correcciones, cuando este acción sea posible, hay que seguir utilizando los porcentaje de IGIC que corresponden al periodo de emisión, independientemente de la fecha de corrección.
• En las operaciones de rectificación de facturas hay que aplicar el porcentaje de impuestos imputado en la factura original. Este hecho -inevitable- es impredecible en el tiempo.
• En la obtención de duplicados de facturas expedidas es imprescindible mantener inalterados todos los valores mostrados, incluyendo los tipos y cuotas de IGIC.
• En la generación de declaraciones (autoliquidaciones y resumen anual) hay que soportar los dos porcentajes, tanto para IGIC ordinario como para reducido.

Situación de los programas de facturación en las pymes

La mayoría de los fabricantes ya dimos una solución en el 2010 solucionando la problemática que comentamos en el punto anterior por lo que aquellas pymes que mantienen actualizados su software acometerán este cambio de manera rápida y sin contratiempos.

¿Qué tendrían que hacer las PYMEs, cuyos sistemas informáticos no han sido actualizados? Pues realizar la imputación del IGIC correspondiente a cada factura de manera manual, lo que provocaría la pérdida de tiempo y el peligro de errores, que siempre cuesta esfuerzo corregir. La incidencia de estos procesos manuales en los costes administrativos de las PYMEs dependerá del volumen de facturas que gestione cada organización y del número de “excepciones” a tener en cuenta.

Desde luego, no se trata de un cambio tan significativo como, por ejemplo, la entrada en vigor del último Plan Contable, pero aun así, y para evitar inconvenientes, el cambio de IGIC hace necesario que las pymes utilicen una plataforma de aplicaciones informáticas que permita operar de forma completamente automática y segura, con facturas de ambos períodos impositivos.

Hemos  recibido varias consultas preguntándonos que es y cómo se utiliza una factura proforma, aquí tenéis nuestra respuesta.

Es cada vez más habitual en la relación comercial con nuestros clientes que, para el cierre efectivo de una operación, se nos solicite una “factura proforma”. La mayoría de los ERPs no contempla un apartado específico para la emisión de estos documentos, y eso plantea dudas de cómo debemos operar en esos casos.

Pero,  ¿en qué consiste y para qué puede servir?

“La factura pro forma es un documento sin validez fiscal, emitido por el proveedor, con la finalidad de que el comprador disponga de toda información necesaria sobre los elementos que componen la operación”.

En los tiempos en los que corren, es cada vez más frecuente su uso cuando se entabla una relación comercial nueva y se exige el pago por anticipado, mediante la emisión del documento se mostrará la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. Al tratarse de una oferta comercial, si es aceptada, será el origen de un contrato de compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para establecer los términos y condiciones de venta. Esto puede ayudar por ejemplo, a que podamos ver con antelación todos los ítems e impuestos que después vendrán en la factura.

Su emisión también se puede utilizar como documento acreditativo para la solicitud a una entidad bancaria de un crédito, por ejemplo un leasing o un crédito documentario. También en los casos de comercio exterior se usa para justificar el envío de mercancía sin valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación o incluso para conseguir  la autorización para obtenerlas divisas necesarias para el pago de la compraventa.

¿Cuáles son las principales características de una factura proforma?

Las características que debe tener una factura proforma son prácticamente las mismas que deben figurar en una factura, debe figurar la siguiente información:

• Datos fiscales completos tanto del emisor como del receptor (Razón Social, Identificación Fiscal, Domicilio completo)
• La descripción de la mercancía, cantidad y precio
• Términos de entrega de la mercancía
• Base imponible, cuotas de impuestos, cantidad a pagar y forma de pago…

Pero además debe reflejarse de forma específica que el documento es una factura proforma, y en algunos casos, se aconseja el no numerar los documentos, para que no haya ningún equívoco al respecto.

Solución de la factura proforma desde el ERP

En resumen, una factura proforma en el fondo, no es más que una oferta o presupuesto. Por ello, se debe usar la funcionalidad relativa a la emisión y gestión de presupuestos. De esta forma, la emisión de una factura proforma  no conllevará ni la reserva ni movimiento de la mercancía en el almacén, así como ningún tipo de Registro en el libro de IVA o contabilidad.

Habitualmente deberemos configurar en el ERP un formato específico para la emisión de facturas proformas que cumpla con las formalidades anteriormente descritas, en la que se deberá mostrar de forma muy clara la naturaleza de factura proforma del documento. Si además se nos permite el consejo, las facturas proformas se podrían clasificar en una serie aparte, para diferenciarlas del resto de ofertas y no tenerlas en cuenta en las estadísticas.

Una vez que se ha cerrado el contrato, se ha entregado la mercancía y se han cumplido con los requisitos por ambas partes, se está en disposición de la emisión de la factura.

Muchos ERPs poseen mecanismos automáticos que permiten la conversión automática de proformas en facturas, simplificando los procesos de facturación y evitando que se produzcan errores en la emisión de las facturas, reflejando los términos en los que se ha llevado a cabo la operación comercial.