Universo ERP, el Blog DATISA

Tomar la decisión correcta a la hora de elegir un ERP no siempre es fácil y desde luego no debe de tomarse a la ligera y menos ahora con la situación económica existente. Escoger la herramienta que mejor se adapta a nuestra organización puede suponer esa pequeña diferencia que nos ayude a superar las actuales circunstancias.

Una buena herramienta, debe llevar implícito una mejora en los procesos y por tanto, una disminución de costes sustancial que puede ayudar al éxito de nuestra compañía.

Ya hemos hablado otras veces en este blog de algunos puntos importantes, desde nuestro punto de vista, a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP. Pero, aunque no hay una receta mágica, el momento coyuntural nos obliga a tener en cuenta otros factores.

Flexibilidad y capacidad para adaptarse a los cambios

Esta es una de las características más apreciadas a día de hoy en un ERP. Contar con una solución que sea moldeable y que se adapte al entorno cambiante en el que nos movemos, que nos permita reorientar nuestros procesos, si es necesario, de forma rápida y flexible y con el mayor nivel de independencia. Que nos posibilite abordar nuevos proyectos, como por ejemplo, la internacionalización de nuestro negocio o la movilidad de nuestro departamento de ventas. Esto nos dará la posibilidad de responder con inmediatez en cualquier momento a los requerimientos de negocio que puedan surgir.

Relación calidad precio

Nos hemos vuelto más exigentes, las posibilidades de acceso a la información sobre los distintos productos disponibles en el mercado, nos permite comparar más y queremos la mejor calidad al mejor precio.

En este sentido, es muy importante tener en cuenta a la hora de contrastar dos productos que lo estamos haciendo con herramientas que tienen las mismas capacidades. En la compra de software esto no es siempre sencillo, ya que los distintos fabricantes no siempre tienen los mismos criterios a la hora de dividir el ERP en módulos. Debemos cercionarnos que estamos comparando dos cosas iguales.

Información para la toma de decisiones

Nuestra herramienta ERP debe ser capaz de darnos la información adecuada y actualizada para toma de decisiones. Además debe de ser capaz de proporciónanos informes sobre la marcha del negocio de forma fiable y explotable desde diversos puntos de vista. Esto nos permitirá reaccionar con rapidez ante cualquier eventualidad.

Rápido retorno a la inversión

Evidentemente un rápido retorno a la inversión es esencial. Contar con herramientas que tengan cortos tiempos de implantación para que podamos aprovechar al máximo sus capacidades es uno de los puntos a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP. En ese punto, como ya hemos contado en otros post es importante contar con un buen servicio de apoyo en la implantación e invertir en formación para aprovechar al máximo el nuevo software en el menor tiempo posible.

Máximo aprovechamiento de los recursos

Otro punto a tener en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión son los requerimientos del sistema informático. Que haya sido diseñado para optimizar al máximo el sistema permitiendo trabajar de forma eficiente y eficaz, que aproveche los recursos disponibles sin grandes inversiones adicionales.

Que esté diseñado para consumir los menos recursos informáticos posibles y que sea sencillo de configurar.

Dependiendo de nuestra organización debemos de valorar la posibilidad también de trabajar en entornos Cloud y que el software esté preparado para ello.

Muchos sectores de la sociedad aprovechan esta época de elecciones generales para hablar de sus propuestas y reivindicaciones. Ese ha sido el caso también de AMETIC (Asociación Multisectorial de Empresas de la Electrónica, Tecnologías de la Información y la Comunicación, Telecomunicaciones y Contenidos Digitales) que el mes pasado presento sus proposiciones.

Bajo el título “Propuestas de la industria TIC para la nueva economía que España necesita”, la patronal presentó un documento en el que pidió redoblar esfuerzos para apostar por el “factor digital” como motor de la economía española y agente principal de nuestra productividad y competitividad.

La propuesta de AMETIC nos parece muy interesante y ambiciosa. Ya sabéis que en este blog la competitividad es un tema recurrente. Así que os comentamos alguno de los puntos que nos ha parecido más sugerentes.

Industria TIC como motor económico

Todas las propuestas de AMETIC se basan en una premisa, el convencimiento del potencial económico de crecimiento de la industria ETIC en España y la posibilidad que tiene este de crear empleo de calidad. Y de que el crecimiento de este sector conllevaría a su vez un incremento de la productividad y competitividad del tejido empresarial español en general.

Aboga por un cambio en el tejido productivo español, algo de lo que se viene ya hablando desde hace tiempo dentro y fuera del sector. Hace tiempo que venimos escuchando la necesidad de invertir más en I+D+i en todos los sectores. Pero estos cambios son una puesta de futuro que darán resultados a medio largo plazo.

Para que este cambio sea posible las propuestas de AMETIC se podrían resumir en tres puntos fundamentales: El desarrollo de la Sociedad de la Información en general, una reforma educativa que conlleve la incorporación de las ETIC al diseño curricular de todos los ciclos educativos y la apuesta de las administraciones públicas por las tecnologías, no sólo en el fomento de las mismas, sino también en la incorporación de las nuevas tecnologías en las propias administraciones para mejorar los servicios a los ciudadanos y al mismo tiempo poder ahorrar costes.

Nos parece muy interesante la definición que hace AMETIC de la Tecnología: La misión de la Tecnología consiste en ayudar a las personas, en generar desarrollo económico y, por tanto, empleos  de valor añadido, que les permitan aumentar su calidad de vida. Solo puede realizarse de forma continuada si la sociedad demanda su uso. Una Tecnología que nadie demanda no tiene sentido.

Formación TIC para el empleo

Este punto junto con el Desarrollo de la Sociedad de la información es de los que nos ha parecido más interesantes.

Sería preciso el desarrollo de una política de incorporación de las ETIC al diseño curricular de todos los ciclos educativos, desde la escuela primaria a la universidad. Y se propone una reforma urgente de la formación profesional.

Uno de los problemas que existe actualmente que ya hemos comentado en este blog es la falta de formación en las posibilidades y el uso de las ETIC, lo que es fundamental para conseguir mejorar la productividad y la sostenibilidad de las empresas. Por lo que se propone establecer criterios de prioridad en la selección de cursos para la formación de profesionales que incluyan estas materias. E incluir a formar a desempleados en perfiles ETIC demandados por el mercado.

AMETIC también propone trabajar en el fomento de las vocaciones técnicas desde el sistema educativo para garantizar la disponibilidad del talento necesario para el desarrollo de nuestra economía. Y continuar apoyando el desarrollo del I+D puesto en marcha por el Ministerio de Ciencia e Innovación.

En definitiva una apuesta por las tecnologías para un mejor futuro de nuestra sociedad. Os recomendamos la lectura de las propuestas. Y esperamos que sean tenidas en cuenta por nuestros futuros gobernantes.

Hace tiempo escribíamos en este blog la importancia de invertir en formación para mejorar el retorno a la inversión en la implantación de un ERP.

El entorno del usuario y la facilidad de manejo de estas soluciones ha cambiando en los últimos años de manera espectacular. Los ERPs son cada vez más visuales y esto ha revolucionando el mismo modelo de comunicación entre el sistema informático y el usuario. Aún así, incluso el ERP más intuitivo necesita inversión en formación para el aprovechamiento de sus capacidades y, en este sentido, una firme apuesta por la formación de los usuarios es el garante más sólido para la recuperación de la inversión realizada en el aplicativo.

La formación constituye un aspecto esencial para el desarrollo de la Sociedad de la Información, que redunda de forma directa en los procesos productivos de la organización y de hecho en la propia competitividad de las compañías. Conocer a fondo las herramientas, sacarles el máximo partido y hacer que la información fluya entre los departamentos es sólo mérito de la formación de los usuarios.

¿Cómo financiar la formación?

La mayoría de las veces las empresas que se plantean afrontar una formación del tipo que sea, piensan en asumir todo el gasto de la misma directamente. Esto les supone muchas veces un coste adicional que no siempre pueden o quieren hacer frente. Pero, actualmente existen herramientas a disposición de las empresas que permiten “subvencionar” toda o parte de la formación destinada a aprender el funcionamiento del aplicativo. Estas ayudas nos permitirán obtener el máximo partido a la inversión realizada en una herramienta ERP.

Existen algunas específicas como el Plan Avanza Formación en la que la cantidad bruta máxima de ayuda en forma de subvención será hasta el 70% del coste subvencionable. Esta está previsto que se renueven en el año 2011.

Y otras más generales, como los fondos de la Fundación Tripartita, que algunas empresas desconocen que pueden utilizar para cualquier curso, siempre y cuando, se cumpla con unas determinadas características y teniendo en cuenta que la temática del curso debe estar relacionado con su actividad o suponer una mejora en la capacitación del trabajador. Estos fondos están a disposición de cualquier compañía, ya que, una parte de las cotizaciones de la Seguridad Social por parte de las empresas va a destinado a un Fondo para la Formación que gestiona la Fundación Tripartita.

¿Qué es la fundación tripartita?

La Fundación Tripartita, es un organismo estatal español encargado de impulsar y coordinar la ejecución de las políticas públicas en materia de formación profesional, en el ámbito del empleo y las relaciones laborales (RD 395/2007 de 23 de marzo). Esta entidad gestiona los fondos que las empresas abonan a la Seguridad Social en concepto de formación, que varían según el número de trabajadores de la organización. De esta manera, las empresas que deseen desempeñar actividades de formación pueden solicitar bonificaciones a la Fundación Tripartita.

Esta entidad para la formación en el empleo, cuenta con un patronato constituido por la Administración Pública (con representación del Ministerio de Trabajo e Inmigración y las Comunidades Autónomas) y por las organizaciones empresariales y sindicales más representativas. En definitiva, la razón de ser de esta institución es contribuir al impulso y difusión de la formación profesional para el empleo entre las empresas, incluidas las Pymes y trabajadores.

Según los últimos datos de esta entidad, el número de trabajadores que realizaron actividades de formación en 2009 aumentó en un 21% frente a 2008, lo que supuso un total de 2.420.000 participantes en todo el territorio nacional. De este modo, la tasa de cobertura de formación a través de esta iniciativa de formación en las empresas ascendió al 19,1%.

Para el año 2010, la Fundación Tripartita prevé que se mantenga la tendencia de crecimiento en la participación de las empresas formadoras. Estas previsiones tan optimistas  son posibles gracias a diversos factores, como la posibilidad de que las empresas puedan costear los gastos de formación a través del sistema de bonificaciones aplicables a sus cuotas sociales, o la agilidad del proceso de gestión, gracias a una sencilla aplicación telemática que la fundación Tripartita pone a disposición de las empresas que lo deseen.

¿Cómo utilizar estos créditos?

Los créditos de los que dispone la empresa, para la realización de cualquier actividad formativa, se deciden en función del número de trabajadores y las cantidades aportadas a la Seguridad Social en el concepto de Formación Profesional durante el año anterior. Si no se consumen en esa anualidad, se pierden ya que estos créditos no son acumulables para años posteriores.

En este enlace puede encontrar un simulador del crédito que le correspondería.

Cada organización puede optar por utilizar los créditos según su criterio ya sea en un solo curso, para un trabajador, o repartirlo en varios cursos o para varios trabajadores. En el caso de que el o los cursos tenga un coste mayor al crédito del que la empresa dispone, la empresa asume el pago de la diferencia.

Les recomendamos este enlace de la Fundación Tripartita en la que la misma orienta de cómo bonificar la formación de los trabajadores.

Muchas veces, nos preguntan que factores hay que tener en cuenta, para elegir el mejor ERP que se adapte a una organización concreta. Elegir un ERP o una herramienta de gestión, no es una cuestión baladí, ya que si lo hacemos correctamente conseguiremos aumentar la productividad de nuestra empresa y si nos equivocamos, puede ser una herramienta que entorpezca, más que ayudarnos a conseguir nuestros objetivos.

No debemos perder de vista cuales son los objetivos de una herramienta de Gestión: Por un lado, la automatización y protocolización de tareas y por otro, la obtención de información de valor para la toma de decisiones.

Nosotros creemos que lo fundamental, es elegir una herramienta que se adapte lo más posible a nuestra organización. Para ello, es muy importante que valoremos, sobre todo la funcionalidad que nos esta ofreciendo el mismo. Hay herramientas que se adaptan muy bien a un sector pero puede que no a nuestras necesidades. Tenemos que saber que es lo que necesitamos y evaluar si esta cumple con lo que necesitamos.

Pero además, podemos tener en cuenta otros factores. Vamos a destacar algunos puntos que creemos que son importantes y que no siempre entran en consideración.

Modulable y Escalable

El ERP por definición es una herramienta modulable y escalable. ¿Esto que quiere decir?

Es modulable por que el ERP esta dividido en diferentes módulos que pueden trabajar por separado o íntimamente integrados es decir que intercambian información. Cada empresa debe elegir los módulos en función de sus necesidades.

La forma de modular o dividir el ERP depende del fabricante, cada uno lo hace según su criterio. Por eso, hay que tener mucho cuidado a la hora de comparar entre unos y otros y debemos de ver que funcionalidad incluye cada uno. A veces, un módulo de un fabricante puede ser equiparable a dos o tres de otro. Esto es muy importante para ver que es lo que estoy pagando realmente. Es como comprar latas de atún, cada una tiene un peso diferente por lo que al final tengo que mirar a cuanto me sale el peso para saber cual tiene realmente le mejor precio y poder comparar.

También debe ser escalable, esto quiere decir que debe permitir crecer tanto en módulos como en puestos de trabajo, según los requisitos de mi organización. Inicialmente, puedo tener unas necesidades concretas que vayan cambiando a medida que me voy mecanizando y se hayan organizado ciertas áreas de la empresa. Por lo que es necesario que el ERP me permita ir introduciendo nuevos módulos.

Plataforma, ¿qué va antes el huevo o la gallina?

Aquí se nos plantea la eterna pregunta ¿debemos adaptar nuestra plataforma (sistema operativo, comunicaciones, capacidad del ordenador, etc.) a nuestro software o debe ser al revés?

Nosotros creemos que debe ser una mezcla de ambos. Por un lado, debemos cumplir unos mínimos si queremos que nuestro programa tenga un rendimiento óptimo. Si nos compramos un coche con cinco marchas no tiene sentido que vayamos todo el camino en segunda. Tenemos que tener un sistema que nos permita obtener el mejor rendimiento.

Por otro lado, nosotros creemos que un ERP puede ser compatible con todas las plataformas y sistemas operativos actuales, asegurando la inversión para el futuro.

Formación y Servicio de calidad

Este es un tema que siempre se deja para el último momento, casi siempre, cuando ya hemos decidido con que programa vamos a trabajar. Sin embargo, si elegimos bien podemos incrementar mucho el retorno a la inversión.

El fabricante ya sea directamente o a través de un distribuidor debe de tener la capacidad de ofrecer un buen servicio de atención al cliente, tanto para la resolución de dudas como en la implantación. Muchos proyectos ERP fracasan porque no ha habido una correcta implantación. Tener en cuenta que servicios y la calidad de los mismos nos están ofreciendo puede garantizar una implantación exitosa.

Por otro lado, y continuando con el símil de los coches, de nada nos sirve tener el mejor coche del mundo si no sabemos conducir. La formación es fundamental para que se pueda sacar el máximo partido a la herramienta por sencilla que sea su utilización. El conocimiento de la herramienta nos ayuda a incrementar el ROI más rápidamente y aumenta la satisfacción del usuario.