Universo ERP, el Blog DATISA

El arrendamiento financiero o contrato de leasing, consiste en una práctica habitual de las empresas, para la compra de un bien. Formalizando el contrato, el arrendador concede, durante un tiempo especificado, el derecho de uso del bien a un arrendatario. En contraprestación éste paga unas cuotas hasta la finalización del contrato y en dicho momento se permite renovarlo, adquirir el bien o  devolverlo.

Con las aplicaciones de DATISA tendrá acceso a los datos económicos más importantes del contrato (cuotas, intereses y periodos de amortización), posibilitando la modificación de las condiciones en función de tiempo. Los arrendamientos financieros se comparten entre la aplicación Gestión de Tesorería y la aplicación Gestión de Inmovilizados, obteniendo de forma independiente en cada una de ellas importantes ventajas.

Gestión de Arrendamientos

La gestión de los arrendamientos la podremos realizar desde ambas aplicaciones, TESDA e INMDA. Podremos conocer la fecha de finalización del arrendamiento introduciendo la fecha de disposición y la duración total el mismo.

El programa es capaz de controlar distintos tipos de contratos financieros ya que cuenta con la posibilidad de seleccionar distintas condiciones y formas de amortización. Esta versatilidad nos permitirá tramitar contratos de leasing y/o préstamos bancarios.

Con el resto de los datos, como el tipo nominal o TAE, importe nominal e impuestos, la aplicación calculara el importe de la cuota a pagar, total de intereses, total de impuestos y el total de todas las cuotas del préstamo.

Además existe la posibilidad de poder indicar la Cuenta Bancaria asociada al préstamo. La inclusión de esta información puede resultar muy útil, ya que nos permitirá efectuar las previsiones de saldos (Saldos previstos) por banco y poder tomar decisiones apoyándonos en dichos datos.

Datos Económicos

El cuadro de amortización del préstamo se genera de forma automática con los datos introducidos. Podremos modificar las condiciones del préstamo cuando se produzca un cambio en el tipo nominal, o se realice una Amortización Anticipada en Plazo, Cuota o Capital. De esta forma la información referente a estos contratos la tendremos siempre actualizada.

Activos adquiridos mediante arrendamiento.

 Cuando una empresa adquiere sus activos mediante contratos de arrendamiento, ambos datos se pueden relacionar. Mediante la aplicación Gestión de Inmovilizado (INMDA) podremos obtener una relación de cada elemento de inmovilizado asociado a cada contrato.

Esta consulta puede resultar de utilidad, cuando la fecha del fin del contrato esté cerca, y podremos valorar si a la empresa le conviene adquirir los inmovilizados o renovar los contratos de leasing.

Asientos contables:

La adquisición de un arrendamientos financiero, obliga al departamento de contabilidad a generar ciertos asientos contables, que la aplicación Gestión de Inmovilizado (INMDA), permite automatizar.

• Gastos por los intereses diferidos, cargando el importe de los intereses sobre el capital pendiente a la cuenta de “Gastos financieros” y abonando en la de “Gastos por intereses diferidos”, de forma automática.
• La recalificación de largo  a corto plazo, trasladando la deuda y cargando el importe en la cuneta contable indicada al corto plazo y abonándola en la cuenta a largo plazo.

 Obtención de Información:

Conocer los importes que se han pagado de los préstamos, la deuda que aún queda pendiente o en qué fecha finaliza un préstamo, son datos muy importantes en las áreas de Tesorería de las distintas empresas.

Podremos obtener este tipo de información desde la aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), mediante consultas o listados. Entre ellos destacamos:

• Intereses devengados: Listado muy recomendable para la evaluación de periodificaciones, ya que incluye los intereses brutos generados, estén o no pagados de los prestamos seleccionados.
• Intereses pagados: Listado similar al anterior indicando en este caso los intereses pagados en el período solicitado y el importe ya amortizado.

• Deuda pendiente: Información que nos permitirá sopesar el futuro de nuestras necesidades de Tesorería, puesto que nos informa de los importes que tenemos pendientes de pago tanto de la amortización, intereses y las cuotas.

 
Previsiones de Tesorería:

Con la aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), podremos incluir la información de estos préstamos en el informe de los Saldos Previstos. La información que nos proporciona, en un rango de fechas y para cada uno de los bancos con los que trabajemos, serán los importes que se ponen a nuestra disposición de los prestamos y el pago de cuotas que tendremos que hacer frente.

Para ello es necesario incluir también la cuenta de abono o cargo relacionada con el préstamo en su ficha.

Simulaciones:

Por último mencionar que podremos efectuar cálculos y comprobaciones de varios arrendamientos financieros mediante la función de Simulación. La aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), contempla una función que permitirá introducir los datos de distintos préstamos.  De esta forma podremos realizar estudios que nos permitan seleccionar el mejor contrato sin necesidad de darlos de alta.

Salir fuera parece que está siendo una de las principales vías de escape, dicho en el mejor sentido de la expresión, para las empresas españolas. Sin embargo, abordar un proceso de internacionalización, no es tarea sencilla ya que deben tenerse en cuenta muchas variables para alcanzar el éxito en mercados muy diferentes al nacional.

El ICEX España, Exportación e Inversiones y el Centro de Estudios Económicos y Comerciales (CECO) acaban de publicar la primera edición del “Manual de Internacionalización. Técnicas, herramientas y estrategias necesarias para afrontar con éxito el proceso de internacionalización”. Se trata de  una guía completa y rigurosa que incluye todos los aspectos relevantes para iniciar, mantener o incrementar la actividad internacional, incluyendo herramientas y técnicas indispensables en el proceso de internacionalización.

Es un manual muy interesante ya que en él se contemplan áreas estratégicas para la internacionalización empresarial que van desde un análisis del entorno económico internacional hasta la evaluación de las herramientas y técnicas necesarias para definir la estrategia y el marketing internacional, el estudio de los medios financieros, los aspectos relacionados con la logística y el transporte internacional o los temas jurídicos más destacables. El libro también aborda el acceso a los mercados multilaterales, las TIC y el entorno digital.

Innovación y tecnología, dos pilares estratégicos

Los proyectos de internacionalización de las empresas no sólo se derivan de la actual situación económica que vivimos en nuestro país ya que, si bien es una situación quizá más aguda que la que pueden estar viviendo otras áreas geográficas como Francia, Alemania o Re¡no Unido, por quedarnos en Europa, lo cierto es que estamos ante un panorama de recesión económica, podríamos decir, casi mundial.

En este sentido, cabe destacar que las empresas españolas deciden apostar por otros entornos, al tomar conciencia de la globalización de los mercados, de la apertura económica y de la enorme competencia que existe dentro de las fronteras nacionales. Éstas podrían ser algunas de las principales razones por las que se justifica una estrategia de internacionalización.

Para afrontar la entrada en nuevos mercados, la tecnología y la innovación deben ser factores a tener muy en cuenta y sobre ellos deben apoyarse la mayor parte de los procesos relacionados con dicha estrategia. Al hilo de esto, es importante hacer referencia a los sistemas de gestión sobre los que las empresas administrarán toda la información relativa a áreas tan estratégicas para ellas como la contabilidad, la tesorería, el inmovilizado, la producción o la gestión comercial.

En este sentido, los sistemas ERP deberán ser capaces de adaptarse a la nueva situación que genera, por ejemplo, la utilización de una moneda diferente, o un idioma distinto. Deberán presentarse como soluciones flexibles, dinámicas, fáciles de utilizar y, en la medida de lo posible, modulares, que permitan ir ampliando funcionalidades según vaya incrementando la empresa su actividad, su radio de acción o, su negocio, en definitiva.

Por citar algún ejemplo, en el apartado de contabilidad, indispensable para cualquier organización, es importante que estos sistemas de gestión incorporen funcionalidades relacionadas con la Moneda Extranjera que permitan contabilizar en moneda diferente a la nacional como las compras y las ventas, o controlar los cobros de créditos y los pagos de deudas en divisa extranjera. Es decir, que facilite amplias capacidades para mantener y gestionar la empresa en diferentes divisas.

Recientemente hablábamos en este blog de la oportunidad que podía suponer para algunas empresas la Actualización de Balances. En este post vamos a profundizar en algunos detalles.

¿Qué inmovilizados se pueden actualizar?

Serán actualizables los elementos del inmovilizado material y de las inversiones inmobiliarias situados tanto en territorio español como en el extranjero. También serán actualizables los elementos del inmovilizado material y de las inversiones inmobiliarias adquiridos en régimen de arrendamiento financiero siempre que estén sujetos a la opción de compra, y los elementos patrimoniales correspondientes a acuerdos de concesión de infraestructuras públicas.

La actualización se referirá necesariamente a todos los elementos susceptibles de la misma que figuren en el primer balance cerrado con posterioridad a la entrada en vigor de la Ley y a sus correspondientes amortizaciones, salvo en el caso de los inmuebles, respecto a los cuales podrá optarse por su actualización de forma independiente para cada uno de ellos. En el caso de inmuebles, la actualización deberá realizarse distinguiendo entre el valor del suelo y el de la construcción.

No se pueden actualizar los inmovilizados que, a la fecha de cierre, estén completamente amortizados.

¿Cómo se actualizan los inmovilizados?
La actualización de los inmovilizados se realiza uno por uno, considerando tanto su valor de adquisición o coste de producción como las amortizaciones contabilizadas, atendiendo al año en que se realizaron, aplicando el coeficiente de corrección monetaria para cada año publicado en la Ley que nos ocupa.

La revalorización de cada activo individual no puede ser superior a la que implique superar el valor del mercado. Esto puede suponer en esta ocasión una dificultad añadida, ya que esta limitación probablemente tendrá que ser considerada en los inmuebles con una antigüedad menor de 10 años, para los que tendremos que disponer de una tasación válida.

Es importante llamar la atención sobre el hecho de que, a la corrección monetaria por inflación, se une una corrección financiera que tiene en cuenta si se está actuando con dinero propio o ajeno. Esta corrección financiera no se aplicará si el valor del coeficiente de patrimonio neto aplicable resulta mayor o igual a 0,4.

El incremento del valor del activo, fruto de la revalorización por actualización de balances se contabilizará como fondos propios, pasando a formar parte de una reserva especial, en una cuenta denominada Reserva de Revalorización de la Ley 16/2012, de 27 de diciembre y no se integrará en la base del Impuesto de Sociedades.

Tiempos para realizar la actualización y el pago del impuesto
Las empresas pueden acogerse a esta medida únicamente en el primer cierre contable que se efectúe a partir de la publicación de la Ley (28 de diciembre de 2012).

Las Cuentas anuales con la actualización de balances tienen que ser aprobadas por el “órgano competente”, por lo que se establecen los mismos plazos de  preparación que las de estas.

Por su parte, el pago del gravamen del 5% correspondiente a dicha actualización se realizará junto al ingreso del Impuesto de Sociedades, que se presenta en el plazo de 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la conclusión del período impositivo (cierre del ejercicio social). En el caso de las empresas con cierre el 31 de diciembre de 2012, el 25 de julio sería el último día de pago.

No hay que olvidar que en la legalización de los libros oficiales deben figurar en las cuentas anuales (en particular en el balance de situación y en la memoria) la información exigida por la Ley para este supuesto.

Las empresas que cierren el ejercicio contable el 31 de diciembre disponen de poco tiempo para medir, reflexionar y decidir si consideran ventajoso aprovecharse de esta iniciativa.

La Ley 16/2012, de 27 de diciembre, por la que se adoptan diversas medidas tributarias dirigidas a la consolidación de las finanzas públicas y al impulso de la actividad económica, ofrece a las empresas la oportunidad de actualizar sus balances para contrarrestar la depreciación de sus inmovilizados.

En la base de esta propuesta fiscal se encuentra el criterio que rige los Planes Generales de Contabilidad desde el aprobado en 1990 y que abogan porque la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio empresarial.

En España la actualización de los balances sólo se puede hacer mediante la aplicación de una Ley, la anterior fue promulgada en 1996, si bien la medida propuesta es voluntaria por lo que las organizaciones deberán evaluar, mediante un exhaustivo análisis de su información, si les compensa o no, proceder a dicha actualización. En caso afirmativo, deberán tener en cuenta la obligatoriedad de actualizar uno por uno, todos sus inmovilizados.

Las ventajas de actualizar los balances

La actualización de los balances lleva implícito el pago del 5% del total de la revalorización obtenida, algo que a priori, puede hacer que las empresas desechen esta oportunidad. Por eso, es necesario realizar un análisis previo de las circunstancias específicas de cada organización y determinar si llevar a cabo esta iniciativa resulta rentable.

Sin embargo, en términos generales, las principales ventajas de la actualización de los activos se resumen en que, contablemente, la empresa y sus activos, valen más, la revalorización se puede traducir en dividendos para los socios y se produce una disminución del Impuesto de Sociedades de los próximos años.

Entre los inmovilizados que deberán tenerse en cuenta para proceder a la actualización, destacan los siguientes:

• Inmovilizado material e inversiones inmobiliarias situados tanto en España como en el extranjero
• Adquisiciones mediante leasing
• Concesiones administrativas de bienes materiales (por ejemplo, la explotación de una autopista).

Estos inmovilizados tienen que estar contabilizados en el balance correspondiente a la fecha de cierre sobre la que se efectúa la actualización, y sólo se pueden actualizar los que no estén completamente amortizados de acuerdo con el criterio fiscal.

Proceso complejo para calcular, medir y actualizar

Tanto para valorar si merece la pena acogerse a esta medida, como para cumplir con las obligaciones que determina la ley, es necesario invertir mucho tiempo y realizar un cálculo preciso y seguro. El hecho de que haya que tratar la proyección real y futura de cada inmovilizado de forma individualizada, dificulta enormemente este proceso. Los datos que facilita la Ley para poder acogerse a esta actualización de balances aparecen en las contabilidades de las empresas pero lo hacen, año a año y no activo por activo.

Para realizar los estudios previos que determinen la conveniencia de acogerse a la actualización de balances, así como para efectuar los cálculos requeridos para determinar la revalorización y el gravamen en la primera etapa, y para conocer en los años sucesivos la amortización de la revalorización, los datos para incluir en la memoria, y la parte de la reserva por revalorización que pasa a reserva disponible, cuyos cálculos – inevitablemente – se deben realizar estudiando los inmovilizados individualmente, hacen aconsejable la utilización de programas informáticos especializados.

Llega fin de año y una de las tareas que le toca al Departamento Financiero, normalmente al contable, es la amortización de inmovilizados.

Además del cumplimiento de la normativa legal, la adecuada gestión de inmovilizados, en las compañías con múltiples activos o donde estos tienen un alto valor, puede impactar significativamente en el Impuesto de Sociedades y en los costes empresariales.

Para beneficiarse de esta gestión, sin embargo, los contables necesitan herramientas específicas y adecuadas que les ayuden en su cometido. Estas son las principales ventajas que se nos ocurren:

1.  Automatización en la realización de los asientos de amortizaciones del periodo indicado según las necesidades de la empresa, y de forma completamente automática.

2.  Contemplar diferentes métodos de cálculo, es decir, incorporar además de las amortizaciones lineales otro tipo de cálculo como degresivas, planes especiales,… y permitir el cambio de porcentajes y vida útil, en función del estado del inmovilizado o las necesidades fiscales de la empresa.

3.  Posibilidad de llevar dos métodos de amortización paralelos e independientes que permitirán obtener valoraciones distintas, que reflejen, por ejemplo, las valoraciones fiscales y patrimoniales, amortizaciones de una moneda extranjera, etc.

4. Distribución de los inmovilizados por centros de coste según determinadas necesidades, como repartir en función de una plantilla prestablecida, en función de los departamentos, de las localizaciones (incluyendo que el inmovilizado se haya trasladado en el periodo fijado, etc.)

5.  Simulaciones y estudios a partir de diferentes alternativas en los parámetros de presentación (valor fiscal, valor patrimonial, presentación anual, mensual, etc.).

6.  Acceso a la información de Inventario de los distintos inmovilizados, que nos permitan detectar posibles extravíos o deterioros que causen baja de los mismos.

7.  Otras tareas contables:

• Asientos contables de intereses de arrendamientos financieros (como parte de la gestión de arrendamientos financieros)
• Asientos de recalificación de LP a CP
• Generación de informes de ayuda a la confección de las cuentas anuales
• Documentación para auditorías

En definitiva, una adecuada herramienta para la gestión de los inmovilizados debe dar una solución contable a la problemática de los activos fijos, además de permitir la optimización del beneficio financiero-fiscal, y de ofrecerle ventajas en cuanto a una reducción de tiempo y errores en el manejo de la información.

¿Se os ocurren más ventajas?