Universo ERP, el Blog DATISA

Como ya hemos hablado en otros post, en el reglamento de facturación, así como en nuestras obligaciones como empresas a nivel impositivo, existe una enorme complejidad en el número y tipo de impuestos con el que podemos trabajar. Hoy en nuestro post vamos a tratar como configurar en la aplicación los IVAs relacionados con las operaciones de exportación e importación, dentro y fuera de la comunidad europea y la entrada de facturas relacionadas con ello.


¿Cómo configurar los tipos de impuestos?

 Para tener totalmente automatizado las declaraciones es muy importante pensar en una correcta definición de tipo de impuestos.

Cada tipo de Impuesto se definirá con un código, descripción y una fecha.

En esta opción se indica el porcentaje de Iva/Igic y recargo de equivalencia a aplicar, así como establecer la Cuenta contable de cargo para la cuota de facturas recibidas, de cargo y abono para la de intracomunitarias y de abono para la de emitidas

En Cuota deducible deberá indicar el porcentaje para el impuesto (IVA, IGIC y/o Recargo de equivalencia). Si no está sujeto al régimen de prorrata indique 100%. En caso positivo indique el porcentaje que sea deducible.

También deberá indicar las Retenciones a las que esté sometido ese Tipo de impuesto, especificando la Clase de retención, tanto para facturas emitidas como recibidas.

Vamos a ver cómo debemos de proceder al introducir los datos de determinados tipos de facturas.

Facturas intracomunitarias 

En estas facturas el IVA se aplica en el país destino y los bienes procedentes de la comunidad no pasan por aduanas, debiendo realizar la repercusión del impuesto el propio cliente. Las obligaciones fiscales son reflejar la factura en el Libro de Registro de Facturas Recibidas, acumular bases (importe factura) y cuotas repercutidas y las deducibles en las casillas correspondientes de los diferentes modelos. En el asiento contable intervienen las cuentas de IVA/IGIC soportado y repercutido.

Estas operaciones las efectúa automáticamente el programa de DATISA con solo indicar clase C (adquisiciones intracomunitarias) o S (servicios intracomunitarios) al dar de alta la factura. En la ficha del tipo de impuesto se debe indicar ambas cuentas (deducible y repercutido) y el % aplicar.

Con estos tipos de impuesto la aplicación de DATISA genera las autofacturas dando la posibilidad de imprimir el libro de registro de autofacturas

Facturas de importación

Estas facturas son extracomunitarias y no están sujetas a impuestos.

Regístrelas con la clase M (importaciones proveedores) para beneficiarse de todas las posibilidades de operatoria de nuestros programas. El tipo debe de ser 0%.

Este tipo de facturas viene acompañado de la correspondiente factura del agente de aduanas que pasamos a explicar a continuación

Facturas de agentes de aduanas

Cuando se recibe una factura de importación, es habitual recibir también una factura de un Agente de Aduanas donde se refleja, entre otros conceptos, el impuesto que el producto adquirido en el extranjero tiene en nuestro país, sus honorarios y unos  suplidos exentos de impuestos.

Para registrar estas facturas debe detallar las bases y los tipos de impuesto correspondientes a cada concepto:

• Base y cuota correspondiente al bien que se importa: Introdúzcalos con clase de impuestos I (importación agente de aduanas) y porcentaje adecuado (con este tipo de impuesto el programa no sumará la base al total de la factura).
• Tasas, Aranceles exentas de impuestos: Introdúzcalos con clase P (suplidos y tasas) con porcentaje 0.
•  Gastos de tramitación: clase D (deducción de operaciones interiores) y tipo ordinario.

Otro campo a tener en cuenta es el DUA (documento único administrativo) es un documento administrativo necesario para el cumplimiento de las formalidades aduaneras requeridas para las operaciones de intercambio de mercancías. Este dato se incluye en la segunda pantalla de la factura en datos del DUA.

Facturas de exportación dentro y fuera de la Comunidad Europea

Las facturas emitidas a países dentro de la Comunidad Europea y a otros que no pertenecen a la misma, son documentos administrativos que genera el vendedor y tiene una función contable y administrativa.

En todas estas situaciones no se repercuten impuestos, pero debe distinguir los diferentes casos para obtener las declaraciones periódicas y anuales automáticamente, las clases son las siguientes:

• E para entregas de bienes a la Comunidad.
• U si la operación es triangular (en la Comunidad Canaria no se distingue entre Comunidad y otros países).
• X para exportación a otros países.
•  T para prestación de servicios (a cualquier país).

Si la facturación la efectúa con GESDA 32 AGE también puede obtener automáticamente la declaración de Intrastat, esta declaración la comentaremos en otro post.

La Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro, Modelo 340, cuya presentación iba a ser obligatoria para todas las empresas a partir de 2009, y que se retrasó para las empresas no inscritas en el Registro de Devolución Mensual de IVA o IGIC al año 2012, será retrasada de nuevo hasta el año 2014 de aprobarse el R.D. en proyecto anunciado por AEAT, como ya os comentamos en nuestro anterior post.

El espíritu con el que nacía esta norma era reducir el fraude e incrementar la liquidez de las empresas españolas, una medida muy interesante en un momento económico como el actual que nos beneficiaría a todos.

Sin embargo, la entrada en vigor de la normativa representa un serio desafío, tanto para los propios sistemas de información de la Administración, como para todas aquellas compañías que no tienen sus procesos de gestión contables suficientemente informatizados y automatizados debido al gran volumen de datos que maneja la declaración. Y este es el motivo esgrimido para retrasarla de nuevo.

Un problema tecnológico para la pyme

El principal problema que supondrá la entrada en vigor de la nueva normativa para las empresas que no dispongan de unos procesos contables adecuadamente informatizados (con contabilidad de forma manual o a través de hojas de cálculo, o con programas que no se hayan adaptado para cumplir esta obligación) será la necesidad de dar de alta manualmente todos sus datos de facturas en el Programa de Ayuda de la AEAT, con la correspondiente pérdida de tiempo y riesgo de errores (imaginemos la necesidad de subir manualmente cada mes la cantidad, por ejemplo, de 2.000 facturas). Hay que contar además, con el tiempo en el que el programa de la AEAT lleva a cabo un chequeo para avisar sobre posibles anomalías y que permite la corrección de los errores.

La normativa preocupa, también, y mucho a otro colectivo que es el de las asesorías fiscales que, como un escalón intermedio de agentes sociales con certificados para la presentación colectiva de declaraciones del IVA e IGIC, podrían verse totalmente desbordadas si tienen que llevar a cabo la declaración de forma manual para todos sus clientes.

A un sólo clic de ratón

Sin embargo, a día de hoy ya hay empresas que están presentando el 340. Todas aquellas inscritas en el REDEME o Registro para la Devolución Mensual del IVA/IGIC, en el que puede registrarse cualquier empresa, con la condición de presentar mensualmente las autoliquidaciones de IVA o IGIC, y el 340.

La presentación del modelo 340, puede implicar un importante cambio organizativo para muchas empresas, como es tener la contabilidad al día (hoy todavía existen organizaciones que la actualizan con meses de retraso), o por lo menos la parte correspondiente a las facturas. El principal reto de la normativa es la disponibilidad de sólo 20 días desde el cierre de cada período (sea la tributación mensual o trimestral) para la recopilación y el envío de toda la información. Para ello una buena solución informática es imprescindible.

Algunas soluciones de gestión ERP, facilitan la recopilación de la información acerca de las facturas emitidas y recibidas, gracias a su propia filosofía de trabajo. A diferencia del modelo ERP tradicional, en el que las facturas se introducen a través de la contabilidad y, una vez detectada una cuenta de IVA, el programa pide más información, existen soluciones de contabilidad que ofrecen una entrada de asientos ordinarios y otra específica de facturas, gracias a lo que el sistema de gestión genera automáticamente todo lo relacionado con esta factura, incluidos los asientos contables.

Este enfoque diferencial, es una filosofía fundamentada en el dato único y en su máximo aprovechamiento por todo el sistema de gestión, que aporta ventajas no sólo a nivel de la toma de decisiones, sino también para el ahorro de tiempos y la reducción de errores en las tareas administrativas.

En un sistema de gestión avanzado y que integra los datos a todos los niveles, toda la información acerca de las facturas ya está disponible en el sistema. Con los ajustes adecuados, esta información de facturas se puede utilizar para la generación de un fichero acorde al modelo 340 con un solo click del ratón, con el fin de incorporarlo a continuación y de manera igualmente rápida a la Web de la AEAT, utilizando un certificado digital.

De nuevo la competitividad…

Si ya hay empresas que se están beneficiando de la devolución mensual del IVA ¿Por qué no lo pueden hacer todas? Con la tecnología existente ya es posible hacerlo de manera sencilla, sin que suponga una gran carga para las empresas.

¿No se debería de dar un mayor impulso a las TI, para poder abordar este tipo de retos y otros muchos relacionados con la competitividad de nuestras organizaciones? ¿Es un problema de mentalidad? ¿Qué opináis?

Os dejamos un enlace con nuestra particular recopilación sobre este tema.

Las operaciones comerciales entre operarios intracomunitarios están exentas de IVA, tanto si corresponden a bienes corrientes, a bienes de inversión, o a servicios. Según las Directivas de la Comunidad Europea, la repercusión del impuesto se realizará por el propio destinatario del bien o servicio de acuerdo a la legislación del país de destino.

Los operadores intracomunitarios están registrados en el Censo VIES. Se identifican mediante un código denominado NOI (Número de Operador Intracomunitario) que está formado por los dos caracteres del código ISO 3166-1 alfa-2 del país (excepto para Grecia que es HE) seguido de su código de identificación fiscal (sin espacios ni guiones). Para España este código comienza por ES y se completa con los nueve caracteres del NIF.

El NOI debe figurar en las facturas, pero no estará de más comprobar para evitar sorpresas que pueden resultar caras, espacialmente en las exportaciones, que el operador está inscrito en el VIES. ¿Cómo se confirma la validez del NOI de un empresario o profesional con el que va a realizar operaciones intracomunitarias?

• Los operadores españoles, directamente en la Agencia Tributaria. Los empresarios o profesionales establecidos en España podrán solicitar directamente ante cualquier Delegación o Administración de la Agencia Tributaria, por escrito o personalmente, la confirmación de la validez del NOI que el adquirente de los bienes al que han efectuado entregas intracomunitarias exentas, les facilita en la operación.

• Los operadores comunitarios, a través de la Administración Fiscal del Estado miembro desde el que operan. Los empresarios o profesionales comunitarios que realicen operaciones intracomunitarias con operadores establecidos en España, solicitarán a través de su Administración Fiscal la confirmación de la validez del NOI español que el adquirente les ha facilitado. Las Administraciones Fiscales comunitarias obtendrán directamente esta información de la Administración Tributaria española.

No obstante, si posee un Certificado de usuario de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la forma inmediata para obtener esta información es a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria. Para ello acceda mediante el navegador en el que tenga instalado el Certificado a la pagina web Procedimiento VIES (o navegue por la web www.aeat.es, pinche en el botón “Sede electrónica”, seleccione sucesivamente “Otros servicios” (último apartado de Procedimientos, Servicios y Trámites), VIES, Trámites y Consulta de operadores intracomunitarios (españoles o No españoles, según su necesidad), y complete el formulario:

MUY IMPORTANTE: Si su cliente no figura en el Censo VIES, la operación no está exenta y Usted deberá repercutir el IVA español.

Esta semana, vemos estupefactos en los medios, que se compara el impacto del nuevo IVA en los sistemas de gestión con el efecto 2000. Y aunque estamos de acuerdo en que el impacto puede ser mayor de lo que muchas empresas piensan tampoco hay que ser catastrofista, cierto es que no hemos accedido a los datos del estudio.

A primera vista, parece un problema fácil de solucionar, en lo que se refiere a los sistemas de gestión. Y es que, no se necesitaría más que modificar el concepto del IVA aplicable en los programas contables y de facturación para que, a partir de 1 de julio cambien los porcentajes de IVA, esto significaría que a partir de entonces las herramientas informáticas aplicarán el nuevo IVA a todas las facturas expedidas, recibidas y contabilizadas.

Eso sería en un mundo ideal, pero las pymes se van a encontrar con situaciones que harán inevitable la coexistencia simultánea de dos porcentajes durante un período de transición, siendo las situaciones más frecuentes:

• En la recepción de facturas se gestionan facturas expedidas en los dos períodos impositivos, debido a retrasos en envíos y tiempo de tránsito. Esta situación puede ocurrir incluso para el mismo proveedor. En general no es aceptable retrasar la contabilización de las facturas del nuevo período hasta haber recibido todas las emitidas en el período anterior, sin descartar que nunca tendremos seguridad de haber alcanzado esta situación.

• En la expedición de facturas, si bien este evento es mucho más controlable, con frecuencia hay que demorar algunos días la expedición de facturas con las entregas y servicios efectuados durante el mes hasta haber recibido y verificado todos los albaranes y sus condiciones comerciales, sin que por ello se pueda retrasar la emisión de facturas de contado.

• En la modificación de facturas para introducir correcciones, cuando este acción sea posible, hay que seguir utilizando los porcentaje de IVA que corresponden al periodo de emisión, independientemente de la fecha de corrección.

• En las operaciones de rectificación de facturas hay que aplicar el porcentaje de impuestos imputado en la factura original. Este hecho -inevitable- es impredecible en el tiempo.

• En la obtención de duplicados de facturas expedidas es imprescindible mantener inalterados todos los valores mostrados, incluyendo los tipos y cuotas de IVA.

• En la generación de declaraciones (autoliquidaciones y resumen anual) hay que soportar los dos porcentajes, tanto para IVA ordinario como para reducido.

¿Y que podemos hacer?

La mayoría de los fabricantes han contemplado esta problemática dando soluciones óptimas para el usuario. Lo único que hay que hacer es actualizarse. (Solución de DATISA)

Desde DATISA  recomendamos que se compruebe si su aplicación actual aplica automáticamente el porcentaje de impuesto que corresponde a la fecha de los documentos. Nos parece importante recalcar la conveniencia de efectuar simulaciones con tiempo suficiente, especialmente en los casos que existan conexiones con otras aplicaciones, para evitar cualquier incidencia imprevista.

En el caso de que sus herramientas de gestión no contemplen la posibilidad de simultanear ambos porcentajes se podría realizar la imputación del IVA correspondiente a cada factura de manera manual. Opción que no es recomendable desde nuestro punto de vista ya que  provocaría la pérdida de tiempo y el peligro de errores, que siempre cuesta esfuerzo corregir.

En definitiva, y recalcando que desde nuestro punto de vista, el nuevo IVA previsiblemente no tendrá el mismo impacto que otros cambios normativos de los últimos años, el mismo aún así reviste importancia y debe ser tenido en cuenta por las empresas.

Tal y como es costumbre española la mayoría de las pymes están dejando las comprobaciones para el último momento. Pero preveer con tiempo como va a impactar el nuevo IVA en nuestro software aporta múltiples ventajas, aunque algunas de ellas (como prevenir los errores) sean difíciles de cuantificar.

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