mar 23 2011
Presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil y las herramientas ERP
Antes de entrar en materia sobre las ventajas de utilizar herramientas ERP para la confección de las cuentas anuales y libros oficiales, queríamos comentaros los últimos cambios legislativos en esta área.
Este año hay novedades para la presentación de cuentas, el 14 de marzo se publicó en el BOE la Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. En esta, se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales normales, abreviados y para pymes, de los sujetos obligados a su publicación, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma.
Esta resolución recoge los cambios en las cuentas anuales motivados por las últimas modificaciones legislativas incluyendo el nuevo cuadro para añadir a la memoria en el que se informa de los plazos de pago a proveedores (Ley de lucha contra la morosidad).
Será obligatorio para las sociedades que aprueben sus cuentas anuales con posterioridad a la publicación de esta resolución en el BOE, es decir después del 14 de marzo de 2011.
Os recomendamos el resumen de cambios principales en el blog de Antonio Esteban 2.0. Se puede consultar y descargar los nuevos modelos e instrucciones para del Depósito de cuentas en la web del Ministerio de Justicia.
Desde ayer también está disponible en la página del Registro Mercantil el programa D2 para el ejercicio 2010 (así como dos nuevas versiones para los dos años anteriores). En nuestra página web podréis encontrar como realizar la Presentación de los Libros. Y también os puede ser útil como realizar las Comprobaciones previas a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil y su seguimiento, que ya publicamos anteriormente en este blog.
Automatismos de los ERPs de cara al Registro Mercantil
La tributación por Internet no es el único ámbito de procesos, cuya tramitación facilitan los modernos sistemas ERP para aprovechar todas las ventajas que aporta la e-administración. Otra área donde estas herramientas resultan especialmente útiles, es en la presentación de los Libros al Registro Mercantil, procedimiento en el que todavía existe la posibilidad de la presentación en papel, en el llamado formato digital y/o por Internet.
Aunque en este caso el procedimiento para la presentación vía Web resulte menos logrado que el utilizado por la AEAT, sobre todo por la complejidad en la obtención del certificado de usuario, la sola presentación de los Libros en fichero digital ya supone una facilidad añadida importante para la empresa.
La generación de este fichero, se realiza por los sistemas de gestión ERP de forma totalmente automática. Aunque se recomienda unas pequeñas comprobaciones previas como comprobar si están disponibles los Patrones de Estados Financieros adecuados para este propósito. Para después, generar el fichero que podemos importar directamente en el programa D2 del Registro Mercantil y a través de Internet presentar las cuentas y libros oficiales.
Lo único que no se puede realizar de forma automática es la memoria, aunque la utilización de un ERP también nos facilita la tarea, ya que casi toda la información la podemos obtener de los datos introducidos en la Contabilidad de forma rápida y sencilla.
La principal ventaja de la presentación en formato digital por Internet, es el ahorro de tiempo y los costes que suponen el desplazamiento al Registro.
Conclusiones
En definitiva, y aunque sea a regañadientes, estamos avanzando hacia una Administración totalmente telemática, y cuanto antes entiendan las empresas esta realidad, antes tendrán la capacidad de prepararse y aprovecharla.
Sin distraerse de lo que es el foco de nuestro negocio, no debemos olvidar que los beneficios se incrementan, no sólo mejorando las ventas y la producción, sino también reduciendo los costes. Y los costes administrativos en una compañía poco automatizada no son para nada insignificantes.
El principal beneficio de las herramientas de gestión, y la utilización de Internet para cumplir nuestras obligaciones con el Registro Mercantil, es el ahorro del tiempo en la búsqueda, introducción y comprobación de la información, al igual que en la eliminación de los errores. Y hoy, en todos los ámbitos y sectores, y en todos los lenguajes, el ahorro de tiempo significa dinero.
El 
Es indudable que las presentaciones digitales en el Registro Mercantil respecto a las clásicas en libros y papel, tanto para la Legalización de libros como para el Depósito de cuentas anuales, supone un extraordinario avance para los declarantes (y también para el Registro Mercantil), por la comodidad (un CD sustituye a pesados libros), economía (en papel, manipulación, encuadernación, transporte, archivo…), simplificación de su emisión, etc.
Aunque el método descrito suele ser suficiente, existe la posibilidad de realizar un test más drástico mediante el programa Validación de legalización de Libros (RLegalia) del Registro Mercantil (suponemos que creado para los propios registradores), y que puede descargar de la página web del Colegio de Registradores. Proceda así: Ejecute el programa y seleccione la función Formulario, Abrir (o pulse el icono “Abrir carpeta”), indique la situación de los ficheros del los libros seguida de la denominación NOMBRES.TXT (por ejemplo D:\nombres.txt), para cada libro especifique en la ventana que aparece la huella digital y pulse Intro. Una vez completadas clique el botón Salir (o pulse Esc), y aparecerá otra ventana informando si son correctas, para cada libro, las huellas digitales y la visualización. Para introducir la huella digital puede escanearla del certificado, teclearla (no recomendado), o cortar y pegar del certificado en PDF.