Universo ERP, el Blog DATISA

Hoy en día, el fantasma de los recortes ronda a un importante número de organizaciones, a algunas de ellas, porque no les queda más remedio y, a otras, porque como dicen todos, ‘hay que ahorrar’.

Los recortes bien planteados, después de evaluar los resultados del negocio y su proyección, son una herramienta potente para afrontar coyunturas como la actual. Por desgracia, junto con estas iniciativas, hoy también se observan los recortes ‘a ciegas’, que por lo general plantean la reducción no ponderada de todas las partidas presupuestarias. Dichas políticas no sólo no le ayudan a la organización, sino que además hacen peligrar su futuro.

Los pilares de una política de recortes ‘inteligente’

Para llevar a cabo una política de recortes inteligente, necesitamos contar con el apoyo de tres herramientas básicas de gestión financiera: la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y el control de la tesorería.

El primer reto que hay que afrontar, en el camino, es la elaboración de un presupuesto contable que sea coherente y con el que podamos trabajar. Dicho presupuesto necesita abarcar todos los grandes conceptos de gastos e ingresos de la organización, para el ejercicio y, dada su complejidad, resulta muy recomendable que en su elaboración, nos apoyemos en  herramientas informáticas avanzadas. Estos programas contables, no sólo evitar los esfuerzos innecesarios en el proceso, sino que también garantizarán la fiabilidad de los valores que estemos manejando.

Si la empresa ya cuenta con un nivel de automatización básico de sus procesos financieros, los datos de sus gastos e ingresos pasados ya estarán almacenados en su sistema de gestión y con el mismo, y en base a estos históricos, se podrá generar un primer borrador de presupuesto en cuestión de minutos. El financiero o gerente, a su vez, podrá revisar y modificar dicho borrador, repercutiendo los cambios en el entorno (por ejemplo, el encarecimiento de los carburantes); las nuevas tendencias y sus propias estimaciones y consideraciones estratégicas.

Por otro lado, y para que los datos de nuestro presupuesto contable sirvan para algo más que para enmarcar, también precisamos poder controlar su realización en tiempo real. Si no, sería imposible registrar las desviaciones e introducir las correcciones pertinentes. Esta labor, de nuevo, es prácticamente imposible de llevar a cabo con fiabilidad, si contamos únicamente con lápiz y papel, o con hojas de cálculo. Nuestro contable, de este modo, necesita contar con una armadura (entiéndase, un programa financiero) en condiciones, con el que sea capaz de proyectar un resultado del negocio mes a mes.

La complementariedad entre el presupuesto contable y tesorero

Por otro lado y sin olvidar sus beneficios, el presupuesto contable también arroja dos limitaciones importantes para el asunto que tenemos entre manos: su principal elemento de control es la cuenta contable (o formulaciones de cuentas contables) y el principio del devengo, que hace que los movimientos de los presupuestos contables no coincidan con los flujos de caja registrados por la organización. Estas limitaciones hacen que, para desplegar una política de recortes realmente efectiva, al análisis financiero realizado hasta ahora, se le tenga que añadir un segundo aspecto, que es el presupuesto de tesorería.

La generación del presupuesto de tesorería, con un programa de gestión avanzado, transcurre de manera similar al contable. El programa utilizará toda la información histórica acumulada para articular un borrador que, a continuación, el gerente o financiero podrán modificar en función de su experiencia, intuición y también de sus necesidades.

Un beneficio adicional del presupuesto de tesorería, es que no sólo aporta datos acerca del presente y pasado de la organización, sino que también permite proyectar su resultado hacia el futuro, facilitando aún más los procesos de control y corrección.

Con ambas herramientas de presupuestación contable y tesorera, una organización de este modo podrá articular una estructura financiera capaz de soportar sus iniciativas de negocio y abordar los recortes pertinentes, en la cuantía pertinente y sólo en aquellas áreas de la empresa en las que efectivamente hay recursos desaprovechados o donde estos recortes no pondrán en peligro el futuro de la organización.

Análisis sin parálisis

Tener la información de gastos e ingresos al nivel del CIF y plantear unos recortes por partidas de gasto, sin embargo, no resulta suficiente para una organización que opera a través de diferentes centros o líneas de negocio. Por lógica y para realizar un análisis adecuado, antes de ‘cortar’, dicha organización también necesitará conocer los costes y rentabilidades desglosados por cada uno de estos centros o líneas de negocio diferentes. Esta información, de nuevo, puede obtenerse fácilmente con un programa de contabilidad analítica, que automatiza no sólo el análisis, sino la propia imputación de estos costes, con un reparto analítico desde la propia facturación.

La Contabilidad Analítica automatizada facilita el control de las rentabilidades y costes registrados con este desglose y también proyecta estos resultados a futuro, si la incorporamos al proceso de planificación contable y tesorero.

De este modo, y con la ayuda de estas tres herramientas contable, presupuestaria y analítica, ahora podremos articular una ‘foto completa’ de la organización y su gerente, por fin, podrá trazar una estrategia de recortes y de incentivos adecuada para salir a flote y, por qué no, para crecer.

En el post de hoy vamos a tratar una de las necesidades más crecientes en la situación económica actual de las empresas: los presupuestos. Estos se dan de alta para predecir los resultados de las operaciones de la empresa. Además estas herramientas se pueden utilizar para comparar los resultados reales y los previstos (presupuestados) a fin de evaluar la eficacia de la operación.

En nuestra aplicación los presupuestos se pueden asignar a cada una  de las cuentas contables en la aplicación de contabilidad fiscal o a partir de la sección y/o producto, cuenta contable en el apartado de contabilidad analítica.

Creación de presupuestos

 Al definir cada cuenta contable indicaremos el tipo de cuenta presupuestaria, a partir de la cual se calcularán las realizaciones  y posteriormente comparar éstas con los presupuestos. Las posibilidades que tenemos son:

• “Movimientos deudores/acreedores”,

Control del importe del movimiento, ejemplo cuentas del cliente (430)      y proveedor (400)

•  “Diferencia deudora/acreedoras de movimientos”,

Control de las diferencias de los movimientos, ejemplo cuentas de ventas (700) y compras (600)

•  “Saldo deudor/acreedor”,

Controla la desviación de la cifra de activo o pasivo (Como aumenta o disminuye)

•  “No presupuestaria”,La aplicación  no controla los presupuestos asignados.

 Los presupuestos se asignan a las cuentas contables (Contabilidad fiscal), y/o a cada centro de coste para una  cuenta contable (Contabilidad analítica), disponible en las aplicaciones AGE. Estas se asignan a cuentas, secciones y/o productos de último nivel, y automáticamente se recalculan para los niveles superiores.

La modificación de los presupuestos puede realizarse en cualquier momento.

Para facilitar la gestión de los presupuestos, la aplicación de presupuestaria permite dar de alta o modificar los presupuestos de varias formas:

• Manual, dando opción de introducir el importe del presupuesto en cada mes o elegir la función de uniforme o por porcentaje, donde se da de alta el presupuesto total del ejercicio, que se repartirá  en los doce meses.
• Automática, en función de unos valores ya existentes en presupuestos o realizaciones, la  aplicación da opción de calcular diferentes opciones como, Añadir constante, Restar constante, Aumentar porcentaje, o Disminuir porcentaje.
• Por secciones o producto, en esta opción se traspasa directamente el presupuesto desde la contabilidad analítica de secciones y/o producto a la contabilidad general, acumulando los importes a las cuentas de último nivel sin distinguir por analítica.

Visualizar presupuestos

Según los datos introducidos se pueden generar diferentes informes como por ejemplo desde  cuenta, desde un estado financiero predefinido, desviaciones secciones y/o producto- cuenta, desviaciones secciones y/o producto.

Una forma muy interesante es la explotación de la información presupuestaria a través de hojas de cálculo.

Por cuenta: Para un rango de cuentas, a distintos niveles, y en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados.

Predefinido: Generación de un E. F. Predefinido, en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados. En este informe se indicarán, además de los datos de la contabilidad general, los presupuestos dados de alta en las cuentas contables incluidas en el E. F. Predefinido, y las diferencias respecto a los datos contabilizados.

En el post anterior hablábamos del añadido que nos pueden ofrecer los presupuestos financieros en las decisiones estratégicas de las empresas ya sean estas grandes o pequeñas. Y es que, en los tiempos que corren, contar con un presupuesto financiero viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de guía para tomar decisiones estratégicas sobre nuestra compañía.

Ahora analizaremos otros puntos que nos dejábamos en el tintero el otro día, como cuáles deben ser las capacidades en la elaboración de los presupuestos desde nuestro punto de vista, el control de desviaciones y, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica.

Capacidades necesarias para la rápida elaboración de presupuestos

La gestión de presupuestos en la PYME tiene dos partes bien diferenciadas, que abarcan la captación de información y su elaboración, por un lado, y su comparación con las realizaciones, acompañada de los informes de desviaciones correspondientes, por el otro.

Un presupuesto representa una predicción de futuro que, por tanto, debería fundamentarse en la experiencia anterior. La mayoría de los presupuestos, y más en épocas de crisis, representan la recopilación de los resultados y hechos de los ejercicios anteriores, introduciendo unas correcciones en sentido negativo o positivo. Se trata, asimismo, de un ejercicio en el que se tienen que poner en conjunto las previsiones de todas las diferentes áreas empresariales, alcanzando un presupuesto global viable, consensuado y que también sea el idóneo para la empresa.

Es por ello que, para esta primera fase de elaboración del presupuesto, las compañías necesitan unas herramientas muy ágiles para la incorporación de datos e históricos de diferentes fuentes y formatos, para su combinación y para la realización de simulaciones, observando cómo afectaría un determinado cambio al presupuesto de una, de varias o de la totalidad de áreas empresariales.

En el mercado existen herramientas informáticas muy avanzadas para esta primera fase de elaboración y planificación, aunque, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas  cubre  sus necesidades a través de hojas de cálculo. La principal desventaja de estas hojas reside en el tiempo que hay que invertir en su adecuación y mantenimiento. Desde nuestro punto de vista, utilizar herramientas ERP para este proceso evita errores de cálculo y ahorra tiempo.

El control de desviaciones

Una vez cerrados los presupuestos, nos adentramos en la segunda fase de su gestión, consistente en su control y comparación con las realizaciones. Aunque muchos se apliquen el dicho “agua pasada no mueve molino”, esta fase de la gestión de los presupuestos resulta crucial para saber si la evolución de la empresa ha sido la idónea, en qué nos hemos equivocado y qué podemos mejorar. Un ejercicio de autodisciplina para la revisión periódica de las desviaciones es, por tanto, una de las tareas de la elaboración de presupuestos que más beneficiosa resulta para las empresas y que debe poder realizarse de forma periódica y automatizada.

Se trata, asimismo, de una tarea cuya ejecución manual resulta más compleja y para la que el uso de uno solución de presupuestos avanzada puede ahorrarles a las PYMEs mucho tiempo y esfuerzo. A modo de ejemplo, y una vez realizados los presupuestos, en una solución de tipo ERP con un módulo para la realización de presupuestos de tesorería integrado, llevaría a cabo las comparaciones entre presupuestos y realizaciones de manera automática y en el día, generando los correspondientes informes de desviación.

Otra de las ventajas del uso de sistemas informáticos avanzados para la comparación entre presupuestos y realizaciones, es que al evitar el manejo manual de datos, existen mayores garantías para la exactitud de la información.

En esta fase de los presupuestos, las PYMEs deben contar además, con capacidades no sólo para la comparación, sino también para el ágil reajuste de los mismos, siempre que se hayan generado alarmas por desviación.

En el caso del presupuesto de Gastos-Ingresos, la información para la comparación con las realizaciones se obtiene directamente desde contabilidad. Dentro de la solución de contabilidad, las previsiones por período se introducen en cada cuenta de gastos e ingresos, obteniendo informes de desviación siempre actualizados por cuenta. La posibilidad de generar los informes de desviación en varios formatos, entre ellos, hojas de cálculo, permite su análisis más detallado y proporciona información fiable para la elaboración de los presupuestos del próximo período.

Contar con una solución ERP también facilita la elaboración y gestión de presupuestos de tesorería, que se definen por partida presupuestaria y por período de tiempo. Una solución de gestión integrada, en este caso, ayuda a poner en conjunto toda la información necesaria del resto de departamentos (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), calculando los ingresos esperados de las ventas y aplicando el desfase habitual entre el ingreso y el cobro, y entre la inversión y el pago,  para conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.

Desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica

Una cuestión de interés en el la elaboración y gestión de presupuestos de gastos-ingresos es su desglose en la contabilidad analítica. Gracias al desglose de estos presupuestos por centros de coste, todo el estudio de desviaciones se puede llevar a cabo teniendo como base esta unidad. Con ello, además de obtener las desviaciones por el global de la empresa, se puede llegar a un detalle mucho mayor, obteniendo una información clave para la toma de decisiones.

Se trata de una práctica especialmente útil para compañías con varias líneas de negocio. Su apoyo en la contabilidad analítica para el control de las rentabilidades de sus diferentes áreas puede verse completado ahora con el adecuado seguimiento de sus presupuestos y de las desviaciones producidas en los mismos, por cada línea de negocio o centro de costes.

La contabilidad presupuestaria desglosada por centro de costes, ayuda a estas empresas a aprender de los errores, corrigiendo aquellas estrategias que no han cumplido las expectativas y apoyando y reforzando a las acciones de negocio más efectivas.

A modo de conclusión

La adecuada elaboración y gestión de los presupuestos empresariales es una tarea compleja y que implica múltiples factores. Involucrando a la práctica totalidad de la empresa, la misma nos permite aprender del pasado, prever el futuro, controlar y corregir, como una herramienta clave para marcar el rumbo del negocio.

Relegada con frecuencia en un segundo plano, se trata de una práctica cuyo interés crece a consecuencia de la crisis y cuya automatización en el ámbito de la PYME avanza al mismo ritmo que la modernización global de estas compañías. Las medianas y pequeñas empresas evolucionan hoy, desde una visión del negocio como una vocación, hacia un enfoque más profesional de la empresa y de su gestión, en la que ya no importan sólo los ingresos, sino también la rentabilidad y en la que hay que sacarle rendimiento no sólo al esfuerzo, sino también a los recursos financieros disponibles.

No hay duda que cualquier inversión en tiempo y dinero, en un entorno como el actual, debe aportar un beneficio y, en este sentido, la adecuada planificación y gestión de presupuestos es una práctica altamente beneficiosa. Para que este proceso, además de efectivo, sea eficiente, las medianas y pequeñas empresas disponen hoy de un amplio conjunto de herramientas informáticas, pensadas para sus necesidades y que mejoran la productividad, con un rápido retorno de la inversión. Eso sí, para que la información obtenida a través de los mismos pueda aprovecharse al máximo, hay que contar asimismo con profesionales expertos en el análisis, y con una clara visión financiera del negocio.

La elaboración de presupuestos es una práctica importantísima para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y sector. Planificando intentamos predecir el futuro, tratamos de vislumbrar qué podría sucederle al negocio y al mercado en un período de tiempo determinado, con el fin de corregir o potenciar nuestras acciones y estrategias.

La gestión de presupuestos es una práctica importante en cualquier momento, pero que adquiere un significado aún mayor en épocas de crisis, cuando las desviaciones de lo planificado suelen ser mayores y los cambios de tendencia se suceden con mayor rapidez.

En un entorno económico como el actual planificar, presupuestar, comparar y corregir son acciones que pasan de ser recomendables, a convertirse en críticas para la marcha del negocio y es que ninguna compañía puede esperar hasta final del ejercicio para comprobar si se han cumplido sus expectativas. Se presupuesta sobre menores períodos de tiempo y se llegan a barajar varios presupuestos empresariales (algunos más pesimistas y otros más optimistas) complicando sobre manera la labor del financiero.

Y es que, en un mercado incierto, contar con un presupuesto empresarial viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de brújula para posicionar a nuestra compañía de la mejor manera posible en cualquier situación.

Los presupuestos  y la PYME

La elaboración y el control de presupuestos es un proceso complejo que implica, al menos en sus fases iniciales, a todas las áreas empresariales. La involucración de los más altos niveles directivos resulta clave, dado que los presupuestos empresariales y su organización deben atender, en última instancia, a los objetivos estratégicos de la compañía.

Se trata de una práctica saludable cuya utilidad hoy no se cuestiona en ninguna gran organización y a la que, sin embargo, muchas PYMEs todavía hoy no dedican la necesaria atención. Las razones son varias, entre ellas: la realización de presupuestos es un proceso cuyos beneficios, aunque claros, resultan difícilmente cuantificables y, más, cuando falta una base para la comparación. Se trata, asimismo, de una práctica a la que no obliga ninguna normativa, a diferencia de otras prácticas en el ámbito contable y financiero, y que con frecuencia se queda relegada a un segundo plano como otras tantas tareas “importantes pero no urgentes” en las pequeñas y medianas empresas.

A las necesidades de elaboración y gestión de presupuestos en las PYMEs se les presupone una menor complejidad, debido a su menor volumen de negocio, envergadura de procesos productivos y relación con clientes y proveedores. Una de las principales características de la gestión de presupuestos en estas empresas es asimismo su flexibilidad y agilidad para el cambio, frente a los presupuestos mucho más rígidos de las grandes organizaciones. Se trata de una característica que, bien aprovechada, podría convertirse en una ventaja competitiva y más en un entorno como el actual, siempre y cuando la misma no degenere en la ausencia de planificación y en la toma de decisiones “sobre la marcha” y basándose únicamente en la “intuición”.

Cualquier proceso que exige tiempo y esfuerzo, en una empresa, debe abordarse desde el punto de vista de su rentabilidad. Y no hay duda que, para la mayoría de las PYMEs, una adecuada planificación y gestión de presupuestos sería un ejercicio altamente rentable.

La elaboración y gestión de presupuestos de una manera formal permite saber mejor dónde estamos y a dónde vamos, ordenar y profundizar en el propio proceso, llevando a cabo una comparación real entre lo que la empresa esperaba y lo que está sucediendo en realidad. Sobre todo en épocas de crisis, una cuidadosa planificación de los presupuestos y un seguimiento de sus desviaciones nos ayuda a hacer un examen consciente de la rentabilidad y costes de todas nuestras áreas empresariales, detectando las incongruencias en los gastos y alcanzando el mejor posicionamiento posible de la compañía en cualquier situación, al igual que reforzando nuestra capacidad de reacción ante imprevistos.

El desfase entre ingresos y cobros, y el presupuesto de tesorería

Los presupuestos más utilizados en la PYME son los presupuestos de Gastos/Ingresos y el presupuesto de Tesorería. El primero de ellos, nos ayuda a situarnos en el futuro con respecto a nuestros ingresos y gastos. En función del desequilibrio entre estas dos variables, surgen las medidas de ajuste necesarias para mejorar nuestra posición. El presupuesto de ingresos y gastos no nos ofrece, sin embargo, una imagen real acerca del desfase que podría existir entre cobros y pagos, en un momento del tiempo determinado.

Son varias las partidas de gasto que no se materializan en un pago concreto o los pagos que no se contabilizan inmediatamente y en su totalidad como un gasto contable (las inversiones, las amortizaciones, etc.). A esto habría que sumar las inversiones financiadas y el desfase habitual entre el momento en el que se produce el gasto o el ingreso, y su materialización efectiva como cobro o pago. Estos desfases podrían afectar seriamente a la disponibilidad de recursos financieros en la compañía y a su capacidad de hacer frente a determinados pagos planificados o imprevistos, causando posibles perjuicios, como la necesidad de recurrir a financiación adicional y urgente con su coste correspondiente, etc. Para evitar todos estos riesgos, se hace necesaria, por tanto y en primer lugar, una adecuada planificación de los Ingresos y de los Gastos que apoye la mejora de los resultados, y por otro lado una planificación adecuada de los recursos financieros demandados y disponibles en cada momento que, llevada a cabo a través del presupuesto de tesorería, nos ayudará a cumplir estos objetivos de resultados marcados.

La adecuada gestión de los presupuestos de tesorería puede ayudar, de este modo, a conseguir importantes ahorros, permitiendo identificar a tiempo las puntas de financiación que vaya a necesitar la compañía, para una adecuada negociación de la financiación o de los plazos de pago con proveedores y clientes. Se trata, de este modo, de una ayuda indudable para adelantarnos y evitar que los acontecimientos nos “atropellen”, dejando un mínimo margen para la maniobra.

Apoyo a la negociación con bancos

Una característica importante de la crisis actual, que afecta de manera especial a las PYMEs, es la falta de financiación, a la que hay que sumar la desaceleración en el consumo y de la economía en general de crisis anteriores. La práctica imposibilidad para la mayoría de las medianas y pequeñas empresas de conseguir créditos hace que la adecuada planificación y gestión de presupuestos sea aún más importante.

La negociación con entidades financieras, aparentemente, no tiene mucho que ver con la gestión y planificación de presupuestos, pero en un momento como el actual, el presupuesto de tesorería es un indicador clave para conocer las necesidades de financiación en sus términos y cantidades exactas, con el fin de ajustar al máximo el beneficio fiscal y financiero obtenido con la financiación. El conocimiento detallado y a tiempo de las necesidades de financiación durante un período ayuda, asimismo, a llevar a cabo una negociación más ventajosa con la entidad financiera, utilizando como moneda de cambio por ejemplo el volumen de operaciones a través de distintos medios de cobro y pago, etc.

En posteriores artículos analizaremos otros puntos como el control de desviaciones, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica y desde nuestro punto de vista cuales deben ser las capacidades de un ERP en la elaboración de los mismos.