Universo ERP, el Blog DATISA

Una realidad fundamental que la crisis actual hace evidente, es que no podemos explicar los problemas de negocio exclusivamente en función de la coyuntura.

Con demasiada frecuencia, las dificultades financieras que agobian a las empresas hoy en día, tienen su raíz en la gestión, y no solo en la actual sequía bancaria. Especialmente en el ámbito de la PYME, encontramos que la financiación de las operaciones (la gestión del circulante) siempre ha sido un tema delicado, y que debido a ello, incluso creciendo y dando beneficios, muchas empresas se enfrentan de forma recurrente a importantes problemas de liquidez.

Esto se vuelve dramático cuando cambia el ciclo, y lo que era un problema de salud financiera se convierte en muchos casos en una enfermedad prácticamente terminal, que solo se puede curar con decisiones financieras radicales y de tipo estructural (importantes ampliaciones de capital, búsquedas de socios, vinculación del patrimonio personal del empresario, etc).

La importancia de la función financiera, y de su mecanización

Es por eso de vital importancia, en nuestra opinión como comentábamos en otro post, que nuestra estructura productiva cuente con herramientas informáticas que nos permitan tener bajo control la dimensión financiera de la empresa.

Esto supone en general un cambio de cultura importante para la PYME, ya que muy a menudo se confunde la función financiera con una función administrativa meramente orientada al cumplimiento periódico de las declaraciones impositivas, y de la presentación anual de cuentas.

Somos nosotros, sin embargo, los que deberíamos estar preocupados en el análisis de cuentas. La empresa es la principal interesada en manejar con naturalidad, y de forma sistemática la información financiera. Desde este enfoque, y apoyándonos en las herramientas informáticas adecuadas, podremos ganar capacidad de planificación, de control, y de reacción/gestión. Es fundamental que la estrategia de negocio de la empresa, esté alineada con la adecuada estructura financiera que le debe servir de soporte.

Desde esta perspectiva, la información que aporta una solución financiera no la puede aportar por ejemplo una solución de gestión comercial, o de  gestión de producción, o en definitiva, ninguna solución especializada específicamente en una parcela concreta de la actividad de la empresa. El punto de vista del software financiero es exclusivo. Es económico, y por tanto global e integrador. Ahí está su riqueza.

Recursos interesantes que buscar en una aplicación

Desde nuestro punto de vista es muy interesante que  un ERP integre en su desarrollo funcional una visión financiera integral.

Detallamos a continuación algunas funciones clave para la función financiera:

• Presupuestos Contables. Presupuestos detallados de gasto, e ingreso. Proyecciones de cuentas de resultados
• Presupuestos de tesorería.
• Análisis de desviaciones contra presupuestos
• Control de desviaciones en tiempo real.
•  Control de desviaciones de tesorería hacia adelante (futuro)
• Posiciones de tesorería por cuenta bancaria (por tramos futuros diarios, semanales, mensuales,…). Fecha Valor
• Informes. Ratios Económicos
• Contabilidad analítica por centros de coste
• Presupuestos por centros de coste
• Tesorería por centro de coste
• Control de líneas de descuento, y de gastos por servicios bancarios.
• Conciliación bancaria
• EDI Financiero. Normas AEB. Automatización de la contabilidad de la tesorería.
• Control de Riesgos (Bancos, Deudores, y Acreedores)
• Gestión del circulante: Clientes, Stock, Proveedores
• Integración con herramientas de Business Intelligence

Como ya hemos mencionado en otros post, vamos a insistir en la importancia de automatizar el área de cobros y pagos dentro de la empresa.

Es muy importante introducir la información una única vez, sin tener que duplicar datos, con los errores que ello conlleva y la consiguiente pérdida de tiempo por parte del usuario.

La aplicación de DATISA es un  sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP), donde se integra y automatiza  muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos de la empresa. El ERP integra todo lo necesario para el correcto funcionamiento de los procesos de negocio.

Se caracteriza por estar compuesta por diferentes partes integradas en una única aplicación.

Flujo de datos

Como primera acción podemos generar un presupuesto, este se trasforma en pedido, el pedido se sirve al cliente, generando los diferentes albaranes y en el momento que queramos se expide la factura, o recibo el presupuesto del proveedor, se trasforma en un pedido, cuando llega la mercancía se genera los albaranes y al recibir la factura del proveedor se introduce en el sistema. A su vez, de estas facturas se generan los diferentes asientos contables y las previsiones de cobros y pagos.

Para que las previsiones se actualicen en el sistema, hay que informar de las diferentes formas de pago, este dato se graba en la ficha del cliente o del proveedor dando opción de modificarlo en los documentos mencionados anteriormente.

Según la configuración de la forma de pago se determinara, si tiene lugar a una o varias previsiones, y estas se concretan en forma y plazos (trasferencia, pagaré, cheque, AEB 19, AEB 34, Confirming)

Mantenimiento cobros y pagos

En esta función la aplicación permite gestionar los diferentes documentos, estos se dividen en dos categorías:

• Reales, son los que están relacionados con los cobros a clientes y pagos a proveedores.
• Provisorios, se utilizan únicamente para realizar previsiones y comparar con presupuestos y realizaciones.

Para su gestión se indica el tipo y la situación del documento, que irá cambiando según la acción realizada. Por ejemplo, un cobro por recibo norma AEB 19 estará inicialmente como pendiente de emitir, pasará a gestión de cobro a su emisión, y posteriormente a  cobrado o a impagado.

Las opciones que se pueden realizar son, alta (manual o periódico), eliminación (de previsiones, documento o directo), modificación (datos generales, tipo situación, reemplazar deudor, deshacer documentos), consultas (con la tecla de función F10 se incluye la posibilidad de modificar o desdoblar los documentos), listados (cobro o pago pendientes, por periodo, por agrupaciones, por tramos, demora de cobros, cobros en divisas, comisiones a representantes)

Acciones

 Con los cambios de situación se pueden generar diferentes acciones, donde el programa es capaz de generar procesos automáticos, previamente configurados.

• Generación de documento o recibo en formato físico o soporte electrónico

• Generación de carta, se imprime en el formato definido

• Generación de remesas o listados.

• Generación de asientos contables, se generan automáticamente los asientos contables correspondientes a la acción, a partir de la configuración contable.

• Modificar banco

• Selección individual, muestra un listado de los documentos que cumple las condiciones de los filtros

• Añadir documentos

• Consulta / Listado de gastos, podremos consultar el Riesgo disponible, Importe nominal, Importe neto, Comisiones, Otros gastos, Intereses de descuento, Timbres y Total de gastos

• Listado Documento cobro / pago

• Validar proceso, Acción fundamental para que el programa cambie la situación de nuestro documento de forma automática.

Antes de meternos en materia, lo primero que deberíamos de dejar claro es que en la mayoría de las pymes la responsabilidad de la Tesorería suele recaer en el Responsable Financiero. Y por tanto, abarca muchas más funciones, relegando ciertas tareas de la tesorería por falta de tiempo.

La tesorería se puede definir como una de las disciplinas fundamentales dentro de la gestión financiera de las empresas, tal y como comentábamos en el post “La gestión de la tesorería en un sistema ERP, un pilar básico para el sistema financiero de la pyme”. Esta centra su atención en la gestión de las disponibilidades líquidas.

Los elementos naturales con que trabaja el tesorero son el dinero en caja, los saldos disponibles y previstos en las cuentas bancarias, las inversiones financieras, los préstamos, y el control de los gastos e ingresos financieros. Su labor es por tanto la realización de una buena gestión del dinero y de sus movimientos; en definitiva, una optimización en la gestión de los recursos líquidos de la compañía.

Y por tanto, el fundamental objetivo del tesorero, es minimizar los costes relacionados con la financiación. En estos hay que incluir, además de los incurridos por cuestiones de disponibilidad, todos los ocasionados con la realización de transacciones, por el control de débitos y por la ejecución de todas las operaciones necesarias para la actividad, incluso la elaboración de informes.

Contexto del tesorero hoy

Como reto adicional el Responsable de la Tesorería de cualquier compañía se enfrenta hoy a una situación de recesión económica que atañe a todas las empresas y sectores de la economía real.

Los dos frentes a los que está afectando principalmente la coyuntura económica, y que tienen un impacto directo sobre el trabajo del tesorero, son: por un lado, el difícil acceso a los fondos financieros así como a créditos bancarios, y por otro, a la relación entre clientes y proveedores. Entre estos dos agentes, se produce una particular controversia ya que ambos necesitan disponer de la máxima liquidez posible en las operaciones comerciales y así, los primeros quieren retrasar los pagos mientras que los proveedores buscan minimizar el crédito comercial, lo que genera una tensión imprevista que ataca directamente a la tesorería de las empresas.

Asimismo, muchas compañías inmersas en este proceso de recesión se enfrentan a impagos y retrasos en los cobros, lo que genera un serio problema de liquidez, ya que como sabemos las entidades bancarias no están dando crédito

Ante este contexto no cabe otra que tener una gestión proactiva de la estructura financiera y esto sin las herramientas adecuadas es muy complicado. Aunque la realidad nos muestra que la percepción de la necesidad de un programa de tesorería específico va a venir ligada a la importancia que se dé a este área dentro de la compañía.

Herramientas para el tesorero

En muchas ocasiones el departamento financiero obtiene la información de tesorería de su sistema contable y analizando la información a través de tablas de Excel. El problema es que estos sistemas nos permiten un acceso a la información muy limitado, lo que implica incrementar las deficiencias y el escaso control sobre aspectos como la conciliación bancaria, la posibilidad de contrastar fechas, el cálculo de intereses de cuentas bancarias o la previsión y control de gastos de transacciones.

Ante la falta de liquidez no hay más remedio que mejorar el control de la Tesorería. Para ello, desde nuestro punto de vista, es necesario un software especializado en la pyme, preparado para la gestión electrónica bancaria, e integrado en el Sistema General de Gestión (ERP).

Tal y como hemos ido desglosando en este blog un programa de Tesorería debería de comprender tres pilares:

Gestión Bancaria lo óptimo es que cada compañía controle por sí misma sus estados financieros. De esta manera, somos capaces de tomar decisiones para optimizar el rendimiento financiero de sus activos, pudiendo elegir los productos financieros más rentables y mejorar, a través del conocimiento y la previsión, nuestra capacidad de negociación en la contratación de un amplio conjunto de productos financieros.

Gestión del Crédito Comercial tanto de clientes como de proveedores. Si controlamos el riesgo de impagos de clientes, evitamos que su número crezca por el descontrol. Pero al mismo tiempo debemos controlar nuestro propio riesgo con los proveedores previniendo, por ejemplo, posibles cortes de suministro.

Planificación presupuestaria al servicio de las decisiones estratégicas y tácticas. En un entorno económico como el actual planificar, presupuestar, comparar y corregir son acciones que pasan de ser recomendables, a convertirse en críticas para la marcha del negocio. Ninguna compañía puede esperar hasta final del ejercicio para comprobar si se han cumplido sus expectativas. Se presupuesta sobre menores períodos de tiempo y se llegan a barajar varios presupuestos empresariales (algunos más pesimistas y otros más optimistas) complicando sobre manera la labor del financiero.

Hoy en día, el fantasma de los recortes ronda a un importante número de organizaciones, a algunas de ellas, porque no les queda más remedio y, a otras, porque como dicen todos, ‘hay que ahorrar’.

Los recortes bien planteados, después de evaluar los resultados del negocio y su proyección, son una herramienta potente para afrontar coyunturas como la actual. Por desgracia, junto con estas iniciativas, hoy también se observan los recortes ‘a ciegas’, que por lo general plantean la reducción no ponderada de todas las partidas presupuestarias. Dichas políticas no sólo no le ayudan a la organización, sino que además hacen peligrar su futuro.

Los pilares de una política de recortes ‘inteligente’

Para llevar a cabo una política de recortes inteligente, necesitamos contar con el apoyo de tres herramientas básicas de gestión financiera: la contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y el control de la tesorería.

El primer reto que hay que afrontar, en el camino, es la elaboración de un presupuesto contable que sea coherente y con el que podamos trabajar. Dicho presupuesto necesita abarcar todos los grandes conceptos de gastos e ingresos de la organización, para el ejercicio y, dada su complejidad, resulta muy recomendable que en su elaboración, nos apoyemos en  herramientas informáticas avanzadas. Estos programas contables, no sólo evitar los esfuerzos innecesarios en el proceso, sino que también garantizarán la fiabilidad de los valores que estemos manejando.

Si la empresa ya cuenta con un nivel de automatización básico de sus procesos financieros, los datos de sus gastos e ingresos pasados ya estarán almacenados en su sistema de gestión y con el mismo, y en base a estos históricos, se podrá generar un primer borrador de presupuesto en cuestión de minutos. El financiero o gerente, a su vez, podrá revisar y modificar dicho borrador, repercutiendo los cambios en el entorno (por ejemplo, el encarecimiento de los carburantes); las nuevas tendencias y sus propias estimaciones y consideraciones estratégicas.

Por otro lado, y para que los datos de nuestro presupuesto contable sirvan para algo más que para enmarcar, también precisamos poder controlar su realización en tiempo real. Si no, sería imposible registrar las desviaciones e introducir las correcciones pertinentes. Esta labor, de nuevo, es prácticamente imposible de llevar a cabo con fiabilidad, si contamos únicamente con lápiz y papel, o con hojas de cálculo. Nuestro contable, de este modo, necesita contar con una armadura (entiéndase, un programa financiero) en condiciones, con el que sea capaz de proyectar un resultado del negocio mes a mes.

La complementariedad entre el presupuesto contable y tesorero

Por otro lado y sin olvidar sus beneficios, el presupuesto contable también arroja dos limitaciones importantes para el asunto que tenemos entre manos: su principal elemento de control es la cuenta contable (o formulaciones de cuentas contables) y el principio del devengo, que hace que los movimientos de los presupuestos contables no coincidan con los flujos de caja registrados por la organización. Estas limitaciones hacen que, para desplegar una política de recortes realmente efectiva, al análisis financiero realizado hasta ahora, se le tenga que añadir un segundo aspecto, que es el presupuesto de tesorería.

La generación del presupuesto de tesorería, con un programa de gestión avanzado, transcurre de manera similar al contable. El programa utilizará toda la información histórica acumulada para articular un borrador que, a continuación, el gerente o financiero podrán modificar en función de su experiencia, intuición y también de sus necesidades.

Un beneficio adicional del presupuesto de tesorería, es que no sólo aporta datos acerca del presente y pasado de la organización, sino que también permite proyectar su resultado hacia el futuro, facilitando aún más los procesos de control y corrección.

Con ambas herramientas de presupuestación contable y tesorera, una organización de este modo podrá articular una estructura financiera capaz de soportar sus iniciativas de negocio y abordar los recortes pertinentes, en la cuantía pertinente y sólo en aquellas áreas de la empresa en las que efectivamente hay recursos desaprovechados o donde estos recortes no pondrán en peligro el futuro de la organización.

Análisis sin parálisis

Tener la información de gastos e ingresos al nivel del CIF y plantear unos recortes por partidas de gasto, sin embargo, no resulta suficiente para una organización que opera a través de diferentes centros o líneas de negocio. Por lógica y para realizar un análisis adecuado, antes de ‘cortar’, dicha organización también necesitará conocer los costes y rentabilidades desglosados por cada uno de estos centros o líneas de negocio diferentes. Esta información, de nuevo, puede obtenerse fácilmente con un programa de contabilidad analítica, que automatiza no sólo el análisis, sino la propia imputación de estos costes, con un reparto analítico desde la propia facturación.

La Contabilidad Analítica automatizada facilita el control de las rentabilidades y costes registrados con este desglose y también proyecta estos resultados a futuro, si la incorporamos al proceso de planificación contable y tesorero.

De este modo, y con la ayuda de estas tres herramientas contable, presupuestaria y analítica, ahora podremos articular una ‘foto completa’ de la organización y su gerente, por fin, podrá trazar una estrategia de recortes y de incentivos adecuada para salir a flote y, por qué no, para crecer.

En el post de hoy vamos a tratar una de las necesidades más crecientes en la situación económica actual de las empresas: los presupuestos. Estos se dan de alta para predecir los resultados de las operaciones de la empresa. Además estas herramientas se pueden utilizar para comparar los resultados reales y los previstos (presupuestados) a fin de evaluar la eficacia de la operación.

En nuestra aplicación los presupuestos se pueden asignar a cada una  de las cuentas contables en la aplicación de contabilidad fiscal o a partir de la sección y/o producto, cuenta contable en el apartado de contabilidad analítica.

Creación de presupuestos

 Al definir cada cuenta contable indicaremos el tipo de cuenta presupuestaria, a partir de la cual se calcularán las realizaciones  y posteriormente comparar éstas con los presupuestos. Las posibilidades que tenemos son:

• “Movimientos deudores/acreedores”,

Control del importe del movimiento, ejemplo cuentas del cliente (430)      y proveedor (400)

•  “Diferencia deudora/acreedoras de movimientos”,

Control de las diferencias de los movimientos, ejemplo cuentas de ventas (700) y compras (600)

•  “Saldo deudor/acreedor”,

Controla la desviación de la cifra de activo o pasivo (Como aumenta o disminuye)

•  “No presupuestaria”,La aplicación  no controla los presupuestos asignados.

 Los presupuestos se asignan a las cuentas contables (Contabilidad fiscal), y/o a cada centro de coste para una  cuenta contable (Contabilidad analítica), disponible en las aplicaciones AGE. Estas se asignan a cuentas, secciones y/o productos de último nivel, y automáticamente se recalculan para los niveles superiores.

La modificación de los presupuestos puede realizarse en cualquier momento.

Para facilitar la gestión de los presupuestos, la aplicación de presupuestaria permite dar de alta o modificar los presupuestos de varias formas:

• Manual, dando opción de introducir el importe del presupuesto en cada mes o elegir la función de uniforme o por porcentaje, donde se da de alta el presupuesto total del ejercicio, que se repartirá  en los doce meses.
• Automática, en función de unos valores ya existentes en presupuestos o realizaciones, la  aplicación da opción de calcular diferentes opciones como, Añadir constante, Restar constante, Aumentar porcentaje, o Disminuir porcentaje.
• Por secciones o producto, en esta opción se traspasa directamente el presupuesto desde la contabilidad analítica de secciones y/o producto a la contabilidad general, acumulando los importes a las cuentas de último nivel sin distinguir por analítica.

Visualizar presupuestos

Según los datos introducidos se pueden generar diferentes informes como por ejemplo desde  cuenta, desde un estado financiero predefinido, desviaciones secciones y/o producto- cuenta, desviaciones secciones y/o producto.

Una forma muy interesante es la explotación de la información presupuestaria a través de hojas de cálculo.

Por cuenta: Para un rango de cuentas, a distintos niveles, y en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados.

Predefinido: Generación de un E. F. Predefinido, en distintos periodos (mensual, trimestral, semestral…), generando un acumulado totalizando los periodos seleccionados. En este informe se indicarán, además de los datos de la contabilidad general, los presupuestos dados de alta en las cuentas contables incluidas en el E. F. Predefinido, y las diferencias respecto a los datos contabilizados.