mar 21 2012
Impacto en la gestión de cobros de programas gratuitos de generación de recibos
En la última década, un importante número de Pymes ha informatizado sus procesos contables, subiendo varios escalones en cuanto a su modernización. Por desgracia, este esfuerzo no se ha visto acompañado de una automatización similar en el área de cobros y pagos, tal y como comentamos en otros post. Informatización que habría beneficiado no sólo a compañías concretas, sino a todo el mercado en general.
Y es que cuando hablamos de la gestión de los cobros y pagos, la mayoría de las Pymes afirman usar las ya tradicionales hojas de cálculo y poco más. Otro ejemplo clave para este bajo nivel de informatización en el ámbito de la tesorería, es por ejemplo el hecho de que para la ejecución de un proceso, como es la generación de remesas, un importantísimo número de estas organizaciones utiliza en exclusiva los programas de ayuda que le ofrecen sus entidades bancarias.
Se trata de las soluciones disponibles en las Webs de las diferentes entidades financieras que tienen una ventaja muy importante, y más en un momento como el actual: su gratuidad. ‘A caballo regalado, no le mires los dientes’ dice el refrán y parece que en este caso, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas se aplican el cuento, sin pararse a reflexionar siquiera sobre las lagunas de información y la dificultad en la toma de decisiones que podría implicar esta práctica.
A veces, lo barato sale caro
Aunque muchas organizaciones todavía no hayan entendido la importancia de la automatización y la lacra que suponen los procesos manuales, las entidades bancarias sí que lo tienen claro. Para facilitar los trámites y, sobre todo, para evitar que internamente se tenga que picar información, muchas de estas entidades ofrecen en la actualidad la posibilidad de que sus clientes se creen una pequeña base de datos en sus respectivas Webs, a través de la que se pueden generar y enviar las remesas correspondientes.
Algunas de estas soluciones facilitadas por los bancos son muy elaboradas y resultan francamente útiles, para salir del paso y también para resolver las necesidades de un autónomo o de una micro-pyme con remesas limitadas. Tal y como hemos comentado, además, su gratuidad es otro de sus importantes atractivos. Sin embargo, y cuando hablamos de compañías con un cierto volumen de cobros o cuyas consecutivas remesas engloban clientes diferentes, recurrir a este tipo de programas, en vez de abordar la informatización a través de soluciones específicas, puede ocasionar serias ineficiencias y múltiples peligros de error.
¿Cuáles son las desventajas para las compañías que gestionan sus cobros sin el apoyo de las herramientas informáticas adecuadas?
A continuación, enumeraremos las principales de ellas, hablando en primer lugar, de la pérdida de tiempo y esfuerzo en la introducción manual de la información.
En un programa integrado de tipo ERP con capacidades para la gestión de cobros y pagos, la información introducida por el usuario para un presupuesto, pasa automáticamente a pedido, de ahí a factura y de ahí origina unas previsiones, todo ello sin que el empleado haya tenido que introducir información adicional. Por el contrario, en una Pyme que carece de estos programas integrados, el usuario (que podría ser el contable o por ejemplo el administrativo) necesitará introducir la información repetidas veces, para la contabilidad, para la elaboración de la factura o para llevar sus previsiones con una hoja de cálculo, con la consiguiente pérdida de tiempo y peligros de error.
En el caso específico de la gestión de las remesas, un programa integrado generará automáticamente y desde contabilidad, un fichero con los datos de la remesa, para su envío al banco. Mientras, y si la empresa utiliza la herramienta gratuita de su entidad financiera, la misma tendrá que crear su propia base de datos en la Web de cada una de las entidades con las que trabaje, y reflejar cualquier cambio en los datos de clientes o en las particularidades de los cobros, para cada nueva remesa. Todo ello, hecho a mano, supone un esfuerzo y una pérdida de tiempo tremenda para cualquier organización.
El mejor remedio contra los errores es no cometerlos
Por otro lado, la necesidad de introducir información en múltiples programas diferentes y de manera manual, no sólo incrementa el peligro de error, sino que hace también que sea más difícil detectarlo y corregirlo. A modo de ejemplo, no es lo mismo tener que comprobar los datos en un único lugar o en una única fuente, al detectar cualquier anomalía, y realizar las pruebas y cambios correspondientes una sola vez, que tener que confirmar la veracidad de la información en todos los diferentes programas y hojas de cálculos que estemos manejando.
En la actualidad, pocos profesionales son capaces de cuantificar el coste de los errores cometidos en los procesos administrativos, lo que no hace que estos costes sean menos significativos. Porque en estos casos hay que contemplar, no sólo el coste concreto, por ejemplo, de un envío erróneo, sino también el esfuerzo empleado en descubrirlo y en subsanarlo y el daño que ha podido sufrir la imagen de nuestra empresa de cara a los clientes.
Por otro lado, con una gestión de los cobros con hojas de cálculo e introduciendo las remesas manualmente en las Web de los bancos, una Pyme difícilmente podrá manejar condiciones de pago, por ejemplo, del tipo: 20% a la entrega y 80% en un plazo de 30 días. Los errores en este tipo de cobros, en las compañías poco informatizadas, son muy frecuentes (como olvidarse de la condición pactada y solicitar el importe íntegro en la remesa). Dicho error, de nuevo, origina no sólo un coste, sino también un perjuicio para la imagen de la compañía.
En cambio, con un sistema de gestión de tipo ERP y capacidades avanzadas de tesorería, el usuario podrá reflejar fácilmente en las facturas y en los pedidos, una forma de pago y unos vencimientos determinados. Al realizar las consultas correspondientes, el programa facilitará automáticamente todos los vencimientos pendientes entre dos fechas, para la gestión de los cobros.
Se trata tan sólo de unos pequeños ejemplos de las ventajas que aporta un programa informático adecuado para la automatización de los procesos administrativos. Las grandes compañías son conscientes de estos beneficios desde hace mucho y aplican las TIC de manera intensiva para mejorar sus procesos y costes. Las Pymes españolas, o muchas de ellas, sin embargo, siguen a la zaga en el aprovechamiento de las nuevas tecnologías, cuando las mismas podrían resultar igualmente beneficiosas para la mejora de sus costes y de su rentabilidad.
Este informe desde hace cuatro años, viene realizando una radiografía bastante exacta sobre la situación tecnológica de la pyme, centrándose en nueve sectores de la economía española, que representan el 40% del PIB. Estos sectores son: logístico, transporte, hotelero, turismo rural, comercio minorista, artesanía, agroalimentario, instaladores de telecomunicaciones e ingeniería de consulta.
Al ser fabricantes de ERP nos parece muy interesante analizar los resultados de este estudio sobre las aplicaciones informáticas más utilizadas. Los resultados apuntan en primer lugar a la utilización de las soluciones ofimáticas, seguidas de las de facturación y contabilidad.
Nos han parecido muy interesantes las conclusiones del informe por lo que os hacemos un extracto aquí.
El 69,7% de las empresas de menos de 10 empleados dispone de ordenadores y el 25,0% tiene instalada una Red de Área Local (LAN).
La respuesta, evidentemente, no se hizo esperar y hubo declaraciones en defensa del honor nacional por parte de todos: políticos, medios de comunicación, etc. Ejemplo la respuesta de Cinco Días: “Las estadísticas, correspondientes a 2009, demuestran lo contrario: los trabajadores alemanes se retiran antes que los españoles. Si en la Península la edad real de abandono del mercado laboral está en los 62,3 años, en el país germano se sitúa en los 62,2. Otros países, como Francia, sí que podrían ser caso de agravio, ya que allí los trabajadores se retiran a los 60 años. Por otra parte, tanto en España como en Alemania se ha extendido recientemente la edad legal de jubilación hasta los 67 años”
Si consultamos la Wikipedia, la 
Compañías que piensan que todas las herramientas son iguales, por tanto, la única diferencia es el precio. Estas no siempre cuentan con las herramientas más adecuadas para su organización y muchos de sus procesos se podrían automatizar más, mejorando ampliamente muchos de sus procesos productivos.
En cuanto a las aplicaciones informáticas utilizadas, según el citado informe, las más comunes son las ofimáticas, las de facturación y contabilidad. Así, logística, hotelero y textil y confección son los sectores que más utilizan estas herramientas, produciéndose un incremento respecto a la pasada edición.
Respecto a los procesos de facturación el gran reto de las pymes es ir introduciéndose en la facturación electrónica.
Otro de los puntos a tener en cuenta es la e-administración. En los últimos años, nuestro país ha hecho un esfuerzo importantísimo en materia de eAdministración, efectuando un cambio a la “española” para situarse como uno de los países europeos y mundiales más avanzados en este aspecto. La Agencia Tributaria está llevando la delantera en este proceso de telematización, y gracias a ello hoy la mayoría de las declaraciones más utilizadas pueden y deben presentarse a través de Internet.
Aunque el avance tecnológico de la pyme va aumentando, desde nuestro punto de vista, es necesario todavía un cambio de mentalidad en general. Todavía hay mucho desconocimiento sobre los beneficios que las TIC nos pueden aportar y en todas las áreas donde pueden intervenir.