Universo ERP, el Blog DATISA

Como era de esperar el año 2011 ha sido un año complicado para la mayoría de las pymes. En este escenario, cobra si cabe, mayor importancia las herramientas de gestión empresarial que nos ayudan a tomar decisiones rápidamente y poder reaccionar de manera ágil ante los acontecimientos.

Por otro lado, también los ERP´s nos ayudan a aumentar la productividad si sabemos utilizar sus capacidades correctamente.

La vocación de este blog ha sido siempre poner encima de la mesa todos estos temas y tratar de ofrecer información de calidad. El equipo que gestiona esta bitácora ha analizado los post  más leídos y los que nos han parecido más interesantes pudiéndolos clasificar en varios apartados:


Relacionados con la gestión administrativa de la internacionalización de la empresa

Una de las posibilidades que han contemplado las compañías en general, como salida a la crisis, ha sido aprovechar algunas de las oportunidades que nos ofrece la globalización. Por un lado podemos “traer” productos de fuera a precios más competitivos y por otro podemos ampliar nuestro mercado dirigiéndonos a otros países. Los artículos más visitados sobre estas materias han sido:

• Contabilización de facturas de importación
• Como realizar la comprobación del NOI (Número de Operador Intracomunitario)
• Contabilización de facturas de exportación

E- administración

Las empresas siguen demandando a las Administraciones Públicas un esfuerzo aún mayor, sobre todo simplificando trámites y haciendo más accesibles estos a través de Internet, ya todavía quedan muchas gestiones que hay que realizar de forma presencial.

Reducir costes administrativos, aprovechando los recursos que nos ofrece la posibilidad de realizar gestiones a través de la administración electrónica, también ha sido una de las categorías más visitas. Podríamos destacar dos argumentos fundamentalmente:

• Tributación por Internet y Notificaciones Telemáticas
• Gestiones para el Registro Mercantil

Como Elegir un ERP

También hemos propuesto, a partir de varios puntos de vista, la posibilidad de ir esclareciendo algunos factores que será preciso tener en cuenta para escoger la mejor herramienta de gestión empresarial que se ajuste a las necesidades de cada empresa. Sobre este asunto sobresalen dos apartados:

• Pautas para elegir un ERP
• Posibilidades del Cloud Computing

Usuarios

En junio del año pasado habríamos una sección que poco a poco ha ido ganado peso, un apartado específico para los usuarios de nuestras aplicaciones que también nos gustaría acentuar y desde la que se ha pretendido señalar algunos trucos.

Durante el año 2012 queremos seguir trabajando en contenido sobre estas y otras cuestiones, todas relacionadas con la gestión empresarial y los ERP´s. Ya nos diréis que os parece. Nos encantaría que nos propusieseis temas. Nos vemos en la blogosfera.

El día 6 de julio de 2010 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la “Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales”, y entró en vigor al día siguiente.

Esta Ley aparece en un momento crucial, en el que cada mes cierran un número importante de empresas y autónomos ahogados por la situación económica “insostenible”, y en muchos casos con negocios perfectamente viables y con carteras de pedidos destacadas pero que no pueden continuar al no poder hacer frente a sus pagos, y esto motivado por no haber podido cobrar sus anteriores trabajos.

En resumen, la Ley trata de desvincular las operaciones comerciales de las necesidades financieras de los clientes, de forma que cada sociedad disponga de los recursos financieros que necesite para el desarrollo de su actividad productiva y comercial. Se implanta de forma gradual.

A grandes rasgos, la Ley distingue dos grandes grupos de deudores, las administraciones públicas y las empresas en general. Respecto a los primeros, y a pesar de la influencia que tiene en la evolución económica, nadie espera que se cumpla. Nos referiremos en lo que sigue de este post a lo concerniente para el segundo colectivo, en los casos más frecuentes.

El Artículo 4 trata de la “Determinación del plazo (máximo) de pago”, que será el siguiente:

• Sesenta días desde la fecha de recepción de la mercancía o servicio. No podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes. La Disposición transitoria segunda establece una aplicación paulatina, fijando el plazo máximo en 85 días para las entregas y prestaciones realizadas entre el 7 de julio de 2010 y el 31 de diciembre de 2011, 75 días para las recibidas durante el año 2012, y 60 días para las entregadas a partir del 1 de enero de 2013.

• Si el deudor recibe la factura antes que los bienes y servicios, el plazo de 60 días se establece a contar desde la fecha de la entrega de bienes o prestación de los servicios.

• Si legalmente o por contrato se ha dispuesto un procedimiento de aceptación o comprobación para verificar la conformidad de los bienes o servicios, y si el deudor recibe la factura antes de finalizar el período para realizar dicha aceptación, los sesenta días se computarán a partir de la fecha de entrega.

• Podrán agruparse facturas (albaranes) a lo largo de un período determinado no superior a 15 días, mediante una factura comprensiva de todas las entregas realizadas en dicho período, factura resumen periódica, o agrupándolas en un único documento a efectos de facilitar la gestión de su pago, agrupación periódica de facturas, y siempre que se tome como fecha de inicio del cómputo del plazo, la fecha correspondiente a la mitad del período de la factura resumen periódica o de la agrupación periódica de facturas de que se trate, según el caso, y el plazo de pago no supere los 60 días desde esa fecha.»

Según la Disposición adicional primera, los aplazamientos de pago de productos de alimentación frescos y perecederos no excederán en ningún caso de 30 días a partir de la fecha de la entrega de las mercancías.

Por otro lado, la disposición adicional tercera señala: «Las sociedades deberán publicar de forma expresa las informaciones sobre plazos de pago a sus proveedores en la Memoria de sus cuentas anuales, habilitando el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) para resolver sobre la información oportuna a incorporar en la Memoria de Cuentas Anuales de las empresas para que, a partir de las correspondientes al ejercicio 2010, la Auditoría Contable contenga la información necesaria que acredite si los aplazamientos de pago efectuados se encuentren dentro de los límites indicados en esta Ley.

Sobre la inclusión en la memoria de la citada información, el BOE del día 31 de diciembre de 2010 publicó la Resolución de 29 de diciembre de 2010, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales.

Por la anterior, la información se suministrará en una nota de la memoria con la denominación «Información sobre los aplazamientos de pago efectuados a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.», y estará contenida en el siguiente cuadro:

Como es habitual en las cuentas anuales, la información corresponderá al ejercicio que se declara y al anterior, aunque para los que se inician en el año 2010 solo será necesario el primero.

Para los importes y porcentajes “dentro del plazo legal” hay que tener en cuenta que para las entregas anteriores al 7 de julio de 2010, fecha en la que entró en vigor la Ley 15/2010, todos los pagos están en plazo, para las entregas efectuadas desde esa fecha y el 31 de diciembre de 2011 los pagos en plazo son los que no exceden de 85 días, para las efectuadas durante el 2012 están en plazo los pagos que no sobrepasen los 75 días, y de las entregas efectuadas a partir del uno de enero de 2013 cuando el pago no sobrepasen los 60 días.

Los importes de los pagos que no están en plazo se acumularán en las casillas “Resto”. También se incluyen los Totales de pagos en el ejercicio (de las entregas del ejercicio).

Cuando la memoria corresponde al modelo normal (es decir, no es obligatorio en los modelos abreviado y pymes) hay que incluir el PMPE de pagos (Período Medio Ponderado de pagos Excedidos) en días. Esta ratio, como su nombre sugiere, no tiene en cuenta los pagos en plazo, y en al cálculo tienen más influencia los de mayor importe.

Completan el cuadro los importes de los “Aplazamientos que a la fecha de cierre sobrepasen el plazo máximo legal”, o dicho de otra forma, los que ya no se pagarán en plazo. Nótese que es a la fecha del cierre, aunque es probable que en la fecha de preparación de la memoria se disponga de mayor información sobre los pagos de operaciones “entregadas” en el ejercicio y no pagadas en el mismo.

Para rematar la saga legislativa sobre información de plazos de pago, en el BOE del día 14 de marzo se publica la “Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, modifica la Resolución de 6 de abril de 2010, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma”.

En la web del Ministerio de Justicia, página de Registros Mercantiles, están disponibles los distintos modelos e instrucciones, en castellano y lenguas cooficiales, para preparar las cuentas anuales que corresponden a los ejercicios iniciados en 2010.

Una vez conocida la información a incluir en la memoria de las cuentas anuales, solo queda decidir el origen de la información y los algoritmos de cálculo a utilizar. Salvo casos particulares en los que los pagos con plazos excedidos sean cuantitativamente pocos, la obtención manual resultará extraordinariamente laboriosa debido a que hay que calcular el plazo de pago de cada factura con fecha de operación en el ejercicio que se declara, y acumular por separado los que estén en plazo y los que no, haciendo imposible el cálculo global por proveedor. En esta ocasión, la información integrada de facturación y cobros que ofrecen las aplicaciones ERP vuelven a ofrecer una ayuda inestimable en la elaboración de este cuadro por procedimientos automáticos.

Antes de entrar en materia sobre las ventajas de utilizar herramientas ERP para la confección de las cuentas anuales y libros oficiales, queríamos comentaros los últimos cambios legislativos en esta área.

Este año hay novedades para la presentación de cuentas, el 14 de marzo se publicó en el BOE la Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. En esta, se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales normales, abreviados y para pymes, de los sujetos obligados a su publicación, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma.

Esta resolución recoge los cambios en las cuentas anuales motivados por las últimas modificaciones legislativas incluyendo el nuevo cuadro para añadir a la memoria en el que se informa de los plazos de pago a proveedores (Ley de lucha contra la morosidad).

Será obligatorio para las sociedades que aprueben sus cuentas anuales con posterioridad a la publicación de esta resolución en el BOE, es decir después del 14 de marzo de 2011.

Os recomendamos el resumen de cambios principales en el blog de Antonio Esteban 2.0. Se puede consultar y descargar los nuevos modelos e instrucciones para del Depósito de cuentas en la web del Ministerio de Justicia.

Desde ayer también está disponible en la página del Registro Mercantil el programa D2 para el ejercicio 2010 (así como dos nuevas versiones para los dos años anteriores). En nuestra página web podréis encontrar como realizar la Presentación de los Libros. Y también os puede ser útil como realizar las Comprobaciones previas a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil y su seguimiento, que ya publicamos anteriormente en este blog.

Automatismos de los ERPs de cara al Registro Mercantil

La tributación por Internet no es el único ámbito de procesos, cuya tramitación facilitan los modernos sistemas ERP para aprovechar todas las ventajas que aporta la e-administración. Otra área donde estas herramientas resultan especialmente útiles, es en la presentación de los Libros al Registro Mercantil, procedimiento en el que todavía existe la posibilidad de la presentación en papel, en el llamado formato digital y/o por Internet.

Aunque en este caso el procedimiento para la presentación vía Web resulte menos logrado que el utilizado por la AEAT, sobre todo por la complejidad en la obtención del certificado de usuario, la sola presentación de los Libros en fichero digital ya supone una facilidad añadida importante para la empresa.

La generación de este fichero, se realiza por los sistemas de gestión ERP de forma totalmente automática. Aunque se recomienda unas pequeñas comprobaciones previas como comprobar si están disponibles los Patrones de Estados Financieros adecuados para este propósito. Para después, generar el fichero que podemos importar directamente en el programa D2 del Registro Mercantil y a través de Internet presentar las cuentas y libros oficiales.

Lo único que no se puede realizar de forma automática es la memoria, aunque la utilización de un ERP también nos facilita la tarea, ya que casi toda la información la podemos obtener de los datos introducidos en la Contabilidad de forma rápida y sencilla.

La principal ventaja de la presentación en formato digital por Internet, es el ahorro de tiempo y los costes que suponen el desplazamiento al Registro.

Conclusiones

En definitiva, y aunque sea a regañadientes, estamos avanzando hacia una Administración totalmente telemática, y cuanto antes entiendan las empresas esta realidad, antes tendrán la capacidad de prepararse y aprovecharla.

Sin distraerse de lo que es el foco de nuestro negocio, no debemos olvidar que los beneficios se incrementan, no sólo mejorando las ventas y la producción, sino también reduciendo los costes. Y los costes administrativos en una compañía poco automatizada no son para nada insignificantes.

El principal beneficio de las herramientas de gestión, y la utilización de Internet para cumplir nuestras obligaciones con el Registro Mercantil, es el ahorro del tiempo en la búsqueda, introducción y comprobación de la información, al igual que en la eliminación de los errores. Y hoy, en todos los ámbitos y sectores, y en todos los lenguajes, el ahorro de tiempo significa dinero.

A punto de agotarse el plazo de presentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil para la mayoría de las empresas españolas (cuyo ejercicio contable coincide con el año natural y que celebran su Junta de accionistas ordinaria “universal”) surge la necesidad de conocer como podemos hacer el seguimiento de los trámites del depósito de forma cómoda y sencilla.

Esta prestación puede evitar que, de haber alguna incidencia en la documentación entregada, que casi siempre nos comunican en agosto y casi nunca -no se porque- nos enteramos, nos cierren la inscripción en el Registro.

El Registro Mercantil de Madrid dispone en su página web de un servicio gratuito de “Seguimiento de”: Documentos Mercantiles, Estados contables, Legalización de Libros y Publicidad formal. Indique el número de entrada (que figura en una etiqueta pegada en el justificante de “solicitud de presentación”), el año de entrada y el NIF. Inmediatamente aparecerá el informe con la situación.

El Registro Mercantil de Barcelona también incluye en su web de un Nuevo servicio Situación de depósito de cuentas (ver parte derecha de la primera página), también gratuito, pero es necesario registrarse como cliente.

No hemos encontrado esta utilidad en otros Registros Mercantiles (si conocéis otros casos agradeceremos que informéis con un comentario).

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Es indudable que las presentaciones digitales en el Registro Mercantil respecto a las clásicas en libros y papel, tanto para la Legalización de libros como para el Depósito de cuentas anuales, supone un extraordinario avance para los declarantes (y también para el Registro Mercantil), por la comodidad (un CD sustituye a pesados libros), economía (en papel, manipulación, encuadernación, transporte, archivo…), simplificación de su emisión, etc.

No obstante, y al igual que ocurre en los procesos de EDI (Intercambio Electrónico de Datos), los datos que contienen los ficheros, y a diferencia de la información que incluyen los documentos en papel, no son directamente comprobables por el ser humano. Este pequeño “detalle” acarrea en alguna ocasión más de una sorpresa.

El inconveniente se puede evitar disponiendo de un programa informático que permita visualizar y comprobar el contenido del fichero “digital”.

Refiriéndonos a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil, el CD (o sea, los ficheros) debe ir acompañado de la Solicitud en la que figuran los datos de la empresa y del contenido de los ficheros, y de la Certificación de huella digital. Por tanto, las comprobaciones cuya forma de realizar es el objetivo de este post, consisten en cerciorarse que los documentos que se adjuntan son los que corresponden, y en otros casos, el examen de la información contenida.

Comprobación y examen de los Libros oficiales

El CD que contiene los Libros incluye el fichero DATOS.TXT en el que figuran nombre, dirección, teléfonos y datos de inscripción de la empresa, y de los libros, las fechas y firmas digitales. La lectura de este archivo (con el Bloc de notas u otro editor de textos) nos informa de su contenido y atestigua inmediatamente si el CD es el que corresponde a la certificación de firmas.

Para examinar la información de un libro suele ser suficiente clicar dos veces sobre su nombre (los distintos libros, forzosamente, están en alguno los formatos siguientes (identificados por la extensión del nombre): de hoja de cálculo Excel (.xls), CuatroPro (.wq1) o Lotus 1-2-3 (.wk1), o de documentos Word (.doc), Rich Text Format (.rtf), Acrobat Reader (.pdf) o texto (.txt)).

Aunque el método descrito suele ser suficiente, existe la posibilidad de realizar un test más drástico mediante el programa Validación de legalización de Libros (RLegalia) del Registro Mercantil (suponemos que creado para los propios registradores), y que puede descargar de la página web del Colegio de Registradores. Proceda así: Ejecute el programa y seleccione la función Formulario, Abrir (o pulse el icono “Abrir carpeta”), indique la situación de los ficheros del los libros seguida de la denominación NOMBRES.TXT (por ejemplo D:\nombres.txt), para cada libro especifique en la ventana que aparece la huella digital y pulse Intro. Una vez completadas clique el botón Salir (o pulse Esc), y aparecerá otra ventana informando si son correctas, para cada libro, las huellas digitales y la visualización. Para introducir la huella digital puede escanearla del certificado, teclearla (no recomendado), o cortar y pegar del certificado en PDF.

Comprobación y examen de las cuentas anuales

La estructura que contiene las cuentas anuales es más compleja que la de los libros, y está formada por un fichero comprimido (.zip) que contiene dos ficheros, uno según el estándar mundial XBRL que contiene la información financiera y otro de tipo XML con datos complementarios para el registro. La forma más sencilla de proceder es utilizar el mismo programa D2 facilitado por el Registro Mercantil. Opere de la siguiente forma: Ejecute el programa, clique el botón “Importar y validar huella”, indique como tipo de fichero D2.zip, seleccione el fichero a comprobar (se dispone de un explorador para buscarlo), y se mostrará la huella digital calculada en ese momento. El contenido completo del depósito está visible. Al finalizar, salga del programa sin grabar datos.

Enlaces de interés

Descarga del programa RLegalia
Descarga del programa D2-2009
Presentaciones en el Registro Mercantil (web de DATISA)